Anskaffelsesstrategi for kommunene i Gjøvikregionen

Ledelsesforankring
Godkjennes av	Navn	Dato / beslutnings og vedtaksform, ref
Styreleder	Samarbeidsrådet for innkjøp	Besluttet 17, 9 2021
Utvalget	Rådmannsutvalget i Gjøvikregionen	Besluttet xx, måned 2021
Formannskap	Formannskapet i hver region kommune	Referert / vedtak
Kommunestyre	Kommunestyre i hver regionkommune	Referert / vedtak

Endringsoversikt
Versjon	Dato	Beskrivelse av endring	Utført av



0.0	17.9.2021	Besluttet i Samarbeidsrådet for innkjøp – første versjon

Forord og innledning

Felles anskaffelsesstrategi for Gjøvikregionen skal nå fornyes mot mer rendyrkede prinsipper på hva som legges til grunn av enkle og rasjonelle kriterier for anskaffelser til kommunene.

Det helt grunnleggende målet er alltid at anskaffelser skal sørge for at kommunene får mest mulig ut av de midler som brukes til anskaffelser av enhver art. Anskaffelser defineres som alle handlinger eller aktiviteter relatert til et innkjøp. Omfanget av hva kommunene kjøper er stort. Det kjøpes fra mange og ulike leverandører ytelser som direkte og indirekte understøtter den kommunale tjenesteproduksjon. For å vise noe av hva kommunene kjøper årlig fra næringslivet kan figuren under vise noe av bredden av hva anskaffelser bidrar til:

Figur 1: Fra tema ark KSI

Mange av de tjenestene kommunene leverer til innbyggere i dag er understøttet av leveranser fra næringslivet, som er avgjørende for den tjenesten kommunen yter. Å erkjenne denne avhengigheten av privat – offentlig samarbeid og bygge videre på dette samspillet er noe av målsettingen med strategien.

Anskaffelsesstrategien skal gjelde allerede fra når man begynner å tenke å gjøre en anskaffelse, og ikke bare fra det tidspunkt kjøpet skal gjøres fysisk etter anskaffelsesreglementet til kommunen. Strategien gir øverste kommunale ledelse et særlig ansvar for at strategien legges til grunn for kommunale anskaffelser på alle nivåer i organisasjonen.

At innkjøp dreies i retning av «grønne innkjøp» og skal medvirke til at FN’s bærekraftmål oppfylles, er allerede vedtatt i noen kommuner i regionen. Sammen med vedtatte klimaplaner vil det være et overordnet premiss ved kommunale anskaffelser i kommende periode. Målet er å bidra til endring mot det «grønne skiftet».

Strategien vil ikke fokusere på organisering av innkjøp da dette anses etablert gjennom tidligere strategier, rutiner og andre reglement i kommunene. Den gjelder for alle i kommunene som er i berøring med leverandører og leveranser gjennom sitt virke direkte eller indirekte.

Gjennom en felles anskaffelsesstrategi er målet at kommunene i fellesskap i regionen kan oppnå økonomiske fordeler, lavere kostnader, bedre ressursutnyttelse og en ivaretakelse av samfunnsansvaret på en slik måte at det kan øke den kommunale tjenesteproduksjon.

Anskaffelsesstrategien er en viktig plan for å kunne arbeide mot målet om verdiøkning på bruk av kommunale drifts- og investeringsmidler.

1.0 Bakgrunnen med anskaffelsesstrategien og visjon for kommunenes anskaffelsesvirksomhet

Lov og forskrift for offentlige anskaffelser pålegger kommunene å følge gitte regler ved planlegging og gjennomføring av sine anskaffelser av varer, tjenester samt bygg og anleggsarbeider. Regelverket bygger på prinsipper om forretningsmessighet, samfunnsansvar og likebehandling. Det settes strenge krav til hvordan anskaffelsesprosessene skal gjennomføres men langt mindre til hva behovet skal dekke. Her ligger handlingsrommet i lov og regelverk for kommunene.

En riktig behovsdekning er det målet man ønsker å fokusere på i strategien og ikke gjennom mange hovedmål, men noen få klare realistiske retninger eller prinsipper som det er mulig å kunne oppnå.

Strategien legger grunnleggende føringer for at potensialet i anskaffelsesfaget utnyttes på lik linje med det private marked men skal kombineres ved at de offentliges vilkår på forutberegnelighet, gjennomsiktighet, etterprøvbarhet og samfunnsansvaret ivaretas.

Stortingsmelding nr 22 (2008-2009) ”Smartere innkjøp – effektive og profesjonelle anskaffelser” setter klare krav og føringer på hva det offentlige skal gjøre for å nå målene med anskaffelser men også hvordan det offentlige skal bidra til endring og omstilling ikke minst i forhold til det grønne skiftet.

Under lov og regelverk for offentlige anskaffelser kan kommunen selv gjøre vedtak, som utfyller eller innskrenker gjeldende lover og forskrifter så lenge det ikke er motstrid. I foregående periode var det særlig vedtak på området samfunnsansvar og arbeidsmiljø, som kom inn gjennom bla «Telemarksmodellen» og «Seriøsitetsbestemmelsene». Nå pekes det på kommunale planer, strategier innenfor klima, bærekraft og miljø

Direktoratet for forvaltning og økonomistyring, DFØ, har definert at en strategi skal kunne vise til gode prinsipper som ivaretar forhold som:

- Den viser hvordan anskaffelser kan bidra til bedre tjenester i virksomheten

- Den er basert på analyse av status

- Den støttes med risikovurderinger

- Den har godt formulerte mål som er relevante og realistiske for virksomheten

- Den er vedtatt og følges opp av toppledelsen

- Den prioriterer tydelig hva virksomheten skal og skal ikke gjøre.

- Den måles og rapporteres jevnlig på

- Den har tilhørende handlingsplan(er) og styringsparametere (KPIer)

- Den gjelder for alle i virksomheten og forplikter alle til å gjennomføre løpende forbedringsarbeid

- Den fungerer samlende for ledere og ansatte, og er en god basis for utvikling av virksomheten

Denne strategien vil kunne svare opp deler av dette, men ikke alt siden ressurssituasjonen til det ikke er tilstede. Den vil likevel kunne fungere til å avklare og utrede behov – gjennomføre - følge opp – ta ut effekt/verdi/kvalitet.

Overordnende dokumenter, som strategien bygges på:

I hovedsak er der lov og forskrift om offentlige anskaffelser som regulerer kommunale anskaffelser, deretter er det kommunale økonomireglement, anskaffelsesreglementet, anskaffelsesstrategien etc.

Videre er det kommunale vedtak knyttet til bruk lærlinger, miljø, ILO konvensjoner som gjelder. I korte trekk er alt dette listet under slik:

A. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter og bestemmelser.

B. Kommunale strategier, planer, rutiner, vilkår og regler mv som er vedtatt

1.1 Mål i perioden 2021 – 2024 og visjon for kommunale anskaffelser

Målsettingen i perioden er brutt ned på seks (6) hovedmål som skal understøtte visjonen som er nedfelt under. Visjonen bygger på sentrale prinsipper rundt anskaffelser, som ikke skiller det offentlige nevneverdig fra det private foruten samfunnshensynet.

Visjonen for anskaffelser er at de skal fokusere på behovsdekningen særlig og bruke den til å bidra til at anskaffelser gjennomføres kosteffektivt samt bidra til det «grønne skiftet» skjer.

Visjon – Kommunens anskaffelser skal planlegges og gjennomføres kostnadseffektivt, og følges opp utifra et reelt behov og gjennom det bidra til omstilling mot det grønne skiftet.

2.0 Erfaringer fra tidligere anskaffelsesstrategier, mål og resultater

Kommunene bruker i snitt cirka 20-25 % av budsjettet på investering og drift til anskaffelser. Størrelsen er litt avhengig av hvilke arter man inkluderer. Dette er store beløp.

En forbruksanalyse viser at kommunen kjøper fra svært mange leverandører, veldig mange ytelser på ulike måter og med ulik adferd. Fra spredte og få kjøp, store løpende gjentagende kjøp til større enkeltanskaffelser på investeringssiden. Mye av anskaffelsesbehovet er samlet i avtaler og målet er at anskaffelsene skal understøtte kommunens tjenesteyting effektivt.

I hovedmålene er det også videreført retninger for ønsket innkjøpsmønster og innkjøpsadferd da dette er av avgjørende betydning for hvordan visjonen i strategien kan praktiseres.

2.1 Gevinstrealisering

Fortsatt er det mulig å hente en god del gevinster knyttet til pris-ytelse-volum, men utfordringen er knyttet til graden av standardisering mellom kommunene slik at effekten kan hentes. Med mange ulike behov synker også gevinstvolumet. Standardisering er nøkkelen til forbedringer og ligger i de nye hovedmålene.

Færre ansatte bør jobbe med innkjøp slik at de kan samarbeide og jobbe fram like løsninger.

3.0 Ønsket utvikling for kommunale anskaffelser basert på nå- situasjonen

For å bygge på en helhetlig forståelse av anskaffelser er hovedmålene etablert etter anskaffelsesprosessen fra tidligfase til fullført og utfaset leveranse. Da får man med planlegging – gjennomføring – oppfølging, som skal henge sammen. Digitaliseringen av anskaffelser skal være den foretrukne arbeidslinjen som samtidig sørger for dokumentasjon og sporbarhet

For å sikre en slik utvikling brytes visjonen i strategien ned i seks ulike hovedmål:

3.1 Hovedmål 1 –rett behovsdekning.

Alle anskaffelser skal være bygget på et reelt og utredet behov. Behovet skal være definert ut ifra sluttbrukers reelle behov.

• Definering av behovet skal skje ut ifra forutgående og avklarte prosesser med interessenter og skal danne grunnlaget for det som skal etterspørres. Behovseier har ansvaret for å avklare og etablere det reelle behovet.

• Ved anskaffelser skal det gjøres en vurdering hvor kritisk behovet er, slik at kommunen kan etablere avtaler med en avklart og lav risiko, både praktisk og økonomisk. Beredskapsmessige hensyn skal vurderes for å unngå avhengigheter som kan føre til uønskede økonomiske og leveransemessige hendelser.

• Kommunene bør i minst mulig grad gjøre seg avhengig av enkeltleverandør på samfunnskritiske områder

• Kommunene skal ikke binde seg til langvarige avtaleforhold som reduserer kommunens fleksibilitet, med mindre dette er vesentlig for å sikre stabilitet og trygghet i tjenestetilbud til brukersiden.

3.2 Hovedmål 2 - planlegging og gjennomføring

Kommunens anskaffelser skal planlegges som en helhetlig prosess. Anskaffelser skal planlegges langsiktig fra behov oppstår til bruk og avhending og i størst mulig grad tverrfaglig.

• Anskaffelser skal bygge på en livsløpsanalyse slik at unødvendig og fordyrende tiltak på avfall eller svinn kan unngås.

• Det skal benyttes etablerte og balanserte kontraktsmodeller og -vilkår så langt praktisk mulig. Spesifisering av behov skal være baserte på allment kjente modeller i markedet og skal i størst mulig grad være basert på beskrivelse av funksjon.

• Innovative konkurranseprosesser skal benyttes der hvor det er aktuelt ut ifra et reelt kost-nytte-behov knyttet til anskaffelsen.

• Kommunene skal kunne delta sammen og samarbeide med andre kommuner, stat eller fylke for å kunne oppnå økonomiske eller andre kvalitetsmessige fordeler der dette er fordelaktig ut ifra behovsdekningen

3.3 Hovedmål 3 - lover og regler

Kommunene skal gjennomføre anskaffelser i tråd med lov og regelverk og interne bestemmelser på en ressurseffektiv måte.

Det er viktig at kommunene ikke eksponeres for handlinger av korrupsjonslignende karakter. Kontroll og avvik av slikt behandles i henhold til kommunenes reglement for dette.

Kommunen skal ha kompetanse slik at handlemåten ved anskaffelser skjer på en profesjonell og tillitvekkende måte.

3.4 Hovedmål 4 - samfunnsansvar, miljø, omdømme, energi og klima

Alle anskaffelser skal skje på en måte som gir kommunene godt omdømme, bidrar til det grønne skiftet og som skaper tillitt til kommunene som en preferert og fremtidsrettet oppdragsgiver.

Miljøkrav og mål skal settes i tråd med kommuneplan og kommunenes klima- miljø- og energiplan. Der egne miljøkrav ikke er tydelige nok kan nasjonale og bransjemessige krav settes dersom dette er tilpasset brukersidens behov og kommunens ressurssituasjon. Generelt skal kommunen være i forkant med miljøkrav.

Ansvarlige for å ivareta miljøplan og kriterier i kommunene skal samarbeide om å etablere felles standarder for miljøkrav og kriterier, som skal legges til grunn ved kommunale anskaffelser.

Kommunenes samfunnsansvar med blant annet bruk av lærlinger, etisk riktig handel, lønns- arbeids- og sosiale forhold skal være lagt til grunn ved planlegging, gjennomføring og oppfølging av anskaffelser der dette er pålagt og/eller nødvendig. Krav skal kunne settes slik at nødvendig fleksibilitet kan oppnås i forhold til markedssituasjonen.

Det skal ikke være hendelser der kommunene ikke kan dokumentere at samfunnsansvaret er ivaretatt eller fulgt opp.

3.5 Hovedmål 5 - digitale anskaffelsesprosesser

Digitale anskaffelser skal være hovedregelen ved alle anskaffelser så langt praktisk mulig.

Kommunene skal være i forkant av den digitale utviklingen på anskaffelsesområdet gjennom å kunne ta i bruk ny teknologi som understøtter prosessen.

3.6 Hovedmål 6 - leverandørstrategi

Kommunen skal ved konkurranser i markedet tilrettelegge for at små og mellomstore leverandører kan delta i konkurranser på like vilkår som andre større leverandører.

Behov skal kunne planlegges slik at de er delt i kategorier og markeder som naturlig hører sammen.

Behov skal formidles i markedet i forkant av konkurranser slik at markedet kan komme opp med alternative og kortreiste løsninger. Etablerte forum som kommunale næringsrådgivere har kan benyttes som forum. Kommunens ansvarlige på næringssiden er ansvarlige for at slike forum etableres, driftes og fungerer som plattform for formidling av kommunens behov.

4.0 Handlingsplan

Oppfølging av strategien skal sikres gjennom en handlingsplan for perioden. Handlingsplanen inneholder tiltak som må gjennomføres for å sikre oppnåelse av anskaffelsesstrategiens visjon og mål.

5.0 Oppfølgning

Ansvaret for å iverksette tiltak, følge opp og rapportere er tillagt Samarbeidsrådet for innkjøp i Gjøvikregionen, som gjennomfører dette i hver kommune og samlet gjennom Samarbeidsrådet.

Document Metadata

Table of Contents

Anskaffelsesstrategi for kommunene i Gjøvikregionen

Document Metadata