ARKITEKTTJENESTER

Arkitekttjenester – HDO-boliger og Helse-servicebygg KONKURRANSEGRUNNLAG del I og II

Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del III FOR ANSKAFFELS AV

ARKITEKTTJENESTER

TJM /BB	TH	Konkurransegrunnlag.	29.04.2024	01/2024
Utført	Kontr.	Tekst	Dato	Rev.

Innhold

1 Generell beskrivelse 4

1.1 Om oppdragsgiver 4

1.2 Orientering om prosjektet 4

2. Tilbudsinnbydelse og beskrivelse av oppdragsgivers behov 6

2.1 Innbydelse 6

2.2 Regler for gjennomføring 6

2.3 Offentlighet og taushetsplikt 7

2.4 Fremdrift og frister 7

2.4.1 Vedståelsesfrist 7

2.4.2 Anbudsfrist 7

2.4.3 Overordnet fremdrift 7

3. Tilbudsbefaring 8

4. Konkurransegrunnlag, tilleggsopplysninger, spørsmål og svar 8

5. Forbehold og avvik 8

6. Kvalifikasjonskrav 9

6.1 Generelt 9

6.2 Leverandørens registrering, autorisasjon mv 10

6.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet 10

6.4 Leverandørens kompetanse, erfaring og kapasitet 10

6.5 Leverandørens kvalitetsstyring 11

6.6 Leverandørens miljøstyringssystem 11

7. Tildelingskriterier 13

8. Kontrakt, opsjoner og kontraktsbestemmelser 17

9. Krav til utforming av tilbudet 18

VEDLEGG:

Vedlegg 1A og 1B – Sak behandlet av kommunestyret med tilhørende vedlegg (HDO-boliger og Servicebygg) Vedlegg 2 – Oppsummering etter mulighetsstudie – april 2024

Vedlegg 3 – Ytelsesbeskrivelse arkitekttjenester Vedlegg 4 – Supplerende informasjon

Vedlegg 5 – Tabeller «tjenestekvalitet» Vedlegg 6 – Tilbudsskjema

Vedlegg 7 - Drangedal kommunes skjema for forpliktelseserklæring for samarbeidende foretak Vedlegg 8 – Avvik, andre opplysninger og Underskrift/kontaktinformasjon

Vedlegg 9 – Sammendragssider fra geoteknisk undersøkelse av området

Vedlegg 10 - Retningslinjer fra Husbanken/veileder for lokalisering og utforming av omsorgsbygg (ikke vedlagt se: Investeringstilskudd til omsorgsboliger og sykehjem - Husbanken )

Vedlegg 11 – Bilder fra Doktormyra-området

1 Generell beskrivelse

1.1 Om oppdragsgiver

Oppdragsgiver er Drangedal kommune, som også vil stå som tiltakshaver for prosjektet.

1.2 Orientering om prosjektet

Oppdraget innebærer i hovedsak ARK- og rådgivertjenester i forb. med bygging av et nytt helse-servicebygg for kommunale tjenester, 14 HDO-boliger og uteområdet med turveier på Doktormyra i Drangedal kommune.

Disse bygningene skal planlegges og utføres i sammenheng, enten som ett bygg eller to adskilte, men med nær tilknytning til hverandre. Det skal i tillegg tas med som opsjon oppføring av en ekstra fløy (ca. 500m2) for andre næringsdrivende som for eks. tannhelsetjeneste, frisør, fotterapeut, privat fysioterapeut eller annen næring.

Skisse-/ forprosjektet skal dessuten vise et skjematisk/overordnet forslag (fra ARK og LARK) for privat boligbygging i området. Prosjektet skal planlegges og gjennomføres som en «hovedentreprise».

Reguleringsarbeid for området ble igangsatt i januar 2024, og antas foreløpig å være ferdig/vedtatt våren 25.

Servicebygg for kommunale helsetjenester, med opsjon på næringsfløy

Prosjektet “Aldersvennlig lokalsamfunn - Drangedal” har pågått siden høsten 2022. Høsten 2023 ble det satt i gang et forprosjekt for å utarbeide et konkret forslag til utforming og innhold i et servicebygg for kommunale helsetjenester på Doktormyra. I tilknytning til servicebygget er det også signalisert et behov for nye plasser tilrettelagt for heldøgns omsorg (HDO-plasser).

Ved oppstart av forprosjektet har administrasjonen gjort grundige gjennomganger av hvilke behov kommunen har i årene som kommer, og hvordan kommunen kan klare å møte disse behovene. Basert på den kunnskapen som nå foreligger, gjorde kommunestyret følgende vedtak som blir førende for det videre arbeidet med forprosjekt og realisering av servicebygget:

Kommunestyret - sak 15/24 vedtak «Servicebygg for kommunale helsetjenester på Doktormyra»

1. Kommunestyret ber kommunedirektøren gå til anskaffelse av arkitekttjenester for å prosjektere et servicebygg for kommunale tjenester på Doktormyra, i tilknytning til nye omsorgsboliger. Arkitektoppdraget må anskaffes med instruks om nøkternt bygg, fokus på enkelt vedlikehold og rimelige løsninger. Servicebygget og tilpassede boliger må sees i sammenheng

2. Servicebygget skal inneholde lokaler til dagbehandling for personer med demens. Videre skal det planlegges lokaler til hjemmesykepleien, eldreteamet, hjemmehjelps-/BPA-tjenesten, tjenestekontoret og rehabiliteringsteamet.

3. Det legges inn en opsjon på en egen fløy til andre tjenester enn de kommunale.

4. Drangedal kommune sender en forespørsel til Husbanken om investeringstilskudd, for å komme i gang med prosessen fram mot en endelig søknad.

5. Tegninger og kostnadsberegninger legges fram for politisk behandling høsten 2024.

6. Formannskapet fungerer som styringsgruppe for forprosjektet.

Dette alternativet vil, ut fra kommunens foreløpige estimater, innebære et samlet innendørs nettoareal på rundt 370 kvadratmeter (anslått innvendig totalareal på ca. 552 m2). I tillegg vil det være behov for carporter med lademulighet til tjenestebiler(ca. 180 m2). I beregningene av arealbehov er det tatt utgangspunkt i dagens lokaler for de aktuelle tjenestene, samt aktuelle normer for fellesarealer og andre funksjoner.

I henhold til punkt 3 i kommunestyrevedtaket skal det også planlegges for mulig oppføring av en ekstra fløy til andre næringsdrivende og tjenester ut over det kommunale tilbudet.

Å legge til rette for andre tjenester enn de kommunale i et servicebygg, vil kunne gi muligheter for et enda mer helhetlig tilbud for beboerne i området. Eksempelvis vil lokaler til frisør eller fotterapeut kunne sikre tilgang til viktige helse- og velværetjenester ut over det kommunen tilbyr. Det er også mulig å se for seg at andre private næringsdrivende, eller andre offentlige tjenester, vil kunne ha et ønske om å etablere seg i området. Dette vil kunne øke attraktiviteten i området, og bidra ytterligere til at innbyggerne våre kan “bo trygt hjemme” i et levende nærmiljø.

Mulighetene og interessen for denne typen etableringer skal kartlegges av kommunen i løpet av de kommende månedene.

Det vises til nevnte sak i vedlegg 1A og 1B til dette konkurransegrunnlaget for ytterligere detaljer.

Plasser til heldøgns omsorg (HDO)

Behovet for plasser til heldøgns omsorg (HDO-plasser) vil stige de kommende årene, i takt med de demografiske endringene. Som en del av prosjektet skal det bygges 14 nye plasser til heldøgns omsorg (med et anslått innvendig totalareal på ca. 1058 m2) , i nær tilknytning til base for hjemmesykepleien i det nye servicebygget. Kommunestyret har fattet følgende vedtak:

Kommunestyret – sak 16/24 vedtak «Langtidsplan for heldøgns omsorg, Drangedal kommune»

1. Kommunestyret ber kommunedirektøren gå til anskaffelse av arkitekttjenester for å prosjektere 14 boliger tilpasset heldøgns omsorg. Boligene skal planlegges som en del av, eller i nær tilknytning til servicebygget på Doktormyra. Arkitektoppdraget må anskaffes med instruks om nøkternt bygg, fokus på enkelt vedlikehold og rimelige løsninger. Servicebygget og tilpassede boliger må sees i sammenheng

2. Planleggingen inngår som en del av servicebygget, og skal sees i sammenheng med dette.

3. Drangedal kommune sender en forespørsel til Husbanken om investeringstilskudd, for å komme i gang med prosessen fram mot en endelig søknad.

4. Tegninger og kostnadsberegninger legges fram for politisk behandling høsten 2024.

5. Formannskapet fungerer som styringsgruppe for forprosjektet.

Helhetlig planlegging og Aldersvennlige lokalsamfunn

Kommunestyret har tidligere vedtatt at all kommunal planlegging skal skje i tråd med KS’ håndbok i aldersvennlige lokalsamfunn. Prosjektet er lagt opp i tråd med denne tankegangen.

Et av stikkordene for aldersvennlige lokalsamfunn er møteplasser inne og ute, og tilrettelegging for generasjonsmøter. Dette er også tatt inn i Bo trygt hjemme-reformen. I forbindelse med planlegging av utviklingsområdet er det derfor vesentlig å legge til rette for plasser der folk kan møtes – både de som skal bo i området, men også øvrige innbyggere.

Uteområder står sentralt i aldersvennlig planlegging. I tillegg er det krav om tilpassede uteområder i planleggingen av boliger tilpasset heldøgns omsorg. Gjennom en helhetlig planlegging av både bygningsmasse og uteområder kan kommunen sikre tilgjengelige og tilpassede tur- og aktivitetsområder som fungerer for alle aldersgrupper og funksjonsnivå.

Dagsenterlokalene i servicebygget kan være tilgjengelig for alle innbyggerne i de tidsrommene det ikke foregår dagbehandling der – for eksempel på ettermiddags- og kveldstid og i helgene. Ved å sørge for smart utforming kan det bygges lokaler som kan fungere til for eksempel møtevirksomhet, sosialt samvær eller til utleie i forbindelse med selskaper.

Oppsummering

Kort oppsummert gjelder følgende mandat for videre arbeid:

• Det skal planlegges nytt servicebygg for kommunale helsetjenester

• Det skal planlegges 14 nye heldøgns omsorgsboliger

• Det skal planlegges egen fløy til andre tjenester enn de kommunale. Denne fløyen skal kunne realiseres uavhengig av de andre byggene, men samtidig være mulig å koble tett til de andre byggene.

• Prosjektet skal planlegges og realiseres på kommunens egen eiet tomt.

• Det er satt i gang arbeid med reguleringsplan for hele det aktuelle tomteområdet.

• Kommunestyrevedtak og innholdet i saksframleggene samt vedlegg i sak 15/24 og 16/24 vil være hovedføringer for arbeidet videre (se vedlegg 1). Tatt dette i betraktning vil arkitekten ha stor mulighet til å forme prosjektet. Vi må starte med funksjons- og romprogram og ta det videre derfra. Dvs. som for et helt nytt prosjekt.

• Funksjonskravene vil være styrende ved utvikling av prosjektet i fase 1 og 2, der vi også skal utarbeide en rapport med kalkyle, som vil bli lagt fram for politisk behandling høsten 2024, se angitt frist.

• Prosjektet skal planlegges i henhold til Husbankens veiledere, med tanke på å kunne få innvilget tilskudd til omsorgsboliger og dagsenterlokaler.

Se også vedlegg 2 «oppsummering Doktormyra april 2024» og vedlegg 4 «øvrige supplerende informasjon» for mer utfyllende beskrivelse av prosjektet.

2. Tilbudsinnbydelse og beskrivelse av oppdragsgivers behov

2.1 Innbydelse

Drangedal kommune, ved sektor for Bygg, eiendom og kommunalteknikk, ber om tilbud på arkitekttjenester i forbindelse med åpen anbudskonkurranse på prosjekt «HDO-boliger og Helse-servicebygg». Arkitektgruppens ytelser i ulike faser av oppdraget er definert i vedlegg 3.

Kostnader tilbyder har i forbindelse med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av tilbyder.

2.2 Regler for gjennomføring

Anskaffelsen er kunngjort i Mercell-portalen/DOFFIN – Åpen tilbudskonkurranse. Er du ikke bruker hos Mercell, eller har du spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel, hvordan du skal gi tilbud, ta kontakt med: Mercell Support.

Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (LOA) og forskrift om

offentlige anskaffelser (FOA) FOR 2016-08-12-974. del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA § 13-1(1).

I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser § 24-8(1) b. Oppdragsgiver kan avvise tilbud som inneholder avvik fra anskaffelsesdokumentene, uklarheter eller lignende som ikke må anses ubetydelige, jfr. forskriftens § 24-8(2) a.

Leverandøren oppfordres til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter.

Oppdragsgiveren har utformet alle dokumentene på norsk, og krever at leverandøren utformer tilbudene og andre dokumenter på norsk.

Mottatte tilbud behandles konfidensielt. Ikke antatte tilbud vil ikke bli returnert.

2.3 Offentlighet og taushetsplikt

For allmennhetens innsyn i dokumenter knyttet til en offentlig anskaffelse gjelder offentleglova. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA §§ 7-3 og 7-4 og, jf. forvaltningsloven § 13.

2.4 Fremdrift og frister

2.4.1 Vedståelsesfrist

Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i Mercell.

2.4.2 Anbudsfrist

Leverandøren må levere sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i Mercell. Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning.

2.4.3 Overordnet fremdrift

Foreløpig skissert framdriftsplan:

Anskaffelse arkitekttjenester (åpen tilbudskonkurranse – kunngjøring,

tilbudsregning, evaluering, tildeling, karenstid og kontrahering): 30.4.2024 – 18.06.2024

Anskaffelse av rådgivende ingeniører for skisse-/

forprosjekt (rammeavtaler): Parallelt med ARK-konkurranse

oppstart skisse-/forprosjekt : 19.06.2024

Levering av foreløpige skisser med kalkyle med nøyaktighet ±25% 15.10.2024

Innlevering endelig skisse-/forprosjekt og kalkyle 3-siffret nivå: 01.12.2024

Detaljprosjektering: 15 12.2024 – 15.05.2025

Anbudskonkurranse «Hovedentreprise»: 16 05.2025 – 30.06.2025

Gjennomgang av anbud og kontrahering av entreprenører: 01 07.2025 – 01.09.2025

Bygging: 15.09.2025 – 31.03.2027

Ferdigbefaringer, overtagelse, møblering og innflytting: 01.04.2027 – 01.06.2027

Arbeidet med skisse-/prosjekt startes opp rett etter kontrahering av arkitekt. Hvis kontrahering skjer tidligere justeres planen da tilsvarende.

Det tas forbehold om at endringer i framdrift kan bli gjort underveis. Oppgitte datoer etter frist for innlevering er ikke bindende for oppdragsgiver. Tildelingsdato avhenger av prosess underveis.

3. Tilbudsbefaring

Det vil ikke bli arrangert tilbudsbefaring i forbindelse med denne konkurranse.

4. Konkurransegrunnlag, tilleggsopplysninger, spørsmål og svar

Hele konkurransegrunnlaget med vedlegg vil være tilgjengelig for tilbyderne i Mercell.

Eventuelle spørsmål skal rettes skriftlig gjennom Mercell. Siste frist for mottak av spørsmål er 10 dager før tilbudsfrist.

Dersom leverandøren oppdager feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles til oppdragsgiver via Mercell.

Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan tilbyder skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver via Mercell

Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen via Mercell.

5. Forbehold og avvik

Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget /kravspesifikasjonen/kontrakt eller andre konkurransedokumenter skal dette fremgå tydelig av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse pris eller andre forhold.

Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige, og tas inn i vedlegg 8 slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold og avvik kan føre til at tilbudet avvises.

Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse eller kontraktsbestemmelser.

Alternative tilbud aksepteres ikke. Tilbud på andre løsninger enn de spesifiserte eller som på annen måte ikke er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget vil derfor anses som tilbud med forbehold eller avvik.

Det er ikke anledning til å gi tilbud på bare deler av beskrevet arbeidsomfang.

6. Kvalifikasjonskrav

6.1 Generelt

Oppdragsgiver har i forbindelse med kunngjøringen av konkurransen tilgjengeliggjort ESPD-skjema, som leverandøren skal fylle ut og levere som en del av tilbudet.

Dersom flere leverandører deltar i konkurransen i fellesskap og/eller leverandøren(e) støtter seg på kapasitet til andre virksomheter, skal det utfylles ett skjema pr. virksomhet.

ESPD-skjemaet er foreløpig dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene og at det ikke foreligger grunner for avvisning.

Leverandøren kan bli avvist fra konkurransen, og/eller bli rettsforfulgt dersom avgitt informasjon er

alvorlig misledende, tilbakeholdt eller ikke kan dokumenteres. Leverandøren skal i ESPD-skjemaet bekrefte at kvalifikasjonskravene i konkurransen, slik de er angitt nedenfor, er oppfylt. Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravene skal ikke innleveres sammen med tilbudet.

Oppdragsgiver vil etterspørre dokumentasjon, for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene fra valgte leverandør senest før tildeling skjer. Oppdragsgiver kan på et hvert tidspunkt i konkurransen etterspørre denne dokumentasjonen.

Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at kvalifikasjonskravene må være oppfylt på tidspunktet for innlevering av tilbudet. Leverandøren må derfor ha dokumentasjonsbevisene liggende klare, slik at de kan oversendes straks og senest innen en dag oppdragsgiver ber om det. Husk at ev. forpliktelseserklæringer skal være signert og levert på tilbudstidspunktet.

Oppdragsgiver benytter eBevis i denne konkurransen. eBevis gjør det mulig for oppdragsgiver å elektronisk hente inn opplysninger som dokumenterer at du oppfyller kvalifikasjonskravene knyttet til firmaattest og økonomisk kapasitet, og at det ikke foreligger avvisningsgrunner mht. skatter og avgifter. Oppdragsgiver kan få tilgang til virksomhetsinformasjon fra Brønnøysundregistrene og restanser fra Skatteetaten.

Før oppdragsgiver kan hente opplysninger gjennom eBevis må tilbyder gi samtykke. Dette gjøres i Altinn. Dersom du ikke samtykker til bruk av eBevis må dokumentasjonen oppdragsgiver ber om sendes inn manuelt. Vi gjør også oppmerksom på at dersom oppdragsgiver under innhenting av dokumentasjon skulle møte på problemer som hindrer oppdragsgiveren i å innhente all nødvendig dokumentasjon, vil tilbyder bli kontaktet og dokumentasjon må leveres straks oppdragsgiver ber om.

6.1.1 Nasjonale avvisningsgrunner

I henhold til ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat» De norske anskaffelsesreglene går lenger enn hva som

følger av avvisningsgrunnene angitt i EUs direktiv om offentlige anskaffelser og i standardskjemaet for ESPD. Det presiseres derfor at i denne konkurransen gjelder og alle avvisningsgrunnene i FOA § 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunne. Følgende av avvisningsgrunnene i FOA § 24-2 er rent nasjonale avvisningsgrunner:

- §24-2 (2). I denne bestemmelsen er det angitt at oppdragsgiver skal avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene. Kravet til at oppdragsgiver skal avvise leverandører som har vedtatt forelegg for de angitte straffbare forholdene er et særnorsk krav.

- 24-2 (3) bokstav i. Avvisningsgrunnen i ESPD-skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om

leverandørens yrkesmessige integritet.

6.2 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.

Krav	Dokumentasjonskrav*
Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert.	-Norske selskaper: Firmaattest -Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert.

6.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet

Krav	Dokumentasjonskrav*
Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne utføre kontrakten.	-Kredittvurdering som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Ratingen skal være utført av kredittopplysningsvirksomhet og ikke være eldre enn 6 måneder. -Oppdragsgiver tar forbehold om selv å innhente ytterligere kredittrating eller annen økonomisk informasjon som, men ikke begrenset til, årsregnskap inklusive noter, styrets årsberetninger og revisjonsberetninger.

Dersom leverandøren har saklig grunn til ikke å fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har krevd, kan han dokumentere sin økonomiske og finansielle kapasitet ved å fremlegge ethvert annet dokument som oppdragsgiver anser egnet. Oppdragsgiver vil foreta en helhetsvurdering av leverandørens økonomiske og finansielle stilling, sett i forhold til kontraktens gjenstand og omfang.

6.4 Leverandørens kompetanse, erfaring og kapasitet

Krav

Dokumentasjonskrav*

Leverandøren skal ha den nødvendige kompetansen og erfaringen til å gjennomføre kontrakten på en tilfredsstillende måte. Tilbyder skal ha kapasitet tilstrekkelig til å gjennomføre oppdraget. Tilbyder må kunne stille med relevante personer i møte på byggeplass innen 4 timer fra innkalling.

Beskrivelse av leverandørens inntil 4 mest relevante oppdrag i løpet av de siste fem årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av • Oppdragets navn • Oppdragsgiver • Oppdragets verdi • Tidspunkt for leveransen • navn på referanse hos oppdragsgiver med angivelse av denne telefon og e-postadresse, • Beskrivelse av hva kontraktsarbeidene gikk ut på, herunder relevans for oppdraget i denne konkurransen Det er leverandørens eget ansvar å dokumentere at referanseoppdragene er relevante. Leverandøren er også ansvarlig for at referansepersonen er tilgjengelig og avgir referanse. ● Egenerklæring om kapasitet til å gjennomføre oppdraget iht. angitt fremdrift ● Egenerklæring om møtetid på byggeplass innen 4 timer fra innkalling. ● Det kreves at leverandøren erklærer ansvarsrett iht. plan- og bygningsloven for prosjektering iht. ytelsesbeskrivelsen og tiltaksklasse 2.

6.5 Leverandørens kvalitetsstyring

Krav

Dokumentasjonskrav

Leverandøren skal være sertifisert etter ISO 9001 (2015) eller tilsvarende, med relevans for oppdraget i denne anskaffelsen.

Attest utstedt av uavhengig organ som dokumenterer at leverandøren er sertifisert i henhold til ISO 9001 (2015) eller tilsvarende. Det uavhengige organet må være akkreditert av Norsk akkreditering eller tilsvarende organer i andre EØS-stater. Dersom leverandør ikke er sertifisert etter ISO 9001(2015) og leverer annen tilsvarende attest, forutsettes det at leverandøren dokumenterer at disse tiltakene tilsvarer ISO 9001 (2015).

6.6 Leverandørens miljøstyringssystem

Krav

Dokumentasjonskrav

Leverandøren skal være sertifisert etter ISO 14001 (2015), EMAS (EU Eco-Management and Audit Scheme for environmental management), eller Miljøfyrtårn, eller tilsvarende med relevans for oppdraget i denne anskaffelsen.

Attest utstedt av uavhengig organ som dokumenterer at leverandøren er sertifisert i henhold til ISO 14001 (2015), EMAS (EU Eco-Management and Audit Scheme for environmental managment) eller Miljøfyrtårn eller tilsvarende. Det uavhengige organet må være akkreditert av Norsk akkreditering eller tilsvarende organer i andre EØS-stater. Dersom leverandør ikke er sertifisert iht. ovennevnte og leverer annen tilsvarende attest, forutsettes det at leverandøren dokumenterer at disse tiltakene tilsvarer ISO 14001 (2015), EMAS (EU Eco-Management and Audit Scheme for environmental management), eller Miljøfyrtårn.

Forpliktelseserklæring for samarbeidende foretak:

Ved evt. samarbeidende foretak, som er med på å oppfylle kvalifikasjonskravene (dvs. gruppemedlemmer og/eller underleverandører), skal forpliktelseserklæring(er) også legges ved. Se vedlegg 7. Ett av skjemaene, eller begge, legges ved avhengig av samarbeidsform. Se også «Generelt om bruk av forpliktelseserklæring og beskrivelse» i dette vedleggets pkt.1, der det står (her supplert med oppsummeringer i parentes for de 3 siste punktene):

• En tilbyder som inngir tilbud alene, og som skal vurderes alene i forhold til kvalifikasjonskrav trenger ikke å vedlegge forpliktelseserklæring.

• En tilbyder som inngir tilbud alene slik at dette foretak selv skal stå som tilbyder, kan imidlertid oppfylle kvalifikasjonskravene gjennom å støtte seg på andre foretak dersom det foreligger en gyldig forpliktelseserklæring fra det foretaket søkeren skal støtte seg på. Formålet med en slik erklæring er å dokumentere at tilbyderen faktisk har rådighet/tilgang til de ressurser som tilbys. I alle tilfeller hvor kvalifikasjoner hos underleverandører/underentreprenører skal hensyntas ved vurderingen av kvalifikasjonskrav, må det således legges ved utfylt og signert matrise som fremgår nedenfor under punkt

2. (Dvs. at en tilbyder som benytter underleverandører og støtter seg på disse, må legge ved skjema i pkt.2 for hver underleverandør).

• Dersom flere foretak inngir tilbud sammen må det klart fremgå hvilke krav som skal oppfylles av hvilke firma. Kvalifikasjonskravene relatert til skatteattest, mva-attest, firmaattest og økonomi skal dokumenteres oppfylt av alle gruppedeltagerne. Når det gjelder krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner så må kravene oppfylles av minimum ett av gruppemedlemmene. Det skal under enhver omstendighet angis ett foretak som skal være ansvarlig for kontakt med oppdragsgiver i konkurransen, men alle foretakene som inngår i gruppen må innlevere forpliktelseserklæring som angitt nedenfor i punkt 3. (Dvs. at en gruppe som gir tilbud sammen og sammen oppfyller kvalifikasjonskravene, men ikke benytter

underleverandører, leverer skjemaet i pkt.3)

• Dersom en gruppe i tillegg vil benytte seg av underleverandører/underentreprenører og dette skal tas med i vurdering av kvalifikasjonskravene, må gruppen i tillegg til å levere forpliktelseserklæring fra gruppemedlemmene, levere forpliktelseserklæring fra underleverandør/underentreprenør. (Dvs. at en gruppe som gir tilbud sammen og i tillegg benytter underleverandører, og der gruppen og underleverandører sammen skal oppfylle kvalifikasjonskravene, skal levere skjemaene i både pkt.2 og 3)

7. Tildelingskriterier

Tildeling vil skje til tilbyderen med det tilbudet som gir det beste forholdet mellom tjenestekvalitet og pris.

Anskaffelsen er etter sin art (konsulenttjeneste) blitt vurdert av byggherre til å ha uvesentlig klimaavtrykk og miljøbelastning. Miljøkrav iht. FOA § 7-9 er derfor ikke tatt med under tildelingskriterier. Anbefalinger og valg av løsninger fra arkitekter og lignende rådgivere kan derimot ha stor betydning for klimaavtrykket og miljøbelastninger av bygg og anlegg. Miljø er derfor lagt inn som en del av kvalifikasjonskravene, ref. kap. 6.

Mht. tjenestekvalitet er det ikke de samme forholdene vedr. kompetanse som ble vurdert i forbindelse med kvalifikasjonskravene, som vurderes på nytt ved tildelingen. Forholdene som vektlegges i tildelingsfasen sier noe om graden av kvalitet på ytelsene og ikke kun hvorvidt leverandøren har evne til å oppfylle kontrakten.

I konkurransegrunnlaget følger omtale av tildelingskriteriene tjenestekvalitet og pris, samt modell for evaluering og poenggivning for de enkelte tildelingskriterier. Poengene som oppnås i de 2 tildelingskriteriene summeres og tilbyderen med høyest poengsum vinner konkurransen.

Prosjektfase	Poeng
Fase 1 og 2	40
Fase 3,4 og 5	30
SUM	70

Følgende tildelingskriterium legges til grunn for evalueringen:

Tildelingskriterium

Dokumentasjonskrav

K1: Tjenestekvalitet (70%) Det gis maks 70 vekttall/poeng. Poengskala for ulike prosjektfaser er vist i tabellen under. Se også vedlegg 2 vedr. prosjektfaser.

Tilbudte prosjektmedarbeidere, herunder deres formal- og realkompetanse (utdanning, erfaring, egnethet etc.), samt funksjon i prosjektet. - Organisasjonskart for prosjektet, med tilhørende beskrivelse av hvordan leverandøren vil organisere prosjektet. - Oversikt der tilbudte/navngitte prosjektmedarbeidere inngår, samt en beskrivelse av deres rolle/oppgave i prosjektet. Herunder opplysning om hvem som er dedikert ansvarlig og et navngitt team vedkommende skal ha med seg i alle fasene. - Utfylt vedlegg 5 (Tabellene 2a og 2b legges ved i utfylt stand). - CV og stillingsbeskrivelse for følgende nøkkelpersonell (Foruten personalia skal CV minimum inneholde: firmanavn, nåværende stilling og fartstid i stillingen, tidligere stillinger, utdannelse og relevante kurs): • Hovedarkitekt (ARK) • Landskapsarkitekt (LARK) • Interiørarkitekt (IARK) • Prosjekteringsgruppeleder (PGL) - hvis denne rollen ivaretas av andre enn hovedarkitekt) • Ansvarlig søker (SØK) • Rådgiver innen akustikk (RIAKu) • BIM-ansvarlig (BIM) • Rådgiver Miljø, (RIM)

	• Medarbeidere som er ansvarlig for mengdebeskrivelser iht. NS 3420 for alle fag. (vedkommende skal ha utført minimum to prosjekter de siste 5 årene der tilbudt medarbeider har vært ansvarlig for utarbeidelse av NS3420-beskrivelse for sitt fag) I tillegg skal det for hver av de tilbudte prosjektmedarbeiderne opplyses om følgende: • Beskrivelse av prosjektmedarbeiderens kompetanse og spesialkompetanse som er relevant for dette prosjektet. • Redegjørelse for hvorfor vedkommende tilbys, hva er begrunnelsen for at akkurat denne personen anses egnet for dette oppdraget. • Beskrivelse av prosjekter som har overføringsverdi til oppdraget som tilbudte prosjektmedarbeidere har deltatt i. Det skal gis en kort beskrivelse av prosjektene som minimum skal omfatte: byggherre, når utført, hva som konkret ble prosjektert og hvilke ansvar den tilbudte prosjektmedarbeideren hadde i prosjektet, hvilke prosjektfaser, samt spesielle forhold som kan være relevant i forbindelse med dette prosjektet.
K2: Pris på tjenesten (30 %) Maks 30 vekttall/poeng (tilbyder med lavest pris får maks uttelling - pris skal forstås som totalsummen (A+B) i tilbudsskjemaet). Poeng fremkommer ved følgende formel: 30 x lavest pris / tilbudt pris	Dokumentasjon / tilbudsvedlegg: Pris iht. utfylt tilbudsskjema. Det er totalsummen (A+B) i tilbudsskjemaet som legges til grunn.

I evalueringen vil oppdragsgiver vurdere tilbudene på grunnlag av tildelingskriteriene:

K1: Tjenestekvalitet

Beste tilbud for hver fase får maks poengsum iht. tabell under K1. De øvrige tilbudene gis poeng relativt i forhold til beste tilbud.

Fase 1 og 2 vurderes samlet. Det samme gjelder fasene 3, 4 og 5.

Oppdragsgiver vil vekte seniorer med høy, relevant utdanning (sivilarkitekt eller tilsvarende, eller høyere) og lang relevant erfaring med omsorgsboliger og servicebygg for kommunale helsetjenester som er bygd eller er under detaljprosjektering høyt. Lavere utdanning og/eller manglende erfaring fra omsorgsboliger og servicebygg for kommunale tjenester gir lavere poengsum. Det anses som en klar fordel at de tilbudte medarbeiderne (evt. den tilbudte medarbeider) har erfaring fra helserelaterte bygg for kommunale tjenester fra Norge eller basert på de samme prinsipper samt erfaring med hovedentrepriser med underlag basert på NS3420 i senere år. Relevant

erfaring i senere år vil gi bedre uttelling enn erfaring mer tilbake i tid.

Hvis det tilbys benyttet et team med flere medarbeidere med ulik bakgrunn i ulike eller samme roller, må det oppgis for hvilke faser og ytelser dette gjelder og hvor mange prosent av totalt antall arbeidstimer for aktuelle faser som hver av dem vil arbeide. Poeng blir da beregnet som et veid gjennomsnitt basert på hver medarbeiders individuelle poengsum og prosentvise medvirkning.

Dersom det tilbys flere alternative medarbeidere i samme rolle/funksjon i prosjektet (f.eks. fordi det på tilbudstidspunktet ikke er klart hvem av disse som vil bli tilgjengelige og satt på jobben), vil den laveste av de alternative medarbeidernes poengsum bli lagt til grunn ved evalueringen.

Dersom det tilbys flere samarbeidende medarbeidere i samme rolle/funksjon i prosjektet, vil også den laveste av tilbudte medarbeideres poengsum bli lagt til grunn ved evalueringen, hvis en prosentvis fordeling av arbeidede timer ikke opplyses.

Dersom sentrale deler av teamet skiftes ut fra fase 1 til fase 2, så reduseres poengsummen som ellers ville ha vært oppnådd i fase 2, ved at denne multipliseres med en faktor på 0.8. Det samme gjelder hvis sentrale deler av teamet skiftes ut fra fase 2 til fase 3,4,5. Med sentrale deler av teamet menes spesielt arkitekt (evt. ansvarlig arkitekt og/eller arkitektmedarbeider hvis flere arkitekter inngår i teamet).

Dersom det kun tilbys en person pr rolle/funksjon, vil det ikke uten videre være mulig å sette inn andre medarbeidere i prosjektet, da det er tilbudte medarbeideres CV’er som legges til grunn ved evalueringen.

Eksempel på poengberegning for tjenestekvalitet:

For å gjøre det enklere å forstå foregående beskrivelse, vises det her en poengberegning for et eksempel med et team på 4 personer. Det understrekes at dette ikke er ment som føring for tilbudene som gis, hverken mht. roller eller prosentvis fordeling. F.eks. utgår arkitektmedarbeider, hvis ansvarlig arkitekt står for alle arkitektarbeider.

Fase 1 og 2:

Det tilbys følgende team med en ansvarlig arkitekt som dedikert leder for teamet (utfylt tabell 2a er vist under).

Fase 1	Navn	Rolle	Prosentvis medvirkning i fase 1 og 2
	Xxx Xxxxxxxx 1	Ansvarlig arkitekt, PRO, SØK, PGL, teamleder	50%
	Xxx Xxxxxxxx 2, eller Xxx Xxxxxxxx 3	Arkitektmedarbeider	40%
	Xxxx Xxxxxxxx 1	Interiørarkitekt	5%
	Xxxx Xxxxxxxx 2	Landskapsarkitekt	5%
	Sum prosentvis medvirkning (NB! Skal være 100%): 100%

Ansvarlig arkitekt, dedikert leder for teamet, står for 50% av totalt antall arbeidstimer i fase 1. Dette er en senior med høy relevant utdanning, lang relevant erfaring, samt erfaring med omsorgsboliger og servicebygg for kommunale tjenester og hovedentreprise i den senere tid og oppnår 100% av 40 poeng (av 40 mulige).

Totalt bidrar vedkommende med 0.5*40*1.0 poeng for fase 1 og 2.

I teamet vil det iht. tilbudet inngå ytterligere en arkitektmedarbeider, men tilbyder har ikke bestemt seg for

hvem pga. andre tilbudskonkurranser. Han oppgir 2 alternativer og opplyser at valg av hvem det blir må vente til etter tilbudskonkurransen. Denne arkitekten skal stå for 40% av totalt antall arbeidstimer i fase 1 og

2. Begge har relevant formell utdanning, men mindre relevant erfaring enn ansvarlig arkitekt og vurderes til hhv. 80% og 70% av 40 poeng (av 40 mulige). Da tilbyder ikke har besluttet hvem som blir valgt, legges den med lavest poengsum til grunn. Totalt gir vedkommende et bidrag på 0.4*40*0.7 poeng for fase 1 og 2.

I tillegg tilbys en erfaren interiørarkitekt, som skal stå for 5% av totalt antall arbeidstimer i fase 1 og 2, og som vurderes til 90% av 40 poeng (av 40 mulige). Total gir vedkommende 0.05*40*0.9 poeng for fase 1 og 2.

Det tilbys også en erfaren landskapsarkitekt, som skal stå for 5% av arbeidede timer, og som vurderes til 95% av 40 poeng (av 40 mulige). Total gir vedkommende 0.05*40*0.95 poeng for fase 1 og 2.

Total poengsum for fase 1 og 2 blir da:

40* (0.5*1.0 + 0.4*0.7 + 0.05*0.9 + 0.05*0.95) = 40*0.8725 = 34,9 (av 40 mulige)

NB! Husk å oppgi prosentvis fordeling, samt å fordele slik at summen av prosentvis medvirkning blir 100%.

Fase 3, 4, 5:

Tilsvarende beregning som for fase 1, basert på utfylt tabell 2b og annen etterspurt dokumentasjon, og med 30 poeng som maks oppnåelig poengsum. Dersom sentrale deler av teamet i forrige fase er skiftet ut, så reduseres poengsummen som ellers ville ha vært oppnådd i fase 3, 4 og 5, ved at denne multipliseres med en faktor på 0.8.

Total poengsum på tjenestekvalitet (dvs. sum alle faser):

Delsummene over summeres og gir total poengsum for tjenestekvalitet.

Hvis teamet, prosentvis medvirkning og individuelle poengsummer i prosent av maksimalt oppnåelig er de samme i fasene 2-5 som for fase 1, blir poengsummen: 70*0.8725 = 61.075 (av 70 mulige).

Total poengsum på tjenestekvalitet (dvs. sum alle faser):

Delsummene over summeres og gir total poengsum for tjenestekvalitet.

Hvis teamet, prosentvis medvirkning og individuelle poengsummer i prosent av maksimalt oppnåelig er de samme i fasene 2-5 som for fase 1, blir poengsummen: 70*0.8725 = 61.075 (av 70 mulige)

K2 Pris på tjenesten

Tilbyder med lavest pris får maks uttelling - pris skal forstås som totalsummen (A+B) i tilbudsskjemaet – se vedlegg 6). Poeng fremkommer ved følgende formel: 30 x lavest pris / tilbudt pris

Evalueringen av tilbudene vil skje på følgende måte. Først vil tilbyderne bli vurdert i forhold til de oppførte kvalifikasjonskravene. Tilbydere som ikke anses å oppfylle kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Disse tilbyderne vil dermed ikke få innholdet i tilbudet nærmere vurdert.

De tilbyderne som anses kvalifisert vil få tilbudene sine evaluert på bakgrunn av de oppførte tildelingskriteriene.

Meddelelse om valg av leverandør

Oppdragsgiver vil via Mercell informere alle kvalifiserte leverandører i konkurransen om valg av leverandør for kontrakten.

Karensperiode

Karensperioden er på 10 dager, regnet fra dagen etter meddelelsen ble sendt leverandørene. Før utløpet av karensperioden kan oppdragsgiver ikke inngå kontrakt.

8. Kontrakt, opsjoner og kontraktsbestemmelser

8.1 Kontrakt og opsjoner

Det skal tegnes separat kontrakt for «fase 1 og 2» og «fase 3,4 og 5). Øvrige tilbudte ytelser er opsjoner.

Endelig avtale vil bli utarbeidet etter eventuelle avklaringer, med utgangspunkt i konkurransegrunnlaget og det leverte tilbud.

Følgende dokumenter skal inngå i avtalen:

- Avtaledokument

- Referat fra avklaringsmøter

- Tilbud fra tilbyder

- Konkurransegrunnlag og øvrige dokumenter vedlagt konkurransegrunnlaget

8.2 Kontraktsbestemmelser

8.2.1 Generelle bestemmelser

NS 8401:2010 ”Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag”, gjelder som alminnelige kontraktsbestemmelser, med etterfølgende suppleringer. Tilbyder må snarest etter kontraktinngåelse og når romprogram er på plass, utarbeid et honorarbudsjett for hele tilbydergruppen for fase 1 og 2.

8.2.2 Spesielle bestemmelser

Følgende spesielle kontraktsbestemmelser vil gjelde ved inngåelse av kontrakt:

• Kontraktsspråket er norsk

• Dersom en av medarbeiderne (av saklig grunn) ikke kan utføre arbeidet (for eksempel ved sykdom eller fordi vedkommende slutter), skal vedkommende erstattes med en medarbeider med minimum tilsvarende kompetanse og erfaring. Den nye medarbeideren skal godkjennes av byggherren. Byggherren skal ikke nekte godkjennelse uten saklig grunn.

• Det skal i starten av skisse-/forprosjektfasen utarbeides et budsjetthonorar for denne fasen for hele arkitektgruppen. Rådgiveren skal uten ugrunnet opphold varsle oppdragsgiveren hvis det er grunn til å anta at budsjettet vil bli overskredet. Oppdragsgiveren skal uten ugrunnet opphold ta stilling til varselet. Overskridelser som ikke er varslet til oppdragsgiveren, gir ikke grunnlag for krav på økt honorar.

• Fakturering skjer iht. NS8401. Av faktura skal fremgå periode, kontraktssum, opparbeidet honorar samt fradrag for tidligere faktura. Det skal vedlegges detaljerte timelister/oppgave over forbrukte timer, utlegg og utgifter for de enkelte deler/faser av oppdraget. Den enkelte prosjektfase kan først faktureres fullt ut når byggherren har godkjent ytelsen for hver fase.

• Det knyttes dagmulkt iht. NS8401 pkt. 12.2 til avslutning av følgende faser:

• Innlevering kalkyle i midten av okt. 24

• skisse-/forprosjekt og

• detaljprosjektering med komplett ferdige beskrivelser, tegninger og andre anbudsdokumenter som tilbyder er ansvarlig for.

• Byggherren har eiendomsrett til all prosjektdokumentasjon, herunder elektronisk lagret dokumentasjon, til bruk ved forvaltning, drift og vedlikehold, senere ombygginger og påbygninger samt annet bruk som naturlig knytter seg til prosjektet. All prosjektdokumentasjon skal leveres elektronisk i både pdf, ifc og redigerbart format.

• Alle utgifter til kontorhold, sekretær- og tegnetjeneste, DAK, plotting, kopiering til eget bruk, forsendelse, minnepenner/disketter/CD-er for distribusjon av prosjektinformasjon og tegninger, telefon, telefaks, kommunikasjonslinjer, lokale og ordinære reiser (herunder reiser til prosjekteringsmøter, møter med byggherren og hans organisasjon, byggemøter og reiser til øvrige prosjekterende i forbindelse med utførelse av oppdraget) skal være inkludert i honorartilbudet og i tilbudt firmatimesats. All fysisk møtevirksomhet skal foregå i Drangedal. Prosjekteringsmøter gjennomføres hovedsakelig på Team. Byggherre- og brukermøter, workshop o.l. gjennomføres i hovedsak som fysiske møter i Drangedal.

• Utgifter godtgjøres iht. følgende:

− Kopiering og eventuell innbinding av dokumenter og tegninger til tilbudsinnhenting og kontraktsinngåelse samt dokumenter og tegninger til byggherre, brukerorganisasjon og byggeplass.

− Eventuelle reiser (utenfor Drangedal) i forbindelse med oppdraget som foretas på anmodning av eller etter avtale med byggherren iht. Statens reiseregulativ for inntil 7,5 timer pr. reisedøgn.

• Det anses ikke som avbrudd og gis ikke erstatning dersom det blir besluttet å:

− Ikke igangsette oppdraget. Alle forberedelser til igangsetting som de prosjekterende gjør før skriftlig bekreftelse fra byggherren foreligger, skjer for de prosjekterendes regning.

− Avslutte oppdraget etter at skisse- og/ eller forprosjekt er utarbeidet.

− Stille prosjekteringen i bero i påvente av nødvendige politiske vedtak.

8.2.3 Regulering av firmatimesats og andre tilbudssummer

Prisene skal være faste fram til byggestart. Regulering skjer deretter etter reglene i NS 3405 Bestemmelser om regulering av kontraktssum for bygg og anlegg på grunn av endringer i lønninger, priser, sosiale utgifter m.v., 1. utgave oktober 1984 - totalindeksmetoden - med én kalendermåned som avregningsperiode.

Ved reguleringen benyttes Statistisk sentralbyrås byggekostnadsindeks for boligblokk i alt. Basisindeks er indeks for den måned tilbudsfristen utløper i.

9. Krav til utforming av tilbudet

Tilbudsevaluering er en omfattende prosess, hvor alle leverandører har krav på lik og rettferdig behandling. Det er derfor nødvendig at alle tilbudene er likt oppbygd og benytter referanser i henhold til konkurransegrunnlaget.

Manglende besvarelse av ett eller flere punkter kan medføre avvisning av tilbudet. Det med fet skrift i oversikten under skal leveres:

1. Signert tilbudsbrev

2. Utfylt(e) ESPD-skjema(er) for leverandøren, + ev. deltakerne i felleskap av leverandører og støttende

virksomhet

3. Utfylt tilbudsskjema (se vedlegg 6)

4. Utfylt tabell tjenesteskjema (se vedlegg 5)

5. Utfylt Avvik-skjema med ev. andre opplysninger og signatur og kontaktinformasjon (se vedlegg 8)

6. Etterspurt dokumentasjonen i kap. 7 Tildelingskriterier

7. Evt. forpliktelseserklæring(er) skal også legges ved (se vedlegg 7)

Tilbud som ikke inneholder alle opplysninger og dokumenter som er etterspurt, vil kunne bli avvist.