AVTALE OM REGIONALT VEILYSSAMARBEID ØST I AGDER

AVTALE OM REGIONALT VEILYSSAMARBEID ØST I AGDER

Dato 24.03.2014

1. Bakgrunn

Avtalen er inngått mellom xxx kommune og vertskommune Arendal og trer i kraft med

virkning fra 01.05.2014.

Samarbeidets navn: Drift av veilys Øst i Agder.

Driftstjenesten for veilys Øst i Agder etableres med grunnlag i vedtak i kommunestyrene i kommunene Gjerstad, Risør, Tvedestrand, Vegårshei, Åmli, Froland, Grimstad og Arendal. Organiseringen skjer i medhold av kommunelovens § 28-1b, administrativt vertskommunesamarbeid og bygger på strategier for interkommunalt samarbeid slik de framgår av Strategiplan for Østre Agder.

2. Formål

Samarbeidets formål er å skape en profesjonell drift av veilys for kommunenes

innbyggere, og sikre at kommunene i regionen får god kvalitet på tjenesten. Tilføring av fagkompetanse på veilysområdet skal bidra til å styrke den totale kompetansen kommunene har innenfor driften av veinettet og sikre kvaliteten på veilysanleggene spesielt.

Samlet gir dette:

• En mer effektiv tjeneste.

• En mindre sårbar tjeneste

• En mer kompetent tjeneste.

3. Tjenestens innhold, omfang og delegering

Vertskommunen skal levere tjenester som omfatter

• Bistå kommunene i oppgaven å være eier av veilysanlegg.

• Oppfølging av driftskontrakt med veilysentreprenør.

• Oppfølging av publikumshenvendelser vedr drift og vedlikehold av veilysanlegg.

• Oppfølging av pålegg fra el-tilsynet

• Bistå ved tiltak på veilysanleggene, herunder omlegginger som følge av veiarbeider, omlegginger initiert av AE mv. i samarbeid med den enkelte kommune.

• Bistå ved behandling av planer for nye veilys bl. a. i boligfelt, oppfølging av bygging og bistå ved overlevering av nye anlegg til kommunen

• Bistå den enkelte kommune for å utarbeide planer for rehabilitering og ombygging av eldre veilysanlegg og oppfølging av arbeidene.

• Oppdatere veilysdatabase og registrere kommunale veilysanlegg i egen veilysdatabase (dersom kommunen har en slik)

• Bistå ved utarbeidelse av innkjøpsdokumenter for arbeider utenom driftskontrakten og utarbeide dokumentasjon ved fornyelse av denne. (Spesielt med hensyn til tekniske spesifikasjoner, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier)

• Utarbeide veilysnorm

Arbeidet organiseres ut fra hovedkontor i Arendal kommune. Oppgavene skal følge den til enhver tid prioriterte oppgaveliste, fastsatt av samarbeidsgruppe for veilyssamarbeidet. Alle kommunene plikter å stille kontorplass til rådighet slik at arbeid i forbindelse med veilys etter behov kan foregå i den kommunen saken hører hjemme.

Vertskommunen har ansvar for drift av felles arkiv.

Budsjett og fordeling av kapasitet

Det felles årsverket er det første året (2014) beregnet til å koste kr. 820000,-. I dette inngår utgifter til kontorhold (data, telefon etc). Felleskostnadene fordeles mellom kommunene i forhold til antall lampepunkt. Årskostnadene justeres årlig ut fra lønns- og prisstigning.

Antatt årlig lønnskostnad inkl sos utg, reiseutg,

etc 820000

Totalt antall arbeidsdager 220

Antall arbeidsdager i kommunene 200

Antall arbeidsdager på kurs, seminar,

fellesmøter etc 20

Andel av tid/kostnad til fordeling etter lyspunkt 100 %

Kommune	Antal veglys	% av total	Sum Kostnad
Arendal	8270	54,5	446 821
Froland	723	4,8	39 063
Gjerstad	200	1,3	10 806
Grimstad	3000	19,8	162 087
Risør	1276	8,4	68 941
Tvedestrand	1338	8,8	72 291
Vegårshei	147	1,0	7 942
Åmli	223	1,5	12 048
Sum	15177	100,0	820 000

Delegasjon

Delegasjon og myndighet i den enkelte kommune avgjøres særskilt i kommunen.

4. Organisering

Rådmannen i vertskommunen er administrativ leder for samarbeidet.

Det opprettes en samarbeidsgruppe som består av en representant fra teknisk sektor i hver enkelt kommune. Samarbeidsgruppas leder skal være representanten fra vertskommunen.

Samarbeidsgruppa skal i utgangspunktet ha to møter i året, et i første tertial og et i tredje. For øvrig kan samarbeidsgruppa kalles sammen når et av medlemmene ønsker dette.

5. Lokalisering

Veilystjenesten Øst i Agder etableres i eide lokaler i vertskommunen.

6. Økonomi

Rådmannen i vertskommunen utarbeider forslag til budsjett for virksomheten i

samarbeid med veilystjenesten Øst i Agder og samarbeidsgruppa for medlemskommunene for drift av fellesordningen. Budsjettet skal omfatte

• lønn

• reisekostnader

• kontorhold i vertskommunen inkl IKT-kostnader og telefon

Øvrige kostnader til veilys i den enkelte kommune dekkes av kommunen.

7. Rapporter

Rapportering hvert tertial, pr. 31. april, 31. august og årsrapport pr 31. desember

hvert år. Rapporten sendes medlemskommunenes representant i samarbeidsgruppa innen 15. måneden etter.

Veilystjenesten rapporterer til kommunene iht avtalte prioriteringer i forhold til avtalens omfang.

8. Personale

Fellesordningen har ett felles årsverk til disposisjon. Ut over dette må kommunen

selv stille nødvendig personell til disposisjon for løsing av egne oppgaver.

9. Saksbehandling, underretning, klage, mv

Den enkelte kommunen har ansvaret for saksbehandlingen i egen kommune. Men

der det er behov for tekniske vurderinger og beskrivelser, skal samarbeidets veilyskompetanse benyttes.

10. Lovlighetskontroll, kontrollutvalg og internkontroll

Lovlighetskontroll kan skje etter reglene i kommunelovens § 28h, jfr. § 59.

Vertskommunens kontrollutvalg har myndighet etter kommunelovens § 77 nr. 1 overfor virksomheten, jfr. kommunelovens § 28j.

Den enkelte kommune er ansvarlig for internkontroll.

11. Tvister

Dersom det oppstår tvist i tolkningen av denne avtale skal det oppnevnes en tvistenemd med ett medlem fra vertskommune, ett medlem for kommuner som ber om tvistebehandling og ett medlem fra Fylkesmannen i Aust-Agder.

12. Uttreden av veilystjenesten Øst i Agder

Medlemskommuner kan tre ut av veilyssamarbeidet med 2 års varsel regnet fra

første årsskifte etter at vedtak om uttredelse er gjort i bystyre/kommunestyre. Medlemskommune som trer ut får ingen kompensasjon for felles investeringer som veilystjenesten Øst i Agder har gjort.

13. Endringer i samarbeidsavtale

Endringer i denne avtalen foretas av kommunestyrene og forutsetter godkjenning i

minimum seks av de åtte deltakende kommuner.

14. Samarbeidsgruppe / evaluering

Rådmennene i deltakerkommunene, oppnevner en representant fra teknisk sektor til

en samarbeidsgruppe for det regionale veilyssamarbeidet. Samarbeidsgruppa skal påse at samarbeidet fungerer som forutsatt.

Samarbeidsgruppa skal løpende evaluere samarbeidet, og skal hvert år avgi rapport til deltakerkommunene, eventuelt med forslag til endringer i avtalen.

Etter 4 år skal det regionale veilyssamarbeidet for deltakerkommunene evalueres.

15. Ikrafttreden

Den enkelte kommune avgjør nødvendig behandling av avtalen.

Avtalen trer i kraft 01.05.14 med mindre annet blir bestemt.