Tilbudsforespørsel Nettbutikk
Tilbudsforespørsel Nettbutikk
Norsk Folkehjelp (heretter benevnt NF)
Innhold
1. BAKGRUNN/INNLEDNING 3
2. GENERELT 3
2.1 Nettbutikk for uniformer, publikasjoner og profilartikler 3
2.2 Symbolske gaver 4
2.3 Eksisterende lagerløsning beholdes 4
3. KRAVSPESIFIKASJON 4
3.1 Generelt 4
3.3 UX – Brukeropplevelse 5
3.2 Krav for symbolske gaver (prises separat) 5
4. TILBUDSFORESPØRSELENS ADRESSE, FRISTER OG VEDSTÅELSESFRIST. 6
4 TILDELINGSKRITERIER 6
5. LEVERANSE 7
6. Miljø- og sosiale ledelsessystemer 7
7. Oppdragets varighet og honorar 7
8. TILBUDSPROSESSEN 7
8.1 Behandling av tilbud 8
9. VEDLEGG: 8
Appendiks 1 9
1. Bakgrunn/Innledning
Norsk Folkehjelp er fagbevegelsens humanitære solidaritetsorganisasjon. Nasjonalt og internasjonalt arbeider Norsk Folkehjelp for mer rettferdig fordeling av makt og ressurser, og vern om liv og helse. Norsk Folkehjelp er en medlemsorganisasjon med fire hovedinnsats- områder:
- Førstehjelp og redningstjeneste
- Inkluderings- og samfunnspolitisk arbeid
- Mine- og eksplosivarbeid
- Utvikling og humanitært samarbeid
Det er i dag ca 100 lokale lag hvorav ca. 60 har redningsgrupper med totalt 2.000 mannskaper.
Norsk Folkehjelp er en medlemsorganisasjon med over 13.000 selvstendige medlemmer, samt at organisasjonen har en stor kollektiv medlemsmasse via LO. Organisasjonen ledes av et styre i landsmøteperioden på 4 år, og den daglige driften er underlagt generalsekretær og hovedadministrasjon.
Norsk Folkehjelps hovedkontoret ligger i Oslo, og i tillegg støttes den norske aktiviteten av p.t. 4 regionskontorer. Norsk Folkehjelp i Norge har ca.150 ansatte innenfor de norske aktivitetsområdene og koordinering av den internasjonale aktiviteten. Den nasjonale aktiviteten er knyttet til førstehjelp/søk- og redningstjeneste, solidaritets- og påvirkningsarbeid og prosjekter innen mangfolds- og integreringsarbeid. Den norske aktiviteten er til en stor grad basert på frivillighet i en lagsstruktur separat fra organisasjonen og hovedkontoret.
Internasjonalt er vi i gjennomsnitt etablert med operasjoner i ca. 30-35 land. Norsk Folkehjelp er engasjert i både langsiktig utviklingsprogram, humanitær bistand og prosjekter for fjerning av miner, klasebomber og eksplosiver.
For ytterligere informasjon og detaljer, se våre nettsider på xxx.xxxxxxxxxx.xx .
2. Generelt
2.1 Nettbutikk for uniformer, publikasjoner og profilartikler
Norsk Folkehjelp (heretter NF) skal inngå avtale for utvikling og drift av nettbutikk for salg av uniformer og profilartikler. Vår nåværende nettbutikk tilfredsstiller ikke våre behov og krav til funksjonalitet.
Kundene i nettbutikken er i dag lokale lag og ansatte i administrasjonen. Dette skal utvides med at alle enkeltmedlemmer kan bli kunde. Lokale lag og administrasjonen skal handle på faktura, mens enkeltmedlemmer kun skal kunne handle med gjennomført betaling i nettbutikken.
Vareutvalget og pris på produktene bestemmes av NF.
Dagens nettbutikk for uniformer, publikasjoner og profilartikler: xxxxx://x0x.xxxxxxx.xx/XXX/XxxxxXxxxx.xxxx?0xxx0xx0xX0/x0xxXxXxX0xXxXXXXx0xX0xxXxXx yDLQjWmLg2D3RtrWTTK0i9dO#!/Storefront
Nettbutikken for uniformer, publikasjoner og profilartikler inneholder omtrent 80 varer. Hvorav ca. halvparten er matriseprodukter med flere valg pr. produkt (f.eks størrelser). Det planlegges gradvis utvidelse av varesortiment.
2.2 Symbolske gaver
xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/
Vi planlegger ikke å flytte vår nettbutikk for symbolske gaver enda, men vi ønsker ikke at noe skal hindre oss i å samle nettbutikkene på samme plattform i framtiden.
Nettbutikken for symbolske gaver inneholder 12 gaver i dag. Gavene består av fysiske eller elektroniske gavekort.
2.3 Eksisterende lagerløsning beholdes
Norsk Folkehjelp samarbeider i dag med BK logistikk som vil stå som selger av produktene. BK logistikk håndterer lagerhold, utsending og fakturering av varer. BK Logistikk bruker WMS (Warehouse Management System) Onlog xxxx://xxx.xxxxx.xx
Vi ønsker tilbud fra nettbutikkleverandører som kan levere løsninger som er kompatible med BK Logistikks WMS.
3. Kravspesifikasjon
3.1 Generelt
• Nettbutikk som ligger åpent på nett, men kun lokale lag og medlemmer kan handle. En vil kreve medlemsnr ved kunderegistrering fra enkeltmedlemmer. 100 lokale lag må legges inn som kunder, ved opprettelse av nettbutikken. Data om disse kundene leveres fra NF, evt flyttes over fra eksisterende plattform.
• Forskjellige tilgangsnivåer på kunder. Lokallag, medlemmer, medlemmer som også er LO-Favørmedlemmer, ansatte i administrasjonen.
• Forskjellige tilgangsnivåer på varer, slik at noen varer kun kan handles av lokallag, eller adm.
• Forskjellige vareoppsett, med mulighet for å ha valg av f.eks størrelse på varene
• Kunne ha varer (f.eks vervepremier) som kun kan ses og administreres av ansatte i NF. Men som fører til korrekt reduksjon i ett felles varelager
• Betalingsløsninger med faktura til lokallag og administrasjonen. Vipps, debit- og kredittkort til (lokallag og) enkeltkunder.
• Sømløs flyt av betalinger, samt automatisk generering av fakturagrunnlag til BK.
• Avtaler med banker vedr betalingsløsning må være integrert
• Løsningen gir BK Logistikk inntektene som kommer inn. Fordeling av inntekter ligger utenfor nettbutikken etter avtale mellom BK og NF
• BK Logistikk vil stå som selger. Men selger på vegne av NF
• Løsning som kan integreres med BK Logistiks lagersystem Onlog (se appendiks for integreringer som må støttes).
• Enkelt hente ut lagerstatus pr vare, for varegrupper eller totalt for alle varene
• Lagerstatus med kostpris og utsalgspris
• Kunne sette variable «lavt lager» verdi på varer inkl pr størrelse
• Mulighet for flere bilder av hvert produkt og kunne se på bilder i større format
• Mulighet for å bygge opp med NF designprofil
• Mulighet for å ha samme vare flere steder i nettbutikken
• Mulighet for å kunne lage pakker satt sammen av enkeltvarer
• Mulighet for kampanjer, tilbud
• NF og BK må ha admintilgang. Legge til nye produkter, redigere produkter, endre profil, kampanjer. Det vektlegges enkel administrering av nettplattformen.
• Definere hva dere som leverandør av plattformen må gjøre ved endringer, og hva NF som bruker kan gjøre selv.
• Migrere dagens nettbutikk over på ny plattform
• Lenke til «web-to-print» i nettbutikkens meny xxxxx://x0x.xxxxxxx.xx/XXX/XxxxxXxxxx.xxxx?0xxx0xx0xX0/x0xxXxXxX0xXxXXXXx0xX 8pjLrZbyDLQjWmLg2D3RtrWTTK0i9dO#!/CategoryHome/562 slik at kundene i nettbutikken enkelt kan ha tilgang til denne muligheten.
• Kunne legge inn andre lenker til eksterne nettsider/prisavtaler med andre produsenter som vi ikke selv tilbyr i nettbutikken.
• Pris for utvikling
• Pris for årlig vedlikehold og drift av plattformen
• Pris for support og konsulent timepris
• Annen kostnad, vil det komme andre kostnader utover dette?
• Synliggjør ulike supportalternativer
• Oppsigelse av avtale må defineres
• Eierskap til plattform som bygges må defineres
• Eierskap til kundedata må defineres, kundene er NF sin eiendom og skal kun kunne brukes av andre etter avtale
• Håndtering av GDPR. Sikker håndtering av persondata i henhold til gjeldende regelverk
• Eierskap til tall og statistikk fra nettbutikken må defineres
• Integrere «symbolske gaver» inn i ny nettportal, eventuelt underside med eget uttrykk og domene xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/
• Sidene må kobles til eksisterende løsning for måling av konverteringer og statistikk: Google Analytics
3.3 UX – Brukeropplevelse
• Leveransen må være gjennomtestet med tanke på gode brukeropplevelser og navigasjon
• Leveransen må tilfredstille krav om universell utforming
• Leveransen må være responsiv og fungere godt på mobilskjermer
• Leveransen må være designet i tråd med NFs grafisk profil og eksisterende nettsider (xxxxxxxxxx.xx)
• Mulighet for fortløpende testing av sidene etter lansering – hvis ønskelig.
3.2 Krav for symbolske gaver (prises separat)
• Mulighet for å kunne kjøpe flere gaver som skal sendes til forskjellige mottakere
• Valg mellom fysisk og digitalt kort
• Skrive inn valgfri hilsen på digitale kort, med forhåndsvisning
• Mulighet for å gi ekstragave ved utsjekk
3.3 Språk
Tilbud og all dokumentasjon i leveransen skal være på norsk, med mindre noe annet avtales særskilt.
4. Tilbudsforespørselens adresse, frister og vedståelsesfrist.
Spørsmål og henvendelser vedrørende tilbudet skal rettes til:
Xxxxx Xxxxxx, rådgiver, e-post; xxxxxx@xxxxx.xxx / mobil: + 00 000 00 000
Alle tilbud skal være Norsk Folkehjelp i hende 09.12.2020 kl 16.00. Norsk Folkehjelp står fritt til å avvisere senere mottatte tilbud Hvert tilbud merkes med egen definert referanse.
Tilbud med alle vedlegg leveres elektronisk til xxxxxx@xxxxx.xxx dersom ikke annet er avtalt. Tilbudet adresseres til:
Norsk Folkehjelp v/Xxxxx Xxxxxx
Postboks 8844 Youngstorget
0028 Oslo
Merket med ref.: «EB-2020-01 Nettbutikk»
Tilbudet skal være bindende for tilbyder i 60 dager fra tilbudsfrist. Eventuelle kostnader for utarbeidelse av tilbud vil ikke bli refundert.
4 Tildelingskriterier
Norsk Folkehjelps står fritt til å velge blant tilbyderne, men ved valg av leverandør vil det bli lagt vekt på følgende kriterier med følgende vekting:
• Pris (30 poeng)
• Sømløst samarbeid med BK Logistikk for utsendelse, fakturering etc. (20 poeng)
• Fokus på UX – god brukeropplevelse (20 poeng)
• Supportavtale (20 poeng)
• Rask leveranse (innen 15. mars 2021) (10 poeng)
Tildelingen baseres på det totalt sett mest fordelaktige tilbud for NF, og NF forbeholder seg retten til å benytte eller kansellere mottatte tilbud dersom forhold tilsier det er nødvendig. Dette slik at ingen tilbydere har krav på å bli vurdert eller antatt.
Norsk Folkehjelp ønsker primært å samarbeide med leverandører som har godkjent tariffavtale, ber derfor tilbydere opplyse om selskapet har det. Hvis ikke må etiske retningslinjer aksepteres.
5. Leveranse
Det er viktig for NF at vi får nettbutikk slik den framstår i dag, men inkludering av gruppen LO- favør på bena så raskt som mulig før 15. mars 2021. Dette inkluderer løsning for tilgang for individuelle medlemmer.
6. Miljø- og sosiale ledelsessystemer
Norsk Folkehjelp er i prosess med å utarbeide en egen miljøpolicy samt å kvalifisere seg til merkeordningen Miljøfyrtårn. Vi ønsker å påvirke det grønne skiftet og ser positivt etter leverandører som har, eller er i gang med, sertifiseringer og tiltak. Derfor ber vi tilbydere gjøre rede for eventuelle eksisterende ledelsessystemer for oppfølging av miljø og sosialt ansvar, merkeordninger eller annet som er implementert i organisasjonen som del av besvarelsen.
7. Oppdragets varighet og honorar
Alle priser bes oppgitt i NOK eks. mva.
Gi en beskrivelse av honorarstruktur inklusive estimert timeforbruk pr. år for de tjenester som er beskrevet i tilbudet.
NF betaler sine regninger pr 30 dager. Vennligst bekreft at dette harmonerer med deres rutiner. NF forbeholder seg retten til å holde tilbake omtvistet beløp uten beregning av rente.
Rentebelastning av forsinket betaling aksepteres etter til enhver tid gjeldende lover.
Alle fakturaer/kreditnotaer skal utstedes i navnet til Norsk Folkehjelp. Faktura- og ekspedisjonsgebyr aksepteres ikke. Norsk Folkehjelp foretrekker elektronisk mottak av faktura.
Avvik eller forbehold fra ovenstående må spesifiseres i tilbudet. Om ikke avvik er angitt spesifikt i tilbudet anses ovenstående for akseptert.
Selskapet må anerkjenne og respektere vedlagte NF Etiske standarder for innkjøp, investeringer og markedsarbeid i forbindelse med oppdraget.
Det er videre et krav at alle leveranser eller aktiviteter selskapet er involvert i ikke kan være i konflikt med anerkjente folkerettslige prinsipper, internasjonale sanksjoner eller konvensjoner. NF forbeholder seg retten til å sjekke og evt. utelate tilbydere som ikke vurderes til å være på linje med ovenstående krav.
8. Tilbudsprosessen
Frist for innlevering av tilbud er 1.12.2020 kl. 16.00. I etterkant vil NF vurdere om de mest aktuelle leverandørene vil få mulighet til å presentere seg og gjennomgå sitt tilbud.
Tilbudet skal også inneholde følgende elementer:
• Firmaopplysninger m/siste årsrapport inkl. nøkkeltall for selskapet (nasjonalt og internasjonalt)
• Kontaktinformasjon om tilbyders hovedkundeansvarlig
• Referanseliste – oppgi min. 2-3 kunder og kontakter som er relevante i forhold til NF
• Firmaets etiske retningslinjer og andre relevante sertifikater/dokumenter
• Skriftlig aksept av NF Etiske standarder for innkjøp, investering og markedsarbeid som vedlagt
8.1 Behandling av tilbud
Det vil bli foretatt lukket åpning av tilbudene og tilbyderne gis ikke anledning til å være tilstede under åpningen. Tilbudene er unntatt offentlighet.
NF forbeholder seg retten til å avvise forsinkede eller mangelfulle tilbud. NF vil ikke returnere evt. leverte tilbud til tilbydere som ikke blir valgt.
NF forbeholder seg retten til å benytte eller forkaste innkomne tilbud. NF har videre anledning til å forhandle med tilbyder om alle vilkårene i tilbudet. Tilbydere har ikke krav på begrunnelse for forkastede tilbud.
NF vil behandle all informasjon fra tilbyder fortrolig. Tilbyder kan ikke offentliggjøre hele eller deler av konkurransegrunnlaget uten skriftlig tillatelse fra NF. Xxxxxxxx har ikke rett til innsyn i andre mottatte tilbud.
9. Vedlegg:
- NF etiske standarder for innkjøp, investeringer og markedsarbeid.
Appendiks 1
Integreringspunkter fra nettbutikk mot Onlog WMS
• Ordreoverføring fra nettbutikk til lager
• Ordrestatsstatus: Fullføring tilbake til nettbutikk (capture av transaksjon)
• Ordrestatsstatus: Dellevering av ordre tilbake til nettbutikk
• Plukkaktivitet tilbake til nettbutikk (slik at nettbutikkadministrator kan se plukk historikk på hver ordre)
• Lagersaldo overføring (disponibel saldo fra BKL til nettbutikk)
• Produktoverføring alle data, samt egne felter / informasjon til BKL. (eks. Voicekommentar ved plukk med headset, kostpris, plassering, notat/kommentar pr. produkt til plukker etc.)
• Leverandør av produkt (for rapportering)
• Produkt brand (for rapportering)
• Leverandørens varenummer
• Returhåndtering (søk retur i nettbutikk, opprettes varemottak hos BK Logistikk, og kvittering til kunde)
• Støtte for forskjellige fraktprodukter (consignor) i forskjellige soner / områder.
• Oppsett av minimum / maksimumslager
• Tolltariff kode / opprinnelsesland pr produkt (for innkjøp og håndtering ved utsendelse utenfor Norge)
• EAN støtte
• Bundlestøtte
• Variantstøtte
• D-Pack støtte
• Markering av inaktivt/utgått produkt i nettbutikk som videre kommuniserer dette til lageret.
• SMS varsel ved henting (pick-up point)