Tjenesteavtale
Tjenesteavtale for leveranse av Vintervedlikehold i Tromsø UNN HF
26.10.2021–25.10.2023
Avtalenummer: 35482101
Kunde | Leverandør | ||
Xxx.xx. | 983 974 899 | Xxx.xx. | 911782456 |
Selskap | Universitetssykehuset Nord-Norge HF | Selskap | Xxxxxxxx på Berg |
Adresse | Universitetssykehuset Nord-Norge HF, postboks 100, 9038 Tromsø | Adresse | Xxxxxxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxxxxxx |
Kontaktperson i avtaleperioden | Xxxx Xxxxxxx Seksjonsleder Teknisk drift | Kontaktperson i avtaleperioden | Xxxx Xxxx Xxxxxxxx |
Xxx.xx. | 00000000 | Xxx.xx. | 00000000 |
E-postadr. | E-xxxxxxx. | ||
Kunde | Leverandør |
Universitetssykehuset Nord-Norge HF | Jacobsen på Berg |
Innhold
4.3 Prosedyre for prolongering av avtalen 5
4.4 Ekstraordinær oppsigelse 5
5.3 Prisregulering som følge av myndighetsvedtak 6
8.1 Omdømmelojalitet innenfor avtaleområdet 6
8.2 Bruk av underleverandører 7
9 Særskilt om avvik og mangler ved utførelsen 8
9.1 Sanksjoner ved avvik og mangler 8
9.2 Leverandørens varslingsplikt om avvik og skader 8
11.1 Hva som anses som mislighold 9
12.2 Reklame og annen offentliggjøring 10
12.4 Kontaktpersoner i avtaleperioden 11
1 Avtalens parter
Kunden har inngår tjenesteavtale med Xxxxxxxx på Berg, heretter kalt Leverandør, om kjøp av Vintervedlikehold i Tromsø. Avtalen(e) er signert elektronisk.
Kunden er juridisk og økonomisk ansvarlig i henhold til denne avtalen. Dersom det i avtaleperioden skjer en omstrukturering av foretakene, jf. § 50 i Helseforetaksloven, vil deres rettsetterfølger kunne benytte avtalen. Det samme gjelder dersom det i avtaleperioden etableres foretak/selskap eid av Kunden.
Sykehusinnkjøp HF er Kundens rådgiver og avtaleadministrator.
2 Avtalens gjenstand
Avtalen omfatter levering av Vintervedlikehold i Tromsø til Kunden og som angitt i avtalen og bilagene:
Kontrakten omfatter snørydding, sandstrøing og feiing på samtlige veier, gangveier og parkeringsplasser tilhørende de nevnte areal:
- Rødhettestien, Ishavsveien, Gimlevegen og Haugenstykket/Xxxxx Xxxx gate (atkomstvei og parkering).
Leverandør har fortrinnsrett til all sandstrøing, bortkjøring av snø og kosting med maskin fra området etter anmodning fra Kunden.
Leverandør skal bruke traktor eller annen maskin utstyrt med snøfres og skuffe/skjær som hovedmaskin/reservemaskin for å minimere terrengskader og behov for snødepot.
Leverandør skal fylle kasser med strøsand etter bestilling og henvisning fra vaktmester. 2 stk for Ishavsveien, 1 stk for Rødhettesiten og 1 stk for Haugenstykket/Jonas Lies gate. Mengde pr. kasse er ca. 100 kg og faktureres som medgått sand.
Aktuelle maskiner i denne kontrakten er i samsvar med bilag 3 – «Prisskjema».
Det vises forøvrig til konkurransedokumentene og spesielt bilag 3 – «Kravspesifikasjon» og bilag 3 –
«Prisskjema».
3 Avtalens dokumenter
Følgende dokumenter anses som del av avtalen. Ved motstrid mellom bestemmelsene i dokumen- tene prioriteres de på følgende måte.
• Denne avtalen med bilag og endringer.
• Leverandørens tilbud dersom dette tydelig avviker fra konkurransegrunnlaget med bilag
• Konkurranseforespørselen med bilag
• Annen skriftlig dokumentasjon
4 Avtalens varighet
4.1 Varighet
Tjenesteavtalen gjelder fra det tidspunkt som er angitt på avtalens forside. Kunden kan prolongere tjenesteavtalen med inntil 1 år av gangen i maksimum 2 år (2+1+1 år). Dersom Kunden ved Avtaleforvalter ikke melder fra til Leverandøren senest 3 måneder før utløpsdatoen, prolongeres tjenesteavtalen automatisk.
4.2 Prøvetid
De første 3 måneder av avtaleperioden er prøvetid. Dersom avtalen etter Kundens vurdering fungerer tilfredsstillende, fortsetter avtalen fram til utløp. I motsatt fall kan Xxxxxx si opp avtalen med 30 dagers varsel. Oppsigelse av avtalen skal skje skriftlig og skal senest sendes fra Kunden den dag som prøvetiden utløper.
4.3 Prosedyre for prolongering av avtalen
Kunden har en ensidig rett til å beslutte prolongering på de opprinnelige vilkår. Hvis utviklingen i den opprinnelige avtaleperioden tilsier det (dvs. at vilkårene ikke lenger oppfattes konkurransedyktige) vil Xxxxxx kunne stille krav om at det foretas forbedringer av vilkårene som en forutsetning for å utløse opsjonen. Leverandøren vil kunne velge å motsette seg dette, men kan ikke motsette seg en forlengelse på opprinnelige vilkår. Det kan uansett ikke foretas vesentlige endringer i avtalen.
4.4 Ekstraordinær oppsigelse
Dersom Kundens organisasjon legges ned, eller at de oppgaver som Xxxxxx utfører faller bort på grunn av omorganisering i offentlig sektor kan Kunden si opp avtalen helt eller delvis med 6 måneders varsel.
4.5 Avslutning av avtalen
Leverandøren plikter å tilrettelegge sin avslutning av avtalen på en slik måte at en eventuell ny leverandør ikke blir forhindret fra å oppfylle sine forpliktelser.
Avtalens vilkår gjelder for alle bestillinger bekreftet innenfor avtaleperioden, selv om leveransen skjer etter utløp av herværende tjenesteavtale.
5 Priser og prisregulering
5.1 Priser
Alle priser er oppgitt netto i norske kroner, eksklusive merverdiavgift og inklusive alle øvrige kostnader, skatter, avgifter, toll og eventuelle gebyrer.
Prisene er faste i avtaleperioden, dersom ikke annet er bestemt i avtalen.
5.2 Prisregulering
Prisene kan justeres etter hvert avtaleår, basert på prosentvis endring i «byggekostnadsindeksen for veganlegg», underindeks; «vinterdrift av veger» publisert av SSB.
Anmodning om prisregulering skal fremmes skriftlig av leverandør senest 2 måneder før ikrafttredelse. Ikrafttredelse vil være 1 år etter dato for avtalestart, og kan ikke settes i kraft før Avtaleforvalter har godkjent reguleringen. Etter prisregulering er prisene faste i tolv (12) måneder.
Prisen reguleres ikke som følge av endringer i valutakurs. Eventuelle prisreguleringer administreres av Avtaleforvalter.
Anmodning om prisendring sendes xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx@xxxxxxxxxxxxxx.xx.
5.3 Prisregulering som følge av myndighetsvedtak
Prisene i avtalen er gjenstand for regulering dersom vedtak eller pålegg fra offentlig myndighet endrer grunnlaget for prisfastsettelsen. Prisen kan da reguleres i tråd med den nettokonsekvens endringen i prisgrunnlaget medfører på den måte at Leverandøren blir stilt uendret.
Prisreguleringer administreres av Sykehusinnkjøp HF.
6 Bestilling
Oppdraget skal gjennomføres i henhold til avtalen og avtalens bilag. Dersom aktuelt for øvrige bestillinger tas dette i dialog mellom Xxxxxx og Leverandør.
Dersom oppdraget ikke kan utføres i henhold til bestillingen, skal Leverandøren informere Xxxxxx om dette uten ugrunnet opphold etter mottak av bestilling.
7 Levering
Se vedlagt kart over områder som skal vintervedlikeholdes.
Alle veier og plasser skal bevares i kontraktsmessig stand gjennom hele døgnet, og tjenesten skal til enhver tid oppfylle de krav som er beskrevet i kravspesifikasjonen, samt de tillegg som fremgår av de øvrige bilagene til denne avtalen.
8 Leverandørens plikter
8.1 Omdømmelojalitet innenfor avtaleområdet
Leverandør skal xxxxxxx Xxxxxxx interesser i gjennomføring av kontrakten. Leverandør skal i avtaleperioden ikke utøve virksomhet som svekker Kundens omdømme. Partene skal heller ikke omtale avtalens premisser eller innhold på et slikt vis at dette kan skade den annen parts omdømme
eller forhold til 3.parter. Leverandør skal ikke ta stilling til eller kommentere synspunkter eller misnøye fra pasienter eller andre som retter seg mot Kunde, men opplyse om at slike henvendelser skal rettes til Kundens kontaktperson i avtalen.
8.2 Bruk av underleverandører
Dersom Leverandør i avtaleperiode ønsker å benytte/skifte underleverandør kan dette ikke gjøres uten Kundens skriftlige godkjenning.
Leverandøren er fullt ut ansvarlig for oppfyllelse av avtalen, herunder også underleverandørens utførelse av arbeidet.
8.3 Leverandørens ansvar
Leverandøren er ansvarlig for at tjenestene til enhver tid utføres i henhold til de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter.
Tjenestene skal til enhver tid tilfredsstille kravspesifikasjonen som ble benyttet i konkurransen som ligger til grunn for avtalen, se kravspesifikasjonen.
Dersom tjenestene ikke oppfyller kravene i dette punktet, anses de som mangelfulle. Leverandøren skal holde angitt område ved like og tilgjengelig for brukerne.
8.4 Faktura
Oppdrag utenom fastpris faktureres for hver kalendermåned, med forfall pr. 14 dager. Oppdrag på fast pris faktureres i 2 like store beløp, med forfall henholdsvis 1. desember og 1. mai i brøytesesongen.
Faktura sendes: Universitetssykehuset Nord-Norge HF c/o Fakturamottak Pb 3232
7439 Trondheim + referanse for aktuelle oppdrag (kostnadssted)
Det skal ikke beregnes noen form for gebyr eller tillegg ved fakturering. Dersom ikke annet er avtalt sendes en faktura per bestilling.
Faktura og fakturagrunnlag skal være oppsatt iht. prisbetingelser i avtalen og på en måte som gjør det kontrollerbart uten vesentlig ressursbruk fra Kundens side.
Dersom Kunden ikke godkjenner fakturaen, skal dette meddeles Leverandøren uten unødig opphold.
Rente- eller purrefaktura aksepteres ikke dersom for sen betaling skyldes mangelfull pakkseddel, følgebrev, faktura eller kvalitetsavvik i leveransen.
Vesentlige og/eller gjentatte feil ved fakturering ansees som mislighold av avtalen.
8.5 Elektronisk faktura
Leverandøren skal kunne levere faktura og kreditnota elektronisk slik at Kunden mottar dokumentet i samsvar med standarden” Elektronisk handelsformat” (EHF).
8.6 Forsikringer
Leverandøren skal i hele avtaleperioden for egen regning tegne og opprettholde forsikringer som er tilstrekkelige til å dekke krav fra Kunden eller tredjemann som følge av Leverandørens ansvar eller risiko i henhold til avtalen. Bekreftelse på forsikring sendes inn i forbindelse med tilbudsinngivelse.
9 Særskilt om avvik og mangler ved utførelsen
9.1 Sanksjoner ved avvik og mangler
Dersom arbeidene ikke er utført i henhold til kravspesifikasjonen, kan Xxxxxx ilegge sanksjoner. Sanksjonen for denne kontrakten er inntil kr. 1000, - per avvik.
Gjentatte avvik vil være et mislighold.
9.2 Leverandørens varslingsplikt om avvik og skader
Leverandøren plikter å melde avvik skriftlig pr. e-post samt kontakte Kundens kontaktperson pr. område for hvert avvikstilfelle. Varslingsplikten gjelder også skader.
Det skal leveres følgende rapport i kontraktsperioden: Skade på tredjemanns eiendom, eller som berører tredjemann samt skader på veier, kantstein, murer eller annet, og som leverandøren får kjennskap til, skal omgående rapporteres til kunden. Det angis tid, sted, skadens art, samt opplysninger om hvordan leverandøren har løst eller vil løse saken i forhold til skadelidte. Kunden skal ha melding når skaden er utbedret.
10 Kundens plikter
10.1 Betaling
Kunden skal betale når tjenesten er mottatt og godkjent i henhold til bestillingen. Betaling skjer mot korrekt og godkjent faktura. Korrekt faktura forfaller 30 dager etter godkjent levering.
For betaling som ikke finner sted til rett tid, gjelder bestemmelsene i Lov om renter ved forsinket betaling mv. av 17.desember 1976, med tilhørende forskrift.
10.2 Kundens medvirkning
Kunden skal yte nødvendig medvirkning slik at Leverandøren er i stand til å oppfylle sin leveringsplikt.
11 Mislighold
11.1 Hva som anses som mislighold
Det foreligger mislighold dersom en av partene ikke oppfyller sine forpliktelser etter avtalen, og det ikke skyldes forhold som den annen part er ansvarlig for eller force majeure.
Videre foreligger det mislighold dersom tjenesten ikke oppfyller de garantier som Leverandøren har gitt.
11.2 Varslingsplikt
Hvis en av partene ikke kan oppfylle sine plikter som avtalt, skal parten så raskt som mulig gi den annen part skriftlig varsel om dette. Varselet skal angi årsaken til problemet og så vidt mulig angi når ytelsen kan leveres. Tilsvarende gjelder hvis det må antas ytterligere forsinkelser etter at første varsel er gitt.
Dersom Xxxxxx henvender seg til Leverandøren om mislighold, skal Leverandøren senest påfølgende hverdag følge opp henvendelsen.
11.3 Tilbakehold av ytelser
Ved Leverandørens mislighold kan Kunden holde betalingen tilbake, men ikke åpenbart mer enn det som er nødvendig for å sikre Kundens krav som følger av misligholdet. Leverandøren kan ikke holde tilbake ytelser som følge av Xxxxxxx mislighold, med mindre misligholdet er vesentlig.
11.4 Dekningskjøp
I tilfellene der Kunden må gjennomføre avhjelp eller dekningskjøp på grunn av manglende retting eller ved forsinkelse vil kostnadene til slik avhjelp eller slike dekningskjøp komme til fratrekk ved fakturering av aktuell måned.
Dersom kostandene ved avhjelp og dekningskjøp overstiger faktureringssummen for aktuell måned skal det ikke faktureres for den aktuelle måneden og resterende beløp kommer til fratrekk ved neste måneds faktura.
11.5 Prisavslag
Hvis det tross gjentatte forsøk ikke har lykkes Leverandøren å avhjelpe en mangel, kan Kunden kreve forholdsmessig avslag i prisen. Prisavslag er kompensasjon for redusert verdi av det leverte, og er uavhengig av eventuell erstatning.
11.6 Heving
Dersom det foreligger vesentlig mislighold, kan den andre parten, etter å ha gitt den misligholdende part skriftlig varsel og rimelig frist til å bringe forholdet i orden, heve hele eller deler av avtalen med øyeblikkelig virkning.
Som vesentlig mislighold regnes blant annet:
▪ At Leverandør tross skriftlig advarsel misligholder sine forpliktelser som følger av denne avtalen i et omfang som er vesentlig og/eller byrdefullt for Kunde.
11.7 Virkning av heving
Ved mislighold fra Leverandørens side overfor en av de deltakende Kunder som gir grunnlag for heving av avtalen, vil en heving av avtalen gjelde for samtlige Kunder.
11.8 Erstatning
En part kan kreve erstattet ethvert direkte tap som med rimelighet kan tilbakeføres til forsinkelse, mangel eller annet mislighold fra den misligholdende partens side, med mindre den misligholdende parten godtgjør at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes den misligholdende parten.
12 Generelle bestemmelser
12.1 Revisjon
Kunden har rett til å foreta revisjon av Leverandørens systemer, rutiner og aktiviteter som er forbundet med leveransen. Revisjonsretten starter ved avtaleinngåelse og er begrenset til avtaleperioden. Ved revisjon skal Leverandøren vederlagsfritt yte rimelig assistanse.
12.2 Reklame og annen offentliggjøring
Vilkår og priser i avtalen skal være unntatt offentlighet i henhold til lov av 19.mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet § 13, jf. lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 13.
Begge parter pålegges å behandle alle opplysninger som fremkommer i forbindelse med inngåelse av denne kontrakt og annen informasjon som måtte ha fremkommet under samtaler som fortrolig informasjon. Dette innebærer at foreliggende kontrakt ikke skal gjøres tilgjengelig for tredjepart.
Samme vilkår gjelder for all fortrolig informasjon som måtte fremkomme gjennom kontraktens levetid.
Leverandøren og Xxxxxx skal samarbeide om å gjøre avtalen kjent for Xxxxxx. Kunden skal opplyses om kommersielle vilkår.
Enhver bruk av avtalen i reklameøyemed skal godkjennes av Kunden.
12.3 Oppfølgingsmøter
Leverandøren og Kunden kan møtes regelmessig etter behov for å følge opp alle sider av avtalen. Leverandøren skal holde Xxxxxx løpende underrettet om arbeidets fremdrift, de resultater som er oppnådd og oppfyllelse av kontrakten. Begge parter kan innkalle til oppfølgingsmøter.
Hvis nødvendig er Sykehusinnkjøp HF ansvarlig for å innkalle til oppfølgingsmøte, hvor Sykehusinnkjøp HF, Kunden og leverandøren deltar.
Leverandøren er forpliktet til å holde tilgjengelig nødvendig personell for disse møtene.
12.4 Kontaktpersoner i avtaleperioden
Kunden, Sykehusinnkjøp HF og Leverandørens kontaktpersoner for avtaleperioden er i henhold til avtalens forside. Dersom kontaktpersoner endres, skal de øvrige parter øyeblikkelig varsles om dette.
12.5 Transport av avtalen
Partene kan ikke overdra sine rettigheter og forpliktelser etter denne avtalen uten godkjenning fra den andre parten.
13 Force majeure
13.1 Definisjon
Følgende omstendigheter skal betraktes som force majeure (fritaksgrunner) dersom de inntrer etter avtalens inngåelse og gjør dens faktiske oppfyllelse umulig: Krig, opprør eller indre uroligheter, beslutning av offentlige myndigheter, naturkatastrofe, brudd i den offentlige kraftforsyning eller i den alminnelige samferdsel, betydningsfull arbeidskonflikt eller annen omstendighet av liknende karakter og inngripende betydning.
Ingen av partene skal anses å ha misligholdt en forpliktelse etter avtalen i den utstrekning at oppfyllelse av den er blitt forhindret på grunn av force majeure. Plikter i henhold til avtalen suspenderes så lenge forholdet gjør seg gjeldende.
13.2 Underretning
Leverandøren skal umiddelbart ved situasjonens inntreden skriftlig underrette Kunden og Sykehusinnkjøp HF om den antatte varighet, samt eventuelle tiltak som vil bli satt i verk for å begrense/avhjelpe virkningen av situasjonen. Leverandøren skal uten ugrunnet opphold dokumentere at den manglende oppfyllelse skyldes force majeure.
13.3 Kostnader
I tilfelle av force majeure skal hver av partene dekke sine omkostninger som skyldes force majeure- situasjonen.
14 Endringer
Enhver endring eller tillegg som har innvirkning på denne kontrakt for eksempel i form av prismessige konsekvenser eller andre kontraktuelle betingelser, skal reguleres skriftlig.
Forslag til endringer skal fremmes skriftlig til Sykehusinnkjøp HF ved utfyllelse av «Anmodning om endring». Gjennomførte endringer vil fremgå av Endringsprotokoll.
Partene kan innkalle til reforhandling av vilkårene i avtalen om det skulle inntreffe betydelige forandringer i markedets rammebetingelser i løpet av avtaleperioden. Det kan uansett ikke gjøres vesentlige endringer i avtalen.
15 Tvister
15.1 Lovvalg
Avtalen er underlagt norsk rett.
15.2 Forhandlinger
Tvister som oppstår mellom partene på bakgrunn av avtalen skal søkes løst ved forhandlinger.
15.3 Mekling
Dersom en tvist i tilknytning til denne avtalen ikke blir løst etter forhandlinger, kan partene forsøke å løse tvisten ved mekling.
Partene kan velge å legge Den Norske Advokatforenings regler for mekling ved advokat til grunn, eventuelt modifisert slik partene ønsker. Det forutsettes at partene blir enige om en mekler med den kompetansen partene mener passer best i forhold til tvisten.
Den nærmere fremgangsmåten for mekling bestemmes av mekleren, i samråd med partene.
15.4 Domstolsbehandling
Dersom forhandlingen ikke fører frem, skal saken bringes inn for de ordinære domstolene. At en tvist er brakt inn til avgjørelse for domstol, fritar i seg selv ikke partene til å oppfylle sine forpliktelser etter kontrakten.
15.5 Verneting
Verneting for avtalen er kundens verneting, med mindre partene enes om et annet verneting.
16 Bilag til avtalen
Bilag 1: Utfylt tilbudsbrev
Bilag 2: Kravspesifikasjon utfylt av leverandør Bilag 3: Utfylt Prisskjema
Bilag 4 mfl: Brøytetegninger, forsikring m.m