Tilbudsfrist: 2016-02-12 kl 12:00
Saksnummer: 15/029924
Konkurransegrunnlag for konkurranse med forhandling 1 trinn under EØS-terskelverdi og anskaffelser av uprioriterte tjenester (FOA del I og II) ved anskaffelse av: |
Medieovervåking og -analyse |
Tilbudsfrist: 2016-02-12 kl 12:00
Innholdsfortegnelse
4
1.2.2 Anskaffelsens gjenstand 5
1.2.3 Anskaffelsens økonomiske verdi 5
1.3 Kunngjøring av anskaffelsen 5
5
2.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget 6
2.3 Kontakt med oppdragsgiver i tilbudsfasen 6
2.7 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget 7
2.8 Spørsmål til konkurransegrunnlaget 7
2.9 Tilbyders deltakelseskostnader 7
7
4 Konfidensialitet og offentlighet
7
8
5.4 Tilbud på hele eller deler av leveransen 9
5.7 Tilbakekalling av tilbud 9
10
10
7.1 Om kvalifikasjonskravene 10
7.2 Krav til betalt skatt- og merverdiavgift 11
7.3 Krav til organisatorisk og juridisk stilling 11
7.4 Krav til økonomisk og finansiell stilling 11
7.5 Krav om overholdelse av ILO-konvensjonene 12
7.6 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner 12
8 Kravspesifikasjon, tildelingskriterier og evaluering
14
8.2 Besvarelse av kravspesifikasjonen og tildelingskriteriene 14
16
9.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse 16
9.2 Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode 16
19
19
1 Innledning
Statens pensjonskasse, heretter kalt SPK, inviterer til konkurranse med forhandling for inngåelse av kontrakt for kjøp av medieovervåking og -analyse.
Tilbyder må innlevere tilbud i henhold til informasjonen i dette konkurransegrunnlaget. Tilbyderen må kontrollere at det mottatte konkurransegrunnlaget inneholder alle tekstsider og vedlegg som er angitt.
1.1 Om oppdragsgiver
Statens pensjonskasse (SPK) er den største leverandøren av offentlig tjenestepensjon i Norge.
SPK er underlagt Arbeids- og sosialdepartementet, og det er Stortinget som fastsetter rammevilkårene våre. På vegne av staten forvalter vi pensjonsrettigheter på 499 milliarder kroner for ca. 1 600 virksomheter og mer enn én million tidligere og nåværende tilsatte i stat, skole, forskning, apotek og organisasjoner. I 2014 betalte vi ut 24 milliarder kroner i pensjoner.
For statsansatte er medlemskapet i SPK obligatorisk. Andre virksomheter med tilknytning til det offentlige, for eksempel statlige selskaper, er kunder hos oss på frivillig basis.
Deres ansatte blir dermed medlemmer i Statens pensjonskasse.
I tillegg til alderspensjon, tilbyr SPK uførepensjon, etterlattepensjon, gode forsikringsordninger og gunstig boliglån. SPK er dessuten en stor leverandør av pensjonskurs, og vi forvalter pensjonsfondet for alle apotekene i Norge.
SPK har ca. 400 medarbeidere.
For ytterligere informasjon om SPK, se: xxxx://xxx.xxx.xx.
Kommunikasjonsrområdet består av fem medarbeidere.
Overordnet er områets oppgave å legge til rette for best mulig kommunikasjon og samarbeid, både internt og mot kunder, medlemmer, samarbeidspartnere, media og samfunnet for øvrig.
Kort om områdets ansvarsområder:
• Ansvar for at SPK når frem til sine målgrupper med klare budskap og en enhetlig grafisk profil.
• Ansvar for utviklingen av SPKs kommunikasjonsstrategi. Hjelp til å utforme og gjennomføre delstrategier og tiltak ute i organisasjonen, i samarbeid med de ulike virksomhetsområdene i SPK.
• Redaktøransvar for xxx.xx og intranett. Det innebærer både løpende drift og utvikling av nye nettbaserte tjenester.
• Ansvar for mediehåndtering og samfunnskontakt.
• Ansvar for årsberetning, og bistand i rapporteringen til og dialogen med eier.
• Utformer og forvalter SPKs grafiske og (klar)språklige profil.
Områdets kjerneoppgaver:
• Løpende informasjons- og nyhetsformidling, både eksternt og internt.
• Medieovervåkning, mediehåndtering og råd til organisasjonen i mediespørsmål.
• Koordinering og utforming av kommunikasjonstiltak.
• Produksjon av informasjonsmateriale, annonser og annet salgsverktøy.
• Arrangering av skrivekurs, kvalitetssikring av brev og gjennomføring av andre tiltak for å øke språk- og kommunikasjonskompetansen i SPK.
• Støtte i alle rekrutteringsprosesser og produksjon av stillingsannonser.
1.2 Om anskaffelsen
SPK er avhengig av kontinuerlig medieovervåkning for å sikre god oversikt over omtale av egen virksomhet i mediebildet. Medieovervåkingen skal også hjelpe oss å holde oversikt over hva som skrives/sies om og av andre pensjonsleverandører, rammebetingelser i pensjonsmarkedet (f.eks. politiske føringer, utspill fra partene i arbeidslivet) og viktige hendelser knyttet til arbeidsgiverkundene våre. Overvåkingen skal i tillegg gi oversikt over omtale innenfor de to andre forretningsområdene våre, boliglån og forsikring. Oversikten utgjør viktig og nødvendig ledelses- og styringsinformasjon for SPK.
For å holde oversikt over alt dette er det nødvendig med en tjeneste som kontinuerlig og systematisk overvåker mediene, og presenterer mediebildet på en oversiktlig og relevant måte. Tjenesten må innebære tilgang til en portal for overvåking av riks- regionale- og lokale medier på papir og web, magasiner/blader, tidsskrifter og alle sentrale etermedier (radio og TV) og sosiale medier.
1.2.2 Anskaffelsens gjenstand
Denne anskaffelsen dekker tjenester innenfor medieovervåking og -analyse, samt relaterte tjenester. Med medier menes her alle relevante kildetyper.
1.2.3 Anskaffelsens økonomiske verdi
Anslått økonomisk verdi på avtalen er under 1 000 000 kr over 4 år.
Avtaleforholdet vil bli regulert av Statens standardsavtale for oppdrag, SSA-O. For oppdraget skal det inngås kontrakt med én leverandør.
Avtalens varighet vil være 2 år. Oppdragsgiver skal ha opsjon på forlengelse av avtalen i ytterligere 2 år/1+1, til sammen maksimalt 4 år.
1.3 Kunngjøring av anskaffelsen
Kunngjøringen ble sendt til Doffin på dato angitt i kapittel 2.5.
2 Administrative bestemmelser
2.1 Anskaffelsesprosedyre
Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA).
Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandling i 1 trinn i henhold til FOA del I og II. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandører mulighet til å levere tilbud.
2.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget
Konkurransegrunnlaget består av to deler:
Del 1 (dette dokument) inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Del 1 har følgende vedlegg:
• Vedlegg A: ILO Konvensjoner
• Vedlegg B: Tilbudsbrev
• Vedlegg C: Forbehold og avvik
• Vedlegg D: Besvarelsesmal for tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner
Del 2 inneholder kontrakten for denne anskaffelsen, «Avtale om medieovervåking og – analyse», basert på Statens standardavtale for oppdrag, SSA-O. Oppdragsgivers kravspesifikasjon ligger også i denne delen. Tilbyder skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i disse dokumentene. Del 2 inneholder den generelle avtaleteksten og følgende bilag:
• Bilag 1: Kundens beskrivelse av oppdraget
• Bilag 2: Konsulentens spesifikasjon av oppdraget
• Bilag 3: Utgår.
• Bilag 4: Administrative bestemmelser
• Bilag 5: Samlet pris og prisbestemmelser
• Bilag 6: Endringer i den generelle avtaleteksten
• Bilag 7: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen
2.3 Kontakt med oppdragsgiver i tilbudsfasen
2.4 Språk
All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet.
2.5 Fremdriftsplan
Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende fremdriftsplan.
Aktivitet | Dato |
Kunngjøring i Doffin | 2016-01-21 |
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget | 2016-02-09 kl 12:00 |
Tilbudsfrist | 2016-02-12 kl 12:00 |
Tilbudsåpning | 2016-02-12 |
Tilbudsevaluering | Uke 7-10 |
Forhandlinger | Uke 10-11 |
Meddelelse om kontraktstildeling | Uke 12 |
Karensperiode | 10 dager etter meddelelse |
Kontraktsignering | Etter utløp av karensperiode |
2.6 Tilbudskonferanse
Det vil ikke avholdt tilbudskonferanse.
2.7 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget
Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige.
Rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget vil bli kunngjort på Doffin senest 6 dager før tilbudsfristens utløp.
2.8 Spørsmål til konkurransegrunnlaget
Alle spørsmål som SPK mottar vil besvares og tilgjengeliggjøres for samtlige tilbydere via Mercell-portalen, i anonymisert form. SPK forbeholder seg retten til å avvise ethvert spørsmål som SPK vurderer som irrelevant eller ledende. Enhver informasjon fra SPK som tilbyder får på en annen måte enn beskrevet over, vil med henblikk på evalueringen og kontrakten bli ansett for ikke å ha blitt gitt.
2.9 Tilbyders deltakelseskostnader
Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering, eller oppfølging av tilbudet og anskaffelsesprosessen forøvrig vil ikke bli refundert.
Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med tilbyder, eller involvere oppdragsgiveren i økonomiske forpliktelser.
3 Lønns- og arbeidsvilkår
I henhold til § 6 i forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, informeres det om at det er inntatt kontraktsklausul om lønns- og arbeidsvilkår i avtalen, se kapittel 3.4.
4 Konfidensialitet og offentlighet
4.1 Taushetsplikt
4.2 Offentlighet
Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) § 23.
Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten i offentleglova. Av disse unntakene er unntaket for innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jf. offentleglova § 13, jf. forvaltningsloven § 13.
Ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn, jf. offentleglova § 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova § 11.
5 Krav til tilbudet
5.1 Tilbudsstruktur
Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. følgende inndeling:
• Dokument 1: Signert tilbudsbrev
Tilbudsbrevet skal inneholde følgende (vedlegg B):
1.1. Referanse til konkurransegrunnlagets navn og nummer.
1.2. Leverandørens adresse, telefon- og faksnummer, organisasjonsnummer.
1.3. Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse.
1.4. Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist, jf. kapittel 5.3.
1.5. Forpliktende underskrift fra en person med myndighet til å signere på vegne av leverandøren.
Dokumentet skal leveres med filnavn: <tilbyder>-følgebrev.pdf
• Dokument 2: Besvarelse av kravspesifikasjon og tildelingskriterier
Dokumentet skal leveres med filnavn: <tilbyder>-besvarelse Del 2.pdf
• Dokument 3: Forbehold og endringer
Dokument 3 skal inneholde eventuelle forbehold eller endringer til konkurransegrunnlaget eller kontrakten, jf. kapittel 5.6 og Vedlegg C.
Dokumentet skal leveres med filnavn: <tilbyder>-forbehold.pdf
• Dokument 4: Administrative bestemmelser
Dokument 4 skal inneholde administrative bestemmelser til avtalen, se Del 2 bilag 4. Dokumentet skal leveres med filnavn: <tilbyder>-adm.best.pdf
• Dokument 5: Sladdet tilbud
Dokument 5 skal inneholde en sladdet versjon av komplett tilbud i PDF-format, jf. kapittel 4.2.
Dokumentet skal leveres med filnavn: <tilbyder>-sladdet.pdf
Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav:
Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravene skal lastes inn som egne filer i Mercell. Dette gjelder:
- Skatteattester jf. kapittel 7.2.
- Dokumentasjon av leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. kapittel 7.3.
- Dokumentasjon av leverandørens økonomiske og finansielle stilling, jf. kapittel 7.4.
- Egenerklæring om overholdelse av ILO konvensjoner, jf. kapittel 7.55 og vedlegg A.
- Dokumentasjon av tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. kapittel 7.66 og vedlegg D.
5.2 Tilbudsformat
Dokumentasjonen skal leveres i PDF-format, eller tilsvarende, hvor tekst i PDF- dokumentene er søkbar. Unntak fra dette er besvarelse av priser som angis i Excel- format eller tilsvarende.
All skriftlig informasjon i tilbudet og dokumentasjon skal være på norsk.
5.3 Vedståelsesfrist
Tilbudet skal ha en vedståelsesfrist på 6 mnd., regnet fra tilbudsfristen.
5.4 Tilbud på hele eller deler av leveransen
Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen.
5.5 Alternative tilbud
Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud.
5.6 Forbehold og endringer
Vesentlige forbehold og endringer vil føre til avvisning av tilbudet.
Forbehold og endringer skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiveren kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og endringer skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget.
5.7 Tilbakekalling av tilbud
Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Tilbudene er ikke tilgjengelige for oppdragsgiver før etter tilbudsfristens utløp.
5.8 Avvisning av tilbud
Avvisningsreglene i FOA §§ 11-10 til 11-12 komme til anvendelse. Vi anmoder tilbyderne om å gjøre seg kjent med disse.
6 Tilbudslevering
6.1 Tilbudsfrist
Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristen angitt i kapittel 2.5. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innleverte tilbud vil bli avvist.
Tilbyder bærer risikoen for feil eller forsinkelser i forsendelsen.
6.2 Leveringsmåte
Alle tilbud skal leveres elektronisk ved bruk av elektronisk signatur via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx, innen tilbudsfristen. Tilbud som leveres på en annen måte vil bli avvist. Har tilbyder spørsmål til SPK vedrørende denne konkurransen, må spørsmålene stilles via kommunikasjonsmodulen i Mercell for at all kommunikasjon skal loggføres.
Er tilbyder ikke bruker hos Mercell eller har spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, eller hvordan tilbud skal innleveres, ta kontakt med Mercell Support: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx. Tlf: + 00 00 00 00 00.
Innlevering av tilbud i Mercell krever elektronisk signatur. Tilbyder vil under innlevering av tilbudet bli bedt om en elektronisk signatur for å bekrefte at det er aktuell tilbyder som har sendt inn tilbudet. Elektronisk signatur kan for eksempel skaffes på xxx.xxxxxxxxx.xxx, xxx.xxxxxxx.xx eller xxx.xxxxxx.xx. Vi gjør oppmerksom på at det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur slik at denne prosessen settes i gang så snart som mulig. Dersom tilbyder har spørsmål vedrørende dette vennligst kontakt Xxxxxxx support.
Vi anbefaler at tilbudet leveres inn i god tid før fristens utløp. Skulle det komme tilleggsinformasjon fra SPK som fører til at tilbyder ønsker å endre tilbudet før fristen utgår, kan tilbyder gå inn og åpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt til tilbudsfristen utgår. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.
7 Kvalifikasjonskrav
7.1 Om kvalifikasjonskravene
Tilbyder må oppfylle kravene opplistet under for å kunne være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte tilbydere som vil få sine tilbud evaluert.
Tilbyder er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist, jf. FOA § 11-10.
7.2 Krav til betalt skatt- og merverdiavgift
KVALIFIKASJONSKRAV | DOKUMENTASJONSKRAV |
Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. | Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: • Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for merverdiavgift utstedt av skattekontoret. • Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for skatt og arbeidsgiveravgift utstedt av skatteoppkreverkontoret. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlige. |
7.3 Krav til organisatorisk og juridisk stilling
KVALIFIKASJONSKRAV | DOKUMENTASJONSKRAV |
Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. | Norske leverandører: • Firmaattest. Utenlandske leverandører: • Bekreftelse på at leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. |
7.4 Krav til økonomisk og finansiell stilling
KVALIFIKASJONSKRAV | DOKUMENTASJONSKRAV |
Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. | Det skal vedlegges soliditetsvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap. Vurderingen må ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist. Vurderingen må opplyse om kredittverdighet og bør opplyse om grad av konkursrisiko (konkursprediksjon). En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Minimum rating A (Dun & Bradstreet) eller tilsvarende. |
Finansiell styrke vurderes i forhold til omsetning, resultatgrad, soliditet og likviditet. |
7.5 Krav om overholdelse av ILO-konvensjonene
KVALIFIKASJONSKRAV | DOKUMENTASJONSKRAV |
Leverandøren skal følge de grunnleggende ILO- konvensjonene og skal arbeide systematisk med å forsikre at firmaets underleverandører også innfrir kravene. | Leverandøren skal ved egenerklæring bekrefte at kravene er oppfylt, se vedlegg A. |
7.6 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner
KVALIFIKASJONSKRAV | DOKUMENTASJONSKRAV |
Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne. | Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten, herunder: • En redegjørelse for foretakets forretningsidé og kjernekompetanse relatert til leveringsomfanget. • En oversikt over selskapets historikk, organisering og eierforhold, samt en beskrivelse av dagens virksomhet. • Det skal gis en kortfattet beskrivelse av det helhetlige kvalitetssikringssystem leverandøren vil legge til grunn for gjennomføring av kontrakten. Besvarelsen skal inntas i besvarelsesmalen for tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner, se bilag 2. |
Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet til å håndtere antatt omfang av oppdrag ifm medieanalyse. | Leverandøren skal redegjøre for sin interne bemanning og kompetanse innenfor fagområdet medieanalyse. |
Leverandøren skal ha god erfaring fra sammenlignbare leveranser. | Leverandøren skal beskrive tre sammenlignbare leveranser de tre siste årene. Med sammenlignbar menes her levering av medieovervåkingstjenester av norske medier med tilsvarende tjenesteinnhold og omfang som beskrevet i anskaffelsens formål. Oppdragsbeskrivelsene skal minimum inneholde: • Kundens navn. • Navn, telefonnummer og e-post adresse til referanseperson hos kunden. • Kort beskrivelse av leveransen og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. • Tidspunkt for gjennomføring. • Omfang av leveranse i beløp. Besvarelsen skal inntas i besvarelsesmalen for tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner, se vedlegg D. SPK forbeholder seg retten til å kontakte referansepersonene som oppgis for å verifisere de oppgitte opplysningene. |
8 Kravspesifikasjon, tildelingskriterier og evaluering
8.1 Kravspesifikasjon
SPKs kravspesifikasjon står i bilag 1 til «Avtale om medieovervåking og –analyse», se konkurransegrunnlagets Del 2.
8.2 Besvarelse av kravspesifikasjonen og tildelingskriteriene
8.3 Tildelingskriterier
Kontrakten tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på kriteriene nedenfor.
Tildelingskriteriene og dokumentasjonkrav gjengis i tabellen nedenfor. Siste kolonne viser prioriteringen av tildelingskriteriene som vil bli benyttet ved evalueringen.
Tildelingskriteriet med prioritet 1 vil tillegges høyest vekt og prioritet 3 lavest vekt.
TILDELINGSKRITERIUM | DOKUMENTASJON | PRIORITET |
Kvalitet - medieovervåking I vurderingen av dette tildelingskriteriet vil vi legge vekt på følgende forhold: • Brukernytte av tilbudt tjeneste. • Portalens funksjonalitet og brukervennlighet. • Tjenestenivå for levering av tjenesten. • Kildeomfang. Det skal tilbys en helhetlig løsning for medieovervåking som best mulig innfrir SPKs behov og krav som beskrevet i bilag 1. Det er ønskelig med god og egnet funksjonalitet med stor grad av brukernytte og høy grad av brukervennlighet. Med brukernytte mener vi for eksempel mulighet til å lage egne rapporter, finne statistikk, lage sammenligninger- /rapporter/presentasjoner, eller opplevd nytte av tilleggsjenester. Portalløsningen skal leveres med et godt tjenestenivå, herunder drift, support etc. | Tilbyder skal levere følgende dokumentasjon for sin portalløsning: • Dokumentasjon av løsningen som beskriver funksjonalitet og bruk. • Presentasjon av og innføring i løsningen i møte med SPK. • Demo-versjon av løsningen med tilgang til evt brukerstøtte og driftsstøtte. Tilbyder skal levere tjenestenivåavtale / SLA som beskriver tjenestenivået. Se nærmere beskrivelse av SLA her: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx- anskaffelser-it/it-drift/sla- tjenesteavtale. Tilbyder skal levere beskrivelse av kildetilgang, herunder oversikt over aviser, fagblader, etermedier, nettsider, sosiale medier og andre kilder. Xxxxxxxx bes også spesisifsere dersom det er vesentlige kilder som ikke overvåkes. | 1 |
Det er ønskelig med et bredt kildetilfang slik at SPK får et helhetlig og dekkende bilde av medieomtale. | ||
Kvalitet – medieanalyse Det skal tilbys gode medieanalyser. Med god medieanalyse mener vi kvalitativ og kvantitativ analyse som belyser SPKs rolle i media. Ved behov må tilbyder også kunne tilby konkurrent-markedsanalyser og sektorvise/tematiske analyser av konkrete tema. Med god analyse mener vi også evne til å strukturere analysen i tråd med våre strategiske behov. | Tilbyder skal levere følgende: • CV for tilbudt analyse-personell. • Beskrivelse av metode og normal struktur i lignende analyser og beskrivelse av evne til å tilpasse analyser til kunders spesifikke behov. Tilbyder kan også legge ved eksempel på analyse. | 3 |
Totale kostnader Totale kostnader vil bli evaluert ut fra følgende: • Eventuelle implementeringskostnader. • Alle faste kostnader knyttet til overvåking, varsling og tilhørende tjenester. • Alle andre kostnader knyttet til overvåking/varsling og tilhørende tjenester. • Eventuelle kostnader knyttet til oppstart, oppsett av søk, opplæring eller annet. • Service og vedlikeholdskostnad regnet over avtaleperioden. | Tilbyder skal fylle ut prismatrisen i bilag 5 vedlegg A. Avvik i forhold til prismatrisen kan medføre avvisning. De oppgitte priser skal dekke tilbudt løsning som beskrevet i bilag 2. | 2 |
8.4 Evaluering
Alle godkjente tilbud vil bli evaluert med score, hvor 10 er høyest og 0 er lavest.
Det er angitt prosenttall som tilsier hvilken vekt de ulike kriteriene skal gis i den samlede vurderingen. Summen av vektene utgjør 100 %.
Ved evaluering av de enkelte tilbud vil oppdragsgiver benytte en evalueringsmodell der poengskalaen for det enkelte evalueringspunkt går fra 0 til 10. Det tilbud som vurderes som best på det enkelte evalueringspunkt vil få 10 poeng og de andre tilbudene vil bli gitt en lavere poengsetting som er relativ til det tilbud som har fått 10 poeng. De innkomne tilbudene vurderes på den måten relativt i forhold til hverandre, og ikke i forhold til eksterne faktorer som for eksempel det samlede markedet, beste praksis eller lignende.
SPK vil ta stilling til funksjonalitet, brukervennlighet og brukernytte i løsningen gjennom utprøving av tilgjengeliggjort test-versjon. Testversjonen trenger ikke være fullstendig med alle søkeord og kilder, men må være representativ for den funksjonalitet og brukervennlighet som kan forventes.
Tilbyder skal ved innlevering av tilbudet gi SPK tilgang til en testportal. Testing av tilbudt portal vil bli vektlagt ved evaluering av tildelingskriteriet kvalitet. Testingen vil bli foretatt av ansatte i kommunikasjonsområdet i SPK.
SPK skal ha tilgang til testversjonen i hele evalueringsperioden. Alle tilbydere vil bli bedt om å legge inn et adekvat antall søkeord som vil være med på å danne grunnlag for testingen. Det gjøres oppmerksom på at det er den tilbudte testløsning som vil bli vurdert, og ikke beskrivelser av ev. framtidig ny funksjonalitet.
Det kreves at tilbyderen skal presentere og demonstrere løsningen i møte med SPK. Det er ønskelig at møtet gjennomføres fysisk i SPKs lokaler, men kan også gjennomføres virtuelt. SPK vil kontakte tilbyderne for å avtale presentasjon når kvalifikasjonsfasen er over.
8.5 Forhandlinger
SPK kan bestemme at forhandlingene skal forløpe i flere faser, og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om, jf. FOA § 11-8. En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene.
Forhandlinger vil bli gjennomført i samsvar med de alminnelige reglene i FOA §§ 3-1 og 3-6.
Etter at forhandlingsfasen er avsluttet vil SPK legge tilbud med eventuelle endringer fra forhandlingsfasen til grunn for sin vurdering. Eget evalueringsutvalg hos oppdragsgiver SPK vil forestå forhandlingene og utarbeide innstilling om valg av leverandør i henhold til tildelingskriteriene.
9 Avslutning av konkurransen
9.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA § 13-1.
9.2 Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode
Xxxxxxxxxxxxx informerer alle tilbydere skriftlig og samtidig om hvem oppdragsgiveren har til hensikt å tildele kontrakt til så snart valg av leverandør er gjort.
Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperioden fra tildelingen gjøres kjent til kontraktsignering er planlagt gjennomført (kontraktsinngåelsen).
Dersom oppdragsgiveren finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått.
Vedlegg A
Egenerklæring - De åtte grunnleggende ILO- konvensjonene
ILO konvensjon nr 87 av 9.7.1948 | Om foreningsfrihet og vern av organisasjonsretten. |
ILO konvensjon nr 98 av 1.7.1949 | Om retten til å organisere seg til å føre kollektive forhandlinger |
ILO konvensjon nr 29 av 28.06.1930 og nr 105 av 25.06.1957 | Om forbud mot og avskaffelse av tvangsarbeid |
ILO konvensjon nr 100 av 29.6.1951 og nr 111 av 25.6.1958 | Om lik lønn for mannlige og kvinnelige arbeidere for arbeid av lik verdi og om diskriminering i sysselsetting og yrke. |
ILO konvensjon nr 138 av 26.6.1973 | Om minstealder for adgang til sysselsetting |
ILO konvensjon nr 182 av 17.6.1999 | Forbud mot og umiddelbare tiltak for å avskaffe de verste former for barnearbeid. |
Jeg bekrefter med dette at [firmanavn] følger alle ovennevnte konvensjoner og at det arbeides systematisk med å forsikre at firmaets underleverandører innfrir kravene. Det bekreftes videre at dersom det oppdages brudd på ovennevnte konvensjoner hos underleverandører, vil det iverksettes tiltak mot den aktuelle underleverandøren for å sikre oppfyllelse av kravene, eller at samarbeid med de aktuelle underleverandørene avsluttes.
Sted/Dato:
Daglig leder (signatur)
Vedlegg B | |
Tilbudsbrev | |
TIL: Statens pensjonskasse Postboks 10 Skøyen 0212 Oslo | |
FRA: | |
Virksomhetens navn: |
|
Organisasjonsnummer: |
|
Postadresse: |
|
Kontaktperson: |
|
Telefonnummer: |
|
E-postadresse: |
|
NB: Selskapets navn og organisasjonsnummer må være i samsvar med det som er oppgitt i firmaattesten.
Tilbud på medieovervåking og -analyse
Viser til forespørsel 15/029924 Anskaffelse av Medieovervåking og -analyse kunngjort på Doffin/Xxx [dato] og tilbyr herved å levere tjenestene.
Vi bekrefter at vi har satt oss grundig inn i konkurransedokumentene.
Vi bekrefter at tilbudet er i overensstemmelse med regler for anskaffelsen med vedlegg og at alle forhold, krav og vilkår er akseptert med mindre det er tatt forbehold i henhold til bestemmelsene i konkurransegrunnlagets punkt 5.6. og vedlegg E Forbehold og avvik er fylt ut.
Vi vedstår vårt tilbud frem til [dato og klokkeslett]. Tilbudet kan aksepteres av Statens pensjonskasse når som helst fram til utløp av vedståelsesfristen.
Signert av bemyndiget representant for tilbyder som også er bemyndiget til å underskrive kontrakt.
Sted/dato:
Signatur:
Tittel:
Vedlegg C
Tilbyders forbehold og avvik
Dette vedlegget skal benyttes dersom Tilbyder har tatt forbehold i tilbudet eller at det inneholder avvik i forhold til konkurransegrunnlagets bestemmelser. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at vesentlige forbehold og avvik kan medføre avvisning fra konkurransen, jf. FOA § 11-11 og § 20-13.
1 Tilbyders forbehold
Viktige forutsetninger som tilbyder har lagt til grunn for utarbeidelse av kalkyler, løsninger m.v. skal samlet angis her.
2 Tilbyders avvik
Dersom tilbyders løsning avviker fra konkurransegrunnlagets bestemmelser og betingelser skal det oppgis samlet i dette vedlegg. For hvert enkelt avvik (en tabell pr avvik), skal følgende tabell fylles ut:
Avvik nr 1:
Henvisning til dokument/bestemmelse: | Angi hvilket dokument/del i konkurransegrunnlaget avviket gjelder: |
Bestemmelsen lyder: | Sett inn den konkrete teksten som avviket knytter seg til. |
Xxxxxx til: | Sett inn den tekst som foreslås å gjelde i stedet for gjeldende tekst. |
Begrunnelse for endring: | |
Konsekvens pris: | |
Konsekvens fremdrift: | |
Øvrige kommentarer: |
Avvik nr 2:
Henvisning til dokument/bestemmelse: | Angi hvilket dokument/del i konkurransegrunnlaget avviket gjelder: |
Bestemmelsen lyder: | Sett inn den konkrete teksten som avviket knytter seg til. |
Xxxxxx til: | Sett inn den tekst som foreslås å gjelde i stedet for gjeldende tekst. |
Begrunnelse for endring: | |
Konsekvens pris: | |
Konsekvens fremdrift: | |
Øvrige kommentarer: |
Vedlegg D
Besvarelsesmal for tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner
I dette vedlegget skal tilbyder besvare dokumentasjonskravene for oppfyllelse av de tekniske og faglige kvalifikasjonskravene i konkurransegrunnlagets kapittel 7.6.
7.6.1 Gjennomføringsevne
Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten, herunder:
• En redegjørelse for foretakets forretningsidé og kjernekompetanse relatert til leveringsomfanget.
Tilbyder besvarer
• En oversikt over selskapets historikk, organisering og eierforhold, samt en beskrivelse av dagens virksomhet.
Tilbyder besvarer
• Det skal gis en kortfattet beskrivelse av det helhetlige kvalitetssikringssystem leverandøren vil legge til grunn for gjennomføring av kontrakten.
Tilbyder besvarer
7.6.2 Kapasitet
Xxxxxxxx skal redegjøre for sin interne bemanning og kompetanse innenfor fagområdet medieanalyse.
Tilbyder besvarer
7.6.3 Erfaring
Tilbyder skal beskrive tre sammenlignbare leveranser de tre siste årene. Oppdragsbeskrivelsene skal inntas i skjemaet nedenfor:
Oppdrag 1
Kundens navn |
Tilbyder besvarer |
Kundens referanseperson (Navn, telefonnummer, e-post) |
Tilbyder besvarer |
Kort beskrivelse av leveransen |
Tilbyder besvarer |
Tidspunkt for gjennomføring |
Tilbyder besvarer |
Omfang av leveransen i beløp |
Tilbyder besvarer |
Oppdrag 2
Kundens navn |
Tilbyder besvarer |
Kundens referanseperson (Navn, telefonnummer, e-post) |
Tilbyder besvarer |
Kort beskrivelse av leveransen |
Tilbyder besvarer |
Tidspunkt for gjennomføring |
Tilbyder besvarer |
Omfang av leveransen i beløp |
Tilbyder besvarer |
Oppdrag 3
Kundens navn |
Tilbyder besvarer |
Kundens referanseperson (Navn, telefonnummer, e-post) |
Tilbyder besvarer |
Kort beskrivelse av leveransen |
Tilbyder besvarer |
Tidspunkt for gjennomføring |
Tilbyder besvarer |
Omfang av leveransen i beløp |
Tilbyder besvarer |