KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av Digitalisering av mikrofilm, OCR-behandling og strukturanalyse av digitale bildefiler med tekstinnhold, samt produksjon av e-bøker og konsulenttjenester....

KONKURRANSEGRUNNLAG

Åpen anbudskonkurranse

etter forskriftens del I og III

for anskaffelse av

Digitalisering av mikrofilm, OCR-behandling og strukturanalyse av digitale bildefiler med tekstinnhold, samt produksjon av e-bøker og konsulenttjenester.

Saksnr. 2011/153

Tilbudsfrist :

2.5.2011

kl. 12:00

Innhold

1 GENERELL BESKRIVELSE 3

1.1 Oppdragsgiver 3

1.2 Anskaffelsens formål 3

1.3 Anskaffelsens omfang 3

1.4 Deltilbud 4

1.5 Kontraktens oppbygning 4

1.6 Kunngjøring 4

1.7 Viktige datoer 4

2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 5

2.1 Anskaffelsesprosedyre 5

2.2 Taushetsplikt 5

2.3 Forbehold og avvik 5

2.4 Vedståelsesfrist 6

2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget 6

2.6 Tilleggsopplysninger 6

3 KVALIFIKASJONSKRAV 7

3.1 Obligatoriske krav 7

3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling 7

3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling 7

3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner 8

4 TILDELINGSKRITERIER 8

4.1 Nærmere om evalueringen av tjenesteområdene: 10

4.2 Valg av leverandør til rammeavtale 11

5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 12

5.1 Innlevering av tilbud 12

5.2 Tilbudets utforming 12

6 VEDLEGG 13

1GENERELL BESKRIVELSE

1.1Oppdragsgiver

Oppdragsgivers kontaktperson er:

Navn:	Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx
Postadresse:	Nasjonalbiblioteket, 0000 Xx x Xxxx, Xxxxx
e-post	xxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xx.xx

Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post.

Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson.

1.2Anskaffelsens formål

I Nasjonalbiblioteket (NB) gjennomføres det et digitaliseringsprogram der målet er å digitalisere hele NBs samling. På den måten ønsker NB å kunne bevare sin samling for ettertiden og i tillegg å kunne gi publikum en bedre tilgang til samlingen igjennom digitale tjenester. Eksempler på digital tilgang til ulike medietyper fins på xxx.xx.xx

I denne anskaffelsen er det ønskelig å inngå rammeavtaler med leverandører som kan tilby digitalisering av mikrofilmer, OCR-behandling og strukturanalyse av digitaliserte bilder med tekstlig innhold, samt produksjon av e-bøker. I tillegg er det aktuelt å inngå rammeavtaler for konsulenttjenester innenfor de samme områdene.

De historiske mikrofilmene som ønskes digitalisert er av ulik kvalitet, men de utgjør en betydelig del av NBs avissamling. I tillegg til OCR-behandling og strukturanalyse av digitaliserte avismikrofilmer, er det i denne anskaffelsen aktuelt å få gjort OCR-behandling og strukturanalyse av tekstbaserte medietyper som NB selv har digitalisert. F.eks. aviser, bøker, tidsskrift, manuskript eller lignende.

Anskaffelsens omfang vil i stor grad avhenge av de samarbeidsavtaler NB inngår med aviseierne, og andre rettighetshavere.

Fullstendig beskrivelse av leveransen følger av Vedlegg 1 (Kravspesifikasjon).

1.3Anskaffelsens omfang

Rammeavtalene vil ha en varighet på tre år med opsjon på forlengelse i 1 år, slik at maksimal varighet vil være fire år.

1.4Deltilbud

Det er adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget, det vil si tilbud på følgende deler:

1. Digitalisering av mikrofilm

2. OCR behandling av digitale bildefiler med tilhørende konsulenttjenester

3. Strukturanalyse av digitale bildefiler med tilhørende konsulenttjenester

4. E-bokproduksjon
   
   
   

1.5Kontraktens oppbygning

Kontrakt med de bilag som angitt i tabellen nedenfor (jf. Konkurransegrunnlagets vedlegg 3):

Alle rubrikker skal være krysset av (Ja eller Nei)	JA	Nei
Bilag 1: Kundens krav til leveranser (jf. kravspesifikasjon i Vedlegg 1)	X
Bilag 2: Leverandørens beskrivelse av leveranser	X
Bilag 3: Avropsbestemmelser og avropsskjema	X
Bilag 4: Administrative bestemmelser	X
Bilag 5: Pris og prisbestemmelser (jf. tilbudsskjema i Vedlegg 2)	X

Kontrakten er utformet med utgangspunkt i statens standardavtaler (SSA-R), konsept for rammeavtaler for IKT).

1.6Kunngjøring

Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen – Se xxx.xxxxxx.xx

1.7Viktige datoer

Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:

Aktivitet	Tidspunkt
Kunngjøring i DOFFIN/TED	2.4.2011
Frist for å levere tilbud	2.5.2011, kl 12:00
Tilbudsåpning	2.5.2011, kl 13:00
Tilbudets vedståelsesfrist	15.6.2011, kl 12:00
Evaluering	13.5.2011
Meddelelse om valg av leverandør	16.5.2011
Klagefrist	26.5.2011, kl 12:00
Kontraktsinngåelse	27.5.2011

Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende.

2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD

2.1Anskaffelsesprosedyre

Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren ”Åpen anbudskonkurranse”, jfr. FOA § 14 -1 (1).

Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert.

I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA § 20-13(1).

Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson.

2.2Taushetsplikt

Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA § 3-6, jf. forvaltningsloven § 13.

2.3Forbehold og avvik

Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold.

Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA § 20-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA § 20-13(1).

Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser.

2.4Vedståelsesfrist

Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.7 ovenfor.

2.5Oppdatering av konkurransegrunnlaget

Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Xxxxxx.xx.

2.6Tilleggsopplysninger

Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson.

Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson.

Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: ”Anbudskonkurranse, ref saksnummer 2011/153”, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post.

3KVALIFIKASJONSKRAV

All dokumentasjon skal være på et norsk, svensk, dansk eller engelsk.

3.1Obligatoriske krav

Krav	Dokumentasjonskrav
Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling.	Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: (xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxxxx/Xxxxxxxx.xxxx?xxx0000&xxxxxxxxxxxxXX) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske.
Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system.	HMS-egenerklæring

3.2Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling

Krav	Dokumentasjonskrav
Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak	Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert.

3.3Leverandørens økonomiske og finansielle stilling

Krav	Dokumentasjonskrav
Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten	Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring.

Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere.

3.4Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner

Krav	Dokumentasjonskrav
Leverandøren skal ha erfaring fra tre tilsvarende oppdrag innen de tjenesteområdene det gis tilbud på i løpet av de tre siste årene. Med tilsvarende oppdrag menes oppdrag beslektet med de tjenester som etterspørres, jf. kravspesifikasjonen pkt 2 og 3.	Beskrivelse av leverandørens tre mest relevante oppdrag i løpet av de siste tre årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen.

1. TILDELINGSKRITERIER

Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene.

Avgjørelse om tildeling av rammeavtaler vil baseres på følgende tildelingskriterier med tilhørende vekting innenfor hvert tjenesteområde. Nærmere forklaring til selve evalueringen følger av punkt 4.1. Den nærmere vurdering av hvilke leverandører som blir valgt som leverandør på rammeavtalen følger av pkt 4.2. nedenfor.

Tjenesteområde 1: Mikrofilmdigitalisering:

Kriterium	Vekt	Dokumentasjonskrav
Kvalitet på mikrofilmdigitalisering	30–40 %	Innlevert test på digitaliserte eksempelbilder. Se også kravspesifikasjonen pkt 3.1 bokstav a).
Pris	40–50 %	Utfylt tilbudsskjema. Prisene angis eks. mva.
Tilbudt kapasitet	25 %	Utfylt tilbudsskjema. Se også kravspesifikasjonen pkt 2.1 og pkt 3.1. bokstav c) til og med e).

Tjenesteområde 2: OCR-behandling og konsulenttjenester:

Kriterium	Vekt	Dokumentasjonskrav
Kvalitet på OCR-behandling.	40–50 %	Innlevert test på OCR-behandling med tilhørende beskrivelser som nevnt i kravspesifikasjonen pkt.
Pris OCR-behandling konsulenttjenester	30–40 %	Utfylte priskolonner i tilbudsskjema. Prisene angis eks. mva.
Tilbudt kapasitet	10–20 %	Beskrivelse av tilbudt kapasitet i tilbudsskjema. Se kravspesifikasjonen pkt 2.2. og pkt 3.2. bokstav c) til og med e).

Tjenesteområde 3: Strukturanalyse og konsulenttjenester:

Kriterium	Vekt	Dokumentasjonskrav
Kvalitet på strukturanalyse	40–50 %	Innlevert test på strukturanalysert materiale med tilhørende løsningsbeskrivelse for manuell kvalitetskontroll, se kravspesifikasjon pkt 3.3. bokstav b) og c).
Pris strukturanalyse konsulenttjenester	30–40 %	Utfylte priskolonner i tilbudsskjema. Prisene angis eks. mva.
Tilbudt kapasitet	10–20 %	Beskrivelse av tilbudt kapasitet i tilbudsskjema. Se kravspesifikasjonen pkt 2.3. og pkt 3.3. bokstav c) til og med d).

Tjenesteområde 4: E-bokproduksjon:

Kriterium	Vekt	Dokumentasjonskrav
Kvalitet på e-bok	30–40 %	Innlevert test på e-bok. Se også kravspesifikasjon pkt 3.4
Pris	40–50 %	Utfylte priskolonner i tilbudsskjema. Prisene angis eks. mva.
Tilbudt kapasitet	10–20 %	Beskrivelse av tilbudt kapasitet i tilbudsskjema. Se kravspesifikasjonen pkt 2.4. og pkt 3.4.

1.1Nærmere om evalueringen av tjenesteområdene:

Tjenesteområde 1: Mikrofilmdigitalisering:

• Kvalitet på mikrofilmdigitalisering vurderes opp mot kravspesifikasjonen pkt 3.1 bokstav a) og b).

• Pris evalueres på bakgrunn av utfylt tilbudsskjema.

• Tilbudt kapasitet evalueres ut fra leverandørens tilbudte månedlige kapasitet.

Tjenesteområde 2: OCR-behandling og konsulenttjenester:

• Kvalitet vil her bli vurdert ut fra oppgitt ordkorrekthet på OCR-test uten manuell korrigering, jf. kravspesifikasjonen pkt 3.2. bokstav a). Videre vil leverandøren bli vurdert ut fra graden av oppgitt tegngjenkjenning for spesielle norske, svenske, danske og samiske tegn. Leverandøren vil også bli evaluert ut fra graden av ordbokstøtte, jf. pkt 3.2 bokstav b). Evalueringen i tjenesteområde 2 vil i stor grad basere seg på leverandørens egne beskrivelser.

• Pris evalueres på bakgrunn av utfylt tilbudsskjema. Pris på OCR-behandling teller vesentlig mer enn inngitt pris på konsulenttjenester

• Tilbudt kapasitet evalueres ut fra leverandørens tilbudte månedlige kapasitet på OCR-behandling. Tilbudt kapasitet for konsulenttjenester evalueres ikke.

Tjenesteområde 3: Strukturanalyse og konsulenttjenester:

• Kvalitet av strukturanalysen vil bli vurdert ut fra kravspesifikasjonen pkt 3.3. På bakgrunn av innlevert test vil det bli lagt vekt på hvor presis taggingen er innen påkrevde og ønskede elementer for tagging, jf. hhv pkt 3.3. bokstav a) og b). Den leverandør som ved strukturanalysetest kan tilby tagging av flere ønskede elementer vil komme bedre ut. I tillegg vil vi evaluere løsningsbeskrivelsen av manuell kvalitetskontroll, jf. kravspesifikasjonen pkt 3.3. bokstav c).

• Pris evalueres på bakgrunn av utfylt tilbudsskjema. Pris på strukturanalyse teller vesentlig mer enn inngitt pris på konsulenttjenester.

• Tilbudt kapasitet evalueres ut fra leverandørens tilbudte månedlige kapasitet på strukturanalyse. Tilbudt kapasitet for konsulenttjenester evalueres ikke.

Tjenesteområde 4: E-bokproduksjon:

• Kvalitet vil bli vurdert på bakgrunn av e-bok-test der graden av likhet med originalverket vil bli lagt vekt på, særlig med henblikk på struktur, tekst og illustrasjoner, jf. kravspesifikasjonen pkt 3.4.

• Pris evalueres på bakgrunn av utfylt tilbudsskjema.

• Tilbudt kapasitet evaluerer leverandørens tilbudte månedlige kapasitet på tjenesteområdet.

1.2Valg av leverandør til rammeavtale

Oppdragsgiver står fritt til å velge å inngå rammeavtale med én eller flere leverandører etter en vurdering av hva som fremstår som økonomisk mest fordelaktig, jf. punkt 4.

Følgende alternativer kan være aktuelle:

• Rammeavtale med én eller flere parallelle leverandører for tjenesteområde 1, 2 og 3, og én eller flere ulike leverandører for tjenesteområde 4.

• Rammeavtaler med flere totalleverandører

• Rammeavtale med en totalleverandør og én eller flere ulike leverandører om samtlige eller enkelte tjenesteområder

• Rammeavtaler med ulike leverandører – hvor ingen er totalleverandør – om de enkelte tjenesteområdene

Ved inngåelse av rammeavtaler med flere innen hvert tjenesteområde, vil det bli valgt minst 3 leverandører per tjenesteområde, forutsatt at det er et tilstrekkelig antall egnede leverandører og tilbud.

Alternativ 3) vil bli valgt dersom oppdragsgiver har kommet til at det er mest fordelaktig å tildele rammeavtale til en som kan levere innenfor alle tjenesteområder, men det er nødvendig å inngå avtaler med flere leverandører for å sikre levering, jf behov leveringskapasitet og kort leveringstid.

Ved valg mellom alternativ 4) eller de øvrige tre alternativer vil det bli vurdert om kombinasjoner av deltilbud vil være det mest fordelaktige, eller om det er mest fordelaktig å tildele hele kontrakten til én leverandør. Denne evaluering skjer i henhold til oppgitte tildelingskriterier. Oppdragsgiver forbeholder seg således retten til å dele opp tilbudene, og er ikke forpliktet til å evaluere og tildele per kategori, slik at den som isolert sett blir rangert som nr 1 under aktuelle kategori blir tildelt kontrakt for denne.

Ved valg av flere leverandører vil avrop på rammeavtalen skje i prioritert rekkefølge. Dette slik at man først forespør nr 1, og dernest nr 2, dersom nr 1 ikke kan levere.

Det vil bli vurdert om merkostnadene ved å administrere flere kontrakter vil være større enn besparelsen ved å tildele kontrakten etter vekting av tildelingskriterier per tjenesteområde. Denne vurderingen vil særlig knytte seg til besparelsen ved å inngå avtale med en eller flere leverandører i tjenesteområde 1, 2 og 3. En slik samlet besparelse vil bli veid mot eventuelle negative effekter med hensyn til øvrige kriterier.

2Innlevering av tilbud og tilbudsutforming

2.1Innlevering av tilbud

Tilbudet skal leveres/sendes til:

Navn: Nasjonalbiblioteket v/Xxxxx Xxxx Xxxxxxx

Budadresse: Finsetvn. 2, Mo i Rana, Norge

Postadresse: 0000 Xx x Xxxx, Norge

Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med:

"Tilbud, saksnr. 2011/153 v/ Xxxxx Xxxx Xxxxxxx.

Åpnes kun av adressat”

Tilbudet skal leveres i ett eksemplar uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på CD-ROM, DVD eller minnepenn.

2.2Tilbudets utforming

Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet skal være skrevet på enten norsk, dansk, svensk eller engelsk.

Tilbudet utformes med denne disposisjonen:

1. Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende:

   1. En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson.

2. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret.

3. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret.

4. HMS-egenerklæring.

5. Firmaattest.

6. Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetningen de siste årene.

7. Beskrivelse av leverandørens mest relevante leveranser de siste 3 årene.

8. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget.

9. Leverandørens løsningsspesifikasjon (Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon – Kontraktens bilag 2)

10. Utfylt prisskjema

11. Testresultater og testdata, jf. kapittel 4

3VEDLEGG

• Vedlegg 1: Kravspesifikasjon (kontraktens bilag 1)

• Vedlegg 2: Tilbudsskjema (kontraktens bilag 6)

• Vedlegg 3: Kontrakt: Rammeavtale med bilag (basert på statens standardavtaler (SSA-R), konsept for rammeavtaler for IKT)

• Vedlegg 4: Tilbudsbrev

13