OPPDRAGSBESKRIVELSE RÅDGIVERKONTRAKT
II
OPPDRAGSBESKRIVELSE RÅDGIVERKONTRAKT
(konkurransegrunnlagets del II)
Februar 2013
Rammeavtale for rådgivertjenester – elektro og miljø 2013 - 2015
A. Orientering og rammebetingelser 4
A.1 Generelt 4
A.1.1 Byggherrens organisasjon 4
A.1.2 Rammeavtalen 4
A.1.3 Avrop på rammeavtalen 4
A.2 Rammeavtalens fagområder 5
A.2.1 Elektro (RIE) 5
A.2.2 Energi og miljø (RIEN) 5
B. Xxxxxxx og vederlag 6
B.1 Ytelser 6
B.1.1 Arbeidsområder 6
B.1.2 Prosjekteringsgruppeleder og oppdragsansvarlig 6
B.1.3 Krav til beskrivelser 6
B.1.4 Krav til tegninger 6
B.1.5 SHA - koordinator 7
B.1.6 Oppgaver knyttet til plan- og bygningsloven. 7
B.1.7 Krav til responstid 7
B.2 Vederlag 7
B.2.1 Timepriser 7
B.2.2 biomkostninger 7
B.2.3 endringer og tillegg 7
B.2.4 Fakturering 7
B.2.5 Forsikringer 8
Fremdrift og frister 8
B.3 Generelt 8
B.4 Frister 8
C. Kontraktsbestemmelser og administrative bestemmelser 8
C.1 Generelle kontraktsbestemmelser 8
C.1.1 NS 8401 med endringer 9
C.1.2 Partenes representanter (NS 8401 pkt 5.1). 9
C.1.3 Fakturering og betaling (NS 8401 pkt 15.2.3) 9
C.2 Spesielle kontraktsbestemmelser 9
C.2.1 prisregulering 9
C.3 Administrative bestemmelser 9
C.3.1 Språk 9
C.3.2 Korrespondanse 9
C.3.3 Referater 9
D. Vedlegg. 10
D.1 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet 10
D.2 Egenerklæring om kvalitetsstyring 10
D.3 Egenerklæring om miljøstyring 10
D.4 Evaluering av arkitekt- og rådgiveroppdrag 10
D.5 Egenerklæring om tilgjengelighet 10
E. Skjemaer. 10
E.1 Prisskjema 10
E.2 Kompetanse og referanser for tilbudt personell 10
E.3 Referanseprosjekter 10
A. Orientering og rammebetingelser
A.1 Generelt
A.1.1 BYGGHERRENS ORGANISASJON
Eiendomsavdelingen er som enhet ansvarlig for blant annet alle investeringer innenfor bygg og gjennomfører innledende behovsvurderinger og mulighetsstudier i prosjektene. Ved hjelp av interne oppdragsbestillinger overtar Prosjekt og utbygging som en prosjektorganisasjon, det videre formelle ansvaret for prosjektene i program-, skisse-, forprosjekt-, detaljprosjekt-, og gjennomføringsfasen. Etter ferdigstillelse blir prosjektene overlevert Eiendomsavdelingen for drift og vedlikehold.
Avrop på denne rammeavtalen vil gjøres av både Eiendomsavdelingen og av Prosjekt og utbygging.
A.1.2 RAMMEAVTALEN
Avtalen vil bli etablert som parallelle rammeavtaler med flere firmaer på hvert fagområde.
• RIE – avtale med inntil 3 firmaer
• RIEN – avtale med inntil 3 firmaer
Rammeavtalene skal dekke kommunens behov for rådgivertjenester i forhold til skolebygg, helsebygg, boliger og andre mindre bygg og konstruksjoner. Det vil årlig være snakk om i størrelsesorden ca. 5-10 prosjekter og investeringsområdet som oppdragene er relatert til, har et årlig budsjett på ca. 500 millioner kroner.
For hvert oppdrag vil oppdragsgiver avrope på rammeavtalene for de fagområdene som er nødvendig for å gjennomføre oppdraget. For oppdrag hvor mer enn ett fagområde avropes, etableres prosjekteringsgrupper som ledes av en prosjekteringsgruppeleder.
Rammeavtalens varighet er omtalt under kap. C Fremdrift og frister i dette dokument.
A.1.3 AVROP PÅ RAMMEAVTALEN
Fordeling av oppdrag (avrop) vil skje etter en rullering blant firmaene som har rammeavtale. Når et firma har blitt forespurt om å utføre et oppdrag, plasseres det sist i køen neste gang et oppdrag skal tildeles. Dette vil være tilfelle uavhengig av om firmaet aksepterer forespørselen om å utføre oppdraget, eller velger å avstå. Avrop på rammeavtalen vil således normalt skje ved at ett av firmaene blir forespurt om å utføre oppdraget. Dersom firmaet aksepterer forespørselen og tar på seg oppdraget, skal det spesifisere den bemanning, organisering, omfang (kostnadsramme) og eventuelt tid som vil bli benyttet i en oppdragsbekreftelse.
Timeprisene følger av rammeavtalen.
Ved store og omfattende oppdrag som kan medføre skjev fordeling i forhold til fordelingsnøkkelen (tilnærmet lik verdi til alle) kan oppdragsgiver velge å gjennomføre en minikonkurranse mellom firmaene som har rammeavtale. Oppdrag kontrahert etter en slik konkurranse vil ikke inngå i fordelingsnøkkelen med tilnærmet lik fordeling av oppdrag. Valg
av tilbud etter en minikonkurranse vil skje basert på kompetanse/bemanning/organisering, oppgaveforståelse/omfang og eventuelt utførelsestid. Basert på omfang og rammeavtalens timepriser kan oppdragsgiver be om at oppdraget gjennomføres etter medgått tid innenfor en kostnadsramme eller til fastpris.
Ved særlig omfattende eller faglig spesielle prosjekter innen det fagområdet som er omfattet av rammeavtalen, kan oppdragsgiver kunngjøre og gjennomføre en konkurranse utenfor rammeavtalen, der også foretak uten rammeavtale følgelig kan delta. Særlig omfattende prosjekter defineres i denne sammenheng som prosjekter med en økonomisk ramme på over 100 mill kr.
A.2 Rammeavtalens fagområder
For alle spesifikke fagdisipliner nevnt under vil oppdraget generelt bestå av følgende tjenester:
▪ Foreta komplett prosjektering med utarbeidelse av beskrivelser og anbudsunderlag
▪ Gjennomføre og delta i anskaffelser etter Forskrift om off. anskaffelser, evaluering av tilbud, utarbeide nødvendige dokumenter i den forbindelse
▪ Utarbeide kostnadsestimater og tidsplaner
▪ Ansvar for FDV-dokumentasjon i prosjektene
▪ Xxxxxxx XXX i henhold til byggherreforskriften for det aktuelle oppdraget
▪ Gjennomføre tredjepartskontroll
A.2.1 ELEKTRO (RIE)
Ut over generelle tjenester vil følgende inngå i leveransen:
▪ Prosjektere alle typer elektroanlegg. (Beskrivelser, tegninger, løsninger, rapporter etc.)
▪ Være kontaktperson mellom nettleverandør og myndigheter
▪ Foreta beregninger av elektroanlegg, (FEB-dok, lysberegninger etc.)
A.2.2 ENERGI OG MILJØ (RIEN)
RIEN skal først og fremst være en spesialrådgiver for de øvrige fagområdene og for byggherren i forhold til energi- og miljøspørsmål. Følgende tjenester skal inngå i leveransen:
▪ Bygningsfysikk spesielt rettet mot passivhus og energikrav
▪ Enkergikilder
▪ Livssyklusvurderinger og livssykluskostnader (LCC)
▪ Materialbruk i et miljøperspektiv
▪ Søknadsprosesser på støtteordninger (ENOVA)
B. Ytelser og vederlag
B.1 Ytelser
B.1.1 ARBEIDSOMRÅDER
Rammeavtalen vil omfatte alle stadier i et prosjekt. Fagområdene som er angitt i de ulike fasene er kun veiledende og vil kunne variere fra prosjekt til prosjekt:
• Tidligfase/mulighetsstudie – ark, rib, rien
• Rom og funksjonsprogram – ark
• Skisseprosjekt / regulering – ark, rib, riv, rie, rien
• Forprosjekt – ark, rib, riv, rie, rien
• Detaljprosjekt – ark, rib, riv, rie, rien
• Bistand i byggefasen – ark, rib, riv, rie, rien
Et oppdrag vil kunne omfatte en eller flere faser og vil også kunne være begrenset til deloppgaver innen en fase.
B.1.2 PROSJEKTERINGSGRUPPELEDER OG OPPDRAGSANSVARLIG
Funksjonen prosjekteringsgruppeleder (PGL) skal innehas av ARK eller RIB. Oppdragsgiver kan også i gitte situasjoner velge å dekke denne funksjonen med egne ansatte eller med innleid personell utenfor denne rammeavtalen. Oppdragsgiver vil avklare hvem som skal ha denne rollen i hvert enkelt prosjekt.
Hver rammeavtale skal ha en oppdragsansvarlig (OA) som skal være hovedkontakten mot oppdragsgiver. OA skal også være hovedkontakten mot PGL og koordinere resursbruken fra det enkelte fagområdet inn i den enkelte prosjekteringsgruppen. OA skal ha en aktiv rolle i oppdragene og være fagansvarlig for den enkelte rammeavtale.
B.1.3 KRAV TIL BESKRIVELSER
For de fleste typer prosjekter har oppdragsgiver standard maler for konkurransegrunnlagets generelle del. Beskrivende mengdefortegnelse skal normalt utarbeides i G-prog eller tilsvarende program som er kompatibelt med NS3459, og skal leveres elektronisk og i papirformat.
Ytelsesbeskrivelsen som skal utarbeides kan være basert på NS3420 eller en form for funksjonsbeskrivelse. Utforming av ytelsesbeskrivelse tilpasses oppdragsgivers valg av kontraktsform.
B.1.4 KRAV TIL TEGNINGER
Tegninger skal utarbeides i DWG-format og PDF-format. Tegninger kan leveres i farger, men skal ha en kvalitet som gjør at de er lette å lese selv i sort-hvit utgave.
Anbudstegninger skal normalt utarbeides med en detaljeringsgrad slik at de kan benyttes som arbeidstegninger i anleggsfasen. Behov for utarbeidelse av mer detaljerte arbeidstegninger vil bli avklart for hvert enkelt oppdrag.
B.1.5 SHA - KOORDINATOR
Normalt skal Asker kommune være SHA-koordinator i prosjekteringsfasen iht. byggherreforskriftens §§13 og 14. Det forutsettes imidlertid at arkitekt og/eller rådgiveren har nødvendig kompetanse til å ivareta rollen dersom oppdragsgiveren ønsker det.
B.1.6 OPPGAVER KNYTTET TIL PLAN- OG BYGNINGSLOVEN
Arkitekt og rådgiver, evt. med underrådgivere, skal kunne påta seg oppgavene som ansvarlig søker, ansvarlig prosjekterende og ansvarlig kontrollerende av prosjekteringen i tiltaksklasse 3 for bygg, konstruksjoner og installasjoner innen arbeidsområdene som dekkes av rammeavtalen. Arkitekten og rådgiveren skal holde seg løpende oppdatert om Plan- og bygningsloven med tilhørende regelverk.
B.1.7 KRAV TIL RESPONSTID
Med responstid menes den tid som går fra forespørsel til utførelse av den forespurte handlingen. For oppdrag hvor det ikke gjennomføres minikonkurranse skal responstiden ikke overstige 2 uker.
Når et anlegg er under bygging, kan det oppstå "akutte situasjoner" eller "hastetilfeller" hvor rådgiveren må møte opp på anleggsstedet på kortest mulig tid for å bidra til løsning av problemer som kan føre til avvik eller at arbeidene stopper opp. Ved akutte situasjoner eller hastetilfeller stiller derfor oppdragsgiver krav til at den prosjekterende og nøkkelpersonell i prosjektet skal kunne møte opp på anleggsstedet innen 3 timer etter henvendelse, også innenfor vanlig rushtid.
B.2 Vederlag
B.2.1 TIMEPRISER
Rådgiveren skal tilby timepriser ved å fylle ut skjema i kap F. Regulering av timepriser er beskrevet under kap. D2. Timeprisene skal være inklusive alle tillegg, som overtid, helgearbeid mv., og alle påslag, som kontorhold, plotting, intern kopiering og reise- og oppholdskostnader til og fra mål i Asker kommune.
B.2.2 BIOMKOSTNINGER
Ekstern kopiering faktureres oppdragsgiver uten påslag. Asker kommunes rammeavtale på kopieringstjenester skal brukes.
B.2.3 ENDRINGER OG TILLEGG
Eventuelle krav om økning av ramme avtalt for hvert enkelt oppdrag må tas opp skriftlig med oppdragsgiveren og begrunnes. Rådgiveren skal ta opp slike forhold fortløpende når han mener det er berettiget. Arbeid uten på forhånd skriftlig godkjenning godtgjøres ikke.
Oppdragsgiver kan etter eget ønske stoppe, utsette eller ta ut delarbeider fra et oppdrag under rammeavtalen. Kostnadsrammen reduseres tilsvarende uten at utførende firma har krav på kompensasjon for redusert oppdrag.
B.2.4 FAKTURERING
Når et oppdrag er i gang skal avdragsnota sendes hver måned med kostnadene spesifisert for kontroll. Som vedlegg til fakturaen skal det følge en oversikt over timeforbruk og eventuelle
dokumenterte utgifter. Dersom oppdragsgiver krever det, skal spesifiserte timelister vedlegges faktura. Fakturaene skal merkes med prosjektnummer og -navn, bestillernummer og prosjektlederens navn.
Betalingsmodell avklares før oppstart av oppdrag. Timepriser angitt i rammeavtalen skal benyttes, med mindre fast pris avtales.
B.2.5 FORSIKRINGER
Forsikring skal stilles i hht NS 8401 punkt 7.2.
Forsikring stilles av:……………………………………………………….………..
Fremdrift og frister
B.3 Generelt
Rammeavtalen inngås med en varighet på 2 år fra avtaledato. Oppdragsgiver har ensidig opsjon på forlengelse av avtalen i 1 + 1 år, til sammen maksimalt 4 år.
Opsjon på forlengelse av avtalen inntrer automatisk med mindre oppdragsgiver sier opp avtalen senest 3 mnd før.
Avtalen opphører automatisk uten oppsigelse når avtalen har løpt i 4 år.
B.4 Frister
Rådgiveren skal starte utførelsen av oppdraget snarest mulig etter at avtale om enkeltoppdrag (avrop) under rammeavtalen er gitt, og arbeidene skal gjennomføres kontinuerlig.
C. Kontraktsbestemmelser og administrative bestemmelser
C.1 Generelle kontraktsbestemmelser
For oppdragene under rammeavtalen kan kontraktsbestemmelser i hht. NS 8401 med Asker kommunes endringer eller NS 8402 benyttes.
I visse prosjekter er det behov for å presisere, gi tilleggsbestemmelser eller endre Asker kommunes generelle kontraktsbestemmelser. Slike bestemmelser er i så fall angitt som spesielle kontraktsbestemmelser for det enkelte prosjekt i pkt D2 nedenfor. Ved motstrid gjelder bestemmelsene i D2 foran bestemmelsene i D1.
C.1.1 NS 8401 MED ENDRINGER
NS 8401:2000+A1:2007 med de endringer som er beskrevet i nedenstående punkter, gjelder som generelle kontraktsbestemmelser i de oppdragene der dette er avtalt.
C.1.2 PARTENES REPRESENTANTER (NS 8401 PKT 5.1)
Følgende bestemmelser blir nytt andre ledd:
Prosjektleder er byggherrens representant. Han er byggesakens administrative leder og er den eneste som har fullmakt til å forplikte byggherren, med mindre annet er uttrykkelig angitt.
C.1.3 FAKTURERING OG BETALING (NS 8401 PKT 15.2.3)
Pkt 15.2.3 ”Betalingsfrist” utgår og erstattes av følgende bestemmelser:
15.2.3 Fakturering og betaling
Oppdragsgiveren plikter å betale innen 45 dager etter at han har mottatt korrekt merket faktura.
C.2 Spesielle kontraktsbestemmelser
C.2.1 PRISREGULERING
De timepriser som oppgis i tilbudet og avtales i rammeavtalen skal justeres i forhold til prisindeks fra Statistisk Sentralbyrå, konsumprisindeks for varer og tjenester, etter leveringssektor, andre tjenester med arbeidslønn som dominerende prisfaktor. Tilbudsprisene skal gjelde ett år fra avtaledato før de justeres første gang, og skal videre justeres en gang pr. år, på samme dato, og vil da gjelde for etterfølgende år. Utgangspunktet settes til den indeks som gjelder ved avtaleinngåelse.
C.3 Administrative bestemmelser
C.3.1 SPRÅK
Hvis ikke annet er avtalt skal all kommunikasjon knyttet til rammeavtalen og underliggende avtaler, både muntlig og skriftlig, være på norsk. All dokumentasjon skal være på norsk.
C.3.2 KORRESPONDANSE
All skriftlig kommunikasjon i prosjektene skal merkes med prosjektnummer og navn i tillegg til hva henvendelsen gjelder.
C.3.3 REFERATER
Referater skal merkes med prosjektnummer og navn i tillegg til type møte / hva møtet gjelder.
Møtereferater skal innholde: Møtenummer, dato og sted, deltakere, øvrige mottakere av referat, ansvar for oppfølging av saker, neste møte.