Åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av

Det inviteres med dette til konkurranse for anskaffelse av nye blodkulturskap ved Sykehuset Telemark HF, Avdeling for laboratoriemedisin, ALM (STHF) i Skien og Notodden. Eksisterende blodkulturskap er av eldre dato og modne for utskifting.

Den tilbudte løsningen skal beskrive hensiktsmessige løsninger for Skien og Notodden. Løsningene skal ha kapasitet til nåværende analysevolum, samt en økning på 10 % i løpet av de neste 10 årene. Dersom det skulle oppstå behov ut over dette, vil kontrakten regulere oppdragsgivers mulighet for å kjøpe ytterligere utstyr i avtaleperioden.

Som grunnlagsdata brukes følgende opplysninger:

Totalt håndterer avdelingen ca. 20 000 blodkulturflasker årlig, fordelt på ca. 16 000 ved seksjon for medisinsk biokjemi (MB) Skien og ca. 4 000 ved seksjon for medisinsk biokjemi (MB/BB) Notodden. Inkludert i dette forbruket er 350 stk. barneflasker og 220 stk. soppflasker.

Antall blodkulturflasker som systemet minimum må håndtere daglig er følgende: Skien: 400 stk.

Notodden: 80 stk.

Tilbyderne skal tilby en løsning som er fremtidsrettet og som har tilstrekkelig kapasitet til å håndtere det aktuelle prøvevolumet. Utstyret skal videre være utstyrt med tilleggsutstyr som er relevant for en optimal drift.

I Skien og Notodden er det liten plass tilgjengelig og det vil derfor bli vektlagt at tilbyder tilbyr en kompakt løsning.

1.3 Anskaffelsesprosedyre

Sykehuset Telemark HF ved Medisinsk Serviceklinikk som oppdragsgiver inviterer herved til åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av nye blodkulturskap med tilhørende reagenser/forbruksmateriell. Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og Forskrift av 12.08.2016 nr. 974 om offentlige anskaffelser (FOA) Del I og Del III herunder § 13-1 (1).

Konkurransen er kunngjort i TED databasen i samsvar med FOA § 21-1. Konkurransegrunnlaget er tilgjengeliggjort i Mercell og kan lastes ned derifra av alle som kan ha interesse for anskaffelsen.

2 Administrative bestemmelser

2.1 Dokumenter og vedlegg til konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget (dette dokument) inneholder rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Alle vedlegg til konkurransegrunnlaget er listet opp under. Det fremkommer av listen nedenfor hvilken informasjon tilbyder skal besvare som en del av tilbudet. Tilbudsstrukturen på inngivelse av tilbud er beskrevet i pkt. 8.2.

Vedlegg	Dokumentnavn	Besvares/utfylles av tilbyder
	Tilbudsbrev	x
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15	KONTRAKT består av følgende bilag:
	Avtaledokument for anskaffelse av blodkulturskap
	Avtaledokument for anskaffelse av reagenser og forbruksmateriell	x
	Generelle innkjøpsvilkår
	Tilbyders tilbud og løsningsbeskrivelse (beskrives av tilbyder)	x
	Gjennomføringsplan med milepæler (forslag utformes av tilbyder)	x
	Prisskjema instrumentløsninger	x
	Prisskjema for reagenser og forbruksmateriell	x
	Funksjonsspesifikasjoner	x
	Vedlegg 9-1 til 9-4 «Service»	x
	IKT krav og informasjonssikkerhet for MTU	x
	Databehandleravtale	x
	Taushetserklæring	x
	Strategirapport nr. 16-2002 blodkultur
	Restriksjonsliste kjemikalier med veiledning (vedlegg 14-1 og 14-2)
	Dispensasjonssøknad for kjemikalier	x

Merkede dokumenter er en del av besvarelsen til tilbyder og vedlegges tilbudet.

Tilbyder skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i konkurransegrunnlaget og de vedlagte dokumentene.

2.2 Kommunikasjon/Spørsmål vedrørende anskaffelsen

Alle henvendelser vedrørende denne anskaffelsen skal skje via Mercell portalen. Har man behov for å komme i kontakt med oppdragsgiver benyttes kommunikasjonsmodulen i Mercell. Rettelser, suppleringer og/eller endringer, spørsmål fra tilbydere med mer, vil bli formidlet gjennom denne kanalen.

2.3 Språk

All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet. Brosjyrer, vedlegg og tekniske spesifikasjoner som kun finnes på engelsk, kan leveres på engelsk.

3 Krav til etiske forhold

3.1 Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen

Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og STHF sine ansatte på annen måte enn forutsatt i konkurransegrunnlaget, og i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller avvise aktuell tilbyder dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet.

3.2 Etiske krav i kontraktsperioden

Offentlig sektor er landets største kunde og forbruker, og er en del av den globale handelen med varer og tjenester. Helse Sør-Øst stiller krav til leverandørene om at de varene som anskaffes, er produsert på en lovlig og etisk forsvarlig måte. Dersom tilbyder bruker underleverandører for å oppfylle denne kontrakten, er tilbyder forpliktet til å videreføre og bidra til etterlevelse av kravene hos sine underleverandører. Se Vedlegg 3, «Generelle innkjøpsvilkår».

4 Konfidensialitet og offentlighet

4.1 Taushetsplikt

Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og i kontraktsperioden, behandles konfidensielt og gjøres ikke tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part.

4.2 Taushetserklæring

Enhver lovbestemt taushetsplikt kommer til anvendelse for leverandøren og eventuelle underleverandører der de skal ferdes i lokaler der det befinner seg pasienter eller håndtere/ha tilgang til informasjon knyttet til pasienter. Leverandørens personale skal undertegne taushetserklæring, se Vedlegg 12, «Taushetserklæring».

4.3 Offentlighet

Inntil valg av leverandør er foretatt, kan tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet, jf. Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd av 19.05.2006 nr. 16 (offentleglova) § 23. Fra dette tidspunkt kan det begjæres innsyn i disse dokumentene, likevel slik at det skal gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhetspriser, men vanligvis ikke totalpriser).

Valgt tilbyder skal lage en sladdet versjon av tilbudet hvor de taushetsbelagte opplysningene blir sladdet (ikke slettet fra dokumentet, men strøket over). Dette skal gjøres i forkant av at kontrakten blir signert. Det er viktig at tilbyder vurderer hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet, jfr. Offentleglova § 29. Dersom det ikke leveres et sladdet tilbud, forutsetter oppdragsgiver at tilbudet kan offentliggjøres uten strykninger, dersom innsyn blir begjært.

5 Viktige datoer

Aktivitet	Uke
Frist for inngivelse tilbud	8. april kl. 12:00
Evaluering	16-17
Kunngjøring om kontraktstildeling	18
Karensperiode	19-20
Kontraktsinngåelse	21

*Det gjøres oppmerksom på at det kan komme justeringer på ovennevnte tidspunkter der hvor uke nummer er oppgitt.

6 Gjennomføring av anbudskonkurransen

Gjennomføring av konkurransen gjøres etter FOA § 23-6 (1), Åpen anbudskonkurranse.

7 Kvalifikasjonskriterier

For å bli kvalifisert til å delta i konkurransen, må alle tilbydere fylle ut det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD), hvor kvalifikasjonskravene som gjelder for anskaffelsen fremkommer. Tilbyderen må oppfylle disse kravene for å være kvalifisert for deltakelse i konkurransen.

Egenerklæringsskjemaet er et midlertidig bevis for at tilbyderen oppfyller kvalifikasjonskravene og at det ikke foreligger avvisningsgrunner. Det er kun den tilbyder som blir innstilt til kontraktsinngåelse som – før kontrakt inngås – må dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de opplyste dokumentasjonskrav. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til på ethvert tidspunkt å innhente dokumentasjon fra tilbyderne, jf. FOA § 17-1.

Dette skjemaet skal fylles ut i Mercell-portalen som er knyttet mot den europeiske ESPD-tjenesten: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxx.

Nærmere beskrivelse av ESPD-løsningen finner du på difi/xxxxxxxxxxxx.xx: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxx/xxxx

I tillegg skal følgende dokumentasjon vedlegges tilbudet, jf. 7.1. – 7.3.

7.1 Krav til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling

Krav

Beskrivelse og krav til dokumentasjon

Skatteattester:

Tilbyderen skal ikke ha vesentlige restanser på innbetaling av skatt og merverdiavgift

Norske tilbydere skal vedlegge attest for merverdiavgift og skatt utstedt av kemnerkontoret i den kommunen der tilbyderen har sitt hovedkontor. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder.

Tilbydere fra andre EØS-land, land omfattet av GPA-avtalen eller frihandelsavtale med EFTA/Norge skal vedlegge tilsvarende attester eller annen lovbestemt dokumentasjon fra tilsvarende myndighet i det land tilbyderen har sitt hovedsete.

Firmaattest:

Tilbyderen skal dokumentere at den er et lovlig etablert foretak.

Dette skal dokumenteres ved firmaattest eller eventuelt ved attester for registrering i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyderen er etablert. Attest skal ikke være eldre enn 6 måneder.

7.2 Krav knyttet til tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet

Krav	Beskrivelse og krav til dokumentasjon
Det kreves tilstrekkelig økonomisk evne til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene.	Kredittverdigheten som vil legges til grunn for å bli kvalifisert for denne konkurransen vil være «A-kredittverdig». I vurderingen av tilbyders økonomiske og finansielle soliditet vil oppdragsgiver i sin evaluering benytte firmaet Bisnode/AAA Soliditet sin – «Standard Rapport». Oppdragsgiver vil selv innhente kredittvurdering som underlag for vurderingen angitt over.

7.3 Krav til tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner

Krav

Beskrivelse og krav til dokumentasjon

Tilbyderen skal ha kompetanse og erfaring innen aktuell tjeneste og ha utført oppdrag av samme art, kompleksitet

/vanskelighetsgrad og omfang/størrelse.

o Kort beskrivelse av tilbyders personell/organisasjon i Norge.

o Liste over de viktigste leveranser av tilbudt utstyr eller tilsvarende levert de tre siste år.

Attester utstedt av kompetente offentlige organer

o Alt kontrollpliktig utstyr/forbruksmateriell skal ha CE-merking i henhold til EU-direktiv for medisinsk utstyr.

o Sertifikater og samsvarserklæringer iht. lover og forskrifter for medisinsk utstyr og Medical Device Directive for gjeldende tilbudt løsning.

o Blodkulturskapene skal tilfredsstille krav til kalibrering, sporbarhet og dokumentasjon i henhold til NS-ISO 15189.

8 Informasjon og krav til tilbud

8.1 Informasjon og veiledning til kravspesifikasjonene

Alle merkede bilag i tabellen under pkt. 2.1 skal besvares.

8.2 Strukturering av tilbudssvar

Tilbud skal inneholde følgende dokumentasjon og skal struktureres iht. inndelingen i tabellen under.

Inn-

deling

Ref. til

konk. grunnlag

Innhold

Filformat

Kapittel 1

Tilbudsbrev

Det stilles følgende krav til tilbudsbrevets innhold:

• Tilbudsbrevet skal være datert

• Tilbyders navn, organisasjonsnummer, adresse skal oppgis

• Kontaktperson for tilbudet med kontaktdata (telefon/e- post)

• Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist

• Evt. forbehold til kontrakt eller konkurransegrunnlag

• Signatur av bemyndiget person

PDF

Kapittel 2

Fra vedlegg 4 og 5

Tilbyderens løsning

• «Tilbyders tilbud og løsningsbeskrivelse»

• «Gjennomføringsplan med milepæler»

Inn- deling	Ref. til konk. grunnlag	Innhold	Filformat
Kapittel 3	Fra vedlegg 6 og 7	Prisskjema • «Prisskjema instrumentløsninger» • «Prisskjema for reagenser og forbruksmateriell»	Excel + PDF
Kapittel 4	Fra vedlegg 8 og 15	Funksjonsspesifikasjoner • «Funksjonsspesifikasjoner» • «Dispensasjonssøknad for kjemikalier»	Excel + PDF
Kapittel 5	Fra vedlegg 9 og 12	Service • «Serviceavtale HSØ generelle bestemmelser» • «Serviceavtale HSØ MTU – Veiledning» • «Serviceavtale HSØ MTU lokal avtale» • «Prisskjema service: Omfang og priser» • «Taushetserklæring»	Word
Kapittel 6	Fra vedlegg 10 og 11	IKT • «IKT krav og informasjonssikkerhet for MTU» • «Databehandleravtale»	Word
Kapittel 7		Forhold unntatt offentlighet Oppsummering av forhold i tilbudet som anses som unntatt offentlighet	Word
Kapittel 8		Aktuell produktinformasjon/brosjyrer NB! Brosjyremateriale og annen dokumentasjon skal kun omfatte det utstyret som det er gitt tilbud på.

8.3 Informasjon om prissetting

Priser skal være i NOK, eks. merverdiavgift, inkl. toll, skatter og avgifter og DDP Incoterms 2010. Priser skal legges inn i Vedlegg 6, «Prisskjema instrumentløsninger» og Vedlegg 7, «Prisskjema for reagenser og forbruksmateriell». Besvarelse av Vedlegg 7 skal inkludere alt av reagenser/flasker og forbruksmateriell.

8.4 Levetidskostnader

Ved evaluering av utstyret vil de totale levetidskostnadene (LCC) for innkjøpspris, forbruksmateriell og fullserviceavtale i 10 år legges til grunn.

8.5 Produktkatalog

Produktkatalog med priser på alle reagenser og forbruksvarer, skal legges ved i besvarelsen i kap. 3.

8.6 Gjennomføringsplan

Tilbyderen skal legge ved en gjennomføringsplan med tidsbestemte milepæler som diskuteres og endelig fastsettes før installasjon jf. Vedlegg 5.

8.7 Service- og vedlikeholdsavtaler

Oppdragsgivers krav til service- og vedlikeholdsavtaler fremkommer av Vedlegg 9-1 til 9-3. Service- og vedlikeholdsavtaler skal prises i Vedlegg 9-4, «Prisskjema service».

8.8 Opplæring

Krav til opplæring er beskrevet i Vedlegg 3 og 8. All brukeropplæring skal være inkludert. Servicekurs skal prises separat i Vedlegg 6, «Prisskjema blodkulturskap».

8.9 Garanti

Garantitiden på utstyret er 2 år etter overtagelse, jf. kontraktens Vedlegg 3 «Generelle innkjøpsvilkår».

8.10 Vedståelsesfrist

Tilbudet skal ha en vedståelsesfrist på 4 måneder, regnet fra innleveringsdato.

8.11 Kostnader

Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger, transport av vareprøver m.v., som påløper i forbindelse med å utarbeide, innlevere tilbudet og oppfølging av tilbudet, må bæres av tilbyder.

Deltagelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med tilbyder, eller involvere oppdragsgiveren i økonomiske forpliktelser.

8.12 Parallelle løsninger

Tilbyder kan levere inn ett eller flere løsningsforslag, men hvert løsningsforslag må være fullstendig slik at det kan evalueres opp mot tildelingskriteriene.

8.13 Forbehold og endringer

Dersom tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser presiseres i tilbudsbrevet. Tilbyder skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og endringer har for ytelsen og/eller andre forhold ved tilbudet. Oppdragsgiver vil anbefale tilbyderne og ikke ta forbehold i sitt tilbud. Er det uklarheter oppfordres det til å gjøre nødvendige avklaringer via Mercell.

Tilbyders henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser.

8.14 Avvisning av tilbud

Alle avvik og forbehold til konkurransegrunnlaget skal klart fremgå av tilbudsbrevet. Ethvert avvik eller forbehold i forhold til konkurransegrunnlaget, kontrakt eller kravspesifikasjon, innebærer en risiko for at tilbyder eller tilbud må avvises.

9. Evaluering

9.1 Generelt

Evalueringen av tilbudene vil skje i forhold til de oppførte tildelingskriterier.

9.2 Referanser

Ved behov vil det under evaluering av tildelingskriterium B «Funksjonsmessige egenskaper», for å forstå den tilbudte løsning, kunne bli gjennomført referansebesøk hos oppgitte referanser. Dersom Xxxxxxxxxxxxx mener å ha tilstrekkelig informasjon om produktene som tilbys til å gjennomføre en forsvarlig evaluering, vil det ikke bli innhentet informasjon fra oppgitte referanser eller gjennomført referansebesøk.

9.3 Presentasjon/demonstrasjon

Dersom det er behov for presentasjon av utstyret under evaluering av tilbudene, vil Oppdragsgiver ta kontakt med tilbyder.

9.4 Tildelingskriterier med vekting

Tildeling vil skje ut fra hvilket tilbud som i en totalvurdering er det økonomisk mest fordelaktige. Følgende kriterier vil bli vektlagt i vurderingen:

A. Totalkostnad

Pris vil bli evaluert ut fra innrapporterte priser i Vedlegg 6 «Prisskjema instrumentløsninger, Vedlegg 7 «Prisskjema for reagenser og forbruksmateriell» og bilag 9-4 «Prisskjema service».

Servicekostnader vil bli evaluert etter oppgitt pris for fullservicekontrakt, men Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å endre servicenivå etter behov. Den tilbyder som har den totalt beste prisen (LCC) vil få karakteren 6. Andre tilbydere blir relativt målt opp mot dette og får sin karakter etter en lineær modell.

B. Funksjonsmessige egenskaper

Hvordan funksjonsspesifikasjonen er oppfylt:

Her vil man se hen til scoring av de tilhørende relevante kravene i Vedlegg 8, «Funksjons- spesifikasjoner», «Tilbyders tilbud og løsningsbeskrivelse», Vedlegg 4 og annen relevant dokumentasjon som eksempel brosjyremateriell.

C. Generelle krav

Oppdragsgiver vil her evaluere generelle krav, se Vedlegg 8 «Funksjonsspesifikasjoner», B-kravene i Vedlegg 10 «IKT krav og informasjonssikkerhet for MTU», Vedlegg 5, «Gjennomføringsplan med milepæler» og annen relevant dokumentasjon.

De generelle kravene vil bli brutt ned ihht. tabellen nedenfor:

Krav	Vekting
Tilbyderen, plassmessige og tekniske forhold, miljø, opplæring, organisasjon/teknisk bistand og service, leveringstid, planlegging og installasjon.	75 %
Integrasjon og IKT krav	25%

I tabellen nedenfor er det opplyst om hvilken «vekt» de enkelte kriterier vil bli tillagt.

	Tildelingskriterier	Vekting
A	Totalkostnad	30 %
B	Funksjonsmessige egenskaper	50 %
C	Generelle krav	20 %

Ved evaluering av punkt B og C vil det bli benyttet en karakterskala fra 1 til 6 på følgende måte: Karakter 1: Ikke tilfredsstillende

Karakter 2: Tilfredsstillende med store anmerkninger/svakheter Karakter 3: Tilfredsstillende med mindre anmerkninger/svakheter Karakter 4: Tilfredsstillende

Karakter 5: Tilfredsstillende med merverdi Karakter 6: Meget tilfredsstillende

Etter at tildelingskriteriet er poengsatt, vil beste tilbud bli oppjustert til 6 poeng og de andre tilbudene vil bli oppjustert forholdsmessig til dette.

Tildeling av kontrakt vil skje til den tilbyder som får den høyeste poengsummen.

For at oppdragsgiver skal kunne gjøre en objektiv vurdering av tilbudene, må tilbyder gi fyldig informasjon i tilknytning til hvert tildelingskriterium i sitt tilbud. Manglende informasjon kan medføre avvising av tilbudet, samt påvirke utfallet av kontraktstildelingen.

9.5 Avlysning av konkurransen

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jfr. FOA § 25-4 (1).

9.6 Valg av leverandør

Xxxxxxxxxxxxx informerer alle tilbydere skriftlig og samtidig om hvem oppdragsgiver har til hensikt å tildele kontrakt når valg av leverandør er gjort. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget. Oppdragsgiver vil fastsette en karensperiode og inngå kontrakt etter utløpet av denne jfr. FOA § 25-1 (1).

Vedlagte dokumenter

Vedlegg 1 «Avtaledokument for anskaffelse av automasjonsløsning – mal»

Vedlegg 2 «Avtaledokument for anskaffelse av reagenser og forbruksmateriell – mal» Vedlegg 3 «Generelle innkjøpsvilkår»

*Vedlegg 4 «Tilbyders tilbud og løsningsbeskrivelse» (Ikke vedlagt, gis av tilbyder)

*Vedlegg 5 «Gjennomføringsplan med milepæler» (Ikke vedlagt, gis av tilbyder)

Vedlegg 6 «Prisskjema blodkulturskap»

Vedlegg 7 «Prisskjema på reagenser og forbruksmateriell» Vedlegg 8 «Funksjonsspesifikasjoner»

Vedlegg 9-1 til 9-4 «Service»

Vedlegg 10 «IKT krav og informasjonssikkerhet for MTU» Vedlegg 11 «Databehandleravtale»

Vedlegg 12 «Taushetserklæring»

Vedlegg 13 «Strategirapport nr. 16-2002 blodkultur Vedlegg 14-1 «Veiledning restriksjonsliste kjemikalier» Vedlegg 14-2 «Restriksjonsliste kjemikalier»

Vedlegg 15 «Dispensasjonssøknad for kjemikalier"

Document Metadata

Table of Contents

Åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av

Document Metadata