KONKURRANSEGRUNNLAG
Dovre | Lesja | Lom | Sel | Skjåk | Vågå |
kommune | |||||
KONKURRANSEGRUNNLAG
Rammeavtale
NG-13-01: Trådløs infrastruktur
Forhandlet konkurranse
Tilbudsfrist: 26.9.2013 kl. 12.00
Tilbudsåpning: 26.9.2013 kl. 12.00
Anskaffelsen er omfattet av
Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 (LOA) og
forskrift om offentlig anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr 402
Del I og II . Anskaffelser under EØS-terskelverdiene basert på FOA § 2-1
1 Oppdragsgiver
1.1 Oppdragsgivers navn og adresse
Oppdragsgiver for konkurransen er Dovre, Lesja, Lom, Sel, Skjåk og Vågå kommuner benevnt som innkjøpssamarbeidet i Nord-Gudbrandsdal.
Konkurransen gjennomføres av Abakus AS xxx.xx. 983 335 543 på vegne av oppdragsgiver.
1.2 Kontaktinformasjon
Kontaktperson: Xxxxxxxxx Xxxxx
Postadresse: Postboks 128 Postnummer og sted: 2440 Engerdal Besøksadresse: Xxxxxx 0
Telefon: 00 00 00 00
Direkte telefon: 000 00 000
E-post: xxxxxxxxx.xxxxx@xxxxxx.xx
1.3 Oppdragsgiver
Innkjøpssamarbeidet består av kommunene nevnt i punkt 1.1. Nærmere informasjon finner du ved å følge disse linkene:
1.4 Konkurransegrunnlagets innhold
Konkurransedokumentene består av følgende dokumenter:
▪ Konkurransegrunnlaget (dette dokumentet)
▪ Doffin-kunngjøring
▪ Tilleggsinformasjon distribuert gjennom Mercell i konkurranseperioden
▪ Behovsbeskrivelse
▪ Prisskjema
▪ Evalueringsmodell (link)
▪ Kontrakt (link)
2 Anskaffelsen
2.1 Formål
Innkjøpssamarbeidet ønsker å inngå rammeavtale for kjøp av komponenter og programvarelisenser til trådløst nettverk med tilhørende vedlikeholdsavtale for programvare.
Formålet er å etablere avtale som gir oppdragsgiver tilgang til komponenter med høy ytelse og funksjonalitet, og personell som kan gi råd og veiledning for oppdragsgivers IKT-personell.
2.2 Bakgrunn og omfang
Kommunene i innkjøpssamarbeidet har etablert en felles serverfarm i RegionDatas lokaler på Otta. I tillegg til servere for sentralisert applikasjonsdrift og tilgangskontroll, ligger også kommunenes felles internettaksess i tilknytning til farmen.
I løpet av høsten 2013 vil kommunenes etablere WAN-forbindelser fra Telenor som leveres i en Lag3-port i de fleste lokasjoner. Enkelte lokasjoner vil imidlertid kun ha en ren internett- forbindelse, også levert av Telenor.
Kommunene har til hensikt å etablere et felles strukturert trådløst nettverk i kommunenes bygg i hele regionen.
Sel kommune har de siste årene etablert et strukturert trådløst nett med Aruba-komponenter, og Vågå kommune har benyttet Juniper til sin infrastruktur. I den grad det er rasjonelt ser de øvrige kommunene det som hensiktsmessig å kunne bygge videre på disse plattformene, og dermed dra nytte av intern kompetanse som er bygget opp.
Det er ikke etablert en felles plan eller budsjett for utbyggingen, og hver kommune står selv ansvarlig for kjøp og gjennomføring, men med teknisk bistand gjennom det interkommunale IKT- samarbeidet.
En ser for seg kjøp av 20-30 aksesspunkter samt evt. controllere pr. kommune i løpet av kontraktsperioden.
Oppdragsgiver har behov for å knytte til seg en leverandør med totalansvar for leveranse av komponenter og programvarelisenser til trådløst nettverk, samt utførelse av vedlikehold på nye og eksisterende komponenter.
Avtalen er ment å dekke innkjøp av planlegging, komponenter og programvarelisenser til trådløst nettverk, samt vedlikehold og feilretting ved behov. Avtalen er ment å være dynamisk slik at den kan oppdateres i takt med at nye produkter kommer på markedet, gamle produkter erstattes og nye behov oppstår, så lenge dette naturlig hører innen for avtalens område.
Leverandøren skal i tillegg tilby personell som skal bistå Kunden i situasjoner hvor det er redusert kapasitet hos Kunden, eller Kunden har behov for ekstra beredskap.
For nærmere beskrivelse, se kravspesifikasjonen.
Dette er en rammeavtale og medfører ingen kjøpeplikt hos oppdragsgiveren. Endringer i organisering, budsjett og rutiner kan påvirke totalvolumene.
2.3 Leveranser
Leveransene skal skje direkte til oppdragsgivers tjenestesteder innenfor vanlig kontortid. Andre tjenestesteder organisert opp mot kommunene kan også benytte avtalen.
Komplett levering av varer og tjenester inkluderer all nødvendig dokumentasjon og opplæring. Dokumentasjon inkluderer alt skriftlig materiale levert i avtaleperioden.
Leverandøren skal gjennomføre et oppstartsmøte senest 1 uke etter avtaleinngåelse, hvor alle oppdragsgivere er representert.
2.4 Kontrakt
Det skal inngås avtale med én leverandør. Kontrakten vil baseres på vedlagt avtale - Statens Standardavtale – Ramme avtale IKT
2.5 Kontraktens varighet
Kontraktens varighet er 2 år med oppdragsgiverstyrt opsjon på 1+1 års prolongering.
2.6 Vedståelsesfrist
Tilbudets vedståelsesfrist er i henhold til kunngjøring i Mercell og Doffin. Vedståelsesfristen er satt på grunn av forventet behandlingstid hos oppdragsgiver.
Det er ikke anledning til å ta forbehold mot vedståelsesfristen.
2.7 Forbehold og presiseringer
Det tas forbehold om det oppgitte omfanget, og at endringer i budsjetter, politiske/administrative vedtak og rutiner kan påvirke det endelige omfanget.
Dersom det foreligger saklig grunn kan oppdragsgiver avlyse konkurransen i henhold til FOA § 13-1.
3 Tilbudets utforming og levering
3.1 Innleveringssted og -form
Tilbudet skal leveres elektronisk gjennom Mercell MSS og signeres med digital signatur.
Om det er behov for bistand ved tilgang og nedlasting av dokumenter eller spørsmål knyttet til innlevering av tilbud og digital signatur, vennligst kontakt Mercell support:
Telefon: 00 00 00 00
e-post: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx
Informasjon om bruk av digital signatur:
xxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxx/xxx/xxxx_xx_xxxxxxxxxxx_xxxxxxxx.xxx
3.2 Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter
• Tilbudsbrev
• Svar på kvalifikasjonskriteriene i pkt 4 i dette konkurransegrunnlaget
• Utfylt prisskjema
• Utfylt behovsspesifikasjon
• Svar på tildelingskriteriene i eget skjema
• Evt. sladdet tilbud, se punkt 3.4 Offentlighet
3.3 Forbehold
Forbehold som ikke er prissatt av tilbyder eller kan prises av oppdragsgiver vil medføre avvisning i henhold til FOA § 11-11.
Tilbudet skal utarbeides i henhold til de spesifikasjoner og avgrensninger som er gjort i konkurransedokumentene. Det vil si dette konkurransegrunnlaget med alle vedleggene, DOFFIN- kunngjøring og eventuell tilleggsinformasjon som blir sendt ut i konkurranseperioden.
3.4 Offentlighet
Oppdragsgiver er omfattet av Offentleglova og Forvaltningsloven § 13. Dette innebærer at dokumenter knyttet til offentlige anskaffelser kan bli gjenstand for innsynsbegjæring. Av den grunn ber vi om at tilbyder leverer et separat tilbud som inneholder den informasjon som kan gjøres offentlig. Det vil si at innholdet som er taushetsbelagt skal være sladdet. Dette dokumentet leveres i MS Office-format.
Dersom det ikke leveres sladdet tilbud, bes tilbyder bekrefte i tilbudsbeskrivelsen at tilbudet ikke inneholder opplysninger som er underlagt lovbestemt/lovhjemlet taushetsplikt.
Det er i offentleglova en utsatt innsynsrett i tilbud og protokoll til etter at man har valgt leverandør. I tilbudene er gjort unntak fra innsynsretten for opplysninger som kan karakteriseres som forretningshemmeligheter. Det er avgjørende at det har en «konkurransemessig betydning å hemmeligholde» dokumentene, slik at det kan medføre økonomisk tap for bedriften.
Oppdragsgiver avgjør endelig hvilken informasjon som kan gjøres offentlig.
3.5 Krav til tilbudets utforming
3.5.1 Tilbudet
Tilbudet skal være i overensstemmelse med konkurransedokumentene. Det er tilbyders ansvar å gjøre seg kjent med alle dokumentene i konkurransen, og levere et korrekt og komplett tilbud.
Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Det er ikke adgang til å gi del-tilbud.
3.5.2 Prisskjema
Priser skal fremsettes i vedlagte prisskjema. Prisskjemaet er kun et utgangspunkt og tilbyder kan fylle inn aktuelle modeller og prismekanismer. Nødvendige avklaringer og justeringer blir gjenstand for forhandlinger.
Tilbyders prisskjema skal gjenspeile alle aktuelle priselementer som er nødvendige for en komplett og fungerende leveranse.
Dersom der foreligger motstrid mellom opplysningene i prisskjemaet og i tilbudsbrevet har opplysningene i tilbudsbrevet forrang.
3.5.3 Komplett besvarelse av tildelingskriteriene
Tilbyder skal fylle ut vedlagte svarskjema for tildelingskriterier vedlagt sammen med kravspesifikasjon/behovsbeskrivelse.
Tilbudet skal inneholde en komplett beskrivelse av hvordan tilbyder oppfyller tildelingskriteriene oppgitt i punkt 5.2.
Manglende beskrivelser kan medføre at tilbudet må avvises i henhold til FOA § 11-11/§ 20-13.
3.5.4 Avvik fra konkurransegrunnlaget
Eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget skal være i tråd med kravene i FOA § 11-3.
Alle avvik skal beskrives og prissettes slik at oppdragsgiver kan vurdere og kvantifisere implikasjonene av disse.
4 Juridiske, økonomiske og tekniske krav (kvalifikasjonskrav)
Oppdragsgiver stiller krav til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner og finansiell og økonomisk stilling. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon.
Dersom leverandør er usikker på hvordan kvalifikasjonskrav eller krav til dokumentasjon skal tolkes, oppfordres han til å ta kontakt med Xxxxxxxxxxxxx for å få avklart sine spørsmål.
Følgende dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet innen tilbudsfrist:
Krav til leverandøren | Krav til dokumentasjon |
Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. | Norske firma: Firmaattest fra Brønnøysundregisteret. Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert. |
Xxxxxxxx skal oppfylle sine forpliktelser til innbetaling av skatter merverdiavgift og andre offentlige avgifter. | Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for henholdsvis merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (Skjema RF-1244) der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. |
Krav til leverandøren | Krav til dokumentasjon |
Tilbyder skal overholde lovbestemte krav til HMS- arbeid. | HMS-egenerklæring ikke eldre enn 6 måneder. Skjema for HMS- egenerklæring kan hentes på nettadressen: xxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxx/xxx/XXX- erklring_ES.doc |
Tilbyder skal oppfylle krav til vandel i hht. FOA §§ 11-10 (1) e, eller 20-12 (1) e. | Skjema for egenerklæring om vandel kan hentes på nettadressen: xxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxx/xxx/Xxxxxxxxxxxx_xx_x andel.doc |
Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk kapasitet til gjennomføring av oppdraget. | Utvidet Kredittvurderingsrapport AAA Soliditet/Bisnode. Rapporten skal være datert etter kunngjøringstidspunktet for konkurransen. Dersom dette ikke vedlegges, vil Abakus as innhente utvidet rapport fra AAA Soliditet og legge opplysningene i rapporten til grunn for en vurdering av tilbyders økonomiske og finansielle situasjon. Informasjon på tilbudsdato legges til grunn. Det kreves kredittrating lik eller bedre enn ”A” eller ”AN” for å delta i konkurransen. |
Tilbyder skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag | Tilbyende firma skal dokumentere minimum 3 tilsvarende oppdrag de siste 3 år. Med tilsvarende oppdrag menes leveranser av samme omfang og kompleksitet. Dokumentasjon skal inneholde navn på oppdragsgiver, omfang, innhold og leveringstidspunkt. |
Tilbyder skal ha et etablert kvalitetssystem | Redegjørelse for firmaets system for kvalitetssikring, inklusive helse-, miljø- og sikkerhet som er relevant for denne kontrakten. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetens kvalitetssystem i henhold til ISO 9001 eller annet 3. parts sertifisering, er det tilstrekkelig å vedlegge gyldig sertifikat. |
Krav til leverandøren | Krav til dokumentasjon |
Tilbyder skal ha et miljøledelsessystem for å sikre en lav miljøbelastning ved utførelse av leveransen. | Leverandøren skal dokumentere et miljøledelsessystem som minimum består av rutiner for å ivareta følgende elementer: • Virksomhetens miljømål og miljøpolitikk • Strategi på miljøområdet • Utførelse av tjenesten på en miljømessig forsvarlig måte, f.eks. avfallssortering og transport Det kan legges fram egenerklæring som beskriver hvordan rutinene gjennomføres og fungerer. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til Miljøfyrtårn, ISO 14001, EMAS eller tilsvarende tredjepartsverifisert system, er det tilstrekkelig å legge ved gyldig sertifikat. |
5 Prosedyre
5.1 Anskaffelsesprosedyre
Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling i ett trinn etter FOA § 5-1.
Det vil si at alle interesserte leverandører kan levere tilbud. Oppdragsgiver vil invitere inntil 4 tilbydere til forhandlinger forutsatt at det foreligger akseptable tilbud. Forhandlingene vil gjennomføres på en rasjonell måte, enten gjennom møte, telefonmøte eller epost.
Oppdragsgiver vil foreta en innledende evaluering basert på de oppgitte tildelingskriteriene for å velge ut inntil 4 aktuelle tilbudene. Forhandling vil gjennomføres kun med de tilbyderne som har en reell mulighet til å nå opp i konkurransen.
5.2 Tildelingskriterier
Valg av leverandører vil bli gjort ut ifra det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, vurdert ut fra følgende forhold med vekting i parentes:
5.2.1 Pris og totaløkonomi (50 %)
Prisene skal fremsettes i henhold til beskrivelsene i punkt 3.5.2.
Alle kostnader som ikke er oppgitt eller spesifisert, anses som inkludert.
Kriteriet evalueres på bakgrunn av hvilket tilbud som gir beste totaløkonomi mht.
• pris på materiell
• behov for- og pris på teknisk bistand
• lisenser
• vedlikeholdsavtale
Dersom det tilbys faste priser i avtaleperioden skal dette oppgis i tilbudet.
Hvis det kreves prisendringer i avtaleperioden skal prisendringsklausulen oppgis knyttet til en indeks og tidsintervall.
5.2.2 Funksjonalitet og kapasitet (25 %)
Kriteriet vurderes på bakgrunn av en helhetsvurdering av funksjonalitet, kapasitet og skalerbarhet, basert på tilbyders utfylte kravspesifikasjon og beskrivelser fremsatt i tilbudet og gjennom forhandlinger/avklaringer.
5.2.3 Kompetanse, vedlikehold og support (15 %)
Oppdragsgiver ønsker faste kontaktpersoner å forholde seg til hos leverandøren. Kriteriet vil derfor evalueres ut fra tilbudt personells kompetanse innen trådløs nettverksinfrastruktur og andre aktuelle produkter som naturlig hører innen for avtalens område. Kriteriet skal dokumenteres med CV for tilbudt personell.
Videre vil kriteriet vurderes på bakgrunn av tilbyders beskrivelse av vedlikeholdsavtale og supportløsning. Med support menes både on-site support og feilretting, fjernhjelp, system for registrering og oppfølging av supportsaker.
5.2.4 Miljø (10 %)
Tilbyder skal beskrive produktenes miljøegenskaper og produktenes miljømerking. Med miljømerkede varer menes her godkjente merkeordninger på produktnivå i Norge og EU. F.eks. Energy Star, TCO eller andre aktuelle 3. parts merkeordninger.
6 Administrativ informasjon
6.1 Behandlingsprosedyre
Oppdragsgiver har etablert en faggruppe bestående av IKT-personell med ansvar for kommunenes infrastruktur. Etter tilbudsåpning vil Abakus as distribuere dokumenter til faggruppen.
Abakus as lager en sammenstilling av de innkomne tilbud, og oppdragsgiver beslutter hvem som skal tildeles kontrakt. Abakus as sender meddelelser om valg av leverandør. Kontrakten inngås mellom oppdragsgiver og valgt leverandør.
Meddelelse om avvisning, forhandlinger, leverandørvalg og annen konkurranserelatert informasjon skjer via Mercell.
6.2 Evalueringsmodell
Oppdragsgiver vil benytte vedlagt evalueringsmodell (se link nedenfor), der de ulike kriteriene får vekting oppgitt i prosent, jfr. kap. 5 i konkurransegrunnlaget.
Evalueringsmodellen er en absoluttmodell, som tar utgangspunkt i tilbudt pris, med tillegg av manglende oppfyllelse av de øvrige kriteriene. Dette gir et sammenligningstall som gir grunnlag for rangering av tilbyderne. Tilbyder med laveste sammenlingningstall vinner konkurranen.
For tildelingskriteriene utover pris, har evalueringsmodellen en poengskala fra 0-3 poeng. Poengene settes utfra besvarelsen av tildelingskriteriene.
Den teoretiske bakgrunnen for denne modellen er utarbeidet av professor Xxxx Xxxxxxx ved Södertörns Högskola i Sverige. Modellen og rapporten med det teoretiske grunnlaget finnes tilgjengelig på: xxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx
6.3 Konfidensialitet
Mottatte tilbud vil bli behandlet i henhold til lover og forskrifter. Informasjon om tilbudene vil bli gjort internt tilgjengelig i den grad det er nødvendig for evalueringen.
(Iht. Lov 2006-05-19 nr 16:Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd § 23 jfr. Forvaltningsloven §§ 13 og 19b)
6.4 Endring av forespørsel
Oppdragsgiver kan gjøre endringer i forespørselen, som ikke er vesentlig, inntil 6 dager før tilbudsfristens utløp jfr. §§ 17-2 OG 19-1 (6).
6.5 Kostnader i forbindelse med anbudsprosessen
Alle kostnader knyttet til utarbeidelse av tilbudet og gjennomføring av konkurransen er tilbyders ansvar.
6.6 Underleverandører
Dersom tilbyder i sitt tilbud inkluderer leveranser fra andre leverandører, står tilbyder selv ansvarlig overfor sine underleverandører med hensyn til oppfylling av kontraktsforpliktelser og forpliktelser i henhold til ”Forskrift om offentlige anskaffelser” av 7. april 2006. Hvilke underleverandører som benyttes, og i hvilket omfang, skal oppgis i tilbudet.
6.7 Språk
Tilbudet og øvrig informasjon skal leveres på norsk.
6.8 Eiendomsrett
Xxxxxx tilbud er oppdragsgivers eiendom.
6.9 Rettelser, supplering og endringer av konkurransedokumentene
Dersom tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget, plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette.
Henvendelser i utlysningsperioden vil bli anonymisert og sammen med svar gjort tilgjengelig i Mercell. Tilbydere har et selvstendig ansvar for å hente denne informasjonen. Dersom tilbud allerede er levert før endringer, må tilbudet bekreftes på nytt.
Det skal ikke være kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver vedrørende konkurransen enn oppgitt kontaktperson.
6.10 Samfunnsansvar
6.10.1 Arbeidsvilkår for ansatte
Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av firmaet er ansvarlig for at denne regelen blir overholdt.
”FOR 2008-02-08 nr 112: Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter” vil bli tatt inn som et vedlegg i avtalen.
6.10.2 Nulltoleranse
Oppdragsgiver vil håndheve en streng praksis overfor leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Oppdragsgiver vil avvise leverandører som ved anbudsinnbydelsen ikke oppfyller sin opplysningsplikt slik det er beskrevet.