Brukeravtale mellom
Brukeravtale mellom
Hakadal Idrettslag og Varingskollen Alpinsenter
1. Partene
Partene i avtalen er
● Hakadal Idrettslag (HIL), organisasjonsnummer XXX YYY ZZZ
● Varingskollen Alpinsenter (VS), organisasjonsnummer ZZZ YYY XXX
2. Bakgrunn og generelle bestemmelser
Avtalen regulerer rettigheter og plikter mellom HIL og VS, og skal sikre tilrettelegging for skiaktiviteter i regi av HIL.
Bakkene i Varingskollen Skisenter er åpne og tilgjengelige for alle i alpinanleggets åpningstid. HIL får prioritet til å gjennomføre organisert trening i definerte deler av anlegget.
I tillegg har HIL en vesentlig interesse i lysløypa i Varingskollen, som strekker seg øverste parkeringsplass for alpinanlegget og nordover mot Hakadalsfeltet. I deler av dette anlegget er det også snøproduksjon, basert på VKs infrastruktur for snølegging. Snøproduksjonen i lysløypa gjør langrennsgruppa i HIL på dugnad.
HIL avtaler med daglig leder i VK om bruk og tilganger til VKs ressurser. Det avholdes et møte før sesong (okt/nov) og etter sesong (mai/jun). Daglig leder VK har ansvar for å kalle inn til møtene, og forberede disse.
HIL plikter å melde inn en oversikt over renn og andre arrangementer til VK senest den
15. november hvert år. I tillegg skal lokale renn avvikles. Disse tidfestes etter beste evne.
Sikkerhet, samarbeid og fleksibilitet skal være stikkord for begge parter i forbindelse med gjennomføring av denne avtalen.
3. Definisjoner
Definisjoner av de ulike delene av anlegget i VK og HILs bruk av disse:
● Olaløypa - er det primære treningsområdet for slalom og storslalom. Nødvendig passasje for publikum skal sikres slik at disse kan benytte nedfarten. HIL benytter området.
● Kariløypa - har kun unntaksvis vært åpent de senere årene. Bruk av løypa avtales direkte mellom HIL og VK dersom det skulle bli aktuelt.
● Trollparken - er primært område for skicross. For alpine formål / alpinskole kan denne benyttes med løypemodeller etter avtale. Maksimalt en profil tillates. Profil settes i samarbeid med VKs ansatte.
● Terrengparken - trening kan organiseres, men skal ikke være til hinder for øvrig publikum.
● Hakkebakken - treningsområde for yngre. For alpine formål / alpinskole kan denne benyttes med løypemodeller etter avtale. Maksimalt to profiler tillates. Profil settes i samarbeid med VKs ansatte.
● Barnebakken - treningsområde for yngre. For alpine formål / alpinskole kan denne benyttes med løypemodeller etter avtale. Maksimalt en profil tillates. Profil settes i samarbeid med VKs ansatte.
● Lysløypa - treningsområde for langrenn, med snøproduksjon i deler av løypa. Før Olaløypa og eventuelt Kariløypa åpner, har HIL anledning til å benytte de nedre delene av disse løypene for langrenn. Ved åpning av Olaløypa skal bruken opphøre. Ved en eventuell åpning av Kariløypa skal bruk avtales nærmere.
4. Trening
Bestemmelsene nedenfor gjelder primært gjennomføring av alpintrening i anlegget.
● HIL er ansvarlig for at gjeldende regler og rutiner blir utlevert, eller på annen måte gjort kjent for aktuelle ledere og trenere
● HILs trenere og/eller ledere plikter å sette seg inn i de regler og rutiner som gjelder, og skal følge disse.
● HIL sørger for nødvendig sikring av treningsarealer slik at det ikke oppstår unødvendig fare.
5. Xxxxxxxxxxxxx og andre arrangement
Alpint
● HIL er ansvarlig for at gjeldende regler og rutiner blir utlevert, eller på annen måte gjort kjent for involverte i rennet.
● HIL kan benytte anlegget som treningsarena etter sesongslutt for alpinanlegget. Heiser og bakker holdes åpne så lenge forholdene tillater det. HIL kan invitere andre klubber til lukkede samlinger.
● HIL eller ledere som er satt til å lede renn eller lignende arrangementer plikter å følge gjeldende regler.
● HIL plikter å kontakte VK senest én uke før gjennomføring av rennet, med informasjon angående rennet
● HIL kan sette opp telt og lignende midlertidige installasjoner for sine arrangement. Dersom disse skal stå på VKs område kan dette kun skje etter nærmere anvisning fra VK.
● HIL plikter å besørge nødvendig avsperring eller annen egnet sikring, slik at sikkerheten til tilstedeværende i anlegget blir ivaretatt. Tilstedeværelse av lege, syketransport eller lignende er arrangørs ansvar (HIL).
● Ikke relevant for alpin
● HIL plikter å kontakte VK senest én uke før gjennomføring av rennet, med informasjon angående rennet
● HIL kan sette opp telt og lignende midlertidige installasjoner for sine arrangement. Dersom disse skal stå på VKs område kan dette kun skje etter nærmere anvisning fra VK.
● HIL plikter å besørge nødvendig sikring mot løypene i alpinanlegget, slik at sikkerheten til tilstedeværende i anlegget blir ivaretatt. Tilstedeværelse av lege, syketransport eller lignende er arrangørs ansvar (HIL).
● HIL har anledning til å benytte øvre parkeringsområde (P1) i forbindelse med avvikling av langrennsrenn, primært parkeringen mot nord. HIL gis også anledning til å kreve inn parkeringsavgift innenfor en avsperret del av parkeringen.
6. Snøproduksjon og preparering
Alpint
HIL skal være behjelpelig med å sikre tidlig snøproduksjon. Følgende prioritet benyttes for snølegging:
● Hakkebakken I
● Terrengparken (80%)
● Heistrasé til Varingskollen topp
● Rullebånd
● Olaløypa - fra bunn til Vassfaret
● Olaløypa - fra Vassfaret til Varingskollen topp
● Hakkebakken II
HIL har selv ansvaret for snøproduksjon i lysløypa, men har anledning til å låne nødvendig utstyr og overskuddskapasitet for snøproduksjon fra VK så lenge dette ikke går ut over snøproduksjonen i alpinanlegget.
VK skal stille med ressurser til preparering av den delen av lysløypa som har kunstsnøanlegg. Dette koordineres mellom HIL og VK. Kostnadene dekkes av HIL (kr
50.000 per år). Strøm + timer.
7. Bruk av bygninger og infrastruktur
HIL får lagre nødvendig utstyr i driftsgarasje i VK så lenge det er plass til det. Primært skal nødvendig utstyr til alpingruppa lagres her (staur, sikkerhetsnett og så videre), og dette har forrang med tanke på lagring. I tillegg kan langrennsgruppas utstyr, inklusive snøscooter, lagres i driftsgarasjen.
HIL har anledning til å selge reklameplass i anlegget. Det skal avtales nærmere hvor reklamen kan plasseres. Det skal sikres en enhetlig design i samarbeid med VK. VK kan legge begrensninger på profilering som ikke passer i anleggets profil, eller som er konkurrerende med øvrige bidragsytere til VK. VK regulerer ikke reklame som settes opp på HILs egne objekter. VK regulerer ikke reklame som benyttes under HILs arrangementer i Varingskollen.
8. Personellressurser
Trenere, styret og ledere i HIL kan ikke instruere ansatte i VK. Tjenester som leveres mellom HIL og VK reguleres gjennom avtale, og kommuniseres via daglig leder i VK til relevant personell i HIL.
HIL loggfører utført timetall for VK i form av dugnader. HIL mottar rimelig motytelse i form av transporthjelp i bakken, leie av anlegg utenom åpningstid, hjelp til avvikling av arrangement, hjelp i snøproduksjonen i lysløypa, og hjelp til avvikling av arrangement. Ytelsene loggføres for å sikre balanse mellom partene.
9. Priser
XXX har anledning til å hente ut X trenerkort ved sesongstart i VK. Disse gir rett til fri passering i heis så lenge det foregår trening organisert av HIL i alpinanlegget.
Ved alle alpinrenn i HILs regi, mottar HIL frikort for å kunne utføre sine oppgaver. HIL leverer oversikt over funksjonærer til VK i god tid før rennavvikling.
Ved alle renn i alpinanlegg selges det rennkort som gjelder den dagen. Disse koster for sesongen 2016/17 190,- pr dag.
Forøvrig avtales det ingen rabatterte priser for HILs medlemmer i sesongen 2016/17, men dette skal reforhandles etter første driftssesong.
Eksterne klubber som har treningstider.
Eksterne klubber som er tildelt treningstider i Varingskollen vil få utlevert maks to trenerkort pr klubb. Dette forutsetter minimum 10 aktive løpere i snitt pr treningsgruppe. Grupper som er mindre vil få 1 trenerkort pr klubb. Dette gjelder både alpinklubber, snowboard og jibbing.
Treningskort har en varighet på 3 timer fra aktivisert, og koster XX.
10. Avtalevarighet
Avtalen gjelder for 1 - ett - år av gangen, og reforhandles på høstmøtet. Avtalen signeres i 2 - to - eksemplarer, hvor partene beholder hver sin.
11. Tvister
Eventuelle tvister i gjennomføringen av avtalen skal løses gjennom oppnevnte representanter fra VK og HIL. Partene kan enes om bruk av tredjepart for å løse tvistene.