VIRKSOMHETS- OG ØKONOMIINSTRUKS FOR

VIRKSOMHETS- OG ØKONOMIINSTRUKS FOR

STATLIGE UNIVERSITETER OG HØYSKOLER

1. Innledning

Virksomhets- og økonomiinstruksen er fastsatt av Kunnskapsdepartementet 20. desember 2023, jf. reglement for økonomistyring i staten § 3, andre ledd, og trer i kraft 1. januar 2024. Gjenpart av instruksen er sendt til Riksrevisjonen.

Statlige universiteter og høyskoler reguleres av lov om universiteter og høyskoler (universitets- og høyskoleloven).

2. Instruksens forhold til økonomiregelverket

Virksomhets- og økonomistyringen ved universiteter og høyskoler skal følge økonomiregelverket i staten med mindre det er innvilget unntak. Økonomiregelverket består av reglement for økonomistyring i staten (heretter kalt reglementet) og bestemmelser om økonomistyring i staten (heretter kalt bestemmelsene). Rundskriv fra Finansdepartementet som er fastsatt med hjemmel i reglementet skal anses som en del av økonomiregelverket. De aktuelle bestemmelsene i økonomiregelverket er ikke gjengitt i instruksen.

Unntak fra økonomiregelverket innvilges av Finansdepartementet, eller den som Finansdepartementet delegerer myndighet til. Unntak fra denne instruksen gis av Kunnskapsdepartementet. Instruksen er hjemlet i § 3 i reglementet, og er laget som et tillegg til dette regelverket.

3. Departementets styring av universiteter og høyskoler

3.1 Departementets overordnede ansvar

Universiteter og høyskoler er forvaltningsorganer med særskilte fullmakter til bruttoføring utenfor statsbudsjettet («nettobudsjetterte virksomheter») og er forvaltningsmessig underlagt Kunnskapsdepartementet.

Universitetene og høyskolene har egne styrer. Styret er det øverste organet ved institusjonen og er ansvarlig for institusjonens samlede virksomhet.

Kunnskapsdepartementet setter nasjonale mål for universitets- og høyskolesektoren i Prop. 1 S under budsjettkapittel 260 Universiteter og høyskoler.

Departementet inngår utviklingsavtaler med de statlige universitetene og høyskolene. Det er fastsatt et rammeverk for utviklingsavtalene etter dialog/høring med sektoren.

Utviklingsavtalene inneholder differensierte mål og styringsparametere som beskriver den enkelte institusjonens strategiske prioriteringer for å bidra til at de nasjonale sektormålene nås.

Utviklingsavtalene skal bidra til høy kvalitet og en mangfoldig sektor gjennom tydelige institusjonsprofiler og god arbeidsdeling.

Kunnskapsdepartementet har ansvaret for etatsstyringen av universiteter og høyskoler, og skal følge opp at institusjonene når fastsatte mål.

3.2 Myndighet og ansvar ved universiteter og høyskoler

Lov om universiteter og høyskoler (universitets- og høyskoleloven) angir formål, oppgaver, myndighet og ansvar for styret ved universiteter og høyskoler. Styret har ansvaret for å utforme strategier, legge planer og fastsette mål og resultatkrav for virksomheten og har ansvaret for

institusjonens økonomiske ressurser og eiendom, jf. § 4 i økonomireglementet og universitets- og høyskolelovens § 9-2. Institusjonens styre må derfor vurdere i hvor stor grad utviklingsavtalen dekker behovet for mål for virksomheten og eventuelt fastsette ytterligere mål og resultatkrav.

Universiteter og høyskoler har et eget strategisk ansvar for å fremme kvalitet og løse sitt samfunnsoppdrag innen utdanning, forskning og formidling.

Styret er ansvarlig for institusjonens samlede virksomhet og har ansvar for at den faglige virksomheten holder høy kvalitet og for at institusjonen drives effektivt og i overensstemmelse med de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter, og de rammer og mål som gis av overordnet departement.

Universiteter og høyskoler skal følge opp de faglige og budsjettmessige føringene som er gitt i departementenes tildelingsbrev. De årlige fullmaktene til institusjonene gis som vedlegg til tildelingsbrevet. Styret skal uten unødig opphold varsle departementet når det blir kjent med vesentlige avvik på eget ansvarsområde, eller når det blir kjent med vesentlige forhold som er av betydning for den samlede måloppnåelsen.

Regionale komiteer for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk (REK), er knyttet administrativt til Universitetet i Oslo, Universitetet i Bergen, Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet og Universitetet i Tromsø – Norges arktiske universitet. De regionale komiteene er etter § 3 i forskningsetikkloven faglig uavhengige. Finansieringen av komiteenes drift dekkes over universitetenes rammebevilgninger.

3.3 Styringsdialogen

Etatsstyringen av universitetene og høyskolene baserer seg på risikovurderinger, planer, mål og resultater. Etatsstyringsmøtene er en strategisk dialog som er basert på tillit og åpenhet og med relevante temaer som skal bidra til å gi merverdi for institusjonen.

Etatsstyringsmøtene tar utgangspunkt i tildelingsbrev og årsrapport fra institusjonene. Møtene vil i stor grad dreie seg om utviklingsavtalen og et utvalg prioriterte saker med høy viktighet for både regjeringen og den enkelte institusjon. Departementet vil uavhengig av utviklingsavtalen gjøre risikovurderinger av institusjonene med utgangspunkt i tilgjengelig statistikk og evalueringer. Ved behov vil departementet ta opp sine vurderinger i etatsstyringsmøtet og den skriftlige tilbakemeldingen. Styret skal utforme årsrapporten i henhold til kravene i økonomiregelverket og departementets retningslinjer. Årsrapporten skal være et strategisk dokument med informasjon til departementet om institusjonens resultater, mål og planer. Årsrapporten skal gi departementet relevant og vesentlig styringsinformasjon. Generelt skal styringsinformasjon ivareta behovet for kontroll (etterlevelse), læring og utvikling.

Styringsdialogen skal være dokumentert. Skriftlige tilbakemeldinger sendes årlig til hver enkelt institusjon uavhengig av om det gjennomføres etatsstyringsmøte.

Styret og institusjonens ledelse deltar i etatsstyringsmøtet.

4. Intern styring ved universiteter og høyskoler

4.1 Ansvar og myndighet for ledelsen

Styrets oppgaver fremgår av lov om universiteter og høyskoler (universitets- og høyskoleloven).

I statsbudsjettet fastsettes de årlige økonomiske rammene for virksomheten. Styret skal fastsette rammer for økonomiforvaltningen ved virksomheten i henhold til gjeldende regelverk og etter anvisning fra Kunnskapsdepartementet. Økonomiforvaltningen skal inneholde regler om

ansvarsforhold og delegering av myndighet.

Med grunnlag i loven og rammer fastsatt av styret har rektor/administrerende direktør ansvaret for institusjonens daglige drift og sørger for at vedtak truffet av styret og Kunnskapsdepartementet blir iverksatt.

4.2 Krav til planlegging, gjennomføring og oppfølging av virksomheten

Styret skal etablere et styringssystem med beskrivelse av roller og ansvar hvor internkontroll er integrert.

På grunnlag av tildelingsbrevene fra Kunnskapsdepartementet skal styret fastsette eventuelle ytterligere mål og resultatkrav jf. over. Mål og styringsparametere og eventuelle resultatkrav skal kommuniseres videre til institusjonens enheter med eventuell medfølgende budsjettdisponeringsmyndighet og krav om rapportering.

Statlige universiteter og høyskoler skal ha dokumenterte rutiner for etablering og forvaltning av alle sine prosjekter og aktiviteter. Alle disposisjoner skal forvaltes og kontrolleres i et elektronisk økonomisystem som ivaretar økonomiregelverkets krav.

Statlige universiteter og høyskoler skal bokføre i henhold til standard kontoplan for statlige virksomheter, og presentere virksomhetsregnskapet i henhold til de statlige regnskapsstandardene (SRS) og de retningslinjer departementet fastsetter. Det skal benyttes godkjente systemer og tjenesteytere der dette finnes. Statlige universiteter og høyskoler skal sende inn årsregnskap og delårsregnskap med det innhold og i samsvar med de krav til oppstilling og presentasjon og innen de frister som Kunnskapsdepartementet fastsetter.

Forhold som er tatt opp av Riksrevisjonen skal følges opp så snart det er mulig. Departementet skal holdes orientert om vesentlige forhold, og skal stå som kopimottaker på institusjonens brev til Riksrevisjonen.

4.3 Krav til intern kontroll

Universiteter og høyskoler skal ha en effektiv intern kontroll. Den interne kontrollen skal være tilpasset risiko, vesentlighet og egenart. Systemet skal dokumenteres. Den interne kontrollen skal utformes og gjennomføres slik at den gir rimelig grad av sikkerhet for at institusjonen når de mål som er fastsatt, har en effektiv drift, pålitelig rapportering og sikrer at lover og regler følges.

Institusjonen skal gjennomføre risikostyring i henhold til gjeldende regelverk og krav fra Kunnskapsdepartementet. I tillegg til kontroller som anvist i økonomiregelverket skal det foretas kontroller på aggregert nivå, herunder avstemminger og budsjettoppfølging. Alle kontroller skal være dokumentert.

5. Andre krav til universiteter og høyskoler

5.1 Eksternt finansiert aktivitet

Styret skal sørge for at det foreligger retningslinjer for den eksternt finansierte aktiviteten ved institusjonen. Styret skal påse at alle direkte og indirekte utgifter i forbindelse med oppdragsaktivitet blir dekket av oppdragsgiver, og at den eksternt finansierte aktiviteten ved institusjonen er organisert i samsvar med Kunnskapsdepartementets reglement om statlige universiteters og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer.

5.2 Forvaltning av eierinteresser m.m.

Styret ved institusjoner som etter særskilt fullmakt fra Kunnskapsdepartementet forvalter statens eierinteresser i selskaper m.m., skal fastsette retningslinjer for utøvelsen av styrings- og kontrollmyndigheten. Videre skal styret organisere samarbeidet med stiftelser og andre selskaper i henhold til gjeldende retningslinjer.

Institusjoner som forvalter statens eierinteresser skal så tidlig som mulig orientere departementet om tidspunkt for ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger. Institusjonen skal innen en måned etter ordinær generalforsamling sende årsregnskap, årsmelding, protokoll og revisors beretning, til departementet. Senest en måned etter en ekstraordinær generalforsamling skal institusjonen sende protokoll og annen relevant dokumentasjon til departementet. Institusjonene må også påse at overnevnte dokumenter publiseres på Database for statistikk om høyere utdanning (DBH) under Eierinteresser i statlige institusjoner.

I selskaper der staten eier så mange aksjer at de representerer 50 prosent eller mer av stemmene, eller har dominerende innflytelse, skal styret innen 7 dager etter ordinær generalforsamling sende årsregnskap, årsmelding, protokoll, revisors beretning og utkast til beretning til Riksrevisjonen, via departementet. Senest 14 dager etter en ekstraordinær generalforsamling skal styret sende protokoll og annen relevant dokumentasjon til departementet. Institusjonene må også påse at overnevnte dokumenter, med unntak av utkast til beretning til Riksrevisjonen, publiseres på Database for statistikk om høyere utdanning (DBH) under Eierinteresser i statlige institusjoner.

Institusjonen plikter å orientere departementet om saker av viktighet og skal rapportere sine eierinteresser til statens kapitalregnskap i samsvar med de retningslinjer og innen de frister Kunnskapsdepartementet fastsetter.

5.3 Universiteter og høyskolers oppbygging og anvendelse av ubenyttede bevilgninger (avsetninger)

Departementet fastsatte 28. oktober 2020 reglement for statlige universiteter og høyskolers oppbygging og anvendelse av ubenyttede bevilgninger (avsetninger).

Styret skal sikre at institusjonen har systemer og rutiner som sikrer at reglementet for avsetninger etterleves.

5.4 Offentlige anskaffelser

Styret skal sikre at institusjonen har systemer og rutiner som sikrer at regelverket for offentlige anskaffelser etterleves. Rektor/administrerende direktør må sikre nødvendig kompetanse og etablere gode rutiner slik at alle innkjøp gjøres i samsvar med regelverket, og ellers mest mulig effektivt. Det er også viktig at innkjøpsarbeidet inngår i ledelsens internkontroll.

5.5 Xxxxxxxxx og beredskap

Xxxxxx skal sørge for at det arbeides systematisk med sikkerhet og beredskap for å kunne håndtere ekstraordinære, uønskede hendelser. Å ivareta sikkerhet og beredskap er et lederansvar. Arbeidet med sikkerhet og beredskap skal inngå som en integrert del av virksomheten i den enkelte institusjon. I Styringsdokument for arbeidet med sikkerhet og beredskap i Kunnskapsdepartementets sektor finner man en oversikt over kravene som stilles til underliggende virksomheter innenfor de tre sikkerhetsdomenene (1) samfunnssikkerhet og beredskap, (2) nasjonal sikkerhet og (3) informasjonssikkerhet og personvern.

Lov om nasjonal sikkerhet (sikkerhetsloven) tredte i kraft i 2019 og gjelder for alle statlige

forvaltningsorganer.

Policy for informasjonssikkerhet og personvern i høyere utdanning og forskning skal ligge til grunn for institusjonens arbeid med informasjonssikkerhet og personvern. HK-dir har ansvaret for å følge opp etterlevelsen av policyen. Institusjonen skal følge opp de anbefalinger som HK-dir gir for arbeidet med informasjonssikkerhet og personvern. IKT-sikkerhetshendelser skal håndteres og varsles i samsvar med rammeverk for IKT-sikkerhetshendelser i UH-sektoren.

5.6 Eiendom

Styret er ansvarlig for å disponere institusjonens ressurser på best mulig måte, herunder lokaler og utstyr som støtter opp under institusjonens samlede mål og planer.

Styret skal sørge for en rasjonell utnyttelse av alle lokaler virksomheten disponerer. Institusjonen skal rapportere til xxxxxxxxxxxxxx.xx.

I forkant av bygging eller leie av lokaler skal styret påse at alle relevante forhold blir tilstrekkelig utredet iht kravene i utredningsinstruksen. Ved behov for bygg og arealer utover et visst omfang, skal institusjonene melde det inn som en sak til Kunnskapsdepartementet. Utredningen skal alltid vurdere mer effektiv utnyttelse og endringer i eksisterende lokaler som et alternativ til nybygg og flere ulike løsninger. Avhengig av prosjekttype og omfang stilles det ulike krav til beslutninger på departements- eller regjeringsnivå eller særskilt bevilgning fra Stortinget.

Institusjoner som forvalter en statlig eiendom har selv ansvar for vedlikehold og drift av arealet. Disse institusjoner skal også ha langtidsplaner for verdibevarende vedlikehold og oppgraderinger med tilhørende årlige budsjettavsetninger. Institusjonene får også årlig fullmakt gjennom Stortingets budsjettbehandling til å avhende eiendom i tråd med avhendingsinstruksen og kan bruke salgsinntektene til andre lokaler. Større arealendringer og prinsipielle saker må legges fram for departementet.

Alle institusjoner skal følge Instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor av

20. januar 2012 nr. 39, og sist endret ved kongelig resolusjon 13. januar 2017, se følgende lenke: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxx-xxxxx-xxxx/xx000000/. Instruksen omhandler håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor, og gjelder for inngåelse av avtaler om leie av lokaler i markedet og av statlig utleier. Instruksen gjelder også for byggeprosjekter som inkluderer ombygging og rehabilitering. Instruksen skal sikre god saksforberedelse og styring med bygge- og leiesaker.

Institusjonene får årlig fullmakt til å inngå leieavtaler og avtaler om kjøp av tjenester ut over budsjettåret, jf. rundskriv R-110 av 20. juni 2023. Leieavtalene og avtalene om kjøp av tjenester må gjelde kjøp til den ordinære driften av institusjonene, f.eks. leie av lokaler, kontorutstyr og kjøp av renholds- og vaktmestertjenester. Fullmakten er begrenset oppad til terskelverdier, se vedlegg til tildelingsbrevet.

Statsbyggs prosedyrer for håndtering av byggeprosjekter innenfor den statlige ordningen med brukerfinansierte prosjekter fremgår av, jf. Rundskriv H-11/14 Retningslinjer for behandling av statlige byggeprosjekter der husleien dekkes innenfor gjeldende budsjettrammer

Store statlige investeringsprosjekter, det vil si prosjekter med en estimert kostnad på over

1 mrd. kroner, må følge et eget opplegg med flere stoppunkter og eksterne kvalitetssikringer. Rundskriv R-108/23, Statens prosjektmodell: Krav til utredning, planlegging og kvalitetssikring av store investeringsprosjekter i staten, regulerer dette. Fra 1. juli 2023 skal beslutninger om ev. konseptfase for prosjekter med anslått samlet kostnadsramme over terskelverdi

(1 mrd. kroner) tas av ansvarlig fagdepartement. Det innebærer at institusjonene må oversende

beslutningsmateriale fra idéfase til departementet.

5.7 Andre forhold

Institusjonen plikter å ha en tilfredsstillende oversikt over og rutiner for forvaltning og registrering av sine eiendeler, herunder verdipapirer i form av aksjebrev, obligasjoner m.m.

Institusjoner som forvalter statlige fond plikter i henhold til gjeldende regelverk å ha en tilfredsstillende forvaltning og rapportering, herunder eget årsregnskap for fondet.