OS-19-07 Rammeavtale telefonitjenester

OS-19-07 Rammeavtale telefonitjenester

Konkurransegrunnlag

Os

Innhold

1. OPPDRAGSGIVER 3

2. ANSKAFFELSEN 3

2.1. FORMÅL 3

2.2. OMFANG 3

2.3. LEVERANSER 3

2.4. KONTRAKTSTYPE 3

2.5. Kontraktens varighet 3

2.6. Vedståelsesfrist 3

2.7. Forbehold og presiseringer 4

3. TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING 4

3.1. Innleveringssted og –form 4

3.2. Tilbudets struktur 4

3.3. FORBEHOLD 4

3.4. Lagring av opplysninger om tilbyders kontaktpersoner 4

3.5. OFFENTLIGHET 5

3.6. Krav til tilbudets utforming 5

3.6.1. TILBUDET 5

3.6.2. PRISSKJEMA 5

3.6.3. Komplett besvarelse av tildelingskriteriene 5

3.6.4. Avvik fra konkurransegrunnlaget 5

4. PROSEDYRE 6

4.1. Anskaffelsesprosedyre 6

4.2. Tildelingskriterier 6

4.2.1. PRISER (60 %) 6

4.2.2. Funksjonalitet, tjenester og brukervennlighet (30 %) 6

4.2.3. GARANTI OG OPPETIDER (10 %) 7

5. ADMINISTRATIV INFORMASJON 7

5.1. Behandlingsprosedyre 7

5.2. Evalueringsprosedyre 7

5.3. Konfidensialitet 7

5.4. Endring av forespørsel 7

5.5. Underleverandører 7

5.6. SPRÅK 7

5.7. EIENDOMSRETT 7

5.8. Rettelser, supplering og endringer av konkurransedokumentene 7

6. SAMFUNNSANSVAR 8

6.1. Arbeidsvilkår for ansatte 8

6.2. XXXXXXXXXXXXX 0

1. Oppdragsgiver

Oppdragsgiver for anbudskonkurransen er Os kommune.

Konkurransen gjennomføres av Abakus AS xxx.xx. 983 335 543 på vegne av oppdragsgiver.

Abakus as er et selskap 100 % eid av Engerdal, Trysil, Stor-Elvdal, Åmot, Alvdal, Folldal, Os, Rendalen, Tolga, Tynset, Røros, Frøya, Meldal og Elverum kommuner.

2. Anskaffelsen

2.1. FORMÅL

Oppdragsgiver nevnt i punkt 1 har til hensikt å inngå rammeavtale om kjøp av telefonitjenester.

Formålet med anskaffelsen er å dekke oppdragsgivers løpende behov for telefonitjenester med tilhørende tjenester/funksjonalitet som angitt i kravspesifikasjon og prisskjema.

Leverandøren skal bruke sin fagkunnskap og kompetanse for å bidra til at kontraktens formål blir ivaretatt.

2.2. OMFANG

Anskaffelsen gjelder kjøp av tjenester knyttet til telefoni som beskrevet i vedlagt kravspesifikasjon og prisskjema, samt beslektede løsninger.

Uttaket for kommunen i 2018 utgjorde ca. 350 000,- NOK. For øvrig vises det til vedlagt kravspesifikasjon.

2.3. Leveranser

Leveransene skal skje direkte til oppdragsgivers tjenestesteder, innenfor vanlig kontortid.

Komplett levering inkluderer all nødvendig dokumentasjon. Dokumentasjon inkluderer alt skriftlig materiale levert i avtaleperioden. Det skal leveres i et leselig elektronisk format.

Levert materiale er oppdragsgivers eiendom og kan fritt benyttes av oppdragsgiver, til dette og andre relevante formål.

Leverandøren skal gjennomføre et oppstartmøte senest 2 uker etter avtaleinngåelse hos oppdragsgiver, hvor alle oppdragsgivere skal være representert.

2.4. Kontraktstype

Det skal inngås avtale med én leverandør. Avtalen baseres på SSA-R 2015. Avrop foretas gjennom SSA-D 2018.

2.5. Kontraktens varighet

Kontraktens varighet er 2 år med kundestyrt opsjon på 1+1 års prolongering.

2.6. Vedståelsesfrist

Tilbyder er forpliktet til å vedstå sitt tilbud til dato oppgitt i Mercell.

2.7. Forbehold og presiseringer

Det tas forbehold om det oppgitte omfanget, og at endringer i budsjetter, politiske/administrative vedtak og rutiner kan påvirke det endelige omfanget. Dersom det foreligger saklig grunn, kan oppdragsgiver avlyse konkurransen i henhold til Xxx om offentlige anskaffelser.

3. Tilbudets utforming og levering

3.1. Innleveringssted og –form

Tilbudet skal leveres elektronisk gjennom Mercell MSS og signeres med digital signatur.

Om det er behov for bistand ved tilgang og nedlasting av dokumenter eller spørsmål knyttet til innlevering av tilbud og digital signatur, vennligst kontakt Mercell support telefon: 00 00 00 00 eller e- post: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx

All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal skje gjennom kommunikasjonsmodulen i Mercell. Tilbudsfristen er i henhold til dato oppgitt i Mercell.

3.2. Tilbudets struktur

Det er tilbyders ansvar å påse at filene er nummerert og navngitt korrekt og i henhold til strukturen som følger av skjemaene og metoden i Mercell.

Tilbudet skal inneholde følgende:

 svar på kvalifikasjonskravene

 tilbudsbrev der eventuelle forbehold skal angis

 utfylt prisskjema

 svar på tildelingskriteriene

 svar på kravspesifikasjon

3.3. Forbehold

Forbehold som ikke er prissatt av tilbyder, eller som kan prissettes av oppdragsgiver, vil kunne medføre avvisning i henhold til Xxx om offentlige anskaffelser.

Tilbudet skal utarbeides i henhold til de spesifikasjoner og avgrensninger som er gjort i konkurransedokumentene. Det vil si dette konkurransegrunnlaget med alle vedleggene, DOFFIN- kunngjøring og eventuell tilleggsinformasjon som blir sendt ut gjennom Mercell i konkurranseperioden.

3.4. Lagring av opplysninger om tilbyders kontaktpersoner

 Innleverte tilbud blir i sin helhet lagret i Mercell, hvor dataene håndteres i henhold til ISO27001

 Abakus sitt kunde/leverandør register ligger i en lukket CRM-database som administreres av SuperOffice.

 Her lagres kun jobbrelaterte epostadresse og/eller telefonnummer som er nødvendig for de aktiviteter vi er pålagt i forbindelse med anskaffelser.

 Ingen øvrige personopplysninger lagres.

 Lagret informasjon benyttes kun til formål som omfattes av denne anskaffelsen, og ikke til salg eller markedsføring.

 Lagrede firma- og/eller personopplysninger deles aldri med andre.

 Kontaktpersoner kan ha anledning til å få innsyn i hvilke opplysninger som ligger registrert på vedkommende.

 Opplysninger om kontaktpersoner lagres så lenge det er behov for å utføre de arbeidsoppgaver som er knyttet til relasjonen.

I henhold til arkivloven er Xxxxxx forpliktet til å oppbevare alle tilbud m/vedlegg for en konkurranse i minimum 4 år, mens tilbudsdokumentene for valgtleverandør /avtalepart må oppbevares i 10 år.

Etter henholdsvis 4 og 10 år slettes nevnte dokumenter fra våre arkiver.

3.5. Offentlighet

Oppdragsgiver er omfattet av Offentleglova og Forvaltningsloven. Dette innebærer at dokumenter knyttet til offentlige anskaffelser kan bli gjenstand for innsynsbegjæring.

Det er i offentleglova en utsatt innsynsrett i tilbud og protokoll til etter at leverandørvalg er gjennomført. I tilbudene er det gjort unntak fra innsynsretten når det gjelder opplysninger som kan karakteriseres som forretningshemmeligheter. Det er avgjørende at det har en «konkurransemessig betydning å hemmeligholde» dokumentene, i den betydning at det kan medføre økonomisk tap for bedriften.

Det skal ikke leveres et eget sladdet tilbud, men tilbyder skal vedlegge en egenerklæring som inneholder opplysninger om hvilke deler av tilbudet som skal unntas offentlighet. Tilbyder skal begrunne hvorfor det er forretningshemmeligheter og av «konkurransemessig betydning å hemmeligholde».

Oppdragsgiver tar den endelige avgjørelsen om hvilken informasjon som kan gjøres offentlig.

3.6. Krav til tilbudets utforming

3.6.1. TILBUDET

Tilbudet skal være i overensstemmelse med konkurransedokumentene. Det er tilbyders ansvar å gjøre seg kjent med alle dokumentene i konkurransen, og levere et korrekt og komplett tilbud.

Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Det er ikke adgang til å gi deltilbud.

3.6.2. Prisskjema

Tilbudspriser skal oppgis i vedlagte prisskjema. Alle felt skal være utfylt. Det er ikke anledning til å endre skjemaet med nye varelinjer eller kolonner. Det er tilbyders ansvar at prisskjema er fullstendig og korrekt utfylt.

Prisskjemaets tilbudssum utgjør en handlekurv som estimerer oppdragsgivers årlige anskaffelser, og gir grunnlag for vurdering av tildelingskriteriet” pris”. Pris på varer som ikke er oppgitt i prisskjemaet skal ha samme kalkulasjon som prisene i prismatrisen. Dette gjelder også nye varer som erstatter varer i prisskjemaet.

Dersom det foreligger motstrid mellom opplysningene i prisskjemaet og i tilbudsbrevet har opplysningene i tilbudsbrevet forrang.

3.6.3. Komplett besvarelse av tildelingskriteriene

Tilbudet skal inneholde en komplett beskrivelse av hvordan tilbyder oppfyller tildelingskriteriene i punkt 4.2.

Manglende beskrivelser kan medføre at tilbudet må avvises i henhold til Xxx om offentlige anskaffelser.

3.6.4. AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET

Eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget skal være i tråd med kravene i Lov om offentlige anskaffelser. Alle avvik skal beskrives og prissettes slik at oppdragsgiver kan vurdere og kvantifisere implikasjonene av disse.

4. Prosedyre

4.1. Anskaffelsesprosedyre

Konkurransen gjennomføres som åpen tilbudskonkurranse

Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016(LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR 2016-08-12-974. del I og del II. Kontraktstildeling gjennomføres i henhold til prosedyren åpen tilbudskonkurranse, jamfør FOA § 8-3.

Oppdragsgiver planlegger å tildele kontrakt uten å ha dialog med leverandørene utover å foreta eventuelle avklaringer/korrigeringer.

Dialog gjennom forhandlinger kan likevel bli gjennomført dersom oppdragsgiver, etter at tilbudene er mottatt, vurdere det som hensiktsmessig. Utvelgelsen vil i så fall bli gjort etter en vurdering av tildelingskriteriene. Det presiseres at ingen leverandører kan forvente dialog om sitt tilbud og derfor må levere sitt beste tilbud.

4.2. Tildelingskriterier

Valg av leverandører bestemmes ut ifra det beste forholdet mellom pris og kvalitet, vurdert ut fra følgende kriterier med vekting i parentes.

4.2.1. PRISER (60 %)

Prisene skal oppgis i henhold til beskrivelsene i punkt 3.6.2 eksklusive merverdiavgift og inneholde alle relevante kostnader og avgifter for å utføre tjenesten/vareleveransen/oppdraget.

Alle kostnader som ikke er oppgitt eller spesifisert, anses som inkludert.

Betingelser for å kunne foreta eventuelle prisendringer i avtaleperioden, samt hvilke prisendringsklausuler som kan komme til anvendelse, er i henhold til bestemmelsene i SSA-R og SSA-D.

4.2.2. Funksjonalitet, tjenester og brukervennlighet (30 %)

Kriteriet evalueres etter besvarte bør-krav i kravspesifikasjon samt besvarelse av punktene under.

Det vil legges vekt på tilbyders totale tjenestetilbud, hvilke løsninger som er tilgjengelig og samlet funksjonalitet tjenesteleverandøren kan tilby. Funksjonalitet vurderes ut fra en samlet vurdering av besvarte bør-krav kravspesifikasjon. Funksjonalitet/tjenester ut over det som er beskrevet i kravspesifikasjon anses å gi større muligheter og fleksibilitet for å dekke oppdragsgivers nåværende og fremtidige behov.

Brukervennlighet og administrasjonsmuligheter

Løsningens administrasjonsverktøy bør være lettfattelig og intuitivt i bruk. Administrasjonsverktøyets samlede funksjonalitet, brukervennlighet og muligheter tillegges vekt, samt hvordan oppdragsgiver kan benytte administrasjonsverktøyet for å vedlikeholde organisasjonsstruktur, fakturaadresser, brukerrettigheter på abonnement, tilleggstjenester etc.

Statistikk og forbrukskontroll

Hvilke rapporter systemet støtter (f.eks. 0-trafikk rapport, endringer i forbruksmønster), rapporter/varsling for å optimalisere kostnader.

E-faktura, faktureringsløsning, forbrukskontroll

Oppdragsgiver benytter pr. d.d. Visma økonomisystem. Xxxxxxxx bes beskrive e-fakturaløsningen og hvordan denne kan integreres mot Visma for å forenkle fakturahåndtering.

Oppfølging, service og support

Oppdragsgiver ønsker en nær kontakt med leverandøren innen de forespurte tjenestene med hensyn til kompetanseoverføring, informasjon og kontaktmøter. Tilbyder skal beskrive sitt opplegg.

Tilbyder skal beskrive supportapparatet og evt. dedikerte kontaktpersoner.

4.2.3. Garanti og oppetider (10 %)

Tilbyder skal beskrive statistikk for løsningen og tjenesteplattformens oppetider, samt hvilke oppetidsgarantier som tilbys.

5. Administrativ informasjon

5.1. Behandlingsprosedyre

Etter tilbudsåpning vil Abakus as distribuere tilbudsdokumenter til oppdragsgiver. Xxxxxx as lager en sammenstilling av de innkomne tilbud, som presenteres for oppdragsgiver. Oppdragsgiver tar den endelige beslutningen om hvilken tilbyder som skal tildeles kontrakten. Abakus as sender meddelelser om valg av leverandør.

Kontrakten inngås mellom oppdragsgiver og valgt leverandør.

5.2. Evalueringsprosedyre

Evalueringsprosedyren bygger på en evalueringsmodell som er en absoluttmodell. Denne tar utgangspunkt i tilbudt pris, med tillegg av manglende oppfyllelse av de øvrige kriteriene. Dette gir et sammenligningstall som gir grunnlag for rangering av tilbyderne.

For tildelingskriteriene utover pris, har evalueringsmodellen en poengskala fra 0-3 poeng. Poengene settes ut fra besvarelsen av tildelingskriteriene.

Den teoretiske bakgrunnen for denne modellen er utarbeidet av professor Xxxx Xxxxxxx ved Södertörns Högskola i Sverige. Modellen og rapporten med det teoretiske grunnlaget finnes tilgjengelig her: xxxx://xxxxxx.xx/xxxxxxx.xxx/0000000.0000.xxxxxxxxxxxxxx/xxxxx_xxx_0000-0.xxx

5.3. Konfidensialitet

Mottatte tilbud vil bli behandlet i henhold til Lov 2006-05-19 nr 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd § 23 jfr. Forvaltningsloven §§ 13 og 19b. Informasjon om tilbudene vil bli gjort internt tilgjengelig i den grad det er nødvendig for evalueringen.

5.4. Endring av forespørsel

Oppdragsgiver kan gjøre endringer i forespørselen, som ikke er vesentlig, inntil 6 dager før tilbudsfristens utløp. Frist for å stille spørsmål til konkurransen er i henhold til frist angitt i Mercell.

5.5. Underleverandører

Dersom tilbyder i sitt tilbud inkluderer leveranser fra andre leverandører, står tilbyder selv ansvarlig overfor sine underleverandører med hensyn til oppfylling av kontraktsforpliktelser og forpliktelser i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser. Hvilke underleverandører som benyttes, i hvilket omfang og i hvilke deler av leveransen, skal oppgis i tilbudet.

5.6. SPRÅK

Tilbudet og øvrig informasjon skal leveres på norsk.

5.7. Eiendomsrett

Xxxxxx tilbud er oppdragsgivers eiendom.

5.8. Rettelser, supplering og endringer av konkurransedokumentene

Dersom tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransedokumentene, plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette.

Henvendelser i utlysningsperioden blir anonymisert, og gjort tilgjengelig i Mercell sammen med relevant svar. Tilbydere har et selvstendig ansvar for å hente denne informasjonen. Dersom tilbud allerede er levert før eventuelle endringer i konkurransen, må tilbudet bekreftes på nytt av tilbyder.

Henvendelser skal skje skriftlig gjennom kommunikasjonsmodulen i Mercell. Meldingen skal merkes med referansenummer og tittel på konkurransen.

Spørsmål må fremsettes innen fristen oppgitt i punkt 5.4.

Det skal ikke være kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver vedrørende konkurransen enn oppgitt kontaktperson.

6. Samfunnsansvar

6.1. Arbeidsvilkår for ansatte

Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av firmaet er ansvarlig for at denne regelen blir overholdt.

Jamfør ”FOR 2008-02-08 nr 112: Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter”.

6.2. Nulltoleranse

Oppdragsgiver vil håndheve en streng praksis overfor leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Oppdragsgiver vil avvise leverandører som ved anbudsinnbydelsen ikke oppfyller sin opplysningsplikt slik det er beskrevet.

Xxxxxx oppdragsgiver blir oppmerksom på mislighold i avtaleperioden, vil oppdragsgiver avslutte kontraktsforholdet umiddelbart.