Grunnavtale om kommunesamarbeidet i Midt-Finnmark
27. januar 2021
Grunnavtale om kommunesamarbeidet i Midt-Finnmark
1. Deltakere i samarbeidet
Denne avtalen er inngått mellom kommunene Porsanger, Nordkapp, Lebesby og Gamvik. De fire kommunene utgjør en fast kommuneregion for utvikling av samarbeid om samfunnsutvikling og kommunal tjenesteproduksjon på områder hvor man etter nærmere prosesser blir enige om et konkret samarbeid.
2. Bakgrunn
Samarbeidet mellom de fire kommunene har utviklet seg gradvis i lys av voksende oppgaver og økende sårbarhet som generalistkommuner. Utfordringene framover vil stille krav til et utvidet og mer forpliktende samarbeid for å sikre god rettssikkerhet og likeverdige velferdstjenester til innbyggerne. Utvidet samarbeid er også nødvendig for å styrke næringsutviklingen og bosettingen i Midt-Finnmark, herunder sikre at kommunene får tilgang til regionale og nasjonale virkemidler for innovasjon og fornyelse. Det forventes økt konkurranse om arbeidskraft og det er viktig at kommunene står sammen for å sikre rekruttering og utvikling av attraktive fagmiljøer. Den videre forvaltningsutvikling vil stille store krav til god planlegging og gode systemer for saksbehandling og samhandling med den øvrige forvaltning.
3. Formål med samarbeidet
Formålet med grunnavtalen er å fremme en positiv samfunnsutvikling og likeverdige velferdstjenester til innbyggerne. Kommunesamarbeidet skal bidra til forsvarlige tjenester og en offensiv innsats for å fremme næringsutvikling og bosetting i alle de fire kommunene.
Formålet med samarbeidet er som følger:
3.1 Bosettingen og innbyggertallet skal stabiliseres på minst dagens nivå i alle de fire kommunene.
3.2 Muligheter for befolkningsvekst og ny næringsutvikling skal utnyttes i alle deler av kommuneregionen gjennom aktiv tilrettelegging og forsterket samarbeid med regionale og statlige virkemiddelaktører.
3.3 Innbyggerne skal oppleve forsvarlig kvalitet på saksbehandling og prioriterte tjenestetilbud, herunder god tilgjengelighet til kompetent fagpersonell ved behov og de beste digitale tjenester.
3.4 Samarbeidet skal innebære samordning av politiske strategier med sikte på større påvirkningskraft overfor offentlige og private aktører.
3.5 Samarbeidet skal styrke de kommunale fagmiljøene og gi bedre forutsetninger for rekruttering.
3.6 Samarbeidet skal over tid medføre kostnadseffektivisering og innsparing på områder hvor kommunene kan utnytte stordriftsfordeler uten uønsket sentralisering.
3.7 Samarbeidet skal innebære en tettere og mer samordnet dialog mot regionale og statlige myndigheter om tjenesteutvikling og felles ansvar for et helhetlig kvalitativt tjenestetilbud til innbyggerne i våre kommuner.
4. Xxxxxxxxxxxx
4.1 Kommune skal harmonisere alle viktige IKT-systemer for å legge til rette for effektivt internt samarbeid mellom kommunene og god ekstern samhandling. Det skal etableres en felles offensiv strategi for utvikling av moderne og sømløse digitale tjenester til innbyggerne. Kommunene skal opptre som en samordnet digital kraft overfor den øvrige forvaltning.
4.2 Kommunene skal utvikle forpliktende samarbeid om administrative støttefunksjoner, som lønn, regnskap, personal, arkiv, servicekontor, innkjøpskompetanse og andre støttefunksjoner, hvor det etter en nærmere vurdering kan være klare merverdier ved et forsterket samarbeid.
4.3 Interkommunalt samarbeid skal vurderes som kommunenes førstevalg ved organisering av smale kompetansekrevende velferdstjenester som barnevern, NAV og andre sosialtjenester, spesialiserte helsetjenester og tilsvarende oppgaver innenfor oppvekstsektoren og teknisk sektor.
4.4 Kommunene skal forsterke sitt samarbeid om planlegging, oppmåling og byggesaksforvaltning, herunder løpende areal- og samfunnsplanlegging og aktuelle sektorplaner som det stilles krav til fra overordnet myndighet.
4.5 Kommunene skal vurdere utvidet samarbeid innenfor brannvesenet og andre beredskapsoppgaver innenfor samfunnssikkerhetsfeltet.
5. Prinsipper for samarbeid
5.1 Det interkommunale samarbeidet i Midt-Finnmark skal innebære en merverdi for alle kommunene, sett i forhold til formålet og målene med samarbeidet jf. pkt. 3 og 4.
5.2 Samarbeidet skal underbygge god administrativ og politisk styring i regi av den enkelte kommune. Samarbeidet skal ivareta nærhet og god lokal tilgjengelighet til lovpålagte velferdstjenester.
5.3 Desentralisert lokalisering av fagpersonell i alle de fire kommunene skal vurderes på områder hvor nærhet til brukerne og/eller ledelsen i den enkelte kommune er avgjørende for god tjenestekvalitet (nettverksmodell).
5.4 Det interkommunale samarbeidet i Midt-Finnmark skal organiseres med utgangspunkt i kommunelovens bestemmelser om vertskommunesamarbeid og kommunalt oppgavefellesskap. Behov for sentralisering av arbeidsgiveransvar og virksomhetsoverdragelse skal vurderes nærmere som del av samarbeidet.
5.5 Kommunene anser balansert vertskommunemodell som en aktuell løsning. Det innebærer at alle de fire kommunene skal kunne ivareta vertskommuneansvar for felles tjenester. Det skal tilstrebes en balansert fordeling av kommunale arbeidsplasser. Aktuelle vertskommuner må kunne sikre forsvarlige tjenester og avtalte leveranser i alle kommunene.
5.6 Samarbeidet skal utvikles stegvis i nær dialog med de ansatte og kommunenes eget fagpersonell. Samarbeidet er tillitsbasert, som innebærer at ingen kommune skal styrke seg på bekostning av de andre. Kommunene forplikter seg til å finne fellesløsninger med hverandre, før det evt. inngås forpliktende avtaler med andre kommuner.
6. Avtalestruktur
6.1 Samarbeidet mellom kommunene reguleres gjennom denne grunnavtalen og egne tjenesteavtaler etter kommuneloven som inngås på de konkrete samarbeidsområder.
6.2 Kommunene ønsker å inngå en regional utviklingsavtale med regionale og statlige aktører som konkretiserer felles mål og strategier, inkludert statlige og fylkeskommunale bidrag til tjenesteutvikling og samfunnsutvikling i Midt-Finnmark.
7. Tidshorisont og prosjektplan
7.1 Utvikling av kommunesamarbeidet i Midt-Finnmark forutsetter vilje til et langvarig og forpliktende samarbeid som vil påvirke politisk samhandling, tjenestestruktur, arbeidsgiverforhold og investeringer i kommunene.
7.2 Tjenestesamarbeidet i Midt-Finnmark har i første fase prioritert utvikling av samarbeid innenfor planarbeid, barnevern, IKT, økonomiforvaltning, innkjøpskompetanse og kompetanseutvikling. Saksframlegg med utkast til tjenesteavtaler på disse områdene fremmes for behandling i kommunestyrene i løpet av 2021.
7.3 Som grunnlag for det videre samarbeid skal det lages en prosjektplan som redegjør for prioriteringer av nye samarbeidsområder, milepeler og planlagt ressursbruk i tråd med målene for samarbeidet jf. pkt. 4. Prosjektplanen vil være et viktig dokument for dialog med overordnet myndighet om faglig bistand og finansiering.
8. Organisering av samarbeidet
Utvikling av et forpliktende kommunesamarbeid i Midt-Finnmark stiller krav til samarbeidsorganer som kan ivareta politisk, administrativ og faglig koordinering. Behov for representasjon og grad av formalisering vurderes årlig i lys av samarbeidets utvikling. For 2021 skal samarbeidets utvikling ivaretas av følgende samarbeidsorganer:
8.1 Politisk styringsgruppe bestående av ordførerne i kommunene. Bredere politisk deltakelse, herunder dialog med felles formannskap eller felles kommunestyremøte vurderes etter behov. Representanter fra myndigheter på regionalt og nasjonalt nivå kan tiltre styringsgruppen med møte- og talerett. Styringsgruppen skal drøfte veivalg og prioriteringer i det forberedende arbeidet og holdes løpende orientert om samarbeidets utvikling.
8.2 Administrativ prosjektgruppe bestående av rådmenn/kommunedirektørene, med tillegg av representant fra Statsforvalteren og faglig fellesressurs. Bredere administrativ deltakelse fra berørte kommunalsjefer, tillitsvalgte og representanter for berørte regionale og nasjonale myndigheter vurderes etter behov. Prosjektgruppen har ansvar for utredning og iverksetting av prioriterte samarbeidsområder inkl. prosess mot styringsgruppen og felles saksframlegg for kommunestyrene. Prosjektgruppen vurderer løpende behov for etablering av prosjektgrupper og fagnettverk, inkl. bistand fra eksterne ressurspersoner.
9. Finansiering av samarbeidets utvikling
9.1 Det prosjektbaserte samarbeidet i Midt-Finnmark skal utvikles i nær dialog med Statsforvalteren i Troms og Finnmark. Grunnavtalen legges til grunn for søknad om prosjektskjønn og dialog om finansiering mot fylkeskommunen og andre statlige myndigheter.
9.2 Det er ønskelig at fremtidig finansiering av samarbeidet knyttes opp mot den regionale utviklingsavtalen for Midt-Finnmark jf. punkt 6.2.
9.3 Løpende prosjektkostnader dekkes gjennom egenandel og eksterne søkbare midler iht. prosjektplan.
9.4 Langsiktig avhengighet til midlertidig prosjektfinansiering er ikke ønskelig for lovpålagte oppgaver. Samarbeidet skal bidra til at ansvaret for tjenesteutvikling kan ivaretas lokalt og finansieres som del av kommunenes ordinære finansiering.
10. Kostnadsfordeling i vedtatt tjenestesamarbeid
Kommunene ønsker en helhetlig tilnærming til kostnadsfordeling, der det tas hensyn til fordelingseffekter i det samlede tjenestesamarbeidet. Detaljerte kostnadsnøkler for den enkelte tjeneste bør unngås. Ved fordeling av kostnader skal følgende hovedprinsipper gjelde:
10.1 Kostnadsfordelingen beregnes ut fra et nærmere definert fast grunnbeløp og antall innbyggere i den enkelte kommune.
10.2 Det skal gjøres en nærmere vurdering av budsjett og kostnadsfordeling i felles saksframlegg og tjenesteavtaler på de enkelte tjenesteområder.
11. Personalpolitiske retningslinjer
I løpet av 2021 skal det utarbeides felles personalpolitiske retningslinjer for håndtering av konsekvenser for arbeidsgiver og de ansatte av vedtatte omstillinger. Dette arbeidet skal utførers i dialog med de ansatte og deres organisasjoner.
12. Inntreden og uttreden av samarbeidet
12.1 Inntreden av nye deltakerkommuner i grunnavtalen og inngåtte tjenesteavtaler kan skje dersom alle de opprinnelige deltakerkommunene slutter seg til dette.
12.2 Grunnavtalen er ikke til hinder for deltakelse i annet interkommunalt samarbeid med andre kommuner, forutsatt at dette er drøftet med partene i grunnavtalen.
12.3 Regler for uttreden fra inngåtte tjenesteavtaler reguleres av kommuneloven og vil framgå av den enkelte tjenesteavtale i tråd med kommunelovens §20-4.
13. Iverksetting
Denne grunnavtalen trer i kraft så snart kommunestyrene har behandlet avtalen.
Dato: 25.02.2021
Xxx Xxxxxxx Xxxxxx
Ordfører
Gamvik kommune