OM AKTSOMHETSVURDERINGER ETTER ÅPENHETSLOVEN
RAPPORT 2024
OM AKTSOMHETSVURDERINGER ETTER ÅPENHETSLOVEN
I KONSERNET TRONDHEIM SPEKTRUM
T R O N D H E I C A T E R I N G
1. Innledning
Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (“Åpenhetsloven”) trådte i kraft 1. juli 2022, og har som formål å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Trondheim Spektrum Eiendom AS med tilhørende datterselskaper, herunder Trondheim Spektrum AS og Trondheim Catering AS (“Konsernet Trondheim Spektrum”) er omfattet av Åpenhetsloven, jf.
§§2 og 3. Dette innebærer at konsernet Trondheim Spektrum skal utføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper jf. Åpenhetsloven §4, og offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene innen 30. juni hvert år, jf. Åpenhetsloven §5.
Denne rapporten beskriver arbeidet knyttet til Åpenhetsloven for regnskapsåret 2023, og beskriver hvordan konsernet Trondheim Spektrum arbeider aktivt for å redusere risiko for negativ miljøpåvirkning, brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
2. Om konsernet Trondheim Spektrum
2.1 Om konsernet
Konsernet Trondheim Spektrum er en ledende tilbyder av unike opplevelser for idrett, kultur og næringsliv i Trondheim.
Trondheim Spektrum Eiendom AS
Trondheim Spektrum Eiendom AS er eid av Trondheim Kommune og er en av Europas største flerbruksarenaer. Trondheim Spektrum Eiendom AS har som formål å forvalte, drifte, vedlikeholde, utvikle og leie ut eiendommen.
Trondheim Spektrum AS
Trondheim Spektrum AS er et datterselskap av Trondheim Spektrum Eiendom AS og arrangerer konserter, idrettsarrangement, konferanser, messer og bedriftsarrangementer i Trondheim.
Trondheim Catering AS
Trondheim Catering AS er et datterselskap av Trondheim Spektrum AS, og er Trondheim Spektrums restauratør. Trondheim Catering AS innehar Trondheims største kjøkken og leverer catering og serveringstjenester til små og store arrangementer både i og utenfor Trondheim Spektrum.
2.2 Xxxxxxx og etiske retningslinjer
En av våre kjerneverdier i konsernet Trondheim Spektrum er ANSVARLIG. Vi er opptatt av å ta ansvar for potensielle negative konsekvenser vårt arbeid kan ha på samfunnet. Vi gjennomfører derfor løpende risikovurderinger av våre aktiviteter, leverandører og samarbeidspartnere for å identifisere mulig negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Hvis vi skulle avdekke slik risiko vil vi sette i gang passende tiltak for å unngå, stanse eller begrense slik negativ påvirkning.
Vår virksomhet krever tillit fra kunder og samfunnet for øvrig. For å oppnå tillit er vi avhengig av å opptre med profesjonalitet, dyktighet og høy etisk standard i alle ledd. Dette gjelder både for drift av konsernet Trondheim Spektrum og handlemåten til hver enkelt ansatt.
I konsernet Trondheim Spektrum godtar vi ikke brudd på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold. Vi har et avvikssystem som skal fange opp eventuelle uakseptable hendelser, og har tydelige regler om konsekvenser ved brudd på våre etiske retningslinjer. Konsernet Trondheim Spektrum stiller krav til at våre ansatte, samarbeidspartnere og leverandører etterlever våre etiske retningslinjer med fokus på menneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold, miljø og antikorrupsjon.
Våre etiske retningslinjer har vi tydeliggjort for våre ansatte blant annet i vår personalhåndbok, og alle våre leverandører og samarbeidspartnere må forplikte seg til våre etiske retningslinjer gjennom vår “Erklæring for leverandører og samarbeidspartnere”.
Våre etiske retningslinjer er:
• Vi skal støtte og respektere internasjonalt vedtatte menneskerettigheter.
• Vi skal sørge for at alle ansatte har anstendige arbeidsforhold.
• Vi skal sørge for et godt arbeidsmiljø med trivsel og trygghet mot fysiske og psykiske skader.
• Vi skal støtte avskaffelse av tvangsarbeid og barnearbeid.
• Vi har nulltoleranse for diskriminering, trakassering og mobbing.
• Vi har nulltoleranse for alle former for korrupsjon inkludert utpressing, bestikkelser og hvitvasking.
• Vi skal arbeide aktivt med å begrense negativ miljøpåvirkning.
3. Aktsomhetsvurderinger
Konsernet Trondheim Spektrum har gjennomført aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper, jf. Åpenhetsloven § 4 første ledd.
Konsernet Trondheim Spektrum jobber aktivt for å redusere risiko for negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Vi har som nevnt over utarbeidet etiske retningslinjer som blant annet forplikter virksomheten til å foreta løpende risikovurderinger knyttet til våre aktiviteter, leverandører og samarbeidspartnere.
3.1 Rutiner og retningslinjer
Konsernet Trondheim Spektrum har flere rutiner og retningslinjer som er innarbeidet i den ordinære forretningsdriften knyttet til hvordan det skal jobbes for å redusere risiko for negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Eksempelvis har vi rutiner for kontroll opp mot norsk foretaksregister for å kvalitetssikre seriøsitet hos leverandører og samarbeidspartnere.
Vi har også etablerte retningslinjer ved bruk av dugnadspersonell. Trondheim Spektrum AS og Trondheim Catering AS benytter i stor grad dugnadspersonell til bistand ifm. arrangementer. Dugnadspersonell kan være en utsatt gruppe i forhold til arbeidsforhold, men i konsernet Trondheim Spektrum har vi sterkt fokus på at dugnadspersonellet skal trives på jobb, få anstendige arbeidsforhold og anstendig godtgjørelse. Dugnad er en viktig del av strategien til konsernet Trondheim Spektrum for å kunne bidra til og styrke fellesskapet, samt skape muligheter for ideelle organisasjoner.
Videre har vi utarbeidet “Erklæring for leverandører og samarbeidspartnere” som inkluderes i konsernet Trondheim Spektrum sine avtaler. Slik forpliktes også disse til å følge konsernet Trondheim Spektrum sine etiske retningslinjer, og det kommuniseres også tydelig utad hvilke forventninger vi har til et ansvarlig næringsliv.
Retningslinjene er godkjent på høyeste ledelsesnivå i virksomheten og fastsetter hvilke forventninger på menneskerettsområdet vi stiller til våre ansatte, våre forretningspartnere og andre parter som har en direkte tilknytning til vår virksomhet, våre produkter eller tjenester.
3.2 Kartlegging og vurdering
Konsernet Trondheim Spektrum har foretatt en kartlegging og vurdering av vår leverandørkjede for å skaffe kunnskap om hvilken potensiell risiko vår virksomhet utgjør for negativ påvirkning på arbeidsforhold og menneskerettigheter.
Det ble tatt et utvalg fra leverandørlisten basert på hvor det er størst sannsynlighet for risiko, hvor risikoen er mest alvorlig og vår potensielle påvirkningsmulighet er størst. For inneværende periode har vi valgt å ha fokus på lokale leverandører.
Deretter gjennomførte vi en risikovurdering. Vi vurderte sannsynlighet og konsekvens både for faktiske og potensielle negative forhold ved hver enkelt leverandør og samarbeidspartner i utvalget.
3.3 Resultat av aktsomhetsvurdering
Konsernet Trondheim Spektrum har så langt ikke avdekket risiko for uakseptabel negativ påvirkning blant våre leverandører og samarbeidspartnere. Aktsomhetsvurdering er en dynamisk prosess, og vi gjennomfører risikovurderinger for å identifisere potensiell negativ påvirkning på mennesker, samfunn og miljø. Vårt mål er å stadig forbedre egne og våre leverandørers prosesser.
4. Tiltak
Dersom det skulle oppdages faktiske negative konsekvenser på arbeidsforhold eller menneskerettigheter blant våre samarbeidspartnere eller i vår leverandørkjede vil vi vurdere tiltak basert på alvorlighet og vår påvirkningsmulighet, herunder vår markedsposisjon og vår posisjon i leverandørkjeden.
I konsernet Trondheim Spektrum ønsker vi i størst mulig grad å kunne bidra til å gjøre våre leverandører og samarbeidspartnere bedre. Vi vil derfor søke å opprettholde vår
forretningsforbindelse samtidig som vi iverksetter risikoreduserende tiltak. Dersom slike tiltak ikke gir ønsket resultat vil vi vurdere midlertidig brudd i forretningsforholdet samtidig som vi følger opp med risikoreduserende tiltak. I siste instans avslutter vi forretningsforholdet hvis vi ikke ser ønsket resultat, eller hvor alvorlighetsgraden gjør det uforholdsmessig byrdefullt å opprettholde forretningsforbindelsen.
5. Innsynsbegjæringer og varsel ved potensiell risiko
Konsernet Trondheim Spektrum har etablert rutiner for innsynsbegjæringer og varsel ved potensiell risiko. Innsynsbegjæringer og eventuelle varsel hvor det mistenkes risiko for negativ påvirkning på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold bes rettet til vårt kontaktskjema på hjemmesiden eller til e-post: xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger for konsernet Trondheim Spektrum er signert digitalt av styret i Trondheim Spektrum Eiendom:
Xxxxx Xxxxxxxxxxx, styreleder i TSE Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx, styremedlem i TSE Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx, styremedlem i TSE Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx, daglig leder i TSE