UNN kvalitetsinformasjonssystem (KIS)

UNN kvalitetsinformasjonssystem (KIS) Konkurransegrunnlag

Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av

UNN kvalitetsinformasjonssystem (KIS)

Saksnr. 2011/4051 UNN KIS

Tilbudsfrist

Fredag 27. april 2012

Kl. 10:00

Innholdsfortegnelse

1. GENERELL BESKRIVELSE 3

1.1. OPPDRAGSGIVER 3

1.2. Anskaffelsens formål 4

1.3. Konkurransegrunnlagets oppbygning 5

1.4. KUNNGJØRING 5

1.5. Viktige datoer 6

2. GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 6

2.1. Anskaffelsesprosedyre 6

2.2. TAUSHETSPLIKT 6

2.3. Offentlig innsyn i konkurransedokumenter 7

2.4. Forbehold og avvik 7

2.5. Vedståelsesfrist 7

2.6. Oppdatering av konkurransegrunnlaget 7

2.7. Tilleggsopplysninger 8

3. KVALIFIKASJONSKRAV 8

3.1. Obligatoriske krav 8

3.2. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling 8

3.3. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling 8

3.4. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner 9

4. TILDELINGSKRITERIER 9

4.1. Kriterier for valg av tilbud 9

4.2. Test/demonstrasjon av vare/tjeneste 9

5. INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSFORMING 10

5.1. Språk i tilbudet 10

5.2. Innlevering av tilbud 10

5.3. ÅPNING 10

5.4. OMKOSTNINGER 10

5.5. Tilbudets utforming 10

6. VEDLEGG 11

1. Generell beskrivelse

1.1. Oppdragsgiver

Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) er et universitetssykehus som tilbyr befolkningen i den nordligste landsdel medisinsk spisskompetanse av høy kvalitet. Universitetssykehuset er landsdelens helsefaglige spydspiss og skal være ledende nasjonalt innenfor utvalgte fagområder. Samtidig er UNN lokalsykehus for Troms og deler av Nordland, med alle funksjoner som nasjonale myndigheter tillegger lokalsykehus i Norge. Helseforetaket driver et omfattende prosjekt for bedre samhandling og mer helhetlige pasientforløp. Pasienter og ansatte deltar i kulturaktiviteter. Pasientmedvirkning, utdanning, forskning, samhandling, telemedisin og kultur er strategiske hovedretninger.

Universitetssykehuset Nord-Norge er et desentralisert helseforetak med somatiske sykehus i Tromsø, Harstad, Narvik og Longyearbyen. Helseforetaket har også psykiatriske klinikker i Tromsø med integrert rusbehandling og flere distriktspsykiatriske senter i Ofoten, Sør-Troms, Midt-Troms samt Tromsø og omegn. Foretaket har ansvar for ambulansestasjonene i regionen, og bemanner luftambulansen med helsepersonell.

Universitetssykehuset Nord-Norge har i de senere årene gjennomført omfattende omstillinger og har i dag en moderne organisering med gjennomgående faglig ledelse, budsjettbalanse og stort fokus på kvalitet og faglig utviklingsarbeid basert på strategiske satsninger.

Nøkkeltall for UNN HF 2010
Budsjett	5,3 mrd. NOK
Innleggelser	39 666
Gjennomsnittlig liggetid somatikk	5,1 dager
Senger somatikk	550
Senger psykiatri	164
Polikliniske konsultasjoner	322 615
Dagpasienter	20 790
Ansatte (oktober 2010)	6037
Leger	742
Sykepleiere inkl. jordmødre	1849
Sykefravær	8,4 %
Forskningsartikler (2009)	213
Doktorgrader	21
Studenter i praksis	1600

Oppdragsgivers kontaktperson er:

Navn:	Xxxx X. Xxxxxxxx
Postadresse:	UNN HF Postboks 100 Langnes 9038 Tromsø

e-post Xxxxx.Xxxxxxxx@xxx.xx

Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Fyll inn følgende tekst i Emne-feltet: Saksnr. 2011/4051 UNN KIS

Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson.

1.2. Anskaffelsens formål

Universitetssykehuset Nord-Norge HF har sterke fagmiljøer i 1.-linjen som følger opp UNNs strategiske satsninger på kvalitet og pasientforløp. Det er bakgrunnen for at man ønsker å utvikle en effektiv, fleksibel og intuitiv løsning som skal bli et nyttig verktøy for utvikling av kvalitet i tjenestene. Den overordnede hensikten med UNN kvalitetsinformasjonssystem (KIS) er at alle ledere og fagansvarlige ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) skal kunne få bedre verktøy til støtte i utviklingsarbeidet. Resultatet vil være dreining fra rapportering til fremtidsrettet styringsinformasjon for en mer kostnadseffektiv drift og økt kvalitet.

UNN HF er et av 4 helseforetak i Helse Nord. Helse Nord RHF har lagt en strategi for IKT anskaffelser som tar utgangspunkt i at regionale løsninger er utgangspunktet. UNN kvalitetsinformasjonssystem skal dekke UNNs spesielle behov og satsninger. Det er ønskelig at løsninger i UNN KIS skal kunne gjenbrukes av andre HF om de ønsker det på sikt.

UNN KIS er et supplement til det regionale ledelsesinformasjonssystemet kalt HN styringsportal som er under utvikling og er felles for hele Helse Nord, dette verktøyet baseres på teknologi fra SAS Institute. HN styringsportal vil ivareta økonomi, HR og et økende antall aktivitetsdata. UNN KIS skal ivareta behovene for et faglig bottom-up perspektiv og støtte UNNs strategiske satsninger på kvalitet og pasientforløp. Etter hvert som HN styringsportal etablerer indikatorer med nødvendig funksjonalitet knyttet til disse som ivaretar Unns behov for kvalitetsdata, vil disse indikatorene fases ut av UNN KIS.

Kjernen i UNNs virksomhetsstyring er Dialogavtalen, alle organisatoriske enheter vil på sikt ha sin dialogavtale og individuelt målekort. Dialogavtalen er et egenutviklet web-basert verktøy hvor strategiske mål kobles til indikatorer og tiltak. UNN KIS forventes å bli det viktigste støttesystem for Dialogavtalen på indikatorer og UNN KIS vil integreres i Dialogavtalen.

UNN KIS skal rulles hurtig ut til lederne ved alle klinikker, avdelinger og seksjoner. Mikroteam og fagenheter som ikke er en del av den formelle organisasjonsstrukturen skal og ved behov ha mulighet for å defineres som en enhet. Det er et krav at løsningen er rullet ut til alle brukerne i UNN innenfor en periode på maksimalt 8 måneder etter kontraktsignering. Det vil dermed være avgjørende med en rask implementering av løsningen. Universitetssykehuset Nord-Norge HF vil selv drifte løsningen, men ønsker å benytte leverandøren til utvikling, installasjon, oppkobling av datakilder, oppsetning, implementering, kvalitetssikring og teknisk bistand ved behov.

Det vil bli inngått en kjøpsavtale og en vedlikeholdsavtale. Kjøpsavtalen skal omfatte en utrulling av løsningen for brukere i hele Universitetssykehuset Nord-Norge HF, totalt mer enn 500 brukere.

Vedlikeholdelsesavtalen skal sikre stabil og økonomisk vedlikeholdelse av løsningen

Nærmere beskrivelse av leveransen følger av bilag 1 til kontrakt – Kravspesifikasjon (opdelt i 1A (Generelle krav) og 1B (Tekniske og funksjonelle krav) samt bilag V2 (Utdypende spesifikasjon av ytelsen).

1.3. Konkurransegrunnlagets oppbygning

Del 1 – Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier.

Del 2 – Kjøpsavtalen med de bilag som angitt i tabellen nedenfor:

Alle rubrikker skal være krysset av (Ja eller Nei):	Ja	Nei
Bilag K1A: Kundens kravspesifikasjon – Generelle krav	X
Bilag K1B: Kundens kravspesifikasjon – Tekniske og funksjonelle krav	X
Bilag K2: Leverandørens løsningsspesifikasjon	X
Bilag K3: Kundens tekniske plattform	X
Bilag K4: Prosjekt- og fremdriftsplan	X
Bilag K5: Testing og godkjenning	X
Bilag K6: Administrative bestemmelser	X
Bilag K7: Samlet pris og prisbestemmelser	X
Bilag K8: Endringer i den generelle avtaleteksten	X
Bilag K9: Endringer etter avtaleinngåelsen	X
Bilag K10: Datakilder, som UNN KIS skal integreres imot	X
Bilag K11: Styringssystem for sikkerhet	X

Del 3 – Vedlikeholdsavtalen med de bilag som er angitt i tabellen nedenfor:

Alle rubrikker skal være krysset av (Ja eller Nei):	Ja	Nei
Bilag V1: Utstyr og/eller programvare som skal vedlikeholdes	X
Bilag V2: Utdypende spesifikasjon av ytelsen	X
Bilag V3: Samlet pris og prisbestemmelser	X
Bilag V4: Endringer i den generelle avtaleteksten	X
Bilag V5: Endringer etter avtaleinngåelsen	X

Del 4 – Samlet kravsliste dekkende både Kjøps avtalen og Vedlikeholdsavtalen med bilag: De bilag som er merket med X vil inngå i kontrakten.

1.4. Kunngjøring

Konkurransen er kunngjort i TED-databasen (xxx.xxxxxx.xx) og Doffin-databasen (xxx.xxxxxx.xx).

1.5. Viktige datoer

Nr	Aktivitet	Tidspunkt	Dager
1	Kunngjøring i DOFFIN / XXX	Xxxxxx 16. mars 2012	1
2	Frist for å stille spørsmål	Torsdag 19. april 2012 kl. 12.00	35
3	Frist for å levere tilbud	Fredag 27.april 2012 kl. 10.00	43
4	Tilbudsåpning	Fredag 27.april 2012 kl. 12.00	43
5	Tilbudets vedståelsesfrist	Xxxxxx 26. oktober 2012
6	Evaluering	1.– 25. mai 2012
7	Evt. avklarings- eller demonstrasjonsmøter	Uken 21.-25. mai 2012
8	Meddelelse om tildeling	Fredag 25. mai 2012
9	Klagefrist leverandører	Tirsdag 5. juni 2012
10	Kontraktsinngåelse/prosjektstart	Torsdag 14. juni 2012

Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter tilbudsåpning er veiledende, ref linje 6-9 i ovenstående tabell. Linje 5, vedståelsesfristen er absolutt.

2. Gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud

2.1. Anskaffelsesprosedyre

Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del III (over EØS-terskelverdi). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren ”Åpen anbudskonkurranse” hvor forhandlinger ikke tillates, jfr. FOA § 14-1 (1).

Alle interesserte leverandører gis adgang til å levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene (jf. Kap 3) vil få sine tilbud evaluert. Leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene vil dermed bli avvist.

Det gjøres oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA § 11-11(1) f.

Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson.

2.2. Taushetsplikt

Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA § 3-6, jf. forvaltningsloven § 13.

2.3. Offentlig innsyn i konkurransedokumenter

I henhold til ”Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksomhed”, vil anskaffelsesprotokollen og innkomne tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandør er valgt.

Deretter er tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelig. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold (men vanligvis ikke fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bopel), og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f.eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke totalpriser).

Leverandør bes derfor om å legge ved en ”sladdet” versjon av tilbudet. Ved eventuell begjæring om innsyn, vil Oppdragsgiver likevel uavhengig av dette vurdere hvor vidt opplysningene er av en slik art at Oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet.

2.4. Forbehold og avvik

Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold.

Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA § 11-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA § 11-11(1).

Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser.

2.5. Vedståelsesfrist

Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.5 ovenfor.

2.6. Oppdatering av konkurransegrunnlaget

Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører, som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Xxxxxx.xx.

2.7. Tilleggsopplysninger

Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson, jvf. kap. 1.1.

Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson.

Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Saksnr. 2011/4051 UNN KIS og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post.

3. Kvalifikasjonskrav

3.1. Obligatoriske krav

Skatteattester:

1	Kvalifikasjonskrav	Dokumentasjon
Leverandør må være à jour med innbetaling av skatter og avgifter. Norske leverandører skal dokumentere dette med attester som ikke er eldre enn 6 måneder.		Skatteattest for skatt . Skatteattest for merverdiavgift. Begge attestene skal være utstedt på skjema RF-1244 fra Kemner og kommunekasserer.
Se: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xx/Xxx-xx/Xxxxxxxxxxxx/ Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske.

HMS-egenerklæring:

2	Kvalifikasjonskrav	Dokumentasjon
Leverandører som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet.		HMS-egenerklæring (skjema for HMS-egenerklæring følger som vedlegg)

3.2. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling

3	Kvalifikasjonskrav	Dokumentasjon
Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak.		Registrering i foretaksregister eller bransjeregister etter nasjonal lovgivning (Firmaattest).

3.3. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling

4	Kvalifikasjonskrav	Dokumentasjon
Det kreves at leverandøren har god soliditet, nærmere bestemt positiv egenkapitalandel.		Leverandørens årsregnskap og årsberetning for siste regnskapsår. Oppdragsgiver vil eventuelt kunne akseptere annen dokumentasjon som er relevant vedrørende leverandørens økonomiske stilling.

3.4. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner

5	Kvalifikasjonskrav	Dokumentasjon
Leverandør må vise til erfaring fra tilsvarende leveranser til sykehus.		Beskrivelse av leverandørens mest relevante leveranser/oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Referanser skal fortrinnsvis være fra sykehus på minimum UNN’s størrelse. Beskrivelsen må inkludere en beskrivelse av oppdragets innhold, angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn og e-post).

4. Tildelingskriterier

4.1. Kriterier for valg av tilbud

Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene.

Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier:

Kriterie	Beskrivelse	Vekt
Funksjonalitet	Kunden evaluerer leverandørens løsningsbeskrivelse ift. kravsoppfyllelsesgrad og annen funksjonalitet beskrevet i leverandørens løsningsbeskrivelse samt eventuelle demonstrasjoner basert på standardfunksjonalitet.	35%
Prosjektplan og gjennomføringsevne	UNN ønsker med maksimal sikkerhed og minimal risiko å få så mye funksjonalitet i drift hos så mange brukere som mulig, hurtigst mulig. Leverandørens tilbud vil bli vurdert på implementeringsplan, responstider, fleksibilitet, evne til å være selvkjørende i prosjektet, kompetanse, service og samarbeidsevne fra tilknyttede konsulenter/medarbeidere.	30%
Økonomi	UNN vektlegger innenfor dette kriteriet: • 60% leverandørens samlede vederlag for ferdigutviklet løsning, se Bilag K7. • 40% 3 års totale omkostninger til årlig vedlikehold og videreutvikling (leverandørens timepriser og satser for kilder og indikatorer), se Bilag V3.	35%

4.2. Test/demonstrasjon av vare/tjeneste

Etter tilbudsfrist kan det bli besluttet, at det gjennomføres utprøving/tester av det tilbudte produkt. Dette gjennomføres for å vurdere kriteriet ”Funksjonalitet”.

5. Innlevering av tilbud og tilbudsforming

5.1. Språk i tilbudet

Tilbudet skal stilles på norsk, svensk eller dansk.

5.2. Innlevering av tilbud

Tilbudet skal leveres/sendes til:

Navn:	Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innkjøpsavdelingen v/ Xxxx X. Xxxxxxxx
Postboksadresse:	Postboks 100 Langnes 9038 Tromsø
Leveringsadresse:	Xxxxxxxxxxxx 00, XXXXXX Xxxxxxxxxxxxxxxxxx Rom C0.324 (tlf. 00 00 00 00 – Xxxx X. Xxxxxxxx) (Kontortid: hverdager 08.00-15.30)

Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med:

"Tilbud: Saksnr. 2011/4051 UNN KIS. Må ikke åpnes før tilbudsfrist!”

Tilbudet skal leveres i to – 2 – eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, helst innsatt i mappe/ringperm med skilleark eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn.

NB! Fristen for innlevering av tilbud er absolutt og for sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også forsinkelser som skyldes tredjepart. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen ovenfor innen tilbudsfristens utløp.

5.3. Åpning

Tilbudsåpning vil skje fredag 27. april 2012 kl. 12.00. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av innkomne tilbud.

5.4. Omkostninger

Omkostninger som leverandør pådrar seg vil ikke bli refundert av UNN HF.

5.5. Tilbudets utforming

Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet.

Det aksepteres kun tilbud på hele leveransen, og ikke deltilbud. Tilbudet utformes med denne disposisjonen:

• Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende:

• En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakter med bilag.

o Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette

• Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret.

• MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret.

• Firmaattest.

• HMS-egenerklæring.

• Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetningen for 2010.

• Beskrivelse av leverandørens mest relevante leveranser/oppdrag i løpet av de siste 3 årene.

• Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år inkl. organisasjonskart med mer.

• Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem

o eller Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon

• Utfylt Kjøpsavtalens bilag K2 - Leverandørens løsningsspesifikasjon (Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon)

• Utfylt Kjøpsavtalens bilag K4- Tidsplan

• Utfylt Kjøpsavtalens bilag K6 – Administrative bestemmelser (leverandørinformasjon)

• Utfylt Kjøpsavtalens bilag K7 - Prisbilag

o Evt. utfylt K bilag 8 - Endringer i den generelle avtaleteksten

• Utfylt Vedligeholdelsesavtalens Bilag V1: Utstyr og/eller programvare som skal vedlikeholdes

• Utfylt Vedligeholdelsesavtalens Bilag V2: Utdypende spesifikasjon av ytelsen

• Utfylt Vedligeholdelsesavtalens Bilag V3: Samlet pris og prisbestemmelser

o Eventuelt Vedligeholdelsesavtalens Bilag V4: Endringer i den generelle avtaleteksten

6. Vedlegg

Kjøpsavtalen m/bilag Vedlikeholdsavtalen m/bilag Samlet kravliste

Vedlegg - Mal for HMS-egenerklæring