Saksnr: 15/54
KONKURRANSEGRUNNLAG
ANSKAFFELSE AV
Elektronisk Vedlikeholdssystem
for drift renovasjon
Konkurranse med forhandling
TILBUDSFRIST 13.04. 2015 KL 12:00
Saksnr: 15/54
Innholdsfortegnelse
1.3 Hensikten med dette dokumentet 3
4 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 6
4.4 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen 6
4.7 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse 6
5 Administrative bestemmelser 7
5.1 Hovedprinsipp for kommunikasjon 7
5.3 Rettelser, endringer og supplering av konkurransegrunnlaget 7
5.5 Tilbud på deler av anskaffelsesomfanget 7
5.6 Spørsmål til anskaffelsen 7
6.3 Kontaktinformasjon og beskrivelse av virksomheten 8
6.4 Obligatoriske og ufravikelige krav 8
6.5 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling 8
6.6 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner 8
7.3 Innbinding, merking og antall kopier 10
7.4 Leveringsfrist og –sted 10
7.5 Endring og tilbakekall av tilbud 10
8 Oppdragsgivers behandling av tilbudet 11
8.3 Forhandling og demonstrasjon 11
1 Innledning
1.1 Bakgrunn og formål
Hias IKS har innen virksomhetsområdet Renovasjon 2 avfallsanlegg, 5 gjenvinnings- stasjoner, og ca 50 ubemanna returpunkt. I tillegg kommer noen transportmidler og annet mobilt utstyr. Det er ca 30 ansatte innenfor virksomhets-området, inklusiv nyoppretta transportavdeling og vikarer / ekstrahjelp. Renovasjon er i rask utvikling og vekst, og kravene til stabil drift og systematisk vedlikehold av maskiner og utstyr er økende. Det forventes også store endringer i bl.a. antall og utforming av returpunkt.
Vedlikeholdsarbeidene innen virksomhetsområdet utføres i for stor grad når behovet er blitt åpenbart. Det mangler gode styringsverktøy og oversikter til å kunne drive systematisk og forebyggende vedlikehold. Planlegging av vedlikehold gjøres i dag ved hjelp av erfaring og leverandøravtaler.
Formålet med denne anskaffelsen er
• til enhver tid å sikre at vi har kontroll på vedlikeholdet av maskiner ,utstyr, bygg etc.
• å sikre at alle vedlikeholdsoppdrag utføres iht. oppsatt plan og vedtatte kvalitetsstandarder
• å sikre at all historikk ifbm.vedlikehold blir ivaretatt.
• å effektivisere og forenkle leders arbeid knyttet til vedlikehold
• å effektivisere og forenkle leders daglige arbeid med styring av ressurser
1.2 Omfang
Anskaffelsen omfatter kjøp, innføring, vedlikehold og eventuell drift av en ferdigutviklet løsning som er i daglig bruk hos minst én annen kunde det er naturlig å sammenligne seg med. Anskaffelsen skal også gi muligheten for å kjøpe konsulentbistand tilknyttet etablering av løsningen, og vedlikehold av denne.
Systemet skal ivareta alle hovedfunksjoner som ligger i moderne systemer for vedlikeholdsplanlegging på markedet og åpne for ytterligere nødvendige påbygginger og økning i funksjonaliteten. Anskaffelsen skal også sikre enkel videreføring av systemet. Dette må kunne gjøres uavhengig av om det byttes leverandør og/eller data må lagres på nytt område utenfor den opprinnelige leverandørens område.
Løsningen skal dekke følgende (ikke uttømmende):
• Registrering av grunndata
• Mulighet for import av data knyttet til maskiner, utstyr, bygg oa.
• Opprettelse av vedlikeholdsplaner og rutiner
• Opprettelse av arbeidsplaner per ansatt
1.3 Hensikten med dette dokumentet
Dette dokumentet er oppdragsgivers konkurransegrunnlag i forbindelse med den kunngjorte konkurransen. Dokumentet gir en nærmere beskrivelse av kvalifikasjonskrav og krav til etterspurt tjeneste utover det som er spesifisert i kunngjøringen. Dokumentet omfatter også nødvendig og relevant administrativ informasjon for gjennomføring av konkurransen.
Konkurransegrunnlaget er utarbeidet på norsk. Eventuell oversettelse besørges/bekostes av xxxxxxxx selv.
1.4 Kunngjøring
Anskaffelsen er kunngjort i Doffin.
1.5 Oppdragsgiver
Oppdragsgiver for anskaffelsen er Hias IKS. Hias IKS er et interkommunalt selskap, som er tjenesteleverandør på områdene vann, avløp og renovasjon til eierkommunene Hamar, Ringsaker, Stange og Løten.
Hias IKS har ca. 100 ansatte, og er organisert som følger:
For nærmere opplysninger om oppdragsgiver, se xxx.xxxx.xx.
1.6 Tidsplan
Det er planlagt med følgende fremdrift for anskaffelsen:
Milepæl | Dato |
Konkurransen er publisert | 13.03.2015 |
Frist for mottak av tilbud | 13.04.2015 kl. 1200 |
Forhandlinger og evaluering | Uke 17-19 2015 |
Meddelelse om kontraktstildeling | 08.05.2015 |
Avtalen er signert | 20.05.2015 |
Avtalen skal gjelde fra dato | Signeringsdato |
2 Konkurransegrunnlaget
Konkurransegrunnlaget består av følgende deler og dokumenter:
Del | Beskrivelse |
I | Konkurransegrunnlag Saksnr 15/54; dette dokumentet |
II | Statens standardavtaler for IT-anskaffelser, Kjøpsavtalen (den lille) med bilag: - Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon - Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon - Bilag 3: Kundens tekniske plattform - Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan - Bilag 5: Testing og godkjenning - Bilag 6: Administrative bestemmelser - Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser - Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten |
III | Statens standardavtaler for IT-anskaffelser, Vedlikeholdsavtalen (den lille) med bilag: - Bilag 1: Utstyr og/eller programvare som skal vedlikeholdes - Bilag 2: Utdypende spesifikasjon av ytelsen, inkl eventuell tjenestenivåavtale - Bilag 3: Samlet pris og prisbestemmelser - Bilag 4: Endringer i den generelle avtaleteksten |
Tilbyder må kontrollere at det mottatte konkurransegrunnlaget inneholder alle tekstsider og vedlegg som er angitt i innholdsfortegnelsen. Tilbyder skal sette seg grundig inn i konkurransegrunnlaget.
3 Avtalen
3.1 Avtalens omfang
Det skal inngås både en kjøpsavtale og en vedlikeholdsavtale. Avtalene gjelder levering av all programvare, funksjonalitet og tjenester spesifisert i avtalenes bilag, og skal dekke de angitte formål og krav.
3.2 Avtaleform og -vilkår
Oppdragsgiver vil inngå avtale om kjøp og vedlikehold av system for elektronisk personalhåndbok med valgt leverandør. Som avtalegrunnlag benyttes den lille statens standardavtaler for kjøp og vedlikehold av IT-løsninger av 1. juli 2012. Avtale med kontraktsbestemmelsene er vedlagt. Avtalene vil bestå av de generelle avtalevilkårene samt utfylte bilag.
3.3 Avtalens varighet
Leveranse iht. kjøpsavtalen følger den avtalte fremdriftsplanen, samt de angitte milepælene. Vedlikeholdsavtalen gis en initiell varighet på 3 år med ensidig mulighet for oppdragsgiver til å forlenge avtalen med ett år av gangen.
4 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen
4.1 Anskaffelsesprosedyre
Denne anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandling i henhold til Lov om offentlige anskaffelser m.v. av 16. juli 1999 nr 69 med tilhørende forskrift nr 402 om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006, del I og II, og reglene fastsatt i dette konkurransegrunnlaget. Dette innebærer at oppdragsgiver har frihet til å forhandle om innleverte tilbud. Forhandling vil skje over flere faser, og oppdragsgiver vil benytte seg av adgangen til å redusere antall tilbud det skal forhandles om.
4.2 Offentlighet
For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr 69 om rett til innsyn i offentlig virksomhet. Innsynet kan begrenses iht bestemmelsene i Offentleglova.
4.3 Taushetsplikt
Oppdragsgiverens og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter, eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår.
4.4 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen
En ansatt hos oppdragsgiver kan under henvisning til FOA § 3-7 ikke delta i konkurransen eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte.
4.5 Habilitet
Rådgivere som har vært involvert i utarbeidelse av konkurransegrunnlag eller spesifikasjoner har under henvisning til FOA § 3-8 ikke anledning til å delta i konkurransen.
Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven § 6 til § 10.
4.6 Økonomisk risiko
Tilbyder utarbeider og leverer tilbud for egen regning og risiko. Kostnader og utgifter som tilbyder pådrar seg relatert til anskaffelsen skal bæres av tilbyder selv, herunder alle omkostninger ved utarbeidelse og fremsending av tilbudet samt forhandlingsfasen. Dette gjelder også kostnader knyttet til eventuelle kompletterende bestemmelser eller avlysning av konkurransen.
4.7 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn.
4.8 Forbehold
Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold til konkurransegrunnlaget eller avtalevilkårene. Eventuelle forbehold skal være presise og entydige og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder. De skal enten være prissatt eller beskrevet på en slik måte at oppdragsgiver kan vurdere deres økonomiske verdi.
5 Administrative bestemmelser
5.1 Hovedprinsipp for kommunikasjon
All kommunikasjon mellom tilbyder og oppdragsgiver i tilbudsfasen skal foregå skriftlig og gå gjennom oppdragsgivers kontaktperson.
5.2 Kontaktperson
Navn: | Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx |
E-post: | |
Adresse: | Postboks 0000, 0000 Xxxxx |
Telefon | 00000000 |
5.3 Rettelser, endringer og supplering av konkurransegrunnlaget
Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli sendt per e-post.
Dersom dette dokument skulle inneholde åpenbare feil, eller oversendte filer ikke kan leses som forventet, er det tilbyders plikt å ta kontakt med oppdragsgiver for å få feilen rettet.
5.4 Alternative tilbud
Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Tilbud skal relateres til de krav som er satt i konkurransegrunnlaget og konkurransegrunnlagets vedlegg.
5.5 Tilbud på deler av anskaffelsesomfanget
Det er ikke anledning til å levere tilbud på deler av anskaffelsesomfanget.
5.6 Spørsmål til anskaffelsen
Eventuelle spørsmål til anskaffelsen og konkurransegrunnlaget skal være skriftlige. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli sendt per e-post til alle tilbydere.
6 Krav til leverandøren
6.1 Innledning
Dette kapittel beskriver de detaljerte kvalifiseringskravene til leverandøren. Leverandøren skal besvare samtlige av de nedenfor nevnte punktene, supplert med eventuelle vedlegg der dette er nødvendig.
6.2 Underleverandører
Dersom leverandører baserer seg på underleverandører eller samarbeidspartnere for å gjennomføre leveransen, skal disse oppgis med angivelse av hvilke områder og andeler av anskaffelsesomfanget de skal dekke.
Informasjon som etterspurt i punkt 6.3 til og med 6.6 nedenfor skal inngis for både hoved- og underleverandører. Ved bruk av utenlandske underleverandører, skal kredittsjekk ikke eldre enn 3 mnd. vedlegges søknaden.
Hovedleverandør skal dessuten vedlegge nødvendige erklæringer som dokumenterer at han reelt sett disponerer over underleverandørers ressurser for denne anskaffelsen.
6.3 Kontaktinformasjon og beskrivelse av virksomheten
Leverandøren skal i følgebrevet oppgi følgende informasjon:
• Virksomhetens navn og organisasjonsnummer
• Adresse (post- og besøksadresse)
• Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer
Leverandøren skal kort beskrive sin virksomhet under følgende punkter:
• Forretningsidè og kjernekompetanse relatert til denne leveranse
• Kort historikk
• Beskrivelse av dagens virksomhet – forretningsområder og markeder
Brosjyrer som skal komplettere ovenstående informasjon kan vedlegges såfremt det er relevant.
6.4 Obligatoriske og ufravikelige krav
Kvalifikasjonskrav:
• Leverandør skal være et lovlig etablert foretak
• Ingen restanser på skatter og avgifter av betydning
• Leverandør skal ha et system for å ivareta helse, miljø og sikkerhet Dokumentasjonskrav:
• Firmaattest
• Skatteattest for merverdiavgift
• Skatteattest for skatt
• HMS-egenerklæring i samsvar med vedlagte skjema (vedlegg 1)
Attester og egenerklæringer skal ikke være eldre enn 6 mnd. ved utløp av tilbudsfrist.
6.5 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling
Kvalifikasjonskrav:
• Leverandør må ha økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre dette oppdraget
Dokumentasjonskrav:
• Oppdragsgiver skriver ut en kredittvurdering gjennom Soliditet AAA (Bisnode) herunder hovedinfo, betalingsanmerkninger, regnskap, nøkkeltall og score.
6.6 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
Kvalifikasjonskrav:
• Leverandør skal ha kompetanse, erfaring og kapasitet til å levere, innføre, supportere og videreutvikle løsningen.
• Leverandør skal ha et system for kvalitetssikring
• Leverandør skal ha levert løsninger som er i drift i dag, og som dekker tilsvarende behov som oppdragsgiver har skissert.
• Leverandøren skal kunne tilby en “levende” løsning, det vil si at den forvaltes og vedlikeholdes løpende.
Dokumentasjonskrav:
• Det skal gis en beskrivelse av leverandørs organisering
• Leverandør skal, ved utfylling av tabell 1 nedenfor, gi en oversikt over gjennomsnittlig antall ansatte de siste tre årene innen de områder som er relevante for anskaffelsen, samt ”turn over” for ansatte.
• Dokumentasjon av at tilbyder har et kvalitetssystem. Dersom foretaket er sertifisert, vedlegges dokumentasjon av dette.
• Referanser, levering av tilsvarende løsning de tre siste årene, med angivelse av leveransens størrelse, tidsperiode, kontaktperson og kontaktinformasjon (telefon og e-post)
• Versjonslogg for de tre siste årene av leverandørens løsning. Det er kun nødvendig å dokumentere hovedversjon med revisjoner, samt dato for slipp av versjonen.
Tabell 1: Oversikt over tekniske og faglige kvalifikasjoner | 2013 | 2012 | 2011 |
Gjennomsnittlig antall ansatte – hele virksomheten | |||
Turnover ansatte i % | |||
Gjennomsnittlig antall ansatte relevant for tilbudte ytelser; • Produktutvikling • Innføringsytelser • Support, drift og vedlikehold |
7 Krav til tilbudet
7.1 Språk
Tilbudet skal være på norsk.
7.2 Tilbudets struktur
Nedenfor gis detaljert informasjon om dokumentasjonen som skal inngå i tilbudet. At Tilbyder følger den oppsatte strukturen er viktig for at Oppdragsgiver skal kunne vurdere tilbudene raskt, effektivt og riktig.
Tilbudet skal ikke inneholde brosjyrer eller annet kommersielt materiale dersom ikke dette har saklig sammenheng med tilbudsbesvarelsen.
Tilbudet skal bestå av følgende deler:
Del | Dokument | Beskrivelse |
1 | Følgebrev | Det stilles følgende krav til følgebrevets innhold: ❑ Følgebrevet skal være datert ❑ Det skal tydelig fremgå hvem tilbyder er med navn, organisasjonsnummer, adresse, telefon og e-postadresse. ❑ Følgebrevet skal bekrefte leveranse og vedståelse av tilbud ❑ Kontaktperson og kontaktdata (telefon/e-post). ❑ Signatur av bemyndiget person. |
2 | K Bilag 2 | Leverandørens løsningsspesifikasjon |
4 | K Bilag 4 | Prosjekt- og fremdriftsplan |
6 | K Bilag 6 | Administrative bestemmelser |
7 | K Bilag 7 | Samlede priser og betalingsbestemmelser |
8 | K Bilag 8 | Endringer i den generelle avtaleteksten til kjøpsavtalen |
Del | Dokument | Beskrivelse |
9 | V Bilag 1 | Utstyr og/eller programvare som skal vedlikeholdes |
10 | V Bilag 2 | Utdypende spesifikasjon av ytelsen, inkl eventuell tjenestenivåavtale |
11 | V Bilag 3 | Samlede priser og betalingsbestemmelser |
12 | V Bilag 4 | Endringer i den generelle avtaleteksten til vedlikeholdsavtalen |
13 | Tilleggsinformasjon |
7.3 Innbinding, merking og antall kopier
Tilbudet skal leveres i én original papirversjon vedlagt CD eller minnepinne med tilbudsdokumentene i PDF-format. Arkene skal ikke stiftes.
Tilbyder bes spesielt påse at papirversjon og elektronisk versjon av tilbudet inkludert alle vedlegg er identisk. Ved eventuelle avvik mellom eksemplarene vil signert papirversjon bli lagt til grunn.
Komplett tilbud skal legges i lukket konvolutt/innpakning, og merkes:
”Tilbud på System for Elektronisk Vedlikeholdssystem - ÅPNES KUN AV ADRESSAT”
7.4 Leveringsfrist og –sted
Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen 13.04.2015 kl. 12.00 lokal tid.
Tilbudet kan sendes til Hias IKS ved Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx, Postboks 4065, 2306 Hamar
Tilbudet kan også leveres direkte til Hias IKS sin hovedadministrasjon i 2. etasje på adresse Xxxxxxxxxxxxx 000, Xxxxxxxx.
Det er tilbyders ansvar at tilbudet er i hende hos oppdragsgiver innen tidsfristen. Tilbud som leveres etter tilbudsfristen vil bli avvist.
7.5 Endring og tilbakekall av tilbud
Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig.
Endring av tilbudet er å betrakte som nytt tilbud og skal utformes i samsvar med de krav til tilbudet som er oppstilt ovenfor.
7.6 Vedståelsesfrist
Tilbudet skal være bindende til den 13.09.2014. Xxxxxxxx bes vedstå seg sitt tilbud i tilbudsbrevet.
8 Oppdragsgivers behandling av tilbudet
8.1 Tilbudsåpning
Åpning av tilbud vil gjennomføres i oppdragsgivers lokaler 13.04.2015 kl. 12:00 av representanter fra Hias IKS. Det vil ikke bli gjennomført åpen tilbudsåpning.
8.2 Avvisning
Oppdragsgiveren vil avvise tilbydere som ved tilbudsfrist eller etter en eventuell tilleggsfrist ikke har levert skatteattester og HMS-egenerklæring, og de tilbydere som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene.
Det presiseres at det ikke er anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene eller konkurransegrunnlaget. Videre har oppdragsgiver adgang til å avvise tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende som medfører tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert, men forskriftsmessig arkivert eller destruert.
For sent innkomne tilbud vil bli avvist.
8.3 Forhandling og demonstrasjon
Oppdragsgiver vil evaluere alle rettidig leverte tilbud, og invitere leverandørene av de 2-3 beste tilbudene til forhandlinger. Oppdragsgiver vil sluttforhandle med de leverandørene som inviteres til forhandlinger.
8.4 Evaluering av tilbud
Oppdragsgiver vil tildele kontrakt til den tilbyderen med det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på oppdragsgivers evaluering av tilbudene og tildelingskriteriene listet opp i tabellen nedenfor.
Tildelingskriterium | Vekt | Beskrivelse |
Kvaliteten på tilbudt løsning | 45 % | Under dette kriteriet vil løsningens egnethet for å oppfylle formålet, samt løsningens funksjonelle og tekniske egenskaper bli vurdert iht fremsatte krav i K Bilag 1. |
Kvalitet på innføringstjenester | 15 % | Under dette kriteriet vil de ulike tilbudte aktivitetene for å innføre løsningen hos Kunden jfr prosjekt- og fremdriftsplanen bli vurdert, herunder blant annet opplæring. Kravene til dette er beskrevet i K Bilag 1. |
Kvalitet på support og vedlikeholdstjenester | 15 % | Under dette kriteriet vil graden av oppfyllelse av krav til vedlikehold angitt i V Bilag 2 bli vurdert. |
Kostnad | 25 % | Priser angitt i K Bilag 7 og V Bilag 3 beregnes, sammenstilles, og evalueres med utgangspunkt i anskaffelse og innføring med påfølgende support og vedlikehold i 3 år. |
Oppdragsgiver vil vurdere omfang og konsekvens av eventuelle forbehold mot avtalevilkårene, samt eventuelle forutsetninger og krav fra tilbyder. Disse vil skjønnsmessig bli vurdert under kriteriet ”pris” om forholdet antas å ha økonomisk verdi, eventuelt under de øvrige tildelingskriteriene hvis de antas å ha betydning for disse.