Innholdsfortegnelse
Konkurransegrunnlag: Tilbudkonkurranse Rammeavtale Microsoft lisenser og skytjenester
Innholdsfortegnelse
3.3 Krav om elektronisk signering av tilbud
3.8 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget
3.9 Konfidensialitet og offentlighet
3.12 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud
3.14 Tilbyders generelle plikter
3.19 Krav til leveransen - Vilkår
4 INNLEVERING, FORMAT OG INNHOLD
4.2 Innlevering av tilbud 5 ÅPNING AV TILBUDENE 6 AVVISNING AV TILBUD
7 AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE
Helgeland Kraft konsern består av morselskapet Xxxxxxxxx Xxxxx AS og de tre heleide datterselskapene Helgeland Kraft Nett AS, Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx AS og Helgeland Kraft Strøm AS. Helgeland Kraft Strøm har i tillegg et heleid strømsalgselskap i Sverige – Storuman Energi – som er innarbeidet i konsernregnskapet fra og med 01.01.2019.
Helgeland Kraft AS har 100 % offentlig eierskap fordelt på 14 kommuner på Helgeland. Konsernets produksjons- og nettvirksomhet utøves over hele Helgeland, mens strømsalg primært utøves på Helgeland og noe nasjonalt, samt i Sverige. Konsernets hovedkontor er i Mosjøen med forretningsadresse Xxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx.
Vår visjon er «En aktiv verdiskaper». I dette ligger det at vår industrielle aktivitet skal skape finansielle resultater og bidra til regional utvikling på Helgeland. Helgeland Kraft skal skape verdier for kunder, eiere og samfunn gjennom bærekraftig utvikling og drift av kjernevirksomheten innen fornybar produksjon, distribusjon og salg av kraft, samt annen aktivitet med sterk tilknytning.
For mer informasjon om selskapet se vår nettside xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx
Helgeland Kraft ønsker å inngå en rammeavtale for kjøp av Microsoft-lisenser og skytjenester for bruk i konsernets selskaper. Anskaffelsen omfatter blant annet levering av:
Office 365 lisenser
Videreføring av en etablert tenant i Azure En rekke Microsoft On-Premise lisenser Eventuelle skytjenester
Rådgivning tilknyttet porteføljen
Antatt volum ca 250 lisenser.
Avtaleperioden vil gjelde fra 01.11.2019 00.00 til 31.12.2022 23.59 med opsjon for 1 + 1 år forlengelse.
Tilbudet skal utarbeides i henhold til retningslinjene gitt i tilbudsdokumentene, som består av:
Navn Beskrivelse Versjon Endret dato
Kontrakt Rammeavtale kjøp av Microsoft l isenser og skytjenester (SSA-L).docx
Kravspesifikasjon med bilag for Rammea vtale Microsoft lisenser og skytjenester
1 03.10.2019 11.44
1 03.10.2019 08.41
Xxxx Xxxxxx dato Beskrivelse
Konkurransegrunnlag: Tilbudkonkurranse Rammeavtale Microsoft lisenser og skytjenester
03.10.2019
12.33
Dette skal gjøres elektronisk i Mercell ved at man trykker på fanebladet ”Gi tilbud”, og deretter på knappen ”Jeg ønsker å tilby” evt. ”Jeg ønsker ikke å tilby”. Dette er kun ment som en indikator på hvorvidt innkjøper kan forvente tilbud eller ikke. Du binder deg ikke som leverandør ved å bekrefte at du ønsker å tilby. Det er ønskelig at tilbyder bekrefter om de ønsker å tilby så raskt som mulig.
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx.
Dette for at all kommunikasjon skal loggføres. Når du er inne på konkurransen skal du velge fanebladet Kommunikasjon. Klikk deretter på ikonet "Ny melding" i menylinjen. Skriv inn informasjon til oppdragsgiver og trykk deretter på ikonet "Send" . Oppdragsgiver mottar så meldingen din. Hvis spørsmålet angår alle tilbydere vil oppdragsgiver besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon. Tilleggsinformasjon er tilgjengelig under fanebladet Kommunikasjon og deretter under fanebladet Tilleggsinformasjon. Du vil også få en e-post med en link til tilleggsinformasjonen.
Siste frist for å stille spørsmål er satt til:
24.10.2019 12.00
3.3 Krav om elektronisk signering av tilbud
Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering. Elektronisk signatur kan eksempelvis skaffes på xxx.xxxxxxxxx.xxx, xxx.xxxxxxx.xx eller xxx.xxxxxx.xx.
Vi gjør oppmerksom på at det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur. Denne prosessen bør derfor settes i gang så tidlig som mulig.
Mercell har support på all funksjonalitet i verktøyet. Spørsmål må derfor rettes til Mercell på tlf: 00 00 00 00 eller på e-post til: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx.
Vi anbefaler at man tester signering i god tid før tilbudsfrist. Mercell har funksjonalitet for å teste dette.
Anskaffelsen er kunngjort i Mercell.
Det er kun Nett selskapet som er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, samt FOR 2006- 04-07 nr 403: Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene (vann- og energiforsyning, transport og posttjenester).
Anskaffelsen gjennomføres derfor som en blandet anskaffelse, ref Forsyningsforskriften §6-2. Andelen av anskaffelsen som gjelder Nett selskapet er beregnet til under EØS terskelverdi og konkurransen følger derfor Del I i forskriften.
Anskaffelsen skal foretas etter prosedyren tilbudskonkurranse
Oppdragsgiver planlegger etter tilbudsfrist å kunne invitere inntil 3 leverandører til videre dialog rundt tilbudene men er ikke bundet til dette.
En dialog vil kunne omfatte avklaringer og forhandlinger, men er ikke bundet til dette. Kun de leverandører som er best ut fra våre vurderinger vil kunne bli invitert til slik dialog.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å:
avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering og/eller manglende godkjennelse fra ledelsen i selskapet.
der man i konkurransegrunnlaget, vedlegg eller møter refererer til volumbetraktninger er dette å anta som veiledende og er ikke forbundet med noe kjøpsplikt. Oppdragsgiver skal derfor kunne endre eller unnta mengder oppgitt i forespørselen.
3.8 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget
Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter.
Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli sendt til alle som har meldt sin interesse i Xxxxxxx.
Opplysninger som Oppdragsgiver gir på forespørsel av en Tilbyder, vil umiddelbart bli sendt til alle de øvrige i anonymisert form.
Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk via Mercell portalen. Ved en revisjon av konkurransen, vil dette vises som en ny versjon av konkurransen. Når det gjelder tilleggsopplysninger vil dette fremkomme i fanebladet Tilleggsinformasjon i Mercell portalen. Leverandører som allerede har meldt sin interesse vil også få en melding via sin e-post, om at det er gitt tilleggsinformasjon på konkurransen, eller det er gjort en revisjon av konkurransen. Følge da denne linken i denne meldingen slik at du kommer inn på den aktuelle konkurransen.
Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles til oppdragsgiver via kommunikasjonsmodulen i Mercell portalen.
3.9 Konfidensialitet og offentlighet
Konfidensialitet:
Tilbyder skal behandle alle opplysninger han får kjennskap til gjennom forespørselen og under utarbeidelsen av tilbud som konfidensielle.
Forespørselsdokumentene skal betraktes som fortrolige og skal oppbevares deretter.
Tilbyder skal ikke offentlige kommentere denne forespørsel uten først å ha innhentet Oppdragsgivers skriftlige samtykke.
Tilbudsfristen er: 31.10.2019 12.00
Tilbyder har risiko for at Tilbudet er levert innen fristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist.
3.11 Tidsplan
Tilbudsfrist | 31.10.2019 12.00 |
Tilbudsåpning | 31.10.2019 12.00 |
Evaluering og forhandling | Fortløpende |
Estimert dato for tildeling | Fortløpende |
Estimert dato for oppstart: | 01.11.2019 00.00 |
3.12 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud
Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til Tilbudet og deltakelsen i konkurransen.
Tilbudet skal være gyldig i:3 måneder fra innleveringsfrist. Ved forhandlinger og reviderte tilbud regnes vedståelsesfrist fra innleveringsfrist for revidert tilbud.
3.14 Tilbyders generelle plikter
Tilbyder plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter omfattet av forespørselen og selv sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon forbundet med forespørselen.
Der hvor Xxxxxxxx oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i forespørselsdokumentene, plikter Xxxxxxxx straks å gjøre Oppdragsgiver oppmerksom på dette.
Statens standardavtaler for IT-anskaffelser SSA-L-2018
Egnethet til å utføre de faglige aktivitetene, inkludert krav om registrering i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister
* Skatteattest for skatt og Mva -Krav:
Tilbyder må ha levert sine oppgaver og betalt skatt og arbeidsgiveravgift.Dokumenteres ved: Skatteattest for skatt og Mva. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad.
Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Xxxxxx Xxxxxxxx planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse. Dokumentasjon merkes "vedlegg 1.1 - Skatteattest for skatt og Mva"
Økonomisk og finansiell kapasitet
* Foretaket skal ha god finansiell og økonomisk stilling, og leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten:
Dokumenteres ved: Kredittvurdering av leverandøren som ikke er eldre enn 6 mnd regnet fra utløpet av søknadsfristen. Vurderingen skal være utferdiget av selskap med kredittopplysningskonsesjon fra Datatilsynet, se xxx.xxxxxxxxxxxx.xx. Resultatet av kredittvurderingen skal fremkomme som en gradert verdi (bokstavereller tall) mot en definert skala. Dersom søkers kredittvurdering ikke er tilfredsstillende, vil dette likevel kunne kompenseres ved garantier fra bank og/eller morselskap med tilfredsstillende kredittvurdering. Fremleggelse av regnskapstall fra siste tilgjengelig årsregnskap som viser leverandørens omsetning. (Ikke nødvendig dersom regnskapets nøkkeltall fremgår av kredittvurderingen). Dokumentasjon merkes "Vedlegg 1.2 - Økonomisk Kapasitet")
Tekniske og faglige kvalifikasjoner
* Xxxxxxxx skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag.
Dokumenteres med: Xxxxxxxx skal vedlegge en beskrivelse over de tre viktigste, relevante leveransene de tre siste år, herunder opplysninger om leveransene, verdi, tidspunkt og mottaker (navn og xxx.xx). Referanser vil bli
kontaktet ved behov. Dokumentasjon merkes "Vedlegg 1.3 - Referanseprosjekt"
* Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringsystem/Internkontrollsystem.
Leverandør skal ha ett velfungerende kvalitetssikringssystem. Dokumentasjon merkes "Vedlegg 1.4 - Kvalitetssystem"
Tildelingen vil skje på bakgrunn av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom kostnad og kvalitet, basert på kriterienes relative vekt. Følgende tildelingskriterier gjelder for konkurransen i prioritert rekkefølge:
1 Priser | Ingen respons | 70,0% |
Priser for de aktuelle lisensene vil bli vurdert over avtaleperiodens levetid. | ||
2 Kvalitet | Ingen respons | 30,0% |
Kvalitet vurderes ut fra tilbyders evne til å innfri vår kravspesifikasjon. | ||
3.18 Evalueringsmetode
Oppdragsgiver bruker den absolutte evalueringsmodellen der avvik fra beste teoretiske kvalitet blir regnet om til et prispåslag og lagt på tilbudsprisen. Tilbyder med laveste sammenligningspris vinner konkurransen.
Dokumentasjon med simuleringsmuligheter for metoden kan lastes ned i Excel format fra konkurransen i Mercell. Ikonet som initierer denne nedlastingen ligger i øvre del av skjermbildet med teksten «Simuler».
3.19 Krav til leveransen - Vilkår
Der det i konkurransedokumentene er oppgitt krav til de ulike dekningene i form av eksempelvis egenandeler, og dekningsomfang er dette å anse som ønsket situasjon med referanse til dagens dekning. Dagens dekning er fundamentert på interne risikovurderinger.
Tilbyder står fritt til å avvike disse kravene, men må tydeliggjøre dette i sin besvarelse. Avvik vil være gjenstand for vurdering under kvalitetskriteriet.
Forbehold og avvik vil kunne føre til avvisning. I stedet for å gi tilbud med forbehold/avvik bør leverandørene stille spørsmål underveis i gjennomføringen av anskaffelsen.
Eventuelle forbehold og avvik skal være presise og entydige og skal beskrives i eget tilbudsvedlegg. Tilbyderen kan ikke påberope forbehold og avvik som er beskrevet på annen måte.
Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiveren kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen.
Forbehold og anmerkninger som anbyderen gjør i teksten eller i mengde-fortegnelsen uten å omtale dem konkret i tilbudsbrevet, ansees som ugyldige.
Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranse- og kontraktsbestemmelser.
Forbehold skal prises av tilbyder og oppgis i Tilbudsbrev
Tilbudsbrev, og annen kommunikasjon knyttet til tilbudet og utførelse skal være på norsk.
4 INNLEVERING, FORMAT OG INNHOLD
Tilbudet spesifiseres i følgende hovedposter:
Signert Tilbudsbrev av fullmaktberettiget person. Priser og kostnader (egne vedlegg)
Betingelser og vilkår
Eventuelle forbehold og avvik fra forespørsel. Spesifiseres i eget dokument.
Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp.)
Er du ikke bruker hos Mercell, eller har du spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel, hvordan du skal gi tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf: 00 00 00 00 eller
på e-post til: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx.
Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp, f.eks. minimum 1 time før tilbudsfristens utløp. Skulle det komme tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver som fører til at du ønsker å endre tilbudet ditt før tilbudsfristen utgår, kan du gå inn og åpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt inntil tilbudsfristen utgår. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.
Åpning av tilbudene finner sted umiddelbart etter tilbudsfrist. Åpningen er ikke offentlig.
Tilbud som er ufullstendige, uklare, ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming, inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkår, vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen, eller som er levert for sent vil bli avvist.
Xxxxxxxx som får sitt tilbud avvist vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisning.
7 AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE
Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige Tilbud dersom det foreligger saklig grunn for det.