AVTALE OM BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER (DATABEHANDLERAVTALE) Avtaleteksten må tilpasses hver enkelt tjeneste/prosjekt og tjenesteleverandør

AVTALE OM BEHANDLING AV

PERSONOPPLYSNINGER (DATABEHANDLERAVTALE)

Avtaleteksten må tilpasses hver enkelt tjeneste/prosjekt og tjenesteleverandør

I henhold til gjeldende norsk personopplysningslovgivning og forordning (EU) 2016/679 av 27. april 2016, Artikkel 28 og 29, jf. Artikkel 32-36, inngås følgende avtale

Undertittel knyttet til det konkrete forhold / prosjekt (fylles inn prosjektnavn)

mellom

Navn på institusjonen

Høgskulen på Vestlandet

(behandlingsansvarlig)

og

Navn på tjenesteleverandøren

………………………….

(databehandler)

Tekster i kursiv skal fjernes og erstattes med relevant tekst, evt. velges ett av flere alternativer.

1. Avtalens hensikt

Avtalens hensikt er å regulere rettigheter og plikter etter Lov av 15. juni 2018 nr. 38 om behandling av personopplysninger og EUs personvernforordning (GDPR). Norsk lov og EUs forordning omtales heretter som personvernregelverket.

Avtalen skal sikre at personopplysninger ikke brukes ulovlig, urettmessig eller at opplysningene behandles på måter som fører til uautorisert tilgang, endring, sletting, skade, tap eller utilgjengelighet.

Avtalen regulerer databehandlers forvaltning av personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige, herunder innsamling, registrering, sammenstilling, lagring, utlevering eller kombinasjoner av disse, i forbindelse med bruk av/behandling i (navn på tjeneste/prosjekt).

Ved motstrid skal vilkårene i denne avtalen gå foran databehandlers personvernerklæring eller vilkår i andre avtaler inngått mellom behandlingsansvarlig og databehandler i forbindelse med bruk av tjenesten (Kommentar: sett inn navn på tjeneste/prosjekt)

Det skal fremgå klart av denne avtalen dersom databehandleren kan overlate personopplysninger til andre for oppbevaring, bearbeiding eller annen behandling, og underleverandør skal angis i avtalens punkt 10.  

Behandlingens formål kan ikke endres av noen av partene uten at ny avtale er signert. 

2. Formålsbegrensning

Formålet med databehandlers forvaltning av personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig, er å levere og administrere/annen type behandling (navn på tjeneste/prosjekt).

Kommentar: MÅ fylles ut, det må angis klart og tydelig hva data skal brukes til. Eventuelle koblinger med andre datasett må være godkjent av behandlingsansvarlig. Dersom formålet fremgår av andre avtaler, for eksempel kontrakter, som er inngått mellom behandlingsansvarlig/databehandler og kvalitetsikret av jurist ved NTNU kan det isteden henvises til disse avtalene når formålet for behandling av opplysningene skal beskrives.

Personopplysninger som databehandler forvalter på vegne av behandlingsansvarlig kan ikke brukes til andre formål enn levering og administrasjon av/annen type behandling (navn på tjeneste/prosjekt) uten at dette på forhånd er godkjent av behandlingsansvarlig.

Databehandler kan ikke overføre personopplysninger som omfattes av denne avtalen til samarbeidspartnere eller andre tredjeparter uten at dette på forhånd er godkjent av behandlingsansvarlig, jf. punkt 10 i denne avtalen.

3. Instrukser

Databehandler skal følge de skriftlige og dokumenterte instrukser for forvaltning av personopplysninger i (navnet på tjeneste/prosjekt) som behandlingsansvarlig har bestemt skal gjelde.

(Navn på institusjon) forplikter seg til å overholde alle plikter i henhold til gjeldende personvernregelverk som gjelder ved bruk av/behandling i (navn på tjeneste/prosjekt) til behandling av personopplysninger.

Databehandler forplikter seg til å varsle behandlingsansvarlig dersom databehandler mottar instrukser fra behandlingsansvarlig som er i strid med personvernregelverket.

Kommentar: Detaljerte instrukser til databehandler kan legges ved som bilag til databehandleravtalen.

4. Opplysningstyper og registrerte

Databehandleren forvalter følgende personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig i forbindelse med levering og administrasjon av (navn på tjeneste/prosjekt):

Kommentar: Gi en kort (gjerne punktvis) oversikt over hvilke hovedtyper personopplysninger som tjenesteleverandøren (databehandleren) forvalter på vegne av institusjonen (behandlingsansvarlig). Angi om de er f.eks. er sensitive eller fordrer taushetsplikt. Angi hvorvidt disse data er direkte identifiserbare eller avidentifiserte (dvs. om data fremstår som anonyme, men hvor man faktisk kan gå tilbake og finne ut hvem dataene/informasjonen gjelder.) 

Kommentar: Gi en kort oversikt over hvilke opplysninger som databehandler registrerer og lagrer i forbindelse med bruk av tjenesten, for eksempel ved bruk av informasjonskapsler.

Personopplysningene gjelder følgende registrerte:

Kommentar: Gi en kort oversikt over hvem opplysningene gjelder, for eksempel studenter og ansatte ved institusjonen.

5. De registrertes rettigheter

Databehandler plikter å bistå behandlingsansvarlig ved ivaretakelse av den registrertes rettigheter i henhold til personvernregelverket..

Den registrertes rettigheter inkluderer retten til informasjon om hvordan hans eller hennes personopplysninger behandles, retten til å kreve innsyn i egne personopplysninger, retten til å kreve retting eller sletting av egne personopplysninger og retten til å kreve at behandlingen av egne personopplysninger begrenses.

I den grad det er relevant, skal databehandler bistå behandlingsansvarlig med å ivareta de registrertes rett til dataportabilitet og retten til å motsette seg automatiske avgjørelser, inkludert profilering.

Databehandler er erstatningsansvarlig overfor de registrerte dersom feil eller forsømmelser hos databehandler påfører de registrerte økonomiske eller ikke-økonomiske tap som følge av at deres rettigheter eller personvern er krenket.

6. Tilfredsstillende informasjonssikkerhet

Databehandler skal iverksette tilfredsstillende tekniske, fysiske og organisatoriske sikringstiltak for å beskytte personopplysninger som omfattes av denne avtalen mot uautorisert eller ulovlig tilgang, endring, sletting, skade, tap eller utilgjengelighet.

Databehandler skal dokumentere egen sikkerhetsorganisering, retningslinjer og rutiner for sikkerhetsarbeidet, risikovurderinger og etablerte tekniske, fysiske eller organisatoriske sikringstiltak. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig for behandlingsansvarlig.

Databehandler skal etablere kontinuitets- og beredskapsplaner for effektiv håndtering av alvorlige sikkerhetshendelser. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig for behandlingsansvarlig.

Databehandler skal gi egne ansatte tilstrekkelig informasjon om og opplæring i informasjonssikkerhet slik at sikkerheten til personopplysninger som behandles på vegne av behandlingsansvarlig blir ivaretatt.

Databehandler skal dokumentere opplæringen av egne ansatte i informasjonssikkerhet. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig for behandlingsansvarlig.

Kommentar: Her kan det være behov for å konkretisere de viktigste sikringstiltakene som databehandleren har iverksatt, eventuelt at det henvises til dokumenter eller publikasjoner som forklarer hvordan databehandleren jobber med informasjonssikkerhet og hvilke sikringstiltak som er etablert for den aktuelle tjenesten. Konkretiseringene kan tas inn i selve avtaleteksten eller i billag til avtalen.

7. Taushetsplikt

Kun ansatte hos databehandler som har tjenstlige behov for tilgang til personopplysninger som forvaltes på vegne av behandlingsansvarlig, kan gis slik tilgang. Databehandler plikter å dokumentere retningslinjer og rutiner for tilgangsstyring. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig for behandlingsansvarlig.

Ansatte hos databehandler har taushetsplikt om dokumentasjon og personopplysninger som vedkommende får tilgang til i henhold til denne avtalen. Denne bestemmelsen gjelder også etter avtalens opphør. Taushetsplikten omfatter ansatte hos tredjeparter som utfører vedlikehold (eller liknende oppgaver) av systemer, utstyr, nettverk eller bygninger som databehandler anvender for å levere eller administrere/annen type behandling (navn på tjeneste/prosjekt).

Norsk lov vil kunne begrense omfanget av taushetsplikten for ansatte hos databehandler og tredjeparter.

Kommentar: Dersom HVL er databehandler, må det fremgå at offentleglovas bestemmelser om offentlig innsyn kommer til anvendelse.

8. Tilgang til sikkerhetsdokumentasjon

Databehandler plikter å gi behandlingsansvarlig tilgang til all sikkerhetsdokumentasjon som er nødvendig for at behandlingsansvarlig skal kunne ivareta sine forpliktelser i henhold til personvernregelverket..

Databehandler plikter å gi behandlingsansvarlig tilgang til annen relevant dokumentasjon som gjør det mulig for behandlingsansvarlig å vurdere om databehandler overholder vilkårene i denne avtalen.

Ansatte hos behandlingsansvarlig har taushetsplikt for konfidensiell sikkerhetsdokumentasjon som databehandler gjør tilgjengelig for behandlingsansvarlig.

9. Varslingsplikt ved sikkerhetsbrudd

Databehandler skal uten ubegrunnet opphold varsle behandlingsansvarlig dersom personopplysninger som forvaltes på vegne av behandlingsansvarlig utsettes for sikkerhetsbrudd som innebærer risiko for krenkelser av de registrertes personvern.

Varslet til behandlingsansvarlig skal som minimum inneholde informasjon som beskriver sikkerhetsbruddet, hvilke registrerte som er berørt av sikkerhetsbruddet, hvilke personopplysninger som er berørt av sikkerhetsbruddet, hvilke strakstiltak som er iverksatt for å håndtere sikkerhetsbruddet og hvilke forebyggende tiltak som eventuelt er etablert for å unngå liknende hendelser i fremtiden.

Behandlingsansvarlig er ansvarlig for at varsler om sikkerhetsbrudd fra databehandler blir videreformidlet til Datatilsynet.

10. Underleverandører

Databehandler plikter å inngå egne avtaler med underleverandører til (navn på tjeneste/prosjekt) som regulerer underleverandørenes forvaltning av personopplysninger i forbindelse med levering og administrasjon av/annen type behandling (navn på tjeneste/prosjekt).

I avtaler mellom databehandler og underleverandører skal underleverandørene pålegges å ivareta alle plikter som databehandleren selv er underlagt i henhold til denne avtalen. Databehandler plikter å forelegge avtalene for behandlingsansvarlig etter forespørsel.

Databehandler skal kontrollere at underleverandører til (navn på tjeneste/prosjekt) overholder sine avtalemessige plikter, spesielt at informasjonssikkerheten er tilfredsstillende og at ansatte hos underleverandører er kjent med sine forpliktelser og oppfyller disse.

Behandlingsansvarlig godkjenner at databehandler engasjerer følgende underleverandører i forbindelse med levering og administrasjon av/annen type behandling (navn på tjeneste/prosjekt):

…………………………………………………………………………………………………... (navn på underleverandører). Databehandler må fremvise dokumentasjon på Behandlingsansvarliges godkjenning av underleverandør.

Databehandler kan ikke engasjere andre underleverandører enn de som er nevnt ovenfor uten at dette på forhånd er godkjent av behandlingsansvarlig.

Databehandler er erstatningsansvarlig overfor behandlingsansvarlig for økonomiske tap som påføres behandlingsansvarlig og som skyldes ulovlig eller urettmessig behandling av personopplysninger eller mangelfull informasjonssikkerhet hos underleverandører til (navn på tjeneste/prosjekt).

11. Overføring til land utenfor EU/EØS

Kommentar: Dersom aktuelt;

Personopplysninger som databehandler forvalter på vegne av behandlingsansvarlig kan bli overført til land utenfor EU/EØS (tredjeland). Slik overføring kan skje på visse vilkår og reglene om overføring til tredjeland finnes i Artikkel 45-47 og 49 i EUs personvernforordning. Disse reglene innebærer blant annet at overføringen vil være lovlig dersom den skjer til et EU-godkjente tredjeland, til amerikanske bedrifter i USA som har sluttet seg til Privacy Shield-ordningen eller på grunnlag av EUs standardkontrakter for overføring av personopplysninger til databehandlere i tredjeland. Reglene gjelder også for sikkerhetskopiering og annen overføring av personopplysninger som skjer i forbindelse med administrasjon av den aktuelle tjenesten, for eksempel support.

Personopplysninger som databehandler forvalter i henhold til denne avtalen, vil bli overført til følgende mottakerland utenfor EU/EØS: …………………………………………………………………………………………………... (navn på mottakerland).

Det rettslige grunnlaget for overføring av personopplysninger til de nevnte mottakerland utenfor EU/EØS er:

…………………………………………………………………………………………………... (kort redegjørelse for overføringsgrunnlaget).

12. Sikkerhetsrevisjoner og konsekvensutredninger

Databehandler skal jevnlig gjennomføre sikkerhetsrevisjoner av eget arbeid med sikring av personopplysninger mot uautorisert eller ulovlig tilgang, endring, sletting, skade, tap eller utilgjengelighet.

Databehandler skal gjennomføre sikkerhetsrevisjoner av informasjonssikkerheten i (navn på tjeneste/prosjekt). Sikkerhetsrevisjoner skal omfatte databehandlers sikkerhetsmål og sikkerhetsstrategi, sikkerhetsorganisering, retningslinjer og rutiner for sikkerhetsarbeidet, etablerte tekniske, fysiske og organisatoriske sikringstiltak og arbeidet med informasjonssikkerhet hos underleverandører til (navn på tjeneste/prosjekt). Det skal i tillegg omfatte rutiner for varsling av behandlingsansvarlig ved sikkerhetsbrudd og rutiner for testing av beredskaps- og kontinuitetsplaner.

Databehandler skal dokumentere sikkerhetsrevisjonene. Behandlingsansvarlig skal gis tilgang til revisjonsrapportene.

Dersom en uavhengig tredjepart gjennomfører sikkerhetsrevisjoner hos databehandler, skal behandlingsansvarlig informeres om hvilken revisor som benyttes og få tilgang til oppsummeringer av revisjonsrapportene.

Kommentar: Partene kan avtale at behandlingsansvarlig selv utfører sikkerhetsrevisjoner hos databehandleren, eventuelt også hvordan kostnader som påløper i forbindelse med slike revisjoner skal fordeles. Dette kan tas inn her, evt. i tjenesteavtalen.

Databehandler skal bistå behandlingsansvarlig dersom bruk av/behandling i (navn på tjeneste/prosjekt) medfører at behandlingsansvarlig har plikt til å utrede personvernkonsekvenser før (navn på tjeneste/prosjekt) tas i bruk/settes i gang, jf. forordning (EU) 2016/679 av 27. april 2016, Artikkel 35 og 36. Databehandler kan bistå behandlingsansvarlig ved iverksetting av personvernfremmende tiltak dersom konsekvensutredningen viser at dette er nødvendig.

13. Tilbakelevering og sletting

Ved opphør av denne avtalen plikter databehandler å slette og tilbakelevere alle personopplysninger som forvaltes på vegne av behandlingsansvarlig i forbindelse med levering og administrasjon av/behandling i (navn på tjeneste/prosjekt). Behandlingsansvarlig bestemmer hvordan tilbakelevering av personopplysningene skal skje, herunder hvilket format som skal benyttes.

Databehandler skal slette personopplysninger fra alle lagringsmedier som inneholder personopplysninger som databehandler forvalter på vegne av behandlingsansvarlig. Xxxxxxxx skal skje ved at databehandler skriver over personopplysninger innen (fyll inn antall) dager etter avtalens opphør. Dette gjelder også for sikkerhetskopier av personopplysningene.

Databehandler skal dokumentere at sletting av personopplysninger er foretatt i henhold til denne avtalen. Dokumentasjonen skal gjøres tilgjengelig for behandlingsansvarlig.

Databehandler dekker alle kostnader i forbindelse med tilbakelevering og sletting av de personopplysninger som omfattes av denne avtalen.

Kommentar: Partene kan eventuelt avtale nærmere hvordan kostnader som påløper i forbindelse med sletting eller tilbakelevering av personopplysninger skal fordeles, enten her eller i tjenesteavtalen.

14. Mislighold

Ved mislighold av vilkårene i denne avtalen som skyldes feil eller forsømmelser fra databehandlers side, kan behandlingsansvarlig si opp avtalen med øyeblikkelig virkning. Databehandler vil fortsatt være pliktig til å tilbakelevere og slette personopplysninger som forvaltes på vegne av behandlingsansvarlig i henhold til bestemmelsene i punkt 13 ovenfor.

Behandlingsansvarlig kan kreve erstatning for økonomiske tap som feil eller forsømmelser fra databehandlers side, inkludert mislighold av vilkårene i denne avtalen, har påført behandlingsansvarlig, jf. også punkt 5 og 10 ovenfor.

15. Avtalens varighet

Denne avtalen gjelder så lenge databehandler forvalter personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig

eller

avtalen gjelder til ______________.

Avtalen kan sies opp av begge parter med en gjensidig frist på ______.

16. Kontaktpersoner

Kontaktperson hos databehandler for spørsmål knyttet til denne avtalen er: ___________.

Enhet, stilling, kontaktinformasjon, adresse, telefon og e-post

Kontaktperson hos behandlingsansvarlig for spørsmål knyttet til denne avtalen er: ___________.

Enhet, stilling, kontaktinformasjon, adresse, telefon og e-post

[Stryk det alternativet nedenfor – 17a eller 17b – som ikke passer]

17a. Lovvalg og verneting

Avtalen er underlagt norsk rett og partene vedtar (fyll inn navn på tingrett) som verneting. Dette gjelder også etter opphør av avtalen.

Kommentar: Dette punktet gjelder når databehandler er en privat aktør.

17b. Lovvalg og tvisteløsning

Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett. Eventuelle tvister som springer ut av denne avtalen skal først søkes løst gjennom forhandlinger.

Dersom partene ikke oppnår enighet gjennom forhandlinger, skal tvisten løses med bindende virkning av Kunnskapsdepartementet. Hver av partene kan forlange at tvisten oversendes departementet.

Kommentar: Dette punktet gjelder når databehandler er et annet statlig universitet eller høyskole.

***

Denne avtale er i 2 – to eksemplarer, hvorav partene har hvert sitt.

Sted og dato

På vegne av behandlingsansvarlig På vegne av databehandler

……………………….. ………………………

(underskrift) (underskrift)