Rammeavtale Hotelltjenester Saksnr: MA2402/11N Konkurransegrunnlag Del IV Spesifikasjon og prising av ytelsene

Dette bilaget inneholder NRKs spesifikasjon og krav til ytelser. Kravene fremsatt i dette bilaget skal besvares sammen med de oppgitte priser og bilaget returneres som del av Leverandørens tilbud.

Kravene er nummerert under hvert avsnitt. Leverandøren oppfordres til å gi en så utdypende beskrivelse av kravinnfrielsen som mulig under hvert punkt.

Eksempel på kommentarer fra tilbyder, skrives på denne måten under det punkt som kommentaren gjelder.

1.2Avtalenes formål

I forbindelse med både administrativt og produksjonsmessig virksomhet har NRK til en hver tid behov for hotellovernatting. Avtalen skal sikre NRKs ansatte tilgang på hotellovernatting i Norge av tilstrekkelig god kvalitet til en mest mulig kostnadseffektiv pris. NRK ønsker med denne utlysingen å innhente tilbud på rammeavtale om levering av hotelltjenester innenlands.

<Leverandørens besvarelse>

2Kravspesifikasjon

2.1Produktområder

Det forventes at tilbyder er en profesjonell og erfaren aktør, som kan levere et bredt spekter innen hotelltjenester i hele Norge. Det skal således komme tydelig fram i tilbudet hvilke destinasjoner som omfattes, enten tilbyder selv har hoteller på det aktuelle stedet eller gjennom et samarbeid med andre. Vi henviser for øvrig til vedlagte skjema for innfylling av priser og kvantitativ informasjon (vedlegg 3).

<Leverandørens besvarelse>

2.2Tjenestekvalitet

2.2.1Hotellkvalitet

Følgende kjerneytelser må tilbys og være inkludert i romprisen:

Servering av frokost (Rutine for frokostservering må beskrives)
Det skal utføres daglig renhold, og gjeldende rutiner og kvalitetsnormer for rengjøring av rom, fellesarealer, møteromsfasiliteter, fellesarealer og restaurant/ kjøkken skal beskrives
Det forutsettes at standard miljøkrav oppfylles, for eksempel Svanemerket, Miljøfyrtårnet eller andre tilsvarende tredjeparts akkrediteringssystem
Inn- og utsjekk for rom skal angis ved hver enkelt bestillingsbekreftelse
Eventuelle krav til forhåndsbestilling skal angis
Dersom enkelthotell holder stengt i faste tider av året skal det opplyses om hvilke perioder dette gjelder
Tilfredsstillende sikkerhet (sikkerhetsrutiner, herunder rømningsveier ved brann skal beskrives)
Det kreves av tilbyder at tilbudte lokaler skal være tilrettelagt for funksjonshemmede og andre med spesielle fysiske behov
Allergi-/astmavennlige og røykfrie rom

<Leverandørens besvarelse>

2.2.2Romkvalitet

Rommene som NRK ønsker prissatt har følgende minimumskrav:

Seng (minimum 90x200cm og 160x200cm for henholdsvis enkelt og dobbeltrom)
Toalett og dusj på rom, med såpe og sjampo og helst hårføner
Regulerbar oppvarming
Ventilasjon
Kontorpult med stol
Telefon
TV
Gratis trådløs bredbåndstilkobling på rommene
Vindu (helst låsbar i luftestilling)
Dører som er låsbare både fra ut- og innsiden
Rommet skal være utstyrt med informasjon om nødutganger/ rømningsveier

<Leverandørens besvarelse>

2.2.3Regler for endring og avbestilling

NRK ønsker fleksible avbestillingsregler, og det forutsettes at avtalepriser kan avbestilles uten kostnad for NRK, inne klokken 18.00 samme dag som overnattingen skulle ha startet.

Regler/ gebyrer for avbestilling og uteblivelse skal være faste for hele avtaleperioden.

Det skal angis spesielt dersom det skilles mellom avbestilling av et eller flere romdøgn.

Dersom det oppstår avvik fra en bestillingsbekreftelse og tilstrekkelig informasjon ikke gis, vil leverandør stå ansvarlig for kostnader som den NRK-ansatte pådrar seg for å finne tilsvarende overnattingsalternativ.

<Leverandørens besvarelse>

2.2.4Tilleggsytelser

Det skal informeres om følgende tilleggsytelser:

Beskrivelse av bredbåndstilgang i fellesarealer
Det skal oppgis om hotellet serverer kveldsmat og smører matpakke

Eventuelle kostnader føres i vedlegg 3, fane A, kolonne ”Eventuelt andre kostnader”

<Leverandørens besvarelse>

2.3Kapasitet

NRKs behov for hotellovernatting er tilnærmet jevn over hele året (7 / 12/ 365), og dermed er tilgjengelig overnattingskapasitet av stor viktighet. For å løse dette er følgende viktig:

2.3.1Hotellkapasitet

Det er viktig at hvert enkelt hotellkjede har en kapasitet som er tilfredsstillende i forhold til NRKs overnattingsbehov både nasjonalt og på den enkelte destinasjon. Det skal oppgis kapasitet på følgende per hotell:

Antall rom (standard, økonomi/ budsjett, business etc.)
Gjennomsnittlig beleggsgrad
Bespisning (antall plasser i restaurant/ lunsj-/ matsal)
Parkeringsmuligheter (antall parkeringsplasser)

Informasjon om antall og kostnader føres inn i vedlegg 3, fane A.

<Leverandørens besvarelse>

2.3.2Prioritering av NRK

Det er viktig at NRK prioriteres som kunde særlig i perioder med høyt belegg. Beskriv hvordan tilbyder legger til rette for dette.

<Leverandørens besvarelse>

2.3.3Oppgradering

NRK ønsker kostnadsfri oppgradering av romstandard ved ledig kapasitet.

<Leverandørens besvarelse>

2.3.4Allotment

I Oslo nær Marienlyst ønsker NRK tilgang til allotmentrom. Antall allotmentrom, priser, administrasjonsrutine og releasetid skal beskrives. Dersom det er perioder allotmentavtalen ikke gjelder, skal også dette oppgis.

Dersom behov for allotment skulle oppstå på andre destinasjoner, skal NRK kunne forhandle om allotmentrom også på disse stedene.

<Leverandørens besvarelse>

2.4Beliggenhet

Det vil bli gjort en vurdering av hvert enkelt hotells beliggenhet i forhold til NRKs kontor på de aktuelle destinasjonene og/ eller nærhet til offentlig kommunikasjon (buss, tog og flyplass). NRK vil selv finne egnede hoteller for prissammenligning.

Avstand til offentlig kommunikasjon føres inn i vedlegg 3, fane A.

<Leverandørens besvarelse>

2.5Service

2.5.1Lasting av avtalepriser hos NRKs reisebyrå

Per i dag har NRK en avtale med Xxxx Xxxxxx Reisebureau AS på levering av klassiske reisebyråtjenester og Online/ Selvbookingsløsning. For øyeblikket foretas de fleste bestillinger (mer enn 75 %) direkte til hotellet, men NRK arbeider internt for å vri bestilling av hotellovernatting over til reisebyråets bestillingskanaler, og da særlig selvbooking via Onlineløsningen til Berg Hansen. Hotellavtalen(e) skal kunne forvaltes av NRKs prioriterte reisebyrå, og leverandør er ansvarlig for å laste prisene i Amadeus hos reisebyrå/ reisebyråets Onlineløsning. For Berg Hansen Reisebureau AS gjelder dette Office ID:

Det skal ikke lastes andre priser/ prisstrukturer gjennom reisebyrå enn det som er avtalt mellom tilbyder og NRK i dette dokumentet, uten at NRK har gitt skriftlig samtykke til det.

<Leverandørens besvarelse>

2.5.2Bestilling/ Fakturering

NRK ønsker at de ansatte skal kunne bestille hotellovernatting på en enkel og fleksibel måte. Vi ønsker at Leverandør beskriver sine rutiner for bestilling.

Eventuelle avtalekoder som må oppgis ved bestilling, avtales mellom partene ved avtaleinngåelse.

<Leverandørens besvarelse>

2.5.3Informasjon om nye produkter og tjenester

NRK skal automatisk få informasjon om nye produkter og tjenester. Denne informasjon skal gis enten pr. e-post til kontaktperson for avtalen i NRK, eller som del av statusmøter.

<Leverandørens besvarelse>

2.5.4Statistikker

Hvert kvartal skal det utarbeides statistikker for NRKs bruk av avtalen. Statistikkene skal minimum inneholde antall romdøgn og totalomsetning for hvert hotell, pr. kvartal og akkumulert, og skal oversendes elektronisk til NRKs kontaktperson for avtalen uoppfordret.

Statistikkene skal være i et format som lar seg bearbeide elektronisk (Word, Excel eller tilsvarende).

<Leverandørens besvarelse>

3Behovsbeskrivelse med volumestimater

3.1Overordnede volumestimater hotell for NRK

Forventet antall romdøgn pr. år på landsbasis er ca. 10.500 romdøgn (rom m/frokost). Av dette volumet er mesteparten overnatting i enkeltrom i midtuke.

Det meste av NRKs romdøgn i Norge er på tilnærmet fast destinasjoner, mens annet er avhengig av produksjoner og ulike arrangementer som NRK skal dekke.

Tallene under er basert på omsetningsstatistikker for 2008, 2009 og 2010 og er kun prognoser/ estimater for årlig omsetning i avtaleperioden.

<Leverandørens besvarelse>

3.2Hoveddestinasjoner

Det tilnærmet faste behovet i tilknytning til NRKs største kontorer er:

Kategori	Sted/ Destinasjon	Volum (døgn/ år)
1	Oslo (gangavstand til Marienlyst)	2.000
	Oslo (for øvrig)	3.000
	Trondheim	900
	Bergen	800
	Tromsø	400
	Karasjok	310
	Bodø	300
	Lillehammer	300
	Førde	230
	Hamar	210
	Oslo Gardermoen	200
	Kristiansand	200
	Stavanger	150
	Tønsberg	130
	Alta	130
	Vadsø	110
	Molde	100
	Ålesund	90
	Gjøvik	60
	Skien	60
	Elverum	60
	Sogndal	60
	Brønnøysund	50
	Arendal	50
	Kirkenes	50
	Drammen	50
	TOTALT (faste destinasjoner):	10.000

Tabell 1: Anslått fast behov for hotellovernatting

<Leverandørens besvarelse>

3.3Øvrige norske destinasjoner

Avhengig av ulike produksjoner vil NRK også ha et behov for overnatting på andre destinasjoner enn de som er angitt i Tabell 2. Dette volumet er vanskelig å estimere men i Tabell 3 gis et grovt anslag:

Kategori	Sted	Volum (døgn/ år)
2	Øvrige destinasjoner	500

Tabell 2: Anslått behov for hotellovernatting på øvrige destinasjoner

Dette volumet ses på som ikke repetitive kjøp, men NRK vil så langt det er mulig forsøke også å dekke dette behovet for hotellovernatting ved å benytte en eller flere av avtalepartnerne.

<Leverandørens besvarelse>

3.4Tilleggsvolum

I tillegg til volumene i Tabell 1 og 2 har NRK 4 - 5.000 overnattingsdøgn (2.500 døgn bestilt via reisebyrå) i utlandet samt overnatting i forbindelse med Kurs & Konferanse (omkring 2.000 døgn per år dokumentert på avtalepartneres statistikker). Dette volumet vil ikke være en del av evalueringen for tildeling av denne kontrakten (se Kapittel 3.5 Opsjoner under).

<Leverandørens besvarelse>

3.5Opsjoner

3.5.1Opsjoner NRK

NRK har mange døgn innenfor Kurs & Konferanse. Disse anskaffelsene er ikke-repeterende kjøp og vil derfor bli kjøpt ved behov som direkteanskaffelser i henhold til forskriftens Del I, Kapittel 3. I denne forbindelse ønsker vi å få en oversikt over hva som kan tilbys innenfor denne kategori (standard teknisk løsning, møteromskapasitet og pakker for helpensjon, halvpensjon og dagmøte).

I tillegg ønsker vi å få kjennskap til hva som kan tilbys innenfor følgende områder som heller ikke inngår i denne utlysningen (kan oppgis i vedlegg 3, fane B, C og D):

Kurs og konferansepriser for konferanser under kr. 100.000,-
Hotellovernatting utenlands
Langtidsleie (mer en 14 dagers sammenhengende varighet per overnatting og eventuelt lavere servicegrad med hensyn på sengetøyskift og rengjøring, etc.)

<Leverandørens besvarelse>

3.5.2Opsjon andre nordiske kringkastere

Den finske kringkasteren YLE (Yleisradio Oy /The Finnish Broadcasting Company) ønsker å kunne benytte NRKs avtalepriser som opsjon i Norge på rom & frokost (minimalt og ukjent volum som ikke tas med i evalueringen). NRK ber om bekreftelse fra Leverandør om at dette godtas. For at YLE skal få tilgang til avtalen må den lastes på følgende Office ID’s:

MK2 IATA 000-00-000

<Leverandørens besvarelse>

4Forutsetninger for leveranser

Leverandøren kan i dette avsnittet presentere og begrunne eventuelle relevante forutsetninger for leveranser under rammeavtalen, og eventuelt relevante krav til NRK for at tilbudte tjenester i Kapittel 3 skal kunne leveres som beskrevet.

<Leverandørens besvarelse>

5Alternative løsninger

Skulle tilbyder ut i fra sin kompetanse innenfor fagfeltet se andre løsninger som vil være mer optimale for NRK, ønskes disse beskrevet i dette punktet.

Det forutsettes at hovedelementene som er beskrevet i Kapittel 3 og 4 (over) er tilfredsstilt.

<Leverandørens besvarelse>

6Pris

Kostnader som ikke er oppgitt eksplisitt (i Kapittel 6.1.- 6.2 under), antas å være inkludert i priser som er oppgitte.

6.1Xxxxxx Rom & Frokost

NRK ønsker faste priser i 2 år fra kontraktsdato på hotellovernatting i henhold til NRKs spesifikasjoner.

Priselementer som ønskes er:

Rom/ frokost i standard enkeltrom, midtuke
Rom/ frokost i standard enkeltrom, helg

For prisene skal følgende gjelde (priser oppgis i vedlegg 3, fane A):

Prisene skal være i NOK
Alle priser skal være inkludert mva
Prisene skal være faste maksimalpriser og gjelde opp til og inklusive det siste rom som selges i kategori standardrom på det aktuelle hotellet (såkalt ”Last Room Availability”- LRA)
Skulle det i avtaleperioden forekomme generelt prisfall i markedet på tjenestene nevnt i denne avtale, skal prisfall omgående komme NRK til gode. Det samme gjelder også for kampanjetilbud
Prisene kan justeres i forbindelse med skatte- og avgiftsendringer
Det skal ikke faktureres for kostnader som ikke er avtalt i dette dokumentet eller i vedlegg 3

NRK godtar i utgangspunktet ikke Block-Out, dersom tilbyder forbeholder seg retten til Block-Out perioder vil NRK trekke for dette i evalueringen, ref. Del I, Kapittel 3.3.2.

Regler/ gebyrer for avbestilling og uteblivelse skal være faste for hele avtaleperioden. Det skal angis spesielt dersom det skilles mellom avbestilling av et eller flere romdøgn.

Ved større prosjektkjøp som samlet overstiger 50 overnattingsdøgn forbeholder NRK seg retten til å kunne iverksette ny konkurranse (minikonkurranse) mellom avtaleparter på den spesifikke destinasjonen (Se Kapittel 5.2 i Del III Rammeavtale).

Dobbeltromstillegg skal oppgis (i vedlegg 3).

<Leverandørens besvarelse>

6.2Priser Opsjon

NRK ønsker frivillige opsjonspriser priser på:

Kurs og konferansepriser for konferanser under kr. 100.000,- (oppgis i vedlegg 3, fane B)
Hotellovernatting utenlands (oppgis i vedlegg 3, fane C)
Langtidsleie (mer en 14 dagers sammenhengende varighet per overnatting og eventuelt lavere servicegrad med hensyn på sengetøyskift og rengjøring, etc.) (oppgis i vedlegg 3, fane D)

Dersom betingelser for opsjonsprisene avviker fra det som er avtalt i rammeavtalen for øvrig, så bes dette oppgis.

<Leverandørens besvarelse>

Document Metadata

Table of Contents

Rammeavtale Hotelltjenester Saksnr: MA2402/11N Konkurransegrunnlag Del IV Spesifikasjon og prising av ytelsene

Document Metadata