Bergen kommune
Bergen kommune
Konkurransegrunnlag
Åpen tilbudskonkurranse 2019/110831 etter FOA del I og II
Totalentreprise
Lyd- og bildeteknisk utstyr inkl. styresystem
til
Åsane kulturhus
Frist for innlevering av tilbud: 27. januar 2020 kl. 12.00
NB! Kan ikke benyttes av andre uten avtale med Kulturhusplan DA, Drammen
INNHOLD
1. INVITASJON TIL DELTAKELSE I KONKURRANSE 3
2. ORIENTERING OM OPPDRAGET 3
2.1 Oppdragsgiver 3
2.2 Byggeprosjektet leveransen skal inn i 3
2.3 Denne totalentreprisen (lyd- og bildeteknisk utstyr inkl. styresystemer) 4
2.4 Anskaffelsens verdi 4
3. FRAMDRIFT 5
4. REGLER FOR KONKURRANSEN 5
4.1 Regelverk 5
4.2 Konkurranseform 5
4.3 Kontraktsform NS 8407 5
4.4 Krav til lønns- og arbeidsvilkår 5
4.5 Krav til maksimalt to ledd i leverandørkjeden 6
4.6 Deltilbud 6
4.7 Innstilling på kontraktstildeling 6
4.8 Kostnader med deltakelse i konkurransen 6
4.9 Offentlighet og taushetsplikt 6
4.10 Spørsmål og tilleggsopplysninger 6
5. KVALIFIKASJONSKRAV 7
6. TILDELINGSKRITERIER 8
6.1 Generelt om tildelingskriterier 8
6.2 Kriteriene for valg av leverandører i denne konkurransen 8
6.3. Nærmere om beregning og evaluering av pris 9
7 TILBUDSDOKUMENTENE 10
7.1 Generelt 10
7.2 Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter: 10
7.3 Språk 10
7.4 Tilbudets form 10
7.5 Innleveringstidspunkt – tilbyders risiko 10
7.6. Forbehold 10
7.7 Vedståelsesfrist 11
8 INNHOLDET I KONKURRANSEGRUNNLAGET 11
1. INVITASJON TIL DELTAKELSE I KONKURRANSE
Bergen kommune ønsker tilbud på totalentreprise etter NS 8407 for prosjektering, leveranse og montering av komplett utstyr for lyd og bilde i to nye kultursaler i nye Åsane kulturhus.
Oppstart leveranse ca. juni 2020 og overlevering aug. 2020.
2. ORIENTERING OM OPPDRAGET
2.1 Oppdragsgiver
Oppdragsgiver for anskaffelsen er Bergen kommune.
For mer informasjon om oppdragsgiver, se xxxxx://xxx.xxxxxx.xxxxxxx.xx/
2.2 Byggeprosjektet leveransen skal inn i
Åsane kulturhus og bibliotek skal bli nytt bydelshus for Åsane bydel. Bydelshuset bygges i samarbeid med Hordaland fylkeskommune og skal bli Bergen kommunes eierseksjon på ca.
4.500 m2 av nye Åsane videregående skole på til sammen ca. 26.000 m2. Bygget oppføres som en totalentreprise av Constructa Entreprenør (CE). Byggestart var våren 2018 og bygget er planlagt overlevert fra totalentreprenør 1. juni 2020 og med 6 måneders prøvedrift.
Kulturhuset skal drives av kulturkontoret i bydelen og inneholde:
• Kultursal med ca. 480 sitteplasser i amfi og scene på ca. 180 m2. Salen har teleskopamfi. Rigget som klubbscene er kapasiteten inntil 1000 personer.
• Multisal med ca. 130 sitteplasser i teleskopamfi og med kapasitet til inntil 250 stående.
• Felles innlasting og fasiliteter backstage for begge saler.
• Klubblokale til bruk for ulike aldersgrupper og aktiviteter for mennesker med nedsatt funksjonsevne.
• Dansesal for danseundervisning og øving.
• 5 øvingsrom for musikk inkl. lite opptaksrom med god akustisk tilrettelegging med tilskudd fra Musikkutstyrsordningen.
• Verksteder for kunst / håndverk og AV.
• Utstillingslokale / galleri.
• Felles vestibyle / kafé i sambruk med skolen.
I tillegg til dette skal Bergen Offentlige bibliotek drive nytt bydelsbibliotek / kombinasjonsbibliotek på ca. 1000 m2 for bydelen og den vg. skolen.
Som en del av totalentreprisen leverer CE:
• Romakustikk til både kultursal og multisal inkl. variabel akustikk med AAS (elektronisk klanganlegg).
• Sceneteknikk og tekstiler i begge salene
• Kabel-/ infrastruktur for kultursalene og som skal benyttes for denne leveransen
Constructa Entreprenør har valgt Audiens Norge AS som underleverandør for disse installasjonene. De nevnte arbeidene vil være utført før denne leveransen starter.
2.3 Denne totalentreprisen (lyd- og bildeteknisk utstyr inkl. styresystemer)
Denne anskaffelsen omfatter lyd- og bildeteknisk utstyr inkl. styresystemer til kultursalen og multisalen i kulturhuset. Felles fasiliteter backstage for begge saler skal også utstyres med medhør/medsyn m.m. I tillegg skal det leveres noe lydutstyr for dansesal og en mindre mobil PA-rigg for bruk bl.a. i klubblokalet.
Tilbydere skal i tillegg til tekniske spesifikasjoner legge følgende til grunn når det gjelder bruken av salene:
Kultursalen:
• Forsterket musikk, Jazz/Pop/Rock, med PA-forsterkning fra 50Hz tersbåndet og oppover (40%)
• Sceniske forestillinger dans og teater med/ uten bruk av PA (15-20%)
• Musikkteater, mye bruk av hodebøylemik. (uten orkestergrav) (5-10%)
• Tale, foredrag (10%)
• Konferanser med PA (5%)
I tillegg kommer bruken av salen for akustisk musikk som er ivaretatt gjennom det monterte systemet for AAS:
• Korps- og kormusikk, prioritert (15%)
• Strykeorkester (5%)
• Lydsterk og lydsvak musikk generelt, jfr. NS8178 (5%)
• Symfoniorkester, anslagsvis en gang hvert år.
Multisalen (i tidlige tegninger m.m. kalt Blackbox):
• Xxxxxxxxx musikk jazz / rock / pop, teater med bruk av hodebøylemik (PA), musikk til danseundervisning: 50 %
• Drama / teater akustisk uten PA, øving og framføring (15%)
• Kammerorkester (20 - 30 musikere) (Åsane unge strykere) (5% - men prioritert funksjon)
• Kor, sanggrupper, strykekvartett (10%)
• Gruppeøving korps / mindre lydsterkt brassensemble / storband (10%)
• Tale / foredrag / konferanser med / uten PA / eller AAS voicelift (15%) Salene skal ikke brukes som kinosaler.
Grunnakustikken i salene er godt tilpasset bruk av PA. 3D-modell av salene med fastsatt materialbruk og omfang tekstiler er utarbeidet for Bergen kommune og skal benyttes slik av alle tilbydere for EASE-simulering av tilbudte lydsystemer. (Vedlegg 6.) Dette for å sikre mest mulig likt grunnlag for evaluering.
Leverandør skal både prosjektere, levere, montere, tune/programmere, funksjonsteste, gi grunnleggende opplæring og levere samlet dokumentasjon / FDV for hele leveransen.
Leveransen skal kontraheres og detaljprosjektertes av leverandør før CE´s overlevering av bygget, men installasjoner, montering og programmering / tuning skal skje etter overlevering. Se framdriftsplan kapittel 3.
2.4 Anskaffelsens verdi
Samlet verdi av denne anskaffelsen er vurdert til ca. 3,5 – 4,5 mill. NOK. eks. mva.
3. FRAMDRIFT
Det er lagt opp til følgende framdrift i anskaffelsesprosessen:
Utlysning av konkurransegrunnlaget | 23. desember 2019 |
Spørsmålsfrist | 20. januar 2019 kl 16.00 |
Tilbudsfrist | 27. januar 2020 kl. 12.00 |
Evaluering av tilbud, eventuell dialog og innlevering justerte tilbud | Februar / mars 2020 |
Tildeling av kontrakt | 20. mars 2020 |
Det er lagt opp til følgende framdrift i prosjektet:
Detaljprosjektering og koordinering | April / mai 2020 |
Start montering og levering | Ca. 15. juni 2020 |
Overlevering ferdig entreprise. | Ca. 1. september 2020 |
Framdriftsplanene er ikke bindende for Oppdragsgiver.
4. REGLER FOR KONKURRANSEN
4.1 Regelverk
Konkurransen blir gjennomført i samsvar med Lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 nr. 73 (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser av 8. desember 2016 nr. 974 (FOA). For denne konkurransen gjelder forskriftens del I og del II.
4.2 Konkurranseform
Konkurransen blir gjennomført som en åpen tilbudskonkurranse, jfr. FOA § 9-2.
Oppdragsgiver planlegger å gjennomføre dialog gjennom forhandlinger med en eller flere av leverandørene som leverer tilbud i konkurransen. Forhandlingene vil kunne gjelde alle sider av tilbudene. Utvelging av hvem det skal forhandles med, vil bli gjort etter en vurdering av tildelingskriteriene, jfr. FOA § 9-3 (2). Det planlegges å forhandle med maksimalt fire (4) leverandører.
Det presiseres at forhandlinger ikke vil bli gjennomført dersom oppdragsgiver, etter at tilbudene er mottatt, vurderer at forhandlinger ikke er formålstjenlig. Tilbyderne oppfordres derfor til å levere sitt beste tilbud ved første innlevering. Dialog i form av rettinger/avklaringer blir gjennomført ved behov.
4.3 Kontraktsform NS 8407
NS 8407 «Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser» benyttes som avtalevilkår for leveransen.
4.4 Krav til lønns- og arbeidsvilkår
Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter.
4.5 Krav til maksimalt to ledd i leverandørkjeden
Kontrakten vil inneholde krav om at leverandøren maksimalt kan ha to (2) ledd underentreprenører i kjede under seg. Bemanningsbyråer teller ikke med i vurderingen av antall ledd.
4.6 Deltilbud
Det er i denne konkurransen ikke anledning til å gi deltilbud.
4.7 Innstilling på kontraktstildeling
Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt meddeles skriftlig til alle deltakerne før kontrakt blir inngått.
4.8 Kostnader med deltakelse i konkurransen
Leverandør må selv bære alle kostnader til deltakelse i konkurransen.
4.9 Offentlighet og taushetsplikt
For allmennhetens innsyn i dokumenter tilknyttet en offentlig anskaffelse, gjelder offentleglova. Oppdragsgiver og ansatte der plikter å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig verdi å hemmeligholde, jfr. FOA §§ 7-3 og 7-4, jfr. forvaltningsloven § 13.
Det henvises til eget vedlegg om taushetsbelagte opplysninger der tilbyder selv skal oppgi hvilke opplysninger i tilbudet som er taushetsbelagt. Dersom vedlegg 5 ikke fylles ut, anses tilbyder for å samtykke til innsyn.
4.10 Spørsmål og tilleggsopplysninger
Kontaktpersoner for denne anskaffelsen er:
Navn: | Xxxxxx Xxxxxxxx |
Alle spørsmål i forbindelse med anskaffelsen skal rettes skriftlig til kontaktpersonen gjennom konkurransegjennomføringsverktøyet Mercell.
Spørsmålene anonymiseres og svar sendes til alle registrerte tilbydere og publiseres i Mercell.
5. KVALIFIKASJONSKRAV
Leverandører skal fylle ut skjemaet for firmaopplysninger / egenerklæring nedenfor i vedlegg 9 a som en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravene. Der egenerklæringen dekker behovet for dokumentasjon ved innsending av tilbud, er dette merket med kryss i tabellen nedenfor.
Tilbyder skal ha tilgjengelig fullstendig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravene slik at denne dokumentasjonen på forespørsel fra Oppdragsgiver straks kan ettersendes, jfr. FOA § 8-10 (2).
Nr. | Kriterium | Krav | Egen erklæring | Dokumentasjon |
5.1 | Registrering og ev. autorisasjon | Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert. | X | • Norske selskap: Firmaattest • Utenlandske selskap: Godtgjøring av at selskapet er registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er etablert. |
5.2 | Skatt og merverdiavgift | Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. | X | • Skatte- og mva.-attest fra Skatteetaten, ikke eldre enn 6 mnd. |
5.3 | Økonomisk og finansiell kapasitet | Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne utføre kontrakten. Kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig til å oppfylle kravet. | X | • Kredittrating som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Ratingen skal være utført av kredittopplysnings-virksomhet som har konsesjon til å drive slik virksomhet. • Ansvarsforsikringsbevis • Siste års regnskap m. balanse |
5.4 | Erfaring | Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag med levering og montering av lyd og bilde. | Er ikke dekket av egenerklæ ringen. Dokument asjon må legges ved tilbudet. | Referanseprosjekt: Oversikt over de 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 5 årene. Beskrivelsen må inkludere verdien på oppdraget, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Det er leverandøren sitt ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Faglige kvalifikasjoner: Leverandøren kan dokumentere erfaring også ved å vise til kompetanse til personell han råder over og kan benytte til dette oppdraget, selv om erfaringen er opparbeidet mens personellet har utført tjeneste for en annen leverandør. Forpliktelseserklæring for eventuelle underleverandører. |
NB! Det skal ikke leveres inn dokumentasjon sammen med tilbudet for de kvalifikasjonskravene det er satt X ved i tabellen ovenfor. Egenerklæringen er her tilstrekkelig.
6. TILDELINGSKRITERIER
6.1 Generelt om tildelingskriterier
Tildelingskriteriene er de kriteriene som oppdragsgiver skal legge vekt på ved valg av tilbud. En samlet vurdering av tildelingskriteriene vil avgjøre hvem av tilbyderne som blir tildelt kontrakt.
6.2 Kriteriene for valg av leverandører i denne konkurransen
Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet.
For at oppdragsgiver skal kunne evaluere produktene, må leverandørene legge ved bilde, tegninger og/eller brosjyrer av tilbudte løsninger og produkt. Det er viktig at den leverte produktinformasjonen og dokumentasjonen spesielt gjør rede for brukervennlighet, kvalitet og garantier / service.
Tildelingskriterier | Dokumentasjon | Relativ vekting |
Pris | • Prisskjema med faste priser i NOK uten justering for prisstiging eller valuta. | 50 % |
Kvalitet, garantier og brukervennlighet: Funksjonalitet Brukervennlighet Ridervennlighet* (se definisjon under denne tabellen). Ridervennlighet vil spesielt vektlegges for mikrofoner, trådløse mikrofoner og miksebord Teknisk kvalitet Garantier | • Spesifisert tilbud med eksakte opplysninger om hvert enkelt produkt. Dokumenteres med datablad e.l. • Løsning lydutstyr • Løsning AV-styring • Kvalitet og dekning PA-system. Både .pdf og originalfil fra simuleringsprogram (EASE e.tilsv.) skal vedlegges, jfr. teknisk spesifikasjon. • Garantier – garantitid i antall år, vilkår og omfang av garanti skal opplyses for samlet leveranse med eventuelle unntak for enkeltprodukt. Ønsket garantitid per produkt er minimum 3 år. | 40% |
Drift og service: | • Serviceløsninger –Serviceorganisasjon med navn og CV på tilgjengelig servicepersonell. • Responstid skal opplyses om i timer eller dager. Responstiden skal maksimalt være 24 timer. • Rask supplering av utstyr ved skader eller tilleggsbehov. Dette skal opplyses om i antall timer etter melding fra oppdragsgiver og spesifiseres for: o Lydmiks tilsvarende type o Ny «kasse» i PA line-array ev. komplett reservesystem o Forsterkere o DSP o Prosessorenhet AV-styring Supplering av utstyr skal maksimalt ta 36 timer. | 10% |
Med ridervennlig menes at de tilbudte komponenter skal ha et kvalitets- og funksjonalitetsnivå som samsvarer med de krav som stilles av profesjonelle aktører. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbudte komponenter og utstyr som vil være til vesentlig ulempe i form av at alternativt utstyr må leies inn fordi utstyr og komponenter ikke samsvarer med de krav som stilles i profesjonelle tekniske ridere.
6.3. Nærmere om beregning og evaluering av pris
Prisen skal oppgis i norske kroner (eksklusive mva.) med alle sidekostnader slik det er oppgitt i konkurransegrunnlaget.
Monteringsarbeid / programmering / tuning m.m. skal føres inn i prisskjema etter angitt oppsett for å gi grunnlag for entydig og rett evaluering av pris.
Tilbudt timepris for endringsarbeid vil multipliseres med følgende antall timer i evalueringen:
- Prosjektering: 20 timer
- Montør: 60 timer
- Programmering/tuning: 20 timer
Opsjoner som på evalueringstidspunktet vurderes som aktuelle å benytte, vil inkluderes i evalueringen.
Ved evaluering av tilbudene, vil alle priser leverandøren har oppgitt i prisskjemaet gi grunnlag for en samlet karakter for kriteriet pris. Ved denne beregningen vil lineær metode bli benyttet, slik at beste pris får 10 poeng og dobbel pris 0 poeng.
Prisene er faste. Valutaklausuler aksepteres derfor ikke.
7 TILBUDSDOKUMENTENE
7.1 Generelt
Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter blir besvart og dokumentert.
7.2 Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter:
7.2.1 Tilbudsbrev
I tillegg til et formelt tilbudsbrev skal det, etter behov og relevans, leveres vedlegg og informasjon om følgende:
• Nøyaktig og fullstendig beskrivelse av alle avvik og eventuelle forbehold i forhold til konkurransegrunnlaget. Del 1 Vedlegg 3.
• Fullstendig utfylt og signert prisskjema Del 2 Vedlegg 1-1.
• Detaljert spesifikasjon for de tilbudte produktene. Del 2 Vedlegg 8, med eventuelle undervedlegg.
• Signert skjema for firmainformasjon og egenerklæring. Del 1 Vedlegg 1.
• Eventuell forpliktelseserklæring for underleverandører. Del 1 Vedlegg 4.
• Beskrivelse av kompetanse på det aktuelle fagområdet, referanser og dokumentasjon av kvalitetsstyring jfr. kvalifikasjonskrav.
7.2.2 Løsningsbeskrivelse
Dokumentasjon / beskrivelse knyttet til tildelingskriteriene «kvalitet, garantier og brukervennlighet» og «drift og service».
Vi gjør oppmerksom på at tilbyder må tilby de kvaliteter og størrelser som er oppgitt i spesifikasjonene. Om tilbyder tilbyr produkter som ikke oppfyller etterspurte egenskaper i form av størrelser o.l., risikerer tilbyder å bli avvist.
7.2.3 Brosjyremateriell etc.
Det skal legges ved nødvendig, relevant brosjyremateriell som dokumenterer de tilbudte produktene.
Brosjyrer og kataloger som er tilgjengelige i et allment elektronisk format, skal leveres i dette formatet. Det kan ikke vises til informasjon på internett. Evaluering kan bare gjøres på bakgrunn på dokumentasjon som innleveres sammen med tilbudet.
7.3 Språk
Tilbudet skal skrives på norsk.
7.4 Tilbudets form
Tilbudet skal leveres elektronisk via Mercell.
7.5 Innleveringstidspunkt – tilbyders risiko
Tilbyder har risikoen for at tilbudet er komplett levert innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist.
7.6. Forbehold
Eventuelle forbehold må fremgå klart vedlegg for forbehold og avvik for å være gyldige. Forbehold skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiver kan prise dem i evalueringen. Tilbyders forbehold skal ikke være vesentlige. Dette kan medføre avvisning.
7.7 Vedståelsesfrist
Tilbyder må vedstå seg tilbudet i 120 dager etter tilbudsfristens utløp.
8 INNHOLDET I KONKURRANSEGRUNNLAGET
Del 1:
Del 1 | Konkurransegrunnlaget (dette dokumentet) |
Vedlegg 1 | Egenerklæring kvalifikasjon |
Vedlegg 2 | Egenerklæring taushetsplikt |
Vedlegg 3 | Avvik og forbehold |
Vedlegg 4 | Forpliktelseserklæring underleverandører |
Del 2:
Del 2 | Avtaledokument |
Vedlegg 1 | Detaljert teknisk spesifikasjon med priser for denne leveransen, utarbeidet for Kulturhusplan DA av COWI v/ Xxx Xxxx Xxxxxxxx. (excel) |
Vedlegg 2 | Tegninger med plassering av punkt / tilkoblingsbokser. Dette vil være ferdig installert av andre før denne montasjen skal starte. (pdf) |
Vedlegg 3 | Detaljert spesifikasjon for kabelstrukturen med uttaksbokser og linjesentral plassert som i vedlegg 2. Dette vil være installert av andre før denne montasjen skal starte. (pdf) |
Vedlegg 4 | Trekkplan scene og spesifikasjon PA-heiser og lystrosse. Dette skal være montert og sertifisert før denne leveransen og benyttes som oppheng for alt utstyret som blir tilbudt her. (pdf) |
Vedlegg 5 | Tegninger fra ARK av plan og snitt som .pdf av bygget. Oversendes som .dwg eller .ifc på forespørsel. |
Vedlegg 6 | 3D-modell for romakustikk i de to salene utarbeidet av COWI i dialog med Müller BBM. Opplysningene i denne skal legges til grunn for Ease-simuleringene. |
Vedlegg 7 | Endringer før kontraktsinngåelsen |
Vedlegg 8 | Endringer etter kontraktsinngåelsen |
Vedlegg 9 | NS 8407 |