Contract

1. TabellSamhandlingsavtalen og de samhandlende partene

Avtale om elektronisk samhandling (Samhandlingsavtale) er inngått mellom følgende parter:

	Virksomhetens navn	Organisasjonsnummer (oppført i ELMA=SMP)
Kjøper (avtaleansvarlig)	Nordre Follo kommune	922 092 648
Leverandør (avtaleansvarlig)	Fylles ut ved avtaleinngåelse	Xxxxxx ut ved avtaleinngåelse

Samhandlingsavtalen gjelder for gjennomføring av partenes elektroniske samhandling og har til hensikt å avstemme partenes gjensidige forventninger, og sikre en god fremdrift på implementeringen av e-handelsløsningen.

Dette dokumentet gjelder for følgende faser i anskaffelsesprosessen.

	Ja/Nei	Merknader
Produktkatalog (oppdragsgiver)	JA	Leverandør skal levere EHF-katalog til oppgitt xxx.xx via selvvalgt aksesspunkt
Ordre (selger)	JA	Leverandør skal kunne ta imot EHF-ordre via selvvalgt aksesspunkt
Ordrebekreftelse (oppdragsgiver)	JA	Leverandør skal kunne sende EHF-ordrebekreftelse. Eventuelt ordrebekreftelse via epost for deltakere som ikke kan ta imot EHF-ordrebekreftelse.
EHF Pakkseddel (oppdragsgiver)	JA	Leverandør skal kunne sende EHF-pakkseddel. I tillegg skal pakkseddel følge varene.
Fakturering (oppdragsgiver)	JA	Se også krav i øvrige anskaffelsesdokumenter

Partene er innforstått med at tekniske e-handelsløsninger og tjenester inngått med 3. part skal være i henhold til de krav som stilles i denne avtalen.

Hvis det er opprettet en forretningsavtale eller kjøpsavtale mellom partene vil Samhandlings- avtalen utgjøre et vedlegg til den merkantile avtalen, og beskrive vilkårene og betingelsene som skal styre den elektroniske samhandlingen mellom partene.

Referanse til den(de) forretningsavtale(r) som samhandlingsavtalen gjelder for

Rammeavtale blomster

1

Endringer til samhandlingsavtalen skal være gjensidig avtalt og dokumentert i en revidert versjon av avtalen. Ønske om eventuelle endringer skal meddeles den annen part skriftlig med måneders varsel. Tilsvar skal gis innen 10 arbeidsdager.

Hvis det er motstrid mellom denne samhandlingsavtale og den/de refererte forretningsavtalen(e)/kjøpsavtalen(e), skal følgende tolkningsprinsipp legges til grunn:

• Det som er avtalt i denne samhandlingsavtalen skal gå foran generelle forretningsvilkår i kjøpsavtalen(e)/forretningsavtalen(e)

Ved manglende oppfølgning eller mislighold av samhandlingsavtalen kan det være aktuelt med sanksjoner der det følger av forretningsavtalen/kjøpsavtalen eller av alminnelige avtalerettslige prinsipper.

Partene skal tilrettelegge sine løsninger for oppstart av elektronisk samhandling. Oppstartdato for elektronisk samhandling iht. denne samhandlingsavtalen skal skje senest fra: 15.06.2020

Alle tidligere samhandlingsavtaler opphører fra samme dato.

Partene har en aktiv opplysningsplikt om forhold som vedrører tilgjengelighet av de tjenester og tekniske løsninger som partene etablerer etter denne avtalen og som påvirker partenes mulighet til å gjennomføre elektronisk samhandling.

Partene har en gjensidig plikt til å bidra til løsning når elektronisk samhandling har stoppet opp. Dersom en part forårsaker at det ikke er mulig å gjennomføre elektronisk samhandling i en

3 dager

periode på og dette ikke er avtalt på forhånd, betraktes avtalen som misligholdt.

Henvendelser vedrørende denne samhandlingsavtalen skal rettes skriftlig til:

	Kjøper	Leverandør
Virksomhetens adresse	Xxxxxxxxxxxx 0, 0000 Ski	Settes inn ved avtaleinngåtelse
Hovedkontaktperson Xxxxxx	Xxxxxx ut ved avtaleinngåelse	Xxxxxx ut ved avtaleinngåelse
E-post adresse	Fylles ut ved avtaleinngåelse	Xxxxxx ut ved avtaleinngåelse

For øvrig henvises til kontaktpersoner angitt i den til forretningsavtalen mellom partene.

	Kjøper	Leverandør
Forpliktende underskrift	Denne avtalen er elektronisk signert i Mercell	Denne avtalen er elektronisk signert i Mercell

2. Meldingsutveksling

Med mindre annet er eksplisitt avtalt i punkt 2.1 og 2.2 skal all utveksling av elektroniske meldinger mellom partene gjøres i henhold til gjeldene EHF formater og formidles til mottaker over EHF transportinfrastruktur (PEPPOL) .

Bruk av EHF transportinfrastruktur (EHF) forutsetter at partner er registrert i ELMA eller annen PEPPOL SMP, og at elektroniske meldinger leveres til den adresse som er angitt i PEPPOL SML.

2.1 Alternative meldingsutveksling eller format

Følgende alternative prosess(er) eller formater er avtalt brukt i stedet for eller i tillegg til meldingsutveksling via EHF infrastruktur eller EHF formatet.

Alternativ meldingsutveksling/format	Ja/Nei	Merknader
Fritekstbestilling/formularkjøp	JA	Mottas og tolkes av leverandør på samme måte som øvrige ordrelinjer
Ekstern nettkatalog i EHF-format (punch- out/roundtrip)	JA	Oppdragsgiver åpner for dialog om innføring av ekstern nettkatalog etter at EHF-katalog er etablert.

2.2 Informasjonsverdier i elektroniske meldinger

Avtalepartene er enig om at følgende verdier skal benyttes i de elektroniske meldinger som utveksles:

Spesifisering	Kommentar / Referanse / Eksempel
Identifikasjon av kunde 1.	Organisasjonsnummer
Identifikasjon av kundeadresse.	Maskinlesbart nummer / GLN. GLN kan ikke brukes til å identifisere bestiller/kunde. GLN kan deles av flere bestillere. Samme bestiller kan ved ulike ordre bruke ulike GLN.
Identifikasjon av varer og tjenester.	Vare/produktnummer
Ordre/bestillingsreferanse	Finnes på ordren, skal gjengis på faktura. Skal identifisere hvem som har bestilt og dermed hvem som skal kontrollere faktura.
Rammeavtale.	Kontraktsnummer oppgitt i punkt 1.
Formater på vedlegg.	PDF, TXT, GIF, TIFF, JPEG,JPG, PNG

3. Elektronisk produktkatalog

Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF spesifikasjon (Lenke til EHF Katalog veileder) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.

Produktkatalogen skal oppdateres etter avtale og/eller minst

Godkjenning av EHF Katalog

4 ganger pr år.

Det er viktig at oppdragsgiver og leverandør er koordinert på tidspunktet (fast dato eller prosesstid) priser skal være tilgjengelig for bestiller. Dette for at ordre, vare og pris fra katalog, er den samme som leverandør har i sitt eget system så faktura kan sammenlignes med ordre hos oppdragsgiver.

Prosess

Mottatt oppdragsgiver

Tilgjengelig bestiller

Ny katalog

14 dager før oppstart

Dato for oppstart av kontrakt

Oppdatering av katalog

7 dager før gyldighet

Ved gyldighet

3.1 Krav til kvalitet i visse katalog felt

Følgende krav stilles til kvalitet i den produktkatalogen som leverandør til enhver tid gjør tilgjengelig for kjøper. Ved at felt i matrisen fylles ut er det implisitt at disse felter fylles ut i katalog.

Vurderingsparameter		Krav til poengsum (0-5) 1
A	Produktnavn	4
B	Produktbeskrivelse	5
C	Bilder	5
D	Kategorisering (UNSPSC) 2	5
E	Synonymer / nøkkelord	4
F	Produktidentitet 3	2
G	Vedlegg	2

1 Kravmatrise se avsnitt7.

2 Kategorisering av varer og tjenester i henhold til enhver tid gjeldende UNSPSC versjon. Det er viktig at leverandør knytter sine varer og tjenester mot riktig kode på det laveste nivå hvis mulig (nivå 4). For mer informasjon: xxxx://xxx.xx0.xx/xxxxxx

3 Med produktidentitet menes produsentens navn og artikkelnummer, i tillegg til leverandørens artikkelnummer.

3.2 Innhold Katalog

Feltnavn er i henhold til EHF Katalogformatet. Katalog veileder er hovedkilden for korrekt informasjon. Samhandlingsavtalen har til hensikt å hjelpe aktørene om å ha felles forståelse av de felter som skal benyttes i katalog. Denne tabellen må derfor ikke ansees som uttømmende.

Katalogfelt	Bruk (ja/nei)	Kommentar
Katalognummer/navn	Ja	Skal være lik i avtaleperioden, f.eks. navn på avtale og kontraktsnummer jmf. punkt 1.
Katalog språk	Ja	Obligatorisk etter EHF standard
Aksjonskode	Ja	Obligatorisk etter EHF standard
Datofelter	Ja	Obligatorisk etter EHF standard
Kontraktsnummer	Ja	Skal være lik i avtaleperioden, f.eks. navn på avtale og kontraktsnummer jmf. punkt 1.
Aktøridentifikasjon	Ja	.Organisasjonsnummer
Mailadresse katalogansvarlig leverandør	Ja	Samme som i punkt 1.
Identifikator	Ja	Obligatorisk etter EHF standard
Bestillbarindikator	Ja	Obligatorisk etter EHF standard
Bestillingsenhet	Ja	Obligatorisk etter EHF standatd
Prisbeløp	Ja	Obligatorisk etter EHF standard. Maks 2 desimaler.
Valuta	Ja	Obligatorisk etter EHF standard Alltid NOK
Leverandørens artikkelnummer	Ja	Obligatorisk etter EHF standard
UNSPSC + kodeverdi	Ja	Obligatorisk etter EHF standatd Versjon 18 er gjeldende. Regulert under punkt 3.1 D.
Produktnavn	Ja	Regulert under punkt 3.1 A
MVA sats	Ja	Oppdragsgivers krav.
Produktbeskrivelse	Ja	Regulert under punkt 3.1 B.
Nøkkelord	Ja	Regulert under punkt 3.1 E
Produsent navn og varenummer1	Ja
Opprinnelsesland (landkode)	Ja
Farlig gods/Risikoprodukter	Ja	Dersom risiko.
HMS datablad	Ja	Dersom risikoprodukter i «farlig gods».
Miljø, sosialt ansvarsmerker	Xx	Xxxxxx dette er stilt som krav i konkurransen.
Pakningsnivå	Ja	Hvis forskjellige priser for forskjellige pakningsstørrelser angis dette her. En pakning må ha et unikt varenummer selv om det er samme vare.
Pakningsenhet og kvantum	Ja	Hvis «bestillingsenhet» inneholder flere F-pak eller D- pak.
Ledetid	Ja	Oppdragsgivers krav.
Farlig gods	Ja	Dersom risiko.
Minste ordrestørrelse	Ja	Oppdragsgivers krav.
Bilde	Ja	Regulert under punkt 3.1 C

4. Bestilling

Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF spesifikasjon (Lenke til EHF Ordre veileder) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.

2 _

Ordrebekreftelse skal være sendt av leverandør innen timer etter at bestilling er mottatt.

e-post til bestiller.

Ved bruk av annet format eller transportkanal enn EHF og EHF infrastruktur meddeles ordrebekreftelsen på følgende måte:

4.1 Bruk av bekreftelse med endring

Partene er enig om at Leverandør kan benytte bekreftelser med status «Akseptert med endring» i følgende situasjoner:

Type endring	Ja	Nei
Alle endringer må kommuniseres og aksepteres med bestiller via e- post	X
Endret leveringsdato som gjelder for hele ordren	X
Endret leveringsdato for en enkelt varelinje	X
Reduksjon i kvantum som leveres	X
Erstatningsprodukt	X
Endret pris (i de tilfeller man har en avtalefestet variabel pris eller pris er lavere enn avtalepris og med samme eller bedre kvalitet)	X
Splitting av leveransen for en eller flere varelinjer over to eller flere leveringsdatoer (restordre)	X

4.2 Presisering av informasjonsinnhold ved bestilling

Hvis spesielle behov skal partene tilrettelegge sine løsninger slik at følgende funksjonalitet er tilgjengelig ved bestilling:

Funksjonalitet i bestilling	Tilleggsinformasjon
Vedlegg	Kjøper kan knytte vedlegg til hele bestillingen eller hver enkelt varelinje.
Merknader/kommentarer	Kjøper kan angi tekst/kommentar til hele bestillingen, eller hver enkelt varelinje.

4.3 Kjøpers håndtering av bekreftelse med endring

Et av følgende prinsipp er avtalt for kjøpers behandling av bekreftelser med status «Akseptert med endring»:

Prinsipp	Ja	Nei
Stilltiende aksept Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” er Leverandørens endringer å betrakte som akseptert av kjøper med mindre kjøper gir leverandør respons innen XX dager etter mottak av bekreftelsen.		X
Kansellering og ny bestilling Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” skal kjøper alltid kansellere bestillingen og eventuelt starte bestillingsprosessen på nytt.		X
Endringsordre Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” skal		X

kjøper alltid bekrefte aksept eller avvisning av endringen innen	XX	dager
etter mottak av bekreftelsen.
Hvis leverandøren ikke har det som er bestilt må leverandør kommunisere med bestiller via e-post med forslag om alternativer.			X

5. Forsendelse og varemottak

Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF Pakkseddel spesifikasjon (Lenke til EHF Pakkseddel veileder) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.

6. Fakturering

Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF Faktura spesifikasjon (Lenke til EHF Faktura veileder) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2. Se punkt 8 Nyttige lenker

Presisering av informasjon i faktura	Bruk (ja/nei)	Kommentar
Ordrereferanse/Ordrenummer	Ja
Oppdragsgivers referanse	NEI	Ved manglende ordrereferanse/ordrenummer

7. Kvalitetsparameterne for produktkatalog

Nedenstående kvalitetsparameterne skal hjelpe Kjøper å sette krav til Leverandør for ønsket kvalitet i den elektroniske katalogen. Dette for å øke innkjøpsopplevelsen og søkbarhet i innkjøpssystemet for sluttbruker for derigjennom øke avtalelojalitet, anbefales høyest mulig poengskår. Tallverdi fylles inn i avsnitt for produktkatalog ref. kapittel 3.1.

Attributt	Verdi	Kriterier
A - Produktnavn	0	Artikkelnummer, typebetegnelse eller lignende brukes som artikkelnavn. Ingen informasjon om produkttype.
	1	Nøkkelterminologi er forkortet. Viktig produktinformasjon savnes (for eksempel produsent/modell). Artikkelnavnet er ikke unikt.
	2	Se verdi 1. Artikkelnavnene er unike.
	3	Artikkelnavnet er unikt og beskrivende, men ikke rasjonalisert (se verdi 4). Ingen forkortede nøkkeltermer.
	4	Rasjonaliserte artikkelnavn ifølge anbefalt syntaks-> (Type av produkt - merke / modell - nøkkelattributt). Unike navn. Ingen forkortede nøkkeltermer.
	5	Se verdi 4. Konvensjonelle navn og termer brukes (brukervennlige, enkle å forstå for alle sluttbrukere).
B - Produkt- beskrivelse	0	Produktbeskrivelsene er kortere og mindre utførlige enn artikkelnavnet. Produktbeskrivelser savnes.
	1	Produktbeskrivelse = Artikkelnavnet
	2	Viktig informasjon savnes (for eksempel minnet til en PC)
	3	Produktenes formål og egenskaper er beskrevet. Nøkkeltermer er forkortet.
	4	Utførlige beskrivelser med all vital produktinformasjon. Ingen forkortede nøkkeltermer.
	5	Saklig informasjon som beskriver produktenes formål og egenskaper. Ingen unødig reklame eller irrelevant informasjon. (Alle produkter har en produktbeskrivelse)
C - Bilder	0	Mindre enn 15 % av samtlige artikler har bildelenker
	1	Minst 15 % av samtlige artikler har bildelenker
	2	25 % av samtlige artikler har bildelenker
	3	50 % av samtlige artikler har bildelenker
	4	Rett formaterte (størrelse og vekt) og relevante bilder lenket til 80 % av samtlige artikler
	5	Rett formaterte (størrelse og vekt) og relevante bilder lenket til 99 % av samtlige artikler
D - Kategori- sering (UNSPSC)	0	Mindre enn 80 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt segment (nivå 2)
	1	Minst 80 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt segment (nivå 2)
	2	99 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt segment (nivå 2)
	3	99 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt familie (nivå 3)
	4	90 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt klasse (nivå 4). Øvrige 10 % må være kategorisert i korrekt familie (nivå 3).
	5	99 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt varegruppe (nivå 4). Øvrige 1 % må være kategorisert i korrekt familie (nivå 3).
E - Synonymer	0	Ingen synonymer /nøkkelord
	1	Synonymer /nøkkelord identifiserer sortimentet / leverandøren snarere enn de enkelte produktene, for eksempel 'kontormateriell', 'møbler', 'vaskeutstyr' etc., som kan medføre irrelevante søketreff.
	2	Synonymer / nøkkelord identifiserer 25 % av samtlige artikler
	3	Synonymer /nøkkelord identifiserer 50 % av samtlige artikler. De må være så eksakte som mulig for å gi bra søkepresisjon. For generelle synonymer gir irrelevante søketreff.
	4	Synonymer / nøkkelord identifiserer 75 % av samtlige artikler. De må være så eksakte som mulig for å gi bra søkepresisjon. For generelle synonymer gir irrelevante søketreff.
	5	Synonymer / nøkkelord identifiserer 99 % av samtlige artikler. De må være så eksakte som mulig for å gi bra søkepresisjon. For generelle synonymer gir irrelevante søketreff.
F - Produkt- identitet	0	Leverandørens artikkelnummer har dårlig format med lav søkbarhet (for eksempel begynner med '0000' eller er separerte med mellomrom).
	1	Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog.
	2	Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog. Katalogen savner navn på produsent samt produsentens artikkelnummer.
	3	25 % av samtlige artikler har med produsent og produsentens artikkelnummer. (Unntak: tjenester og logistikkleverandører). Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog.
	4	50 % av samtlige artikler har med produsent og produsentens artikkelnummer. (Unntak: tjenester og logistikkleverandører). Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog.
	5	99 % av samtlige artikler har med produsent og produsentens artikkelnummer. (Unntak: tjenester og logistikkleverandører). Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog.
G - Vedlegg	0	Ingen bilag
	1	Link til leverandørens hjemmeside. Ingen produktspesifikke lenker, tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad.
	2	25 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad.
	3	50 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad.
	4	75 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad.
	5	99 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad