Contract
Konkurransegrunnlag, anskaffelse av utstyr/tjeneste | |||
Fylke dato: 30.04.2019 | Filnavn: Utstyr_Tjenester_Konkurranse_åpen_del_III.docx | FEF dato: - | Side: 1 av 15 |
Revisjon | Revisjonen gjelder | Dato | Utført av | Dato godkjent | Godkjent av |
00 | Nytt dokument for TRFK | 27.02.2019 | Xxxxxx X. | ||
01 | Oppdatert | 30.04.2019 | Xxxxxx X. | ||
02 |
KONKURRANSEGRUNNLAG
Konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring i henhold til forskriftens del I og III
(over EØS-terskelverdi)
Anskaffelse av FDV-verktøy
Innhold
1 LITT OM TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE (TRFK) 4
1.1 Presentasjon av TRFK 4
2 ANSKAFFELSEN 4
2.1 Oppdragsgiver 4
2.2 Oppdragsgivers kontaktperson 4
2.3 Anskaffelsens formål 5
2.4 Avtalens varighet og omfang 5
2.5 Avtalebestemmelser 5
2.6 Tilbud på deler av oppdraget 5
2.7 Alternative og parallelle tilbud 5
2.8 Vedståelsesfrist 6
2.9 Språk 6
2.10 Tilbudskonferanse/informasjonsmøte 6
2.11 Viktige datoer 6
2.12 Kunngjøring 6
3 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN/ANSKAFFELSEN 7
3.1 Regler for konkurransen 7
3.2 Taushetsplikt 7
3.3 Offentlighet 7
3.4 Habilitet 8
3.5 Oppdateringer av konkurransegrunnlaget 8
3.6 Tilleggsopplysninger 8
3.7 Avvik 8
3.8 Vederlag 9
3.9 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse 9
4 DET EUROPEISKE EGENERKLÆRINGSSKJEMAET (ESPD) 9
4.1 Generelt om ESPD 9
4.2 Nasjonale avvisningsgrunner 9
5 KRAV TIL LEVERANDØRENE 10
5.1 Kvalifikasjonskrav 10
5.2 Krav til sosialt ansvar 11
6 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 12
6.1 Innleveringsfrist 12
6.2 Innlevering av tilbud 12
6.3 Utarbeidelse og levering av tilbud 12
6.4 Innhold og organisering av tilbudet 12
7 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 13
7.1 Tildelingskriterier 13
7.2 Evalueringsmetode 13
7.3 Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode 14
8 OVERSIKT OVER VEDLEGG 14
9 OPPFORDRING TIL LEVERANDØRENE 14
1 LITT OM TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE (TRFK)
1.1 Presentasjon av TRFK
TRFK har ca 4500 ansatte. Arbeidsområdene til fylkeskommunen er opplæring, tannhelse, regional utvikling, kultur, næringsutvikling og samferdsel. Fylkeskommunen er politisk styrt gjennom fylkestinget og de utvalg dette oppnevner.
TRFK kjøper varer og tjenester for ca 3,3 milliarder kroner i året. Dette utgjør ca 46 % av fylkeskommunens årlige budsjett.
Trøndelag fylkeskommune v/ Seksjon Eiendom forvalter ca. 500 000 m² bygningsmasse: 32 videregående skoler, 41 selveide eller leide tannklinikker, samferdselsanlegg samt fylkeshusene.
TRFK har en desentralisert organisering. Dette innebærer at det er Seksjon Eiendom som forvalter bygningene, og at virksomhetene selv har ansvar for teknisk drift og renhold. Forvalterrollen innebærer vedlikehold, utvikling, kjøp/salg og inn- og utleie. Skolene og andre brukerenheter er brukere av bygningene, og har ansvar for teknisk drift og renhold (det finnes noen unntak fra denne modellen, se organisasjonskart). Seksjon eiendom server organisasjonen med fagrådgivere innenfor bl.a. renhold og for energi/miljø.
Mer informasjon om fylkeskommunen kan du finne på hjemmesidene: xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx
2 ANSKAFFELSEN
2.1 Oppdragsgiver
Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Trøndelag fylkeskommune (TRFK) v/ Seksjon Eiendom. Oppdragsgiver innbyr herved til konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring i forbindelse med anskaffelse av FDV-system.
2.2 Oppdragsgivers kontaktperson
Oppdragsgivers kontaktperson er:
Navn: | Xxxxxx Xxxxxxxxxx |
e-post |
Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen via portalen xxx.xxxxxxx.xx. Oppgitt e- postadresse over skal benyttes ved problemer med funksjonaliteten i Mercell.
Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder konkurransen enn nevnte kontaktperson.
2.3 Anskaffelsens formål
Oppdragsgiver v/Seksjon Eiendom har til hensikt å anskaffe IKT– verktøy til støtte for seksjonens FDV-arbeider. Anskaffelsen omfavner følgende områder innenfor FDV: Eierskap/Arealforvaltning, Drift/Vedlikehold og Renhold.
TRFK tar sikte på å oppnå en bedre utnyttelse av bygningsinformasjonsmodeller (BIM) og vil bruke det standardiserte lagringsformatet IFC for å sikre en bærekraftig ivaretakelse og forvaltning av data relatert til vår eiendomsmasse. Dette innebærer at vi lagrer IFC i en objektrelasjonell database og at denne utveksler data med FDV-verktøyet.
Vi søker tilbydere som kan levere et samlet tilbud på objektrelasjonell database + verktøy. Nærmere beskrivelse av anskaffelsen er gitt i Kravspesifikasjonen, vedlegg 2.
2.4 Avtalens varighet og omfang
Avtalen har en estimert verdi på ca kr 6 MNOK ekskl. mva. Antatt avtaleverdi er kun av informativ karakter og Xxxxxxxxxxxxx er ikke bundet av denne. Oppdragsgivers behov vil kunne variere fra år til år.
Avtalen gjelder fra 01.12.2021 til 31.11.2025, med muligheter for opsjon 1+1 år.
Oppdragsgiver skal kunne bestille funksjonalitet og moduler som leverandøren og dennes underleverandører utvikler i avtaleperioden som kan ivareta oppdragsgivers behov i relasjon til denne anskaffelsen. Funksjonalitet og moduler skal i så fall stå i sammenheng med det anskaffede system og skal kunne bestilles på markedsmessige vilkår.
2.5 Avtalebestemmelser
Avtaleforholdet reguleres av følgende avtalebestemmelser:
a) SSA-Sky (vedlegg 3)
b) SSA-V (vedlegg 4)
c) Databehandleravtale (samhandlingsavtalen) (vedlegg 5)
Bindende avtale er sluttet når avtaledokumentene er signert av begge parter.
2.6 Tilbud på deler av oppdraget
Det er et sentralt formål med anskaffelsen at funksjonalitet for ulike fagområder innenfor FDV skal samles i en leveranse. Det er derfor ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget.
2.7 Alternative og parallelle tilbud
Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud.
Tilbyderne kan inngi parallelle tilbud.
2.8 Vedståelsesfrist
Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 2.12 nedenfor.
2.9 Språk
Tilbudet, sentrale vedlegg og dokumentasjon skal foreligge på norsk. Det er ønskelig at kommunikasjon i konkurransen foregår på norsk.
2.10 Tilbudskonferanse/informasjonsmøte
Det er gjennomført en offentlig kunngjort leverandørdialog. Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse/informasjonsmøte utover dette.
2.11 Viktige datoer
Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:
Aktivitet | Tidspunkt |
Forhåndskunngjøring | 16.06.21 |
Frist for å melde interesse | 30. Juli 2021, kl 23.59 |
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget | Ti dager før tilbudsfrist 1 |
Frist for å levere tilbud – tilbudsfrist 1 | 06.09.21, kl 16.00 |
Tilbudsåpning | Umiddelbart etter innlevering |
Evaluering 1 | Uke 36-37 |
Forhandling | Uke 38-39 |
Tilbudsfrist 2 | Uke 40 |
Evaluering 2 | Uke 40-43 |
Valg av leverandør og meddelelse til leverandører | Uke 43 |
Karensperiode | Ti dager |
Kontraktsinngåelse | Uke 45 |
Tilbudets vedståelsesfrist | 1.mars 2022, kl 23.59 |
2.12 Kunngjøring
Oppdragsgiver har kunngjørt en forhåndskunngjøring på Doffin og TED (Tenders Electronic Daily) via Xxxxxxx.xx. Kun de tilbydere som melder sin interesse i forhåndskunngjøringen vil inviteres til å gi tilbud i anskaffelsen. Det vil ikke utlyses ny kunngjøring.
3 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN/ANSKAFFELSEN
3.1 Regler for konkurransen
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR 2016-08-12-974. del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring , jfr. FOA § 13-2.
Oppdragsgiver har i kunngjort en forhåndskunngjøring. Alle tilbyderne som melder sin interesse i denne vil inviteres til å gi tilbud i konkurransen.
Etter mottak av første tilbud vil oppdragsgiver invitere de beste tilbyderne til forhandlinger Forhandlingene vil gjennomføres med maksimalt seks tilbydere, dog ikke færre enn fire.
Utvelgelsen vil foretas på bakgrunn av en vurdering av første tilbud ut fra
tildelingskriteriene.
Etter gjennomførte forhandlinger gis de tilbyderne som har deltatt i forhandlingene anledning til å inngi endelig tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å tildele kontrakt uten å gjennomføre forhandlinger, så tilbyderne anmodes om å inngi sitt beste tilbud allerede i første tilbud.
Opprinnelig tilbud skal være bindende frem til inngåelse av kontrakt uavhengig av eventuelle forhandlingsutspill.
Tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser § 24-8(1) b. Oppdragsgiver kan avvise tilbud som inneholder avvik fra anskaffelsesdokumentene, uklarheter eller lignende som ikke må anses ubetydelige, jfr. forskriftens § 24-8(2) a.
Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson.
3.2 Taushetsplikt
Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og framgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, FOA § 7-4, jf. forvaltningsloven § 13.
3.3 Offentlighet
Tilbud og anskaffelsesprotokoll blir, inntil valg av leverandør er bestemt, unntatt offentlighet, jfr. offentleglova av 19.5.2006 nr. 16 § 23.
Oppdragsgiver ber om at leverandøren i en sladdet versjon av sitt tilbud avmerker hva de mener er taushetsbelagt informasjon knyttet til det innleverte tilbudet. Ved begjæring om innsyn, skal TRFK uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at TRFK plikter å unnta de fra offentlighet. Den sladdede utgaven skal være slik at teksten som er sladdet ikke kan rekonstrueres. Dette er leverandørens ansvar.
3.4 Habilitet
Ved behandling av saker som omfattes av forskrift om offentlige anskaffelser gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven kapittel 2 og kommuneloven § 11-10.
3.5 Oppdateringer av konkurransegrunnlaget
Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter.
Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli sendt til alle leverandører som har meldt sin interesse i Mercell.
3.6 Tilleggsopplysninger
Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver, ved oppdragsgivers kontaktperson. Frist for å be om tilleggsopplysninger er fastsatt i pkt. 3.11. Spørsmål som kommer etter spørsmålsfristen kan ikke påregnes besvart.
Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles til Xxxxxxxxxxxxx ved oppdragsgivers kontaktperson.
Eventuelle tilleggsopplysninger som gis under tilbudsprosessen vil bli distribuert til samtlige registrerte leverandører via Mercell.
3.7 Avvik
Dersom leverandørens tilbud avviker fra deler av anskaffelsesdokumentene, skal dette klart gå fram av tilbudsbrevet.
Avvik/forbehold skal være presise, entydige og skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Dette skal tas inn i tilbudsbrevet slik at Oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren.
Dersom leverandørens tilbud avviker fra anskaffelsesdokumentene kan tilbudet bli avvist. Tilbud som inneholder vesentlige avvik avvises.
Leverandørens henvisning til eller vedleggelse av standardiserte leveringsvilkår eller lignende i tilbudet vil bli betraktet som avvik dersom disse avviker fra kontraktsvilkårene som medfølger dette konkurransegrunnlag.
Leverandøren har risikoen for uklarheter i tilbudet.
3.8 Vederlag
Leverandøren har ikke krav på noen form for godtgjørelse for deltakelse i informasjonsmøte eller ved utarbeidelse av tilbudet.
3.9 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse
Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det.
4 DET EUROPEISKE EGENERKLÆRINGSSKJEMAET (ESPD)
4.1 Generelt om ESPD
Som en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, at det ikke foreligger avvisningsgrunner og eventuelt oppfyllelse av utvelgelseskriterier skal leverandøren fylle ut ESPD skjema for anskaffelsen i Mercell. Skjemaet fylles ut i Mercell og leveres sammen med tilbudet. Den leverandøren som blir innstilt til kontraktsinngåelse må før kontrakt inngås dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de opplyste dokumentasjonskrav.
4.2 Nasjonale avvisningsgrunner
I henhold til ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat» De norske anskaffelsesreglene går lenger enn hva som følger av avvisningsgrunnene angitt i EUs direktiv om offentlige anskaffelser og i standardskjemaet for ESPD. Det presiseres derfor at i denne konkurransen gjelder og alle avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriftens § 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunnene.
Følgende av avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriften § 24-2 er rent nasjonale avvisningsgrunner:
- §24-2(2). I denne bestemmelsen er det angitt at oppdragsgiver skal avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene. Kravet til at oppdragsgiver skal avvise leverandører som har vedtatt forelegg for de angitte straffbare forholdene er et særnorsk krav.
- 24-2(3) bokstav i. Avvisningsgrunnen i ESPD skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet.
5 KRAV TIL LEVERANDØRENE
5.1 Kvalifikasjonskrav
For å kunne få sitt tilbud evaluert må leverandøren fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjemaet om at han oppfyller samtlige av de kvalifikasjonskravene som er oppgitt i egenerklæringsskjemaet del IV.
Leverandøren(e) som blir innstilt til kontraktsinngåelse må før kontrakt inngås dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de opplyste dokumentasjonskrav. Oppdragsgiver kan på ethvert tidspunkt før kontraktsinngåelse kreve nødvendig dokumentasjon fremlagt av alle tilbyderne.
Dersom tilbyder vil støtte seg på andre leverandører for å oppfylle kvalifikasjonskravene må tilsvarende dokumentasjon fremlegges av disse.
KVALIFIKASJONSKRAV | DOKUMENTASJONSKRAV | Vedlegg nr |
Betalt skatt | ||
Leverandøren skal ha ordna forhold med hensyn til betaling av skatt og mva. | Det skal leveres skatte- og avgiftsattest(er) ved tilbudet som viser status for betaling av skatt og merverdiavgift. Leverandører med forretningsadresse i andre EØS-land skal fremlegge tilsvarende attest(er). Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra den dag attestene skal være byggherre i hende. | * 5.11 |
Registrering, autorisasjoner | ||
Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. | Firmaattest/dokumentasjon som viser at leverandøren er registrert i faglige register, handelsregister eller annet foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund | * 5.21 |
Økonomisk og finansiell kapasitet Leverandøren må råde over tilstrekkelig finansiell og økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene Leverandøren skal ikke være under gjeldsforhandlinger eller konkurs. | ||
Dokumentasjon av økonomi og regnskap | Utdrag fra leverandørens årsregnskap og revisors beretning for 2 siste år. Leverandører som ikke kan oppfylle kravet til utdrag av årsregnskap, kan alternativt fremlegge en forretningsplan med overordnet plan for finansieringen, f.eks. bankerklæring. | * 5.31 |
Kredittvurderinger | Kredittrating fra anerkjent leverandør skal fremlegges. For denne leveransen vil en firmarating fra Bisnode (D&B) på A (kredittverdig), delbedømmelse for økonomien på «Tilfredsstillende» og betalingserfaring på «Akseptabel» kunne være tilstrekkelig. Ved vurdering av leverandørens finansielle og økonomiske stilling kan oppdragsgiver selv innhente opplysninger fra Bisnode (D&B). | * 5.32 |
Økonomisk og finansiell støtte fra andre foretak | Vil leverandøren støtte seg på andre foretaks økonomiske og finansielle kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravet i punkt 5.3, skal leverandøren dokumentere at den vil ha rådighet over de nødvendige ressursene ved å fremlegge en forpliktelseserklæring om dette fra hvert av disse foretakene. | * 5.33 |
Tekniske og faglige kvalifikasjoner | ||
Leverandørens mest relevante leveranser innenfor fagområdet Leverandøren skal i løpet av de tre siste årene ha gjennomført minst to leveranser med tilsvarende størrelse og omfang som dette oppdraget. | Oversikt over relevante arbeider utført i løpet av de siste 3 år. (§16-6.1b) Dokumentasjon for minimum 2, inntil 4 prosjekt, fortrinnsvis 1 side pr. prosjekt: Prosjektnavn, oppdragsgiver med kontaktperson Roller/nøkkelpersonell for leverandør Beskrivelse med aktuelle problemstillinger. | * 5.41 * 5.42 |
Dersom leverandøren har saklige grunner til ikke å fremlegge den dokumentasjon Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver anser egnet.
Skatteattest
Valgte leverandør skal på forespørsel levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Dette gjelder bare dersom valgte leverandør er norsk.
Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere forespørsel om å delta i konkurransen eller tilbud.
5.2 Krav til sosialt ansvar
Leverandøren skal sikre at de åtte grunnleggende ILO-konvensjonene er fulgt. Leverandøren skal garantere/gi erklæring om at konvensjonene blir fulgt og at underleverandørene innfrir kravene. Kontrakten vil inneholde krav om overholdelse av krav i ILO-konvensjonene
6 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING
6.1 Innleveringsfrist
Tilbudet skal leveres senest ved tidspunkt angitt i Mercell. Tilbud som er innlevert etter fristens utløp vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet er levert rettidig.
6.2 Innlevering av tilbud
Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen.
Er du ikke bruker hos Mercell, eller har spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel, hvordan du skal gi tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf. 00 00 00 00 eller på e-post til: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx.
Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp. Dette for å unngå forsinkelser som følge av nedetid hos Mercell, dataproblemer, strømbrudd, problemer med bruk/ funksjonalitet e.l. rett før tilbudsfristens utløp. Skulle det komme tilleggsinformasjon fra Oppdragsgiver eller det er andre forhold som fører til at du ønsker å endre tilbudet ditt før tilbudsfristen utgår, kan du gå inn og åpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt inntil tilbudsfristen utgår. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.
Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering.
Du vil under innlevering av tilbudet bli bedt om en elektronisk signatur for å bekrefte at det er aktuell leverandør som har sendt inn tilbudet. Elektronisk signatur kan dere skaffe på xxx.xxxxxxxxx.xxx, xxx.xxxxxxx.xx eller xxx.xxxxxx.xx.
Vi gjør oppmerksom på at det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur slik at denne prosessen settes i gang så snart som mulig.
6.3 Utarbeidelse og levering av tilbud
Tilbudet skal utarbeides i henhold til retningslinjene gitt i dette dokument med vedlegg.
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx. Dette for at all kommunikasjon skal loggføres. Når du er inne på konkurransen skal du velge fanebladet Kommunikasjon. Klikk deretter på ikonet «Ny melding» i menylinjen. Skriv inn informasjon til Oppdragsgiver og trykk deretter på ikonet «Send». Oppdragsgiver mottar så meldingen din. Hvis spørsmålet angår alle leverandører vil Oppdragsgiver besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon. Tilleggsinformasjon er tilgjengelig under fanebladet «Kommunikasjon» og deretter under fanebladet «Tilleggsinformasjon». Du vil også få en e-post med en link til tilleggsinformasjonen.
6.4 Innhold og organisering av tilbudet
Tilbudet skal leveres etter den utforming som Mercell angir for innlevering. ZIP- filer skal ikke lastes opp ved innlevering av tilbud.
7 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN
7.1 Tildelingskriterier
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet, basert på følgende kriterier:
Tildelingskriterie | Vekting | Dokumentasjonskrav |
Pris | 40 % | |
Lisenser Timepris Opplæring Brukerstøtte UTV punkter | Ferdig utfylt prisskjema | |
Kvalitet | 60 % | |
Under kvalitet vurderes teknisk og funksjonell løsning samt gjennomføringsplan. | Utfylt tabell med svarkoder. Beskrivelse i eget dokument, i henhold til mal for «Beskrivelse av funksjonalitet». Maks 30 sider med skriftstørrelse 11. Fritekst, samt utdyping av punkter farget med orange. Beskrivelse i eget dokument, i henhold til mal for «Gjennomføringsplan». Maks 20 sider med skriftstørrelse 11, |
Viser til vedlegg 1 for utdyping av hva leverandører skal legge vekt på å beskrive i gjennomføringsplanen.
7.2 Evalueringsmetode
Tildelingskriteriet pris: Ved evaluering av tildelingskriteriet pris vil vi benytte en poengskala fra 0-10 poeng. Tilbud med laveste tilbudspris vil oppnå maksimal poengsum med 10 poeng. De andre tilbudene får poengsum som er lineært fordelt med nullpunkt ved laveste tilbudspris tillagt 100%. Evaluert tilbudspris er totalpris slik denne fremkommer av prissammenstillingsskjema. Poengene vil deretter vektes med angitt prosent.
Unormalt lave eller høye tilbud: Dersom tilbudsprisen fremstår som unormalt lavt eller høyt, så vil oppdragsgiver skriftlig kreve at tilbyderen redegjør for tilbudets sammensetning med overbevisende dokumentasjon før endelig vurdering vil bli foretatt. Dersom det unormalt lave prisnivået ikke kan forklares i tilstrekkelig grad, kan oppdragsgiver avvise tilbudet jf. forskrift om offentlige anskaffelser
§24-9.
Ved evalueringen av tildelingskriteriet kvalitet vil oppdragsgiver faktisk og skjønnsmessig vurdere tilbudene ut fra den innleverte dokumentasjon, forhandlinger og eventuelt dokumentasjon etter forhandlinger. Ved evaluering av hvert tildelingskriterium vil oppdragsgiver gi poeng på en skala fra 0-10 der 10 poeng er best. Tilbyderen med den beste kvaliteten vil oppnå 10 poeng, de andre tilbyderne vil bli poengsatt relativt til dette. Poengene vil deretter vektes med angitt prosent.
Ved evaluering av teknisk og funksjonell løsning vil det foretas en helhetlig vurdering av systemets og enkeltkomponentenes funksjon, opplevd brukervennlighet og tekniske grensesnitt.
Anskaffelsesteamet vil foreta en samlet vurdering av hvilke av tilbudene vi har mest tro på skal sikre en god gjennomføring i både oppstartsfasen og i den videre drift.
7.3 Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode
Oppdragsgiver informerer alle leverandører skriftlig og samtidig om hvem Xxxxxxxxxxxxxxx har til hensikt å tildele kontrakt til så snart valg av leverandør er gjort.
Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi en karensperiode fra tildelingen gjøres kjent til avtalesignering er planlagt gjennomført (avtaleinngåelsen).
Dersom Oppdragsgiveren finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått.
8 OVERSIKT OVER VEDLEGG
Vedlegg: | |
1 | Leveransebeskrivelse leverandør |
2 | Kravspesifikasjon |
3 | Standardkontrakt SSA - sky |
4 | Standardkontrakt SSA - V |
5 | Databehandleravtale |
6 | TRFK sin etiske krav |
7 | Prisskjema |
8 | Kravspesifikasjon - tabell for utfylling |
9 | Mal for beskrivelse av funksjonalitet |
10 | Mal for gjennomføringsplan |
9 OPPFORDRING TIL LEVERANDØRENE
Vi anbefaler alle leverandører til å lese grundig igjennom konkurransegrunnlag med vedlegg og oppfordrer på det sterkeste til å levere tilbud basert på de vilkår og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlag med vedlegg. Oppdragsgiver har i liten grad anledning til å etterspørre opplysninger og leverandøren må i sitt tilbud besvare alle spørsmål på en best mulig måte.
Leverandøren må i tilbudsbrevet bekrefte at de har satt seg grundig inn i konkurransedokumentene og at tilbudet er utarbeidet i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget med vedlegg. Videre må det bekreftes at alle forhold, krav og vilkår er akseptert. Eventuelle forbehold/avvik må klart fremgå av tilbudsbrevet.
Tilbud som inneholder forbehold, feil eller er uklare eller ufullstendige m.m. kan medføre avvisning.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å etterspørre dokumentasjon på at etterspurte krav er oppfylt gjennom hele avtaleperioden.
Husk: ZIP- filer skal ikke lastes opp ved innlevering av tilbud.
Trondheim, 02.07.2021
Xxxxxx Xxxxxxxxxx Rådgiver