Kjøp av Massasjetjenester

Dette dokumentet er oppdragsgivers konkurransegrunnlag i forbindelse med den kunngjorte konkurransen. Dokumentet gir en nærmere beskrivelse av kvalifikasjonskrav og krav til etterspurt tjeneste utover det som er spesifisert i kunngjøringen. Dokumentet omfatter også nødvendig og relevant administrativ informasjon for gjennomføring av konkurransen.

Konkurransegrunnlaget er utarbeidet på norsk. Eventuell oversettelse besørges/bekostes av xxxxxxxx selv.

1.2 Styrende dokumenter ‌

Følgende dokumenter er lagt til grunn:

• Lov nr 69 av 16 juli 1999 om offentlige anskaffelser (LOA)

• Forskrift nr 402 av 7 april 2006 om offentlige anskaffelser (FOA)

• Lov nr 64 av 27. juni 2003 om alternativ behandling av sykdom mv.

• Lov nr 31 av 14. april 2000 om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven)

1.3 Bakgrunn og formål ‌

Hias IKS har i flere år tilbudt massasje til sine ansatte som et velferdsgode. Tjenesten dekkes delvis av Hias IKS og delvis av den enkelte gjennom et fast lønnstrekk. Det er i dag en avtale med Klinikk Xxxxxx Velværesenter som løper til 31.12.2012, og ca 40 ansatte er innmeldte i ordningen.

Formålet med tjenesten er å forebygge belastningsskader og andre helseproblemer, og er et ledd i arbeidet med arbeidsmiljøet for blant annet å redusere sykefravær.

Anskaffelsen skal etablere en avtale med én leverandør innen angitt omfang og tidsperiode.

1.4 Oppdragsgiver ‌

Oppdragsgiver for anskaffelsen er Hias IKS.

Hias IKS er et interkommunalt selskap som er tjenesteleverandør til kommunene Hamar, Løten, Ringsaker og Stange på områdene vann, avløp og renovasjon. For mer informasjon, se xxx.xxxx.xx .

1.5 Kunngjøring ‌

Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN-basen (xxx.xxxxxx.xx) den 19.10.2012. Konkurransegrunnlaget med vedlegg er publisert sammen med kunngjøringen.

1.6 Tilbud på deler av anskaffelsesomfanget ‌

Det er ikke anledning til å levere tilbud på deler av anskaffelsesomfanget.

1.7 Tidsplan ‌

Det er planlagt med følgende fremdrift for anskaffelsen:

Milepæler
MP:	Oppgaven utføres senest
MP1	Konkurransegrunnlag med tilhørende kravspesifikasjon og kontraktsgrunnlag er godkjent	15.10.2012
MP2	Konkurransen er kunngjort	19.10.2012
MP3	Tilbud er mottatt fra leverandører	20.11.2012
MP4	Evaluering og innstilling er godkjent	03.12.2012
MP5	Tildeling er meddelt leverandørene	03.12.2012
MP6	Avtalen er signert	15.12.2012
MP7	Avtalen skal gjelde fra	01.01.2013

2 Konkurransegrunnlag fra oppdragsgiver ‌

Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet med vedlegg:

1. Skjema for HMS egenerklæring

2. Avtaledokument

Tilbyder må kontrollere at det mottatte konkurransegrunnlaget inneholder alle tekstsider og vedlegg som er angitt i innholdsfortegnelsen. Tilbyder skal sette seg grundig inn i konkurransegrunnlaget.

3 Avtalen ‌

3.1 Avtalens omfang ‌

Avtalen gjelder alle tjenester beskrevet i punkt 7, og skal dekke de angitte formål og krav. Avtalen skal benyttes av Hias IKS.

3.2 Avtaleform og -vilkår ‌

Oppdragsgiver vil inngå avtale om kjøp av tjenester med valgte leverandør. Avtale med kontraktsbestemmelsene er vedlagt.

3.3 Avtalens varighet ‌

Avtalen skal ha en varighet på 2 år med mulighet for oppdragsgiver å forlenge den ett år av gangen i inntil 2 år.

4 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen ‌

4.1 Anskaffelsesprosedyre ‌

Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse i henhold til Lov om offentlige anskaffelser m.v. av 16. juli 1999 nr 69 med tilhørende forskrift nr 402 om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006, del I og II.

4.2 Offentlighet ‌

For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr 69 om rett til innsyn i offentlig virksomhet. Innsynet kan begrenses med hjemmel i § 23.

4.3 Taushetsplikt ‌

Oppdragsgiverens og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår.

4.4 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen ‌

En ansatt hos oppdragsgiver kan under henvisning til FOA § 3-7 ikke delta i konkurransen eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte.

4.5 Habilitet ‌

Rådgivere som har vært involvert i utarbeidelse av konkurransegrunnlag eller spesifikasjoner har under henvisning til FOA § 3-8 ikke anledning til å delta i konkurransen.

Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven § 6 til § 10.

4.6 Økonomisk risiko ‌

Tilbyder utarbeider og leverer tilbud for egen regning og risiko. Kostnader og utgifter som tilbyder pådrar seg relatert til anskaffelsen skal bæres av tilbyder selv, herunder alle omkostninger ved utarbeidelse og fremsending av tilbudet, som tilbudskonferansen, møter, befaringer og lignende. Dette gjelder også kostnader knyttet til eventuelle kompletterende bestemmelser eller avlysning av konkurransen.

Oppdragsgiver påtar seg således intet økonomisk ansvar for nedlagt arbeid eller andre kostnader i forbindelse med tilbyders deltakelse i konkurransen.

4.7 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse ‌

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn.

4.8 Forbehold ‌

Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold til konkurransegrunnlaget eller avtalevilkårene. Eventuelle forbehold skal være presise og entydige og skal være beskrevet

slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder. De skal enten være prissatt eller beskrevet på en slik måte at oppdragsgiver kan vurdere deres økonomiske verdi.

5 Kontaktperson og kommunikasjon ‌

5.1 Hovedprinsipp for kommunikasjon ‌

All kommunikasjon mellom tilbyder og oppdragsgiver i tilbudsfasen skal foregå skriftlig og gå gjennom oppdragsgivers kontaktperson.

5.2 Kontaktperson ‌

Navn:	Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx
E-post:	xxxx@xxxx.xx
Adresse:	Postboks 0000, 0000 Xxxxx
Telefon	000 00 000

5.3 Rettelser, endringer og supplering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli tilgjengeliggjort på Doffin.‌

Dersom dette dokument skulle inneholde åpenbare feil, eller oversendte filer ikke kan leses som forventet, er det tilbyders plikt å ta kontakt med oppdragsgiver for å få feilen rettet.

5.4 Spørsmål til anskaffelsen ‌

Eventuelle spørsmål til anskaffelsen og konkurransegrunnlaget skal være skriftlige. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli publisert.

6 Kvalifikasjonskrav – krav til leverandøren ‌

6.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling:‌

Kvalifikasjonskrav:

• Leverandør skal være et lovlig etablert foretak

• Ingen restanser på skatter og avgifter av betydning

• Leverandør skal ha et system for å ivareta helse, miljø og sikkerhet

Dokumentasjonskrav:

• Firmaattest

• Skatteattest for merverdiavgift

• Skatteattest for skatt

• HMS- egenerklæring i samsvar med vedlagt skjema Attester skal ikke være eldre enn 6 mnd. ved utløp tilbudsfrist.

6.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet ‌

Kvalifikasjonskrav:

• Leverandøren må ha økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre dette oppdraget

Dokumentasjonskrav:

• Oppdragsgiver skriver ut en kredittvurdering gjennom Soliditet Decision herunder hovedinfo, betalingsanmerkninger, regnskap, nøkkeltall og score.

6.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner ‌

Kvalifikasjonskrav:

• Leverandøren må ha organisasjon med tilstrekkelig personellressurser til å kunne gjennomføre dette oppdraget.

• Leverandøren må ha godkjent utdanning og arbeide innenfor strenge etiske og faglige retningslinjer. Leverandøren må være medlem av Norges Massasjeforbund (NMF), og være registrert som alternativ behandler, ved oppstart av kontrakt

• Leverandøren må ha tilstrekkelig erfaring for å kunne gjennomføre dette oppdraget

Dokumentasjonskrav:

• Tilbyder skal gi en beskrivelse av organisasjonen, inklusive antall ansatte og eventuelle samarbeidspartnere/underleverandører.

• Dokumentasjon av nødvendig medlemsskap og registreringer, samt eventuelle sertifikater fra utdanningsinstitusjoner. Dersom leverandøren ikke er registrert eller er medlem av NMF ved tilbudsfrist, skal det vedlegges dokumentasjon på at slik registrering vil være etablert ved oppstart av kontrakt.

• Dokumentasjon av kompetanse og erfaring på utførende ressurser ved å legge ved CV.

6.4 Underleverandører ‌

Dersom tilbyder ikke har tilstrekkelig ressurser i eget foretak, skal dokumentasjon over tilsvarende ressurser hos underleverandør eller samarbeidspartnere vedlegges tilbudet, sammen med en forpliktelseserklæring om at disse ressursene vil bli stilt til disposisjon for tilbyder for dette oppdraget. Underleverandører eller samarbeidspartnere skal tilfredsstille de faglige kvalifikasjonskravene, jfr andre og tredje kulepunkt i punkt 6.3.

7 Krav til tjenesten ‌

7.1 Forutsetninger og forbehold ‌

Tjenesten skal tilfredsstille formålet med anskaffelsen. Xxxxxxxx bes kort beskrive hvordan han har tenkt å oppfylle dette.

Eventuelle forutsetninger for utførelse av tjenesten skal beskrives. Det er viktig å få frem eventuelle krav til kunden.

Eventuelle endringer og forbehold til de generelle avtalevilkårene skal fremkomme av tilbudet med referanse til det aktuelle punktet.

7.2 Massasje ‌

Tjenesten omfatter Hias IKS og dekker inntil 30 min behandling av den enkelte som deltar i ordningen, hver 14. dag i kundens lokaler. Det skal ikke leveres behandling i skolens ferier.

Behandlingen skal bestå av massasje av rygg/nakke/skuldre/armer utenpå klær, og behandler må selv bringe nødvendig utstyr.

Behandlingen skal tilfredsstille fagkrav gitt av Norsk bransjeråd for massasje, og følge lov om alternativ behandling.

Tjenesten skal leveres til gitte lokasjoner. Per i dag er dette Fredvang, Heggvin og avløpsrenseanlegget i Sandvika. Oppdragsgiver stiller lokale til disposisjon, men leverandør kan ikke påregne å bli tildelt et fast rom.

Tilbyder bes beskrive gjennomføring av tjenesten, herunder type massasje. Eventuelle forutsetninger for gjennomføringen skal tydelig fremkomme.

7.3 Administrasjon og rapportering ‌

Leverandør skal administrere ordningen i form av innkalling til time, registrering av behandling og håndtering av eventuelle bytter av timer.

Inn- og utmelding av ordningen administreres av kunden. Tilbyder bes beskrive hvordan administrasjon vil gjennomføres.

7.4 Behandling av personopplysninger ‌

Personopplysninger og taushetsplikt skal håndteres iht lov om alternativ behandling samt personopplysningsloven.

Xxxxxxxx bes beskrive hvordan dette er ivaretatt.

7.5 Pris og prisbestemmelser ‌

Generelle betalingsvilkår er angitt i avtaledokumentet. Det skal gis en enhetspris per behandling.

Enhetsprisen skal inneholde alle kostnader som må påregnes for at leverandøren kan gjennomføre tjenesten – også reisetid, reisekostnader og eventuelle andre utlegg. Enhetsprisen skal også inkludere administrasjon av tjenesten, som angitt i punkt 7.3.

Tjenesten skal faktureres per behandling etter faktisk utførelse. Enhetsprisen skal oppgis i norske kroner, eksklusive MVA.

8 Krav til tilbudet ‌

8.1 Språk ‌

Tilbudet skal være på norsk.

8.2 Besvarelse av krav til tjenesten ‌

Beskrivelsen og kravene til tilbyders ytelser er gitt i punkt 7. Tilbyder skal i sitt tilbud besvare dette i henhold til instrukser gitt for hvert underpunkt.

8.3 Tilbudets struktur ‌

Nedenfor gis detaljert informasjon om dokumentasjonen som skal inngå i tilbudet. At tilbyder følger den oppsatte strukturen er viktig for at oppdragsgiver skal kunne vurdere tilbudene raskt, effektivt og riktig.

Dersom tilbyderne ønsker å vedlegge tilleggsinformasjon som ikke er etterspurt, skal dette vedlegges som egen del (del 5) merket ”Tilleggsinformasjon”.

Tilbudet skal ikke inneholde brosjyrer eller annet kommersielt materiale dersom ikke dette har saklig sammenheng med tilbudsbesvarelsen.

Del

Dokument

Beskrivelse

Følgebrev

Det stilles følgende krav til følgebrevets innhold:

• Følgeskrivet skal være datert

• Det skal tydelig fremgå hvem tilbyder er med navn, organisasjonsnummer, adresse, telefon og e- postadresse.

• Leveranse og vedståelse av tilbud skal bekreftes

• Kontaktperson for tilbudet og kontaktdata (telefon/e- post) skal oppgis

• Signatur av bemyndiget person

Hver del skal være skilt fra hverandre med nummererte skilleark i permen. Tilbudet skal bestå av følgende deler:

Del	Dokument	Beskrivelse
2	Kvalifikasjon	Dokumentasjon av at kvalifikasjonskrav er oppfylt, jfr punkt 6: • Firmaattest • Skatteattest for merverdiavgift • Skatteattest for skatt • HMS- egenerklæring i samsvar med vedlagt skjema • Beskrivelse av organisasjonen, inklusive antall ansatte og eventuelle samarbeidspartnere/underleverandører. • Medlemsskap NMF, alternativt dokumentasjon på at medlemsskap vil være etablert ved oppstart av kontrakt • Registrering i register for alternative behandlere, alternativt dokumentasjon på at registrering vil være i orden ved oppstart av kontrakt • Dokumentasjon fra utdanningsinstitusjoner • CV på utførende ressurser
3	Besvarelse og pris	Xxxxxxxxx beskrivelser og forutsetninger for leveransen. Tilbyders besvarelse av krav angitt i punkt 7: • Forutsetninger og forbehold • Beskrivelse av gjennomføring av tjenesten • Beskrivelse av administrasjon og rapportering • Beskrivelse av behandling av personopplysninger • Enhetspris
4	Kontrakt	Eventuelle endringer til den generelle avtaleteksten
5	Tilleggsinformasjon

8.4 Innbinding, merking og antall kopier ‌

Tilbudet skal leveres i én original papirversjon vedlagt CD eller minnepinne med tilbudsdokumentene i PDF-format. Arkene skal ikke stiftes.

Tilbyder bes spesielt påse at papirversjon og elektronisk versjon av tilbudet inkludert alle vedlegg er identisk. Ved eventuelle avvik mellom eksemplarene vil signert papirversjon bli lagt til grunn.

Komplett tilbud skal legges i lukket konvolutt/innpakning, og merkes: ”Tilbud massasjetjenester - ÅPNES KUN AV ADRESSAT”

8.5 Leveringsfrist og –sted ‌

Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen 20. november 2012 kl. 12:00 lokal tid. Tilbudet kan sendes til Hias IKS ved Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx, postboks 4065, 2306 Hamar. Tilbudet kan også leveres direkte til Hias IKS sin resepsjon på adresse Xxxxxxxxxx 000.

Det er tilbyders ansvar at tilbudet er i hende hos oppdragsgiver innen tidsfristen.

8.6 Endring og tilbakekall av tilbud ‌

Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig.

Endring av tilbudet er å betrakte som nytt tilbud og skal utformes i samsvar med de krav til tilbudet som er oppstilt ovenfor.

8.7 Vedståelsesfrist ‌

Tilbudet skal være bindende til den 20. februar 2013. Xxxxxxxx bes vedstå seg sitt tilbud i tilbudsbrevet.

9 Oppdragsgivers behandling av tilbudet ‌

9.1 Registrering av tilbud ‌

Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottak etter hvert som de kommer inn.

9.2 Tilbudsåpning ‌

Åpning av tilbud vil gjennomføres i oppdragsgivers lokaler 20. november 2012 kl. 13:00 av representanter fra Hias IKS.

Det vil ikke bli gjennomført åpen tilbudsåpning. Tilbyder har følgelig ikke rett til å være til stede ved åpningen. Åpning foretas av minst to representanter for oppdragsgiveren.

9.3 Avvisning ‌

Eventuelle spørsmål om avisning vil bli vurdert i samsvar med anskaffelsesforskriftens §§ 11- 10 – 11-13.

Oppdragsgiveren har plikt til å avvise tilbydere som ved tilbudsfrist eller etter en eventuell tilleggsfrist ikke har levert skatteattester og HMS-egenerklæring, og de tilbydere som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene.

Oppdragsgiveren kan avvise tilbydere som ikke har sendt inn øvrig etterspurt dokumentasjon.

Det presiseres at det ikke er anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene eller konkurransegrunnlaget. Videre har oppdragsgiver adgang til å avvise tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende som medfører tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert, men forskriftsmessig arkivert eller destruert.

For sent innkomne tilbud vil bli avvist.

9.4 Kvalifikasjon ‌

Tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få tilbudet evaluert og vurdert ihht tildelingskriteriene.

9.5 Evaluering av tilbud ‌

Oppdragsgiver vil tildele kontrakt til den tilbyderen med det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på oppdragsgivers evaluering av tilbudene og tildelingskriteriene listet opp i tabellen nedenfor.

Tildelingskriterium	Vekt	Beskrivelse
Kvaliteten på gjennomføring av tilbudte tjenester	65%	Under dette kriteriet vil innfrielse av krav relatert til gjennomføring av tjenesten, administrasjon og håndtering av personopplysninger, oppstilt i kap 7, bli vurdert
Pris	35%	Under dette kriteriet vurderes total pris basert på tilbudt enhetspris og angitt volum på 40 ansatte og 20 behandlinger per ansatt i året.

Oppdragsgiver vil vurdere omfang og konsekvens av eventuelle forbehold mot avtalevilkårene, samt eventuelle forutsetninger og krav fra tilbyder. Disse vil skjønnsmessig bli vurdert under kriteriet ”pris” om forholdet antas å ha økonomisk verdi, eventuelt under de øvrige tildelingskriteriene hvis de antas å ha betydning for disse.

Document Metadata

Table of Contents

Kjøp av Massasjetjenester

Document Metadata