Konkurransegrunnlag
Trondheim kommune
Konkurransegrunnlag
Konkurranse med forhandling
(FOA DEL III)
Drift av IKT infrastruktur med tilhørende tjenester
Innholdsfortegnelse
5 Informasjon om anskaffelsesprosessen 4
5.3 Framdriftsplan for konkurransen 5
6 Krav til tilbudets disposisjon, form og innhold 5
7 Beskrivelse av Leverandørens svartabell 5
9.2 Kontaktpunkt for konkurransen 8
9.4 Avlysning av konkurransen 8
9.5 Spørsmål og svar til Konkurransegrunnlaget 8
9.6 Rettelser, suppleringer eller endringer til Konkurransegrunnlaget 9
9.9 Meddelelse til deltakere i konkurransen 9
9.10 Forhandlinger, reduksjon av antall tilbud og valg av Leverandør 9
9.12 Returnering av tilbudet 10
9.16 Tilbud på deler av Leveransen 10
9.17 Innleveringsfrist av tilbud 10
9.18 Innlevering av tilbud - Mercell 10
9.19 Utarbeidelse av tilbud 11
9.21 Kommunikasjon - Mercell 11
9.22 Endringer i konkurransegrunnlaget - Mercell 11
10 Konkurransegrunnlagets dokumenter/vedlegg 12
1 Innledning
Trondheim Kommune (Kunden) gjennomfører konkurranse med forhandling med sikte på å inngå en avtale på drift av IKT infrastruktur med tilhørende tjenester. Prosjektnavn er SIKT (Sikker Infrastruktur Kommunikasjon Trondheim kommune).
Konkurransen innledes med en kvalifisering av leverandører som har levert forespørsel om deltakelse i konkurransen.
De leverandører som blir kvalifiserte vil bli invitert til å gi tilbud gjennom besvarelse av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg.
Alle henvisninger til Leverandøren forstås som henvisning til aktuelle tilbydere. Alle henvisninger til leveransen skal forstås som den løsning og tjenester Kunden etterspør iht. Konkurransegrunnlaget.
Konkurransegrunnlaget med vedlegg gir Leverandørene nødvendig informasjon og rettledning i tilbudsfasen, se også kapittel 10 Konkurransegrunnlagets dokumenter/vedlegg.
2 Generelt om oppdraget
Det skal inngås en ny avtale knyttet til drift av Kundens IKT infrastruktur (TK Konsernnettverk) med tilhørende tjenester.
Kunden tilegner seg i økende grad teknisk kompetanse og personell og ser behov for et tettere og bedre teknisk samarbeid mellom Kunden og Leverandører.
I avtaleperioden skal Klæbu kommune tiltre avtalen i forbindelse med sammenslåingen med Trondheim kommune
Vi tar forbehold om politiske vedtak, endrede målsetninger eller andre ukjente faktorer som kan påvirke omfang av anskaffelsen, slik at det allerede i anbudsfasen kan bli endringer i konkurransegrunnlaget.
3 Underleverandører
Leverandøren kan benytte underleverandører for å oppfylle alle behov og krav som omfattes av forespørselen.
Ved bruk av underleverandører vil Xxxxxx kun forholde seg til Leverandøren, som vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelser som for sine egne.
4 Omfang
Avtalen skal støtte opp under kommunens visjon:
Tilgang til alle tjenester - over alt
«Trondheim kommune skal sørge for at alle ansatte skal ha tilgang på de verktøyene de trenger for å gjøre jobben sin der de er og når de trenger det.
Trondheim kommune skal sørge for at kommunens innbyggere kan kommunisere med kommunen effektivt og sikkert.»
Avtalen skal ivareta kontinuitet, forbedringer, oppgraderinger, ulike kritikaliteter og utvidelser av Kundens IKT infrastruktur både for nye og eksisterende lokasjoner.
Omfanget av nye lokasjoner kan ikke anslås på nåværende tidspunkt, men bl.a. skal Granåsen skianlegg omfattes av avtalen. Endelig infrastruktur her er under utarbeidelse, men er ennå ikke besluttet.
Løsningene som skal driftes skal gi brukerne tilgang til de tjenester de har behov for på en tilstrekkelig sikret og med en kontinuitet som svarer til den kritikalitet som tilgang til tjenestene som konsumeres krever. De driftede løsninger inkluderer sentral internettilgang, nettverksdrift, herunder kjernenett og kantnett, WiFi-løsninger, DHCP- forvaltning, IPv4 og IPv6, intern og eksterne brannmurer, sambandsdrift, overvåknings- og vedlikeholdsløsninger, herunder også kapasitets- og incidenthåndtering.
Tjenestene skal samlet gi brukere og applikasjoner de nødvendige sambandsforbindelser, slik man oppnår samtrafikk i mellom Kundens virksomhetsområder, organisasjonselementer og fysiske lokasjoner.
Forretnings- og arbeidsprosessene hos Kunden og de tjenester som tilbys, avhenger i stor grad av Kundens andre driftsavtaler som Drift av intern telefoniløsning, Drift av pasientvarsling og applikasjonsdrift og forskjellige «ASP- og Cloudløsninger». Et stabilt nett med nok kapasitet er her avgjørende for en tilfredsstillende tjenesteproduksjon.
Flere av tjenestene er vurdert å være kritiske i forhold til Kundens omdømme eller innbyggernes liv og helse.
Kundens forskjellige driftsavtaler innebærer at Leverandøren må samhandle med Kundens andre driftsleverandører, både i etablerings og i ordinær drift, for at Kunden skal kunne etablere og opprettholde en tilfredsstillende tjenesteproduksjon.
Ny avtale skal sammen med driftsavtalen for telefonabonnement og trafikk for fast- og mobiltelefoni tilfredsstille Kundens interne behov for fremtidsrettede, robuste og sikre digitale kommunikasjonsløsninger.
Robuste og sikre kommunikasjonsløsninger skal gjøre Kunden i stand til å tilfredsstille de forventninger og krav kommunens innbyggere har til sin digitale hverdag.
Robuste og sikre kommunikasjonsløsninger
Kundens nettløsning skal være inndelt i soner der hver sone bare utveksler relevant trafikk med andre interne/eksterne soner. Nettløsningen skal kunne betjene systemer med sikkerhetskrav på åpen, intern, og sikker sone iht. Datatilsynets anbefalinger. Trafikk mellom sonene skal kun være mulig å initiere fra sonen med høyeste sikkerhetskrav.
Kommunens nettløsning skal kunne betjene sensitive personopplysninger/sensitive saksopplysninger, og gradert informasjon på nivå «Konfidensielt/Strengt fortrolig». Behov for nettløsning for høyere graderingsnivå skal baseres på separate løsninger med relevant sikring.
Brannmurer og tilsvarende sikkerhetsbarrierer skal benyttes for å oppnå et sikkert skille mellom soner. Kommunikasjon mellom Kundens nettverk og eksterne nett skal rutes via sikkerhetsbarrierer som filtrerer ulovlige tjenester, uønsket informasjon, adresser og trafikkretning; e.a «kontrollerte GateWays».
Det skal være elektronisk overvåking av ekstern nettverkstrafikk/kommunikasjon mot Kundens virksomhetskritiske systemer og nettverk. Forsøk på ulovlig inntrenging skal automatisk kunne detekteres, stoppes, og rapporteres.
Det skal være minst to sikkerhetsbarrierer mellom sikret sone og eksternt nettverk.
Support fra leverandører eller fjernaksess fra egne ansatte over eksterne linjer skal benytte VPN-løsning med kryptering, eller tilsvarende. Tilkoplingen i Kundens nettverk skal aktivt åpnes/lukkes etter behov. For support fra leverandør gjelder krav om eget supportnett, personlig autorisasjon, autentisering på tilstrekkelig nivå, og logging av aktivitet. Jf. Norm for informasjonssikkerhet (xxx.xxxxxx.xx) Fakta-ark nr. 36.
Se konkurransegrunnlagets vedlegg og Kundens kravspesifikasjon for konkurransen for ytterligere informasjon, herunder «Bilag 3 Beskrivelse av det som skal driftes».
5 Informasjon om anskaffelsesprosessen
Anskaffelsen foretas som konkurranse med forhandling etter reglene i forskrift om offentlige anskaffelser (FOA Del III).
Siste versjon av Statens standardavtaler Driftsavtalen (SSA-D), vil bli benyttet som avtalestandard for leveransen. Avtalestandarden er utarbeidet av Direktorat for forvaltning og IKT (DIFI). Informasjon om avtalestandarden er å finne på nettsiden xxx.xxxxxxxxxxxx.xx. Kjøpsavtalen vil kun være gjeldende ved kjøp av utstyr og programvare.
5.3 Framdriftsplan for konkurransen
Det er lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen frem til avtaleinngåelse. Datoene i tidsplanen nedenfor er foreløpige og kan bli endret av Kunden.
Tidsplan | Dato |
Konkurransegrunnlag og tilbud | |
Konkurransegrunnlag og Bilag 1 Kundens Kravspesifikasjon offentliggjort på Doffin | Uke 26 |
Kundens maler for svartabeller sendes til kvalifiserte leverandører | 29.08.2018 |
Tidsperiode for spørsmål til konkurransegrunnlaget | 01.09 - 20.09.2018 kl. 12.00 |
Innleveringsfrist for tilbud | 01.10.2018 |
Utvelgelse og forhandlinger | |
Beslutte eventuell reduksjon i antall tilbud det skal forhandles om | 02.11.2018 |
Forhandlinger startet | 12.11.2018 |
Forhandlinger avsluttet | 05.12.2018 |
Tildeling av avtale basert på endelig tilbud | 07.12.2018 |
Kontrakt inngått | 21.12.2018 |
6 Krav til tilbudets disposisjon, form og innhold
Tilbudet skal settes opp og dokumenteres i henhold til konkurransegrunnlagets «Konk Vedlegg 01 Tilbudets disposisjon».
Tilbudet skal leveres i Mercell i Adobe PDF- og MS Office format.
Dersom det er noen opplysninger i tilbudet som Leverandøren anser som taushetsbelagte, skal Leverandøren levere et ekstra tilbudssett i Adobe PDF-format som er sladdet.
Leverandør skal fylle ut konkurransegrunnlagets «Konk Vedlegg 02 Tilbudsbrev», det skal være datert og underskrevet av representant som juridisk kan binde Leverandøren. Alle svar skal gis under de respektive hovedområder angitt i konkurransegrunnlagets «Konk Vedlegg 01 Tilbudets disposisjon», og ikke i form av kryssreferanser. Brosjyrer og annet reklamemateriell skal ikke inngå i noen deler av Leverandørens besvarelse.
Tilbudet skal i stor grad leveres i form av utfylte bilag til SSA-D i henhold til Xxxxxxx maler.
Tilbudet skal inneholde en egenerklæring om at alle Må-krav (M-krav) som stilles i konkurransegrunnlaget er oppfylt, se «SSA-D Vedlegg 02 Egenerklæring M-krav».
7 Beskrivelse av Leverandørens svartabell
Leverandøren skal besvare «Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon» i Kundens maler for avtalens øvrige bilag. Xxxxxx blir sendt de kvalifiserte leverandører samtidig med brev om utfall av prekvalifiseringen og fortsatt deltakelse i konkurransen.
Beskrivelse av svartabeller og svaralternativer er angitt i konkurransegrunnlagets «SSA-D Vedlegg 01 Krav til besvarelse av Kundens kravspesifikasjoner». Leverandøren skal følge de anvisninger som er gitt i dokumentet.
8 Tildelingskriterier
Kunden vil tildele avtalen til den leverandøren som, etter en samlet vurdering over en evalueringsperiode på seks år, har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbudet ut fra tabellen nedenfor. Kunden er i en endelig avtale ikke forpliktet til uttak av de estimerte volumtallene som er oppgitt i «SSA-D Bilag 1H - Kundens kravspesifikasjon_Priskalkyle».
Kvalitet og Gjennomføringsevne:
Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor tildelingskriterium for kvalitet, gjennomføringsevne og prisbestemmelser bli gitt en poengscore på 0-10. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10 poeng. De øvrige tilbudene vil få en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene.
Hvert enkelt B-krav vil bli vektet og gitt en poengscore på 0-10.
De krav som Xxxxxx har bedt om beskrivelse på vil bli vurdert ut fra et innkjøpsfaglig skjønn. Har Leverandøren forbehold og forutsetninger eller svart med svarkode tilpasset (T), vil Kunden vurdere dette sammen med Leverandørens beskrivelse på oppfyllelse av krav.
Har Leverandøren svart Nei på oppfyllelse av B-krav, vil score settes automatisk til 0 poeng.
Der B-krav som er besvart med T (tilpasses), og der Leverandøren svarer at dette blir ivaretatt etter leveringsdag (MP6), må Leverandør bekrefte når i avtaleperioden kravet blir tilfredsstilt. Leverandøren vil få følgende trekk i score i forhold til når i avtaleperioden etter leveringsdag kravet skal bli tilfredsstilt:
Innen 6 mnd., trekk i score= 4 poeng (trekk i score kan medføre negativ verdi, score settes da til 0) Innen 1 år, trekk i score= 8 poeng (trekk i score kan medføre negativ verdi, score settes da til 0) Fra 2 år; trekk i score= 10 poeng, dvs. score = 0 poeng
For at den angitte vektingen av tildelingskriteriet skal bli korrekt må det beste tilbudet innen det aktuelle tildelingskriterium få 10 poeng, derfor må den enkelte tilbyders poengsum for hvert kriterium skaleres opp med faktoren 10 / beste poengsum innen kriteriet. Dette refereres ofte til som at poengene «normaliseres». Ny normalisert poengsum blir da:
Y = (oppnådd poengsum for kriteriet) x (10/ beste poengsum innen kriteriet).
Evaluering pris for Drift og forvaltning og timepriser:
Prisen som skal brukes for å velge det beste tilbudet er:
For evaluering av tildelingskriterium pris vil det bli brukt en lineær metode ut fra følgende formel:
Poengscore = 10 – 10 x (Pe – Pb)/Pb, der Pe er prisen i tilbudet som evalueres og Pb er tilbudet med lavest pris.
Dette betyr at tilbud som har dobbel så høy pris eller høyere enn tilbudet med lavest pris vil få 0 poeng, dette gjelder både for fastpriser og timepriser
Evaluering av pris på produkter som har Globale prislister:
Her vil en prosentvis rabatt i henhold til produsentenes globale prislister (f.eks Cisco og HP) legges til grunn for å velge det beste tilbudet. Pb er tilbudet med høyest rabatt, og Pe er rabatten i tilbudet som evalueres.
Poengscore beregnes slik: Pe/Pb*10.
Evaluering av pris på produkter fra leverandører som ikke har Globale prislister
Leverandøren skal oppgi sin påslagsprosent på sine innkjøpspriser for de produkter hvor det ikke benyttes globale prislister Her vil et prosentvis påslag på Leverandørens innkjøpspriser legges til grunn for å velge det beste tilbudet. Pb er tilbudet med lavest påslagsprosent, og Pe er påslaget i tilbudet som evalueres.
Poengscore beregnes slik: Pb/Pe*10.
Opsjoner:
Opsjoner vil ikke bli evaluert under tildelingskriteriene.
Tildelingskriterium | Vekt (%) | Grunnlag for evaluering: |
Kvalitet I hvilken grad Leverandørens tilbud kvalitativt tilfredsstiller Kundens krav. Det vil spesielt bli lagt vekt på: ● Leverandørens besvarelse av sin etterlevelse av standarder/rammeverk/metodikk/kvalitetssystem ● Leverandørens synliggjorte tekniske forståelse i sine beskrivelser av hvordan disse oppfyller Kundens krav spesielt innenfor områdene: o Brannmurtjenester o Internettilgang og WEB-filtrering o Trådløs nett o VPN-løsninger o Autentiserings- og autorisasjonsløsning o Nettsentriske sikkerhetsløsninger o Overvåkning og soneforvaltning o Samband og generell nettverksdrift ● Leverandørens beskrivelse av sitt proaktive og reaktive arbeid innenfor sikkerhetsområdet ● Leverandørens løsninger for rapportering til, samt innsyn og selvbetjening for Kunden ● Leverandørens tilbudte tjenestemålinger og tjenestenivå. ● Tjenestenivå med standardiserte prisavslag i forbindelse med drift og forvaltning av Kundens konsernnett | 50 | SSA-D Bilag 2 SSA-D Bilag 5 |
Gjennomføringsevne I hvilken grad Leverandørens tilbud imøtekommer Kundens krav til gjennomføringsevne både for etableringsprosjekt og i ordinær drift. Det vil bli lagt spesielt vekt på: ● Leverandørens synliggjorte prosessforståelse av hvordan samhandling med Kunden utføres ● Leverandørens gjennomføringsevne og ansvarlighet i samhandlingen med Kundens andre driftsleverandører, spesielt o Leverandør av applikasjonsdrift o Leverandør av drift og levering av digitale arbeidsflater o Leverandør av drift av telefoni o Leverandør i drift av pasientvarsling ● Leverandørens kompetanse og erfaring på tilbudte nøkkelpersoner, og hvilken kapasitet Leverandøren har for gjennomføring av oppdraget ● Gjennomføring av etableringsprosjektet ● Leverandørens tilnærming for hvordan alle tjenester og tjenestenivå overføres til ny driftsavtale og hvilken risiko dette medfører for Kunden. | 20 | SSA-D Bilag 6 SSA-D Bilag 4 |
Pris - Drift og forvaltning ● Fastpris for de tjenester som inngår i leveransens grunnpris | 25 | SSA-D Bilag 7 Priskalkyle- |
Tildelingskriterium | Vekt (%) | Grunnlag for evaluering: |
(tjenester og tjenestenivå som inngår i grunnpris er spesifisert i bilag 1) ● Fastpris på etableringsprosjektet ● Kundens estimater for krav og leveranser som ikke dekkes av tilbudet og som således Kunden må anskaffe på andre måter ● Livssykluskostnadene knyttet til Leverandørens løsningsforslag inkl. beregnede økonomiske konsekvenser av Leverandørens forbehold vil bli lagt til grunn, samt konsekvenser for Kundens egne kostnader i forbindelse med utkontraktering og forvaltning av inngått avtale. | Drift og forvaltning | |
Pris - Utstyr, Samband, Lisenskostnader og betalbare tjenester ● Rabatt på utstyr, etablering av samband og lisenskostnader ● Timepris på betalbare tjenester ● Timepris på tilbudt personell | 5 | SSA-D Bilag 7 Priskalkyle - Varekjøp |
Leverandørenes tilbud vil bli evaluert over periode på 6 år. Avtalen er begrenset til maksimalt å gjelde i 8 år, d.v.s. at evalueringsperiode ikke er det samme som avtaleperiode.
Endelig evalueringsresultat:
Poengsum for hvert enkelt tildelingskriterium, kvalitet, gjennomføringsevne og pris, multipliseres til slutt med de angitte vektene og summeres.
Den Leverandør som etter evaluering av leverandørenes siste tilbud får totalt høyest poengsum vil bli tildelt avtalen.
9 Formalia
Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget på en forsvarlig måte og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke tilbudet. Ingen innrømmelser vil bli gjort av Xxxxxx for feil eller unnlatelser fra Leverandørens side.
9.2 Kontaktpunkt for konkurransen
Alle henvendelser vedrørende denne konkurransen skal rettes skriftlig via kommunikasjonsmodul i Mercell.
Alle dokumenter/kommunikasjon/svar som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det aksepteres at generelle produktbeskrivelser kan være på engelsk.
Xxxxxx Xxxxxx har saklig grunn til det, kan konkurransen avlyses uten at det medfører erstatningsansvar overfor Leverandørene. Kunden forbeholder seg videre rett til å avlyse konkurransen for deler av denne, med derpå følgende rett til å utlyse de avlyste deler på nytt.
9.5 Spørsmål og svar til Konkurransegrunnlaget
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx. Dette for at all kommunikasjon skal loggføres. Når du er inne på konkurransen skal du velge fanebladet Kommunikasjon.
Klikk deretter på ikonet "Ny melding" i menylinjen. Skriv inn informasjon til Xxxxxx og trykk deretter på ikonet "Send". Kunden mottar så meldingen din. Hvis spørsmålet angår alle tilbydere vil Xxxxxx besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon. Tilleggsinformasjon er tilgjengelig under fanebladet Kommunikasjon og deretter underfanebladet Tilleggsinformasjon. Du vil også få en e-post med en link til
tilleggsinformasjonen.
9.6 Rettelser, suppleringer eller endringer til Konkurransegrunnlaget
Kunden kan endre og/eller gi tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget og vil i begge tilfeller gi leverandørene informasjon i rimelig tid før tilbudsfristens utløp.
Dersom endringer eller tilleggsopplysninger kommer så sent at det er vanskelig for Leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal Kunden fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Leverandørene vil bli varslet dersom tilbudsfristen utsettes.
Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist.
Alle forbehold og forutsetninger skal være presise og entydige, slik at Kunden kan vurdere å prise disse uten kontakt med Leverandøren. Leverandøren skal i konkurransegrunnlagets vedlegg «SSA-D Vedlegg 03 Forbehold» i tilbudet opplyse om alle forbehold og forutsetninger som tas i forbindelse med dette konkurransegrunnlaget, dets bilag og i Leverandørens tilbud.
Har Leverandøren forbehold og forutsetninger andre steder i sitt tilbud enn i konkurransegrunnlagets vedlegg
«SSA-D Vedlegg 03 Forbehold», blir slike forbehold/forutsetninger i en eventuell avtale ikke regnet som forbehold/forutsetninger.
Tilbudet vil bli avvist dersom:
● Det er tatt vesentlige forbehold mot avtalevilkårene
● Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud
● Anvisninger gitt i beskrivelse av svartabell og svaralternativer angitt i konkurransegrunnlagets «SSA-D Vedlegg 01 Krav til besvarelse av Kundens kravspesifikasjoner» ikke blir fulgt
● Tilbudet ikke settes opp og dokumenteres i henhold til konkurransegrunnlag «Konk Vedlegg 01 Tilbudets disposisjon»
● Det ikke er levert innen angitte frister
Tilbudet kan/vil bli avvist dersom bestemmelsene i forskrift om offentlige anskaffelser åpner for/pålegger det, jf. Forskrift §§ 20-13 og 20-14, ikke er fulgt.
9.9 Meddelelse til deltakere i konkurransen
Dersom tilbud blir forkastet eller avvist, skal Leverandøren meddeles dette. Når Xxxxxx har besluttet hvilken Leverandør som skal tildeles avtalen, vil samtlige kvalifiserte leverandører bli meddelt beslutningen i rimelig tid før avtaleinngåelse. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi klagefrist for leverandørene.
9.10 Forhandlinger, reduksjon av antall tilbud og valg av Leverandør
Kunden vil gjennomføre forhandlinger i faser og redusere antall tilbud som det skal forhandles om. En første reduksjon til inntil 1 leverandør vil kunne skje allerede i forkant av forhandlingene (se Foa § 20-11 (1)). Dette vil bli gjort med bakgrunn i tildelingskriteriene.
Kunden vil ha rett til å gjennomføre forhandlinger vedrørende alle sider av tilbudene.
Under avklaringene og forhandlingene skal både Kunden og Leverandøren medvirke til at grunnlaget for avtale blir entydig klarlagt både med hensyn til innhold, form og Kundens intensjon.
Når forhandlingene er ferdigstilte vil Xxxxxx gjøre en ny evaluering av oppdaterte tilbud med bakgrunn i tildelingskriteriene. Den Leverandør som får høyest total poengsum på evaluering av oppdatert tilbud vil bli tildelt avtalen.
Kunden har ansvaret for å stille med lokaler for å avholde forhandlingene, inneha sekretærfunksjonen og ha ansvaret for føring av møtereferater.
Leverandører Xxxxxx går i forhandlinger med, må stille med personell som har rett til å forhandle og har faglig kompetanse på vegne av Leverandøren.
I henhold til offentlighetsloven vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Etter dette tidspunkt er disse dokumentene som utgangspunkt offentlig tilgjengelige.
Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er personlige forhold (men vanligvis ikke fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bopel), og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke totale priser).
Dersom det er noen opplysninger som Leverandøren anser som taushetsbelagte, basert på en forsvarlig og seriøs juridisk vurdering, skal Leverandøren levere et ekstra tilbudssett (elektronisk) som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger (jf. Kapittel 5.2).
Ved begjæring om innsyn, skal Xxxxxx likevel uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at han plikter å unnta dem fra offentlighet.
Ingen tilbud, eller deler av tilbud, vil returneres til Leverandør.
Konkurransegrunnlaget er Kundens eiendom og skal makuleres eller returneres Kunden innen 5 kalenderdager etter at Leverandøren har fått melding om at tilbudet ikke er akseptert eller når Kunden skriftlig ber om dette.
Både Xxxxx og Leverandør skal behandle opplysninger som fremkommer i forhandlingene konfidensielt.
Det er ikke adgang til å levere alternative tilbud.
9.16 Tilbud på deler av Leveransen
Det er ikke adgang til å levere tilbud på deler av leveransen.
9.17 Innleveringsfrist av tilbud
Tilbudet skal være Kunden i hende senest 01.10.2018 kl. 12.00. Tilbudet som er innlevert etter fristens utløp vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet er levert rettidig.
9.18 Innlevering av tilbud - Mercell
Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp.)
Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp, for eksempel minimum 2 time før fristens utløp. Skulle det komme tilleggsinformasjon fra Kunden, eller det er andre forhold som fører til at du ønsker å endre besvarelsen før fristen utgår, kan du gå inn å åpne din besvarelse, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt til fristen utgår.
Tilbud krever elektronisk signatur ved levering.
Det vil under innlevering av tilbudet bli bedt om en elektronisk signatur for å bekrefte at det er aktuell leverandør som har sendt inn tilbud. Elektronisk signatur kan dere skaffe på xxx.xxxxxxxxx.xxx, xxx.xxxxxxx.xx eller xxx.xxxxxx.xx.
Vi gjør oppmerksom på at det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur slik at denne prosessen bør settes i gang så snart som mulig.
Tilbud skal utarbeides i henhold til retningslinjene gitt i dette dokument med vedlegg
Dette skal gjøres elektronisk i Mercell ved at man trykker på fanebladet "Gi tilbud", og deretter på knappen "Jeg ønsker å tilby" evt. "Jeg ønsker ikke å tilby". Dette er kun en indikator på hvorvidt innkjøper kan forvente tilbud eller ikke. Du binder deg ikke som leverandør ved å bekrefte at du ønsker å tilby. Det er ønskelig at leverandøren bekrefter at de ønsker å tilby så tidlig som mulig.
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx. Dette for at all kommunikasjon skal loggføres. Når du er inne på konkurransen skal du velge fanebladet Kommunikasjon.
Klikk deretter på ikonet "Ny melding" i menylinjen. Skriv inn informasjon til Xxxxxx og trykk deretter på ikonet "Send". Kunden mottar så meldingen din. Hvis spørsmålet angår alle tilbydere vil Xxxxxx besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon. Tilleggsinformasjon er tilgjengelig under fanebladet Kommunikasjon og deretter underfanebladet Tilleggsinformasjon. Du vil også få en e-post med en link til tilleggsinformasjonen.
9.22 Endringer i konkurransegrunnlaget - Mercell
Kunden kan foreta endringer som ikke er vesentlige i konkurransegrunnlaget. Endringer meddeles alle gjennom Mercell.
Kunden kan gi en forlengelse av fristen dersom endringer kommer så sent at det blir vanskelig for leverandørene å ta hensyn til dette i sin forespørsel.
Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudet.
Dersom Kunden blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilene skal rettes. Xxxxxx skal informere Leverandøren om retting av feil.
Leverandøren er forpliktet til å opprettholde sitt tilbud i 6 måneder regnet fra tilbudsfristen.
10 Konkurransegrunnlagets dokumenter/vedlegg
Konkurransegrunnlag SIKT (dette dokumentet)
SSA-D Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon:
SSA-D Bilag 1 – Omfang og Målbilde
SSA-D Bilag 1A - Kundens kravspesifikasjon Drift og forvaltning
SSA-D Bilag 1B - Kundens kravspesifikasjon Samhandling og Administrative bestemmelser SSA-D Bilag 1C - Kundens kravspesifikasjon Prosjekt og fremdriftsplan for etableringsfasen SSA-D Bilag 1D - Kundens kravspesifikasjon Tjenestenivå og standardiserte kompensasjoner
SSA-D Bilag 1D - Kundens kravspesifikasjon Tjenestenivå og standardiserte kompensasjoner use-case SSA-D Bilag 1E - Kundens kravspesifikasjon Varekjøp
SSA-D Bilag 1F - Kundens kravspesifikasjon Utstyrstjenester
SSA-D Bilag 1G - Kundens kravspesifikasjon Pris og prisbestemmelser SSA-D Bilag 1H - Kundens kravspesifikasjon Priskalkyle.xlsx
SSA-D Vedlegg 01 Krav til besvarelse av Kundens kravspesifikasjoner SSA-D Vedlegg 02 Egenerklæring M-krav
SSA-D Vedlegg 03 Forbehold
SSA-D Vedlegg 04 Leverandørens besvarelse på Må-krav besvart med tilpasses SSA-D Vedlegg 05 Begrepsforklaringer Ordliste - SIKT
SSA-D Bilag 3 Beskrivelse av det som skal driftes:
SSA-D Bilag 3 Vedlegg 1 - Trondheim kommunes organisering og teknisk plattform SSA-D Bilag 3 Vedlegg 2 - Arkitekturprinsipper for Trondheim kommune
SSA-D Bilag 3 Vedlegg 3 - Referansearkitektur SSA-D Bilag 3 Vedlegg 4 - Sikkerhetsprinsipper
SSA-D Bilag 3 Vedlegg 5 - Mal Oppstartsmøte ver 2017
Følgende dokumenter vil bli sendt sammen med melding til kvalifiserte leverandører om videre deltakelse:
SSA-D Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon Drift og forvaltning SSA-D Bilag 2 Varekjøp
SSA-D Bilag 2 Utstyrstjenester
SSA-D Bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan for etableringsfasen SSA-D Bilag 5 Tjenestenivå med standardiserte prisavslag
SSA-D Bilag 6 Samhandling og Administrative bestemmelser
SSA-D Bilag 6 Administrative bestemmelser - Vedlegg 1 Nøkkelressurser Etableringsprosjektet SSA-D Bilag 6 Administrative bestemmelser - Vedlegg 2 Nøkkelressurser Drift og Forvaltning SSA-D Bilag 7 Pris og prisbestemmelser
SSA-D Bilag 7 Priskalkyle
Konk Vedlegg 01 Tilbudets disposisjon Konk Vedlegg 02 Tilbudsbrev
Konk Vedlegg 03 Taushetsbelagte opplysninger