Konkurransegrunnlag
Trondheim kommune
Konkurranse med forhandling (DEL III)
Lisenskjøp og SAM-tjenester - LOS2020
Saksnummer: 19/27307
Innholdsfortegnelse
1 Innledning 4
1.1 Generelt om oppdraget 4
1.2 Underleverandører 4
1.3 Omfang 4
1.3.1 Forbehold 5
1.4 Informasjon om Trondheim kommune 5
2 Informasjon om anskaffelsesprosessen 6
2.1 Anskaffelsesprosedyren 6
2.2 Avtaletype 6
2.3 Avtaleperiode 6
2.3 Framdriftsplan for konkurransen 6
3.1 Tilbudets disposisjon 7
3.2 Tilbudets form 7
3.3 Tilbudets innhold 7
4 Beskrivelse av Leverandørens svartabell 7
5 Tildelingskriterier 8
6 Formalia 9
6.1 Aksept av vilkår 9
6.2 Kontaktpunkt for konkurransen 9
6.3 Språk 9
6.4 Avlysning av konkurransen 9
6.5 Spørsmål og svar til Konkurransegrunnlaget 9
6.6 Rettelser, suppleringer eller endringer til Konkurransegrunnlaget 10
6.7 Forbehold 10
6.8 Avvisning av tilbudet 10
6.9 Meddelelse til deltakere i konkurransen 10
6.10 Forhandlinger, reduksjon av antall tilbud og valg av Leverandør 11
6.11 Offentlighet 11
6.12 Returnering av tilbudet 11
6.13 Eiendomsrett 11
6.14 Konfidensialitet 11
6.15 Alternative tilbud 12
6.16 Tilbud på deler av Leveransen 12
6.17 Innleveringsfrist av tilbud 12
6.18 Innlevering av tilbud - Mercell 12
6.19 Utarbeidelse av tilbud 12
6.20 Bekreftelse - Mercell 12
6.21 Kommunikasjon - Mercell 12
6.22 Endringer i konkurransegrunnlaget - Mercell 12
6.23 Åpning av tilbud 13
6.24 Retting av feil 13
6.25 Vedståelsesfrist 13
7 Konkurransegrunnlagets dokumenter/vedlegg 13
1 Innledning
Trondheim kommune (heretter kalt Kunden) gjennomfører konkurranse med forhandling med sikte på å inngå en en avtale på leveranse av lisensverktøy, samt en rammeavtale på kjøp av programvarelisenser og SAM-tjenester. SAM-tjenestene består i lisensrådgivning og registrering av Kundens kjøpte lisenser og lisensabonnement i Kundens lisensverktøy. Prosjektnavn er LOS2020 (Lisenskjøp og SAM-tjenester).
1.1 Generelt om oppdraget
Konkurransen innledes med en prekvalifisering av leverandører som har levert forespørsel om deltakelse i konkurranse.
De leverandører som blir kvalifiserte vil bli invitert til å gi tilbud gjennom besvarelse av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg.
Alle henvisninger til Leverandøren forstås som henvisning til aktuelle tilbydere. Alle henvisninger til leveransen skal forstås som den løsning og tjenester Kunden etterspør iht. Konkurransegrunnlaget.
Konkurransegrunnlaget med vedlegg gir Leverandørene nødvendig informasjon og rettledning i tilbudsfasen, se også kapittel 7 Konkurransegrunnlagets dokumenter/vedlegg.
1.2 Underleverandører
Leverandøren kan benytte underleverandører for å oppfylle alle behov og krav som omfattes av forespørselen.
Ved bruk av underleverandører vil Xxxxxx kun forholde seg til Leverandøren, som vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelser som for sine egne.
1.3 Omfang
Kunden bruker i dag produkter fra Microsoft, Adobe, Citrix, Oracle og Autodesk med flere. Dagens avtale benyttes også til kjøp av abonnement/lisenser på produkter som Axura, Infogram og Vyond. Opplistingen er ikke uttømmende. Avtalen vil omfatter hele tilbyders sortiment innenfor aktuelle produsenter. Det en målsetning om at hele Kundens løpende behov for lisenser og lisensabonnement skal være dekket av denne avtalen. Samtidig vil Xxxxxxx behov for Google lisenser, ikke være en del av denne avtalen. Det samme gjelder lisenser som er nødvendig i leveranser knyttet til fagspesifikke programmer.
Kunden benytter i dag lisensverktøyet Snow levert av Snow Software. Dette er levert som en skytjeneste av dagens leverandør. Kunden stiller krav om et tilsvarende verktøy. Ved valg av ny Leverandør vil etableringsprosjektet omfatte konvertering av alle lisens data fra dagens Snow plattform til nytt lisensverktøy.
Avtalen omfatter ansvar for å registrere alle lisenser som Kunden kjøper gjennom avtalen. Leverandør skal også kunne bistå ved revisjon.
Tilbyder må overta som LSP for Microsoftavtalene. Dette skjer ved kontraktsinngåelse av denne rammeavtalen.
Det forventede uttaket på denne avtalen vil utgjøre ca. NOK 6,7 millioner pr år. Kontraktsverdien er ikke forpliktende for Kunden, men må betraktes som et veiledende estimat. Total verdi anslås til ca. NOK 26,8 millioner for hele kontrakten inkludert alle opsjoner.
Anskaffelsen omfatter følgende punkter:
● Kjøp av lisenser og lisensabonnement, samt tilgang til programvare
● Rådgivning vedrørende valg av programvare og lisenser
● Bistand ved revisjon
● Software Asset Management verktøy
● Tjeneste for registrering av alle lisensavtaler og kjøpte lisenser og lisensabonnement i Kundens lisensverktøy
Følgende kommunale foretak er juridisk underlagt Trondheim kommune og kan tilslutte seg avtalen:
● Trondheim Parkering KF
● Stavne Trondheim KF
Trondheim kommune inngår også avtaler med private aktører for tjenesteleveranser knyttet til helse, velferd og utdanning. I disse avtalene stilles det krav om bruk av kommunens IT-systemer. Disse private aktørene vil derfor være omfattet av denne avtalen. For tiden gjelder dette:
● Bakklandet Menighets Omsorgssenter
● Kong Xxxx Xxxxx Arbeidsstiftelse
● Kystad Helse- og velferdssenter
● Lianvatnet skole BUP
● Skolen St. Olavs hospital
● Trondhjems hospital
● Trondheim kommunale pensjonskasse
● Vistamar SL
● Vår Frue menighets aldersboliger
I avtaleperioden vil kommunen inngå nye avtaler med private aktører for tjenesteleveranser knyttet til helse, velferd og utdanning. Det stilles krav om at disse leverandørene benytter kommunens fagsystemer i sin tjenesteproduksjon. Alle slike private aktører som kommunen til enhver tid har avtale med, vil eller kan være omfattet av denne avtale. Ovennevnte liste vil derfor kunne endre seg.
1.3.1 Forbehold
Det tas forbehold om eventuelle budsjettmessige begrensninger eller politiske føringer i avtaleperioden.
1.4 Informasjon om Trondheim kommune
For nærmere opplysninger om Trondheim kommune, se xxx.xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx.
2 Informasjon om anskaffelsesprosessen
2.1 Anskaffelsesprosedyren
Anskaffelsen foretas som konkurranse med forhandling etter reglene i forskrift om offentlige anskaffelser (FOA Del III).
2.2 Avtaletype
Avtaleforholdet vil bli regulert i forhold til Statens standardavtaler – Rammeavtalen (SSA-R), Kjøpsavtalen (SSA-K) og Avtale om løpende tjenestekjøp over internett (SSA-L). Avtalestandarden er utarbeidet av Direktorat for forvaltning og IKT (DIFI). Informasjon om avtalestandardene er å finne på nettsiden xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.
Det skal inngås rammeavtale med kun én Leverandør.
2.3 Avtaleperiode
Avtalen skal inngås med en varighet på 2 år, med muligheter for 1 + 1 opsjonsår.
2.3 Framdriftsplan for konkurransen
Det er lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen frem til avtaleinngåelse. Datoene i tidsplanen nedenfor er foreløpige og kan bli endret av Kunden.
Tidsplan | Dato |
Konkurransegrunnlag og tilbud | |
Konkurransegrunnlag og Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon offentliggjort på Doffin | Uke 39 |
Kundens maler for svartabeller sendes til kvalifiserte leverandører | 11.11.2019 |
Tidsperiode for spørsmål til konkurransegrunnlaget | 27.11.2019 |
Innleveringsfrist for tilbud | 09.12.2019 |
Utvelgelse og forhandlinger | |
Beslutte eventuell reduksjon i antall tilbud det skal forhandles om | 20.12.2019 |
Forhandling starter | 06.01.2020 |
Forhandlinger avsluttet | 17.01.2020 |
Tildeling av avtale basert på endelig tilbud | 27.01.2020 |
Kontrakt inngått | 07.02.2020 |
Ikrafttredelse | 17.02.2020 |
Det tas forbehold om eventuelt endring i fremdriftsplanen.
3 Krav til tilbudets disposisjon, form og innhold
3.1 Tilbudets disposisjon
Tilbudet skal settes opp og dokumenteres i henhold til konkurransegrunnlagets «Konk Vedlegg 01 Tilbudets disposisjon».
3.2 Tilbudets form
Tilbudet skal leveres i Mercell i Adobe PDF- og MS Office format.
Dersom det er noen opplysninger i tilbudet som Leverandøren anser som taushetsbelagte, skal Leverandøren levere et ekstra tilbudssett i Adobe PDF-format som er sladdet.
Leverandør skal fylle ut konkurransegrunnlagets «Konk Vedlegg 02 Tilbudsbrev», det skal være datert og underskrevet av representant som juridisk kan binde Leverandøren. Alle svar skal gis under de respektive hovedområder angitt i konkurransegrunnlagets «Konk Vedlegg 01 Tilbudets disposisjon», og ikke i form av kryssreferanser. Brosjyrer og annet reklamemateriell skal ikke inngå i noen deler av Leverandørens besvarelse.
3.3 Tilbudets innhold
Tilbudet skal i stor grad leveres i form av utfylte bilag til SSA-R, SSA-K og SSA-L i henhold til Kundens maler.
Tilbudet skal inneholde en egenerklæring om at alle Må-krav (M-krav) som stilles i konkurransegrunnlaget er oppfylt, se «Konk Vedlegg 04 Egenerklæring M-krav».
4 Beskrivelse av Leverandørens svartabell
Leverandøren skal besvare «Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon» i Kundens maler for avtalens øvrige bilag. Xxxxxx blir sendt de kvalifiserte leverandører samtidig med brev om utfall av prekvalifiseringen og fortsatt deltakelse i konkurransen.
Beskrivelse av svartabeller og svaralternativer er angitt i konkurransegrunnlagets «Konk Vedlegg 06 Krav til besvarelse av Kundens kravspesifikasjoner». Leverandøren skal følge de anvisninger som er gitt i dokumentet.
5 Tildelingskriterier
Kunden vil tildele avtalen til den leverandøren som, etter en samlet vurdering over en evalueringsperiode på to år, har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbudet ut fra tabellen nedenfor.
Kompetanse, kvalitet, gjennomføringsevne og forvaltning:
Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor tildelingskriterium for Kvalitet, Gjennomføringsevne og Pris bli gitt en poengscore på 0-10. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10 poeng. De øvrige tilbudene vil få en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene.
Hvert enkelt B-krav vil også bli vektet og gitt en poengscore på 0-10.
De krav som Xxxxxx har bedt om beskrivelse på vil bli vurdert ut fra et innkjøpsfaglig skjønn. Har Leverandøren forbehold, vil Kunden vurdere dette sammen med Leverandørens beskrivelse på oppfyllelse av krav.
Har Leverandøren svart Nei på oppfyllelse av B-krav, vil score settes automatisk til 0 poeng.
For at den angitte vektingen av tildelingskriteriet skal bli korrekt må det beste tilbudet innen det aktuelle tildelingskriterium få 10 poeng, derfor må den enkelte tilbyders poengsum for hvert kriterium skaleres opp med faktoren 10 / beste poengsum innen kriteriet. Dette refereres ofte til som at poengene ”normaliseres”. Ny normalisert poengsum blir da:
Y = (oppnådd poengsum for kriteriet) x (10/ beste poengsum innen kriteriet).
Priser:
For evaluering av tildelingskriterium pris vil alle priser bli gitt en poengscore. Det blir her brukt en lineær metode ut fra følgende formel:
Poengscore = 10 – 10 x (Pe – Pb)/Pb, der Pe er prisen i tilbudet som evalueres og Pb er tilbudet med lavest pris.
Dette betyr at tilbud som har dobbel så høy pris eller høyere enn tilbudet med lavest pris vil få 0 poeng. Dette gjelder også for tilbudte timepriser.
Tildelingskriterium | Vekt % | Grunnlag for evaluering – dokumentasjon: |
Kvalitet I hvilken grad Leverandørens tilbud kvalitativt tilfredsstiller Kundens krav. Det vil spesielt bli lagt vekt på: ● Bredde i produkter og produsenter som tilbys ● Kvalitet på utførelse av forvaltningsoppgaver ● Forståelse knyttet samarbeid med Kundens driftsleverandører ● Funksjonalitet i tilbudte lisensverktøy og særlig at verktøyet har høy grad av lisenslogikk og gode muligheter for bruksrapportering. | 40 | SSA-K Bilag 2 SSA-L Bilag 2 SSA-L Bilag 4 |
Gjennomføringsevne I hvilken grad Leverandørens tilbud imøtekommer Kundens krav til gjennomføringsevne både for etablering av løsning og i tjenesteleveransen. Det vil bli lagt spesielt vekt på: ● Leverandørens kompetanse og erfaring på tilbudte nøkkelpersoner, og hvilken kapasitet Leverandøren har for gjennomføring av tjenesten ● Gjennomføring av etableringsprosjektet | 20 | SSA-K Bilag 2 SSA-L Bilag 3 |
Pris I hvilken grad Leverandørens tilbud imøtekommer Kundens krav knyttet til prisbestemmelser og Leverandørens samlede pristilbud. | 40 | SSA-K Bilag 7 SSA-K Bilag 7 Priskalkyle |
Leverandørenes tilbud vil bli evaluert over periode på 2 år.
Endelig evalueringsresultat:
Poengsum for hvert enkelt tildelingskriterium, kvalitet, gjennomføringsevne og pris, multipliseres til slutt med de angitte vektene og summeres.
Den Leverandør som etter evaluering av leverandørenes siste tilbud får totalt høyest poengsum vil bli tildelt avtalen.
6 Formalia
6.1 Aksept av vilkår
Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget på en forsvarlig måte og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke tilbudet. Ingen innrømmelser vil bli gjort av Xxxxxx for feil eller unnlatelser fra Leverandørens side.
6.2 Kontaktpunkt for konkurransen
Alle henvendelser vedrørende denne konkurransen skal rettes skriftlig via kommunikasjonsmodul i Mercell.
6.3 Språk
Alle dokumenter/kommunikasjon/svar som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Forhandlinger vil også være/foregå på norsk. Det aksepteres at generelle produktbeskrivelser kan være på engelsk.
6.4 Avlysning av konkurransen
Xxxxxx Xxxxxx har saklig grunn til det, kan konkurransen avlyses uten at det medfører erstatningsansvar overfor Leverandørene. Kunden forbeholder seg videre rett til å avlyse konkurransen for deler av denne, med derpå følgende rett til å utlyse de avlyste deler på nytt.
6.5 Spørsmål og svar til Konkurransegrunnlaget
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx. Dette for at all kommunikasjon skal loggføres. Når du er inne på konkurransen skal du velge fanebladet Kommunikasjon. Klikk deretter på ikonet "Ny melding" i menylinjen. Skriv inn informasjon til Xxxxxx
og trykk deretter på ikonet "Send" . Kunden mottar så meldingen din. Hvis spørsmålet angår alle tilbydere vil Xxxxxx besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon.
Tilleggsinformasjon er tilgjengelig under fanebladet Kommunikasjon og deretter under fanebladet Tilleggsinformasjon. Du vil også få en e-post med en link til tilleggsinformasjonen.
6.6 Rettelser, suppleringer eller endringer til Konkurransegrunnlaget
Kunden kan endre og/eller gi tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget og vil i begge tilfeller gi leverandørene informasjon i rimelig tid før tilbudsfristens utløp.
Dersom endringer eller tilleggsopplysninger kommer så sent at det er vanskelig for Leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal Kunden fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen.
Leverandørene vil bli varslet dersom tilbudsfristen utsettes.
6.7 Forbehold
Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist.
Alle forbehold og forutsetninger skal være presise og entydige, slik at Kunden kan vurdere å prise disse uten kontakt med Leverandøren. Leverandøren skal i konkurransegrunnlagets vedlegg «Konk Vedlegg 05 - Forbehold» i tilbudet opplyse om alle forbehold og forutsetninger som tas i forbindelse med dette konkurransegrunnlaget, dets bilag og i Leverandørens tilbud.
Har Leverandøren forbehold og forutsetninger andre steder i sitt tilbud enn i konkurransegrunnlagets vedlegg «Konk Vedlegg 05 - Forbehold», blir slike forbehold/forutsetninger i en eventuell avtale ikke regnet som forbehold/forutsetninger.
6.8 Avvisning av tilbudet
Tilbudet vil bli avvist dersom;
● Det er tatt vesentlige forbehold mot avtalevilkårene
● Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud
● Anvisninger gitt i beskrivelse av svartabell og svaralternativer angitt i konkurransegrunnlagets
«Konk Vedlegg 06 Krav til besvarelse av Kundens kravspesifikasjoner» ikke blir fulgt
● Tilbudet ikke settes opp og dokumenteres i henhold til konkurransegrunnlag «Konk Vedlegg 01 Tilbudets disposisjon»
● Det ikke er levert innen angitte frister
Tilbudet kan/vil bli avvist dersom bestemmelsene i forskrift om offentlige anskaffelser åpner for/pålegger det, jf. Forskrift §§ 20-13 og 20-14, ikke er fulgt.
6.9 Meddelelse til deltakere i konkurransen
Dersom tilbud blir forkastet eller avvist, skal Leverandøren meddeles dette. Når Xxxxxx har besluttet hvilken Leverandør som skal tildeles avtalen, vil samtlige kvalifiserte leverandører bli meddelt beslutningen i rimelig tid før avtaleinngåelse. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi klagefrist for leverandørene.
6.10 Forhandlinger, reduksjon av antall tilbud og valg av Leverandør
Kunden vil gjennomføre forhandlinger i faser og redusere antall tilbud som det skal forhandles om. En første reduksjon til inntil 1 leverandør vil kunne skje allerede i forkant av forhandlingene (se Foa § 20-11 (1)). Dette vil bli gjort med bakgrunn i tildelingskriteriene.
Kunden vil ha rett til å gjennomføre forhandlinger vedrørende alle sider av tilbudene.
Under avklaringene og forhandlingene skal både Kunden og Leverandøren medvirke til at grunnlaget for avtale blir entydig klarlagt både med hensyn til innhold, form og Kundens intensjon.
Når forhandlingene er ferdigstilte vil Xxxxxx gjøre en ny evaluering av oppdaterte tilbud med bakgrunn i tildelingskriteriene. Den Leverandør som får høyest total poengsum på evaluering av oppdatert tilbud vil bli tildelt avtalen.
Kunden har ansvaret for å stille med lokaler for å avholde forhandlingene, inneha sekretærfunksjonen og ha ansvaret for føring av møtereferater.
Leverandører Xxxxxx går i forhandlinger med, må stille med personell som har rett til å forhandle og har faglig kompetanse på vegne av Leverandøren.
6.11 Offentlighet
I henhold til offentlighetsloven vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Etter dette tidspunkt er disse dokumentene som utgangspunkt offentlig tilgjengelige.
Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er personlige forhold (men vanligvis ikke fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bopel), og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke totale priser).
Dersom det er noen opplysninger som Leverandøren anser som taushetsbelagte, basert på en forsvarlig og seriøs juridisk vurdering, skal Leverandøren levere et ekstra tilbudssett (elektronisk) som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger (jf. Kapittel 5.2).
Ved begjæring om innsyn, skal Xxxxxx likevel uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at han plikter å unnta dem fra offentlighet.
6.12 Returnering av tilbudet
Ingen tilbud, eller deler av tilbud, vil returneres til Leverandør.
6.13 Eiendomsrett
Konkurransegrunnlaget er Kundens eiendom og skal makuleres eller returneres Kunden innen 5 kalenderdager etter at Leverandøren har fått melding om at tilbudet ikke er akseptert eller når Kunden skriftlig ber om dette.
6.14 Konfidensialitet
Både Xxxxx og Leverandør skal behandle opplysninger som fremkommer i forhandlingene konfidensielt.
6.15 Alternative tilbud
Det er ikke adgang til å levere alternative tilbud.
6.16 Tilbud på deler av Leveransen
Det er ikke adgang til å levere tilbud på deler av leveransen.
6.17 Innleveringsfrist av tilbud
Tilbudet skal være Kunden i hende senest 09.12.2019 kl. 12.00. Tilbudet som er innlevert etter fristens utløp vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet er levert rettidig.
6.18 Innlevering av tilbud - Mercell
Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp.)
Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp, for eksempel minimum 2 time før fristens utløp. Skulle det komme tilleggsinformasjon fra Kunden eller det er andre forhold som fører til at du ønsker å endre besvarelsen før fristen utgår, kan du gå inn å åpne din besvarelse, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt til fristen utgår.
Tilbud krever elektronisk signatur ved levering.
Det vil under innlevering av tilbudet bli bedt om en elektronisk signatur for å bekrefte at det er aktuell leverandør som har sendt inn tilbud. Elektronisk signatur kan dere skaffe på xxx.xxxxxxxxx.xxx, xxx.xxxxxxx.xx eller xxx.xxxxxx.xx.
Vi gjør oppmerksom på at det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur slik at denne prosessen settes i gang så snart som mulig.
6.19 Utarbeidelse av tilbud
Tilbud skal utarbeides i henhold til retningslinjene gitt i dette dokument med vedlegg
6.20 Bekreftelse - Mercell
Dette skal gjøres elektronisk i Mercell ved at man trykker på fanebladet "Gi tilbud", og deretter på knappen "Jeg ønsker å tilby" evt. "Jeg ønsker ikke å tilby". Dette er kun en indikator på hvorvidt innkjøper kan forvente tilbud eller ikke. Du binder deg ikke som leverandør ved å bekrefte at du ønsker å tilby. Det er ønskelig at leverandøren bekrefter at de ønsker å tilby så tidlig som mulig.
6.21 Kommunikasjon - Mercell
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx. Dette for at all kommunikasjon skal loggføres. Når du er inne på konkurransen skal du velge fanebladet Kommunikasjon.
Klikk deretter på ikonet "Ny melding" i menylinjen. Skriv inn informasjon til Xxxxxx og trykk deretter på ikonet "Send" . Kunden mottar så meldingen din. Hvis spørsmålet angår alle tilbydere vil Xxxxxx besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon. Tilleggsinformasjon er tilgjengelig under fanebladet Kommunikasjon og deretter under fanebladet “Tilleggsinformasjon”. Du vil også få en e-post med en link til tilleggsinformasjonen.
6.22 Endringer i konkurransegrunnlaget - Mercell
Kunden kan foreta endringer som ikke er vesentlige i konkurransegrunnlaget. Endringer meddeles alle gjennom Mercell.
Kunden kan gi en forlengelse av fristen dersom endringer kommer så sent at det blir vanskelig for leverandørene å ta hensyn til dette i sin forespørsel.
6.23 Åpning av tilbud
Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudet.
6.24 Retting av feil
Dersom Kunden blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilene skal rettes. Xxxxxx skal informere Leverandøren om retting av feil.
6.25 Vedståelsesfrist
Leverandøren er forpliktet til å opprettholde sitt tilbud i 6 måneder regnet fra tilbudsfristen.
7 Konkurransegrunnlagets dokumenter/vedlegg
● Konkurransegrunnlag LOS2020 (dette dokumentet)
● SSA-K Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon
● SSA-L Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon
Følgende dokumenter vil bli sendt sammen med melding til kvalifiserte leverandører om videre deltakelse:
● SSA-R
○ SSA-R Generelle avtaletekst (siste versjon)
○ SSA-X Xxxxx 1 Overordnet beskrivelse av de ytelser rammeavtalen gjelder
○ SSA-R Bilag 2 Prosedyrer for tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen
○ SSA-R Bilag 3 Avtalevilkår for kontrakter som kan tildeles innenfor rammeavtalen med utfylte bilag
○ SSA-X Xxxxx 4 Administrative bestemmelser
○ SSA-R Bilag 5 Pris og prisbestemmelser
● SSA-K
○ SSA-K Generelle avtaletekst (siste versjon)
○ SSA-K Bilag 2 Leverandørens beskrivelse av leveransen
○ SSA-K Bilag 3 Kundens tekniske plattform
○ SSA-K Bilag 4 Leveringstidspunkt og andre frister
○ SSA-K Bilag 6 Administrative bestemmelser
○ SSA-K Bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser
○ SSA-K Bilag 7 Priskalkyle
● SSA-L
○ SSA-L Generelle avtaletekst (siste versjon)
○ Bilag 2 Leverandørens beskrivelse av tjenesten
○ Bilag 3 Plan for etableringsfasen
○ Bilag 4 Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner
○ Bilag 5 Administrative bestemmelser
○ Bilag 9 Vilkår for Kundens tilgang og bruk av tredjepartsleveranser
● Vedlegg:
○ Konk Vedlegg 01 Tilbudets disposisjon
○ Konk Vedlegg 02 Tilbudsbrev
○ Konk Vedlegg 03 Taushetsbelagte opplysninger
○ Konk Vedlegg 04 Egenerklæring Må-krav
○ Konk Vedlegg 05 Forbehold
○ Konk Vedlegg 06 Krav til besvarelse av Kundens kravspesifikasjoner
○ Vedlegg Trondheim kommunes teknisk organisering av IKT plattform - Versjon 2.0
○ Mal - Databehandleravtale - TK