Konkurransegrunnlag for
Konkurransegrunnlag for
Dokument- og informasjonsbehandlingssystem
Konkurranse med forhandling – ett trinn iht FOA del II
Tilbudsfrist 06.08.2012 kl. 15:00
OPPDRAGSGIVER:
NOFIMA AS POSTBOKS 6122
N 9291 TROMSØ KONTAKTPERSON:
Xxxxxx Xxx Prosjektleder IT-løsninger
e-post: xxxxxx.xxx@xxxxxx.xx Telefon: 0000 0000
Innhold
1. Innledning 4
2. Presentasjon av anskaffelsen 5
2.1 Overordnet beskrivelse av anskaffelsen 5
2.2 Bakgrunnsinformasjon 5
2.2.1 Om Nofima 5
2.3 Informasjon om anskaffelsesprosessen 5
2.3.1 Anskaffelsesprosedyren 5
2.3.2 Anskaffelsen blir kunngjort på Doffin 15.06.2012 5
Planlagt fremdrift 6
2.4 Avtaletype og varighet 6
2.4.1 Valg av avtaletype 6
2.4.2 Varighet 6
3. Kravspesifikasjon 7
3.1 Kravspesifikasjon løsning 7
3.1.1 Hensik med løsning og overordnede krav 7
3.1.2 Krav til brukeropplevelse og integrasjoner med andre system 7
3.1.3 Krav til søkefunksjonalitet 8
3.1.4 Krav til prosjektstøtte 9
3.1.5 Krav til CRM-støtte 10
3.1.6 Krav til støtte for ansattprofiler 10
3.1.7 Krav til arkiv, saksbehandling og journalføring 11
3.1.8 Krav til kvalitets- og avvikssystem 12
3.2 Kriterier 13
3.2.1 Kvalifikasjonskriterier 13
3.2.2 Tildelingskriterier 13
4. Krav til tilbudets disposisjon og innhold 15
4.1 Undertegnet følgebrev 15
4.2 Skatteattester 15
4.3 HMS egenerklæring 15
4.4 Beskrivelse av Leverandørens organisasjon 15
4.4.1 Organisasjon og eierstruktur 15
4.4.2 Bruk av underleverandører 15
4.5 Leverandørens soliditet 16
4.6 Dokumentasjon av kvaliteten på leveransen – gjennomføringsevne 16
4.7 Kvalitetssikringsrutiner 16
4.8 Pris 16
4.9 Eventuelle forbehold og avvik 16
4.10 Tillegg til besvarelsen 16
5. Formalia 17
5.1 Språk 17
5.2 Kostnader 17
5.3 Tilbud på deler av anskaffelsen 17
5.4 Alternative tilbud 17
5.5 Bruk av underleverandører 17
5.6 Avlysning av konkurransen 17
5.7 Svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget 17
5.8 Endring av konkurransegrunnlaget 17
5.9 Vedståelsesfrist 18
5.10 Frist for å levere tilbud 18
5.11 Xxxxx og tilbakekalle tilbud 18
5.12 Leveringsform 18
5.13 Leveringsadresse 18
5.14 Åpning av tilbudene 18
5.15 Returnering av tilbud 18
5.16 Avvisning 18
5.17 Konfidensialitet 19
5.18 Meddelelse 19
5.19 Avtaleinngåelse 19
5.20 Anskaffelsesprotokoll 19
1. Innledning
Det innbys herved til å levere tilbud på levering av system for Dokument- og informasjonshåndtering (ECM/saksbehandling/dokumentproduksjon/arkiv) i Konkurranse med forhandlinger i ett trinn.
Formålet med anskaffelsen er å innføre et felles system for dokument- og informasjons- håntering for Nofimas 420 ansatte, herunder sak/arkiv, prosjektgjennomføring, dokumentproduksjon, kvalitets- og avvikssystem, virksomhetsminne og CRM.
Løsningen må kunne integreres tett med vår nye Microsoft-baserte samhandlingsplattform (Outlook, Sharepoint, Lync), samt ERP-systemer (personell, prosjektstyring og økonomi), fortrinnsvis også mot en skybasert driftsmodell.
Anbudet gjennomføres som en Konkurranse med forhandling i ett trinn, iht. FOA del II. Dette inneværer at alle interesserte leverandører kan levere tilbud, og at forhandlinger gjennomføres med tilbydere som har inngitt gyldig tilbud iht. anbudsforespørselen.
Konkurransegrunnlaget gir leverandørene nødvendig informasjon og rettledning i tilbudsfasen:
Punkt 2 Presentasjon av anskaffelsen Punkt 3 Kravspesifikasjon
Punkt 4 Kriterier
Punkt 5 Krav til tilbudets disposisjon og innhold Punkt 6 Formalia
Vedlegg 1 – MIS Registrering av kontakt
2. Presentasjon av anskaffelsen
2.1 Overordnet beskrivelse av anskaffelsen
Denne anskaffelsen knytter seg til kunngjøring i DOFFIN – Dokument- og informasjonsbehandlingssystem for Nofima.
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402.
Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del II. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren ”Konkurranse med forhandlinger i ett trinn”.
Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert.
2.2 Bakgrunnsinformasjon
2.2.1 Om Nofima
Nofima er et næringsrettet forskningsinstitutt som driver forskning og utvikling for akvakulturnæringen, fiskerinæringen og matindustrien. Vi leverer internasjonalt anerkjent forskning og løsninger som gir næringslivet konkurransefortrinn langs hele verdikjeden.
Nofima ble etablert 1.januar 2008, og har om lag 420 ansatte. Hovedkontoret er i Tromsø, og forskningsvirksomheten foregår på seks ulike steder: Ås, Stavanger, Bergen, Sunndalsøra, Averøy og Tromsø. Årlig omsetning er rundt 500 millioner kroner.
For ytterligere informasjon vises til xxx.xxxxxx.xx.
2.3 Informasjon om anskaffelsesprosessen
2.3.1 Anskaffelsesprosedyren
Anskaffelsen gjennomføres som Konkurranse med forhandlinger i ett trinn.
Dette innebærer at alle interesserte Leverandører kan levere tilbud. Kontrakten vil tildeles den Leverandør som har gitt det mest fordelaktige tilbudet etter forhandlinger med de tilbydere som har inngitt gyldig tilbud. Kontrakten vil tildeles den eller de Leverandører som har gitt det mest fordelaktige tilbudet med hensyn til kostnad, gjennomføring og oppfylling av kriterier, som spesifisert i kapittel 4.
2.3.2 Anskaffelsen blir kunngjort på Doffin 15.06.2012
Leverandører som forsøker å tilegne seg informasjon vedrørende dette tilbudet ved å henvende seg til andre enkeltpersoner eller enheter hos Xxxxxx enn oppgitt i konkurransegrunnlaget, risikerer å bli diskvalifisert.
Planlagt fremdrift
Det er lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen frem til avtaleinngåelse. Datoene nedenfor er foreløpige og kan bli endret.
Aktiviteter | Frister |
Kunngjøring for publisering på Doffin | 15.06.2012 |
Leverandørens frist for å sende inn spørsmål | 29.06.2012 kl 1100 |
Leverandørens frist for å levere tilbud. Tilbud åpnes samme dag | 06.08.2012 kl 1500 |
Innledning av forhandlinger med tilbydere som har inngitt gyldig tilbud | 13.08.2012 |
Meddelelse om valgt leverandør til alle deltakere | 24.08.2012 kl 1100 |
Klagefrist for tilbydere | 03.09.2012 kl 1500 |
Kontraktsinngåelse | Ca. 05.09.2012 |
Tilbudets vedståelsesfrist | 1.10.2012 |
Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er tentative. Det tar forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen.
2.4 Avtaletype og varighet
2.4.1 Valg av avtaletype
Xxxxxx og leverandøren som får sitt tilbud antatt må forplikte seg til å delta i møter i forbindelse med inngåelse av avtale. Møtested etter nærmere avtale, men kan være i Tromsø, på Ås eller video.
For hovedleveransen av løsning og tilpasning av denne er det ønskelig å benytte Statens standardavtale for IT-anskaffelser SSA-K lille, med bilag.
For årlig vedlikehold av denne er det ønskelig å bruke Statens standardavtale for IT- anskaffelser SSA-V, med bilag.
2.4.2 Varighet
Det blir inngått kontrakt for innkjøp og tilpasning av den aktuelle løsningen, med eventuell løpende årlig vedlikeholdsavtale.
3. Kravspesifikasjon
3.1 Kravspesifikasjon løsning
3.1.1 Hensik med løsning og overordnede krav
Nofima AS søker et nytt system for helhetlig dokument- og informasjonsbehandling på tvers av sine lokasjoner og forskningsområder. Systemet skal ivareta kunnskapsforvaltning og -deling, herunder blant annet forkningsresultater, prosjektdokumentasjon og publikasjoner. Det skal videre understøtte anbuds- og prosjektprosesser med maler, arbeidsflyt, tilgjengeliggjøring og deling av relevate dokumenter internt og eksternt, samt kvalitets- og avvikssystem. Det skal også muliggjøre fullelektronisk arkiv med journalføring og administrativ saksbehandling.
Systemet må kunne ivareta kunderelasjoner med kontaktinformasjon, prosjektoversikt, tilgang til dokumenter og kontrakter, fysisk og elektronisk kommunikasjon, samt møter og annen interaksjon med disse.
Nofima AS er ikke underlagt Forvaltningsloven eller Offentlighetsloven. Arkivet i Xxxxxx AS er i følge Arkivloven å anse som et privat arkiv, og er dermed heller ikke underlagt Arkivlovens bestemmelser, men vil følge disse der dette er hensiktsmessig. Det er ikke ønskelig å benytte full NOARK-standard.
3.1.2 Krav til brukeropplevelse og integrasjoner med andre system
Systemet må integreres mot vår nye Microsoft-baserte samhandlingsplattform, basert på Sharepoint, Outlook og Lync. Det må videre oppfattes som en integrert del av vårt intranett, og generelt ha god brukervennlighet og funksjonalitet både for «enklere» og
«tyngre» brukere. Det må også være en god rollebasert tilgangskontroll basert på AD.
Det er ønskelig at systemet enkelt kan integreres mot nytt personalsystem for utveksling av ansattinformasjon. Videre er det aktuelt å kunne synkronisere data mot det offentlige publikasjonsregisteret Cristin, etter nærmere diskusjon.
Systemet må integreres med eksisterende ERP- og prosjektstyringsløsning, InstiPro. Dette omfatter opprettelse av prosjekt og innhenting av prosjektnummer, samt time- og økonomidata for aggregering og presentasjon i integrerte «dashbord» på ulike nivå.
Det er ønskelig med tilsvarende funksjonalitet som finnes i dagens egenutviklede CRM- og ERP-system, MIS:
Kobling mot Instipro
Nye prosjekter registreres via MIS. Det er en «knapp» som åpner registreringsbilde i Instipro og brukeren registrerer prosjektnavn, kortnavn og planlagt sluttdato. Etter
«Lagre prosjektforslag og motta nr» avslutter de InstiPro – og er tilbake i MIS. Der trykker de på en «knapp» som henter det tildelte prosjektnummeret og prosjektnavnet og registrere resten av nødvendig informasjon slik som for eksempel kundenavn, før de lagrer. Videre økonomioppfølging skjer i Instipro.
Andre aktiviteter i prosjektet (tilbud, prosjektavtaler, oppdragsrapporter, søknader, prøveregistrering osv) registreres i MIS. Her er det skjema som er tilpasset hver enkelt type aktivitet (Forms og Subforms).
Oppdatering fra Instipro (hver natt).
Relevant informasjon oppdaterer alle aktiviteter som ikke er avsluttet og som har et prosjektnummer (O,B,C og X). Prosjektnummeret (tallet) er nøkkelen. Informasjon som oppdateres er:
• Prosjektnummer-«bokstaven» endring fra C til O, f eks
• Prosjektleder
• Start og sluttdato
• Avdeling
• Noen beløp (bearbeidet beløp i år og neste år)
Oppdateringen skjer bare en vei – fra Instipro til MIS.
Det går nattlige agenter (Windows, Scheduled tasks) som startet agenter i Notesdatabasene. Dette er agenter med kode som sjekker, gjør SQL-kall mot Instipro og oppdaterer MIS. Når et prosjekt har fått en sluttdato, settet status til «avsluttet» i alle prosjektaktiviteter som gjelder det prosjektet.
Noen eksempler på SQL Query (det er mye kode foran og bak….) SQLQuery("PROSJNR,PROSJNAVN,PROSJTYPKODE", "PROSJEKT", "PROSJTYPKODE='O' OR PROSJTYPKODE='B' OR PROSJTYPKODE='C' OR PROSJTYPKODE='X'")
SQLQuery("PROSJNR,KONTO_NR,STARTTPT,VIRKAVSL,PERSONIDPER2_AKT,ORGENHID",
"PROSJEKT", |PROSJNR='| & activityID & |'|)
SQLQuery("PROSJNR,FAKIKR", "SAL_PROKUNDE", |(PROSJNR='| & activityID & |') AND
(AAR=| & Year(Today) & |) AND (MANED=0)|)
Oversikter
Vi har flere forskjellige oversikter. Vi kan se alle aktiviteter på en kunde og alle aktiviteter på et prosjekt.
Oversikten over sikre og usikre inntekter har vært ledelsens verktøy for oppfølging av inntjeningssituasjonen. C-prosjekter er prosjekter som ikke har godkjent prosjektavtale enda og dermed regnes som usikker.
Vi har oversikter over usikre, sikre og totale inntekter, fordelt på avdeling, for inneværende år (viser også prosjekter som er avsluttet «i år») og neste år.
- Informasjon om sikre prosjekter oppdateres fra Instipro. Gjelder O- og B- prosjekter
- Informasjon om usikre prosjekter hentes fra aktivitetene Innsalg/Tilbud og
Ideer/søknader i MIS, eller fra C-prosjekter i Instipro.
Søknader har egne oversikter
Pr status-oversiktene viser hvor i syklusen er søknad befinner seg. (Innsendt, Innsendt skisse, Innsendt søknad, Innvilget (eller Avslått), Kontraktsforhandlinger)
En søknad som har fått en prosjekttilknytning (O eller B) vil vises under sikre inntekter. Den som er ansvarlig for en søknad har også ansvaret for å koble søknaden til et prosjekt hvis det blir et prosjekt ut av den.
Vi har også oversikter pr avdeling, pr ansvarlig og en som kan sorteres etter brukerens ønske.
3.1.3 Krav til søkefunksjonalitet
Løsningen må ha kraftige og intuitive søkeverktøy for å tilgengeliggjøre informasjon og dokumenter på tvers av alle moduler, og for hele organisasjonen i henhold til tilgangsstyring. Informasjon må knyttes til både sak/prosjekt, organisatorisk enhet, forfatter, saksbehandler/prosjektleder, kunde etc.
Det bør også kunne settes opp forhåndsdefinerte søk for aggregering av informasjon til
«dashbord» på ulike organisatoriske nivå, f.eks. prosjektleder, forskningsleder, ledergruppe etc.
3.1.4 Krav til prosjektstøtte
Det må være god støtte for Xxxxxxx primærvirksomhet, gjennomføring av forskningsprosjekter, i alle faser fra utarbeidelse av søknader iht. gjelende maler. Videre prosjektgjennomføring med lagring av forskningsdata, samarbeid om dokumenter, oppgaver og kalendre internt og med eksterne samarbeidspartnere, kobling mot Outlook og Lync. Endelig må det også være støtte for en god publikasjonsbase, med mulighet for kobling mot Xxxxxxx for oppdatering av informasjon (publikasjoner og forskerdata).
Gode lagringsfunksjoner og enkel gjenfinning av informasjon, personlig kompetanse og erfaring, gjennomførte prosjekter og aktiviteter per kunde er sentralt.
• Alle ansatte må ha tilgang til alle dokumenter per prosjekt (sak)
• Søknader og prosjekt må være tilknyttet en avdeling og en prosjektleder, utdrag må kunne gjøres per avdeling, person..
• Ved opprettelse av prosjektet må alle dokumenter , som søknader, møte ref etc, enkelt kunne knyttes til prosjekt
Følgende data vil vi ha registrert ved reg. av søknader/prosjektbeskrivelse/ skisse/tilbud
• Dato søknad sendt – dato for aksept/avslag, Kunde, Varighet for prosjektet
• Finansieringskilde (f.eks. NFR, Innovasjon Norge..)
• Totalbudsjett per år, Ev. egenfinansiering per år
• Sannsynlighets vurdering av søknaden, må kunne aktivt gjøre en vurdering f.eks. per mnd, kvartal etc
• Budsjett netto timekostnader per år, Xxxxxxxx PhD/Post Doc per år
• Sette søknaden aktiv/avsluttet, I samarbeidsprosjekter, kunne legge inn hovedsøker
• Tilgang til kontraktmalene
Ved etablering av prosjekt:
• Prosjektnr – egen arkivnøkkel?
• Produksjon av kontrakt, tilgang til kontraktmalene
• Kontakt med kunderegisteret (kontaktregisteret)
• Mulighet for å arkivere e-poster direkte
• Ved arkivering av signert kontrakt, automatisk e-post til prosjektleder, avd. leder, økonomi..
• Hva er status på kontrakt? Venter på signering, signert etc
• Status på dokumenter på prosjekt, hva er reg. per dags dato: Prosjektbeskrivelsen, kontrakt, økonomirapportering etc
• Det må også være mulig å knytte ulike dokumenter som ble laget før prosjektet ble opprettet til dette i etterkant
Se ellers 3.1.2 for krav til kobling mot prosjektstyringssystem Instipro.
• Kunde-/kontaktinformasjon samlet på et sted (juridisk navn, organisasjonsnummer, adresser, avdelinger, kontaktpersoner med e-post og telefonnummer, sentrale dokumenter (tilbud, avtaler etc.).
• Kobling mot økonomisystemet (prosjekter, fakturering og finansiering).
• Mulighet til å lage oversikter (prosjekter og økonomi) basert på kunde/kontakt/bransje/sektor/ geografi/postnummer som utgangspunkt for statistikk/analyser.
• Mulighet til å trekke ut/ lage utvalg basert på bedriftens kundetype, næringskode, fylke, prosjekt, kontaktpersonsers interesseområde etc. for utsendelser, invitasjoner etc. Det må tas hensyn til de som har reservert seg mot personlige invitasjoner.Mulighet til kobling mot andre eksterne baser (eks. brønnøysundregistrene for kredittsjekk eller linker direkte til kundens/kontaktens nettsider)
• Det er viktig at barrieren for å legge inn informasjon er lav
• Mulighet til å registere kundekommunikasjon som epost og brev
• Mulighet til å registrere møter og andre aktiviteter
• Se ellers tilleggsdokumentasjon «Konkurransegrunnlag_dokument-og- informasjonsbehandling_Nofima_vedlegg1_MIS Registrering av kontakt» for hvilken informasjon som er ønskelig å registere per kunde, samt nøkkelord/lister som må kunne opprettes
3.1.6 Krav til støtte for ansattprofiler
Det er også ønskelig med «Min side»-funksjonalitet med personlig informasjon og beskrivelse av relevant kompetanse, prosjekter og publikasjoner. Deler av denne funksjonaliteten kan hvis hensiktsmessig hånderes av HR-system, og løsningen må da kunne hente/synkronisere data mot dette. Eksempel på informasjon som må kunne hentes/oppdateres:
• Navn
• Initialer
• Unik ID internt (personnr.?)
• Cristin-ID
• Tittel (til enhver tid gjeldende) norsk/engelsk
• Stillingskategori
• Divisjonstilhørighet – Avdelingstilhørighet – Navn på leder
• Mobiltelefon - Interntelefon
• E-postadresse
• Arbeidssted
• Utdanning
• Type doktorgrad
• Ekstern praksis
• Intern praksis
• Kurs eksterne
• Kurs interne
• Språkkompetanse
Det er også ønskelig at det er mulig å automatisk eksportere denne informasjonen til
«ansatt-profiler» på internettsiden xxxxxx.xx (se x.xxx. xxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxx.xxxxxxxx), samt generere tilsvarende CV’er.
Når en nyansatt opprettes i HR-system er det også ønskelig at Min side-profilen opprettes automatisk som del av en integrert arbeidsflyt.
• All journalføring og administrativ saksbehandling skal foregå i det nye systemet. Mottatte dokumenter journalføres og skannes, i tillegg til at utgående dokumenter opprettes og lagres. Med dokumenter menes brev, avtaler/kontrakter, e-post og telefaks.
• Produksjon av dokumenter skal skje iht. fastsatte maler, og må være lett tilgjengelig i systemet
• Må kunne settes opp med definert arkivnøkkel
• Dokumenter skal fortrinnsvis arkiveres som elektronisk søkbare pdf-filer i tillegg til originalformatet
• Adgang: Alle ansatte har lesetilgang og skrivetilgang til ikke-gradert informasjon (prosjekt-/oppdragsarkiv og saksarkiv).
• Inngående post (brev) som er adressert til Xxxxxx, blir åpnet av arkivtjenesten, journalført og scannet. Saksbehandler får kopi
• Alle utgående brev skal journalføres.
• Alle originaler (publikasjoner, rapporter, interne notater, foredrag osv…) skal også leveres til arkiv for registrering og arkivering. Fila med dokumentet skal sendes elektronisk til arkiv.
3.1.8 Krav til kvalitets- og avvikssystem
Løsningen bør kunne brukes som et felles elektronisk kvalitetssystem for hele Nofima. Alle styrende dokument for hele virksomheten skal legges inn i systemet. Systemet består av tematiske databaser / "håndbøker" hvor dokumenter legges inn. Alle ansatte kan lese alle godkjente og publiserte dokumenter, men for at det skal være enkelt å finne frem relevant informasjon, er dokumentene visuelt organisert tematisk, og dokumentene kan sorteres på tema og visningssted (lokasjon). Personer utpekt av ledelsen kan opprette, xxxxx, godkjenne og publisere dokumenter.
Løsningen må støtte rollebasert adgangskontroll med ulike rettighetsnivå, herunder QA- sjef (vedlikeholde basens struktur, kan trekke tilbake dokumenter og overstyre lagrings- og visningssted), QMS-redaktør (legge inn forslag til dokumenter, bestemme lagrings- og visningssted, bestemme godkjenner, publisere dokumenter, sende forespørsel om tilbaketrekking, følge opp dokumentrevisjoner og endringsforslag), Godkjenner (godkjenne innhold i dokumenter, kontrollere lagrings- og visningssted, kontrollere referanser, godkjenne dokumenter), Forfatter (utarbeide tekstforslag og sende til redaktør), alle ansatte (lese dokumenter, komme med endringsforslag).
Et dokument må kunne ha tre ulike status; utkast (dokument ligger til revisjon eller er under produksjon), gjeldende (dokumentet er godkjent og publisert i en gjeldende håndbok) og arkiv (dokumentet utgår i sin helhet eller er erstattet av en revidert utgave, og går inn i en egen arkivbase).
Løsningen må ha innebygget versjonskontroll, slik at det gir nytt dokument versjon nr 1 og automatisk stigende versjonsnr. ved endringer i gjeldende dokument.Gamle ugyldige versjoner arkiveres automatisk i en egen Arkivbase. Ved utskrift går det fram av bunntekst som genereres automatisk når dokumentet ble skrevet ut. I tillegg kommer sidetall opp automatisk med gjeldende side av totalantall.
Løsningen skal også automatisk gi beskjed til QMS-redaktør når dato for revisjon av dokumentet nærmer seg, dvs.for periodisk gjennomgang. Dokumentet blir da gjennomgått og godkjent for en ny periode.
Løsningen må også støtte et avvikssystem med følgende krav:
• Én flyt, med muligheter for kategorisering på type avvik
• Kunne skjerme spesielle felt (kundeklager og reklamasjoner)
• Første-siden må være intuitiv, og inneholde tittel, beskrivelse, mulig årsak og konsekvens, beskrivelse av straks-tiltak, forslag til lukking
• Kategoriseringen bør være «lett skreddersøm» som vi selv kan endre enkelt
• Muligheter for å få ut oversikter, og kunne håndtere mange koblinger (eks. Lab- Bergen-kjemi-utstyr-metode)
3.2 Kriterier
3.2.1 Kvalifikasjonskriterier
For å kunne delta i konkurransen må Leverandørene tilfredsstille kvalifikasjonskrav oppstilt i dette kapittel. Kravene skal sikre at Leverandør er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene.
• Fremlagt skatteattester for merverdiavgift og skatt
• Innlevert HMS-erklæring
• Firmaattest
• Leverandørens soliditet. Leverandøren må ha tilstrekkelig soliditet for gjennomføring av denne avtalen.
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner. Det kreves betydelig erfaring fra tilsvarende oppdrag, og referanser på dette.
• At Leverandørens forespørsel om deltakelse i konkurransen oppfyller Oppdragsgivers krav til disposisjon og innhold.
• At løsningen i stor grad oppfyller Kravspesifikasjon som beskrevet i 3.1, og spesielt at løsningen kan integreres mot vår samhandlingsplattform basert på Sharepoint, Outlook og Lync, samt ERP-løsning InstiPro
Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene skal dokumenteres. Dokumentasjonskravene fremgår av kapittel 4.
3.2.2 Tildelingskriterier
Nofima vil tildele kontrakt på grunnlag av det løsningsmessig og økonomisk mest fordelaktige tilbudet.
Leverandørene rangeres etter en helhetsvurdering på bakgrunn av følgende kriterier:
Vurderingskriterier | Vekting (%) |
Brukeropplevelse og integrasjoner | 30 % |
Integrasjon mot Sharepoint-basert intranett, Outlook og Lync | 5 % |
Office-integrasjon, PC og mac | 3 % |
Støtte for mobile enheter | 2 % |
Søkefunksjonalitet | 3 % |
Brukervennlighet enklere brukere | 2 % |
Brukervennlighet tyngre brukere | 2 % |
Lederstøtte, dashbord og rapporteringsmuligheter | 5 % |
Rollebasert tilgangskontroll ut fra AD | 3 % |
Integrasjon mot HR-system | 4 % |
Integrasjon mot Cristin | 1 % |
Sak og arkiv | 10 % |
Arkiv og journalføring av fysisk post | 3 % |
Arkiv og journalføring av epost | 3 % |
Funksjon for PDF-lagring | 2 % |
Mulighet for gradering av informasjon | 2 % |
Prosjektstøtte | 25 % |
Dokumentlagring og virksomhetsminne | 5 % |
Knytting av dokument, prosjekt, person, avdeling etc | 5 % |
Arbeidsflyter og prosjektregistrering | 5 % |
Prosjektrom | 5 % |
Maler for dokumentproduksjon | 5 % |
CRM | 10 % |
Kontaktregister | 4 % |
Registrering av møter og korrespondanse | 1 % |
Xxxxxxxx og rapporteringsmuligheter | 1 % |
Kontraktsforvaltning | 1 % |
Kobling mot eksterne systemer (f.eks. Brønnøysund) | 1 % |
Uttrekk og fletting av data for utsendelser | 2 % |
Kvalitetssystem | 5 % |
Sentral dokumentlagring | 1 % |
Arbeidsflyt for godkjenning | 1 % |
Rollebasert tilgangskontroll | 1 % |
Avvikssystem | 2 % |
Personalinformasjon | 5 % |
Registrering av ansatt-informasjon | 2 % |
Kobling mot eksterne system | 3 % |
Ressursbehov | 20 % |
Investeringskostnad | 5 % |
Årlig vedlikehold/lisens | 5 % |
Implementeringskostnader | 5 % |
Driftskostnader, inkl. event. infrastruktur | 5 % |
4. Krav til tilbudets disposisjon og innhold
Tilbudet skal følge disposisjon og innhold som angitt nedenfor.
Tilbudet skal leveres som 2 komplette papirversjoner i tilbudsperm i A4-format, samt elektronisk versjon på minnepinne til adressen som angitt i 5.13
Hvert punkt i besvarelsen skal benevnes med de samme nr. og referanser som er brukt i konkurransegrunnlaget med vedlegg (4.1 osv.).
Nofima er ikke underlagt offentlighetslova.
Tilbudet skal inneholde et følgebrev datert og undertegnet av en person med fullmakt. I følgebrevet skal det klart fremkomme hvem som er Leverandørens kontaktperson. Det skal oppgis navn, stilling, telefonnummer, faksnummer og e-postadresse. Brevet skal også inneholde en bekreftelse av vedståelsesfristen, jf. punkt 6.9
4.2 Skatteattester
Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt skal fremlegges som bekreftelse på at forfalte skatter og avgifter er betalt. Attestene skal være utstedt av kemneren/kommunekassereren på Leverandørens forretningssted og av skattefogden i vedkommende firmas hjemstedsfylke. Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge skal fremlegge attester som bekrefter at leverandøren har ordnede skatte- og avgiftsforhold i sitt hjemland. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp.
4.3 HMS egenerklæring
Alle Leverandører skal legge ved egenerklæring om at virksomheten oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS).
4.4 Beskrivelse av Leverandørens organisasjon
4.4.1 Organisasjon og eierstruktur
Det skal gis en beskrivelse av Leverandørens organisasjon, selskapsform, eierstruktur og virksomhetsområde. Det skal oppgis navn på daglig leder. Firmaattest skal legges ved.
4.4.2 Bruk av underleverandører
Ved bruk av eventuell underleverandør skal det følge med en beskrivelse av underleverandørens organisasjon, selskapsform, eierstruktur og virksomhetsområde.
Det skal også følge med en erklæring om hvor stor del av kontraktene, og eventuelt hvilke deler, Leverandøren har til hensikt å overlate til underleverandør.
Xxxxxx skal uansett kun forholde seg til Leverandøren, som vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelser som for sine egne.
4.5 Leverandørens soliditet
Foretakets årsregnskap for 2010 og 2011 (hvis fullført) med revisjonsberetning skal vedlegges. Leverandørens siste årsberetning, og nyere opplysninger som har relevans for foretakets økonomi.
Erklæringer om foretakets totale omsetning, og dets omsetning for de tjenester som avtalen omhandler i de siste årene skal være med.
4.6 Dokumentasjon av kvaliteten på leveransen – gjennomføringsevne
Det skal oppgis minst tre prosjekter der Leverandøren har gjennomført relevante/ tilsvarende leveranser. Følgende informasjon skal gis:
• Oppdragsgiver og kontaktperson hos oppdragsgiver
• Oppdragets/ kontraktens varighet
• Oppdragets/ kontraktens størrelse
• Kort beskrivelse av Leverandørens oppgaver i oppdraget
4.7 Kvalitetssikringsrutiner
Leverandørens relevante kvalitetssikringsrutiner skal kort beskrives.
4.8 Pris
Alle priser skal være nettopris i norske kroner eksklusiv merverdiavgift, for hver relevante modul, og spesifisert som følger:
- Investerings-/lisenskostnad
- Årlig vedlikehold/lisens
- Implementeringskostnader
- Eventuelle interne/eksterne driftskostnader
4.9 Eventuelle forbehold og avvik
Dersom Leverandør tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold.
Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at Nofima kan vurdere de uten kontakt med Leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises.
Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser.
4.10 Tillegg til besvarelsen
Det kan være et ”tillegg til besvarelsen” hvor eventuelle deler av Leverandørens besvarelse som ikke naturlig inngår i bilagene kan plasseres, herunder utdyping av forbehold og forutsetninger. Nofima kan velge å ta inn deler av ”tillegg til besvarelsen” i avtalen.
5. Formalia
5.1 Språk
Tilbudet skal leveres på norsk.
5.2 Kostnader
Kostnader som Leverandøren pådrar seg frem til eventuell kontrakt er signert er Xxxxxx uvedkommende.
5.3 Tilbud på deler av anskaffelsen
Det kan ikke gis tilbud på deler av anskaffelsen.
5.4 Alternative tilbud
Alternative tilbud vil ikke bli vurdert.
5.5 Bruk av underleverandører
Xxxxxx skal kun forholde seg til leverandøren, som vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelser som for sine egne.
5.6 Avlysning av konkurransen
Xxxxxx Xxxxxx har saklig grunn til det, kan anskaffelsen avlyses uten at det medfører erstatningsansvar overfor Leverandørene.
5.7 Svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget
Nofima behandler aktuelle Leverandører likt. Dette betyr at all kommunikasjon skal være skriftlig mens konkurransegrunnlaget er ute til besvarelse av Leverandørene. Anmodning om svar på spørsmål og avklaringer skal søkes fremsatt i god tid før tilbudsfristen. Evt. spørsmål sendes til e-postadresse:
Svar på spørsmål som Xxxxxx finner relevante, vil bli anonymisert og publisert slik at de er likt tilgjengelig for alle. Spørsmål som Xxxxxx ikke finner relevante for besvarelsen av angjeldende dokument vil ikke bli besvart.
Siste frist for å sende inn spørsmål er 29.06.12 kl 1100.
5.8 Endring av konkurransegrunnlaget
Xxxxxx forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for Leverandørene å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget.
Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., legges umiddelbart ut på Doffin, opplysninger som Nofima gir på forespørsel fra en Leverandør, legges ut på samme måte.
Oppdager Leverandør mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting m.v., skal Leverandør varsle Nofima om dette umiddelbart.
5.9 Vedståelsesfrist
Tilbudet forutsettes å vedstå til 01.10.2012
5.10 Frist for å levere tilbud
Tilbudet skal være Xxxxxx i hende innen 06.08.2012 kl.15:00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist.
5.11 Xxxxx og tilbakekalle tilbud
Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallingen skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som nytt tilbud og skal utformes i samsvar med kapittel 5.
Tilbudet skal leveres skriftlig i nøytral lukket pakke. Pakken skal merkes ”Anbud Dokument- og informasjonsbehandlingssystem v/Xxxxxx Xxx”.
5.13 Leveringsadresse
Tilbudet leveres/ sendes til:
Besøksadresse:
Xxxxxx AS Muninbakken 9-13
9008 Tromsø Postadresse:
Nofima AS Postboks 6221
9291 Tromsø
5.14 Åpning av tilbudene
Åpning foretas av minst to ansatte hos Xxxxxx. Det vil ikke være offentlig åpning av tilbudene.
5.15 Returnering av tilbud
Ingen tilbud, eller deler av tilbud, vil returneres til Leverandør.
5.16 Avvisning
Tilbudet vil bli avvist dersom:
• Det ikke er levert i papirversjon/kun er avgitt på elektronisk format, jf. kapittel 4.
• Det er tatt vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene.
• Det ikke er levert innen angitte frister, jf. kapittel 5.10.
• Det ikke er skriftlig og i lukket og i merket forsendelse, Jf kapittel 5.12.
5.17 Konfidensialitet
Nofima ber Leverandøren om at dette konkurransegrunnlaget behandles konfidensielt. Nofima og dets ansatte plikter samtidig å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger, fremgangsmåter eller drift- og forretningshold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen som fremgår.
5.18 Meddelelse
Dersom tilbud blir forkastet eller avvist, skal Leverandør meddeles dette.
Når Xxxxxx har besluttet hvilken Leverandør som skal tildeles kontrakten, vil samtlige Leverandører bli meddelt beslutningen i rimelig tid før kontraktsinngåelse. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi klagefrist for leverandørene.
De ikke antatte Leverandørene vil, på forespørsel, få en skriftlig begrunnelse på hvorfor tilbudene er forkastet eller avvist, eller informasjon om resultatet fra tilbudsevalueringen, senest 15 dager etter at Leverandør har bedt om begrunnelse.
5.19 Avtaleinngåelse
Bindende avtale er først inngått når avtalen er signert av begge parter og klagefrist i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser er ute.
5.20 Anskaffelsesprotokoll
Det føres protokoll hvor Leverandørenes navn blir innført. Protokoll skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen.