Elverum

Abakus as er et selskap 100 % eid av Engerdal, Trysil, Stor-Elvdal, Åmot, Alvdal, Folldal, Os, Rendalen, Tolga, Tynset, Røros, Elverum, Frøya, Orkland og Rindal kommuner.

2. ANSKAFFELSEN

2.1. FORMÅL

Oppdragsgiver nevnt i punkt 1 har til hensikt å inngå en rammeavtale for juridiske tjenester med en leverandør, som kan tilby spisskompetanse innen et bredt spekter av rettsområder.

Formålet med denne anskaffelsen er å dekke oppdragsgivers behov innen ovennevnte områder i henhold til beskrivelsen i punkt 2.2 under.

Leverandøren skal bruke sin fagkunnskap og kompetanse for å bidra til at kontraktens formål blir ivaretatt.

2.2. OMFANG

Rammeavtalen skal omfatte juridiske tjenester i form av:

• Juridisk rådgivning som bl.a. skriftlige betenkninger, kontraktsutforming, løpende veiledning på telefon eller i møte, samt kvalitetssikring av arbeid oppdragsgiver selv har utformet

• Bistand i forbindelse med tvisteløsning, forhandlinger og andre møter

• Oppdrag som Prosessfullmektig på vegne av oppdragsgiver I tillegg kan kurs og kompetansetiltak for oppdragsgiver være aktuelt.

Oppdragsgiver antar at det vil være størst behov for tjenester innen barnevernsrett, plan- og bygningsrett, arbeidsrett og fast eiendoms rettsforhold.

Aktuelle rettsområder er angitt i vedlagte kravspesifikasjon. Rettsområdene skal deles inn i 3-4 ulike team/ grupper. Kompetansen som tilbyder ønsker å knytte opp mot hvert team/ gruppe er opp til tilbyder.

Anskaffelsens verdi anslås til ca. 1 MNOK per år hvorav barnevernsrett antas å utgjøre hovedtyngden av oppdragene. Oppgitt verdi er veiledende, og skal ikke medføre noen forpliktelser for kommunen eller rettigheter for leverandør. Verdien vil variere fra år til år avhengig av hvilke saker som er aktuelle det enkelte år.

Oppdragsgiver forplikter seg ikke til noe bestemt volum, da endringer i budsjett og rutiner kan påvirke totalvolumet.

Uavhengig av denne konkurransen forutsettes det at kommunen kan benytte seg av fremtidig gratis juridisk bistand fra offentlige organer, og juridisk bistand som følger av medlemskap og egenregi.

2.3. LEVERANSER

Leveransene skal skje direkte til oppdragsgiver.

Leverandøren skal gjennomføre et oppstartmøte senest 2 uker etter avtaleinngåelse hos oppdragsgiver.

2.4. KONTRAKTSTYPE

Det skal inngås avtale med én leverandør. Avtalen baseres på SSA-R med billag.

2.5. KONTRAKTENS VARIGHET

Kontraktens varighet er 4 år med gjensidig oppsigelsestid på minst 6 måneder.

2.6. VEDSTÅELSESFRIST

Tilbyder er forpliktet til å vedstå sitt tilbud til dato oppgitt i Mercell.

2.7. FORBEHOLD OG PRESISERINGER

Det tas forbehold om det oppgitte omfanget, og at endringer i budsjetter, politiske/administrative vedtak og rutiner kan påvirke det endelige omfanget. Dersom det foreligger saklig grunn, kan oppdragsgiver avlyse konkurransen i henhold til Xxx om offentlige anskaffelser.

3. TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING

3.1. INNLEVERINGSSTED OG –FORM

Tilbudet skal leveres elektronisk gjennom Mercell MSS og signeres med digital signatur.

Om det er behov for bistand ved tilgang og nedlasting av dokumenter eller spørsmål knyttet til innlevering av tilbud og digital signatur, vennligst kontakt Xxxxxxx support telefon: 00 00 00 00 eller e- post: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx

All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal skje gjennom kommunikasjonsmodulen i Mercell. Tilbudsfristen er i henhold til dato oppgitt i Mercell.

3.2. TILBUDETS STRUKTUR

Det er tilbyders ansvar å påse at filene er nummerert og navngitt korrekt og i henhold til strukturen som følger av skjemaene og metoden i Mercell.

Tilbudet skal inneholde følgende:

• svar på kvalifikasjonskravene

• tilbudsbrev der eventuelle forbehold skal angis

• utfylt prisskjema

• svar på tildelingskriteriene

• svarskjema kravspesifikasjon

Alle overnevnte dokumenter skal navngis og leveres som separate filer. Dersom man unnlater å gjøre dette, kan det medføre avvisning av tilbudet jf FOA § 9-4.

3.3. FORBEHOLD

Forbehold som ikke er prissatt av tilbyder, eller som kan prissettes av oppdragsgiver, vil kunne medføre avvisning i henhold til Xxx om offentlige anskaffelser.

Tilbudet skal utarbeides i henhold til de spesifikasjoner og avgrensninger som er gjort i konkurransedokumentene. Det vil si dette konkurransegrunnlaget med alle vedleggene, DOFFIN- kunngjøring og eventuell tilleggsinformasjon som blir sendt ut gjennom Mercell i konkurranseperioden.

3.4. LAGRING AV OPPLYSNINGER OM TILBYDERS KONTAKTPERSONER

• Innleverte tilbud blir i sin helhet lagret i Mercell, hvor dataene håndteres i henhold til ISO27001

• Abakus sitt kunde/leverandør register ligger i en lukket CRM-database som administreres av SuperOffice.

• Her lagres kun jobbrelaterte epostadresse og/eller telefonnummer som er nødvendig for de aktiviteter vi er pålagt i forbindelse med anskaffelser.

• Ingen øvrige personopplysninger lagres.

• Lagret informasjon benyttes kun til formål som omfattes av denne anskaffelsen, og ikke til salg eller markedsføring.

• Lagrede firma- og/eller personopplysninger deles aldri med andre.

• Kontaktpersoner kan ha anledning til å få innsyn i hvilke opplysninger som ligger registrert på vedkommende.

• Opplysninger om kontaktpersoner lagres så lenge det er behov for å utføre de arbeidsoppgaver som er knyttet til relasjonen.

I henhold til Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) artikkel 6, er tilbyder ansvarlig for å sikre samtykke fra angjeldende personer når de tilbyr sitt personell og vedlegger personopplysninger.

I henhold til arkivloven er Xxxxxx forpliktet til å oppbevare alle tilbud m/vedlegg for en konkurranse i minimum 4 år, mens tilbudsdokumentene for valgt(e) leverandør(er) /avtalepart(er) må oppbevares i 10 år.

Etter henholdsvis 4 og 10 år slettes nevnte dokumenter fra våre arkiver.

3.5. OFFENTLIGHET

Oppdragsgiver er omfattet av Offentleglova og Forvaltningsloven. Dette innebærer at dokumenter knyttet til offentlige anskaffelser kan bli gjenstand for innsynsbegjæring.

Det er i offentleglova en utsatt innsynsrett i tilbud og protokoll til etter at leverandørvalg er gjennomført. I tilbudene er det gjort unntak fra innsynsretten når det gjelder opplysninger som kan karakteriseres som forretningshemmeligheter. Det er avgjørende at det har en «konkurransemessig betydning å hemmeligholde» dokumentene, i den betydning at det kan medføre økonomisk tap for bedriften.

Det skal ikke leveres et eget sladdet tilbud, men tilbyder skal vedlegge en egenerklæring som inneholder opplysninger om hvilke deler av tilbudet som skal unntas offentlighet. Tilbyder skal begrunne hvorfor det er forretningshemmeligheter og av «konkurransemessig betydning å hemmeligholde».

Oppdragsgiver tar den endelige avgjørelsen om hvilken informasjon som kan gjøres offentlig.

3.6. KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING

3.6.1. TILBUDET

Tilbudet skal være i overensstemmelse med konkurransedokumentene. Det er tilbyders ansvar å gjøre seg kjent med alle dokumentene i konkurransen, og levere et korrekt og komplett tilbud.

Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Det er ikke adgang til å gi deltilbud.

3.6.2. PRISSKJEMA

Tilbudspriser skal oppgis i vedlagte prisskjema. . Felter med blå skrift skal fylles ut. Det er ikke anledning til å endre skjemaet med nye varelinjer eller kolonner. Det er tilbyders ansvar at prisskjema er fullstendig og korrekt utfylt.

3.6.3. KOMPLETT BESVARELSE AV TILDELINGSKRITERIENE

Tilbudet skal inneholde en komplett beskrivelse av hvordan tilbyder oppfyller tildelingskriteriene i punkt 4.2.

Manglende beskrivelser kan medføre at tilbudet må avvises i henhold til Xxx om offentlige anskaffelser.

Tilbyder skal levere en komplett besvarelse av tildelingskriteriene i vedlagte skjema for besvarelse av tildelingskriterier.

3.6.4. AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET

Eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget skal være i tråd med kravene i Lov om offentlige anskaffelser. Alle avvik skal beskrives og prissettes slik at oppdragsgiver kan vurdere og kvantifisere implikasjonene av disse.

4. PROSEDYRE

4.1. ANSKAFFELSESPROSEDYRE

Konkurransen gjennomføres som åpen prosedyre.

Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016(LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR 2016-08-12-974. del I og del II. Kontraktstildeling gjennomføres i henhold til prosedyren åpen tilbudskonkurranse, jamfør FOA § 8-3.

Oppdragsgiver planlegger å tildele kontrakt uten å ha dialog med leverandørene utover å foreta eventuelle avklaringer/korrigeringer.

Dialog gjennom forhandlinger kan likevel bli gjennomført dersom oppdragsgiver, etter at tilbudene er mottatt, vurdere det som hensiktsmessig. Utvelgelsen vil i så fall bli gjort etter en vurdering av tildelingskriteriene. Det presiseres at ingen leverandører kan forvente dialog om sitt tilbud og derfor må levere sitt beste tilbud.

4.2. TILDELINGSKRITERIER

Valg av leverandører bestemmes ut ifra det beste forholdet mellom pris og kvalitet, vurdert ut fra følgende kriterier med vekting i parentes.

4.2.1. PRISER (40 %)

Prisene skal oppgis i henhold til beskrivelsene i punkt 3.6.2 eksklusive merverdiavgift, og inneholde alle relevante kostnader og avgifter for å utføre tjenesten.

Alle prissettinger av oppdrag (fakturering) skal være etter faktisk medgått tid, ikke påbegynt time. Alle kostnader skal være inkludert i timeprisen, med unntak av reiseutgifter. Reiseutgifter dekkes av oppdragsgiver etter statens satser.

Alle kostnader som ikke er oppgitt eller spesifisert, anses som inkludert.

Det er tilbudt pris for tilbudt ansvarlig advokats som vil bli lagt til grunn for evalueringen. Dersom det tilbys faste priser i avtaleperioden skal dette oppgis i tilbudet.

Hvis det kreves prisendringer i avtaleperioden skal prisendringsklausulen oppgis knyttet til en indeks og tidsintervall.

4.2.2. KOMPETANSE OG ERFARING (40 %)

Det er viktig for oppdragsgiver at tilbyder kan dokumentere kompetanse og erfaring innenfor de forespurte fagfeltene for tilbudte ressurser.

Det skal da legges ved dokumentasjon på relevant erfaring fra lignende oppdrag siste 5 år for tilbudte resurser, ansvarlig advokat. Som dokumentasjon skal det legges ved cv og referanseliste med oppdragsgiver, type oppdrag, størrelse, rolle/ oppgaver, leveringstidspunkt og kontaktperson.

For tilbudt advokat med prosedyreerfaring og advokatfullmektig skal det legges ved erfaring for relevante oppdrag innen hvert fagområde siste 3 år. Som dokumentasjon skal det legges ved cv og referanseliste med oppdragsgiver, type oppdrag, omfang, rolle/ oppgaver og leveringstidspunkt.

4.2.3. ARBEIDSMETODIKK/ KVALITET (20 %)

Tilbyder skal beskrive sin arbeidsmetodikk i forhold til hvordan arbeide opp mot kommunen innenfor oppgitte fagområder i kravspesifikasjonen.

Xxxxxxxx skal her beskrive hvordan de vil tilnærme seg ulike problemstillinger, hvordan de har tenkt i forhold til tilbudte fagpersoner, og hvorfor disse har blitt tilbudt innenfor det enkelte fagområde.

I tillegg skal tilbyder oppgi responstid i forhold til:

• Angivelse av hvor raskt oppdragsgiveren kan komme i kontakt med aktuell og tilbudt ressursperson

• Angivelse av hvor raskt oppdragsgiveren kan få en førstehåndsvurdering av et problemkompleks

• Angivelse av hvordan oppdragsgiver kommer i kontakt med aktuell ressursperson både ved ordinære henvendelser og hastesaker

Kort responstid er viktig for oppdragsgiver.

Det er i kravspesifikasjonen stilt krav til at tildelt kompetanse stilles til kundens disposisjon senest innen 5 virkedager. De som stiller kompetanse til rådighet for kunden raskere enn dette vil her bli vurdert som bedre.

5. ADMINISTRATIV INFORMASJON

5.1. BEHANDLINGSPROSEDYRE

Etter tilbudsåpning vil Abakus as distribuere tilbudsdokumenter til oppdragsgiver. Xxxxxx as lager en sammenstilling av de innkomne tilbud, som presenteres for oppdragsgiver. Oppdragsgiver tar den endelige beslutningen om hvilken tilbyder som skal tildeles kontrakten. Abakus as sender meddelelser om valg av leverandør.

Kontrakten inngås mellom oppdragsgiver og valgt leverandør.

5.2. EVALUERINGSPROSEDYRE

Evalueringsprosedyren bygger på en evalueringsmodell som er en absoluttmodell. Denne tar utgangspunkt i tilbudt pris, med tillegg av manglende oppfyllelse av de øvrige kriteriene. Dette gir et sammenligningstall som gir grunnlag for rangering av tilbyderne.

For tildelingskriteriene utover pris, har evalueringsmodellen en poengskala fra 0-3 poeng. Poengene settes ut fra besvarelsen av tildelingskriteriene.

Den teoretiske bakgrunnen for denne modellen er utarbeidet av professor Xxxx Xxxxxxx ved Södertörns Högskola i Sverige. Modellen og rapporten med det teoretiske grunnlaget finnes tilgjengelig her: xxxx://xxxxxx.xx/xxxxxxx.xxx/0000000.0000.xxxxxxxxxxxxxx/xxxxx_xxx_0000-0.xxx

5.3. KONFIDENSIALITET

Mottatte tilbud vil bli behandlet i henhold til Lov 2006-05-19 nr 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd § 23 jfr. Forvaltningsloven §§ 13 og 19b. Informasjon om tilbudene vil bli gjort internt tilgjengelig i den grad det er nødvendig for evalueringen.

5.4. ENDRING AV FORESPØRSEL

Oppdragsgiver kan gjøre endringer i forespørselen, som ikke er vesentlig, inntil 6 dager før tilbudsfristens utløp. Frist for å stille spørsmål til konkurransen er i henhold til frist angitt i Mercell.

5.5. UNDERLEVERANDØRER

Dersom tilbyder i sitt tilbud inkluderer leveranser fra andre leverandører, står tilbyder selv ansvarlig overfor sine underleverandører med hensyn til oppfylling av kontraktsforpliktelser og forpliktelser i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser. Hvilke underleverandører som benyttes, i hvilket omfang og i hvilke deler av leveransen, skal oppgis i tilbudet.

5.6. SPRÅK

Tilbudet og øvrig informasjon skal leveres på norsk.

5.7. EIENDOMSRETT

Xxxxxx tilbud er oppdragsgivers eiendom.

5.8. RETTELSER, SUPPLERING OG ENDRINGER AV KONKURRANSEDOKUMENTENE

Dersom tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransedokumentene, plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette.

Henvendelser i utlysningsperioden blir anonymisert, og gjort tilgjengelig i Mercell sammen med relevant svar. Tilbydere har et selvstendig ansvar for å hente denne informasjonen. Dersom tilbud allerede er levert før eventuelle endringer i konkurransen, må tilbudet bekreftes på nytt av tilbyder.

Henvendelser skal skje skriftlig gjennom kommunikasjonsmodulen i Mercell. Meldingen skal merkes med referansenummer og tittel på konkurransen.

Spørsmål må fremsettes innen fristen oppgitt i punkt 5.4.

Det skal ikke være kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver vedrørende konkurransen enn oppgitt kontaktperson.

6. SAMFUNNSANSVAR

6.1. ARBEIDSVILKÅR FOR ANSATTE

Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som

direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av firmaet er ansvarlig for at denne regelen blir overholdt.

Jamfør ”FOR 2008-02-08 nr 112: Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter”. Oppdragsgiver kan når som helst be om å få tilsendt dokumentasjon på at kravet oppfylles.

6.2. NULLTOLERANSE

Oppdragsgiver vil håndheve en streng praksis overfor leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Oppdragsgiver vil avvise leverandører som ved anbudsinnbydelsen ikke oppfyller sin opplysningsplikt slik det er beskrevet.

Xxxxxx oppdragsgiver blir oppmerksom på mislighold i avtaleperioden, vil oppdragsgiver avslutte kontraktsforholdet umiddelbart.

Document Metadata

Table of Contents

Elverum

Document Metadata