Tjenesteleveranseavtale for Bookkeeper+
Tjenesteleveranseavtale for Bookkeeper+
Avtalen som er inngått mellom Kunde og Bookkeeper er basert på standard leveranse, og priset ut ifra det. Hensikten med denne Tjenesteleveranseavtalen er å definere hva som inngår i leveransen og hvilke forpliktelser hver av partene innehar for at avtalen skal holdes.
Avvik fra Tjenesteleveranseavtalen faktureres etter medgått tid til enhver tid gjeldende timesats for avvik til Bookkeeper+.
Punkter i Tjenesteleveranseavtalen som ikke er avtalt i Oppdragsavtalens pkt. 8, skal sees bort fra.
Versjon: 1.0
Gjelder fra: 5.12.2016
1.0 Oppsett, forberedelser og opplæring
Forutsetninger:
• Kunden er ansvarlig for å tegne remitterings- og OCR-avtale med banken. Alle inn- og utbetalinger skal kjøres via økonomisystemet.
• Kunden aksepterer at Regnskapsbyrået registrerer Kunden i ELMA-registeret slik at sende og motta av faktura kan gjøres via elektronisk handels format («EHF»).
• Kunden aksepterer at Regnskapsbyrået automatiserer alt som økonomisystemet til enhver til muliggjør å automatisere.
Oppsett, forberedelser og opplæring utover dette avtalens særskilt mellom Kunden og Regnskapsbyrået i hvert enkelt tilfelle. Dette gjelder også Regnskapsbyråets økonomiske vederlag for oppsett, forberedelser og opplæring, som del av nytt regnskapsoppdrag.
2.0 Regnskap Standard - løpende
2.1 Løpende mottak og behandling av elektroniske bilag til virksomheten
Arbeid med manglende bilag og eventuelt bestilling av manglende bilag ansees som avvik.
2.2 Utfakturering
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
2.2.1 | Utfakturering via økonomisystemet med KID | Kunde | Løpende |
2.2.2 | Purring av kunder | Kunde | Løpende |
2.2.3 | Oversendelse inkasso | Kunde | Løpende |
2.2.4 | Oppfølging kunder | Kunde | Løpende |
3.0 Regnskap Standard - periodeoppgaver
3.1 Avstemming
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
3.1.1 | Avstemming bank | Bookkeeper | månedlig |
3.1.2 | Avstemming kunder og leverandører | Bookkeeper | månedlig |
3.1.3 | Avstemming øvrige balanse kontoer | Bookkeeper | månedlig |
3.1.4 | Kontroll av avstemming balansekonti ihht «God regnskapsførerskikk». | Bookkeeper | månedlig |
3.1.5 | Avviksrapportering | IA | månedlig |
Viktig at Kunde sørger for at alle bilag er levert/oversendt i forbindelse med periodeavslutning.
3.2 Periodeavslutning
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
3.2.1 | Periodeavslutning defineres som siste dato i en måned. Avsetninger foretas i samråd mellom Kunde og Bookkeeper. Dette skal avtales spesielt. | Bookkeeper | månedlig |
3.2.2 | Bokføring av avsetninger på ikke påløpte kostnader og inntekter. Sende inn etter avtalt rutine. | Kunde | månedlig |
3.3 Rapportering
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
3.3.1 | Rapportering baserer seg på ferdig avstemt regnskapsmateriale. I standard leveranse via Power Office GO eller annet avtalt rapporteringsverktøy inngår følgende rapporter: • Kommentarer ihht «God regnskapsførerskikk» | Bookkeeper | |
3.3.2 | Avviksrapportering | Bookkeeper | månedlig |
Eventuell rapportgjennomgang i møteform er ikke inkludert.
3.4 Omsetningsoppgave
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
3.4.1 | Avstemme mva oppgjøret | Bookkeeper | 2. månedlig |
3.4.2 | Rapportere omsetningsoppgaven via altinn | Bookkeeper | 2. månedlig |
3.4.3 | Betaling av terminoppgjør | Kunde | 2. månedlig |
4.0 Lønnsføring Standard
Det skal skriftlig avtales kontaktpersoner på lønn (hvis denne avviker fra det som er angitt i pkt. 2 i oppdragsavtalen.).
Det er kun kontaktpersonene hos kunden som skal kontakte Bookkeeper i lønnsspørsmål.
4.1 Håndtering av lønnsdata
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
4.1.1 | Ved innrapportering av variable lønnsdata skal det benyttes avtalt elektronisk format, eller Ansattportal | Kunde | 5. virkedager før lønnsdag |
4.1.2 | Innlevering av innberetningspliktig utlegg og reiseregninger i format som er godkjent av Bookkeeper | Kunde | 5. virkedager før lønnsdag |
4.1.3 | Endringer i -/ajourhold av faste xxxxxxxxx | Xxxxx | 5. virkedager før lønnsdag |
4.1.4 | Endringer i naturalytelser som fri bil, fri telefon, fri avis etc leveres på mal utformet av Bookkeeper | 5. virkedager før lønnsdag |
Det er Kunden som er ansvarlig for at levert grunnlag er korrekt og på avtalt format.
Er alt eller deler av lønnsgrunnlaget for sent levert, garanterer ikke Bookkeeper for at lønnen vil bli utbetalt på lønningsdato.
Mangelfull dokumentasjon ansees som avvik.
4.2 Utlønning
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
4.2.1 | Registrering av variable lønnsdata, klargjøring for utbetaling av lønn. | Bookkeeper | 1. virkedag før lønnskjøring |
4.2.2 | Hvis kunden ønsker å ha rapporter til gjennomsyn før utbetaling sendes bankliste, lønnsslipper eller registreringsjournal til Kunde for godkjenning. | Bookkeeper | 1. virkedag før lønnskjøring |
4.2.3 | Kunde godkjenner/eventuelt korrigerer, og melder fra til Bookkeeper. | Kunde | 1. virkedag før lønnskjøring |
4.2.4 | Remittering/Betaling av lønn. | Bookkeeper | 1. virkedag før lønnskjøring |
4.2.5 | Lønnslipp sendes ansatte på mail | Bookkeeper | 1. virkedag før lønnskjøring |
4.2.6 | Utskrifter av rapporter: ▪ Lønnslipper ▪ Bankliste ▪ Regnskapsbilag ▪ Godkjenningsjournal ▪ Feriepengeliste | Bookkeeper | 1. virkedag før lønnskjøring |
4.3 Forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift, A-ordningen
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
4.3.1 | Rapportering A-ordningen. A-ordningen inneholder lønns & trekk informasjon, årsoppgave, ssb statistikk, skattetrekk og arbeidsgiveravgift og AA-register. | Bookkeeper | månedlig |
4.3.2 | Betaling av skatt og arb.g.avg | Bookkeeper | 2. månedlig |
4.3.2 | Rapportering og betaling av lønnstrekk | Bookkeeper | 2. månedlig |
4.4 Skattekort
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
4.4.1 | Elektronisk innlesing av skattekort fra Xxxxxx.xx | Bookkeeper | Ved behov |
4.4.2 | Ved nyansettelser må Bookkeeper få personopplysninger for å kunne hente skattekort fra Xxxxxx.xx. | Kunde | Senest 3 virkedager før utlønning |
4.5 Inn- og utmelding av ansatte
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
4.5.1 | Info vedr. nyansatte sendes Bookkeeper | Kunde | månedlig |
4.5.2 | Sluttmelding av ansatte sendes Bookkeeper | Kunde | månedlig |
4.6 Refusjon av sykepenger
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
4.6.1 | Sykemelding sendes Bookkeeper | Kunde | Løpende |
4.6.2 | Fylle ut inntektsopplysningsskjema og videresende til NAV. Forutsetter at punkt 3.3.1 er utført. | Kunde | Løpende |
4.7 Sykefraværsstatistikk
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
4.7.1 | Fraværsrapporter er lovpålagt. Kunden er ansvarlig for å oversende Bookkeeper denne informasjonen. | Kunde | Løpende |
4.7.2 | Fravær føres i lønnssystemet basert på info gitt i pkt 3.7.1 | Bookkeeper | Løpende |
4.7.3 | Utarbeide RTV sykefraværsstatistikk | Kunde | Ved behov |
4.8 OTP
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
4.8.1 | Informasjon relatert til tjenesten sendes Bookkeeper | Kunde | Løpende |
4.8.2 | Informasjon føres i lønnssystemet | Bookkeeper | Løpende |
4.8.3 | Innrapportering til OTP-leverandør | Kunde | Løpende |
5.0 Årsoppgjør standard
5.1 Forberedende årsoppgjør
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
5.1.1 | Innsamling av dokumentasjon. Bookkeeper sender forespørsel om diverse relevante dokumentasjon (eks. varetelling, km- stand biler, etc.) | Bookkeeper | Xxxxx |
5.1.2 | Lage årsoppgjørsdokumentasjon. All relevant informasjon som dokumenterer ligningspapirene og årsoppgjøret samles. | Bookkeeper | Xxxxx |
5.1.3 | Vedlikehold av driftsmiddelkartotek. | Bookkeeper | Xxxxx |
5.2 Ligningspapirer
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
5.2.1 | Innlevering om endringer som skal rapporteres i Aksjonærregisteroppgaven | Bookkeeper | Xxxxx |
5.2.2 | Utarbeide og sende aksjonærregisteroppgaver. | Bookkeeper | Xxxxx |
5.2.3 | Utarbeide Næringsoppgave, selvangivelse og andre relevante ligningspapirer. | Bookkeeper | Xxxxx |
5.2.4 | Innsendelse av ligningspapirer. | Bookkeeper | Xxxxx |
Presisering: Er Kunden, Kundens revisor eller andre ytre forhold skyld i at innsending ikke kan foretas eller blir forsinket, er Bookkeeper uten ansvar.
5.3 Årsoppgjør
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
5.3.1 | Årsregnskap og noter. Inkluderer avstemming og dokumentasjon av balansekonti og klar for revisjon. | Bookkeeper | Xxxxx |
5.3.2 | Bistand styrets årsberetning | Bookkeeper | Xxxxx |
5.3.2 | Innsendelse av offentlig årsregnskap | Bookkeeper | Xxxxx |
Presisering: Er Kunden, Kundens revisor eller andre ytre forhold skyld i at innsending ikke kan foretas eller blir forsinket, er Bookkeeper uten ansvar.
6.0 Pliktig rapportering, oppbevaring og dokumentasjon
6.1 Rapportering
Nr. | Aktivitet | Xxxxxx | Xxxxxxxx |
6.1.1 | Fremstille elektronisk dokumentasjon som dokumenterer pliktig rapportering | Kunde | 2. månedlig |
6.1.2 | Oppbevare elektronisk dokumentasjon ihht. Forskrift | Kunde | 2. månedlig |
6.1.3 | Oppbevare dokumentasjon av regnskapssystem og evt. Lønnssystem ihht. Forskrift | Kunde | 2. månedlig |
6.1.4 | Oppbevare dokumentasjon av tilknyttende systemer til regnskapssystemet | Kunde | 2. månedlig |
6.1.5 | Oppbevare dokumentasjon av årsoppgjøret | Kunde | 2. månedlig |