Risikovurdering 2024

Forvaltningsrevisjon er systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, regeletterlevelse, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak. Undersøkelsene kan rettes mot kommunen og mot kommunens selskaper og skal gjennomføres i samsvar med god kommunal revisjonsskikk.

Eierskapskontroll er en kontroll av om kommunen utøver sitt eierskap i selskap i samsvar med lover og forskrifter, kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og anerkjente prinsipper for eierstyring. Eierskapskontroll skal utføres av revisor i samsvar med god kommunal revisjonsskikk.

Plan for forvaltningsrevisjon skal vise på hvilke områder kommunen planlegger å ha forvaltningsrevisjon. Planen skal dekke både kommunens virksomhet og virksomheten i kommunens selskaper.

Plan for eierskapskontroll skal vise hvilke eierskapskontroller kommunen planlegger å ha.

Planene skal bygge på risiko- og vesentlighetsvurderinger av kommunens virksomhet og eierskap, og av virksomheten i kommunens selskaper.

Kommunestyret selv skal vedta planene. Videre kan Kommunestyret gi kontrollutvalget myndighet til å gjøre endringer og/eller fravike planene.

Denne risiko- og vesentlighetsvurderingen er grunnlaget for kommunens plan for forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll. Risikovurderingen er utarbeidet av Vestfold og Telemark revisjon IKS (VTR) på oppdrag fra kontrollutvalget i Sandefjord kommune, jf. sak 23/23.

Risikovurdering for forvaltningsrevisjon står i kapitlene 5 til 9, og risikovurdering for eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i selskap står i kapittel 10.

1.2. Metode ‌

Risikovurderingen er av overordnet karakter, og det kan være noe usikkerhet ved informasjonen vi bygger på. Det kan også skje endringer i risikobildet i løpet av planperioden. Vi har tatt utgangspunkt i følgende:

• gjeldende krav og forventninger innenfor kommunens ansvarsområder og eierskap

1 Jf. kommuneloven § 23-2, § 23-3 og § 23-4.

• nøkkeltall fra KOSTRA, statistikk og undersøkelser på xxxx.xx, xxx.xx (folkehelseinstituttet), ungdataundersøkelsen og annen relevant offentlig tilgjengelig informasjon

• informasjon om internkontroll og annen sentral informasjon i årsmelding, budsjett og økonomiplan og kommunens nettsider, samt at vi også har innhentet noe informasjon fra administrasjonen

• innspill og synspunkt fra kontrollutvalg, kommunedirektør/kommunens ledelse og ordfører, varaordfører, gruppeledere, ledere av råd og utvalg, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud

• gjennomførte og planlagte tilsyn fra statlige myndigheter

• forvaltningsrevisjoner og eierskapskontroller gjennom de siste årene

• andre erfaringer og kunnskap fra revisjonsarbeidet

Kommunedirektør og ordfører har gitt sine innspill i et intervju. Vi har sendt ut en spørreundersøkelse til varaordfører, hovedutvalgsledere og gruppeledere. Den ble sendt til 14 personer og vi har fått svar fra fem. En av dem som fikk undersøkelsen viste til kort erfaring og at vedkommende ved behov ville kontakte kontrollutvalget om det fremkom behov for forvaltningsrevisjoner i valgperioden. Vi har bedt om og fått innspill på epost fra kommunalsjefene, hovedtillitsvalgte, hovedverneombud, samt fra rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne.

Innspill fra kontrollutvalget 2020-2023

Avtroppende kontrollutvalg ga i møte 15. juni 2023, sak 24/23 følgende innspill til risikovurderingen:

• Prosjektstyring – investeringsprosjekter

• Spesialundervisning – PPT

Kontrollutvalget fikk en redegjørelse fra PPT i møte 31. august 2023, og ønsket deretter ikke å spille inn ytterligere fremstøt overfor PPT.

Innspill fra sittende kontrollutvalg

• Barnevern

• Utenforskap hos ungdom

• Eiendomsforvaltning – vedlikeholdsetterslep

• Vikarbruk/Planlagt og faktisk bemanning i helsesektoren

• Vikarbruk/Planlagt og faktisk bemanning i oppvekstsektoren

• Bokvalitet i kommunale boliger

• Beredskap med fokus på sårbare grupper

• IKT/Personvern

1.3. Avtale om forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll ‌

Kommunens ordning med forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll er regulert av selskapsavtalen for VTR IKS. Omfanget av forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll fremgår av oppdragsbrevet og det årlige budsjettbrevet fra VTR.

VTR kan levere anslagsvis 8 rapporter om forvaltningsrevisjon og 2 rapporter om eierskapskontroll til Sandefjord kommune, fordelt over fire år, avhengig av tema og innretning på undersøkelsene.

Dersom kommunen ønsker det, kan kommunen kjøpe flere eller mer omfattende forvaltningsrevisjoner eller eierskapskontroller enn det som i utgangspunktet er avtalt.

1.4. Struktur på risikovurderingen ‌

Først i rapporten har vi med en oversikt over gjennomførte revisjoner og kontroller (kap. 2), en samlet oversikt over aktuelle forvaltningsrevisjoner (unntatt forvaltningsrevisjon i selskap) (kap. 3) og informasjon om kommunen (kap. 4). Deretter har vi strukturert rapporten etter de fire kommunalområdene som er tjenesteområder, men vi redegjør først for noen av tjenestene som er lagt til de to kommunalområdene som har stabsoppgaver eller går på tvers av kommunalområdene. Der det passer med tema/tjenesteinndeling har vi strukturert kapitlene etter organiseringen på kommunalområdet.

Informasjon om kommunens utøvelse av eierinteresser i selskap og gjennomførte eierskapskontroller kommer til slutt i rapporten.

2. Gjennomførte revisjoner og kontroller ‌

Forvaltningsrevisjoner 2020-2023

• Vann og avløp

• Kommunens håndtering av korona

• Informasjonssikkerhet

• Etikk og varsling

• Byggesaksbehandling

• Vold og trusler i skole og helse og omsorg

• Velferd for barn og unge

Eierskapskontroll 2020-2023

• Rett person på rett sted - eierstyring og styrevalg.

Forenklet etterlevelseskontroll 2020-23

Revisor gjennomfører årlig forenklet etterlevelseskontroll med kommunens økonomiforvaltning.2 Etterlevelseskontrollen gjøres med små ressurser, og gir moderat sikkerhet for funnene. En forenklet etterlevelseskontroll vil kunne avdekke eller avkrefte behov for forvaltningsrevisjon som ikke framgår av denne risikovurderingen. I Sandefjord kommune har/skal revisor kontrollere følgende tema:

• Offentlige anskaffelser

• Selvkost

• Driftstilskudd private barnehager

• Offentlige anskaffelser

• Finans- og gjeldsforvaltning (lån)

Ved utgangen av 2023 er de fire førstnevnte etterlevelseskontrollene gjennomført. Det ble avdekket avvik i de to første. Den første kontrollen av offentlige anskaffelser avdekket manglende protokoller og på selvkost var det feil behandling av fond for selvkost vann. Etterlevelseskontrollen av Finans- og gjeldsforvaltning (lån) gjennomføres første halvår 2024.

2 Jf. kommuneloven § 24-9

3. Aktuelle forvaltningsrevisjoner 2024-27 ‌

Tabellen viser hvor vi, basert på risikovurderingen, mener det er størst behov for forvaltningsrevisjon. Opplistingen er kronologisk. Aktuelle eierskapskontroller og forvaltningsrevisjon i selskap er omtalt i kapittel 10.

Tema	Mulige vinklinger/kommentar	Se punkt
Internkontroll	Rutiner for å forebygge misligheter og korrupsjon. Aktuelle temaer: Habilitet, bierverv og ulike kontrollrutiner	5.1
Klima	Klimaarbeid – oppfølging av mål og planer - reduksjon av utslipp eller klimatilpasning	5.2
Personalforvaltning	Sykefravær - rutiner og oppfølging av disse og IA- avtalen Bemanning og kompetanse – vikarbruk Aktuelt i HSO og KBU	5.7 6.1, 6.4, 6.5 7.2, 7.3
Anskaffelser	Vinkling bør avklares ved bestilling, samfunnsansvar i anskaffelser er et mulig tema	5.8
Døgnbemannet omsorg	Kvalitet og effektivitet Brukermedvirkning Botilbud personer med nedsatt funksjonsevne og bruk av individuell plan Aktivitetstilbud Kan være flere prosjekt	6.1, 6.3, 6.4, 6.5
Tjenester til hjemmeboende	Kvalitet og effektivitet Bruk av individuell plan Brukermedvirkning Beredskap Avlastning BPA – tildeling og oppfølging av vedtak Kan være flere prosjekt	6.1, 6.3, 6.5, 6.7
Psykisk helse og rustjenester til voksne	Vinkling bør avgjøres ved bestilling. Kan sees i sammenheng med boligsosialt arbeid (egnet bolig/boligbistand) og psykisk helse barn og unge (samarbeid)	6.6
NAV – sosiale tjenester	Forebyggende arbeid og kvalitet i tjenesten Økonomisk rådgivning/ gjeldsrådgivning	6.8
Boligsosialt arbeid	Bokvalitet kommunale utleieboliger Oppfølging av temaplan for boligsosialt arbeid	6.9
Forebygging/ utenforskap barn og unge	Xxxxx vinklinger aktuelle, f.eks.: oppfølging av forebyggende plan, samhandling, rus og kriminalitet, fritidsaktiviteter, arbeid med folkehelse – psykisk helse. Vinkling bør avklares ved bestilling. Bør komme sent i perioden.	7.1, 7.3, 7.4 8.3, 8.4, 8.5

Barnehage	Vinkling avklares ved bestilling. Arbeid med psykososialt miljø kan være aktuelt.	7.2
Skolemiljø og arbeid for å forebygge bekymringsfullt fravær	Forebyggende arbeid for å sikre trygt og godt skolemiljø og forebygge bekymringsfullt fravær. Aktivitetsplikten – kommunens tiltak for å følge opp skolene og praksis på et utvalg skoler. Bør ev. komme sent i perioden.	7.3
Psykisk helse barn og unge	Forebyggende arbeid og tidlig innsats Oppsøkende ungdomstjeneste Tverrfaglig samarbeid Kan kobles på Forebygging/utenforskap	7.4.1
Barneverntjenesten	Vinkling bør avklares ved bestilling. Kan kobles på Forebygging/utenforskap.	7.4.5
Arkiv og dokumenthåndtering	Journalføring og arkivdanning. Følge opp tilsyn fra Arkivverket.	8.1
Prosjektstyring investerings- prosjekter	Oppfølging av kommunens byggereglement. Bør gjennomføres tidlig i perioden. Aktuelle temaer: planlegging og saksutredning, valg av løsning, budsjett og budsjettoppfølging, anskaffelsesprosess og kontraktsoppfølging	9.5.1
Eiendomsforvaltning	Verdibevarende vedlikehold, vedlikehold av kommunale utleieboliger Hensiktsmessig bygningsmasse	9.5.2

4. Om Sandefjord kommune ‌

I handlingsprogram og økonomiplan har Sandefjord kommune vist til forventet demografisk utvikling og betydningen det har for kommunens tjenestetilbud. Kommunen vil ikke ha behov for å øke kapasiteten i barnehage og skole, men får en økende andel eldre som kan gi utfordringer for kommunens tjenester. Det forventes en særskilt høy vekst i andelen som er 80 år og eldre.

Dagens befolkningssammensetning viser at kommunen allerede nå har en noe lavere andel under 18 år og mellom 18 og 66 år enn snittet for egen kommunegruppe, og en noe høyere andel blant de eldre.

Per september 2023 hadde kommunen 4 948 ansatte (4 123 årsverk).

Organisering

Sandefjord kommune har seks kommunalområder, som vist i figuren nedenfor. Fire av områdene er tjenesteområder og to er stabsområder.

HR og utvikling

(stab)

Økonomi og analyse

(stab)

Miljø og plan

Kultur, idrett og fritid

Kunnskap barn og unge

Helse, sosial og omsorg

Kommunedirektør

Figur 1 Organisering av Sandefjord kommune

Vi går nærmere inn på de fire tjenesteområdene i kapittel 5 – 8 i rapporten. Organiseringen av de to stabsområdene er vist i figurene nedenfor.

Nærings-

utvikling

Innkjøp og VOIS

Lønn

Regnskap

Sentral økonomi og planlegging

Rådgivere

Økonomi og analyse

Kommune-

advokaten

IKT

Organisasjon og HR

Kommunikasjon digitalisering og politisk sekretariat

Rådgivere

HR og utvikling

Figur 2 Organisering av de to stabsområdene

Økonomi og analyse har ansvar for arbeid med kommuneplanens samfunnsdel. Folkehelsekoordinator er også lagt til dette område, samt arbeidet med næringsutvikling og innkjøp.

Sandefjord er vertskommune for VOIS, Vestfold offentlige innkjøpssamarbeid. Kommunen deltar i START Vestfold, som er et kommunalt oppgavesamarbeid om etablererveiledning. Enkelte av samarbeidene kommunen deltar i, som VOIS, er nærmere omtalt senere i rapporten. Disse omtales der vi går inn på temaer som samarbeidet gjelder, f eks punkt 5.7 Anskaffelser.

En fullstendig oversikt over interkommunale selskaper og andre samarbeidsordninger Sandefjord kommune deltar i står i vedlegg.

Økonomi

Kommuner skal forvalte økonomien slik at den økonomiske handleevnen blir ivaretatt over tid. Kommunen skal utarbeide samordnede og realistiske planer for egen virksomhet og økonomi og for lokalsamfunnets utvikling. Det er krav til årsbudsjett, økonomiplan for fire år, rapportering på oppfølging av budsjett, samt årsregnskap og årsberetning. Sandefjord har et system som sikrer at disse kravene følges.

Sandefjord kommune har et netto driftsresultat som er i tråd med anbefalinger fra det tekniske beregningsutvalget for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU). Netto driftsresultat er en hovedindikator for økonomisk balanse i kommunesektoren. Det viser hvor mye som kan disponeres til avsetninger og investeringer etter at driftsutgifter, renter og avdrag er betalt. TBU anbefaler at netto driftsresultat for kommunene over tid bør være på 1,75 % av driftsinntektene. Netto driftsresultat i Sandefjord kommune har vært over det anbefalte nivået fra TBU de senere årene. I kroner var netto driftsresultatet i Sandefjord i 2022 på 192,4 mill. kr.

Sandefjord kommune har noe lavere frie inntekter per innbygger enn snittet for egen kommunegruppe og landet utenom Oslo. Kommunens frie inntekter består av skatteinntekter og rammetilskudd fra staten. Frie inntekter per innbygger sier noe om kommunens økonomiske handlingsrom, og Sandefjord kommune har dermed et noe mer begrenset handlingsrom.

Kommunen har imidlertid tilpasset driften til eget handlingsrom.

Langsiktig gjeld i prosent av brutto driftsinntekter sier noe om hvor sårbar kommunens budsjettbalanse er for en økning i renten. Rentekostnaden skal dekkes av driftsinntektene. Som vi ser i tabell 1 nedenfor, ligger Sandefjord kommune relativt lavt i forhold til gruppesnitt og landssnitt. En økning i renten vil ha mindre påvirkning på driftsbudsjettet i Sandefjord enn kommunene vi sammenligner med.

Fri egenkapital drift er det som i kommuneregnskapet kalles disposisjonsfond. Dette er midler som fritt kan benyttes til å dekke utgifter i både drifts- og investeringsregnskapet, og er et utrykk for hvor stor økonomisk buffer kommunen har. Tabellen viser at Sandefjord kommune har en bedre buffer

enn dem vi sammenligner med. Kommunen har hatt en nesten tilsvarende buffer også de to foregående årene.

KOSTRA 2022	Sandefjord kommune	Gruppesnitt	Landsgj.snitt*
Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter	3,6	2,7	2,7
Langsiktig gjeld3 i prosent av brutto driftsinntekter	4,2	44,5	47,6
Xxxx inntekter per innbygger	63 898	64 458	67 020
Fri egenkapital drift i prosent av brutto driftsinntekter (prosent)	21,1	12,6	14,5

Tabell 1: Tall fra KOSTRA, SSB, *=Landet utenom Oslo.

3 Netto renteeksponering i prosent av brutto driftsinntekter (KOSTRA)

5. Fellestjenester og tverrgående tema ‌

5.1. Etikk, habilitet, varsling og internkontroll ‌

Et av formålene med kommuneloven er å bidra til at kommuner er tillitsskapende. Kommunen skal ha tiltak for å sikre en høy etisk standard. Kommunen skal også jobbe for å sikre en god ytringskultur blant ansatte. Arbeidstakere har rett, og til dels plikt, til å varsle om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen, jf. arbeidsmiljøloven. Gode rutiner rundt varsling, er viktig for lokaldemokrati og tjenestekvalitet. Vi gjennomførte forvaltningsrevisjon av kommunens arbeid med etikk og varsling i 2022, og kommunen ble anbefalt å bedre informasjon om etisk arbeid i årsmelding, iverksette tiltak for å sikre bedre kjennskap til etisk reglement og varslingsrutine, sikre etisk refleksjon og tiltak knyttet til varsling.

Habilitet har vært et aktuelt tema nasjonalt i 2023, og det er også et viktig tema lokalt. Det har stor betydning for tilliten til kommunen at habilitetsspørsmål blir håndtert riktig. Habilitetsreglene skal også bidra til å sikre at avgjørelsene kommunen tar blir materielt riktige, ved å redusere risikoen for at det blir tatt utenforliggende hensyn.

Kommunen skal ha internkontroll for å sikre at lover og forskrifter følges, jf. kommuneloven. I dette ligger både krav til tjenestene og til økonomiforvaltningen. Det er også krav om internkontroll i særlover som arbeidsmiljøloven, personopplysningsloven og helse- og omsorgstjenesteloven.

Kommunedirektøren skal rapportere til kommunestyret minst en gang i året om internkontrollen og resultater fra statlig tilsyn.

I kommunens årsmeldinger er det redegjort for arbeidet med internkontroll, men ikke for resultater fra statlige tilsyn i 2022, og det er heller ikke annen rapportering på dette. Kommunedirektøren opplyser at det skal bli redegjort for statlige tilsyn i årsmeldingen for 2023.

Sandefjord kommune bruker kvalitetssystemet Compilo. Kvalitetssystemet er en viktig del av kommunens internkontroll. De har tatt i bruk en ny versjon av Compilo, arbeidet med å få på plass rutiner og prosedyrer i den nye versjonen ble i hovedsak sluttført i 2022.

Kommunen har etablert et system for årlig gjennom av internkontrollen i kommunedirektørens ledergruppe (ledelsens gjennomgang). I 2021 ble det også laget en rutine for utarbeidelse av risiko og sårbarhetsanalyser (ROS), som er en viktig del av kommunens internkontroll.

Det å sikre tilstrekkelig rutiner og kontroller for å forebygge misligheter og korrupsjon er en viktig del av internkontrollen. Misligheter og korrupsjon kan forekomme i ulike deler av kommunens virksomhet. Det kan eksempelvis være misligheter i forbindelse med innkjøp og kontraktsinngåelser, falsk fakturering, misbruk av ulike offentlige støtteordninger/tilskudd og forhold som gjelder kommunens myndighetsutøvelse, som arbeid med planer eller byggetillatelser. Vi har fått innspill fra kommunalsjef på økonomi og analyse på tema korrupsjon og bedrageri (fraud) og å

undersøke om kommunen har tilstrekkelige rutiner og kontroller eller om kommunen burda ha andre for å redusere risiko. Korrupsjonsforebyggende arbeid var tema i forvaltningsrevisjonen vi gjennomførte på byggesak i 2022. Revisjonen viste at kommunen hadde mange tiltak, men også at kommunen burde sikre systematiske og konkrete vurderinger av risiko for korrupsjon og følge opp enkelte av tiltakene bedre.

Vurdering

Det kan være risiko for at rutiner og tiltak kommunen har for å sikre en høy etisk standard og god internkontroll ikke fungerer etter hensikten. Det er aktuelt å undersøke nærmere tiltakene som kommunen har for å forebygge misligheter og korrupsjon på andre områder enn byggesak, og hvordan de er fulgt opp i praksis. Det er aktuelt å se nærmere på forhold som retningslinjer for bierverv, habilitet, fakturakontroll, innkjøp og kontraktsinngåelser.

5.2. Bærekraft ‌

Kommunene har en viktig rolle i arbeidet med å oppnå en bærekraftig samfunnsutvikling. Sandefjord kommune har, i tråd med nasjonale forventinger, tatt utgangspunkt i FNs bærekraftsmål i sin kommuneplan. FNs mål er vist under. I gjeldende kommuneplan har kommunen valgt ut åtte av FNs bærekraftsmål.4

FNs bærekraftsmål

I de statlige planretningslinjene for klima- og energiplanlegging og klimatilpasning står det at kommunene i sin overordnede planlegging skal innarbeide tiltak og virkemidler for å redusere utslipp av klimagasser. Ifølge planretningslinjene bør kommunene sette ambisiøse mål for utslippsreduksjoner. Sandefjord kommune har mål om at klimagassutslippene i kommunen i 2030 skal være redusert med minst 40 % sammenlignet med 1990 nivå. Kommunen har også mål om å være klimanøytral innen 2050. Kommunen har en kommunedelplan for klima og energi (2019 –

4 God helse og livskvalitet, god utdanning, anstendig arbeid og økonomisk vekst, innovasjon og infrastruktur, mindre ulikhet, bærekraftige byer og lokalsamfunn, stoppe klimaendringene, samarbeid for å nå målene.

2031). Administrasjonen har anbefalt å revidere den med oppstart i 2024. Kommunen har også en egen klimatilpasningsstrategi som ble vedtatt i 2021.

Sandefjord kommune har et eget klimabudsjett og klimaregnskap både for egen virksomhet og kommunen som geografisk område. Rapportering til kommunestyret i desember 2023 viser at kommunen vil ha store problemer med å nå målene som er satt for utslippsreduksjon, det gjelder både for kommunen som geografisk område og kommunens egen virksomhet.

Sandefjord kommune er miljøfyrtårnsertifisert. Enhet for overordnet planlegging og miljø har rollen som miljøfyrtårnkoordinator i kommunen.

Kommunen har en handlingsplan for plast som nylig er revidert og vedtatt for perioden 2023 – 2028. Planen omfatter både arbeid for å redusere bruk av plast i kommunen og reduksjon av plastforurensing.

Sandefjord kommune deltar i IUA Vestfold, som er et interkommunalt utvalg mot akutt forurensing for alle kommunene i Vestfold. Utvalget er ansvarlig for drift av beredskap og vil lede aksjoner mot akutt forurensning innen regionen. Beredskapen finansieres av de deltagende kommunene.

Vurdering

Det kan være risiko for at kommunen ikke oppfyller forventninger og krav til klimaarbeid, inkludert at den ikke har avsatt nok ressurser til arbeidet. Dette er et område vi har fått innspill på, og et område som ble løftet opp i forrige plan, uten at det ble prioritert.

5.3. Folkehelsearbeid ‌

Kommunen skal ha oversikt over helsetilstanden til befolkningen i sin kommune og de faktorer som påvirker helsetilstanden. Dette følger av folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen. Denne kunnskapen skal legges til grunn i kommuneplanarbeidet, og kommunen skal iverksette tiltak ut ifra utfordringsbildet.

Arbeidet med folkehelse og å forebygge sykdom er sentralt i samhandlingsreformen. Kommunen skal fastsette mål og strategier for folkehelsearbeidet, og sikre politisk og tverrsektoriell forankring av dette arbeidet.

I folkehelseprofilen, utarbeidet av folkehelseinstituttet, har Sandefjord kommune mange områder der kommunen har signifikant dårligere resultater enn landsgjennomsnittet. Dette gjelder både på levekårsindikatorer, miljø og helse. Forventet levealder for menn og kvinner i kommunen er omtrent på nivå med landsgjennomsnittet. Sandefjord bruker informasjon fra folkehelseprofilen og annen relevant informasjon, som oppvekstprofilene, i sine planer. Kommunen har også gjennomført en egen levekårskartlegging og utarbeidet en folkehelseoversikt i 2023 og i 2019.

Arbeidet med folkehelse i Sandefjord skal skje gjennom det løpende tjenestetilbudet som kommunen har. I tillegg har kommunen en folkehelsekoordinator som leder et tverrfaglig folkehelsenettverk med representanter fra de ulike kommunalområdene, deriblant SLT-koordinator (rus- og kriminalitetsforebygging med mer) og kommuneplanlegger. Folkehelsekoordinator er plassert i kommunalområdet Økonomi og analyse. Kommunen har også en folkehelserådgiver som jobber med ordningen Trygge lokalsamfunn. Folkehelsearbeidet er forankret i kommuneplanen 2019-2031 for Sandefjord kommune. Kommunen har mål om å jobbe for et Sandefjordsamfunn som blant annet bidrar til mindre ulikheter og bedre folkehelse. Sandefjord er programkommune i den nasjonale satsingen «Program for folkehelsearbeid i kommunene», der kommunen har fått nedsatt en tverrfaglig prosjektgruppe for å utvikle et digitalt læringsverktøy i ungdomsskolen i prosjektet «Tenk helse».

Sandefjord kommune har identifisert noen hovedutfordringer for folkehelsen, bl.a. Barnefattigdom, Unge utenfor arbeid, utdanning og opplæring, Geografisk konsentrasjon av levekårsutfordringer, Fysisk aktivitet og Deltakelse i organisert og egenorganiserte fritidsaktiviteter. Kommunen har også sagt noe om hvordan utfordringene skal møtes, bl.a. satsing på gode nærmiljøer, fritidsklubber, oppsøkende ungdomstjeneste, fritidskort og arbeid for å sikre god opplæring.

Vurdering

Folkehelseprofilene viser at kommunen har utfordringer både knyttet til levekår, miljø og helse. Kommunen har ikke en egen folkehelseplan, men har en oppdatert folkehelseoversikt, gjennomfører levekårskartlegginger og bruker denne informasjonen i planarbeidet sitt. Kommunen har også mål som er relevante for folkehelsearbeidet. Kommunen er med i nasjonalt program for folkehelsearbeid. Det er risiko knyttet til det forebyggende arbeidet, men vi mener at det er mer aktuelt å knytte dette til forvaltningsrevisjon av f.eks. forebyggende arbeid innen psykisk helse.

5.4. Informasjonssikkerhet ‌

Vi gjennomførte en forvaltningsrevisjon om informasjonssikkerhet i Sandefjord kommune i 2021. Kommunen ble gitt anbefalinger på oppdatering av rutiner og føringer for informasjonssikkerhet og personvern, inkludert gjennomføring av ROS-analyser og vurderinger av personvernkonsekvenser (DPIA) i samsvar med personopplysningsloven.

Vi har fått innspill på forvaltningsrevisjon av kommunens arbeid med informasjonssikkerhet og personvern både av kommunalsjef HR og utvikling og kontrollutvalget..

Vurdering

Dette er et område med risiko, men det kan i denne perioden være tilstrekkelig å følge opp anbefalingene i revisjonen i 2021.

5.5. Beredskap ‌

Plan- og bygningsloven setter krav til samfunnssikkerhet i kommunens planlegging. Hensikten med samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet i kommunen er å redusere risiko for at kriser

inntreffer og sørge for at kriser som likevel oppstår, håndteres på best mulig måte. Sivilbeskyttelsesloven pålegger kommunene beredskapsplikt, og de skal planlegge beredskapen basert på en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse.

Statsforvalteren hadde tilsyn med kommunal beredskapsplikt i 2022. Det ble ikke avdekket avvik, dvs manglende oppfølging av lovkrav, men Statsforvalteren påpekte enkelte forhold han mente at burde følges opp for å sikre god oppfølging av beredskapsplikten. Dette gjaldt oppdatering av plan for helsemessig og sosial beredskap, som nå er oppdatert, og at beredskapsplanverk og ROS- analyse i oppvekstsektoren bør gjennomgås. Statsforvalter har planlagt nytt tilsyn med beredskapsplikten i Sandefjord i 2026.

Vi har fått innspill fra kontrollutvalget på forvaltningsrevisjon av arbeidet med beredskap med fokus på sårbare grupper og i hjemmetjenesten, og fra kommunalsjef HR og utvikling på samfunnssikkerhet og beredskap.

Vurdering

Siden det nylig er gjennomført tilsyn med kommunal beredskapsplikt, og planlagt nytt tilsyn i 2026, mener vi likevel at det ikke er hensiktsmessig med en egen forvaltningsrevisjon av beredskapsplikten. Det kan være mer aktuelt å se på beredskap ifm. revisjon av de ulike tjenestene, f.eks. hjemmetjenestene.

5.6. Personalforvaltning ‌

Et godt arbeidsmiljø er en viktig faktor for å rekruttere og beholde kompetente medarbeidere. Kommunedirektøren har det løpende personalansvaret for den enkelte ansatte. Tiltak for å sikre nødvendig kompetanse, forebygging og reduksjon av sykefravær og reduksjon av ufrivillig deltid er viktige oppgaver i kommunens personalforvaltning.

Sandefjord gjennomfører medarbeiderundersøkelse annethvert år, og bruker 10-faktor i dette arbeidet. Undesøkelsen ble sist gjennomført i 2022. Undersøkelsen gir en indikasjon på mestring av arbeidsoppgaver og er til hjelp for ledere i utviklingsarbeidet i hele livsløpet. Den skal være et utgangspunkt for medarbeidersamtalen, og både kompetanse og livsfase perspektivet skal være en del av denne samtalen som gjennomføres årlig.

Sykefraværet i 2022 var på 9 % og i 2023 viser foreløpig tall 8,6 %.5 I årsmeldingen for 2022 sier administrasjonen at det samlede sykefraværet er bekymringsfullt og viser til tiltak kommunen vil jobbe med i 2023 for å styrke arbeidet med å få ned sykefraværet. Dette gjelder både oppfølgingen av sykmeldte og forebyggende arbeid. Det orienteres jevnlig om sykefravær i Administrasjonsutvalget, siste orientering var 02.10.23.

5 Foreløpige tall basert på uttak den 24.01.2024. Ved uttrekkstidspunktet var ikke all rapportering med.

Vi har fått innspill både fra kommunalsjef HR og utvikling, tillitsvalgte og hovedverneombud på at sykefravær er et aktuelt tema for forvaltningsrevisjon. Tillitsvalgte og hovedverneombud er usikre på om rutinene kommunen har følges godt nok opp og om IA-avtalen overholdes. Det ble også stilt spørsmål ved om det er god nok lederopplæring og lederstøtte.

Det rapporteres om økende bruk av vold og trusler og kommunen som arbeidsgiver har ansvar for å ivareta egne ansatte. Det ble gjennomført en forvaltningsrevisjon på vold og trusler i forrige periode, der en undersøkte overordnede rutiner og så spesielt på KBU og HSO. Kommunen ble anbefalt å revidere de overordnede rutinene på området og sikre at det er rutiner for vold og trusler på alle nivå i kommunen hvor det er relevant. Det ble også anbefalt å gjennomføre risikovurderinger, sikre nødvendig opplæring og øvelse i forebygging og håndtering av volds og trusselsituasjoner, tydeliggjøre når det skrives avvik og sørge for at alle som har vært utsatt for vold eller trusler får nødvendig oppfølging. Vi har fått innspill på vold og trusler i det offentlige rom for enheter og virksomhet som ligger til kommunalområdet kultur, idrett og fritid.

Kommunen har redusert antallet deltidsstillinger og har tydelige mål for å redusere omfanget av ufrivillig deltid.

Kommunen har utfordringer med å rekruttere kvalifisert personale, bl.a. helsesykepleiere og vernepleiere. Arbeidet med å sikre tilstrekkelig kompetanse er trukket frem av flere som en av de største utfordringene for kommunen. Vi har også fått innspill på vikarbruk og bemanning både innen HSO og KBU. Sykefravær kan gi utfordringer med å sikre tilstrekkelig kompetanse, og derigjennom forsvarlige tjenester. I ny opplæringslov blir det lovfestet en plikt for kommunen til å sørge for at skolene har tilgang på vikarer ved vanlig og forventet fravær. Det er krav til forsvarlige tjenester i bl.a. barneverntjenesten og i helse og omsorg, som implisitt innebærer krav til bemanning.

Likestilling og diskriminering

Ifølge likestillings- og diskrimineringsloven skal kommunen arbeide aktivt og målrettet for å fremme likestilling og hindre diskriminering. Kommunen skal sikre universell utforming av kommunens alminnelige funksjoner og digitale løsninger og informasjon som er rettet mot brukere.

Kommunen skal redegjøre for arbeidet med likestilling og mot diskriminering i årsrapport, i årsberetning eller i et annet offentlig tilgjengelig dokument. Sandefjord har med beskrivelser av kjønnsfordelt sysselsetting i sin årsberetning. Kommunen har også en Handlingsplan for likestilling, inkludering og mangfold (2022 – 2024), med mål for arbeidet med likestilling, inkludering og mangfold i kommunen.

Kommunene skal publisere en tilgjengelighetserklæring om sine nettsteder på sine nettsteder. Erklæringen skal beskrive hvordan nettstedet oppfyller kravene til universell utforming. Sandefjord har en slik erklæring som viser at nettsiden til kommunen har brudd på 10 av 47 krav i regelverket.

Vurdering

Oppfølging av sykefravær er et risiko-område. Kommunen har hatt utfordringer på området og jobber med å styrke arbeidet, både oppfølgingen av sykmeldte og forebyggende arbeid. Vi mener at det er aktuelt med en forvaltningsrevisjon av arbeidet med sykefraværsoppfølging og det forebyggende arbeidet (nærværsarbeid).

Vold og trusler er også et risiko-område på alle kommunalområdene. Det ble i forrige periode gjennomført en forvaltningsrevisjon med generelle anbefalinger som gjelder alle områdene. Vi vurderer at det for denne perioden kan være tilstrekkelig at kontrollutvalget følger opp disse anbefalingene og ber om rapportering på hva som gjøres på de ulike kommunalområdene, inklusiv Kultur, idrett og friluftsliv.

Det å sikre tilstrekkelig bemanning er et annet risiko-område. I forrige planperiode var bruk av ufaglærte vikarer i HSO og konsekvenser for kvaliteten i tjenestene et risikoområde som ble trukket frem. Kommunen hadde da sykefravær omtrent på samme nivå som nå. Vi vurderer at dette fortsatt er et område med risiko, og at det er aktuelt å undersøke hvordan det følges opp på utvalgte områder både innen HSO og KBU. Dersom en velger å undersøke vikarbruk og bemanning ved skolene bør det gjøres sent i perioden.

5.7. Anskaffelser ‌

Reglene om offentlige anskaffelser skal bidra til effektiv bruk av samfunnets ressurser, og at det offentlige opptrer med integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig og bærekraftig måte. Kommunen skal ha tiltak for å motvirke sosial dumping, ivareta miljøhensyn og motvirke brudd på menneskerettighetene. Fra 1.1.2024 skjerpes kravet om å ivareta miljøhensyn ved anskaffelser, og høsten 2023 er det foreslått skjerpede krav om bruk av lærlinger.

Sandefjord er vertskommune for VOIS Vestfold offentlige innkjøpssamarbeid, som er et administrativt vertskommunesamarbeid. VOIS har en klima- og miljørådgiver i en 2-årig prosjektstilling. Ansvar for innkjøp og VOIS er lagt til Økonomi og analyse. Kommunedirektøren opplyser at innkjøp skal styrkes med to årsverk for å drive kontroll av avtalene. Dette er forankret i politisk vedtatt handlings- og økonomiplan. De har budsjettert med at stillingene er egenfinansiert (gjennom innsparing).

Sandefjord og VOIS har hatt få klagesaker i KOFA. Ser vi bort fra saker der andre kommuner står som innklaget, er det to saker i perioden fra 2021-2023. En sak gjaldt Sandefjord, der det ikke ble avdekket brudd, og en sak gjaldt VOIS, der det ble konstatert regelbrudd. Det at kommunen har få klagesaker gir grunnlag for å anta at det er redusert risiko på området.

Det ble gjennomført forenklet etterlevelseskontroll av arbeidet med anskaffelser i 2022 som ikke viste noen avvik.

Vurdering

Anskaffelser er et sentralt område, og for en stor kommune som Sandefjord bør dette undersøkes regelmessig. Vi har fått innspill om anskaffelser bør følges opp med en forvaltningsrevisjon. Disse innspillene, sett i sammenheng med at det ikke ble gjennomført forvaltningsrevisjon på dette området i forrige periode, mener vi tilsier at dette kan være et aktuelt tema å undersøke i inneværende periode.

5.8. Næringsarbeid ‌

Gode rammebetingelser for et mangfoldig, bærekraftig og konkurransedyktig næringsliv er sentralt i de nasjonale forventningene til regional og kommunal planlegging. Kommunen har oppgaver både gjennom planlegging, tilrettelegging for næringsareal og eventuelle økonomiske støtteordninger.

Kommunens arbeid med næringsutvikling er lagt til Økonomi og analyse. I 2018 ble strategisk næringsplan for den nye kommunen vedtatt, og i 2022 ble det laget en ny versjon for perioden 2023 – 2026. Kommunen har som mål å bli blant de beste i landet på næringsutvikling. Sandefjord er sammen med Xxxxxxx kåret til årets vertskommune for næringslivet i Norge av KS og NHO.

Kommunen jobber med en byutviklingsplan og har i den forbindelse fått en utredning fra Asplan Viak for å belyse næringsattraktivitet i sentrum og hva som skal til for å gjøre sentrum med attraktiv for næringsetablering i kombinasjon med økt byliv. Det er også igangsatt andre prosjekter og kommunen gir bl.a. støtte til Sandefjord næringsforum og omdømmeprosjektet Tenk Sandefjord og Gründeriet. Kommunen deltar også i Start i Vestfold, et kommunalt oppgavefelleskap for kommunene i fylket som gir assistanse til bedrifter i etableringsfasen eller småbedrifter i endring.

Kommunen jobber med utvikling av næringsarealer på Fokserød og Torp, kjøper reiselivstjenester fra Visit Vestfold og samarbeider med NAV Sandefjord og Sandefjord Næringsforum om Globale Sandefjord, som er etablert for å imøtekomme den økende etterspørselen etter arbeidskraft i lokalt næringsliv og realisere ressursene i sandefjordinger med flerkulturell bakgrunn.

Kommunen har begrenset adgang til å gi økonomisk støtte til virksomheter som driver med økonomisk aktivitet. Dette er regulert av reglene om offentlig støtte. Støtteprosessloven krever at kommunen skal etablere forsvarlige rutiner og kontrollere at tildeling av den støtten de gir skjer i samsvar med reglene, og ha kontroll med om støtten benyttes til lovlig formål. Støtten Sandefjord kommune gir er omtalt i årsmeldingen.

Vurdering

Ut fra informasjonen vi har samlet inn er det ikke grunnlag for å si at det er spesiell risiko på dette området

5.9. Bevillinger for alkoholsalg og servering og kontroll med alkohol- og tobakkssalg ‌

Kommunen skal ha en alkoholpolitisk handlingsplan. Handlingsplanen bør angi mål for kommunens alkoholpolitikk og hvilke virkemidler kommunen vil bruke for å nå disse. Sandefjord kommune har en slik plan som er vedtatt for perioden 2020 - 2024.

Kommunen har ansvar for å føre kontroll med utøvelsen av de alkoholbevillinger de gir, og føre tilsyn med utsalg for tobakksvarer i kommunen. Ansvaret for dette er lagt til kommunalområdet helse, sosial og omsorg og kommunen har et privat firma som utfører kontrollene. Det utarbeides årsmeldinger for salg og skjenking av alkoholholdig drikke og tilsyn med salg av tobakksvarer, som bla. viser oversikt over gjennomførte kontroller og tilsyn. Årsmeldingene viser at det gjøres tilsyn, men at det var færre tilsyn med salg av tobakksvarer enn minstekravet. Dette skyldes at det ble registrert flere nye utsalgssteder på slutten av året som ikke ble kontrollert.

Vurdering

Ut fra informasjonen vi har samlet inn er det ikke grunnlag for å si at det er spesiell risiko på dette området

5.10. Aktuelle tema for forvaltningsrevisjon ‌

Tema	Mulige vinklinger	Kommentar
Internkontroll	Rutiner for å forebygge misligheter og korrupsjon. Aktuelle temaer: Habilitet, bierverv og ulike kontrollrutiner	Hvilke områder i kommunen en undersøker etterlevelse bør avklares ved bestilling
Klima	Klimaarbeid – oppfølging av mål og planer - reduksjon av utslipp eller klimatilpasning
Personalforvaltning	Sykefravær - rutiner og oppfølging av disse og IA-avtalen Bemanning og kompetanse – vikarbruk Aktuelt både i HSO og KBU.	Hvilke enheter bør avklares ved bestilling. Kan kombineres med revisjon av kvalitet i tjenester Også aktuelt å se på lederopplæring og lederstøtte
Anskaffelser	Vinkling bør avklares ved bestilling, samfunnsansvar i anskaffelser er et mulig tema

6. Kommunalområde Helse, sosial og omsorg ‌

Kommunalområdet har ansvar for helse- og omsorgstjenester til innbyggere over 18 år og sosialtjenesten. Kommunalsjefen har på spørsmål om de største utfordringene eller risikoene på eget kommunalområdet trukket frem Hjemmetjenesten (beredskap, effektivitet), Bo og behandlingssentrene (kvalitet og effektivitet) og Brukere i bemannede boliger (kvalitet og effektivitet, brukermedvirkning, inkludering og deltakelse i samfunnet).

Tjenestene er organisert i seksjoner som ledes av en seksjonsleder. Hver seksjon er organisert i enheter med egne enhetsledere. En kort omtale av de ulike seksjonene følger under organisasjonskartet. nedenfor.

Kommunalsjef

Stab

Sandefjord Bolig,

medisinske aktivitet og senter avlastning

Psykisk

helse og rus- tjenester

Bolig- og

tjeneste-

kontor

Senter-

og hjemme- tjenester

Bo- og

behandlings- sentre

Digitalisering

og utvikling

NAV

Tabell 2 Organisering kommunalområde Helse, sosial og omsorg

Sandefjord medisinske senter

Kommunen har lagt fysio- og ergoterapitjenester for voksne til senteret, samt legevakt, heldøgns akuttberedskap (sengeposter – intermediær avdeling) og sengeposter for rehabilitering og lindrende enhet. Senteret har også overgrepsmottak, hjelpemiddellager, lærings- og mestringssenter, frisklivssentral, kreftteam/koordinator og et kommunalt legekontor.

Administrasjonen vurderer organiseringen av tjenestene ved Sandefjord medisinske senter. Disse tjenestene henger sammen med tjenestene i andre seksjoner. Det vurderes ny organisering av tjenestene ved Sandefjord medisinske senter som sikrer bedre samhandling, styrker fagmiljø og effektiv utnyttelse av ressurser. Legetjenesten vil organiseres slik at den sikrer best mulig bruk av legeressurser.

Bolig aktivitet og avlastning (BOA)

Seksjonen gir tjenester til personer med utviklingshemming og/eller autismespekterforstyrrelser over 18 år. Seksjonen har et differensiert tilbud som tar utgangspunkt i den enkeltes ressurser og behov. Tjenestene omfatter døgnbemannede boliger, ambulerende tjenester, avlastning, BPA (brukerstyrt personlig assistent) og aktivitets- og arbeidstilbud for seksjonens målgruppe.

Psykisk helse og rustjenester

Seksjonen gir tjenester til voksne med utfordringer innen psykiske helse og innen rus.

Bolig og tjenestekontor

Bolig- og tjenestekontoret har ansvar for å behandle søknader om tjenester etter Helse- og omsorgstjenesteloven og søknader om kommunale boliger. Koordinerende enhet for voksne er lagt til seksjonen.

Senter- og hjemmetjenester

Seksjonen omfatter helsetjenester i hjemmet (hjemmesykepleie), praktisk bistand, brukerstyrt personlig assistent ordning (BPA), seniorsenter, bofellesskap og bemannede omsorgsboliger, fagteam demens og dagaktivitetstilbud for personer med demenssykdom.

Bo- og behandlingssentre

Seksjonen gir døgntilbud til pasienter med et høyt omsorgsbehov og drifter fire sykehjem/bo- og behandlingssentre og tre bofellesskap for demente. I tillegg kjøper kommunen institusjonsplasser på Mosserødhjemmet.

Digitalisering og utvikling

Seksjonen har ansvar for bl.a. arbeid med velferdsteknologi og inngår som en del av en større digitaliseringsstrategi i kommunen. Administrasjonen ser på organiseringen av arbeidet med digitalisering og vurderer å samle/sentralisere arbeidet med digitalisering i HR og utvikling.

NAV

NAV Sandefjord har ansvar for bl.a. økonomisk sosialhjelp, midlertidig botilbud, bosetting av flyktninger og introduksjonsprogrammet. Ansvaret for norskopplæring i introduksjonsprogrammet er lagt til voksenopplæringen som er del av kommunalområde Kunnskap, barn og unge.

6.1. Helse og omsorg ‌

Kommunen skal gi nødvendige helse- og omsorgstjenester til personer som oppholder seg i kommunen. Tjenestene skal være forsvarlige. God internkontroll er viktig for å sikre forsvarlige tjenester. Kommunen må planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere tjenestene for å sikre et systematisk arbeid med blant annet kvalitetsforbedring og pasient- og brukersikkerhet.

Sandefjord er vertskommune for utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester i Vestfold. Det er en kommune i hvert fylke som har rollen som vertskommune. Sentrene skal bidra til å styrke kvaliteten i helse- og omsorgstjenesten. Det at Sandefjord driver utviklingssenter er en styrke i eget arbeidet med kvalitetsforbedring.

Sandefjord var i gang med et eget utviklingsarbeid da reformen Leve hele livet – en kvalitetsreform for eldre kom. Kommunen utarbeidet en handlingsplan, Leve hele livet i Sandefjord 2019 - 2023,

som er sammenfallende med reformens intensjon og innhold. Kommunen har også utarbeidet planen Aldersvennlig Sandefjord (2022) og en egen handlingsplan Å leve med demens (2022 – 2026). Kommunen har plan for helsemessig og sosial beredskap (2023 – 2026), samt flere andre planer innen helse og omsorg, bl.a. en habiliterings- og rehabiliteringsplan (2022 – 2025).

Kommunen har lagt opp til at det skal gjennomføres brukerundersøkelser annet hvert år, men under pandemien ble det ikke gjort. I 2023 er gjennomført bruker- og pårørendeundersøkelser ved bo og behandlingssentre i kommunen og enhet for Bolig, aktivitet og avlastning. I 2024 skal det gjennomføres for psykisk helse og rustjenester. Kommunen har også planer om å gjøre det for hjemmetjenesten, men det er ikke avklart når det ev. blir gjort. Brukerundersøkelsene brukes i arbeidet med kvalitetsforbedring.

Kartlegging av lovoppfyllelse i norske kommuner, som Menon Economics har gjort på oppdrag fra kommunal- og distriktsdepartementet, viser at Sandefjord oppfyller lovkrav på mange av delene som er vurdert på området, men ikke fullt ut når det gjelder kartlegging av ernæringsstatus for beboere i institusjon og i hjemmetjenesten.

Den demografiske utviklingen viser at kommunen har en aldrende befolking, noe som gir økt behov for helse- og omsorgstjenester. Samtidig blir andelen av befolkningen i yrkesaktiv alder (20- 66 år) redusert. Dette har kommunen med i eget planarbeid og jobber bl.a. for økte heltidsstillinger.

Kommunalområdet har over tid jobbet med omorganisering og effektivisering av tjenestene for å møte krav om innsparing, og har bl.a. redusert antall årsverk til administrative stillinger.

Kommunen har også startet prosjektet “Helhetlig innsatstrapp og bolig og tjenestetildeling” for finne gode og bærekraftige løsninger og møte utfordringene som den demografiske utviklingen gir. I prosjektet skal en bl.a. se på tildelingspraksis, samhandling, forebyggende arbeid, nye måter å gi tjenester på og samarbeid med frivillighet.

De samlede utgiftene til helse og omsorgstjenester per innbygger i Sandefjord er de høyere enn snittet for egen kommunegruppe, men lavere enn landet uten Oslo. Dette kan sees i sammenheng med en høyre andel eldre i Sandefjord sammenliknet med andre kommuner.

Kommunen har en lavere dekning på institusjonsplasser og døgnbemannede boliger og en høyere andel brukere av hjemmetjenestene enn snittet for egen kommunegruppe og landet. En høyere andel brukere av hjemmetjenesten er naturlig når kommunen har lavere dekning på døgnbemannet omsorg. Lav dekning har imidlertid ikke ført til en høyere andel brukere av hjemmetjenestene med høy timesats. Høy timeinnsats omfatter brukere som har mer en 35 timer per uke. Tallene er vist i tabellen nedenfor.

	Institusjon*	Døgnbemannet bolig*	Andel brukere hjemmetjeneste		Andel xx.xx. brukere m høy timeinnsats
			0 – 66 år	80 år +
Sandefjord	6,3	2,1	51,5	30,6	6,2
KOSTRA gr 11	7,5	3,0	50,3	26,4	8,4
Landet u Oslo	8,3	3,6	49,0	28,0	7,5

Tabell 3 Andel brukere med ulike tilbud. Kilde: KOSTRA SSB

* Andel innbyggere 80 år og eldre med langtidsopphold institusjon. #Andel innbyggere 80 år og eldre i døgnbemannet bolig

Sandefjord har en noe bedre bemanning per bruker og sett i forhold til innbyggertall enn snittet for egen kommunegruppe og landet uten Oslo. Kommunen har imidlertid dårligere sykepleierdekning enn dem vi sammenligner med.

6.1.1. Samhandling og pasientflyt

Samhandlingsreformen sier at kommunene må betale helseforetakene for pasienter som er utskrivningsklare fra sykehus, men som blir værende innlagt fordi kommunen ikke kan ta imot pasientene som avtalt. Departementet har gitt nærmere bestemmelser om ordningens omfang og innhold, jf. forskrift om kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter.

I 2023 hadde Sandefjord 923 overliggerdøgn, mot 1 475 i 2022 og 636 i 2021. Kommunen har i budsjett lagt til grunn 420 overliggerdøgn i 2024.

Vurdering

Kommunen har redusert antall overliggerdøgn, men lå i 2023 langt over det som er lagt til grunn i budsjett for 2024. Dette er et område med risiko, men vi mener at det bør knyttes til forvaltningsrevisjon av døgnbemannet omsorg og hjemmetjenester.

6.1.2. Velferdsteknologi

Velferdsteknologi er teknologiske hjelpemidler som skal understøtte og forsterke brukernes trygghet, sikkerhet, selvhjulpenhet, medbestemmelse og livskvalitet. Som følge av økt behov for helse- og omsorgstjenester vil det være nødvendig for kommunene å ta i bruk velferdsteknologi, og det er knyttet risiko til dette både når det gjelder kvalitet, sikkerhet, kompetanse og ressursbruk.

Seksjonen Digitalisering og utvikling har ansvar for arbeid med velferdsteknologi. Arbeidet inngår som en del av en større digitaliseringsstrategi (2021 – 2024) i kommunen. Kommunen hadde forut for denne en egen plan for velferdsteknologi (2015 – 2020). Kommunen deltar i Nasjonalt velferdsteknologiprogram og i nasjonale nettverk og har vært med i bl.a. pilotprosjekt for kjernejournal. Kommunen har også søkt og fått statlig støtte til andre prosjekter innen velferdsteknologi.

Vurdering

Kommunen har satset på dette arbeidet. Dette er et område med generell risiko, men vi har ikke informasjonen som tilsier at det er spesiell risiko på dette området.

6.2. Fastlegeordningen, legevakt og akuttberedskap ‌

Kommunen har ansvar for at det finnes tilbud om legehjelp, det vil si både fastlege, legevakt og akuttberedskap, til kommunens innbyggere og de som midlertidig oppholder seg i kommunen.

Sandefjord har en egen plan for legetjenesten (2021 – 2024). Det er totalt 70 fastleger i kommunen, hvor 15 har ledig plass på sine lister. Det er 3 lister uten fast lege (12.02.24), men det er vikarer tilknyttet listene.6 Det rapporteres jevnlig fra kommuneoverlegen til hovedutvalget på fastlegesituasjonen. Sandefjord kommune har et kommunalt fastlegekontor som er lagt til Sandefjord medisinske senter. Kontoret er etablert som del av arbeidet med å sikre innbyggerne tilgang på fastlege. Sandefjord har hatt en økning i avtalte legeårsverk i kommunale helse og omsorgstjenester både i antall og per 10 000 innbygger fra 2020 til 2022. I 2022 var andelen i Sandefjord kommet opp på nivå med egen kommunegruppe, men fortsatt noe lavere enn snittet for landet utenom Oslo. Det er en egen kommunal legevakt.

Kommunene skal ha et døgntilbud for øyeblikkelig hjelp, både for somatiske lidelser og for voksne pasienter med psykisk helse- og/eller rusmiddelproblemer. I Sandefjord kommune er døgntilbud for øyeblikkelig hjelp lagt til Sandefjord medisinske senter.

Vurdering

Sandefjord har som andre kommuner utfordringer knyttet til mangel på fastleger, men antallet lister uten fast lege er redusert og kommunen har tiltak for å sikre tilgang på fastleger. Kommunen har også fått økt avtalte legeårsverk. På bakgrunn av dette mener vi det ikke er behov for forvaltningsrevisjon.

6.3. Tildeling av tjenester ‌

Bolig- og tjenestekontoret har ansvar for å behandle søknader om tjenester etter Helse- og omsorgstjenesteloven og søknader om kommunale boliger.

Kommunen opplyser at Bolig og tjenestekontoret fatter ca. 8 000 vedtak i året. Hovedtyngden av vedtakene gjelder hjemmesykepleie og støttesamtaler psykiske helse og rus, men det er også mange vedtak knyttet til korttidsopphold i institusjon. Statsforvalter opplyser at det er få klagesaker fra Sandefjord.

6 To lister har vikar i 100 % ut året, en liste har vikar i 50% ut året og foreløpig 50% ut februar. Antall lister utenlege er redusert de siste månedene.

Individuell plan, koordinator og koordinerende enhet

Pasient/bruker med behov for langvarige og koordinerte helse- og omsorgstjenester har rett til å få utarbeidet individuell plan, jf. pasient- og brukerrettighetsloven. Kommunen skal på eget initiativ tilby individuell plan til de som har behov for og som ønsker en slik plan.

Særlig innbyggere med utfordringer innen rus/psykiatri kan ha behov for koordinerte tjenester og tverrfaglig samarbeid, både innad i kommunen og med spesialisthelsetjenesten.

Sandefjord har en koordinerende enhet for voksne, som er lagt til bolig og tjenestekontoret og en for barn og unge, som er lagt til seksjon for avlastningstjenester. Kommunen har informasjon på egne nettsider om retten til individuell plan og koordinator, om tjenesten og hvordan en kan søke. Det er informasjon både for voksne, barn og unge.

Tall i KOSTRA viser nedgang i antall mottakere av omsorgstjenester som har individuell plan både i Sandefjord og på landsbasis, men nedgangen i Sandefjord er større. Sandefjord har også en lavere andel som har individuell plan enn snittet for egen kommunegruppe og landet uten Oslo.

Vurdering

Lav andel med individuell plan kan indikere risiko for at brukere med rett til individuell plan ikke får det. Bruk av individuell plan og koordinator er også spilt inn som aktuelt tema for forvaltningsrevisjon av rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Vi mener det er mest aktuelt å ta inn individuell plan og koordinator i forvaltningsrevisjon av f.eks. tjenester til hjemmeboende eller døgnbemannet omsorg (bemannet bolig).

6.4. Sykehjem og døgnbemannet omsorg ‌

Pasient eller bruker kan ha rett til opphold i sykehjem eller tilsvarende bolig særskilt tilrettelagt for heldøgns tjenester. Dette kan være omsorgsbolig, sykehjem, barnebolig, avlastningsbolig og botilbud for rusavhengige.

Sandefjord kommune har ulike botilbud med døgnbemannet omsorg. Tilbud til barn og unge er omtalt i kapittel 7. Kommunen har bo- og behandlingssentre/sykehjem med ulike typer plasser, både langtids- og korttidsplasser, og plasser spesielt tilrettelagt for demente. Sandefjord medisinske senter har egne døgnavdelinger. I tillegg til døgntilbud for øyeblikkelig hjelp, er det en egen avdeling for rehabilitering og en for lindrende behandling. Sandefjord har også ulike bofellesskap/bemannede boliger, bl.a. egne tilbud til demente og til personer med ruslidelse og/eller psykiske lidelser. Kommunen opplyser i økonomi og handlingsplanen at det, ved utgangen av 2024, totalt skal være 501 plasser med døgnbemannet omsorg (sykehjem/bo- og behandlingssenter, bofelleskap og bemannet omsorgsbolig). Dette omfatter plasser kommunen kjøper ved Mosserødhjemmet. Kommunen skal ta i bruk flere plasser ved Nygård bo- og behandlingssenter i 2027 og 2028.

Sandefjord kommune har lavere dekning både på institusjonsplasser og døgnbemannede boliger, og har høyere utgifter per institusjonsplass, sammenlignet med snittet for egen kommunegruppe og landet. Vi har fått innspill fra hovedtillitsvalgte og hovedverneombud på utfordringer knyttet til bruk av korttidsplasser, og at pasienter som er ferdig utredet blir liggende for lenge på korttidsavdeling. Administrasjonen har i 2023 rapportert på antall langtidspasienter som er på korttidsplasser, i perioden januar – oktober varierte tallene fra 11 – 21 per måned.

På nasjonalt nivå er det estimert at behovet for plasser til beboere med behov for heldøgns omsorgstilbud vil kunne øke med om lag 20 prosent fram til 2030. Sandefjord har planer for å øke antall plasser med heldøgns omsorgstilbud. Kommunen har også mål om å møte det økte behovet for tjenester på lavest mulig nivå og at flest mulig skal bo hjemme lengst mulig.

For grupper med særskilte behov er det formulert spesifikke mål fra nasjonalt hold. Personer med utviklingshemming skal unngå institusjonslignende boalternativer, personer med funksjonsnedsettelse bør få universelt utformede boliger sentralt og ingen unge personer med omfattende behov for hjelp skal få sitt tilbud på sykehjem. Sandefjord har en egen seksjon (BOA) som gir tjenester til personer med utviklingshemming. Den har 12 enheter som gir heldøgns omsorg, to enheter som gir arbeids- og aktivitetstilbud, en enhet som gir ambulant oppfølging og en som gir avlastningstjenester. Kommunen har behov for flere botiltak for unge voksne med funksjonsnedsettelse, og det er planlagt en nytt bofellesskap som skal tas i bruk i 2025.

Kommunen skal også få nye lokaler for avlastningsbolig, som samlokaliseres med det nye bofellesskapet, som etter planen skal være ferdig i 2026. Dagens lokaler er vurdert som lite egnet. Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne har gitt innspill på tjenester overfor personer med utviklingshemming, med fokus på brukermedvirkning, pårørende og individuell tilrettelegging av tjenestene, og eventuelt individuell plan og koordinator. Det er utfordringer knyttet til lokaler og kapasitet på disse tjenestene. Det er også risiko knyttet til om kommunen sikrer at kravene til individuell plan er ivaretatt. Kommunalsjefen har også gitt innspill på kvalitet og effektivitet for brukere som mottar tjenester i bemannede boliger, samt brukermedvirkning og inkludering og deltakelse i samfunnet.

Kommunen har hatt varslingssaker der ansatte og tidligere ansatte har varslet om uforsvarlige tjenester og lav bemanning bl.a. ved Nygård bo og behandlingssenter. På forsommeren 2023 satt kommunedirektøren ned et partssammensatt utvalg som skulle vurdere om det gis god omsorg og kvalitet i tjenestene som gir døgnbemannet omsorg (bo- og behandlingssentre og Sandefjord medisinske senter) og belyse arbeidssituasjonen for de ansatte. Utvalget har utarbeidet en tilstandsrapport om bemannings- og omsorgssituasjonen ved bo- og behandlingssentre og Sandefjord medisinske senter, denne ble levert høsten 2023.

Sandefjord gjennomførte i 2023 brukerundersøkelse overfor beboere og pårørende på bo- og behandlingssentre i kommunen. Resultatene er omtrent som landsgjennomsnittet, og som undersøkelsen i 2021, men litt bedre trivsel på rommet og litt færre som bruker aktivitetstilbud enn i

2021. Pårørendeundersøkelsen viste at beboeren i større grad kan være med på utforming av planer som gjelder tjenester til beboeren og ha bedre kjennskap til egen kontaktperson. Det er igangsatt tiltak både knyttet til aktiviteter, brukermedvirkning og for å sikre at kontaktperson er kjent.

Vurdering

Lav dekning på døgnbemannet omsorg, lav sykepleierdekning i helse og omsorgstjenesten, resultatene i brukerundersøkelsen og det at korttidsplasser brukes til langtidspasienter, gir etter vår vurdering risiko for at kommunen ikke får gitt døgnbemannede tjenester i tråd med krav og forventninger til tjenestene.

6.5. Helse- og omsorgstjenester for hjemmeboende ‌

Kommunen er ansvarlig for å tilby helsetjenester i hjemmet. Helsetjenester i hjemmet er alle former for planlagte kommunale helsetjenester som ytes hjemme hos pasienten eller med utgangspunkt i pasientens hjem.

Eksempler på helsetjenester som kan ytes i hjemmet, er hjemmesykepleie, ergoterapi og fysioterapi. Seksjon for Senter- og hjemmetjenester har ansvar for hjemmesykepleie, samt andre helse og omsorgstjenester til hjemmeboende. Sandefjord medisinske senter har ansvar for ergo- og fysioterapi til voksne – både hjemmeboende og beboere i institusjon/bemannet bolig. I tillegg vil det være andre seksjoner som også yter helse og omsorgstjenester til hjemmeboende, dette gjelder seksjonene Bolig aktivitet og avlastning og Psykisk helse og rustjenester.

For hjemmetjenestene har kommunalsjefen har trukket utfordring/risiko knyttet til beredskap og effektivitet – om den varierer på tvers i kommunen.

Kommunen er ansvarlig for å tilby personlig assistanse, herunder praktisk

bistand og opplæring og støttekontakt. Dette omfatter hjelp til egenomsorg, personlig stell og personrettet praktisk bistand. Disse oppgavene er lagt til flere seksjoner innen helse og omsorg, bl.a. Senter- og hjemmetjenester. Fra 2024 har er ansvaret for å utføre vedtak om støttekontakt lagt til kommunalområde Kultur, idrett og fritid (KIF) og seksjon for park idrett og friluftsliv. To årsverk med ansvar for dette i HSO er flyttet til KIF. Ansvaret lå tidligere hos BOA på kommunalområde helse, sosial og omsorg. Vedtak om støttekontakt fattes fortsatt av Bolig og tjenestekontoret. Denne endringen er del av retningsendringen som er skissert i temaplanen «På lik linje», som ble vedtatt av kommunestyret i desember 2023. Tall i KOSTRA viser at andelen brukere av støttekontaktordningen i Sandefjord er noe lavere enn i Larvik, men høyere enn i Tønsberg.

Praktisk bistand kan gis gjennom brukerstyrt personlig assistanse (BPA). BPA er rettet mot personer med langvarig og stort behov for personlig assistanse. Formålet med BPA er at personer med funksjonsnedsettelser skal kunne leve et så aktivt og selvstendig liv som mulig. Det er estimert at ca 14 000 nordmenn har rett til BPA. I Sandefjord var det ved utgangen av 2022 31

brukere med BPA. Dette er lavere enn estimatet på antall som har rett til BPA, hvis en forutsetter at retten til BPA er jevnt fordelt i geografisk i landet.

Kommunen skal sørge for formidling av nødvendige hjelpemidler for å tilrettelegge miljøet rundt den enkelte pasient og bruker. Kommunens sørge-for-ansvar gjelder uavhengig av behovets varighet. Sandefjord medisinske senter har ansvar for kommunens hjelpemiddellager, som har hjelpemidler til bruk for en kortere periode. NAV hjelpemiddelsentral har hjelpemidler for lengre perioder.

Kommunen har foreløpig ikke planlagt når det skal gjennomføres brukerundersøkelse i hjemmetjenesten. Slike undersøkelser kan gi kommunen kunnskap om hvordan brukerne opplever egen medvirkning.

Statsforvalter skal i 2024 gjennomføre landsomfattende tilsyn med bruk av medisindispensere hos hjemmeboende eldre. Sandefjord er en av kommunene som er plukket ut i tilsynet og det skal gjennomføres i mars i Sandefjord.

Sandefjord kommune har mål om å gi tjenester som bidrar til at innbyggerne kan bo hjemme lengst mulig og være mest mulig selvhjulpne. Sandefjord kommune har ni seniorsentre som tilbyr en rekke aktiviteter og arrangementer, samt kafeteria. Deler av tilbudet er basert på frivillig innsats.

De fleste sentrene har kommunale utleieboliger, samt at hjemmesykepleien har lokaler der. Sandefjord har samarbeid med frivilligheten for å gi ulike aktivitetstilbud.

Dagtilbud for hjemmeboende med demens

Kommunen skal tilby dagaktivitetstilbud til hjemmeboende personer med demens. Dagaktivitetstilbudet skal bidra til å ivareta deltakerens funksjoner i dagliglivet, fremme livskvalitet og forebygge/redusere isolasjon og ensomhetsfølelse. I tillegg vil dagaktivitetstilbudet kunne innebære avlastning og støtte til pårørende.

Sentrene har Dagaktivitet er for de som har en demenssykdom eller kognitiv svikt, som bor hjemme og har behov for aktivitet og kontakt med andre. Tjenesten kan i tillegg ha avlastende effekt for pårørende.

Vurdering

Lav sykepleierdekning og rekrutteringsproblemer kan gi risiko for at kommunen ikke får gitt tjenester i tråd med de krav som er satt. Det er også risiko knyttet til beredskap, det å gi tjenester til hjemmeboende i situasjoner med ekstremvær eller andre spesielle tilfeller. Kommunen bruker - BPA i mindre grad enn dem vi sammenligner med og det kan være en risiko for personer med rett til BPA i Sandefjord ikke får BPA. Endring i organisering av støttekontakt fordrer også samarbeid på tvers av kommunalområdene knyttet til det å gi praktisk bistand. Det kan være risiko knyttet til det å sikre tilstrekkelig samarbeid og samordning av tjenester på tvers av kommunalområder.

Brukerundersøkelsen i bo og behandlingssentrene viste risiko knyttet til brukermedvirkning. Det er et område med generell risiko, som også er aktuelt å undersøke for tjenester til hjemmeboende.

6.5.1. Ergo og fysioterapi

Sandefjord har en egen fysio- og ergoterapitjeneste for voksne og en tjeneste for barn og unge. Kommunen har bedre fysioterapidekning enn snittet for egen kommunegruppe og landet.

Kommunen har også flere fysioterapitimer i uka per beboer på sykehjem. Kommunen har flere årsverk ergoterapeuter per 10 000 innbygger enn snittet for egen kommunegruppe, men noe lavere enn snittet for landet utenom Oslo.

Vurdering

Ut fra informasjonen vi har samlet inn er det ikke grunnlag for å si at det er spesiell risiko på dette området.

6.6. Psykisk helse og rustjenester ‌

Kommunene har en sentral rolle i å identifisere, utrede, behandle og følge opp personer med psykiske lidelser og ruslidelser. Kommunene skal også jobbe forebyggende på området.

Folkehelseprofilen til Sandefjord viser at kommunen har en høyere andel med psykiske symptomer/lidelser enn snittet for landet og eget fylke.

Seksjon for psykisk helse og rustjenester har ansvar for helsetjenester til voksne.7 Seksjonen er relativt ny, og i årsmeldingen viser administrasjonen til at det etter to år med pandemi i praksis først var i 2022 at seksjonen fikk «satt» seg organisatorisk. Etterspørselen etter tjenester knyttet til psykisk helse og rusutfordringer har vært stor. Kommunen opplyser i årsmelding for 2022 at de har et psykososialt kriseteam som har hatt mange oppdrag og utrykninger. Folkehelseprofilen viser at kommunen har en signifikant høyere andel innbyggere med psykiske symptom/lidelser enn snittet for landet og eget fylke.

Kommunen skal utarbeide en plan for psykisk helse og rus. Det er satt opp i planstrategien at det skal lages en temaplan i 2024. I årsmeldingen for 2021 stod det at arbeidet med en slik plan skulle starte i 2022.

Sandefjord har lavere utgifter til psykisk helse og rustjenester enn snittet for egen kommunegruppe og landet.

Sandefjord kommune ivaretar kravet om å ha psykolog, som kom i 2020. Kommunen har en noe dårligere psykologdekning enn snittet for landet utenom Oslo, men bedre enn snittet i egen kommunegruppe. Kommunen har lavere andel årsverk med utdanning innen psykiatri enn både

7 Seksjonen ble etablert i 2020. Tjenestene lå tidligere i seksjon for familie og helse, som også hadde ansvar for helsetjenester til barn og unge. Kommunen har nå en egen seksjon med ansvar for psykiske helsetjenester til barn og unge, se 6.3.1.

snitt for kommunegruppa og landet uten Oslo. Dette gjelder psykiatrisk sykepleier og ansatte med videreutdanning innen psykisk helsearbeid og innen rusarbeid. Kommunen har etablert en Rådgivende enhet for russaker, som kommunene ble pålagt å ha fra 1. juli 2022. Tilbudet ble utformet i samarbeid med Politiet og Kunnskap, barn og unge.

I handlings- og økonomiplan 2024 – 2027 opplyser kommunen at det i planperioden skal legges frem temaplan for psykisk helse og rus og en handlingsplan for forebygging av selvmord.

Vi har fått innspill på at dette er et område der det kan være aktuelt med forvaltningsrevisjon.

Vurdering

Personer med psykiske lidelser og eller ruslidelser har ofte sammensatte behov. Dette er et område med behov for koordinering internt i kommunen og mellom kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten. Det vil, generelt, være en risiko for at en ikke får til nødvendig koordinering. Det at kommunen har en høyere andel innbyggere med psykiske lidelser, kombinert med lavere utgifter og at kommunen har en lavere andel årsverk med formell spesialisert utdanning på feltet, utgjør også en risiko.

6.7. Avlastningstjenester og pårørendestøtte ‌

Kommunen har plikter overfor personer som har et særlig tyngende omsorgsarbeid. Det følger av forarbeidene til helse- og omsorgstjenesteloven at særlig tyngende omsorgsarbeid i grove trekk tilsvarer det kommunen ellers måtte ha dekket med andre tjenester.

Kommunen har også, etter omstendighetene, plikt til å yte opplæring og veiledning, avlastning og omsorgsstønad til pasienter og brukeres pårørende når disse utfører et særlig tyngende omsorgsarbeid.

Mestrings- og læringssenteret i kommunen har egne tilbud for påførende, både kurs/opplæring og veiledning. Dette er lavterskeltilbud som ikke krever henvisning. Lærings- og mestringssenteret har tett kontakt med bruker- og pårørendeorganisasjoner og fungerer som et bindeledd mellom dem og kommunen. For demente og deres pårørende er det både lavterskeltilbud som turgruppe og kafe og dagtilbud til den demente som det fattes vedtak om. Sistnevnte er også er tenkt som avlastning for pårørende. Kommunen har en egen enhet, BOA, som gir avlastningstjenester for pårørende til personer med utviklingshemming og/eller autismespekterforstyrrelser over 18 år.

Avlastningstjenester for foresatte til barn under 18 år er omtalt i kapittel 7.

Kommunen har en avlastningsbolig for unge voksne med funksjonsnedsettelse, som er vedtatt erstattet av en ny grunnet boligens beskaffenhet. Det var bl.a. saker i media om dette i 2021. Det ble da gjort noen umiddelbare oppgraderinger for at boligen skulle kunne brukes frem til ny er ferdigstilt. Ny avlastningsbolig skal være ferdig i 2026.

Det er begrensede tall i KOSTRA som viser bruk av ulike avlastningstjenester. Ut fra tallene som ligger der er det for Sandefjords del rapportert inn noe mindre bruk av omsorgsstønad enn kommunen som Larvik og Skien, men mer enn i Tønsberg. Det er også rapportert mindre bruk av dagaktivitetstilbud i Sandefjord enn de tre andre nevnte kommunene, men noe mer bruk av avlastningstjenester utenfor institusjon. Kommunen har færre tidsbegrensede opphold i institusjon sett i forhold til innbyggertall og færre beboere på avlastningsopphold.

Vurdering

Det kan være risiko knyttet til avlastningstjenestene. Vi mener en forvaltningsrevisjon på området bør kobles på en revisjon av tjenester til hjemmeboende.

6.8. Sosialtjenesten - NAV ‌

NAV Sandefjord har ansvar for både statlige og kommunale velferdstjenester. De kommunale tjenestene omfatter økonomisk sosialhjelp, økonomisk veiledning og rådgivning (inklusiv gjeldsrådgivning), deler av det boligsosiale arbeidet (midlertidig bo-tilbud, bostøtte og startlån), kvalifiseringsprogrammet og introduksjonsprogrammet. Kvalifiseringsprogrammet retter seg mot personer med vesentlig nedsatt arbeids- og inntektsevne og som uten programmet ville vært avhengige av økonomisk sosialhjelp. Det er en egen stønad for deltakere i programmet.

Kommunene skal tilby introduksjonsprogram til personer som bosettes etter avtale med integreringsmyndighetene. Introduksjonsprogrammet skal gi grunnleggende ferdigheter i norsk og innsikt i norsk samfunnsliv og forberede deltakerne på videre utdanning eller arbeid. Ansvar for norskopplæring i introduksjonsprogrammet er lagt til voksenopplæringen.

Tall for perioden 2020 – 2022 viser at Sandefjord har en høyere andel sosialhjelpsmottakere enn snittet for egen kommunegruppe og landet, og forskjellen er størst blant de under 30. Det er innført en egen aktivitetsplikt for sosialhjelpsmottakere under 30 år. Mottakere av sosialhjelp i Sandefjord går lengre på stønad. I 2023 har det vært en stor økning i søknader og vedtak om økonomisk sosialhjelp. Økningen henger i stor grad sammen med økte kostnader for husholdningene som økte matvarepriser, bokostnader, renter, strøm osv.

Både oppvekstprofilen og folkehelseprofilen viser at Sandefjord har utfordringer knyttet til unge/unge voksne som står utenfor, dvs. at de ikke går på skole, er i opplæring eller arbeid.

Kommunen har en lavere andel sosialhjelpsmottakere hvor det er registrert at det er gitt økonomisk rådgivning. NAV Sandefjord har gjeldsrådgiver og tilbyr rådgivning. I arbeid med forvaltningsrevisjonsrapporten Xxxxxxx for barn og unge fikk revisjonen opplyst at gjeldsrådgiver erfarte at de for flere burde ha kommet tidligere inn med rådgivning.

Sandefjord har hatt en økning i antallet deltakere i kvalifiseringsprogrammet fra 2020 til 2022, men har fortsatt en lavere andel enn dem vi sammenligner kommunen med.

NAV Sandefjord har ansvar for bosetting av flyktninger som mottas etter avtale med IMDI. Vi har fått innspill på bosetting av flyktninger som et aktuelt tema for forvaltningsrevisjon. Kommunen har hatt relativt gode resultater på overgang til arbeid eller utdanning for deltakerne i introduksjonsprogrammet og har klart å skaffe boliger til flyktningene i det private leiemarkedet.

Vurdering

Vi mener at det er risiko for at kommunen ikke sikrer god nok oppfølging av sosialhjelpsmottakere, og særlig unge mottakere. Dessuten kan det være risiko for at kommunen ikke sikrer tilstrekkelig økonomisk rådgivning.

6.9. Boligsosialt arbeid ‌

Lov om kommunenes arbeid på det boligsosiale feltet trådte i kraft 01.07.23. Formålet med loven er å forebygge boligsosiale utfordringer og å bidra til at vanskeligstilte på boligmarkedet skal få bistand til å skaffe seg og beholde en egnet bolig. Kommunen skal sørge for samordning og samarbeid på tvers av sektorer. Videre skal kommunen ha oversikt over behovet for både ordinære og tilpassede boliger for vanskeligstilte på boligmarkedet og ha mål og strategier for det boligsosiale arbeidet.

Kommunen har en plikt til å finne midlertidig botilbud for dem som ikke klarer det selv, jf. sosialtjenesteloven § 27. Ansvar for midlertidig botilbud er lagt til NAV Sandefjord. Statsforvalteren åpnet tilsyn med kommunens arbeid med midlertidig botilbud i mai 2023. Tilsynet er, medio februar 2024, ikke avsluttet.

Kommunen har utarbeidet en ny temaplan for det boligsosiale arbeidet for perioden 2023 – 2030. I arbeidet med temaplanen er boligsosial handlingsplan 2019 – 2023 evaluert. Evalueringen viste at kommunen manglet familieboliger og at noen av tiltakene i den gamle planen ikke er gjennomført eller fullført, dette gjelder bl.a. Iverksette tiltak for å øke trygghet for barn og unge i kommunale utleieboliger, Samorganisere metoder, modeller og virkemidler i boligsosialt arbeid, Å prøve ut en ordning med miljøvaktmester i boligkontoret. Det er også en del boligsosiale virkemidler som kommunen ønsker mer bruk av, som ulike ordninger for «Fra leie til eie», som er tiltak for å bistå personer som leier kommunal bolig med å kjøpe egen bolig og «Housing first» som er en modell for varig bosetting av bostedsløse med rusmiddelavhengighet og/eller psykiske helseproblemer.

Vi har fått innspill på boligsosialt arbeid fra flere, både det å ha egnede boliger, vedlikehold av kommunale utleieboliger og bokvalitet i kommunale utleieboliger.

Tall i KOSTRA viser at kommunen bruker startlån i noe mindre grad enn snittet for egen kommunegruppe. Kommunen har hatt vedtak om å ta opp inntil 150 millioner kroner i startlån, men har de siste årene ligget noe lavere enn det som er satt som maks grense for lån. Kommunen har en noe høyere andel husstander som får bostøtte fra husbanken enn snittet for egen kommunegruppe.

En undersøkelse publisert i mai 2023 viser at nesten 9 av 10 kommuner mangler kommunale boliger.8 Behovet for boliger gjelder særlig til flyktninger og personer med helseutfordringer knyttet til rus og/eller psykisk helse. Sandefjord har en høyere andel kommunalt disponerte boliger enn snittet for egen kommunegruppe og landet. Kommunen opplyser i temaplanen at de har en overvekt av boliger til eldre, i tråd med satsingen Leve hele livet, og at de har relativt få boliger til andre grupper. De mangler særlig boliger til personer med rusmiddelutfordringer og/eller psykiske helseutfordringer. Kommunen har personer som venter på egnet bolig, samtidig som det er noen ledige boliger og påpeker i temaplanen at det nødvendig å se på rutiner og prosedyrer for boligtildeling og boligadministrasjon, slik at man både holder tallet på ledige boliger så lavt som mulig, og at boliger som blir stående ledige over tid selges, eller omdisponeres til andre målgrupper dersom det er mulig.

Kommunen har bosatt mange flyktninger i 2022 og 2023, de har i hovedsak fått bolig i det private leiemarkedet. Kommunen påpeker at det er viktig å undersøke om den mobiliseringen som ble gjort her kan overføres til andre grupper med behov for bistand til å skaffe egnet bolig.

En del av boligene Sandefjord kommune disponerer er eid av Sandefjord kommunale boligstiftelse.

1. januar 2023 trådte ny lov i kraft som omhandlet avvikling av boligstiftelser uten å følge de ordinære regler for opphevelse eller omdanning. Kommunedirektøren skal legge frem en sak til kommunestyret om denne lovendringen skal få betydning for framtiden for de kommunale boligstiftelsene i Sandefjord.

Vurdering

Det er risiko knyttet til det å sikre egnede boliger for barnefamilier og for personer med utfordringer knyttet til rus og/eller psykisk helse. Det er også risiko knyttet til standard på utleieboligene og kommunens arbeid med å sikre trygghet for barn og unge i kommunale utleieboliger. Det er aktuelt å se på oppfølgingen av kommunens egen plan og om kommunen får til ønsket økning i bruk av boligsosiale virkemidler. Det er også en generell risiko knyttet til samarbeid.

6.10. Aktuelle tema for forvaltningsrevisjon ‌

Tema

Mulige vinklinger

Kommentar

Døgnbemannet omsorg

Kvalitet og effektivitet Brukermedvirkning Botilbud personer med nedsatt funksjonsevne og

bruk av individuell plan Aktivitetstilbud

Kan være flere prosjekt

Kan være aktuelt å se på faktisk bemanning

8 Undersøkelsen er gjennomført av Bovel, Senter for velferds- og arbeidslivsforskning ved OsloMet

Tjenester til hjemmeboende	Kvalitet og effektivitet Bruk av individuell plan Brukermedvirkning Beredskap Avlastning BPA – tildeling og oppfølging av vedtak	Kan være flere prosjekt Kan være aktuelt å se på faktisk bemanning Avlastning gjelder pårørende til personer med nedsatt funksjonsevne
Psykisk helse og rustjenester	Vinkling bør avgjøres ved bestilling.	Kan sees i sammenheng med boligsosialt arbeid egnet bolig/boligbistand) og med psykisk helse barn og unge (samarbeid)
NAV – sosiale tjenester	Forebyggende arbeid og kvalitet i tjenesten Økonomisk rådgivning/ gjeldsrådgivning
Boligsosialt arbeid	Bokvalitet kommunale utleieboliger Oppfølging av temaplan for boligsosialt arbeid	Kan sees i sammenheng med eiendomsforvaltning og psykisk helse og rustjenester

7. Kommunalområde Kunnskap, barn og unge ‌

Kommunen samlet i 2020 tjenester til barn og unge i kommunalområdet Kunnskap, barn og unge (KBU) og flyttet barneverntjenesten og helsetjenester til barn og unge til kommunalområdet.

Formålet med omorganiseringen var å lykkes bedre med en sammenhengende og helhetlig tilnærming til barn og unge. Kommunalområdet har også ansvar for voksenopplæring.

Organiseringen av kommunalområdet er vist i figuren under.

avlasningstjenester

PPT, helsetjenester,

Barneverntjenesten,

Kommunale barnehager

Kommunale skoler, SFO og voksenopplæring

Seksjon oppvekst og helse

Seksjon barnehage

Seksjon skole

Myndighet og

internkontroll

Stab

Kommunalsjef

Barnehagemyndigheten i kommunen er lagt til Myndighet og internkontroll og det er også de som følger opp private skoler og barnehager.

Kommunestyret i Sandefjord kommune vedtok 23. november 2023 Kommunedelplanen for barnehage- og skolestruktur. Kommunen legger opp til at fem skoler skal erstattes med to nye. For barnehagene er det vedtatt et prinsipp for endringer i gjeldende struktur som skal benyttes hvis mindre barnehager varsles nedlagt/avviklet. Da skal kommunen skal, hvis det er behov for plassene, først vurdere mulighet for å utvide eksisterende barnehager, deretter om en ev. ny barnehage skal opprettes i kommunal eller privat regi. Formålet med kommunedelplanen er bl.a. å bidra til et godt arbeids- og læringsmiljø for alle og sikre en driftsprofil som gjør kommunen bærekraftig også for fremtidige generasjoner.

På spørsmål om de største utfordringene eller risikoene på eget område har kommunalsjefen vist til folkehelseoversikt og levekårskartlegging 2023, og oppvekstprofilen, som er en del av det kunnskapsgrunnlaget. Hun har også sendt revisjonen presentasjonen som ble holdt på formannskapets første møte i 2024.

Oppvekstprofilen, som folkehelseinstituttet (FHI) har utarbeidet, viser at kommunen har en del områder der kommunen ligger signifikant dårligere an enn landet og eget fylke. Dette gjelder særlig mobbing på skole, deltakelse i fritidsorganisasjon, tilfredshet med livet generelt og med

helsa, samt psykiske plager og søvnproblemer. Kommunen har også en høyere andel barn i husholdninger med vedvarende lav inntekt og det er store geografiske forskjeller i levekår.

Levekårskartleggingen viser at det er noen områder med opphopning av levekårsutfordringer.

7.1. Samhandling – forebygging – utenforskap ‌

Da ny barnevernslov trådte i kraft 01.01.23 fikk kommunen som helhet ansvar for å forebygge at barn og unge utsettes for omsorgssvikt eller utvikler adferdsproblemer. Målsettingen for det forebyggende arbeidet er at kommunen skal komme inn tidlig i barnets liv og redusere sannsynligheten for omsorgsovertakelse eller andre inngripende tiltak senere i barnets liv. Videre skal kommunen sørge for å samordne sitt tjenestetilbud til barn og familier, og det er krav om at kommunestyret skal vedta en plan for kommunens forebyggende arbeid. I 2023 vedtok ikke kommunestyret i Sandefjord en slik plan, men hovedutvalg for kunnskap barn og unge behandlet, i mai 2023, forslag til en slik plan; Plan for forebygging – Forebygging av omsorgssvikt og adferdsproblemer i Sandefjord kommune. Planen ble sendt på høring sommeren 2023, og skal behandles politisk 1. halvår 2024.

Fra 1.august 2022 er det nye krav om samarbeid, samordning, barnekoordinator og individuell plan i 14 velferdstjenestelover. Formålet er å styrke oppfølgingen av utsatte barn og unge og deres familier gjennom økt samarbeid mellom velferdstjenestene. Velferdstjenestene skal samarbeide på system- og individnivå. Familier som har eller venter barn med alvorlig sykdom, skade eller nedsatt funksjonsevne, kan ha krav på barnekoordinator.

Ansvaret for barnekoordinator og individuell plan til barn er lagt til seksjon for oppvekst og helse. Kommunen har informasjon om tjenesten barnekoordinator og hvordan en kan søke om det på egne nettsider.

Sandefjord startet i 2020/21 arbeidet med Tenk sammen, for å sikre bedre samhandling og tidlig innsats. Tenk sammen er en samhandlingsmodell, som er basert på BTI-modellen. BTI (Bedre Tverrfaglig Innsats) skal bidra til tidlig innsats, samordning og systematisk arbeid rundt barn/familier som det er knyttet undring eller bekymring til når det gjelder barnas helse, trivsel eller livssituasjon.

Kommunen har også utarbeidet en plan for samarbeid og kompetanseoverføring mellom barnehage, skole og SFO, som ble vedtatt i 2022. Målsettingen er å sikre et helhetlig opplæringsløp som setter barnets behov i fokus. Kommunen har flere planer som kan være viktig for så sikre samhandling og forebyggende arbeidet.9

9 Bl.a. Handlingsplan mot vold i nære relasjoner (2023 – 26), Helhetlig plan for fritidsaktiviteter (2023- 2026), På lik linje – Temaplan for personer med utviklingshemming og eller autismespekterforstyrrelser(vedtatt høsten 2023) og Handlingsplan

Det er en nasjonal satsing for å heve kompetansen innenfor spesialpedagogikk og inkluderende praksis i barnehager, skoler og PPT (kompetanseløftet). Et av målene er at alle barn og unge opplever et godt tilpasset og inkluderende tilbud i barnehage og skole. Sandefjord kommune har en høy andel barn med spesialpedagogisk hjelp og en høy andel elever med vedtak om spesialundervisning.

I 2023 gjennomførte vi en forvaltningsrevisjon på kommunens arbeid rettet mot barn og unge i familier med økonomiske og/eller sosiale levekårsutfordringer. Revisjonen viste bl.a. at kommunen ikke har sikret godt nok samarbeid mellom velferdstjenestene i kommunen og særlig mellom KBU og de sosiale tjenestene i NAV.

Det har vært flere mediesaker med omtale av utfordrende og voldelig ungdomsmiljø i kommunen. Høsten 2023 etablerte Sandefjord en ny oppsøkende ungdomstjeneste, OUT. Tjenesten er del av Psykisk helse barn og unge, men skal samarbeide tett med de andre tjenestene i KBU og de som jobber med ungdom og nærmiljø i kommunalområdet Kultur, idrett og fritid. OUT skal jobbe målrettet i nærmiljøene med å skape trygghet, bygge relasjoner til ungdom og være et viktig bindeledd mellom utsatte unge og øvrig hjelpeapparat. OUT skal i et kriminalitets- og rusforebyggende perspektiv forebygge problemutvikling blant sårbare og risikoutsatte barn og unge. Kommunen mottar tilskuddsmidler fra Statsforvalteren til to av de fire stillingene i OUT. Tilskuddet innvilges for ett år av gangen i inntil fire år, og Sandefjord kommune mottok høsten 2023 første tilskudd.

Sandefjord jobber etter SLT-modellen. SLT står for samordning av lokale rus- og kriminalitetsforebyggende tiltak, og er en samordningsmodell for lokale forebyggende tiltak mot rus og kriminalitet. Politiíådct cí dct o:cíoíd⭲cdc íådgi:c⭲dc oíga⭲ct i komm"⭲c⭲s SḺľ-aíbcid. Ett av satsningsområdene for arbeidet er "⭲gdomsmiljøc⭲c i komm"⭲c⭲, mcd sæílig rok"s på roícbQggi⭲g a: gjc⭲gda⭲⭲clscí og :old i orrc⭲tlig íom. SLT-koordinator i Sandefjord er organisert under seksjon oppvekst og helse.

Sittende kontrollutvalg har spilt inn utenforskap blant ungdom som et aktuelt tema for forvaltningsrevisjon.

Vurdering

Arbeid med forebygging og utenforskap ble belyst i forvaltningsrevisjonen om velferd for barn og unge, men dette er et omfattende område der det kan være aktuelt med flere undersøkelser med andre vinklinger. Det er risiko knyttet til det forebyggende arbeidet, der både forebygging av vold og trusler i ungdomsmiljøene, forebygging av annen kriminalitet og rus, psykisk helse og fritidsaktiviteter kan være aktuelt å se nærmere på. Det kan også være aktuelt å se undersøke arbeidet som gjøres i OUT og hvordan kommunen sikrer samhandling på tvers av kommunalområdene når det gjelder forebyggende arbeid. Kommunen har flere planer på området, og det er også aktuelt å se på oppfølgingen av dem, f.eks. den forebyggende planen som skal vedtas våren 2024 og helhetlig plan for fritidsaktiviteter for ungdom.

7.2. Barnehage ‌

Kommunen har mange oppgaver på barnehageområdet, både drift av barnehager og oppgaver knyttet til myndighetsutøvelse, som å godkjenne barnehager, yte tilskudd til private barnehager, samordne opptak, drive veiledning og føre tilsyn både etter barnehageloven og etter forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager.

Sandefjord kommunen har 58 barnehager, hvor 22 er kommunale og 36 er private. I tillegg er det en kommunal åpen barnehage med tre avdelinger lokalisert tre ulike steder, samt en privat åpen barnehage. Kommunen har fem familiesentre og helsestasjonene er lagt til dem. Avdelingene for åpen barnehage er tilknyttet tre av familiesentrene.

Kommunen har lagt myndighetsoppgaver på barnehageområdet til Myndighet og internkontroll. Det at myndighetsoppgavene som det å føre tilsyn, er lagt separat fra drift av egne barnehager gir et skille mellom kommunens rolle som eier og som myndighet. Skillet ville vært tydeligere ved at oppgavene ikke lå til KBU, som også har ansvar som barnehageeier.

Sandefjord har en egen plan for tilsyn med barnehagene som gjelder fra 01.01.22, der bl.a. oppgaver og saksgang i tilsyn er beskrevet. I 2022 er det gjennomført tilsyn med nesten alle barnehagene. De fleste tilsynene er skriftlige tilsyn.

Kommunen har en høyere andel barnehagelærere og fagarbeidere i personalet, men grunnbemanning i barnehagene er lavere enn snittet for egen kommunegruppe. Ifølge statistikk på Xxxx.xx var det 10 % av barnehagene i kommunen som ikke oppfylte pedagognormen per 15.12.22, det gjaldt en kommunal barnehage – de resterende var private. Sandefjord er med i et pilotprosjekt for omstrukturering av pedagogressursene, for å forske på om ressursene i barnehagen kan benyttes på en mer formålstjenlig måte. I pilotprosjektet samarbeider kommunen med Universitetet i Sørøst-Norge. Prosjektet har fått tilskudd fra Utdanningsdirektoratet. (Tilskuddet er gitt som del av tillitsreformen.)

Fra 1. januar 2021 fikk barnehagene en undersøkelsesplikt og en aktivitetsplikt i arbeidet med å sikre barnehagebarn et trygt og godt psykososialt barnehagemiljø (tilsvarende plikter som i skolene). Det er en generell risiko for at barnehagene ikke har fulgt opp kravene i praksis.

Xxxxxxxxxxx skal være oppmerksom på om barnet kan ha rett på spesialpedagogisk hjelp eller et individuelt tilrettelagt tilbud. Barn under opplæringspliktig alder har rett til spesialpedagogisk hjelp dersom de har særlige behov for det. Behovet for spesialpedagogisk hjelp skal vurderes av kommunens pedagogisk-psykologiske tjeneste i en sakkyndig vurdering. Kommunen skal også sikre at barn med nedsatt funksjonsevne får et egnet individuelt tilrettelagt tilbud i barnehagen, men plikten til tilrettelegging omfatter ikke tiltak som innebærer en uforholdsmessig byrde for kommunen. Kommunen fatter vedtak om spesialpedagogisk hjelp og tilrettelagt tilbud.

Sandefjord har en høyere andel barn med vedtak om spesialpedagogisk hjelp enn snittet for egen kommunegruppe og landet. Kommunen har også en litt høyere andel barn som får tilrettelagt tilbud i barnehagen, sammenlignet med snittet for egen kommunegruppe.

Sandefjord har hatt en målsetting om å sikre økt andel minoritetsspråklige barn i barnehage. Kommunen hadde tidligere en lavere andel enn egen kommunegruppe, men har for 2022 en høyere andel. Totalt sett har Sandefjord en tilsvarende andel barn som går i barnehage som snittet for egen kommunegruppe. Ser vi på de yngste barna, er andelen litt lavere i Sandefjord.

Vurdering

Barnehager er et område det ikke har vært forvaltningsrevisjon eller tilsyn fra Statsforvalter. Vi har fått innspill på at dette kan være et område som er aktuelt for forvaltningsrevisjon. Arbeidet med trygt og godt barnehagemiljø er et område som er relativt nytt og det kan være generell risiko for at en ikke får fulgt opp kravene som er satt.

7.3. Grunnskole, skolefritidsordning (SFO) og voksenopplæring ‌

Kommunen har ansvaret for grunnskoleopplæringen og skal, ifølge opplæringsloven, sikre at opplæringen tilpasses evnene og forutsetningene til den enkelte elev. Sandefjord har 27 kommunale skoler; seks ungdomsskoler og 21 barneskoler. I tillegg er det fire private skoler; en ungdomsskole og tre barne- og ungdomsskoler.

Statistikk som gir informasjon om læringsresultater, som grunnskolepoeng og resultat på nasjonale prøver, tilsier ikke noen spesiell risiko i Sandefjord. Kommunen har imidlertid ikke oppfylt alle krav til lærertetthet og lærernes fagkompetanse. I 2018 ble det innført en egen lærernorm i norsk skole. Normen sier at skal være maksimalt 15 elever per lærer på 1. – 4. trinn og maksimalt 20 elever per lærer på 5. – 10. trinn. For Sandefjord kommune var det for skoleårene 2022/23 og 2023/24 enkelte skoler der normen ikke var oppfylt på enkelte trinn og det gjelder særlig 1. – 4. trinn. Dette vises også i kartleggingen som er gjort av lovoppfyllelse i norske kommuner10. Sandefjord har også mangler når det gjelder krav til fagkompetanse i norsk, matematikk og engelsk.

Alle elever har rett på et trygt og godt skolemiljø. Kravene til trygt og godt skolemiljø gjelder også SFO. Skolen har plikt til å sette i verk tiltak ved kjennskap eller mistanke om krenking i form av mobbing, vold, diskriminering og trakassering. Resultater fra elevundersøkelsen viser at det er en del elever i Sandefjord som opplever mobbing, og som vist i tabellen har andelen vært høy to siste skoleårene for 10. trinn og de tre siste årene for 7. trinn.

10 Gjort av Menon Economics på oppdrag fra kommunal- og distriktsdepartementet

	2021/22		2022/23		2023/24
	7. trinn	10. trinn	7. trinn	10. trinn	7. trinn	10. trinn
Sandefjord	9,5	4,7	12,2	13,0	12,2	15,9
Vestfold og Telemark#	7,9	6,1	9,8	8,3	10,9	11,1
Landet	7,9	5,7	9,9	7,4	12,8	10,9

Tabell 4 Tall fra elevundersøkelsen. Kilde Udir. # Tall for 2023/24 gjelder Vestfold fylke.

Tall fra elevundersøkelsen viser at Sandefjord har en høyere andel elever som opplever å bli mobbet enn snittet for landet og eget fylke. Dette gjelder alle de tre områdene som kartlegges, mobbing av andre elever på skolen, mobbing av voksne på skolen og mobbing digitalt. Det er også en økning i andelen som opplever å bli mobbet totalt og blant de som har svart at de mobbes av andre elever på skolen og av voksne på skolen. For 10. trinn har andelen som oppgir at de er mobbet av voksne økt fra 4,6 til 6,9. Andelen som er mobbet digitalt er redusert fra forrige skoleår, men fortsatt høyere enn snittet for landet (for 10. trinn også høyere enn snittet i fylket).

Vi har fått innspill fra tillitsvalgte på mobbing i skole (mobbing i sosiale medier grunnet mobilbruk i løpet av skoledagen).

Statsforvalteren gjennomførte i 2023 tilsyn med om kommunens arbeid med å sikre et trygt og godt skolemiljø11. Tilsynet avdekket at kommunen ikke oppfyller regelverket på alle områder. Det ble gitt fire pålegg. To pålegg gjaldt varslingsplikten: Kommunen må sikre at varslingsplikten til rektor ved kjennskap eller mistanke om at en elev blir krenket av en som arbeider på skolen blir ivaretatt og at brudd på varslingsplikten og dokumentasjonsplikten blir avdekt og fulgt opp med korrigerende tiltak. De to siste påleggene gjaldt plikten til å undersøke: Kommunen må sikre at plikten til å undersøke bli ivaretatt og at brudd på undersøkelsesplikten blir avdekt og fulgt opp med korrigerende tiltak.

I Sandefjord har fravær blant elever på 10. trinn økt sammenlignet med før koronapandemien, slik det også har gjort på landsbasis. I skoleåret 2022/23 var fraværet høyere i Sandefjord enn for landet. Skolene har et ansvar for både å forebygge og følge opp bekymringsfullt fravær. Plikten til å følge opp blir styrket ved at den tas inn i ny opplæringslov.

SFO

Kommunen skal tilby SFO til alle som ønsker det. Ordningene skal ha vedtekter. Sandefjord kommune har vedtekter for de kommunale skolefritidsordningene. I 2021 ble det vedtatt en nasjonal rammeplan for SFO, som skal styrke kvaliteten på innholdet i tilbudet. Sandefjord har i 2022 utarbeidet en felles mal for plan for SFO i kommunen som skal vise hvordan den enkelte

11 Tilsynet ble gjennomført ved to skoler i kommunen.

SFO jobber med den nye nasjonale rammeplanen. Den nasjonale rammeplanen for SFO er relativt ny, og det kan også være en generell risiko for at den ikke følges opp og for at barn med spesielle behov ikke får ivaretatt disse tilstrekkelig på SFO.

SFO kan bidra til å utjevne sosiale forskjeller og bidra til bedre inkludering av minoritetsspråklige barn. Det er innført nasjonale moderasjonsordninger for barn i lavinntektsfamilier. Andelen barn i SFO ligger lavere i Sandefjord enn snittet for egen kommunegruppe, men andelen barn har økt både i Sandefjord og for kommunegruppa fra 2021 – 2022. Økningen var noe større i Sandefjord og her er det særlig for 1. trinn at det har økt. Økningen kan sees i sammenheng med at det ble innført 12 timers gratis SFO for 1. trinn. Det er nå innført 12 timers gratis SFO også for 2. trinn.

Vurdering skole og SFO

Både tilsynet fra statsforvalter, tall fra elevundersøkelsen og fravær blant elever på 10. trinn indikerer risiko for at kommunen ikke sikrer et trygt og godt skolemiljø for elevene. Dette har vi også fått innspill på fra tillitsvalgte. Kommunen har iverksatt tiltak for å rette manglene som ble avdekket ved tilsynet og det er avsluttet. Dette er et område med høy risiko, men det er også et område der mange av utfordringene kommunen har er kjent, noe som gjør at kontrollutvalget kan følge opp dette på andre måter enn forvaltningsrevisjon. Hvis det gjennomføres forvaltningsrevisjon på området, vil det etter vår vurdering være mest hensiktsmessig å gjøre mot slutten av perioden. En forvaltningsrevisjon av arbeidet med et trygt og godt skolemiljø, bør også omfatte SFO.

Voksenopplæring

Sandefjord voksenopplæringssenter (SVO) gir opplæring til voksne på grunnskolenivå tilsvarende 10-årigskolegang, og gir også tilpasset opplæring til voksne med særskilte behov. Fra 01.01.2022 overtok SVO ansvaret for opplæring i norsk og samfunnskunnskap for nyankomne flyktninger og innvandrere. Flyktninger i fra Ukraina har vært og er en stor andel av deltakerne.

Det er enkelte oppholdstillatelser som kun gir plikt til deltakelse i norskopplæring og ikke en rett. Kommunen skal gi norskopplæring til personer med plikt til slik opplæring. De som har slik oppholdstillatelse betaler selv for opplæringen. I 2022 hadde voksenopplæringen høyere inntekt på brukerbetaling enn budsjettert, som følge av deltakere som betalte for opplæringen.

Vurdering

Økning i mottak av flyktninger kan gi press på tjenesten. Utover det har vi ikke informasjonen som tilsier at det er spesiell risiko på dette området.

7.4. Oppvekst og helse ‌

Seksjonen består av enhetene psykisk helse barn og unge, jordmor- og helsestasjonstjeneste, skolehelsetjeneste, avlastningstjenester, pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) og barneverntjeneste. Det er en egen enhet for fysioterapi- og ergoterapitjeneste til barn og unge. Vi har omtalt fysio- og ergoterapi i punkt 6.5.1. Enhet for avlastningstjenester har ansvar for

privatavlastning, veiledningstjeneste som gir støtte og veiledning til familier med barn og unge som har ulike funksjonsnedsettelser eller psykiske helseutfordringer, barnekoordinator og to avlastningsboliger.

Koordinerende enhet for barn og unge og SLT-koordinator er lagt til Oppvekst og helse.

7.4.1. Psykisk helse barn og unge

Studier viser at den psykiske helsen til barn (over ti år) og unge ser ut til å ha blitt dårligere under pandemien. På nasjonalt nivå har det vært rekordmange henvisninger til BUP/BUPA.12 Ifølge resultater fra siste Ungdataundersøkelse i Sandefjord (2021), er ungdom i Sandefjord mindre fornøyd med egen helse. Det er også en høyere andel med psykiske plager enn snittet for landet og fylket. Ungdata er en spørreundersøkelser tilpasset barn og unge på mellomtrinnet (5. – 7. trinn), ungdomstrinnet og videregående opplæring. I Sandefjord er det elever på ungdomstrinnet og videregående som får undersøkelsen.

Enheten yter helsetjenester til barn, ungdom og deres pårørende når barnet enten har utviklet vansker med rusmiddelbruk, har utfordringer knyttet til psykisk helse eller at viser betydelige atferdsvansker. Tjenesten er et lavterskeltilbud som skal komme tidlig inn og bidra til å forebygge før vanskene blir mer alvorlige, og bidra til at barnet opplever økt livskvalitet og mestring. De har psykologer, terapeuter og ungdomskonsulenter med bred erfaring og kompetanse på både psykisk helse, atferds- og reguleringsvansker og rus.

Som nevnt i pkt. 7.1 startet kommunen i 2023 opp en oppsøkende ungdomstjeneste (OUT), som er del av seksjon for psykisk helse barn og unge. OUT skal jobbe målrettet i nærmiljøene med å skape trygghet og bygge relasjoner til ungdom i målgruppe 12 – 18 år. De jobber kriminalitets- og rusforebyggende og skal være et bindeledd mellom utsatte unge og øvrig hjelpeapparat.

Vurdering

Vi har fått innspill på forvaltningsrevisjon av psykisk helse barn og unge. Det at kommunen har en høyere andel barn og unge som opplever psykiske plager gir press på tjenestene og risiko for at kommunen ikke får gitt nødvendig oppfølging. Det er aktuelt å se dette i sammenheng med en forvaltningsrevisjon av det forebyggende arbeidet/utenforskap barn og unge.

7.4.2. Svangerskap, barseloppfølging, helsestasjon og skolehelsetjeneste

Kommunen skal tilby helsestasjons- og skolehelsetjeneste for barn og ungdom mellom 0 og 20 år, gravide og barsel. Tilbudet skal fremme psykisk og fysisk helse, gode sosiale og miljømessige forhold og forebygge sykdommer og skader. Sandefjord har lovpålagte helsestasjons- og skolehelsetjenester og helsestasjon for ungdom.

12 Barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk og Barne- og ungdomspsykiatrisk avdeling.

Tall i KOSTRA for 2022 viser at Sandefjord har en lav andel helsesykepleiere og jordmødre sett i forhold til snittet for egen kommunegruppe. Samlet bemanning i helsestasjon- og skolehelsetjeneste er imidlertid noe høyere i Sandefjord, og kommunen har en høyere andel sykepleiere enn snittet i kommunegruppa. Kommunen har tverrfaglig kompetanse i tjenesten. Tall i KOSTRA viser at årsverk lege er litt lavere, mens årsverk fysioterapeuter er litt høyere enn snittet for landet uten Oslo og egen kommunegruppe. Administrasjonen har nylig kartlagt bemanningen i skolehelsetjenesten opp mot anbefalt norm. Bemanningen ligger noe under for alle kretsene, med unntak av en krets (Sentrum/Ranvik) som ligger akkurat på norm.

Kommunen får statlig tilskudd for å sikre tilstrekkelig jordmor- og fysioterapeutkompetanse og øke andelen helsesykepleiere i hele tjenesten. Tjenesten skal styrkes i 2024, som del av satsingen på psykisk helse for barn og unge.

Tall i KOSTRA viser at kommunen får gjennomført hjemmebesøk av helsesykepleier til nyfødte og undersøkelser ved 8 uker, 2 år, 4 år og på 1. trinn for alle eller de fleste. Kommunen får i mindre grad gjennomført hjemmebesøk av jordmor innen 3 døgn etter hjemkomst fra sykehuset. Her var andelen i 2022 på 68 %, noe som var lavere enn de to foregående årene. Sandefjord får imidlertid gjennomført hjemmebesøk for en høyere andel enn snittet for landet uten Oslo.

Vurdering

Lav bemanning utgjør en risiko på området. Dette er også en utfordring nasjonalt. Flere undersøkelser viser at helsesykepleiere har for liten tid til å gjøre lovpålagte oppgavene og til oppsøkende arbeid og informasjonsarbeid. Vi ser imidlertid at kommunen i hovedsak sikrer gjennomføring av hjemmebesøk og undersøkelser som rapporteres i KOSTRA.

7.4.3. Avlastningstjenester

I 2023 hadde Statsforvalter tilsyn med om barn i barne- og avlastningsbolig får habilitering og opplæring som samsvarer med deres behov. I Sandefjord var det tilsyn med Teksleåsen avlastningsbolig. Det ble ikke funnet avvik. Statsforvalter konkluderte med at Sandefjord kommune sikrer at tjenestene til barn i avlastningsboliger er forsvarlige og at kommunen har et system som sikrer forsvarlig journalføring i avlastningsboliger.

Vurdering

Siden det har vært gjennomført tilsyn uten avvik, mener vi det i denne perioden ikke er aktuelt med forvaltningsrevisjon på dette området.

7.4.4. Pedagogisk-psykologisk tjeneste

Hver kommune skal ha en pedagogisk-psykologisk tjeneste, eventuelt i samarbeid med andre kommuner. PPT skal hjelpe barnehager og skoler i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å legge opplæringen bedre til rette for barn/elever med særlige behov. I ny opplæringslov tydeliggjøres kravet om at PPT skal bistå i det forebyggende arbeidet og med tidlig innsats.

PPT skal også utarbeide sakkyndige vurderinger av behov for spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning. Barn under opplæringspliktig alder har rett til spesialpedagogisk hjelp dersom de har særlige behov for det. Elever som ikke har eller kan få tilfredsstillende utbytte av den ordinære undervisningen, har rett til spesialundervisning.

PPT orienterte kontrollutvalget i møte 30.08.23 om bl.a. saksbehandlingstider og viste da til at de ikke har ventetid. Saker blir fordelt fortløpende og PPT har som mål å ikke bruke mer enn 10 uker på å utarbeide sakkyndig vurdering. Det skrives avvik om saksbehandlingstiden er lengre. Antall avvik er redusert. Med en saksbehandlingstid på 10 uker hos PPT har kommunen mulighet til å fatte vedtak innen 3 måneder. Saker skal behandles uten ugrunnet opphold. Direktoratet har i veiledere lagt til grunn at en saksbehandlingstid over 3 måneder kan være for lang. PPT orienterte også om at de har økt den systemrettede veiledningen til personalet i skoler og barnehager.

Veiledning knytter seg til alle typer fag- og lærevansker, men det har vært overvekt av veiledning og samarbeid knyttet til reguleringsstøttende opplæring og læringsmiljø.

Vurdering

Ut fra informasjonen vi har samlet inn er det ikke grunnlag for å si at det er spesiell risiko knyttet til PPT sitt arbeid.

7.4.5. Barneverntjeneste

Hovedoppgaven til barneverntjenesten er å sikre at barn og unge får trygge oppvekstvilkår, og at de som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid. Kommunestyret i Sandefjord, får i tråd med krav i barnevernsloven, en årlig redegjørelse om tilstanden i barneverntjenesten.

Barneverntjenesten skal ivareta en sårbar gruppe som ikke alltid kan ivareta egne behov og ønsker. Det er derfor særlig viktig at barneverntjenesten har tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å fatte riktige vedtak og ha tilstrekkelig oppfølging. Kravene til kompetanse er styrket i ny barnevernslov. Sandefjord ivaretar i hovedsak krav til saksbehandlingstid. Tall i KOSTRA viser at kommunen i 2020 og 2021 sikret undersøkelser innen 3 måneder i alle saker og i 2022 var fristen sikret i 99 % av sakene. Snittet for egen kommunegruppe var på 88 % i 2022. Sandefjord har en lavere bemanning i barnevernet ut fra innbyggertall, men har færre barn med tiltak per årsverk i tjenesten. Andelen stillinger med fagutdanning i prosent av fag- og tiltaksstillinger ligger generelt høyt. Snittet for kommunegruppa til Sandefjord var rundt 100 %, mens det for Sandefjord i 2022 var på 97 %.

Barneverntjenesten skal samarbeide med andre relevante tjenester, og det anbefalt at det inngås samarbeidsavtaler, bl.a. med NAV og med psykisk helsevern for barn og unge i helseforetakene. Vi gjennomførte en forvaltningsrevisjon i 2023, med tema Velferd for barn og unge, som viste at kommunen ikke hadde en slik samarbeidsavtale og at det var utfordringer i samarbeidet med NAV. Administrasjonen har orientert om at de er i gang med å få en slik avtale på plass.

Antall barn og unge som har fått hjelp av barnevernet i Norge har gått ned fra 2021 til 2022. Det gjelder også antall bekymringsmeldinger og andelen av bekymringsmeldingene som går videre til undersøkelsessak. Det er tilsvarende utvikling i Sandefjord. Andelen barn med meldinger er noe høyere i Sandefjord enn snittet for egen kommunegruppe. Det kan være en indikasjon på at plikten om å melde fra til barneverntjenesten er kjent. Selv om andelen meldinger er noe høyere, var andelen barn med undersøkelser litt lavere i 2022 enn snittet for egen kommunegruppe. Det er altså færre meldinger i Sandefjord som fører til undersøkelse relativt sett. Sandefjord har også en lavere andel barn med barnevernstiltak enn dem vi sammenligner med.

Sandefjord har, som vist i tabellen under, lavere utgifter til barneverntjenesten enn dem vi sammenligner med.

	2020	2021	2022
Sandefjord	6 686	5 849	7 459
KOSTRA gruppe 11	8 194	8 140	10 119
Landet uten Oslo	8 059	8 379	10 222

Tabell 5 Netto driftsutgifter til barnevernstjenesten per innbygger 0-22 år (kr). Kilde: SSB

Statsforvalteren hadde i 2021 tilsyn med om kommunen sørger for at barneverntjenestens arbeid med undersøkelser blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at tjenestemottakerne får trygge og gode tjenester. Det ble avdekket lovbrudd. Kommunen sikret ikke systematisk dokumentasjon av barnefaglige vurderinger og drøftinger i undersøkelsesarbeidet. Kommunen har i etterkant av tilsynet iverksatt tiltak som Statsforvalter mente var tilstrekkelige, og tilsynet ble avsluttet.

Barnevernstjenesten er et av områdene der kontrollutvalget har gitt innspill på at det er aktuelt med forvaltningsrevisjon.

Vurdering

Stramme økonomiske rammer kan gi risiko for oppfølging av tiltak og for samarbeid med andre tjenester.

7.5. Aktuelle tema for forvaltningsrevisjon ‌

Tema

Mulige vinklinger

Kommentar

Forebygging/utenforskap barn og unge

Xxxxx vinklinger aktuelle, som oppfølging av forebyggende plan, samhandling, rus og kriminalitet, fritidsaktiviteter, arbeid med folkehelse – psykisk helse. Vinkling

bør avklares nærmere ved bestilling.

Bør komme sent i perioden

Se også punkt 8.5

Barnehage

Vinkling avklares ved bestilling.

	Arbeid med psykososialt miljø kan være aktuelt
Skolemiljø og arbeid for å forebygge bekymringsfullt fravær	Forebyggende arbeid for å sikre trygt og godt skolemiljø og forebygge bekymringsfullt fravær. Aktivitetsplikten – kommunens tiltak for å følge opp skolene og praksis på et utvalg skoler.	Dette er et område med høy og kjent risiko, der det har vært tilsyn fra Statsforvalter. Hvis aktuelt – bør komme sent i perioden.
Psykisk helse barn og unge	Forebyggende arbeid og tidlig innsats Oppsøkende ungdomstjeneste Tverrfaglig samarbeid	Xxx sees i sammenheng med Forebygging/ utenforskap barn og unge
Barneverntjenesten	Vinkling bør avklares ved bestilling.

8. Kommunalområde Kultur, idrett og fritid ‌

Kultur og kino

Park, idrett, friluftsliv og gravplassforvaltning

Biobliotek

Dokumentsenter

Stab

Kommunalsjef Kultur, idrett og fritid

Kommunalområdet har ansvar for utvikling og forvaltning av kommunens kultur- og idrettsarenaer, gravplasser, lekeplasser, parker og friområder. Kommunalområdet forvalter også ulike tilskudds- ordninger aktiviteter innenfor kultur, idrett og frivillighet. På spørsmål om utfordringer/risiko på eget område viser kommunalsjefen til viktigheten av å jobbe godt innenfor det planlagte ungdoms- og fritidsaktivitetsarbeidet, folkehelse og

forebyggende arbeid, samt rekruttering til frivilligheten. Han viser til at dette gjelder både det å få barn og unge inn i aktiviteter og legge til rette for at frivillighetens ledere og styrer blir fulgt opp på gode måter.

Kommunalområdet har tre seksjoner, samt stab og dokumentsenter. Organiseringen av

kommunalområdet er vist i figuren til høyre. En kort beskrivelse av seksjonene følger nedenfor.

Figur 3 Organisering av kommunalområdet

Bibliotek

Sandefjord har tre folkebibliotek, i Andebu, Sandefjord og Stokke. På bakgrunn av vedtak i kommunestyret er det startet en prosess med utredning av et nytt samlokalisert bibliotek og kulturskole i Sandefjord sentrum. Krav til bibliotekvirksomheten er omtalt i punkt 8.2.

Park, idrett, friluftsliv og gravplassforvaltning

Seksjonens oppgaver er i hovedsak knyttet til saksbehandling, utvikling, utleie/utlån og forvaltning av innendørs og utendørs idrettsanlegg, parker, friområder, lekeplasser og gravplasser. Seksjonen har ikke ansvar for drift og vedlikehold av områdene, det er lagt til Bydrift i kommunalområde Miljø- og plan. Seksjonen har også ansvar for tilskudd til kirkelig fellesråd, ulike tilskuddsordninger til frivillige lag og foreninger og oppfølging av nærdemokratiordningen. I 2024 har seksjonen fått ansvar for støttekontaktordningen, som er omtalt i punkt 6.5.

Kultur og kino

Seksjonen har ansvar for drift av Hjertnes kulturhus inkl. kino, Sandefjord kulturskole, den kulturelle skolesekken og den kulturelle vandringsstaven, ulike kulturarrangementer, samarbeid med de tre frivilligsentralene Sandefjord, Stokke og Andebu og Frisklivsentralen i Andebu. I tillegg jobber seksjonen med fritidskort for barn og unge, aktivitetskort for eldre og ledsagerbevis. De forvalter også prosjekttilskudd og faste driftstilskudd til foreninger.

Planer

Kommunalområdet har en Strategisk kultur-, idrett- og fritidsplan 2019 -2031, en temaplan for idrett og fysisk aktivitet 2019 - 202813 og en temaplan for friluftsliv 2019 – 2028 og en temaplan for kultur 2020 – 2031. Det er også en helhetlig plan for fritidsaktiviteter for ungdom. Det er laget tiltakslister i planene.

8.1. Arkiv og dokumentasjon ‌

Kommunens dokumenthåndtering har betydning for åpenhet, demokratisk aktivitet, rettssikkerhet og forskning. En velfungerende postjournal og arkivordning er grunnleggende forutsetninger for å ivareta dette. Kommunen har ulike tiltak for å sikre åpenhet og innsyn, bl.a. en innsynsløsning og postliste på egne nettsider. Sandefjord ble rangert på delt 3. plass i åpenhetsbarometeret i 2022, og var beste kommune i Vestfold og Telemark. I 2021 lå kommunen på 34. plass. Barometeret er laget på bakgrunn av en gjennomgang av kommunens nettsider, responstid på et innsynskrav og en spørreundersøkelse.

I Sandefjord er ansvar for arkivet er lagt til dokumentsenteret, som er del av kommunalområdet Kultur, idrett og fritid. I 2022 var det bytte av seksjonsleder og arkivleder. Ny seksjonsleder ble tilsatt og det er etablert en bredere ledergruppe i seksjonen. Dokumentsenteret har brukt mye tid på utvikling av digitale skjemaer og digitale arbeidsflyter, et arbeid som fortsatte inn i 2023. Det er deponert rundt 500 hyllemeter arkivmateriale til IKA Kongsberg og det har vært gjort et arbeid for å samle inn administrativt arkivmateriale fra kommunens avdelinger. Flere arkivintegrasjoner mot fag systemer er etablert, og prosjekt for å oppgradere websak til en skybasert løsning ble startet.

Arkivverket hadde tilsyn med kommunen rundt årsskiftet 2020/21. Tilsynet avdekket avvik fra arkivloven, og det ble gitt seks pålegg med frister for retting i august og november 2021. I årsmeldingen fra 2021 er det rapportert at fire av seks pålegg er lukket og at kommunen forventer å lukke de resterende to påleggene i første halvdel av 2022. Det er ikke omtale av dette i årsmeldingen for 2022. Tilsynet ble avsluttet i april 2022 og påleggene var da rettet.

Vurdering

Arkiv og dokumentasjon ble identifisert som et risikoområde i forrige risiko og vesentlighetsvurdering, men det ble ikke prioritert i plan for forvaltningsrevisjon. Dette er et område med generell risiko. Som følge av tilsynet fra Arkivverket har kommunen fått på plass pålagte planer og retningslinjer. Det er viktig å sikre at disse er implementert. Det kan være aktuelt å undersøke om kommunen sikrer at kravene til arkiv og journalføring blir fulgt, og vi mener at det særlig er aktuelt litt ut i perioden.

13 Temaplanen er en samlet plan for idrettsanleggene i kommune, både de kommunen eier selv og de idrettslagene eier.

8.2. Bibliotek ‌

Kommunene har ansvar for folkebibliotek i samsvar med folkebibliotekloven og skolebibliotek i samsvar med opplæringsloven.

Det er krav om å en fagutdannet biblioteksjef, noe Sandefjord har. Det er også krav om at bibliotekenes innhold og tjenester skal gjøres kjent, noe Sandefjord har sikret bl.a. gjennom informasjon om bibliotekene på egne nettsider. Kommunen har meråpne bibliotek, slik at registrerte brukere kan låne bøker også utenom bemannet åpningstid. I egen årsmelding viser kommunen til at lånerne besøker bibliotekene sjeldnere, men at de låner flere bøker per besøk. Tall i KOSTRA viser at Sandefjord i 2022 hadde flere besøk per innbygger enn kommuner som Skien og Larvik og litt flere enn snittet for egen kommunegruppe, men færre enn Tønsberg.

Bibliotekene i Sandefjord hadde mange arrangementer i 2022, men færre enn de vi har sammenlignet med. Sandefjord har en bibliotekplan (2020 - 2023) med en tiltaksdel som skal rulleres årlig.

Vurdering

Vi har ikke informasjon som tilsier at det er noen spesiell risiko på området utover risiko for at ansatte kan bli utsatt for vold og trusler.

8.3. Kultur og aktiviteter ‌

Kommunen skal sørge for økonomiske, organisatoriske, informerende og andre relevante virkemidler og tiltak som fremmer og legger til rette for et brett spekter av kulturvirksomhet regionalt og lokalt, jf. kulturloven § 4. Kommunen skal sørge for at kulturlivet har forutsigbare utviklingskår, legge til rette for deltakelse i kulturaktiviteter og sørge for at personer, organisasjoner og institusjoner har tilgang til informasjon om økonomiske støtteordninger og andre virkemidler.

Ifølge FNs barnekonvensjon artikkel 31 har barn rett til hvile og fritid og til å delta i lek og fritidsaktiviteter. På bakgrunn av denne er det utarbeidet en nasjonal fritidserklæring, der en bl.a. slår fast at alle barn og ungdom skal få delta jevnlig i minst en organisert fritidsaktivitet sammen med andre.14 Flere kommuner har laget lokale fritidserklæringer, men det er ikke gjort i Sandefjord. Kommunen har imidlertid egne mål om deltakelse i fritidsaktiviteter for barn og unge. Helhetlig plan for fritidsaktiviteter for ungdom 2023-2026 har som ett av to hovedmål mål at ungdom skal ha mulighet til å delta i minst en organisert fritidsaktivitet uavhengig av sosioøkonomisk bakgrunn. I Strategisk kultur-, idrett- og fritidsplan har kommunen mål om deltakelse i aktiviteter:

Kommunen skal legge til rette for et bredt kultur- og fritidstilbud, for at alle, spesielt barn og unge, skal kunne delta i aktuelle, utfordrende og inkluderende aktiviteter, uavhengig av kjønn, legning, alder, økonomisk og sosial status,

14 Fritidserklæringen er signert av regjeringen, KS, frivillige lag og foreninger og andre aktører.

funksjonsevne, etnisitet og religion og andre forhold som kan skape skillelinjer og hindre inkludering.

Ungdataundersøkelsen viser at det har vært en nedgang i deltakelse i organiserte fritidsaktiviteter nasjonalt og i Sandefjord, andelen som er med i en fritidsorganisasjon i Sandefjord er signifikant lavere enn på landsbasis. I 2021 var det 53 % i Sandefjord som svarte at de var med i en fritidsorganisasjon, mens det på landsbasis var 60 %.

Tall fra Ungdata og informasjon fra ansatte i kommunen viser at det er barn og unge som får begrenset sine muligheter til deltakelse i fritidsaktiviteter som følge av familiens økonomi, jf. forvaltningsrevisjonsrapporten Velferd for barn og unge (2023). Sandefjord kommune har Fritidskort, en ordning der barn og unge i lavinntektsfamilier kan få støtte til en fritidsaktivitet og ulike fribilletter. Kommunen bruker Friskus til administrasjon av ordningen og har informasjon om aktiviteter og tilbud på egne nettsider og gjennom Friskus. Det er Kultur og kino som har ansvar for innholdet i kortet, mens NAV tildeler kort i samarbeid med skole, barnehage, helsesykepleier og barnevern. Kommunen hadde 600 kort i 2023, de var delt ut før sommeren. Kommunestyret vedtok i behandling av budsjett og handlingsplan 2024 - 2027 at antall fritidskort skal økes fra 600 til 1000. Vi har fått innspill på at fritidskort er et aktuelt område for forvaltningsrevisjon.

Kommunen gjennomfører kurs for frivillige lag og foreninger i det å søke om økonomisk støtte, og sender jevnlig ut informasjon til lag og foreninger om dette. Kommunen skal bruke Friskus som kommunikasjonskanal.

Kulturskole

Alle kommuner skal ha et kulturskoletilbud til barn og unge, enten alene eller i samarbeid med andre kommuner. I Sandefjord går 5,6 % av barna mellom 6 og 15 år på kulturskolen, mens det i kommunegruppa, Larvik, Tønsberg og Skien ligger på rundt 10 %. Sandefjord har også en lavere andel barn på venteliste.

Kunst

Kommunens kunst kan utgjøre store verdier, både økonomisk, kulturelt og historisk. Kommunen bør derfor ha en oppdatert oversikt over den kunsten som kommunen har ansvar for, og gode rutiner for å ta vare på og sikre disse verdiene.

Sandefjord kommune bruker Norges kunst-database, og har per januar 2023 tilgjengeliggjort kommunens kunstverk utendørs i databasen. Kommunen jobber med å få all kunst i kommunal eie, dvs i offentlige rom/bygninger der innbyggere og andre kan se dem, inn i databasen.

Vurdering

Det er risiko knyttet til det å sikre barn og unge muligheten i å delta i fritidsaktiviteter, men kommunen har flere tiltak for å sikre dette. Det kan imidlertid være aktuelt å se på oppfølgingen av tiltakene i tilknytning til forvaltningsrevisjon av forebyggende arbeid/utsatte barn og unge.

8.4. Frivillighet og tilskudd til frivillige lag og foreninger ‌

Sandefjord har et omfattende samarbeid med frivilligheten, både knyttet til kultur og aktivitetstilbud og innen helse og omsorg. Både kommunalområdet Kultur, idrett og fritid og Helse, sosial og omsorg har ansvar for samarbeid med de frivillige organisasjonene. Organisasjoner som f.eks.

Røde kors har tilbud som gjelder begge kommunalområder. Kommunen har en egen frivilligkoordinator, ansatt i helse og omsorg, som har ansvar for samarbeid med frivilligheten generelt og spesielt innen helse og omsorg.

Kommune har en egen frivillighetsplan for helse, sosial og omsorg (2019 – 2023), som de nå er i gang med å revidere. Planen ble utarbeidet i samarbeid med senter for omsorgsforskning – Sør og Utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester (USHT).

Kommunen har tre frivilligsentraler, ansvaret for å følge opp dem er lagt til kommunalområde Kultur, idrett og fritid. Kultur, idrett og fritid har også ansvar for å følge opp ungdomsklubbene og tilskudd knyttet til kulturarrangementer. Seksjonen Park, idrett og friluftsliv har ansvar for tilskudd til idrett og friluftsliv.

Kommunen har et eget frivilligråd med representanter fra kommunen og frivilligheten. Frivillighetsrådet skal sikre samhandling. Kommunen har også et frivilligforum, et administrativt forum på tvers av kommunalområdene. Det skal sikre bedre koordinering og samarbeid med frivillige organisasjoner på tvers av kommunalområder.

Sandefjord har nærmiljøutvalg i alle barneskolekretsene, totalt 20. Utvalgene skal sikre kontakt mellom innbyggerne og kommunen (både administrasjon og politikere). Utvalgene skal bidra til gode oppvekstvilkår for barn og unge og har uttalerett i alle forhold som angår innbyggerne i nærmiljøet, uavhengig av aldersgruppe. Utvalgene kan få tilskudd som videreformidles til prosjekter i nærmiljøet. Det har bl.a. vært egne midler øremerket til aktiviteter til ungdom.

Det er system for oppfølging av arbeidet i nærdemokratiordningen, gjennom årlig rapportering på tiltak og aktiviteter og evaluering av ordningen minst en gang i valgperioden. Ordningen ble evaluert i 2021 og 2022. Neste evaluering skal være i 2025.

Sandefjord sikrer flere aktivitetstilbud gjennom støtte til frivillige lag og foreninger. Dette gjelder bl.a. ungdomsklubbene i kommunen. Kommunen har tre frivilligsentraler og utlånssentraler som drives av frivillige med driftstilskudd fra kommunen. Det er flere seksjoner som forvalter tilskuddsordninger til frivillige lag og foreninger.

Vurdering

Det kan være en generell risiko knyttet til forvaltningen av kulturbudsjett/tilskuddsmidler. Det at Sandefjord kommune sikrer endel tjenester gjennom samarbeid med frivilligheten gjør at samarbeidet er vesentlig. Det at ansvaret for samarbeid ligger hos flere stiller krav til godt samarbeid internt, og det kan derfor være aktuelt å undersøke nærmere hvordan dette fungerer i

praksis. Kommunen har imidlertid flere tiltak som kan bidra til å redusere denne risikoen, bl.a. frivilligråd og frivillig forum.

8.5. Aktuelle tema for forvaltningsrevisjon ‌

Tema

Mulige vinklinger/kommentar

Arkiv og

dokumenthåndtering

Journalføring og arkivdanning. Følge opp tilsyn fra

Arkivverket.

Forebygging – arbeid med fritidsaktiviteter og samarbeid med frivilligheten

Del av Forebygging/utsatte barn og unge punkt 7.5 Oppfølging av helhetlig plan for fritidsaktiviteter for ungdom Tiltak for å sikre fritidsaktiviteter for barn.

Samarbeid med frivilligheten om kommunale tilbud, inkl. håndtering av vold og trusler i ungdomsmiljø

9. Kommunalområde Miljø og plan ‌

Kommunalområdet har ansvar for behandling av arealplaner og byggesøknader, teknisk infrastruktur, kommunens eiendommer og brann- og redningstjenester. På spørsmål om områder som har størst utfordringer/risiko, viser kommunalsjefen til byggesak og vann og avløp og at det har vært forvaltningsrevisjon på disse områdene. Han nevner også at det er noen utfordringer knyttet til å gjennomføre tiltak i klima og miljøplan. Hovedtillitsvalgt har på dette området trukket frem kjøp av eksterne tjenester og om en i større grad kunne benyttet egne ansatte og eiendom/ kommunale utleieboliger.

Kommunalområdet er delt opp i fem seksjoner i tillegg til stabsfunksjonene. Organiseringen er vist under.

Eiendom

Klima, byggesak og areaforvaltning

Havn

Brann og redning

Bydrift

Stab

Kommunalsjef

Figur 4 Organisering av kommunalområdet Miljø og plan

9.1. Bydrift ‌

Bydrift har ansvar for:

• Drift og vedlikehold av kommunale veier og veilys

• Drift, vedlikehold og fornyelse av vann- og avløpsledninger

• Drift, vedlikehold og fornyelse av kommunens renseanlegg, vannproduksjonsanlegg og pumpestasjoner

• Drift, vedlikehold og fornyelse av kommunens biler og maskiner

• Drift og vedlikehold av parker, friluftsområder, lekeplasser og uteanlegg/grøntanlegg rundt offentlige bygg.

• Kommunens renovasjonsordning med gjenvinningsstasjoner

• Planlegging for gjennomføring av drift, vedlikehold og fornyelse av kommunaltekniske anlegg

• Forvaltning av kommunens offentlig parkeringsplasser og håndheving av veilovgivningen og kommunens parkeringsregler.

9.1.1. Kommunale veier

Kommunen har myndighets-, forvaltnings- og vedlikeholdsansvar for kommunale veier og gang- og sykkelstier. Dette innebærer at kommunen skal holde veiene åpne for offentlig ferdsel, ved blant annet å planlegge og gjennomføre vedlikehold, godkjenne eventuelt behov for å redusere eller stenge framkommeligheten og drifte veiene med å brøyte snø og strø. Sandefjord har høyere driftsutgifter til kommunale veier per km vei enn dem vi sammenligner med.

Kommunens ansvar for kommunale veier omfatter også miljøkrav. Det er bla. krav til kommunenes håndtering av overskuddsnø i forurensingsloven. Statsforvalteren har hatt tilsyn med dette i Sandefjord i november 2022. Tilsynet avdekket fire avvik og det ble gitt en anmerkning. Avvikene gjaldt bl.a. manglende miljørisikovurdering og at kommunens håndtering av overskuddsnø kan utgjøre fare for forurensing som kan skade miljøet.

Vurdering

Det kan være risiko knyttet til drift av kommunale veier og ivaretakelse av miljøkrav. Kommunen har imidlertid hatt tilsyn på ivaretakelse av miljøkrav og vi har ikke informasjon som tilsier at det er behov for å prioritere en forvaltningsrevisjon på dette området.

9.1.2. Vann og avløp

Kommunen skal sørge for en tilstrekkelig og sikker vannforsyning i samsvar med drikkevannsforskriften, og en miljømessig riktig avløpshåndtering i samsvar med forurensingsloven. Det er krav om internkontroll, og alle kommuner skal ha beredskapsplaner for drikkevannsforsyning.

Det ble gjennomført en forvaltningsrevisjon på vann og avløp (2020/21) der det ble gitt en del anbefalinger som administrasjonen har rapportert tilbake på. Kommunen ferdigstilte hovedplan for vann og avløp i 2021. Planen gjelder for perioden 2021 – 2033. Hovedplanen skal rulleres minimum hvert 6. år og handlingsplanen skal tilpasses oftere. Sandefjord bruker BedreVann, som er et verktøy for å måle og vurdere tilstand og kostnader for de kommunale vann- og avløpstjenestene. Verktøyet er Norsk Vanns måle- og vurderingssystem for å dokumentere standard på VA-tjenestene, resultatutvikling og innsyn i vannsektoren i Norge.

Mattilsynet skal ha tilsyn med to av vannverkene i kommunen (Andebu og Høyjord) i 2024.

Vestfold Vann IKS har ansvar for å gi eierkommunene vann som holder drikkevannskvalitet. Sandefjord eier selskapet sammen med de andre Vestfoldkommunene. Larvik gikk inn på eiersiden først fra 2024. Vestfold vann IKS drifter hovedvannledning inn til et tilkoblingspunkt i kommunen, der det koblet på kommunalt ledningsnett. En gjennomgang av nøkkeltall rapportert i KOSTRA viser at kommunen en relativt høy andel av total kommunal vannleveranse til lekkasje, 31,6 %. Andelen har blitt noe redusert, men ligger fortsatt over snittet for landet og Tønsberg, men lavere enn Larvik. Kommunen har ikke klart å ha vedtatt utskiftingstakt på vann og avløpsnettet, avviket er størst på avløp. Kommunen har et mål om at andelen til lekkasje skal være 19 % i 2033. I innspill fra politisk nivå er det kommentert at administrasjonen kan være tydeligere på hva som

skal til for at kommunen når dette målet. Det er også gitt innspill på at vann og avløp er et aktuelt område for forvaltningsrevisjon.

En gjennomgang av tall i KOSTRA tom 2022 viser at Sandefjord har hatt lavere gebyrer på vann og avløp enn snittet for egen kommunegruppe, landet og nabokommunene. Kommunen har for 2023 og 2024 hatt en betydelig økning i egne gebyrer. Som oppfølging av vedtak om gebyrsatser for selvkostområdene vann, avløp, renovasjon, slam og feiing, behandlet kommunestyret høsten 2023 en egen sak på muligheter for effektivisering innen disse selvkostområdene. I saken viste administrasjonen til at de fortsatt ligger lavere enn nabokommunene, noe en gjennomgang av nettsidene også viser.

Vurdering

Informasjon i årsmelding og handlings- og økonomiplan, tall fra BedreVann og KOSTRA, tyder på at kommunen jobber med å sikre en tilstrekkelig og sikker vannforsyning og miljømessig riktig avløpshåndtering i tråd med lovkrav. Kommunen har imidlertid utfordringer med å ivareta ønsket utskiftingstakt av ledningsnettet, noe som kan gi risiko. Vi mener likevel at det i denne perioden ikke er nødvendig å prioritere en forvaltningsrevisjon på dette området. Kontrollutvalget kan eventuelt følge opp anbefalingene som ble gitt i forvaltningsrevisjonen av 2020/21, og hvordan hovedplanen følges opp.

9.1.3. Renovasjon

Kommunen skal sørge for innsamling av husholdningsavfall. For å oppnå bedre ressursutnyttelse av avfall, beskytte miljøet og redusere klimagassutslipp er det krav om sortering og sorteringsgrad med ulike frister for ulike avfallsfraksjoner, f.eks. 50% av matavfallet skal være sortert ut innen 2025. Kommunen skal ha kunnskap om og dokumentasjon på oppnådd utsorteringsandel per år, samt oversikt over årlig mengde matavfall, park- og hageavfall og plastavfall som er utsortert og levert til materialgjenvinning. Kommunen må sørge for gode systemer og tiltak for å ivareta disse kravene.

Sandefjord eier Vestfold Avfall og Ressurs AS (Vesar) sammen med kommunene Horten, Holmestrand, Larvik, Færder og Tønsberg. Selskapets hovedoppgave er tjenester knyttet til husholdningsrenovasjon på vegne av eierkommunene. I Sandefjord har Vesar kun ansvar for mottak av innsamlet avfall og for drift av miljøstasjonene. Kommunen sørger selv for innsamling av avfall og driver gjenvinningsstasjonen Kastet. Innbyggere i tidligere Stokke og Andebu kan også levere avfall på Rygg gjenvinningsstasjon som driftes av Vesar.

Sandefjord kommune har en avfallsplan som ble laget for perioden 2018 -2021. Administrasjonen opplyser at planen gjelder frem til ny blir vedtatt. Revidering av planen er ikke prioritert i forslag til planstrategi. Kommunen har målsettinger om materialgjenvinning, gebyr (lavest i Vestfold) og kundetilfredshet. Det rapporteres på materialgjenvinning. I 2022 ble det sortert ut mindre matfall og administrasjonen opplyser at det skal sees på muligheter for å redusere mengden matavfall i restavfallet. Det er ikke rapportert på kundetilfredshet. Tall i KOSTRA viser at kommunen har en

langt høyere andel av avfallet som blir levert til materialgjenvinning enn snittet for egen kommunegruppe og landet uten Oslo. Tallene er vist i tabellen under.

	2020	2021	2022
Sandefjord	63,8	62,6	67,4
KOSTRA gruppe 11	50,0	51,7	51,5
Landet uten Oslo	41,5	43,6	43,9

Tabell 6 Andel avfall levert til materialgjenvinning inkl. biologisk behandling (prosent). Kilde SSB.

Kommunens håndtering av husholdningsavfall skal finansieres gjennom et avfallsgebyr, som fastsettes på grunnlag av selvkostprinsippet. Tall i KOSTRA for perioden 2020 – 2022 viser at kommunen har hatt lavere gebyrer enn de vi sammenligner med.

Vurdering

Det kan være risiko knyttet til manglende oppdatering av avfallsplanen, at kommunen ikke sikrer at krav til utsortering blir ivaretatt og at andre mål kommunen har på området ikke blir fulgt opp.

Utover det har vi ikke annen informasjon som tilsier spesiell risiko på dette området.

9.2. Brann og redning ‌

Kommunen plikter å sørge for etablering og drift av et brannvesen. Brannvesenets oppgaver er å sørge for beredskap ved brann og å drive forebyggende arbeid. Det forebyggende brannvernarbeidet innebærer bl.a. kartlegging av brannobjekt og utsatte grupper, samt tilsyn og feiing av fyringsanlegg i bygninger, inkludert fritidsboliger.

Sandefjord har eget brannvesen med ansvar både for beredskap og det forebyggende arbeidet. Kommunen vil få økte krav til brannberedskapen når tettstedet Sandefjord passerer 50 000 innbyggere. Dette medfører en betydelig kostnadsøkning for drift av brann- og redningstjenesten i form av lønnsutgifter, utstyr, kjøretøy og bygningsmasse. Formannskapet har vedtatt at kommunen skal delta i en felles utredning av brann- og redningstjenesten i Vestfold sammen med Larvik brann og redning og Vestfold interkommunale brannvesen IKS.

Ifølge tall rapportert i KOSTRA i perioden 2020 – 2022 er det i snitt gjennomført en høyere andel tilsyn med A-objekter15, og utført feiing i en større andel piper, i Sandefjord enn i Larvik, Tønsberg, egen kommunegruppe og landet uten Oslo. Sandefjord har færre årsverk per innbygger til brann og ulykkesvern, forebyggende arbeid og feiing enn landet uten Oslo og nabokommunene (ikke tall for kommunegruppa). Kommunen ligger i snitt litt høyere enn landsgjennomsnittet og egen kommunegruppe på bygningsbranner totalt og boligbranner målt per 1000 innbygger, men ligger

15 A-objekt er bygninger og områder hvor brann kan medføre tap av mange liv.

likt med Tønsberg og Larvik. Andelen branner i Sandefjord var lavere i 2022 enn de to foregående årene.

Kommunen kan ta gebyr for tilsyn og feiing. Gebyret skal fastsettes etter selvkostprinsippet. Sandefjord har de senere årene hatt lavere gebyrer enn dem vi sammenligner med. I 2022 hadde kommunen ekstra lavt gebyr grunnet bruk av fond.

Vurdering

Arbeidet med brann og redning er et område som har stor betydning for innbyggerne og som vi også har fått innspill på som et område det er viktig å ha oppmerksomhet på. Det vil være en generell risiko knyttet til det brannforebyggende arbeidet og beredskapen.

9.3. Havn ‌

Havneseksjonen skal forestå utvikling, drift og vedlikehold av havnetekniske anlegg og bygninger. Dette omfatter kaier, kaiarealer og veier, havneterminal, småbåthavner, kontor og annen bygningsmasse. Havneseksjonen skal ivareta en rekke forvaltnings- og kontrolloppgaver innenfor disse områdene, og er også ansvarlig for tiltak for å sikre havnen mot terroranslag. Antallet ferger i rute er redusert, noe som har betydning for inntektene til havna.

Vurdering

Utover reduserte inntekter, har vi ikke informasjon som indikerer noen spesiell risiko her.

9.4. Klima, byggesak og arealforvaltning ‌

Kommunens klimaarbeid er omtalt i punkt 5.3.

9.4.1. Planlegging

Kommunen skal ha en samlet kommuneplan som omfatter samfunnsdel med handlingsdel og arealdel. Kommuneplanen skal ivareta både kommunale, regionale og nasjonale mål, interesser og oppgaver, og bør omfatte alle viktige mål og oppgaver kommunen. Vurdering av planbehovet og arbeidet med kommunal planstrategi skal prioriteres. 16

Ansvaret for samfunnsdelen er lagt til Økonomi og planlegging, mens Miljø og plan har ansvar for arealplanleggingen. Vi har fått innspill på at arealplanlegging kan være aktuelt for forvaltningsrevisjon. Kommunedirektøren opplyser at de på Sentral økonomi og planlegging har begrensede ressurser. De har god kompetanse, men fordi de er få er det sårbart, noe som kan utgjøre en risiko for kommunen.

Sandefjord kommune utarbeider planstrategi for hver kommunestyreperiode i tråd med lovkravet. Det rapporteres på planarbeidet i årsberetningene og det er orientert om planer som er

16 Nasjonale forventninger til regional og kommunal planlegging 2023-27

forsinket/ikke startet og årsaker til dette. Administrasjonen har utarbeidet ny planstrategi for perioden 2024 – 2027, som skal behandles politisk i februar og mars. Kommunen skal i 2024 starte arbeidet med revidering av kommuneplanens samfunnsdel og administrasjonen har lagt opp til at ny plan skal være klar for behandling tidlig i 2025. Kommuneplanens arealdel ble vedtatt i september 2023 for perioden 2023 – 2025.

Kartlegging av lovoppfyllelse i norske kommuner som Menon Economics har gjort på oppdrag fra kommunal- og distriktsdepartementet viser at Sandefjord oppfyller lovkrav på området.17

Planprosessene skal være åpne og forutsigbare. De fleste kommuner har opprettet digitale planregistre, og mulighetene for å effektivisere og forenkle planleggingen bør tas i bruk. Sandefjord kommune har oversikt over egne planer på nettsidene. Kommunen bruker Framsikt, og har også tatt i bruk plandelen i dette verktøyet, som er en digital løsning som kan bidra til å forenkle og effektivisere planleggingen.

Vurdering

Sandefjord har oppdatert planstrategi og skal ha ny revidering av kommuneplanens samfunnsdel. Mange av planene kommunen har er blitt revidert/oppdatert før planperioden utløper, men ikke alle. Det kan være risiko knyttet til oppfølging av planene, men det at kommunen har verktøy for å se planene i sammenheng og koble dem på handlings- og økonomiplanen, kan bidra til å redusere risikoen.

9.4.2. Byggesaksbehandling

Kommunen behandler søknader om byggetillatelser og fører tilsyn med at plan- og bygningsloven etterleves. Tilsynet skal ha et slikt omfang at det kan avdekke ulovligheter. Kommunen kan finansiere disse oppgavene gjennom gebyr for saksbehandlingen i samsvar med reglene om selvkost.

I perioden 2020 – 2023 behandlet statsforvalteren 142 klagesaker på byggesak i Sandefjord kommune. Antall saker per år og andel som ble opphevet eller omgjort er vist i tabellen nedenfor. Statsforvalteren opphever vedtak dersom det er gjort en saksbehandlingsfeil og omgjør vedtaket om det er selve vedtaket som er feil. De fleste klagesakene fra Sandefjord ble opphevet.

	2020	2021	2022	2023
Antall klagesaker totalt	41	46	33	22
Andel opphevet eller omgjort	14,6 %	13 %	24,2 %	13,6 %

Tabell 7 Klagesaker byggesak behandlet hos statsforvalter.

17 I oversikten har Sandefjord fått en kommuneplanindeks på 67 %, men det skyldes at en ikke har hatt data for om økonomiplan inngår eller utgjør kommuneplanens handlingsdel, noe den gjør for Sandefjord sin del. Dette tilsier at kommunen har en kommuneplanindeks på 100 %.

I 2022 gjennomførte vi forvaltningsrevisjon av kommunens saksbehandling av søknader om byggetillatelser og om kommunen har iverksatt korrupsjonsforebyggende tiltak. Kommunen ble bl.a. anbefalt å gjøre systematiske risikovurderinger og bruke dem i internkontrollarbeidet, bedre oppfølgingen av rutiner og avvikssystem og justere folkevalgtopplæringen.

Byggesak er et område som er viktig for kommunen og hvor det er risiko for feil. Vi har også fått innspill på at byggesak kan være aktuelt. Vi mener imidlertid at det i denne perioden er tilstrekkelig å følge opp arbeidet på de områdene det ble gitt anbefalinger i forvaltningsrevisjonen.

Forvaltningsrevisjonen omfattet ikke kommunens tilsynsvirksomhet. Kommunen hadde i 2021 fått ressurser til økt tilsynsvirksomhet og rapporterte inn at det var gjennomført tilsyn i 86 byggesaker, en høyere andel byggesaker enn snittet i egen kommunegruppe. Tall i KOSTRA viser en nedgang i tilsyn i 2022, hvor det er rapportert inn tilsyn i 40 byggesaker. Administrasjonen opplyser at det i 2023 ble gjennomført 39 tilsyn.

Kommunene skal utarbeide en tilsynsstrategi og en årlig rapport for tilsynsvirksomheten, jf. byggesaksforskriften 15-1. Sandefjord har en tilsynsstrategi som blir oppdatert jevnlig. Det er laget en ny strategi for perioden 2024 – 2025, og det er rapportert på gjennomføring av tilsyn for perioden 2022 – 2023 i strategien. I strategien er det satt mål om å øke antallet tilsyn til 150, mot 100 i forrige periode. I strategien er det vist til at økningen skyldes økte ressurser til tilsyn.

Sandefjord har også et eget tilsynsteam.

Vurdering

Tilsynsarbeidet var ikke omfattet av revisjonen på byggesak i forrige periode. Kommunen har flere tiltak som kan bidra til at kommunen får ivaretatt sin tilsynsplikt, men det vil alltid være risiko knyttet til at en ikke får gjennomført tilsyn i tilstrekkelig grad. For å følge opp denne risikoen kan kontrollutvalget etterspørre administrativ rapportering på oppfølging av tilsynsstrategien.

9.5. Eiendom – investeringer, drift og vedlikehold ‌

Kommunale eiendommer har betydelig verdi. God eiendomsforvaltning i kommunen handler om å gi ansatte og tjenestemottakere gode og effektive bygninger til lavest mulig kostnad. Kommunen bør ha overordnede politisk forankrede mål for eiendomsforvaltningen, et rasjonelt system for planlegging og styring, og tiltak som sikrer gode beslutningsgrunnlag.

Eiendomsseksjonen har ansvaret for byggeprosjekter, større vedlikeholdsprosjekter med omfattende anbudskonkurranser og oppgaver knyttet til drift, utvikling og forvaltning av kommunens eiendommer. Seksjonen har videre ansvaret for drift og vedlikehold av bygningsmassen. I dette ligger å bistå i kartlegging av behov, gjennomføring av løpende bygningsmessig vedlikehold, teknisk drift og sikkerhetssystemer i kommunens bygningsmasse samt renhold av kommunale bygg.

9.5.1. Investeringsprosjekter

Det er som regel risiko knyttet til kommunale investeringsprosjekter, og konsekvensene kan bli store. Det kan blant annet være risiko ved planlegging og saksutredning, valg av løsning, kostnadsramme, anskaffelsesprosess, kontraktsoppfølging og overtakelse. Kommunen bør ha klare myndighets- og ansvarsforhold og tiltak for å sikre gode prosesser både i planleggingen og gjennomføringen av investeringsprosjekter.

I eiendomsseksjonen er det enheten Prosjektledelse og byggeledelse som gjennomfører byggeprosjekter i investeringsplanen. Enheten er byggherreombud for Sandefjord kommune. Hovedoppgavene er intern koordinering i prosjekters tidligfase, gjennomføring av anbudskonkurranser og prosjektledelse og byggeledelse under gjennomføring.

«Prosjektstyring – investeringsprosjekter» var første forvaltningsrevisjon i den forrige planen, men den ble utsatt fordi kommunen hadde helt nytt byggereglement. Vi har også fått innspill på dette fra kommunalsjef for økonomi og analyse.

Kommunen har i 2022 og 2023 gjennomført flere investeringsprosjekter, det største har vært oppgradering og nytt bygg ved Nygård bo og behandlingssenter. I 2024 er det planlagt investeringsprosjekter for ca. 413 mill. kroner og totalt ca. 1 881 mill. kroner for planperioden (2024

- 2027). Det største prosjektet i perioden 2024 – 2027 er bygging av ny skole på Vesterøya.

Vurdering

Kommunen har gjennomført bygg- og anleggsprosjekter etter det nye reglementet, og vi mener at det nå er aktuelt med en forvaltningsrevisjon på dette området. Dette er et område med stor betydning for kommunen, og hvor det også er stor risiko både knyttet til økonomi, men også det å sikre at kommunen får funksjonelle og hensiktsmessige bygg og at en sikrer hensiktsmessig brukermedvirkning. Det er også risiko knyttet til saksutredning av fremtidige driftsutgifter for nye bygg, eksempelvis om det er bygningsmessige forhold som har betydning for behov for bemanning.

9.5.2. Drift og vedlikehold

I 2023 ble enheten Byggteknisk delt i to enheter, Vedlikehold og Byggdrift. Vedlikehold har ansvaret for planlegging og gjennomføring av planlagte vedlikeholdstiltak i kommunens bygningsmasse, samt ajourføring av tegningsarkiv og internkontrollsystemet IK-bygg.

Hovedoppgavene er kartlegging av vedlikeholdsbehov, planlegging av tiltak og gjennomføring av tiltak gjennom kjøp av tjenester. Hovedfokus vil være verdibevarende vedlikehold, koordinering med brukere og helhetlig vedlikeholds planlegging. Byggdrift er ansvarlig for drift og tilsyn av kommunens bygningsmasse og oppfølging og drift av alle bygningstekniske anlegg.

Sandefjord kommune har en egen boligstiftelse. Det er nå åpnet opp for at kommunene kan avvikle slike stiftelser, og i Sandefjord skal de vurdere dette.

Sandefjord har hatt som mål å utarbeide en strategisk eiendomsplan i 2023, men planen er blitt forsinket. Den skal etter planen behandles politisk i februar/mars 2024. Kommunedirektøren skal også komme med egen sak om tilstandsanalysene og vedlikeholdsbehovet våren 2024. I innspill fra politisk nivå er det kommentert behov for mer informasjon på arbeidet med vedlikehold og tilstandsvurdering på boligmassen.

Sandefjord kommune brukte i snitt i perioden 2020 – 2022 litt mindre på vedlikehold av kommunale bygg per kvadratmeter enn snittet for kommunegruppa, på nivå med Larvik, men mer enn Tønsberg og landet. De to siste årene har Sandefjord ligger lavt på vedlikehold, men hadde høye utgifter til vedlikehold i 2020, som vist i figuren under. I 2020 ble det bevilget ekstra midler til vedlikehold for å motvirke konsekvensene av koronasituasjonen.

250

200

150

100

Tønsberg

Sandefjord

Larvik

Landet uten Oslo

KOSTRA-gruppe 11

2020 2021 2022

Figur 5 Utgifter til vedlikehold per kvadratmeter (kr)

Energikostnaden pr. kvm. har vokst de senere årene og betydelig mer i Sandefjord enn dem vi sammenligner med. Kommunen opplyser at den store økningen i 2022 skyldes prisene på strøm det året. Dette er vist i figuren nedenfor. Kommunen arbeider med en strategi for ENØK-tiltak for å redusere energiutgiftene på kommunale bygg. Fristen for når den skal være ferdig er nå satt til 31.12.24.

400

350

300

250

200

150

100

2020

2021

2022

Tønsberg

Sandefjord

Larvik

Landet uten Oslo

KOSTRA-gruppe 11

Figur 6 Energikostnader per kvadratmeter (kr)

Dette er også et område vi har fått innspill på at er aktuelt med en forvaltningsrevisjon.

Vurdering

Dette er et område med generell risiko, der det også er kommentert på behov for mer informasjon til politisk nivå. Det kan være aktuelt å undersøke om omorganiseringen av arbeidet gir ønsket effekt. En forvaltningsrevisjon bør gjennomføres i slutten av perioden slik at en både kan undersøke oppfølging av ny eiendomsplan og om omorganiseringen har hatt ønsket effekt.

Eiendomsforvaltning ble løftet som et aktuelt tema også i forrige periode, men ble da ikke prioritert gjennomført.

9.6. Aktuelle tema for forvaltningsrevisjon ‌

Tema

Vinkling

Kommentar

Prosjektstyring - investeringsprosjekter

Oppfølging av kommunens byggereglement.

Aktuelle temaer kan være tiltak for å sikre planlegging og saksutredning, valg av løsning, budsjett og budsjettoppfølging, anskaffelsesprosess og

kontraktsoppfølging.

Bør komme tidlig i perioden.

Eiendomsforvaltning

Verdibevarende vedlikehold, vedlikehold av kommunale utleieboliger.

Hensiktsmessig bygningsmasse.

Kommunen har boligstiftelse som vurderes avviklet.

Kan sees i sammenheng med Boligsosialt arbeid

10. Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i selskap ‌

Eierskapskontroll er en kontroll av om den som utøver kommunens eierinteresser i selskap gjør dette i samsvar med lover og forskrifter, kommunestyrets vedtak og anerkjente prinsipper for eierstyring. Eierskapskontroll gjelder for eierstyringen av interkommunalt selskap (IKS), aksjeselskap (AS), samvirke (SA), og for interkommunalt politisk råd (IPR) og kommunalt oppgavefelleskap (KO) når disse er selvstendige rettssubjekt.18

Eierskapskontroll skal utføres av revisor i samsvar med god kommunal revisjonsskikk.

Planene for forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll skal også omhandle eventuell forvaltningsrevisjon i selskap. Aktuelle temaer for forvaltningsrevisjon i selskap kan være selskapets drift, etterlevelse av selskapsregelverk og relevante retningslinjer fra eierstyringen (selskapsstyring), f.eks. regler om styreansvar og dokumentasjon, regler og retningslinjer om bærekraft og annet samfunnsansvar, personvern, HMS, miljøkrav, anskaffelser, offentlig støtte, korrupsjonsforebygging, etikk og varsling. Videre kan økonomistyring og rapportering være risikoområder. For morselskap i konsern er organisering og eierstyring av datterselskap også et aktuelt tema.

Eierskap og eierstyring i Sandefjord kommune

Sandefjord kommunens eierskapsmelding ble vedtatt av kommunestyret i sak 81/20. Eierskapsmeldingen inneholder formål med kommunalt eierskap, krav til selskapene, oversikt over eierskap med kommunens eierstrategi/formål med eierskap i det enkelte selskap, samt beskrivelse av roller, rutiner for valg av styre og ulike organisasjonsformer for selskap. I eierskapsmeldingen er det vist til lovkravet om å utarbeid eierskapsmelding minst en gang i valgperioden. Kommunen har praksis på at eierskapsmeldingen vedtas tidlig i perioden. Ny eierskapsmelding skal være ferdig første halvår 2024. Sandefjord deltar sammen med de andre Vestfoldkommunene i et eget eierskapsnettverk og de samarbeider bl.a. om utarbeidelse av eierskapsmeldinger og rapportering fra selskapene.

Sandefjord kommune eier flere selskaper, både alene, sammen med andre kommuner og sammen med private aktører. Det er gjerne eierstyringen av selskap med størst eierandeler som får mest oppmerksomhet. For selskap med mange eiere som alle har små eierandeler, vil en pulverisering av eierstyringen være et eget risikomoment. Oversikt over kommunens eierinteresser i selskaper og andre samarbeidsordninger framgår av kap. 10.2 Selskap og vedlegg 1.

18 Interkommunalt politisk råd og kommunalt oppgavefelleskap kan organiseres både som selvstendig rettssubjekt og som en del av kommunen. Disse inngår i eierskapskontroll når de er selvstendige rettssubjekt.

Gjennomført eierskapskontroll og innspill for perioden 2024 - 2027

I 2023 gjennomførte vi en generell eierskapskontroll som også omfattet valg av styre. Eierskapskontrollen viste at Sandefjord har en omfattende eierskapsmelding som legger til rette for etterlevelse av de lovkrav og anbefalinger som ble undersøkt. Den gir tydelige føringer for styrevalg, men de ble ikke fulgt godt nok opp i praksis. Det ble gitt anbefalinger knyttet til oversikt over virksomheter i eierskapsmelding og oppfølging av krav i eierskapsmeldingen for styrevalg.

Vi har fått innspill på eierstyring når virksomhet legges til datterselskap. Vi har også innspill på konkrete selskap og Greve Biogass AS var det eneste selskapet som ble nevnt av flere.

Risikovurdering

Det er ulike utfordringer knyttet til eierstyringen av forskjellige organisasjonsformer og eierkonstellasjoner. Det er generelt risiko for at eierstyring ikke får tilstrekkelig oppmerksomhet i folkevalgtopplæringen, at politisk nivå ikke får god nok informasjon om selskapene, og at eiersaker ikke blir godt nok forberedt og avklart politisk før møter i eierorganene. Det kan også være risiko for at kommunens eierskapsmelding ikke blir godt nok fulgt opp. For selskap kommunen eier sammen med andre, kan det være risiko for at kommunene ikke sikrer samordning av føringer i eierskapsmeldingene. Nettverket som Vestfoldkommunene har på eierskap er et viktig tiltak som kan bidra til å sikre samordning.

Siden Sandefjord kommune har hatt en generell eierskapskontroll, anbefaler vi at en i denne perioden ser på oppfølging av eierskapsmeldingen på utvalgte områder. I forrige periode ble det sett på krav satt til styrevalg. Vi mener at det nå kan være aktuelt å se nærmere på krav kommunen har satt til samfunnsansvar, både hvordan kommunen som eier sikrer oppfølging av kravene og hvordan et valgt selskap selv følger det opp. I eierskapsmeldingen står det:

Selskapet skal opptre som en ansvarlig samfunnsaktør. Samfunnsansvaret omfatter blant annet hensynet til miljø, lokalsamfunn, ansatte, menneskerettigheter, likestilling, bekjemping av arbeidslivskriminalitet mv.

Valg av selskap kan gjøres i forbindelse med bestilling.

Det er også stilt en del lovkrav til kommunalt eide selskaper. De plikter bl.a. å følge regler om varsling og andre arbeidsmiljøkrav, offentlige anskaffelser, offentlig innsyn og offentlig støtte og habilitet. Videre plikter selskapene å sikre oppdaterte registreringer om selskapet i offentlige registre. Undersøkelser har vist at det generelt er risiko for at slike krav ikke blir godt nok ivaretatt.

Prioriteringen av forvaltningsrevisjon i selskap (vesentligheten) er som regel avhengig av kommunens eierandel, organisasjonsform, selskapets virksomhet, betydning for kommunen, selskapets størrelse og økonomiske situasjon. Ut fra et kost/nytte-perspektiv har vi innhentet begrenset informasjon om selskapene. Vi har derfor vurdert generell risiko for selskapene. Det innebærer at det vi angir hva som kan være risiko, ikke at det faktisk er risiko.

Det kan generelt være risiko for at kommunens selskaper ikke oppfyller lovkrav eller målsetninger knyttet til selskapsformen og/eller kjernevirksomheten, f.eks. kvalitetskrav til tjenestene.

Forvaltningsrevisjon av kjernevirksomheten er mest aktuelt for selskap som skal utføre lovpålagte kommunale oppgaver eller sentrale innbyggerrettede tjenester.

Forvaltningsrevisjon i selskaper med flere eiere bør gjennomføres for eierne i fellesskap.

Kontrollutvalget/revisor har ikke innsynsrett i selskap med private og statlige medeiere, hvis ikke dette er nedfelt i avtaler. Kontrollutvalget kan imidlertid be om å få innsyn.

Selskaper og temaer som kan være aktuelle for eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i selskap er beskrevet i tabellen nedenfor.

10.1. Aktuelle temaer ‌

Tema	Vinkling	Kommentar
Konsernorganisering og styring	Eierskapskontroll i kombinasjon med forvaltningsrevisjon i selskap Gjennomføring av virksomhet og måloppnåelse Styringsdialog konsern – KS sine anbefalinger, kommunens føringer i eierskapsmeldingen og oppfølging i praksis	Greve Biogass AS er et aktuelt selskap. Bør koordineres med andre eiere.
Samfunnsansvar	Eierskapskontroll i kombinasjon med forvaltningsrevisjon i selskap. Oppfølging av føringer i eierskapsmeldingen knyttet til samfunnsansvar, samt krav satt til selskapene. Kan f.eks. velge å undersøke: • Anskaffelser • Etikk og habilitet • Klima og miljø	Her kan det gjennomføres flere revisjoner med ulik vinkling og ulike selskap.
Gjennomføring av virksomhet - måloppnåelse	Forvaltningsrevisjon i selskap – vurdere gjennomføring av virksomhet i ett utvalgt selskap.	Se generell vurdering av risiko i selskapsoversikten.

I tabellene på neste side har vi delt selskapene inn i heleide aksjeselskap, selskap Sandefjord kommune eier sammen med andre kommuner og fylkeskommuner, og selskaper der det også er private eiere. Sandefjord har i tillegg en liten eierandel i samvirket Biblioteksentralen og eier 0,3 % i Rehabiliteringssenteret AIR AS. Disse er ikke omtalt i tabellene.

10.2. Selskap ‌

Vi har vurdert generell risiko, og har derfor ikke prioritert mellom selskapene.

Heleide aksjeselskap

Navn	Selskapets formål (forkortet/omskrevet)	Vurdering av generell risiko
Fønix AS Fønix Vaskeri AS Heleid datterselskap	Arbeids- og inkluderingskonsert som driver med praktisk opplæring, arbeidstrening og tilrettelagt arbeid	Risiko knyttet til drift og selskapsstyring, konsernorganisering og - styring.
Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxx AS	Eie og drive hvalbåten "Southern Actor"	Risiko knyttet til drift og selskapsstyring.
Sandefjord bredbånd AS	Anlegge og drive et bredbåndsnett til næringsliv og private	Kommunestyret har vedtatt at selskapet skal selges. Pågående salgsprosess.

Deleide aksjeselskap

Navn	Selskapets formål (forkortet/omskrevet)	Eier- andel	Deltakere utenom Sandefjord/ kontorkommune	Vurdering av generell risiko
Smiløkka Arena AS	Tiltaksarrangør for varig tilrettelagt arbeid	50 %	Tønsberg (kontorkommune), Færder	Risiko knyttet til drift og selskapsstyring.
Vestfold avfall og ressurs AS (VESAR)	Avfallshåndtering	25,9 %	Kommunene i Vestfold - Tønsberg (kontor-kommune)	Risiko knyttet til drift og selskapsstyring.
Greve Biogass AS Greve Biogass eier et datterselskap Den magiske fabrikken sammen med Lindum AS, som igjen er eid av Drammen kommune.	Utvikle verdikjeder basert på biologisk avfall - produksjon av biogjødsel, biogass, mm	9,84 %	Kommunene i Vestfold - Tønsberg (kontor-kommune) Skien, Porsgrunn, Bamble og Siljan	Risiko knyttet til drift og selskapsstyring, konsernorganisering og -styring.

Navn

Selskapets formål (forkortet/omskrevet)

Eier- andel

Deltakere utenom Sandefjord/

kontorkommune

Vurdering av generell risiko

Sirkulær bestiller AS

Forvaltnings- og bestillerselskap for

renovasjon

1,2 %

VESAR største aksjonær,

samt renovasjonsselskap i Drammensregionen og Grenland, Tønsberg renseanlegg og kommunene Horten, Holmestrand,

Bamble og Siljan

Risiko knyttet til drift og

selskapsstyring, konsernorganisering og -styring.

Interkommunale selskap (IKS) og Kommunalt oppgavefellesskap (KO) (selvstendig rettssubjekt)

Navn	Selskapets formål	Eierandel	Deltakere/ kontorkommune	Vurdering av generell risiko
Vestfold vann IKS	Uttak fra kilde, rensing og distribusjon av vann	33,08 %	Kommunene i Vestfold	Risiko knyttet til drift og selskapsstyring.
Vestfold krematorium IKS	Begravelsesbyråvirksomhet og drift krematoriet	25 %	Sandefjord, Larvik, Horten og Tønsberg	Risiko knyttet til drift og selskapsstyring.
Vestfoldmuseene IKS	Museumsvirksomhet	16 %	Kommunene og fylkeskommunen i Vestfold	Risiko knyttet til drift og selskapsstyring.
Sør Øst 110 IKS	Ivareta lovpålagte plikter om nødmeldesentraler	9,3 %	Svært mange kommuner	Risiko knyttet til drift og selskapsstyring.
Vestfold og Telemark revisjon IKS	Utføre revisjonsoppgaver for deltakerkommunene.	9,1 %	Kommunene og fylkeskommunene i Vestfold og Telemark	Risiko er ikke vurdert - VTR ikke er uavhengig.
IKA Kongsberg IKS	Legge til rette for effektiv gjennomføring av arkivloven.	8,0 %	Svært mange kommuner og kommunale selskap	Risiko knyttet til drift og selskapsstyring.

Navn

Selskapets formål

Eierandel

Deltakere/ kontorkommune

Vurdering av generell risiko

VETAKS Vestfold Telemark og Agder kontrollutvalgssekretariat

Sekretariat for kontrollutvalg

6,6 %

Alle kommunene og fylkeskommunene i Vestfold og Telemark, med unntak av Skien, Agder fylkeskommune

og 12 kommuner i Agder.

Risiko er ikke vurdert - VTR ikke er uavhengig.

Aksjeselskaper uten innsynsrett19

Selskap	Selskapets formål	Kommunens eierandel	Deltakere utenom Sandefjord
Midtåsen AS	Eie, forvalte og utvikle eiendommen Midtåsen	88,2 %	Xxxxxx Xxxxxx humanitære stiftelse
Sandefjord lufthavn AS	Eie og drifte Sandefjord Torp lufthavn	43,26 %	Vestfold fylkeskommune, Vestfold flyplassinvest AS
Gigafib Holding AS	Etablering og drift av nettverk for tele- og datakommunikasjon	16,93%	Færder, Horten, Tønsberg, Holmestrand, Viken Student AS, Universitetet i Sørøst-Norge
Cruise Norway AS	Markedsføring av turistvirksomhet	1,529 %	Diverse kommunale havneforetak, kommuner og private eiere

19 Selskaper med private eller statlige medeiere.

Vedlegg 1: Annet interkommunalt samarbeid – ikke selvstendige rettssubjekt ‌

Navn	Formål	Organisasjonsform	Deltakere	Kontorkommune/ vertskommune
VOIS Vestfold Offentlige innkjøpssamarbeid	Etablere felles rammeavtaler for kommunene i Vestfold	Administrativt vertskommunesamarbeid	Larvik, Sandefjord, Tønsberg, Færder, Horten, Holmestrand	Sandefjord
Start i Vestfold KO	Assistanse til bedrifter i etableringsfasen eller småbedrifter i endring	Kommunalt oppgavefelleskap (KO)	Larvik, Sandefjord, Tønsberg, Færder, Horten, Holmestrand	Sandefjord
Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning i Vestfold (UIA)	Felles beredskap mot tilfeller av akutt forurensning	Kommunalt oppgavefelleskap (KO)	Larvik, Sandefjord, Tønsberg, Færder, Horten, Holmestrand	Tønsberg
Kommunalt krisesentertilbud	Inngå avtale med leverandør av krisesentertilbud, følge opp leverandør og stille lokaler til disposisjon	Administrativt vertskommunesamarbeid	Larvik, Sandefjord, Tønsberg, Færder, Horten, Holmestrand	Tønsberg
Bakkeåsen skole	Interkommunal ungdomsskole	Administrativt vertskommunesamarbeid	Horten, Sandefjord og Tønsberg	Horten

På vakt for fellesskapets verdier

Rapporten er utarbeidet av Vestfold og Telemark revisjon IKS

Har du spørsmål til rapporten? Ta kontakt med oss:

Telefon: 00 00 00 00

E-post: xxxx@xxxxxxxxxx.xx

xxx.xxxxxxxxxx.xx

24: 3907 400

Document Metadata

Table of Contents

Risikovurdering 2024

Document Metadata