SSA-V 2018
Vedlikeholdsavtalen
Avtale om vedlikehold og service av utstyr og programvare
Statens standardavtaler for IT-anskaffelser SSA-V
Avtale om vedlikehold og service av utstyr og programvare
Avtale om
Vedlikehold av applikasjonen "Smittestopp"
er inngått mellom:
Simula Research Laboratory
(heretter kalt Leverandøren)
og
Folkehelseinstituttet
(heretter kalt Kunden)
Sted og dato:
Oslo, 16. april 2020
Xxxxx Xxxxxxxx, CDO | Xxxxx Xxxxx, viseadministrerende direktør |
Kundens underskrift | Leverandørens underskrift |
Avtalen undertegnes i to eksemplarer, ett til hver part. Oppstartsdato fremgår av bilag 4.
Henvendelser
Med mindre annet fremgår av bilag 6, skal alle henvendelser vedrørende denne avtalen rettes til:
Hos Xxxxxx Xxxx: Xxxxxxx Xxxxxx Xxxx Stilling: Leverandørkoordinator Telefon: YYY | Hos Leverandøren |
Navn: Xxxxx Xxxxx | |
Stilling: Viseadministrerende direktør Telefon: ZZZ |
Innhold
1.4 Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen 6
2. GJENNOMFØRING AV LEVERANSEN 6
2.1 Etablering av vedlikeholdstjenesten 6
2.1.1 Plan for etableringsfasen 6
2.2 Gjennomføring av ordinært vedlikehold 7
2.2.1 Omfanget av vedlikeholdstjenesten 7
2.2.2 Rapportering om utført vedlikehold 7
2.2.3 Oppdatering av dokumentasjon 7
2.2.6 Installering av programrettelser mv 9
2.2.8 Ytterligere utvikling 10
3. ENDRINGER AV LEVERANSEN ETTER AVTALEINNGÅELSEN 11
4. VARIGHET, OPPSIGELSE, AVSLUTNING OG OVERFØRING AV AVTALEN 11
4.4 Midlertidig forlengelse av avtalen 13
5.1 Leverandørens ansvar for sine ytelser 13
5.3 Underleverandør og tredjepart 14
5.4 Lønns- og arbeidsvilkår 14
6.1 Kundens ansvar og medvirkning 15
7. PLIKTER SOM GJELDER KUNDE OG LEVERANDØR 15
8. VEDERLAG OG BETALINGSBETINGELSER 16
9. EKSTERNE RETTSLIGE KRAV, SIKKERHET OG PERSONVERN 18
9.1 Eksterne rettslige krav og tiltak generelt 18
10. EIENDOMS- OG DISPOSISJONSRETT 20
10.1 Eiendomsrett til utstyr 20
10.2 Disposisjonsrett til programvare, dokumentasjon mv 20
10.3 Utvidet disposisjonsrett til endringer og programvareutvidelser som utvikles for
11. LEVERANDØRENS MISLIGHOLD 21
11.1 Hva som anses som mislighold 21
11.4 Sanksjoner ved mislighold 21
11.4.1 Tilbakehold av betaling 21
11.4.3 Standardiserte kompensasjoner og timebot 21
11.4.6 Erstatningsbegrensning 22
12.1 Hva som anses som mislighold 23
12.3 Begrensning i Leverandørens tilbakeholdsrett 23
13.1 Risiko for utstyr og programvare 24
13.2 Overdragelse av rettigheter og plikter 24
14.2 Forhandlinger og mekling 25
14.3 Domstols- eller voldgiftsbehandling 25
Avtalen gjelder levering av vedlikeholdstjenester for programvare og eventuelt utstyr som spesifisert nærmere i bilagene.
Alle rubrikker skal være krysset av (Ja eller Nei) | JA | NEI |
Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon (krav til vedlikeholdstjenesten) | X | |
Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon (beskrivelse av vedlikeholdstjenesten) | X | |
Bilag 3: Utstyr og/eller programvare som skal vedlikeholdes | X | |
Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan for etableringsfasen | X | |
Bilag 5: Tjenestenivå med standardiserte prisavslag | X | |
Bilag 6: Administrative bestemmelser | X | |
Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser | X | |
Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten | X | |
Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen | X | |
Bilag 10: Tredjeparts vilkår for vedlikehold av tredjeparts programvare | X | |
Andre bilag: | ||
Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 8, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag.
Ved motstrid skal følgende tolkningsprinsipper legges til grunn:
1. Den generelle avtaleteksten går foran bilagene.
2. Bilag 1 går foran de øvrige bilagene.
3. I den utstrekning det fremgår klart og utvetydig hvilket punkt eller hvilke punkter som er endret, erstattet eller gjort tillegg til, skal følgende motstridprinsipper gjelde:
a) Bilag 2 går foran bilag 1.
b) Bilag 8 går foran den generelle avtaleteksten.
c) Hvis den generelle avtaleteksten henviser endringer til et annet bilag enn bilag 8, går slike endringer foran den generelle avtaleteksten.
d) Bilag 9 går foran de øvrige bilagene.
Tredjeparts vilkår for vedlikehold av tredjepartsprogramvare reduserer ikke Leverandørens plikter etter avtalen her i større utstrekning enn det som fremgår av punkt 2.2.5.
1.4 Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen
Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen skal følge bestemmelsene i kapittel 3.
Hver av partene skal ved inngåelsen av avtalen oppnevne en representant som er bemyndiget til å opptre på vegne av partene i saker som angår avtalen. Bemyndiget representant for partene, og prosedyrer og varslingsfrister for eventuell utskiftning av disse, spesifiseres nærmere i bilag 6.
Avtalen består av tre faser: etableringsfasen (kapittel 2.1), ordinært vedlikehold (kapittel 2.2) og avslutningsfasen (4.2 og 4.3).
2. GJENNOMFØRING AV LEVERANSEN
2.1 Etablering av vedlikeholdstjenesten
2.1.1 Plan for etableringsfasen
Leverandøren skal i samarbeid med Xxxxxx utarbeide en plan med beskrivelse av formål, organisasjon, aktiviteter, detaljerte planer for fremdrift mv. for å etablere vedlikeholdstjenesten. Planen skal omfatte beskrivelse av roller og ansvar samt fremdriftsplan, herunder behov for informasjon og leveranser fra eventuelle tidligere leverandør av vedlikehold. Planen skal være innenfor rammene av bilag 2.
Leverandøren skal utarbeide eller gjøre tilgjengelig en samhandlingsplan. Samhandlingsplanen skal ferdigstilles i samarbeid med Xxxxxx. Samhandlingsplanen skal inneholde rutiner og prosedyrer som er nødvendig for samhandlingen mellom Kunden og Leverandøren, herunder:
- prosedyrer for feilhåndtering (se også punkt 2.2.5),
- prosedyrer for endringshåndtering for henholdsvis programvaren som vedlikeholdes, og endringer i plattformen,
- eventuelle rutiner og planer for møter, og
- samhandling med Kundens øvrige leverandører (så som driftsleverandør). Samhandlingsplanen skal være basert på de krav til samhandling som Xxxxxx har angitt i bilag 6, og kravene til vedlikeholdstjenesten i bilag 1.
2.2 Gjennomføring av ordinært vedlikehold
2.2.1 Omfanget av vedlikeholdstjenesten
Leverandøren skal levere vedlikeholdstjenester for programvare og utstyr som spesifisert nærmere i bilag 1 og 2.
Hvis ikke annet fremgår av bilag 1 og 2, skal vedlikeholdstjenesten som et minimum omfatte feilretting og ytelser som er nødvendige for å opprettholde programvarens samvirke med annen programvare som er omfattet av vedlikeholdstjenesten (se bilag 3).
Leverandørens ytelser skal på en helhetlig måte dekke de funksjoner og krav som er spesifisert i avtalen.
Det kan beskrives i bilag 1 og 2 hvor gamle versjoner av den aktuelle programvare og utstyr som vedlikeholdes.
2.2.2 Rapportering om utført vedlikehold
Leverandøren skal regelmessig gi Kunden en oversiktlig rapport som beskriver hvilket vedlikehold og hvilken service som er utført. Med mindre annet er avtalt i bilag 6, benyttes Leverandørens standardformat og -nivå for slik rapportering.
Rapporteringsplikten kan beskrives nærmere i samhandlingsplanen.
2.2.3 Oppdatering av dokumentasjon
I den utstrekning utført vedlikehold har betydning for innholdet i tilknyttet dokumentasjon, skal oppdateringer til dokumentasjonen gjøres tilgjengelig for Kunden uten ugrunnet opphold. Omfanget av oppdateringsplikten kan reguleres nærmere i bilag 1 og 2.
Hvis avtalen omfatter brukerstøtte, skal tjenesten være beskrevet i bilag 6. I bilag 6 kan det også avtales hvilke brukere eller brukergrupper hos Kunden som kan søke bistand. Det kan også avtales et maksimalt årlig volum av henvendelser som inngår i fastprisen. Hvis Leverandøren garanterer svar innenfor gitte frister, skal dette fremgå av tjenestenivåavtale i bilag 5.
Kunden skal melde feil uten ugrunnet opphold. Leverandøren skal bistå med feilsøking og med å rette feilen innenfor de rammer som er definert i bilag 2, og ut fra de rammer som er angitt i tjenestenivåavtalen i bilag 5. Dersom avtalte frister ikke overholdes, kan Kunden kreve standardisert kompensasjon som angitt i tjenestenivåavtalen i bilag 5.
Hvis ikke annet er avtalt i bilag 5, benyttes følgende definisjon av feil:
Nivå | Kategori | Beskrivelse |
A | Kritisk feil | - Feil som medfører at utstyret eller programvaren stopper, at data går tapt, eller at andre funksjoner som etter en objektiv vurdering er kritiske for Kunden, ikke virker som avtalt. - Dokumentasjonen er så ufullstendig eller misvisende at Kunden ikke kan bruke utstyret eller programvaren eller vesentlige deler av det. |
B | Alvorlig feil | - Feil som fører til at funksjoner som, ut fra en objektiv vurdering, er viktige for Kunden, ikke virker som beskrevet i avtalen, og som det er tids- og ressurskrevende å omgå. - Dokumentasjonen er ufullstendig eller misvisende at Kunden ikke kan benytte funksjoner som etter en objektiv vurdering er viktige for Kunden. |
C | Mindre alvorlig feil | - Feil som fører til at enkeltfunksjoner ikke virker som avtalt, men som Kunden relativt lett kan omgå. - Dokumentasjonen er mangelfull eller upresis. |
I den utstrekning tjenesten omfatter vedlikehold av standardprogramvare som Leverandøren ikke har utviklet eller vedlikeholder selv, eller det på annen måte leveres tjenesteelementer fra tredjepart og Kunden ikke selv har inngått vedlikeholdsavtale med programvareprodusenten, skal Leverandøren inngå nødvendig avtale med programvareprodusenten. Vedlikeholdsbetingelser som er avtalt mellom Leverandøren og programvareprodusenten, skal være uttrykkelig angitt i eget kapittel i bilag 2, og kopier av vedlikeholdsbetingelsene skal være vedlagt som bilag 10. Hvis Xxxxxx selv har inngått vedlikeholdsavtale med programvareprodusenten som nevnt, skal disse være vedlagt avtalen som bilag 10. Leverandøren kan be om at Kunden gjør gjeldende, eller etter nærmere avtale med Kunden gjøre gjeldende, Kundens rettigheter overfor programvareprodusenten i henhold til standard vedlikeholdsavtale for tredjeparts programvare.
Hvis avvikene i leveransen skyldes feil i standardprogramvare som for å kunne rettes krever tilgang til standardprogramvarens kildekode, og Leverandøren ikke selv har tilgang til kildekoden, er Leverandørens feilrettingsplikter begrenset til å melde feilen til programvareprodusenten, etter beste evne søke å få prioritet for retting av feilen, holde Kunden orientert om status for feilrettingen og sørge for korrekt installering når feilen i standardprogramvaren er rettet av programvareprodusenten, alternativt tilgjengeliggjøre feilrettingen for Kunden om Leverandøren ikke er ansvarlig for installering etter pkt. 2.2.6.
Leverandøren skal i rimelig omfang søke å finne en midlertidig løsning mens feilretting hos programvareprodusenten pågår. Det kan i bilag 7 avtales en øvre økonomisk ramme for Leverandørens plikt til å utarbeide midlertidige løsninger som dekker feil i standard programvare.
Hvis feil som omfattes av denne bestemmelsens fjerde avsnitt (feil i standard programvare som krever tilgang til kildekode for å kunne rettes), fører til forsinkelse eller avvik fra avtalte tjenestekrav i bilag 5, er Leverandøren ikke ansvarlig for den del av avviket som kan tilskrives feilen i standardprogramvaren, herunder manglende feilretting hos tredjepart.
Leverandøren er imidlertid ansvarlig for forsinkelse og avvik fra avtalte tjenestenivå som er
forårsaket av at Leverandøren har misligholdt sin plikt til å følge opp feilrettingen, og installere eller tilgjengeliggjøre feilrettingen som angitt i fjerde avsnitt.
2.2.6 Installering av programrettelser mv.
Leverandøren er ansvarlig for å installere programrettelser hvis det ikke fremgår av bilag 1 at dette skal gjøres av Kunden selv eller Kundens driftsleverandør. Installasjonen av programrettelser følger reguleringen for installasjon av nye versjoner i punkt 2.2.7 annet avsnitt. Installering av programrettelser inngår i det faste vedlikeholdsvederlaget med mindre det er priset særskilt i bilag 7.
Er det avtalt i bilag 5 at Leverandøren kan rette feilen ved å sende eller gjøre tilgjengelig for Kunden en programrettelse, skal dette skje etter avtalte rutiner angitt i bilag 5 eller 6.
Leverandøren skal i så fall gi Kunden instruksjon om hvordan rettelsen skal installeres. Kunden skal installere programrettelse e.l. så raskt som praktisk mulig, eller etter Leverandørens instruksjon. Eventuelle frister skal fremgå av bilag 5.
Hvis rettelsen består av ny versjon av programmet, er også den nye versjonen inkludert i det faste vedlikeholdsvederlaget. Leverandøren kan bare rette feil ved levering av ny versjon dersom Kunden kan benytte denne på Kundens eksisterende tekniske plattform. Hvis den nye versjonen bare kan benyttes hvis det foretas oppgradering av Kundens tekniske plattform, eller gjøres endringer i Kundens andre systemer, har Kunden rett til å kreve at feilen rettes på annen måte, med mindre annet fremgår av bilag 1.
Nye versjoner av programvare som er spesifisert i bilag 3, er inkludert i avtalen, med mindre annet fremgår av bilag 1 og 2. Nye versjoner inngår i det faste vedlikeholdsvederlaget med mindre det er priset særskilt i bilag 7 (f.eks. for større oppgraderinger).
Når en ny versjon av et program kan gjøres tilgjengelig for Kunden, skal Leverandøren varsle Kunden om dette. Kunden har rett til å be Leverandøren om bistand til installasjon av den nye versjonen. Med mindre annet fremgår av bilag 7, utføres installasjonsarbeidet i henhold til Leverandørens timesatser for slikt arbeid i bilag 7.
Eventuelle tilpasninger som er gjort for Kunden i den versjonen som skal skiftes ut, skal Leverandøren implementere i den nye versjonen før den gjøres tilgjengelig for Kunden. Med mindre annet fremgår av bilag 7, utføres tilpasnings- og implementeringsarbeidet i henhold til Leverandørens timesatser for slikt arbeid i bilag 7.
Leverandøren har plikt til, i minst fire år etter at avtalen trådte i kraft, å gjøre tilgjengelig nye versjoner av programvare mv. som denne avtalen omfatter, jf. bilag 3, jevnlig slik at Kunden kan følge anbefalt oppgraderingstakt når det gjelder nye versjoner av alminnelig brukt programvare som inngår i Kundens tekniske plattform. Spesifikke tidsfrister kan avtales i bilag 5, og programvare som er unntatt fra denne bestemmelsen, kan spesifiseres i bilag 5.
Kunden kan bestille videreutvikling av programvaren som omfattes av vedlikeholdsavtalen, innenfor rammene beskrevet i bilag 1 og bilag 2, herunder utvikling av tillegg av moderat omfang. Vederlaget for slik ytterligere utvikling er Leverandørens ordinære timepris som fremgår i bilag 7, med mindre annen vederlagsmodell fremgår av bilag 7. Partene skal bli enige om en fremdriftsplan for slik utvikling og akseptansekriterier. Partene kan velge å benytte SSA-O eller SSA-B for gjennomføring av slik utvikling.
Programvaren som blir utviklet etter dette punktet, blir en del av den programvaren som skal vedlikeholdes under denne avtalen. Hvis vedlikeholdsvederlaget skal endres, skal dette fremgå klart av avtalen om utviklingsoppdraget.
Kunden kan gjennom hele avtaleperioden foreta kompletteringskjøp og lisensutvidelser i den utstrekning det ligger innenfor, og er nødvendig for å opprettholde eller oppnå, det samlede målbildet for leveransen som er beskrevet i bilag 1.
Med «kompletteringskjøp» menes utskiftning eller supplering av utstyr som inngår i den løsningen som skal vedlikeholdes, når slik utskiftning eller supplering er nødvendig for å holde løsningen driftssikker eller tidsmessig, samt i forbindelse med utvidelser til nye lokasjoner og lignende. Det samme gjelder utskiftning som er nødvendig for å oppfylle nye regulatoriske krav eller myndighetskrav til den løsningen som skal vedlikeholdes.
Med «lisensutvidelser» menes rett til å benytte allerede anskaffet programvare (inkludert nye versjoner) for flere brukere, instanser, flere lokasjoner eller i større omfang enn opprinnelig avtalt, samt kjøp av nye lisenser når slike lisenser er nødvendig for å sikre fortsatt samvirke med løsningen for øvrig, eller for å oppfylle nye regulatoriske krav eller myndighetskrav til den løsningen som skal vedlikeholdes, eller for å komplettere løsningen innenfor rammen av målbildet som er angitt i bilag 1.
Ved kompletteringskjøp og lisensutvidelser skal Kunden betale Leverandørens listepris på kjøpstidspunktet fratrukket den rabatt som fremgår i bilag 7. Ved utvidelse av eksisterende lisenser gjelder Kundens eksisterende avtale om disposisjonsrett for vedkommende lisens med mindre annet avtales i det enkelte tilfelle. For kjøp av nye lisenser i henhold til tredje avsnitt gjelder lisensgivers standardvilkår for slike kjøp med mindre annet følger av annen avtale eller avtales i det enkelte tilfelle.
Utstyr og programvare som anskaffes etter dette punktet, blir en del av det som skal vedlikeholdes under denne avtalen. Hvis vedlikeholdsvederlaget skal endres, skal dette fremgå klart av avtalen om kompletteringskjøp eller lisensutvidelse.
Kunden har anledning til å bestille tilleggstjenester som står i naturlig forbindelse med vedlikeholdet, som f.eks. perioder med utvidet beredskap, overvåking, bistand til testing av endringer og nye versjoner mv. Tjenestene og vederlaget for disse skal være beskrevet i Leverandørens tjenestekatalog som er en del av bilag 7.
Tilleggstjenester skal registreres i bilag 9.
Hvis det er avtalt tjenestenivå for vedlikeholdsytelsen i bilag 5, skal Kunden motta jevnlige rapporter som dokumenterer at ytelsen holder avtalt nivå, og viser eventuelle avvik. Hvis ikke annet er bestemt, skal rapportering skje månedlig. Rapporteringen skal dekke alle vesentlige punkter i reguleringen av tjenestenivå. Hvordan målingen av tjenestenivå er utført, skal være angitt i rapporten. I tillegg skal den inneholde følgende:
- Antall meldte feil med beskrivelse og angivelse av responstid og hvor lang tid det tok å løse dem.
- Beskrivelse av eventuelle oppgraderinger og andre endringer som er foretatt i rapporteringsperioden.
- Hvis brukerstøtte er en del av avtalen, antall brukerstøttehenvendelser, med beskrivelse og angivelse av svartid og resultat.
3. ENDRINGER AV LEVERANSEN ETTER AVTALEINNGÅELSEN
Hvis Kunden etter at avtalen er inngått, har behov for å endre kravene til ytelsene eller andre forutsetninger for avtalen på en slik måte at ytelsenes karakter eller omfang blir annerledes enn avtalt, kan Kunden anmode om endringsavtale.
Leverandøren kan kreve justeringer i vederlag eller tidsplaner som følge av endringen. Krav om justert vederlag eller tidsplan må fremsettes senest samtidig med Leverandørens svar på Kundens anmodning om endringsavtale.
Endringer av leveransen skal skje skriftlig og skal undertegnes av bemyndiget representant for partene. Leverandøren skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør bilag 9, og uten ugrunnet opphold gi Kunden en oppdatert kopi.
4. VARIGHET, OPPSIGELSE, AVSLUTNING OG OVERFØRING AV AVTALEN
Hvis ikke annen varighet eller annet oppstartstidspunkt er avtalt i bilag 4, gjelder avtalen i 3 (tre) år regnet fra det tidspunktet som fremgår på avtalens side to (oppstartsdato). Avtalen fornyes deretter automatisk for 1 (ett) år om gangen med mindre den sies opp Kunden med 3 (tre) måneders varsel før fornyelsestidspunktet. Leverandøren kan si opp avtalen med 12 (tolv) måneders varsel før fornyelsestidspunktet. Hvis Leverandøren i praksis er alene om å levere vedlikehold av vesentlige deler av den programvare som omfattes av avtalen, kan oppsigelse skje med 24 (tjuefire) måneders varsel og første gang etter 4 (fire) år, slik at samlet avtaletid blir minimum 6 (seks) år.
Kunden kan helt eller delvis avbestille leveransen under denne avtalen med 3 (tre) måneders skriftlig varsel.
Ved slik avbestilling skal Kunden betale:
a) det beløp som Leverandøren har til gode for den del av vedlikeholdsytelsene som allerede er gjennomført
b) Leverandørens nødvendige og dokumenterte direkte kostnader knyttet til omdisponering av personell
c) andre dokumenterte direkte kostnader som Leverandørens påføres som følge av avbestillingen, herunder utlegg og kostnader som Leverandøren har pådratt seg før avbestillingen ble mottatt, og som Leverandøren ikke kan nyttiggjøre seg i andre sammenhenger.
I tillegg skal Kunden betale et avbestillingsgebyr på 4 (fire) prosent av årlig vederlag. Annet avbestillingsgebyr kan avtales mellom partene i bilag 7.
Ved delvis avbestilling skal avbestillingsgebyret beregnes på grunnlag av det avbestiltes andel av kontraktsprisen. Konsekvensene som delvis avbestilling har for gjenstående deler av leveransen, herunder virkningen på kontraktsprisen, skal håndteres som en endring henhold til kap. 3.
Det samlede avbestillingsvederlaget kan aldri overstige resten av det beløp som Leverandøren ville ha krav på frem til neste ordinære fornyelse av avtalen.
Avslutningsperioden varer fra dato for varsel om oppsigelse, avbestilling eller heving og til avtalen opphører (inkludert eventuell forlengelse i henhold til punkt 4.4). I tillegg har Xxxxxx krav på oppfølgende bistand i inntil 60 (seksti) kalenderdager etter at vedlikeholdstjenesten er etablert hos ny leverandør eller Kunden selv, også om dette skjer etter at avtalen for øvrig opphører.
Vedlikeholdstjenesten skal forbli fullverdig i avslutningsperioden, uavhengig av årsaken til avslutning.
Ved avslutning av avtalen, uansett årsak, skal Leverandøren som del av ytelsen stille nødvendige tjenester til rådighet i avslutningsperioden og samarbeide med eventuell ny leverandør, slik at nødvendige handlinger kan gjennomføres med minst mulig forstyrrelser for Kundens virksomhet. Leverandøren er også forpliktet til å bidra med nødvendig kompetanseoverføring til ny vedlikeholdsleverandør, tjenestens art tatt i betraktning.
Leverandøren er ikke pliktig til å bistå med grunnleggende kompetanseoverføring eller med kompetanseoverføring knyttet til Leverandørens forretningshemmeligheter.
Kunden skal utarbeide en fremdriftsplan for avslutningsperioden, kalt «avslutningsplan». Kunden kan la eventuell ny leverandør lage slik plan på Kundens vegne. Leverandøren skal uten ugrunnet opphold bistå med informasjon og kompetanse som er nødvendig for at Kunden skal kunne utarbeide planen, herunder gi innspill om konkrete aktiviteter som er nødvendig fra Leverandørens side, tidsrammene for disse og for øvrig beskrive det nødvendige samspillet mellom Leverandøren og Kunden ved avslutningen. Leverandøren skal videre legge til rette for at Kunden uten ugrunnet opphold får tilgang til den informasjon som Kunden trenger fra eventuelle underleverandører av Leverandøren.
Leverandøren skal bistå Kunden i forbindelse med forberedelsene til inngåelse av ny avtale og levere den informasjon som er nødvendig i forbindelse med slik forberedelse.
Leverandøren skal uten ugrunnet opphold komplettere og oppdatere vedlikeholds- dokumentasjonen, samt uten ugrunnet opphold overføre til Kunden alle data og alt materiale som Leverandøren har i sin besittelse, og som tilhører Kunden.
Kunden plikter å betale vederlag for de ytelser som er nevnt under dette punktet i henhold til Leverandørens timesatser som angitt i bilag 7, eventuelt i henhold til særskilte priser for slike tjenester angitt i bilag 7. Kunden skal likevel ikke betale slikt vederlag dersom avtalen heves som følge av vesentlig mislighold fra Leverandørens side.
For å muliggjøre eventuell sanksjonering av manglende ytelser i forbindelse med avslutning av avtalen har Kunden rett til å holde tilbake et beløp tilsvarende 1 (en) måneds vederlag i inntil 2 (to) måneder etter avtalens opphør.
4.4 Midlertidig forlengelse av avtalen
Leverandøren har plikt til å forlenge avtalen på ellers like vilkår i inntil 6 (seks) måneder etter tidspunktet for avtalens opphør, hvis Xxxxxx ber om det. Kunden må varsle om dette minimum 60 (seksti) kalenderdager før avtalens utløp.
Xxxxxx Xxxxxx hever avtalen på grunn av Leverandørens mislighold, kan varsel som nevnt i avsnittet ovenfor gis samtidig med hevningserklæringen. Dersom avtalens opphør skyldes at Leverandøren hever på grunn av Kundens mislighold, kan slikt varsel gis innen 1 (en) uke etter at Kunden har mottatt varsel om heving. Kundens rett til forlengelse er i disse tilfeller betinget av at Kunden forskuddsbetaler vederlag for forlengelsesperioden som angitt i første avsnitt ovenfor.
5.1 Leverandørens ansvar for sine ytelser
Leverandørens ytelser skal på en helhetlig måte dekke de funksjoner og krav som er spesifisert i avtalen.
Leverandøren skal sørge for at det personalet som utfører vedlikehold og service, har den nødvendige kompetanse.
Personer som i bilag 6 er spesifisert som nøkkelpersonell, skal, innen rammen av Leverandørens styringsrett som arbeidsgiver, ikke kunne skiftes ut uten forutgående godkjenning fra Kunden. Slik godkjenning kan ikke nektes uten saklig grunn.
Nøkkelpersonellets reelle deltagelse i utførelsen av tjenesten kan ikke reduseres uten forutgående godkjenning fra Kunden.
5.3 Underleverandør og tredjepart
Dersom Leverandøren engasjerer underleverandør eller Xxxxxx engasjerer tredjepart til å utføre arbeidsoppgaver som følger av denne avtalen, er parten fullt ansvarlig for utførelsen av disse oppgavene på samme måte som om parten selv stod for utførelsen. Leverandøren skal varsles om Xxxxxxx eventuelle valg av tredjepart og kan motsette seg engasjementet dersom Leverandøren kan påvise at dette medfører vesentlig forretningsmessig ulempe for Leverandøren.
Leverandørens bruk og utskiftning av underleverandør som direkte medvirker til oppfyllelse av leveransen, skal godkjennes skriftlig av Kunden. Godkjennelse kan ikke nektes uten saklig grunn.
Leverandøren skal samarbeide med Kundens andre leverandører og tredjeparter, herunder eventuell driftsleverandør og leverandører av tredjeparts programvare som omfattes av vedlikeholdsavtalen. Samhandlingen beskrives nærmere i samhandlingsplanen, jf. punkt 2.1.2.
For avtaler som omfattes av forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, gjelder følgende:
Leverandøren skal på områder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale sørge for at egne og eventuelle underleverandørers ansatte som direkte medvirker til å oppfylle Leverandørens forpliktelser under denne avtalen, ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av forskriften som allmenngjør tariffavtalen. På områder som ikke er dekket av allmenngjort tariffavtale, skal Leverandøren sørge for at de samme ansatte ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Dette gjelder for arbeid utført i Norge.
Alle avtaler som Leverandøren inngår, og som innebærer utførelse av arbeid som direkte medvirker til å oppfylle Leverandørens forpliktelser under denne avtalen, skal inneholde tilsvarende betingelser.
Dersom Leverandøren ikke oppfyller denne forpliktelsen, har Xxxxxx rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen, tilsvarende ca. 2 (to) ganger innsparingen for Leverandøren, inntil det er dokumentert at forholdet er bragt i orden.
Oppfyllelse av Leverandørens forpliktelser som nevnt ovenfor skal dokumenteres i bilag 6 ved enten en egenerklæring eller tredjepartserklæring om at det er samsvar mellom aktuell tariffavtale og faktiske lønns- og arbeidsvilkår for oppfyllelse av Leverandørens og eventuelle underleverandørers forpliktelser.
Leverandøren skal på forespørsel fra Kunden legge frem dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Kunden og Leverandøren kan hver for seg kreve at opplysningene skal legges frem for en uavhengig tredjepart som Xxxxxx har gitt i oppdrag å undersøke om kravene i denne bestemmelsen er oppfylt. Leverandøren kan kreve at tredjeparten skal ha undertegnet en erklæring om at opplysningene ikke vil bli benyttet for andre formål enn å sikre oppfyllelse av Leverandørens forpliktelse etter denne bestemmelsen. Dokumentasjonsplikten gjelder også underleverandører.
Nærmere presiseringer om gjennomføring av dette punkt 5.4 kan avtales i bilag 6.
6.1 Kundens ansvar og medvirkning
Kunden skal foreta det daglige ettersyn. Dette inkluderer sikkerhetskopiering av program og data samt å påse at utstyr og programmer benyttes og lagres slik utstyrs- eller programleverandøren har foreskrevet.
Kunden skal legge forholdene til rette for at Leverandøren skal få utført sine plikter, bl.a. ved å gi Leverandøren nødvendig tilgang til sine lokaler og skriftlig melding om eventuell flytting av utstyret som har betydning for ytelsene. Nærmere krav til Kundens medvirkning kan spesifiseres i bilag 2.
7. PLIKTER SOM GJELDER KUNDE OG LEVERANDØR
Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med avtalen og gjennomføringen av avtalen, skal behandles konfidensielt og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part.
Hvis Kunden er en offentlig virksomhet, er Kundens taushetsplikt etter denne bestemmelsen ikke mer omfattende enn det som følger av lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) eller tilsvarende sektorspesifikk regulering.
Taushetsplikt etter denne bestemmelsen er ikke til hinder for utlevering av informasjon som kreves fremlagt i henhold til lov eller forskrift, herunder offentlighet og innsynsrett som
følger av lov 19. mai 2006 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Om mulig skal den annen part varsles før slik informasjon gis.
Taushetsplikten er ikke til hinder for at opplysningene brukes når ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelig, for eksempel når de er alminnelig kjent eller er alminnelig tilgjengelig andre steder.
Partene skal ta nødvendige forholdsregler for å sikre at uvedkommende ikke får innsyn i eller kan bli kjent med taushetsbelagt informasjon.
Taushetsplikten gjelder partenes ansatte, underleverandører og tredjeparter som handler på partenes vegne i forbindelse med gjennomføring av avtalen. Partene kan bare overføre taushetsbelagt informasjon til slike underleverandører og tredjeparter i den utstrekning dette er nødvendig for gjennomføring av avtalen, forutsatt at disse pålegges plikt til konfidensialitet tilsvarende dette punkt 7.1.
Taushetsplikten er ikke til hinder for at partene kan utnytte erfaring og kompetanse som opparbeides i forbindelse med gjennomføringen av avtalen.
Taushetsplikten gjelder også etter at avtalen er opphørt. Ansatte eller andre som fratrer sin tjeneste hos en av partene, skal pålegges taushetsplikt også etter fratredelsen om forhold som nevnt ovenfor. Taushetsplikten opphører fem (5) år etter avtalens opphør, med mindre annet følger av lov eller forskrift.
Alle varsler, krav eller andre meddelelser knyttet til denne avtalen skal gis skriftlig til den postadressen eller elektroniske adressen som er oppgitt på avtalens forside med mindre partene har avtalt noe annet i bilag 6 for den aktuelle type henvendelse.
8. VEDERLAG OG BETALINGSBETINGELSER
Alle priser og nærmere betingelser for det vederlaget Kunden skal betale for Leverandørens ytelser, fremgår av bilag 7. Med mindre annet er angitt i bilag 7, er alle priser oppgitt eksklusive merverdiavgift, men inkludert toll og eventuelle andre avgifter. Alle priser er i norske kroner.
Utlegg, inklusive reise- og diettkostnader, dekkes bare i den grad de er avtalt. Reise- og diettkostnader skal spesifiseres særskilt og dekkes etter statens gjeldende satser hvis ikke annet er avtalt. Reisetid faktureres bare hvis det er avtalt i bilag 7.
Dersom det etter Leverandørens vurdering bør foretas vedlikehold og service som ikke er dekket av den inngåtte avtalen, skal samtykke til dette på forhånd innhentes hos Xxxxxx dersom vedlikeholdet skal faktureres i tillegg til det vederlaget som er satt opp i avtalen.
Løpende vederlag forfaller etter faktura per 30 (tretti) kalenderdager, første gang ikke tidligere enn 30 (tretti) kalenderdager etter at vedlikeholdsavtalen har trådt i kraft.
Dersom spesielle pris- og/eller betalingsvilkår skal gjelde for denne avtalen, skal det være oppgitt i bilag 7.
Det er et krav at leverandøren bruker elektronisk faktura i godkjent standard format i henhold til forskrift av 2. april 2019 om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser.
Dersom leverandøren ikke etterkommer krav om bruk av elektronisk faktura, kan oppdragsgiveren holde tilbake betaling inntil elektronisk faktura i godkjent standardformat leveres. Oppdragsgiveren skal uten unødig opphold gi melding om dette. Dersom slik melding er gitt, løper opprinnelig betalingsfrist fra tidspunktet elektronisk faktura i godkjent standardformat er levert.
Dersom opplysninger i faktura eller fakturagrunnlag inneholder opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt, og det vil være fare for avsløring av slike opplysninger, kan krav om elektronisk faktura fravikes, med mindre det finnes tilfredsstillende tekniske sikringsløsninger som ivaretar konfidensialitet.
Øvrige betalingsvilkår fremgår av bilag 7.
Leverandøren må selv bære eventuelle kostnader som leveranse av elektronisk faktura måtte medføre for denne.
Hvis Xxxxxx ikke betaler til avtalt tid, har Leverandøren krav på rente av det beløp som er forfalt til betaling, i henhold til lov 17. desember 1976 nr. 100 om renter ved forsinket betaling m.m. (forsinkelsesrenteloven).
Hvis forfalt vederlag med tillegg av forsinkelsesrenter ikke er betalt innen 30 (tretti) kalenderdager fra forfall, kan Leverandøren sende skriftlig varsel til Kunden om at avtalen vil bli hevet dersom oppgjør ikke er skjedd innen 60 (seksti) kalenderdager etter at varselet er mottatt.
Heving kan ikke skje hvis Xxxxxx gjør opp forfalt vederlag med tillegg av forsinkelsesrenter innen fristens utløp.
Vedlikeholdsvederlaget og timepriser kan endres ved hvert årsskifte tilsvarende økningen i Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks (hovedindeksen), første gang med utgangspunkt i indeksen for den måned avtalen ble inngått, med mindre annen indeks er avtalt i bilag 7.
Prisen kan endres i den utstrekning regler eller vedtak for offentlige avgifter endres med virkning for Leverandørens vederlag eller kostnader.
Eventuelle andre bestemmelser om prisendringer fremgår av bilag 7.
9. EKSTERNE RETTSLIGE KRAV, SIKKERHET OG PERSONVERN
9.1 Eksterne rettslige krav og tiltak generelt
Hver av partene har ansvar for å følge opp sine respektive plikter i henhold til eksterne rettslige krav (lover, forskrifter, andre myndighetskrav). Kunden skal i bilag 1 identifisere hvilke rettslige eller partsspesifikke krav som har relevans for inngåelse og gjennomføring av denne avtalen. Det er herunder Kundens ansvar å konkretisere relevante krav for vedlikeholdstjenesten i bilag 1.
Hver av partene dekker i utgangspunktet kostnadene ved å følge rettslige krav som gjelder parten selv, og partens virksomhet. Ved endringer i rettslige krav eller myndighetskrav som angår Kundens virksomhet, og som medfører behov for endringer i leveransen etter avtaleinngåelsen, dekkes kostnadene ved endringene og merarbeidet av Kunden.
Leverandøren skal iverksette forholdsmessige tiltak for å ivareta krav til informasjonssikkerhet i forbindelse med gjennomføring av tjenesten.
Dette innebærer at Leverandøren skal iverksette forholdsmessige tiltak for å sikre konfidensialitet av Kundens data samt tiltak for å sikre at data ikke kommer på avveie. Videre skal Leverandøren iverksette forholdsmessige tiltak mot utilsiktet endring og sletting av data samt mot angrep av virus og annen skadevoldende programvare.
Dersom Kunden har nærmere krav til hvorledes informasjonssikkerheten skal ivaretas fra Leverandørens side, skal Kunden angi dette i bilag 1.
Dersom Leverandøren håndterer Kundens data, plikter Leverandøren å holde Kundens data atskilt fra eventuelle tredjeparters data for å redusere faren for beskadigelse av data og/eller innsyn i data. Med atskilt forstås at nødvendige tekniske tiltak som sikrer data mot uønsket endring og innsyn, er iverksatt og opprettholdt. Som uønsket endring og innsyn anses også tilgang fra ansatte hos Leverandøren eller andre som ikke har behov for informasjonen i sitt arbeid for Kunden.
Dersom Kunden har nærmere krav til hvorledes Leverandøren skal ivareta kravet til atskillelses av data, skal Kunden angi dette i bilag 1.
Leverandøren skal påse at leverandører av tredjepartsleveranser foretar tilstrekkelig og nødvendig sikring av Kundens data.
Dersom Kunden har nærmere krav til hvorledes Leverandøren skal påse at leverandør(er) av tredjepartsleveranser foretar tilstrekkelig og nødvendig sikring av Kundens data, skal Kunden angi dette i bilag 1.
Dersom Leverandøren ved utførelsen av tjenesten skal behandle personopplysninger, skal Leverandøren i bilag 2 beskrive hvordan tilfredsstillende behandling i tråd med personopplysningsregelverket skal oppnås og gjennomføres. Dette omfatter blant annet krav til innebygget personvern. Dette gjelder uavhengig av om Xxxxxx har stilt krav om dette i bilag 1.
Dersom Kunden har nærmere krav knyttet til Leverandørens informasjonssikkerhetstiltak, skal Kunden angi dette i bilag 1.
Dokumentasjon på at informasjonssystemet og sikkerhetstiltakene er tilfredsstillende, skal på forespørsel være tilgjengelig for Xxxxxx og dennes revisorer, samt for Datatilsynet og Personvernnemnda. Dersom Kunden har nærmere dokumentasjonskrav knyttet til informasjonssystemet og sikkerhetstiltakene, skal Kunden angi dette i bilag 1. Xxxxxx Xxxxxx ber om informasjon for å gjennomføre vurdering av personvernkonsekvenser («Data Protection Impact Assessments»), skal Leverandøren bistå med å fremskaffe slik informasjon.
Leverandøren kan ikke overlate personopplysninger til andre for lagring, bearbeidelse eller sletting uten at det på forhånd er innhentet særlig eller generell skriftlig tillatelse til dette fra Kunden. Leverandøren skal sørge for at eventuelle underleverandører Leverandøren benytter, og som behandler personopplysninger, påtar seg tilsvarende forpliktelser som i avtalens punkt 6.2. Dersom det er innhentet særlig eller generell skriftlig tillatelse, skal Leverandøren underrette Kunden om eventuelle planer om å benytte andre databehandlere eller utskifting av databehandlere, og dermed gi Kunden muligheten til å motsette seg slike endringer. Underleverandører som er godkjent av Xxxxxx skal fremgå av bilag 6.
Personopplysninger skal ikke overføres til land utenfor EØS-området uten overføringsgrunnlag og dokumentasjon som påviser at vilkårene for å benytte overføringsgrunnlaget er oppfylt. Leverandøren skal i et slikt tilfelle dokumentere dette i bilag 2.
Dersom oppdraget går ut på å behandle personopplysninger på vegne av Kunden, plikter Kunden og Leverandøren å inngå en databehandleravtale i samsvar med personopplysningslovgivningen. Dersom Kunden ikke har utarbeidet et utkast til
databehandleravtale, skal Leverandøren legge ved et utkast som vedlegg til bilag 2. Databehandleravtale må være inngått før behandlingen av personopplysninger påbegynnes.
Dersom partene har inngått en databehandleravtale, har databehandleravtalen forrang ved eventuell motstrid med avtalens bestemmelser knyttet til behandling av personopplysninger.
Partenes erstatningsansvar for skade som rammer den registrerte eller andre fysiske personer og som skyldes overtredelse av personvernforordningen (forordning 2016/679), personopplysningsloven med forskrifter eller annet regelverk som gjennomfører personvernforordningen, følger bestemmelsene i personvernforordningen artikkel 82.
Erstatningsbegrensningen i punkt 11.4.6 kommer ikke til anvendelse for ansvar som følger av personvernforordningen artikkel 82.
Partene er hver for seg ansvarlige for overtredelsesgebyr ilagt i henhold til personvernforordningens art. 83.
10. EIENDOMS- OG DISPOSISJONSRETT
Kunden får samme rett til nytt utstyr som leveres etter denne avtalen, som til det opprinnelige utstyret dersom ikke annet er avtalt i bilag 7.
10.2 Disposisjonsrett til programvare, dokumentasjon mv.
Xxxxxx har disposisjonsrett til programvare i samsvar med inngått avtale om disposisjonsrett. Hvis vedlikehold blir utført ved at et program skiftes ut, får Xxxxxx samme rettigheter til det nye programmet som til det som blir skiftet ut.
Xxxxxx får disposisjonsrett til dokumentasjon og rapporter som Kunden mottar i samsvar med inngått avtale om disposisjonsrett. Hvis slik avtale ikke foreligger, får Xxxxxx den disposisjonsrett som er nødvendig for å benytte dokumentasjonen i egen virksomhet, og for nødvendig samarbeid med Kundens kontraktsparter. Når dokumentasjon og rapporter oppdateres, får Xxxxxx rett til den oppdaterte dokumentasjonen eller rapporten tilsvarende den opprinnelige.
10.3 Utvidet disposisjonsrett til endringer og programvareutvidelser som utvikles for Kunden
Kunden får en tidsubegrenset, vederlagsfri og ikke-eksklusiv rett til å utnytte endringer og programvareutvidelser som utvikles eller tilpasses spesielt for Kunden (utvidet disposisjonsrett) i henhold til denne avtalen. Utvidet disposisjonsrett omfatter rett til å bruke, kopiere, modifisere og videreutvikle tilpasningene, enten selv eller ved hjelp av tredjepart. Kunden har rett til å gi tilsvarende utvidet disposisjonsrett til annen offentlig virksomhet.
Kildekode med tilhørende spesifikasjoner og dokumentasjon av utvikling og tilpasningene skal overleveres til Kunden innen 10 (ti) virkedager etter at endringen eller programvareutvidelsen er godkjent av Kunden, med mindre annet er avtalt i det enkelte tilfellet.
11.1 Hva som anses som mislighold
Det foreligger mislighold fra Leverandørens side hvis Leverandøren ikke oppfyller sine plikter etter denne avtalen, og dette ikke skyldes Xxxxxxx forhold eller force majeure.
Kunden skal reklamere skriftlig uten ugrunnet opphold etter at misligholdet er oppdaget eller burde vært oppdaget.
Hvis Leverandøren ikke kan oppfylle sine plikter som avtalt, skal Leverandøren så raskt som mulig gi Kunden skriftlig varsel om dette. Varselet skal angi årsak til problemet og så vidt mulig angi når ytelsen kan leveres. Tilsvarende gjelder hvis det må antas ytterligere forsinkelser etter at første varsel er gitt.
Leverandøren skal påbegynne og gjennomføre arbeidet med å avhjelpe mislighold så raskt som mulig etter at Leverandøren har fått melding om misligholdet.
11.4 Sanksjoner ved mislighold
11.4.1 Tilbakehold av betaling
Ved mislighold fra Leverandørens side kan Kunden holde betalingen tilbake, men ikke åpenbart mer enn det som er nødvendig for å sikre Xxxxxxx krav som følge av misligholdet.
Hvis det tross gjentatte forsøk ikke har lykkes Leverandøren å avhjelpe misligholdet, kan Xxxxxx kreve forholdsmessig prisavslag.
11.4.3 Standardiserte kompensasjoner og timebot
Ved oversittelse av frister eller annen manglende oppfyllelse fra Leverandørens side har Kunden krav på standardisert kompensasjon som fastsatt i bilag 5.
Hvis det ikke er avtalt standardiserte kompensasjoner i bilag 5, kan Kunden kreve timebot i henhold til bestemmelsene nedenfor:
Blir ikke avtalte frister for retting av A- eller B-feil overholdt, og det ikke skyldes force majeure eller Xxxxxxx forhold, foreligger en forsinkelse fra Leverandørens side som gir grunnlag for timebot.
Timeboten påløper automatisk og utgjør 0,2 % av det samlede årlige vederlag ekskl. merverdiavgift for hver påbegynte time forsinkelsen varer. Timeboten regnes bare av normal arbeidstid innen virkedager og kan maksimalt utgjøre 5 % av årlig vederlag per misligholdstilfelle og maksimalt 15 % av årlig vederlag per år.
Andre timebotsatser og annen løpetid for timeboten samt hvilke ytelser den skal gjelde for, kan avtales i bilag 1.
Hvis bare en del av vedlikeholdsytelsen er forsinket, kan Leverandøren kreve en nedsettelse av timeboten som står i forhold til Kundens mulighet til å nyttiggjøre seg utstyr og programvare.
Så lenge timeboten løper, kan Kunden ikke heve avtalen. Denne tidsbegrensningen gjelder imidlertid ikke hvis Leverandøren har utvist grov uaktsomhet eller forsett.
Dersom det foreligger vesentlig mislighold, kan Xxxxxx etter å ha gitt Leverandøren skriftlig varsel og rimelig frist til å bringe forholdet i orden, heve avtalen med øyeblikkelig virkning.
Kunden kan heve hele eller deler av avtalen med øyeblikkelig virkning hvis timeboten når maksimaltaket på 15 % i løpet av ett år.
Kunden kan kreve erstattet ethvert direkte tap, herunder merkostnader Kunden får ved dekningskjøp, tap som skyldes merarbeid og andre direkte kostnader i forbindelse med forsinkelse, mangelfulle ytelser eller annet mislighold iht. punkt 11.1, med mindre Leverandøren godtgjør at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes Leverandøren.
Eventuell påløpt timebot og standardisert kompensasjon kommer til fradrag i eventuell erstatning for samme forsinkelse/mislighold.
11.4.6 Erstatningsbegrensning
Erstatning for indirekte tap kan ikke kreves. Indirekte tap omfatter, men er ikke begrenset til, tapt fortjeneste av enhver art, tapte besparelser, tap av data og krav fra tredjeparter med unntak av idømt erstatningsansvar for rettsmangler.
Samlet erstatning per kalenderår er begrenset til et beløp som tilsvarer avtalens samlede årlige vederlag ekskl. merverdiavgift.
Har Leverandøren eller noen denne svarer for utvist grov uaktsomhet eller forsett, gjelder ikke de nevnte erstatningsbegrensningene.
12.1 Hva som anses som mislighold
Det foreligger mislighold fra Xxxxxxx side hvis Xxxxxx ikke oppfyller sine plikter etter avtalen, og dette ikke skyldes Leverandørens forhold eller forhold som anses som force majeure.
Leverandøren skal reklamere skriftlig uten ugrunnet opphold etter at misligholdet er oppdaget eller burde vært oppdaget.
Hvis Xxxxxx ikke kan overholde sine plikter som avtalt, skal Kunden så raskt som mulig gi Leverandøren skriftlig varsel om dette. Varselet skal angi årsak til problemet og så vidt mulig angi når Kunden igjen kan overholde avtalt plikt.
12.3 Begrensning i Leverandørens tilbakeholdsrett
Leverandøren kan ikke holde tilbake ytelser som følge av Xxxxxxx mislighold, med mindre misligholdet er vesentlig.
Dersom det foreligger vesentlig mislighold, kan Leverandøren, etter å ha gitt Xxxxxx skriftlig varsel og rimelig frist til å bringe forholdet i orden, heve hele eller deler av avtalen med øyeblikkelig virkning.
Leverandøren kan kreve erstattet ethvert direkte tap som følger av mislighold iht. punkt 12.1, herunder tap som skyldes merarbeid og andre direkte kostnader, med mindre Kunden godtgjør at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes Xxxxxx.
Avtalens bestemmelse om erstatningsbegrensning, jf. punkt 11.4.6, gjelder tilsvarende.
13.1 Risiko for utstyr og programvare
Kunden har risikoen for utstyr og programmer som omfattes av avtalen, jf. bilag 3. Leverandøren har risiko for annet utstyr eller programmer, f.eks. reserveutstyr, som han har plassert hos Kunden, hvis ikke annet er avtalt.
13.2 Overdragelse av rettigheter og plikter
I den grad Kunden er en offentlig virksomhet, kan Kunden helt eller delvis overdra sine rettigheter og plikter etter denne avtalen til annen offentlig virksomhet som da er berettiget til tilsvarende vilkår.
Leverandøren kan bare overdra sine rettigheter og plikter etter avtalen med skriftlig samtykke fra Kunden. Dette gjelder også hvis Leverandøren deles i flere selskaper, eller hvis overdragelsen skjer til et datterselskap eller annet selskap i samme konsern, men ikke hvis Leverandøren slås sammen med et annet selskap. Samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn.
Retten til overdragelse i avsnittet over gjelder kun hvis den nye leverandøren oppfyller de opprinnelige kvalifikasjonskravene, det ikke foretas andre vesentlige endringer i kontrakten og overdragelse ikke skjer for å omgå regelverket om offentlige anskaffelser.
Retten til vederlag etter denne avtalen kan fritt overdras, men fritar ikke Leverandøren fra hans plikter og ansvar.
Hvis det i forbindelse med Leverandørens virksomhet åpnes gjeldsforhandlinger, akkord eller konkurs, eller annen form for kreditorstyring gjør seg gjeldende, har Kunden rett til å heve avtalen med øyeblikkelig virkning, såfremt ikke annet følger av ufravikelig lov.
Skulle det inntreffe en ekstraordinær situasjon som ligger utenfor partenes kontroll som gjør det umulig å oppfylle plikter etter denne avtalen og som etter norsk rett må regnes som force majeure, skal motparten varsles om dette så raskt som mulig. Den rammede parts forpliktelser suspenderes så lenge den ekstraordinære situasjonen varer. Den annen parts motytelse suspenderes i samme tidsrom.
Motparten kan i force majeure-situasjoner bare avslutte avtalen med den rammede parts samtykke, eller hvis situasjonen varer eller antas å ville vare lenger enn 90 (nitti) kalenderdager regnet fra det tidspunkt situasjonen inntrer, og da bare med 15 (femten) kalenderdagers varsel. Hver av partene dekker sine egne kostnader knyttet til avslutning av avtaleforholdet. Kunden betaler avtalt pris for den del av leveransen som var
kontraktsmessig levert før avtalen ble avsluttet. Partene kan ikke rette andre krav mot hverandre som følge av avslutning av avtalen etter denne bestemmelse.
I forbindelse med force majeure-situasjoner har partene gjensidig informasjonsplikt overfor hverandre om alle forhold som må antas å være av betydning for den annen part. Slik informasjon skal gis så raskt som mulig.
Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett.
14.2 Forhandlinger og mekling
Dersom det oppstår tvist mellom partene om tolkningen eller rettsvirkningene av avtalen, skal tvisten først søkes løst ved forhandlinger og/eller mekling.
14.3 Domstols- eller voldgiftsbehandling
Dersom en tvist ikke blir løst ved forhandlinger eller mekling, kan hver av partene forlange tvisten avgjort med endelig virkning ved norske domstoler.
Kundens hjemting er verneting.
Partene kan alternativt avtale at tvisten blir avgjort med endelig virkning ved voldgift.
*****
Vedlikeholdsavtale
vedrørende applikasjonen «Smittestopp»
Bilag 1 - 10
SSA-V BILAG 1 – Omforent løsningsspesifikasjon
Dette bilaget beskriver en omforent løsningsspesifikasjon avtalt mellom Kunden og Leverandøren for vedlikehold og videreutvikling av applikasjonen «Smittestopp», og dekker således både det tradisjonelle SSA-V Bilag 1 og SSA-V Bilag 2.
2 LEVERANDØREN SITT HOVEDANSVAR
Leverandøren sitt hovedansvar ansvar er vedlikehold og applikasjonsdrift av xxxxxxxxx xxxxxxxxx x Xxxxx 0, herunder blant annet:
• Håndtering og rettelse av feil som oppstår eller blir meldt
• 2. linje teknisk support
• Levering av nye versjoner ved feilretting av løsningen
• Applikasjonsdrift
• Sikring av funksjonalitet inkludert integrasjoner
• Sikring av at regler for dataintegritet og sikkerhet etterleves
• Beredskap
• Deltakelse i eventuelle forvaltningsgrupper som organiseres av kunden
• Livssyklusforvaltning av programvaren
• Videreutvikling av løsningen og integrasjoner, basert på bestillinger fra Kunden
• Øvrig bistand og rådgivning, basert på bestillinger fra Kunden
• Oversendelse av statistikk til Kunden ved faste intervaller og etter avtale
Kunden sitt hovedansvar vedr. vedlikeholdstjenestene omfatter:
• 1. linje support fra brukere av appen. Dette planlegges håndteres av FHI via underleverandøravtale med Helfo.
• Infrastrukturdrift (IaaS) og Plattformdrift (PaaS) på Microsoft Azure gjennom avtale med Crayon, og bistand fra, Norsk Helsenett.
4 MOTTAK OG HÅNDTERING AV HENVENDELSER
ID | Krav |
4.1 | Kundens innmelding av alle typer henvendelser til Leverandøren knyttet til denne avtalen skjer som beskrevet i bilag 6. |
4.2 | Leverandøren er forpliktet til å yte 2. linje teknisk support og ha beredskap under hele avtalens varighet, som en del av godtgjørelsen. |
4.3 | Leverandøren skal i bilag 6 beskrive sin supporttjeneste, bemanning og tilgjengelighet for Kunden |
4.4 | Leverandøren skal i bilag 6 beskrive hvordan saksgang er ved henvendelser fra Kunden og Kundens samarbeidspartnere, samt sine serviceprosesser. |
ID | Krav |
5.1.1 | Leverandøren skal drive vedlikehold av programvaren slik at løsningen kan holdes sikkerhetsmessig og kvalitetsmessig oppdatert gjennom hele avtaleperioden. Dette inkluderer også i de tilfeller hvor det skjer endringer i 3. parts programvare og tjenester (f.eks. Microsoft Azure-tjenester). Endringer må varsles innen rimelig tid og vil skje i Simulas vedlikeholdsvindu. |
5.1.2 | Leverandøren skal ivareta sitt ansvar for livssyklusforvaltning av løsningen på en måte som er nødvendig for å opprettholde avtalt tjenestenivå. |
5.1.3 | Tidspunkt for forebyggende vedlikehold skal forhåndsavtales med Kunden og skal ikke påvirke Kundens arbeidsrutiner innenfor normal åpningstid for løsningen. |
ID | Krav |
5.2.1 | Leverandøren skal varsle Kunden ved hendelser som kan påvirke kundens bruk av systemet, slik som kjente feil, planlagt nedetid, oppgraderinger mv. |
5.3 Korrektivt vedlikehold – feilretting
ID | Krav |
5.3.1 | Feil som registreres av Leverandøren skal inneholde Leverandørens forslag til kategorisering av feilen (A, B eller C-feil), som beskrevet i SSA-V (generell avtaletekst) kapittel 2.2.5. Dersom arbeidet med en feilsituasjon viser at kategoriseringen er feil eller ikke lenger er gyldig, skal Leverandøren foreslå en endret kategorisering. Endret kategorisering er først gjeldende hvis Kunden godkjenner endringen. |
5.3.2 | Leverandøren skal levere feilrapporter der Kunden er berørt (med konsekvenser for Kunden), avviksrapporter og endringsanmodninger til Kunden etter avtale. |
5.3.3 | Leverandøren skal utføre grundige tester av programvare og levere testrapport ved feilretting. Testingen skal også sikre at det ikke har oppstått følgefeil av feilrettingen. |
5.3.4 | Leverandøren plikter uoppfordret å informere Xxxxxx om kjente feil. Informasjonen skal inneholde opplysninger om hvordan og når feilen er planlagt løst, samt informasjon om midlertidige løsninger. |
5.3.5 | Dersom Kunden er i tvil om feilen skyldes egen programvare eller 3. parts komponenter, kan Kunden kreve at Leverandøren iverksetter nødvendige tiltak for feilsøking. Leverandøren skal bistå Xxxxxx i feilsøking og feilretting selv om det er uklart hvorvidt feilen er Leverandørens ansvar, dersom Kunden anmoder om dette. |
ID | Krav |
5.4.1 | Kunden skal som del av denne vedlikeholdsavtalen ha rett til å ta i bruk alle nye versjoner av løsningen som leverandøren lanserer i denne vedlikeholdsavtalens varighet. |
5.4.2 | Leverandør har ansvar for at programvaren vedlikeholdes på en måte som opprettholder krav til sikkerhet, effektivitet og kvalitet. |
5.4.3 | Leverandøren har ansvar for installasjon av nye versjoner i aktuelle driftsmiljø, herunder hoved- og mindre (patch/fix) versjoner. |
5.4.4 | Leverandøren skal holde Kunden oppdatert på kommende versjoner. |
ID | Krav |
6.1 | Leverandøren skal forplikte seg til å utvikle og levere nye tjenester basert på bestillinger fra Kunden. |
ID | Krav |
7.1 | Leverandøren har ansvar for å ivareta informasjonssikkerhet knyttet til applikasjonen i forbindelse med gjennomføring av tjenesten. |
7.2 | Leverandøren skal ved ytterligere utvikling angi hvordan nye løsningers arkitektur og funksjonalitet vil støtte kravene i personvernlovgivningen (herunder GDPR og Normen), eksempelvis knyttet til tilgangsstyring, kryptering, slettefunksjonalitet, avviksmonitorering, mulighet for å hente ut rapporter mv. Dette forutsetter kundens aktive medvirkning. |
7.3 | Kunden, eller tredjepart av kunden, skal kunne gjennomføre revisjon av sikkerheten i løsningen. Krav til revisjon kan også oppfylles ved uavhengig tredjeparts revisjon av tjenesten iht. ISO 27001 eller tilsvarende. Dokumentasjon av gjennomført tredjeparts revisjon skal kunne forevises Kunden. |
7.4 | Leverandøren forplikter seg til å varsle Kunden ved endringer i tjenesten som har innvirkning på personvernerklæringer, databehandleravtaler, DPIA og ROS-analyser og lignende. Xxxxxx skal på sin side informere om hva som kan ha innvirkning ved endringer på sin side. |
8 OVERLEVERING AV KILDEKODE VED AVSLUTNING AV AVTALEN
ID | Krav |
8.1 | Ved avslutning av denne avtalen er det inkludert at Leverandøren skal oversende komplett kildekode og tilhørende dokumentasjon til Kunden. |
9 OPPDATERING AV DOKUMENTASJON
ID | Krav |
9.1 | Leverandøren skal levere oppdatert dokumentasjon ved nye versjoner og vesentlige endringer av systemet. |
9.2 | En ny versjon skal inneholde et versjonsnotat. Notatet skal beskrive hva som er endret; hvilke oppgraderinger, optimaliseringer, konfigurasjonsendringer, teknisk/logisk skisse og feilrettinger som er gjennomført samt testrapport. Partene skal sammen finne frem til en hensiktsmessig form på versjon notatet. |
9.3 | Kundespesifikk dokumentasjon skal tilgjengeliggjøres for Kunden på norsk eller engelsk. |
ID | Krav |
10.1 | Kunden skal kunne foreta kompletteringskjøp, utvidelser, samt bestille videreutvikling eller andre relevante tilleggsytelser som er nødvendige for kontinuerlig å opprettholde formålet med applikasjonen, herunder, men ikke begrenset til å opprettholde den samlede løsningens kapasitet, ytelse og tidsmessighet samt å ivareta samvirke med øvrig utstyr og programvare i Kundens tekniske plattform som følge av oppdateringer av denne. |
ID | Krav |
10.2 | Kunden har rett til å bestille tjenester fra Leverandøren for eventuell konvertering/migrering av data i forbindelse med avslutning av denne kontrakten. |
11 KRAV TIL KUNDENS MEDVIRKNING
ID | Krav |
11.1 | Leverandøren har følgende krav til Kundens medvirkning: • Kunden har et ansvar for å medvirke til at leverandøren kan oppfylle sine forpliktelser iht. punktene 4.til 10.2 over. |
ID | Krav |
12.1 | Eventuelle produsentspesifikke vilkår skal angis, herunder for hvilke løsningskomponenter de gjelder, i Bilag 10. |
Bilag 2 – Leverandørens løsningsspesifikasjon
Dette bilaget utgår, og er erstattet av en omforent løsningsspesifikasjon i Bilag 1.
Bilag 3: Utstyr og/eller programvare som skal vedlikeholdes
Dette dokumentet inneholder en oversikt over løsningen som inngår i Vedlikeholdsavtalen.
Løsningen består av en app for IOS og Android telefoner, en sentral databaseløsning med komponenter for brukerregistrering, lagring og analyse, samt en løsning for innsyn og varsling som vist i figur 1. Funksjonaliteten for innsyn og varsling utvikles og driftes av Norsk Helsenett SF og er ikke ytterligere beskrevet i dette dokumentet.
● Programvare og komponenter som inngår i avtalen
Leverandøren har ansvar for vedlikeholdstjenester i henhold til denne avtalen på programvare og komponenter med oransje farge i figur 1 ovenfor. Dette omfatter mobilapplikasjonene for iOS og Android i sin helhet, samt tre komponenter i Azure som beskrevet nedenfor.
Mobilapplikasjonene vedlikeholdes i sin helhet av Xxxxxx og består av følgende fire komponenter som vist i figur 1 under Android/iOS app:
● SMS Verification. Denne komponenten registrerer og autentiserer en bruker via SMS slik at data senere kan hentes ut av FHI basert på telefonnummer.
● Data collector. Denne komponenten logger kontinuerlig GPS og Bluetooth data og lagrer dette lokalt på telefonen. Dataene blir liggende på telefonen inntil de er lastet opp til lagringstjenesten i Azure.
● SQLite. Database for mellomlagring av GPS og Bluetooth data på telefonen.
● Data uploader. Denne komponenten laster opp data fra SQLite databasen til Azure en gang i time og sletter informasjonen lokalt etter vellykket opplasting.
For lagring og analyse av innsamlet posisjonsdata så benyttes det standardiserte Microsoft Azure tjenester og spesiallagde komponenter utviklet av Simula som vist i figur 1 under Azure. Følgende komponenter er Azure tjenester levert av Microsoft som er satt opp til å motta og behandle data i henhold til Smittestopp appens lagrings- og skaleringsbehov, disse vedlikeholdes av kunden (FHI) gjennom avtale med Norsk Helsenett:
● SMS Verification Service. Bygger på Azure AD B2C. Registrerer telefonnummer og sender ut SMS med kode for verifisering av telefonnummer. Lagrer informasjon som kobler telefonnummer mot registrerte posisjonsdata.
● Import Service. Bygger på Azure IoT Hub og lagrer data som kommer fra Smittestopp appen i Azure Data Lake. I tillegg sendes informasjonen videre til Azure Stream Analytics.
● Azure Stream Analytics. Bearbeider strømmen av data fra appen for lagring i en SQL database.
● Azure Data Lake. Her lagres rådata fra appen som en sikkerhetskopi.
● Managed SQL. Azure SQL Hyperscale tjeneste som lagrer posisjonsdata på et format som gjør det enkelt å hente ut informasjon for bruk i analyse, varslingsløsning og innsyn.
● Azure API Management. Tjeneste for enhetlig og sikker håndtering av API-er som eksponeres på internett.
I tillegg til komponentene over består skyløsning av følgende komponenter spesialutviklet av Simula (alle kjører på Azure sin Kubernetes tjeneste (AKS)) og vedlikeholdes av Simula:
● Data Registration Service. Ansvarlig for registrering av nye brukere som skal kjøre appen og sørger for en kobling mellom data og telefonnummer slik at data senere kan hentes ut av FHI basert på telefonnummer. Telefonnummer og koblingen mot brukerdata lagres i Azure AD B2C.
● Query Service. Tilbyr en API for oppslag av informasjon om nærkontakt basert på oppgitt telefonnummer. Tiltenkt brukt av varsling- og innsynsløsningen som utvikles av NHN.
● Analytics Service. Komponent for analyse og anonymisering av data.
Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan for etableringsfasen
Oppstart av denne avtalen og vedlikeholdstjenestene er planlagt til 14. april 2020.
Ved en evt. utsettelse av oppstart, vil dette være grunnlag for justering av denne avtalens kostnadselementer.
Denne avtalen trer i kraft når Xxxxxx har godkjent utviklingen av applikasjonen "Smittestopp" iht. reguleringer i samarbeidsavtale mellom FHI og Xxxxxx og applikasjonen er satt i normal drift (jfr. ovenfor).
Avtalen har i utgangspunktet en varighet til og med 31. desember 2020. Etter avtale mellom partene kan avtalevarigheten forlenges ut over dette tidspunktet, med en varighet som er i henhold til Xxxxxxx behov for vedlikeholdstjenestene. Ved et behov for forlengelse må Kunden varsle Leverandøren om dette senest en måned i forkant av avtalt utløp.
Kunden har på et hvilket som helst tidspunkt rett til å si opp avtalen med en måneds oppsigelsesfrist, regnet fra første dag i påfølgende måned (eksempel: dersom FHI sier opp avtalen 13. oktober, starter en måneds oppsigelsesperiode 1. november og avtalen avsluttes
30. november).
De drøye to første månedene (ut juni 2020) av den planlagte prosjektperioden vil være dominert av utrulling av appen «Smittestopp». I denne fasen vil det forventes betydelig innsats innen support, testing og feilretting. I denne fasen faktureres arbeidet etter medgått tid i tråd med timerater Xxxxxx rapporterer til Norges forskningsråd («Simulas NFR-satser»1). I løpet av denne første fasen er ambisjonen å stabilisere arbeidsbelastningen og komme over i en mer normal vedlikeholdssituasjon. I løpet av denne første fasen skal behovene for bistand, assistanse og vedlikeholdstjenester bli klargjort, slik at partene vil få en bedre oversikt over det faktiske behovet. Partene vil i i fellesskap justere nivået på tjenestene i løpet av førte fase av prosjektperioden, og komme fram til videre organisering av arbeidet ut prosjektperioden.
Fra måned tre (juli) og ut prosjektperioden (til 31. desember 2020) legges det opp til en mer normal vedlikeholdsorganisering av prosjektet. I denne perioden legges det opp til et fast månedlig basisvederlag for feilretting og beredskap, og alt utenom det faktureres på timebasis.
Parallelt med vedlikeholdsarbeidet beskrevet ovenfor, vil det pågå Analysearbeid. Se bilag 7.
1 Simula oppgir hvert år sine timerater til Norges Forskningsråd. Prinsippene for disse timeratene er at de gir kostnadsdekning. I denne avtalen er det lagt til grunn Simulas timepriser for 2020. På grunn av, blant annet Korronakrisen, er ikke timeratene Xxxxxx har rapportert til Norges Forskningsråd endelig fastsatt. Noen justeringer kan forekomme.
Bilag 5: Tjenestenivå med standardiserte prisavslag
Leverandøren skal føre logg over alle feil og hendelser uavhengig av type feil og om de omfattes av en kategori.
Nivå | Kategori | Beskrivelse |
A | Kritisk feil | - Feil som medfører at utstyret eller programvaren stopper, at data går tapt, eller at andre funksjoner som etter en objektiv vurdering er kritiske for Kunden, ikke virker som avtalt. - Dokumentasjonen er så ufullstendig eller misvisende at Kunden ikke kan bruke utstyret eller programvaren eller vesentlige deler av det. |
B | Alvorlig feil | - Feil som fører til at funksjoner som, ut fra en objektiv vurdering, er viktige for Kunden, ikke virker som beskrevet i avtalen, og som det er tids- og ressurskrevende å omgå. - Dokumentasjonen er ufullstendig eller misvisende at Kunden ikke kan benytte funksjoner som etter en objektiv vurdering er viktige for Kunden. |
C | Mindre alvorlig feil | - Feil som fører til at enkeltfunksjoner ikke virker som avtalt, men som Kunden relativt lett kan omgå. - Dokumentasjonen er mangelfull eller upresis. |
Installering av programrettelser mv.
Leverandøren skal beskrive sine rutiner for installering av programrettelser, inkludert informasjon til Kunden.
Simula holder FHI og NHN løpende orientert om programrettelser via e-post til de gjeldene kontaktpunktene for FHI og NHN. Tidspunkt for installasjon av programrettelser avtales med FHI/NHN i forkant av installasjonen. Ved behov og etter nærmere avtale kan programrettelser installeres fortløpende.
Avtalt reaksjonstid ved feilsituasjoner
Kategori | Reaksjonstid | Påbegynt håndtering | Retting av feil | Mål om løsningstid |
A - Kritisk | 30 min | 1 time | Skal pågå kontinuerlig frem til feilen er rettet | 2 timer |
B - Alvorlig | 1 time | 2 timer | Skal pågå kontinuerlig i arbeidstiden frem til feilen er rettet | 8 timer |
C - Mindre alvorlig | 2 timer | 2 arbeidsdager | Ingen bestemte krav, men så hurtig det lar seg praktisk gjøre. | Etter avtale |
Alle tidsangivelser i tabellen over er å forstå som arbeid som skal skje i normal arbeidstid (0800 – 1600 mandag til og med fredag).
Ved feilsituasjoner av kategori A, B eller C som oppstår utenfor normal arbeidstid, skal reaksjonstid, påbegynt håndtering og mål om løsningstid være etter "best effort" hos Xxxxxx.
SSA.V punkt 11.4.3 skal gjelde med følgende unntak:
- På bakgrunn av at avtalen har varighet under et år skal misligholdet beregnes pr. måned med maks 0,5% (5% i SSA-V pr. år) og 1,5% (15% pr. år).
Bilag 6: Administrative bestemmelser
Bemyndigede representanter for partene er angitt nederst på signaturforsiden. Utskifting av representanter skal kun skje etter skriftlig varsel, senest 30 dager før tidspunkt for utskifting.
For effektiv samhandling med FHI og NHN vil det defineres en teknisk kontaktperson i hver organisasjon som er tilgjengelig på e-post og telefon. Samhandlingsrutinene er under oppbygging, men foreliggende status er gitt i tabellene nedenfor (her vil det kunne komme justeringer). I tillegg opprettes det en Slack-kanal for løpende dialog med teknisk personell i disse tre organisasjonene. Det vil også etableres et saksoppfølgingssystem (f.eks. Request Tracker) for e-post henvendelser (brukerstøtte, feilmeldinger osv.) både i og utenfor normal arbeidstid.
Kontaktpunkter mellom Simula, Helsenorge, NHN og FHI
# | Hvem? | Hva? | Hvordan? (kontaktpunkt) | Når? |
1 | Simula | Kontaktpunkt ved alvorlige hendelser på integrasjon mot API hos Simula | En felles mailboks eller en epostadresse som oppretter en sak i et servicesystem. I tillegg et telefonnummer som det kan ringes på innenfor servicetid (8/16): E-post: xxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxxxxxx.xxx Telefon: Xxxxx XXX / Xxxx-Xxxx ZZZ | Innen 30 minutter etter at en hendelse er rapportert på hverdager mellom 08:00 - 16:00. Utenom normal arbeidstid vil reaksjonstiden være etter “best effort” hos Xxxxxx. |
2 | Simula | Kontaktpunkt ved mindre alvorlige hendelser på integrasjon mot API hos Simula (som regel samme som #1) | En felles mailboks eller en epostadresse som oppretter en sak i et service system. Behov for et telefonnummer for evnt. oppfølging av sak. E-post: xxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxxxxxx.xxx Telefon: Xxxxx XXX / Xxxx-Xxxx ZZZ | Innen 2 timer etter at en hendelse er rapportert på hverdager mellom 08:00 - 16:00. Utenom normal arbeidstid vil reaksjonstiden være etter “best effort” hos Xxxxxx. |
3 | NHN | Varsling ved hendelser hos Simula/FHI som kan påvirke / påvirker API | Epost til: xxxxx-xxxxxxxxxx@xxx.xx; xxxxxxxxxxx@xxx.xx | Så tidlig som praktisk mulig så NHN kan legge ut informasjon til innbygger på xxxxxxxxxx.xx |
Andre linje support for app
Ansvarlig: Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx, YYY, xxxxxxxx@xxxxxx.xx Bemanningen i andrelinje-support er i første omgang fem studenter i tillegg til Stensland. Denne bemanning vil kunne variere.
Supporthenvendelser for Microsoft Azure gjøres via NHN og deres eksisterende avtaler med Microsoft.
Rapportering gjøres i henhold til den generelle avtaleteksten sitt punkt 2.3.
Simulas interne organisering for kontakt med nøkkelpersonell er angitt i figuren nedenfor.
Statusmøter
Det gjennomføres statusmøter ved utgangen av hvert kvartal, evt hyppigere dersom en av partene vurderer dette nødvendig med ledelse i begge selskaper samt med driftsleverandøren/driftsleverandørene.
Tilleggsarbeider
Tilleggsarbeider gjøres etter nærmere avtale med FHI.
ID | Beskrivelse |
1. | Leverandøren må ha en organisasjon til å betjene Kunden. |
2. | Leverandøren må ha nødvendige ressurser med kvalifisert kompetanse til å betjene avtalen. |
3. | Leverandøren må sørge for at det personalet som utfører vedlikehold har den nødvendige kompetanse og har tilstrekkelig innføring i vedlikeholdstjenestens innhold og tilhørende tjenestenivå. |
4. | Leverandøren har et selvstendig ansvar for sikre riktig kompetanse og kompetanseutvikling på egne medarbeidere. |
5. | Leverandøren plikter å delta med relevante ressurser og relevant kompetanse i avtalte møteplasser. |
Det er opprettet et eget prosjekt intern i Simula for å betjene avtalen. Prosjektet består av prosjektleder (Xxxx Xxxxx), teknisk prosjektleder (Xxxxx Xxxxxxxxxx), som har med seg de nødvendige team med ansvar for vedlikehold og videreutvikling av backend, apper og dataanalyse.
Rapportering om utført vedlikehold
Ved vedlikeholdsavvik som går ut over SLA skal Leverandøren lage en avviksrapport som fremlegges for Kunden.
Kunden kan kreve at dette gjøres i et fysisk møte. Avviksrapporten skal minimum inneholde:
- Årsak til avviket
- Konsekvenser av avviket
- Vurdering av mulige tiltak, beskrivelse av vurderinger gjort i forhold til tiltak
- Plan for implementering av besluttede tiltak
Leverandøren skal angi eventuelle underleverandører som planlegges benyttet for gjennomføring av vedlikeholdstjenestene, samt hvilke leveranser som forestås av den enkelte underleverandør.
Underleverandør | Leveranseområde |
Shortcut AS (xxx.xx. 991 118 225) | Utvikling og testing av apper for iOS og Android. |
Scienta AS (xxx.xx. 997 230 078) | Utvikling og testing av spesialkomponenter i backend. |
I tabellen nedenfor skal Leverandøren beskrive sitt nøkkelpersonell.
Med nøkkelpersonell menes navngitt personell fra Leverandør og eventuell tredjeparts driftsleverandør oppgitt nedenfor som har definerte roller og ansvarsområder knyttet til utøvelse av avtalen, både teknisk og merkantilt. Leverandøren skal også oppgi hvem som vil være tilgjengelig utenfor normert arbeidstid. Nøkkelpersonell kan ikke skiftes ut uten Kundens forutgående godkjenning.
Navn | Firma | Rolle |
Xxxx Xxxxx | XxxxxxXxx | Prosjektleder |
Xxxxx Xxxxxxxxxx | SimulaMet | Teknisk prosjektleder |
Personer som har tilgang til personidentifiserende data
I vedlegg 1 til Bilag 6 har Leverandøren beskrevet eksplisitt hvilke personer som har tilgang til personidentifiserende data i løsningen. Dette skal oppgis både for hovedleverandør og eventuelle underleverandører.
Enhver endring av hvilke personer som har tilgang til personidentifiserende data skal meddeles Kunden uten ugrunnet opphold, og listen skal oppdateres tilsvarende.
Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser
Dette bilaget inneholder priser og nærmere betingelser for det vederlaget Kunden skal betale for Leverandørens ytelser under avtalen. Andre ytelser vil automatisk bli å anse som inkludert i prisene med mindre annet er eksplisitt angitt i dette bilag.
Alle priser er oppgitt i norske kroner, eksklusiv merverdiavgift.
De drøye to første månedene (ut juni 2020) av den planlagte prosjektperioden vil være dominert av utrulling av appen «Smittestopp». I denne fasen vil det forventes betydelig innsats innen support, testing og feilretting. I denne fasen faktureres arbeidet etter medgått tid i tråd med Simulas NFR-satser1. I løpet av denne første fasen er ambisjonen å stabilisere arbeidsbelastningen og komme over i en mer normal vedlikeholdssituasjon. I løpet av denne første fasen skal behovene for bistand, assistanse og vedlikeholdstjenester bli klargjort, slik at partene vil få en bedre oversikt over det faktiske behovet. Partene vil i i fellesskap justere nivået på tjenestene i løpet av førte fase av prosjektperioden, og komme fram til videre organisering av arbeidet ut prosjektperioden.
Vedlagte budsjett er et utgangspunkt for organisering av arbeidet ut prosjektperioden, men partene anerkjenner at det er betydelig usikkerhet knyttet til driften av prosjektet. I vedlegget oppgis Simulas NFR-satser for ulike kompetansenivåer.
Vedlikeholdsytelser knyttet til utrulling av Smittestopp. Faktureres etter medgått tid i tråd med Forskningsrådets timerater. | Budsjettert beløp ex. mva. pr. Måned* |
April | 1 122 000 |
Mai | 2 157 000 |
Juni | 2 157 000 |
Xxxxxxxx samlet pris ut juni | 5 436 000 |
* Budsjettestimater basert på Simulas NFR-satser.
Fra måned tre (juli) og ut prosjektperioden (til 31. desember 2020) legges det opp til en mer normal vedlikeholdsorganisering av prosjektet. I denne perioden legges det opp til et fast månedlig basisvederlag for feilretting og beredskap, og alt utenom det faktureres på timebasis.
Ytelse: | Beløp ex. mva. pr. måned |
Løpende vederlag for feilretting og beredskap | 992 000 |
For vedlikeholdstjenester ut over feilretting og beredskap skal arbeidet faktureres etter medgått tid i tråd med Simulas NFR-satser.
Øvre årlig ramme for sum løpende vederlag og timebasert vederlag* | 11 388 000 |
* I tillegg kommer utgifter til analysearbeid, se nedenfor.
Parallelt med vedlikeholdsarbeidet beskrevet ovenfor, vil det pågå betydelig Analysearbeid. Analysearbeidet i prosjektet har to overordnede mål:
1. Konvertere innsamlede opplysninger fra Smittestopp-app’en til anonymiserte og aggregerte parametere som trengs i den løpende monitoreringen og prediksjonen av epidemiens forløp. Dette inkluderer tilrettelegging av datagrunnlag for evaluering av effekten av igangsatte smittevernstiltak, samt prediksjon av effekten av potensielle smittevernstiltak framover i tid.
2. Bearbeiding av innsamlede opplysninger til anonymiserte og aggregerte datasett som kan brukes til mer langsiktig forskning, noe som blant annet kan bidra til en forbedret beredskap i forhold til framtidige epidemier.
Arbeidsoppgavene i analysearbeidet omfatter etablering av metodegrunnlag, implementasjon av disse metodene i operative verktøy, eksekvering av analysene, samt validering av datakvalitet, anonymisering og sikkerhet knyttet til analyseresultatene. Ordinær forskning inngår ikke som del av analysearbeidet.
De første 2-3 månedene av arbeidet vil ha en volumtopp som domineres av fullføring av metodegrunnlag og verktøy-implementasjon som er påbegynt i utviklingsprosjektet. Denne innsatsen ligger på toppen av løpende drift og vedlikehold som vil ligge fast ut hele prosjektperioden. Drift og vedlikehold inkluderer løpende eksekvering av analysene, feilrettinger og mindre justeringer av metodikk og verktøy basert på erfaringene man får når datainnsamlingen går framover.
Analysearbeidet faktureres etter et fast månedlig basisvederlag, og eventuelle tilleggstjenester faktureres på timebasis
Ytelse: | Beløp ex. mva. pr. måned |
Løpende vederlag for Analysearbeid | 284 888 |
Totalt | 2 564 000 |
* Budsjettestimater basert på Simulas NFR-satser.
Tilleggstjenester
Kunden skal som opsjon kunne kjøpe tilleggstjenester fra Leverandøren. Dette kan være behov for endret funksjonalitet eller arbeidsoppgaver som normalt utføres i en utviklingsfase. Slike tilleggstjenester vil faktureres etter medgått tid etter timeratene Xxxxxx rapporterer til Forskningsrådet dersom det ikke inngås separate tilleggsavtaler.
Alle priser skal inkludere arbeid hos Leverandør, hos Kunden, evt. hos Underleverandør eller tredjepart. Utlegg, så som reise-, diett- og oppholdskostnader samt reisetid dekkes ikke, med mindre det på forhånd er skriftlig godkjent av Kunden.
Vederlag for løpende ytelser faktureres forskuddsvis per måned. Timebaserte ytelser faktureres etterskuddsvis pr måned.
Elektronisk faktura skal vedlegges timelister for alt arbeid som utføres på timebasis. Faktura skal spesifiseres som følger:
- Fakturaadresse: Folkehelseinstituttet, Xxxxxxxx 000 Xxxxxx, 0000 Xxxx
- Faktura skal merkes med: 4060FLCE «SSA-V Smittesporing fra Simula»
BILAG 8: ENDRINGER I DEN GENERELLE AVTALETEKSTEN
Dette bilaget inneholder eventuelle endringer i den generelle avtaleteksten.
Kapittel 11 Leverandørens mislighold
Nytt punkt 11.3.1 – Avhjelp fra 3. part i situasjoner som er kritiske for Kunden
Dersom misligholdet medfører en kritisk situasjon for Kunden, og Leverandøren ikke har avhjulpet misligholdet innen utløpet av avtalt tidsfrist, har kunden rett til å engasjere tredjepart for å avhjelpe misligholdet. Leverandøren skal dekke Kundens utgifter ved avhjelp fra tredjepart.
Kunden skal varsle Leverandøren skriftlig innen rimelig tid før Xxxxxx engasjerer tredjepart.
BILAG 9: ENDRINGER AV LEVERANSEN ETTER AVTALEINNGÅELSEN
Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen skal følge bestemmelsene i kapittel 3 og gjøres skriftlig. Leverandøren skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget.
Endringsnr. | Beskrivelse | Ikraftsettelsesdato | Arkivreferanse |
Tilleggstjenester som bestilles skal registreres i endringskatalogen i bilag 9. Eksempel på endringskatalog:
Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen
Leverandøren skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør bilag 9, og uten ugrunnet opphold gi Kunden en oppdatert kopi. Kunden må selv holde oversikt over hvilke endringsanmodninger de har sendt, hvilke endringsoverslag de har mottatt og hvilke endringsordrer de har gitt.
Xxxxxx er ansvarlig for at endringene det er anmodet om ikke er i strid med regelverket for offentlige anskaffelser. Endringer som anses som vesentlige vil kunne bli betraktet som en ulovlig direkte anskaffelse. Ulovlige direkteanskaffelser er sanksjonsbelagt med et overtredelsesgebyr på inntil 15 % av den ulovlige anskaffelsens verdi. Kontrakten kan også kjennes «uten virkning» av domstolen. Enhver som mener at det er foretatt en direkteanskaffelse.
BILAG 10: TREDJEPARTS VILKÅR FOR VEDLIKEHOLD AV TREDJEPARTS PROGRAMVARE
Her i bilag 10 tas inn eventuelle tredjeparts vilkår for vedlikehold av tredjeparts programvare (f.eks. programvareprodusentens standard vedlikeholdsavtale hvis hele eller deler av programvaren som skal vedlikeholdes er levert av andre enn Leverandøren eller kunden).
Simula benytter seg ikke av 3. partskomponenter som en del av sin leveranse og vedlikeholdstjenesten de skal yte.