UTLEIEREGLEMENT OG BETINGELSER FOR IDRETTSARRANGEMENTER I FOLKEHALLENE

UTLEIEREGLEMENT OG BETINGELSER FOR IDRETTSARRANGEMENTER I FOLKEHALLENE

Generelt

Søknad for arrangement gjøres på Folkehallene nettsider.

Avklaring av tidsrom og areal nødvendig for gjennomføringen av arrangementet skal være avtalt separat fra dette reglementet, sammen med betingelser for eventuell leiepris. Det skal være avtalt hvem som står som formell arrangør.

Forutsigbarhet i publikumstilbudet er en nøkkelfaktor for å generere inntekter til den daglige driften av hallen. For å begrense ulempene for brukere av det åpne tilbudet for publikum, vil utleie til stevner der arrangementet forskyver publikumstid utgjøre maksimalt inntil 5 lørdager og 3 søndager pr idrettsflate pr sesong.

Som standard inngår:

• Ordinær bemanning i hallen i hallens ordinære åpningstid

• Ordinær rengjøring av hallen ihht. Rengjøringsplan

• Profilering via hallens hjemmesider

• Mulighet for håndtering av billettsalg via web og terminaler

Ordinær bemanning i hallen:

Folkehallene er normalt bemannet med minimum 1 person på vakt til enhver tid innenfor ordinære åpningstider.

For store idrettsarrangementer skrives egen leiekontrakt, og Folkehallene kan vurdere å gå inn som medarrangør. Prinsippet vil i slike tilfeller være at en deler på risiko og mulighetene for inntjening ut fra den enkelte medarrangørs kostnadsberegnede innsats.

Ansvarsdeling og Arenaleie

Billettinntekter:

Ansvarlig for billettsystem avtales på forhånd.

Billettinntekter deles arrangør/Folkehallene 50/50 om ikke annet er avtalt. Ved noen arrangementer kan Folkekort gi adgang til anlegget.

Deltakeravgift:

All aktivitet (arrangement) for barn og ungdom opp til 19 år tilhørende i eierkommunene er gratis, så fremt det ikke blir tatt deltakeravgift fra spillere/klubber/utøvere. Da tilfaller 20% Folkehallene.

Arrangementer fra lag hjemmehørende i hallenes eierkommuner skal ikke betale vederlag så lenge arrangementet avvikles innenfor ordinære åpningstider og med ordinær bemanning i tildelt treningstid.

Renhold

Normalt renhold av gulv og overflater utføres av Folkehallene. Det forutsettes at arrangør muliggjør et slikt renhold og rydder alt etter seg. Arrangør skal rengjøre idrettsflate så den holder samme nivå av renhold som når de startet rigging til eget arrangement. Arrangør kan selvsagt bestille inn ekstra renhold. Må Folkehallene foreta opprydding/renhold på vegne av arrangør, vil Folkehallene forbeholde seg retten til å sende faktura på dette arbeidet. Ved arrangement legges det automatisk til Renhold av garderober/toaletter/felles areal etter avtale/størrelse på arrangement.

Teknisk personell

I utgangspunktet skal Folkehallenes eget personell benyttes. I tilfeller hvor arrangør ønsker å benytte eget personell, må det dokumenteres overfor Folkehallene at disse har den tilstrekkelige kompetanse og ferdighet som kreves (for eksempel til tidtakersystemet og storskjermer og lyd som er naturlig at arrangør bemanner).

Arrangør har videre mulighet til å stille med eget teknisk personell dersom dette er en forutsetning fra en nasjonal eller internasjonal arrangør / Norsk særforbund. Gjennomgang teknisk utstyr med drift på den respektive hall må finne sted før riggdagen til arrangement. Avtales direkte med drift.

Teknisk tilrettelegging

Ved publikumsarrangementer som enkeltstående norgesmesterskap og internasjonale mesterskap, vil det kunne tilbys ekstra tilrettelegging uten kostnader for arrangør. Dette avtales i forkant av arrangement.

Rigging

Rigging dagen eller dagene før arrangement er mulig, men må avtales på forhånd. Uten avtale kan ikke rigging finne sted før arrangementsdagen en har søkt om.

Funksjonærer og støtteapparat

Utøvere, funksjonærer og støtteapparat har fri entré i avtalt tidsrom for avvikling. Det forutsettes at deltakerliste kan fremvises og at disse har egen identifikator som akkreditering, bånd etc. Det er arrangør selv som bestemmer antallet akrkediteringer.

Parkering

Arrangør er ansvarlig for en smidig og trygg gjennomføring av parkering. Forventes stor publikumstilstrømning er det et krav at arrangør stiller med egne parkeringsvakter.

Ved slike arrangementer vil Folkehallene være behjelpelig med rådgivning for å finne hensiktsmessige løsninger på trafikk og parkeringsavvikling. Folkehallene har kart over parkeringsmuligheter, dette avklares i god tid før arrangement.

!!OBS Parkering ved Vår Energi Arena Sørmarka og Vår Energi Arena Forus er avgiftsbelagt og underlagt eksternt parkeringsselskap. P-plassen forbeholdt eget personell kan til en viss grad

benyttes (3 plasser). Parkering ved Vår Energi Sandneshallen, Vår Energi Arena Sola og Vår Energi Arena Randaberg er avgiftsfri.

Bruk av møterom

Arrangører kan benytte møterom i hallen under stevner, dersom disse er booket og bekreftet i svaret på søknaden eller ved arenaens resepsjon/booking. Rommet må ryddes og rengjøres av arrangør etter bruk.

Kiosksalg/Cafe

Arrangør har ikke mulighet for eget kiosksalg. Folkehallene har egen kiosk/cafe.

Arrangør-kiosk kan kun unntaksvis avtales. Uten avtale er det ikke mulighet for noen form for salg av mat/drikke/kiosk.

Gjennomføringsansvar

Med mindre annet er avtalt har Folkehallene intet økonomisk eller juridisk ansvar i forbindelse med gjennomføringen av arrangementet.

Innleie av ekstra personell fra Folkehallene

Arrangør kan leie inn ekstra personell fra Folkehallene i henhold til gjeldende prisliste. Denne oversendes på forespørsel.

Sponsor/Reklamerettigheter

Arrangør kan synliggjøre sine sponsorer gjennom plakater, stands, på egne billetter, flyveblader og på storskjerm. Det forutsettes at Folkehallenes faste sponsorer i anlegget synliggjøres også når hallen er utleid til arrangement.

Dersom arrangør pga. egne medierettigheter, ønsker å tildekke disse for synliggjøring av egne sponsorer, må dette tas opp med Folkehallene og avklares i god tid i forveien.

Arrangør må i slike tilfeller selv sørge for tildekking og fjerning av tildekking av aktuell reklame og produktplassering. Eventuelle skader påført reklameoppsett eller kostnader med demontering/montering erstattes av arrangør.

Eventuelle framstøt mot felles sponsorer avtales spesifikt på forhånd.

All reklame må være tilpasset Norges Idrettsforbunds (NIF) til enhver tid gjeldende regelverk, samt retningslinjer for markedsføring rettet mot barn og unge i idretten (NIF). For øvrig gjelder regler gitt i markedsføringsloven.

Forsikring

Folkehallene har alminnelig huseierforsikring.

Arrangør er selv ansvarlig for at det foreligger nødvendige arrangementsrelaterte forsikringer.

Arrangør må selv dekke alle nødvendige forsikringer for tyveri og skade på eget gods, og for skade på tredjemanns person eller eiendom, herunder også på Folkehallene sin eiendom.

Brannforskrifter

Arrangør er forpliktet til å sette seg inn i brannforskriften og evakueringsplan til arena oppslått på vegg. Ved en eventuell nødsituasjon er arrangør ansvarlig for evakuering av deltakere, funksjonærer og støtteapparat.

Brannforskriftene skal overholdes. Dette forutsetter bl.a. at rømningsveiene holdes fri og overholdelse av sikkerhetskrav ved bruk av spesielle effekter.

Ved teknisk gjennomgang av anlegget før arrangement er det naturlig å se på evakueringsplan og rømningsveier.

Forbehold om omgjøring/Force majeure

Dersom spesielle forhold som ligger utenfor Folkehalleneskontroll skulle oppstå (force majeure), forbeholder Folkehallene seg å gjøre nødvendige endringer.

Skade, mislighold

Arrangør er ansvarlig for at leiebetingelsene overholdes. Dersom lokaler, inventar eller utstyr påføres skade som skyldes feil bruk, uautorisert bruk eller regelrett skadeverk, stilles arrangør til ansvar med mindre den som forvoldte skaden tar på seg ansvaret. Skade skal erstattes. Dersom arrangør ikke overholder reglene, kan Folkehallene fakturere og utestenge arrangør og ansvarlig kontaktperson for kortere eller lengre tid. Folkehallene må underrette arrangør skriftlig om krav om erstatning, eller utestenging innen tre uker etter at arrangementet har funnet sted.

Kansellering

Dersom arrangør kansellerer arrangementet på mindre enn 3 ukers varsel vil dette medføre et gebyr på NOK 2000,- pr arrangementsdag med mindre annet er avtalt.

Betalingsbetingelser

Faktura for eventuelle ytelser fra Folkehallene, eventuelle billettinntekter eller påmeldingsavgift beskrevet under punkt «Ansvarsdeling og Arenaleie» faktureres etter endt arrangement og har forfall på 14 dager med mindre annet er avtalt.

Øvrige betingelser

• For øvrige priser etterspør vår prisliste.

• Arrangementer som avvikles ut over de gjeldende åpningstider skal betale kr 2000,- pr time utover åpningstid for å dekke drift og bemanning.

• Dersom arrangementet krever bemanning flere timer ut over normal bemanning og åpningstid skal det betales et nærmere avtalt vederlag for dette til dekning av ekstra kostnader. Se gjeldende prisliste. Dette skal avtales på forhånd.

• Arrangementer fra lag/kretser hjemmehørende utenfor eierkommunene skal betale vederlag til hallen etter nærmere avtale/prisliste.

• For internasjonale/nasjonale stevner hvor det legges føringer for sponsorrettigheter/medierettigheter avtales betingelsene særskilt

• Arrangør som ønsker at hallen skal være stengt for andre under arrangementet, må begrunne dette og det vurderes vederlag for leie av ekstra idrettsflate i arena. Ved leie av en idrettsflate kan Folkehallene holde en annen flate åpen for publikum så sant det lar seg gjøre. Turnhall/Flerbruksflate/klatrevegg/isbinge osv.

• Skulle det være nødvendig med arrangement i andres treningstid, skal dette søkes om, og tas opp med de lagene som blir berørt.