Lyngdal kommune
Lyngdal kommune
Anskaffelse av varmt vann til oppvarming av offentlige bygg
25. juni 2012
Innholdsfortegnelse
1.4 Generelle konkurranseregler 4
1.7 Orientering om prosjektet og kontrakten 4
1.9 Kontraktsvilkår Feil! Bokmerke er ikke definert.
2.2 Spørsmål til konkurransegrunnlaget 6
3 Kravspesifikasjon av leveransen 6
3.5 Prosjektering og bygging, levering og drift 8
3.6 Levering, teknisk beskrivelse og drift 8
3.8 Avvikling etter utløp av avtaleperioden Feil! Bokmerke er ikke definert.
4.4 Adresse for levering av tilbud 9
4.5 Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet 9
1 Innledning
Lyngdal kommune innbyr med dette til konkurranse om kontrakt for:
⮚ Leveranse av varmt vann til 4 offentlige bygg
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen på et hvilket som helst tidspunkt i anskaffelsesprosessen, og helt eller delvis forkaste tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette, herunder bl.a. manglende økonomisk bevilgning.
Lyngdal kommune er oppdragsgiver. Kommunen har bedt om bistand fra Faveo Prosjektledelse AS ifm konkurransen.
Kontaktperson for anskaffelsen:
Navn: Xxxx Xxxxxxxx Telefon: 000 00 000
E- post·: xxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Det vil bli holdt tilbudsbefaring 28.06.2012 kl. 10.00 Oppmøtested er: Lyngdal omsorgssenter hovedinngangen. Påmelding skjer til kontaktperson i pkt. 1.2
1.4 Generelle konkurranseregler
Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser 7. april 2006 nr 402 (FOA) gjelder for konkurransen.
Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter FOA del III (over EØS- terskelverdi).
Anskaffelsen er kunngjort i Doffin- og TED-databasen (xxx.xxxxxx.xx).
1.7 Orientering om prosjektet og kontrakten
Lyngdal kommune har sammen med de andre Lister kommunene etablert en felles Energi- og Klimaplan, som kan lastes ned her: xxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/Xxx_Xxxxxxxxxxxx/Xxxxxx_xxxxxxxxxx/Xxxxxx_xxxxxxxxx_Xxxxxx_ 2009.pdf
Hovedmålsettingene i planen er:
Hovedmålsettingene som skal danne grunnlaget for arbeidet med energi- og klimaspørsmålet fram mot 2020 for Listerregionen er:
• 20 % reduksjon i klimagassutslipp
• 900 GWh økt fornybar kraftproduksjon
• 15 GWh økt fornybar varmeproduksjon
• Øke fornybarhetsgrad til oppvarmingsformål i husholdningene til 60 %
• 20 % energieffektivisering
• 10 % økt bruk av fornybare energibærere i mobil forbrenning
• Drive holdningsskapende arbeid
I forbindelse med målsetting om økt bruk av fornybar og tilgjengelig varmeproduksjon ønsker Lyngdal kommune tilbud på leveranse av varmt vann, oppvarmet med bioenergi til følgende bygg: Lyngdal omsorgssenter, Å barneskole, Lyngdalshallen og Å ungdomsskole.
Tilbyder skal prosjektere, finansiere, levere og drifte anlegg, og kommunen skal kjøpe varmt vann avregnet i form av kWh etter varmeveksler i oppdragsgivers bygg/fyrrom. Tilbyder forestår selv eventuelle nødvendige søknader, samt søknader om tilskudd (Enova).
Tilbyder skal sikre at det foreligger tilstrekkelig kapasitet for leveranse av varmt vann til de 4 byggene. Tilbyder plikter å ha fullstendig backup/spisslast som kopler inn automatisk, samt ha etablert kriseplan i forbindelse med uforutsette hendelser.
Kommunen påtar seg ansvar for utbygging og endringer i de aktuelle byggene for tilpasning til vannbåren varme.
Omfang i effekt og energi pr. bygg er basert på historiske forbrukstall. Det henvises til vedlegg 2, kartlegging av kommunale bygg på Rom, for detaljer. Oppgitt volum er basert på årsbasis forbruk. Dersom noen bygninger blir energieffektivisert, vil fremtidig forbruk kunne bli redusert. Det foreligger planer om utvidelse av Lyngdal omsorgssenter med 28 leiligheter i løpet av 2015. Tilbyder må ivareta disse hensynene i tilbudet.
Det skal inngås en gjensidig forpliktende og langsiktig energikontrakt. Avtalens varighet er på 5 år, med opsjon om forlenging på 5+5+5 år, maksimalt 20 år. Avtaleperioden regnes fra oppstart av varmeleveranse. Avtalen er gjeldende for 5 år av gangen. Dersom Lyngdal kommune ikke ønsker å benytte seg av opsjon på forlengelse, skal det sendes skriftlig varsel til tilbyder senest 12 mnd før utløp av 5 års-periodene.
- Utlysning av konkurransen: uke 26/2012
- Frist for levering av tilbud: uke 33/2012
- Behandling av tilbud: uke 33-36/2012
- Avtale inngåelse uke 37/2012
- Varmeleveranse start: 01.01.2013
2 Konkurransegrunnlaget
Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet med vedlegg.
2.2 Spørsmål til konkurransegrunnlaget
Xxxxxxxx oppfordres til å ta kontakt med oppdragsgiver i god tid før tilbudsfristens utløp dersom han finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller endres.
Forespørselen skal rettes til: Navn: Xxxx Xxxxxxxx Telefon: 000 00 000
E- post·: xxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Forespørsel skal fremsettes senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. Dersom forespørsel fremsettes pr telefon, skal den bekreftes med skriftlig henvendelse. Oppdragsgiver vil sende ut skriftlig meddelelse til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget.
3 Kravspesifikasjon av leveransen
Kravspesifikasjonen angir hvilke produkter og tjenesteområder oppdragsgiver ønsker tilbud på.
I forbindelse med oppnåelse av felles Energi- og Klimaplan for Lister kommunene ønsker Lyngdal kommune å tilrettelegge for oppvarming av de kommunale byggene på Rom med vannbåren varme. Tilbyder skal tilby varmt vann til oppvarming av følgende bygg:
Lyngdal omsorgssenter (merk at dette planlegges utvidet med 28 leiligheter i løpet av 2015) Å barneskole
Lyngdal idrettshall Å Ungdomsskole
I første omgang skal de tre førstnevnte byggene (primærbyggene) varmes opp med vannbåren varme. For Å Ungdomsskole skal det tilrettelegges for vannbåren varme ifm planlagt ombygging høsten 2013.
Kommunen står selv ansvarlig for å bekoste og tilrettelegge disse byggene for vannbåren varme.
Det er gjennomført et forprosjekt, som inkluderte en gjennomgang av status og varmebehov for de aktuelle byggene. Analysen viser følgende energiforbruk i 2010:
Å barneskole: 614 798 kWh
Lyngdal bo og omsorgssenter: 2 044 346 kWh
Å Ungdomsskole: 258 679 kWh
Lyngdalshallen: 214 275 kWh
Det vises til vedlegg 2: Kartlegging av kommunale bygg på Rom.
Varmeleveranse til primærbyggene skal ha oppstart 1.januar 2013. Det totale varmebehovet skal dekkes av leverandør, det fordres kontinuerlig drift og sikkerhet mot stopp i varmeleveransen.
Det foreligger utbyggingsplaner i privat regi for Lyngdal handelspark (vis a vis Alleen senter). Det er i samsvar med kommunens vedtatte Energi- og klimaplan at det tilrettelegges for vannbåren varme for handelsparken, og oppdragsgiver oppfordrer til at tilbyder tilrettelegger for varmeleveranse til de aktuelle private aktørene i området (Lyngdal Handelspark og Alleen Senter). Estimert behov for oppvarming til dette området er ca, 2-3 GWt i første omgang, og opp mot 5 GWt ved full utbygging i ca 2020 (markedsavhengig).
Det informeres om at Lyngdal kommune har forskuttert en del infrastrukturkostnader ifm. bygge- og anleggsarbeidene ved Alleen senter og E39. Det er lagt og legges i disse dager fjernvarmerør i en sløyfe mellom Lyngdal handelspark og Alleen senter, samt under E39, mot de offentlige bygningene. Tilbyder skal overta fjernvarmerørene som er forskuttert av kommunen til en kostnad på kr 3,6 mill.
Oppdragsgiver gis rett til å overta samtlige fjernvarmerør vederlagsfritt etter utløp av 20 års perioden. Oppdragsgiver gis også rett til å overta fjernvarmerørene dersom avtalens opsjoner ikke utløses, til vederlag som avtales nærmere med valgt tilbyder.
Tilbyder må håndtere nødvendig avtaleregulering med grunneiere i området ved nedlegging av nye fjernvarmerør. Det presiseres at tilbyder er ansvarlig for all graving og selv må forsikre seg mot hva som er nedgravd i aktuelle grøftetraseer.
Dersom det er nødvendig med etablering av nytt biobrenselanlegg, må tilbyder fremskaffe egnet tomt for dette formål. Det informeres om at det er regulert en tomt til biobrenselanlegg i Lyngdal handelspark. Estetisk løsning skal tilpasses omgivelsene. Kommunen skal være delaktige i prosjekteringsprosessen og ha påvirkningsrett ifht. utforming (estetikken).
Krav som ikke er spesifikt angitt i konkurransegrunnlaget reguleres av gjeldende lover og regler for den virksomheten som skal foregå knyttet til oppføring av anlegg og levering av varme, herunder plan- og bygningsloven, forurensingsloven og annet.
3.5 Prosjektering og bygging, levering og drift
Prosjektering av anlegget skal skje i tett samarbeid med Lyngdal kommune.
Tilbyder står ansvarlig for å fremskaffe nødvendige tillatelser og godkjenning i henhold til gjeldende regelverk.
3.6 Levering, teknisk beskrivelse og drift
Tilbyder skal ha inngått nødvendige avtaler om leveranser av biomasse, samt drifte det komplette anlegget.
Tilbyder har ansvaret for alt utstyret som kreves for kontraktsmessig levering av varme til de byggene anskaffelsen gjelder. Tilbyder skal besørge alt på primærsiden til og med veksler, herunder gjennomgang i yttervegg, legging av rør, graving, reasfaltering, maskiner og utstyr. Listen er ikke uttømmende.
Varmtvannet skal leveres på sekundærsiden av varmeveksler plassert i fyrrommet til de ulike byggene anskaffelsen omfatter. Energimåler plasseres på primærsiden av varmeveksler, den skal være timebasert og ha fjernavlesning og kommunisere med oppdragsgivers anlegg. Tilbyder bekoster varmeveksler, installasjon/sammenkopling av tilbyders varmeanlegg og energimåler. Grensesnittet mellom oppdragsgiver og tilbyder er reguleringsventil etter varmeveksler på kommunens side.
Det skal klart fremgå av tilbudet hvilken garantert effekt som leveres. Tilbyder skal sikre at det foreligger tilstrekkelig kapasitet for leveranse av varmt vann til byggene anskaffelsen gjelder. Tilbyder plikter å ha fullstendig backup/spisslast som kopler inn automatisk, samt ha etablert kriseplan i forbindelse med uforutsette hendelser. Tilbyder skal beskrive forslag til leveranserapportering pr bygg.
Oppdragsgiver ønsker tilbudet utformet med et fastledd og et energilegg for levering i inntil 5+5+5+5 år (totalt 20 år).
Pristilbudet skal dekke alle kostnader knyttet til leveranse, inkludert blant annet prosjektering, bygging, utstyr, infrastruktur, drift, vedlikehold og varmeleveranse, samt evt. tomtekostnader. Listen er ikke uttømmende. Pris kan reguleres 1 gang pr år, og reguleringen skal skje iht. Energiprisindeksen (SSB-tabell 03013), Gruppe elektrisitet, fyringsoljer og annet brensel.
4 Tilbudet
Tilbyder skal levere tilbudsbrev, signert med beskrivelse av leveransen og evt. forbehold. Dersom den som underskriver tilbudsbrevet ikke har offisiell fullmakt til å forplikte tilbyder, skal nødvendig fullmakt vedlegges tilbudsbrevet.
Følgende informasjon må fremgå av tilbudet:
Leverandørens navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, mobiltelefon, kontaktperson, e-postadresse og eventuell Internett-adresse.
Dersom tilbud leveres av en tilbydergruppe, enten flere tilbydere i samarbeid eller gjennom underleverandørforhold, skal forpliktelseserklæring fra samtlige gruppedeltakere vedlegges. Det skal klart fremkomme hvem som er kontraktspart overfor kommunen. Ved vurdering av kvalifikasjonskravene er det kontraktsparten som vurderes, med unntak av forhold som gjelder tilbyders «økonomiske og finansielle stilling» og «tekniske og faglige kvalifikasjoner». Der vurderes tilbydergruppen som helhet, iht. vedlagt forpliktelseserklæring.
Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over kvalifikasjonskriterier i pkt 5 nedenfor, samt den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over tildelingskriterier i pkt 6 nedenfor, jfr. tabellenes kolonne C: ”Dokumentasjonskrav”.
Dokumentasjonen skal systematiseres iht. den vedleggstrukturen som fremgår av tabellenes kolonne D: ”Tilbudsvedlegg”.
Tilbudet skal utformes på norsk.
Tilbudet skal utformes på papir i ett originaleksemplar. I tillegg skal det leveres 1 stk komplett papirkopi.
Det skal også leveres ett eksemplar i elektronisk versjon sammen med papirversjonene. Ved uoverensstemmelser mellom elektronisk versjon og papirversjon, vil papirversjonen være gjeldende.
4.4 Adresse for levering av tilbud
Komplett tilbud skal leveres på følgende adresse:
Faveo Prosjektledelse AS
Postadresse: Xxxxxx Xxxxxxxxxx 00-00, 0000 Xxxxxxxxxxxx
Besøksadresse: Xxxxxx Xxxxxxxxxx 00-00, 0000 Xxxxxxxxxxxx
4.5 Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet
Tilbudet skal være mottatt av oppdragsgiver, dvs. kommet frem til angitt postadresse eller besøksadresse, innen følgende frist: 15.08.2012.kl. 1400.
Tilbudet skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. Tilbud skal således ikke sendes pr. e-post eller telefaks. (Dette gjelder også for ekstra kopi av tilbudet).
Sammen med tilbudet skal det leveres en elektronisk kopi på minnepenn/brikke/CD. Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte:
”Tilbud på leveranse av varmt vann til Lyngdal kommune”
Tilbudet skal være bindende i seks måneder fra tilbudsfristens utløp.
Forbehold og avvik vil kunne føre til avvisning. I stedet for å gi tilbud med forbehold/avvik bør leverandørene stille spørsmål underveis i gjennomføringen av anskaffelsen, jf pkt 2.2.
Tilbyders henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom vilkårene avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Slike henvisninger vil følgelig kunne lede til avvisning.
Eventuelle forbehold og avvik skal være presise og entydige og skal beskrives i eget tilbudsvedlegg. Tilbyderen kan ikke påberope forbehold og avvik som er beskrevet på annen måte. Det må informeres om priskonsekvenser av forbehold og avvik.
Alternative tilbud aksepteres ikke. Tilbud på andre varer som ikke er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget vil derfor anses som tilbud med avvik eller forbehold, jfr. pkt. 4.8 ovenfor.
Leverandøren må selv dekke alle kostnader til å utarbeide tilbud, samt andre kostnader han påføres ved å delta i konkurransen.
Mottatte tilbud vil bli behandlet iht. Offentleglova.
5 Kvalifikasjoner
For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner, vil kriterier, krav og dokumentasjon, slik det fremgår av tabellen nedenfor, bli lagt til grunn.
A: Kriterier | B: Krav | C: Dokumentasjonskrav | D: Tilbuds- vedlegg |
Firma- registrering, skatt og HMS | Obligatoriske krav | Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert | Tilbuds- vedlegg 1.1 |
Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (Utstedes av skattefogden i tilbyders fylke) | Tilbuds- vedlegg 1.2 | ||
Skatteattest for skatt som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (Utstedes av kemner/kommunekasserer der tilbyder har sitt hovedkontor) | Tilbuds- vedlegg 1.3 | ||
Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring i samsvar med vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser. (xxx.xxxxxxx.xx) | Tilbuds- vedlegg 1.4 | ||
Økonomisk og finansiell stilling | Foretaket skal ha en tilfredsstillende økonomisk og finansiell stilling NB: Dersom tilbud leveres fra en tilbydergruppe, vurderes dette kravet for tilbydergruppen samlet, jfr pkt 4.1 over. Dokumentasjon fra samtlige skal derfor vedlegges | - Årsregnskap for de siste 3 år - Revisorgodkjent åpningsbalanse aksepteres for nystartede selskaper - Eventuelle garantier og samarbeidsavtaler ved tilbud fra tilbydergruppe - Investeringsbudsjett | Tilbuds- vedlegg 1.5 |
Tekniske og faglige kvalifikasjoner | Foretaket skal ha tilfredsstillende tekniske og faglige kvalifikasjoner NB: Dersom tilbud leveres fra en tilbydergruppe, vurderes dette kravet for tilbydergruppen samlet, jfr pkt 4.1 over. Dokumentasjon fra samtlige skal derfor vedlegges | - Dokumentasjon på at leverandøren har referanser for tilsvarende anlegg - Kriseplan (Backup-løsninger ved avbrudd eller spisslaster) - Beskrivelse av leveranserapportering | Tilbuds- vedlegg 1.6 |
6 Tildeling av kontrakt
Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige ut fra de kriterier som fremgår av nedenstående tabell. En nærmere beskrivelse av kriteriene følger under tabellen.
A: Kriterier | B: Vekt | C: Dokumentasjonskrav | D: Tilbuds- vedlegg |
Pris | 40% | Pris fylles ut i signert tilbudsskjema | Tilbuds- vedlegg 2.1 |
Miljømessige konsekvenser | 60% | - Beskrivelse av råvare (herunder bl.a. type råvare, tilgang, alternativ bruk, produksjonsmetode, forventet utslipp) - Beskrivelse av miljøkrav og miljøpåvirkning av teknologi/teknisk løsning og utstyr - Beskrivelse av transport og logistikkløsning - Dokumentert total miljøpåvirkning - Angivelse av totalkapasitet på anlegg, samt beskrivelse av mulighet til å tilby en utvidet leveranse med positiv miljøpåvirkning | Tilbuds- vedlegg 2.2 |
Evalueringsmodell:
Evalueringen av de enkelte kriterier skjer etter en karakterskala fra 1 til 5, der karakter 1 er dårligst og 5 er best. Evalueringen vil være relativ, ikke absolutt, og angitt score for hvert kriterium normaliseres rundt middelverdien (score 3) i en evalueringsmodell. Normalisert score for hvert kriterium summeres og vektes, og danner grunnlag for rangering av leverandørene.
Utdypende beskrivelse for evaluering av kriteriene:
Pris:
kWt*antatt forbruk i avtaleperioden + fastledd= totalpris
Det vises til pkt 3.7 for kostnader som skal inngå i pristilbudet.
Miljømessige konsekvenser:
Anskaffelsen skal bidra til å oppfylle målsettingene i Energi- og Klimaplan for Listerregionen. Det samlede miljøaspektet skal derfor redegjøres for og vurderes.
Oppdragsgiver vil ved vurderingen av den samlede miljøpåvirkningen, bl.a. legge vekt på følgende forhold:
- Hvilken råvare som benyttes, herunder bl.a. type råvare, tilgang, alternativ bruk, produksjonsmetode, forventet utslipp
- Teknologi og utstyr som anvendes, herunder at teknologi og utstyr tilfredsstiller allment aksepterte miljøkrav
- Transport, ved produksjon av råvare, avstander og fraktmetode for transport av biomasse, og utslipp ved transport
- Total miljøpåvirkning (brenselanlegg, transport, overskuddsenergi, o.l.)
- Mulighet til å tilby en utvidet leveranse med positiv miljøpåvirkning, bl.a. ved å angi totalkapasitet på anlegg
Vedlegg
Vedlegg 1: Tilbudsskjema
Vedlegg 2: Kartlegging av kommunale bygg på Rom Vedlegg 3: Kart over området