Virksomheters offentlige redegjørelse og åpenhetsloven
Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger
Sikt - Kunnskapssektorens tjenesteleverandør
Redegjørelsen gjelder for 1. juli 2023 til 30. Juni 2024
Virksomheters offentlige redegjørelse og åpenhetsloven
Virksomheter skal utføre aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven § 4. Det fremgår av åpenhetsloven § 5 at virksomheten skal offentliggjøre en redegjørelse for
aktsomhetsvurderingene som er utført. Formålet med redegjørelsen er å gi allmennheten
innsikt i virksomhetens nøkkelfunn i aktsomhetsvurderingene, og hvilke tiltak som er iverksatt.
Introduksjon av Xxxx og dets oppdrag
Sikt er et forvaltningsorgan eid av Kunnskapsdepartementet. Sikt utvikler, anskaffer og leverer produkter og tjenester til utdanning og forskning. Sikt leverer infrastruktur, data og
fellestjenester som gir gode brukeropplevelser og oppfyller de overordnete mål om
digitalisering, datadeling og åpen forskning. Dette gjør vi i samspill med våre brukere og kunder.
Administrativ struktur og ansvarsfordeling i Sikt
Direktøren i Sikt er virksomhetens øverste ansvarlige og har det overordne ansvar for
internkontroll og risikostyring, herunder implementering av åpenhetsloven. Seksjon for innkjøp har ansvar for å gjennomføre anskaffelser og å gjennomføre aktsomhetsvurderinger i
forbindelse med anskaffelsene.
Ansvarsområder og oppgaver for Sikt i anskaffelsesprosesser
Sikt gjennomfører anskaffelser og inngår avtaler og rammeavtaler for virksomheter i kunnskapssektoren. Enkelte av produktene og tjenestene vi anskaffer på vegne av sektoren er kjent for å ha høy risiko. Dette er noe vi anerkjenner og jobber aktivt med. Dette gjelder særlig anskaffelser av IKT hardware som inneholder komponenter som blant annet består av
konfliktmineraler. Sikt stiller krav på vegne av sektoren som går på miljø/klima og sosiale forhold, etter Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Eksempler på det kan være oppfyllelse av REACH og TCO på for eksempel elektronisk utstyr og/eller at leverandørene jobber ut fra åpenhetsloven og kravene som følger der.
Håndtering av klager
Varsler og klager meldes via postmottak til Sikt. Avdeling for virksomhetsstyring behandler klager i henhold til statlige retningslinjer for saksbehandling.
Sikts bruk av høyrisikolisten og aktsomhetsvurderinger
Sikt følger høyrisikolisten utarbeidet av Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ), publisert på xxxxxxxxxxxx.xx. Listen identifiserer produktkategorier med høy risiko for brudd på
T e l e f o n : 7 3 9 8 40 4 0 | E - p o s t : p o s t m o t t a k @ s i k t . n o ● K u n d e k on t a k t : k o n t a k t @ s i k t . n o
B e s ø k s a d r e s s e r : T r o n d h e i m : A b e l s g a t e 5 – T e k n o b y e n ● O s lo : F r i d t j o f N a n s e n s v e i 1 9 ● B e r g e n : L a r s H i l l e s g a t e 2 2
P o s t a d r e s s e : P o s t b o k s 5 7 8 2 T o r g a r d e n , 7 437 T r o n d he i m
grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden. I henhold til Lov om offentlige anskaffelser (LOA) §5, skal virksomheter ha egnede rutiner for å fremme respekt for disse
rettighetene i anskaffelsesprosessen. Vår bruk av DFØs høyrisikoliste er en del av vårt arbeid for å avdekke og håndtere mulige brudd på menneskerettigheter i vår leverandørkjede.
Partnerskap med Factlines og deres rolle
I likhet med flere andre virksomheter i sektoren, har Sikt tilknyttet seg Factlines som samarbeidspartner innenfor aktsomhetsarbeidet. Factlines tilbyr tjenester og verktøy for aktsomhetsarbeidet, og støtter Sikts prosesser innenfor dette arbeidet. Factlines er et norskeid, uavhengig selskap, og er spesialister på oppfølging av etiske, sosiale og miljømessige krav i
leverandørkjeder. Factlines rådgir, utvikler og produserer tjenester med digital støtte for å få effektiv og etterprøvbar informasjon direkte fra leverandører og underleverandører.
Arbeid med leverandører og behandling av avvik
Sikt gjennomfører aktsomhetsvurderinger i forbindelse med anskaffelsene. Vi engasjerer oss i å identifisere og vurdere mulige negative innvirkninger på grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter i vår leverandørkjede. Ved påvisning av negativ innvirkning, innleder vi dialog med den aktuelle leverandøren for å korrigere og bestemme proporsjonale tiltak i forhold til omfanget av innvirkningen.
Sikt har som mål å bidra til å redusere skaden og forhindre at den gjentar seg hvis negativ
innvirkning avdekkes. Aktsomhetsvurderinger av leverandørene våre blir utført gjennom en
risikobasert tilnærming, og vi oppdaterer disse vurderingene minst én gang i året for å sikre at vi alltid har oppdatert informasjon om våre leverandører. Vi bruker Factlines til å hjelpe oss med dette.
Sikt gjennomfører årlig informasjonsinnsamling fra leverandører i form av egenrapportering.
Spørsmålene i egenrapporteringen dekker kravene i FNs Global Compact, leverandørenes kjedeinnsikt og oppfølgingspraksis, i tillegg til deres vurdering av risiko knyttet til brudd på
etiske retningslinjer i de aktuelle produksjonsland. Innhentingen gir grunnlag for analyse om god praksis er etablert for å overholde åpenhetsloven, lov om offentlige anskaffelser § 5 og virksomhetens egne kontraktsbestemmelser.
Sikts leverandører skal opptre i henhold til egne etiske retningslinjer, inkludert at de selv må sikre sin produksjon, sine innkjøp og leveranser. Dersom egenrapportering eller andre
indikatorer gir signaler om avvik, blir disse fulgt opp gjennom henvendelser til leverandør.
Avhengig av omfang og risiko vil avvik kunne avstedkomme opprettelse av forbedringsprosjekt for å skape endringer i samarbeid med leverandør og øvrige aktører i kjeden.
Iverksatte tiltak
Sikt har via sitt medlemskap i Factlines aktsomhetsvurdert leverandører på 38 avtaler i denne perioden. 13 av leverandørene svarte, mens 7 ikke ble ferdige innen fristen. 11 av
leverandørene er vurderte til å ha lav risiko, 1 vurdert til medium og 1 til høy. Flere av leverandørene ble bedt om å bedre rutinene sine og vil bli fulgt opp etter gitte frister.
Avtaleområder som ble vurdert i årets undersøkelse var blant annet renhold, IT-utstyr, mobil, printere og IT-tjenester.
Sikt utarbeidet våren 2024 en egen bærekraftstrategi som er tett koblet opp mot Sikt sin virksomhetsstrategi, der grønne innkjøp og ikke minst menneskerettigheter er viktige prioriterte fokusområder.
Planlagte tiltak
Sikt tar sikte på å øke antallet aktsomhetsvurderinger vi utfører. Disse vurderingene vil bli strategisk utformet, med særlig oppmerksomhet på områder med høyere innkjøpsvolum og kjente risikofaktorer. Dette vil hjelpe oss til å bedre forstå og håndtere mulige risikoer i våre forsyningskjeder.
Har du spørsmål om dette arbeidet eller rapporten, kontakt oss!
Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen håndskrevne signaturer.