FORSVARET
FORSVARET
Forsvarets logistikkorganisasjon Driftsanskaffelsesavdelingen Innkjøpskontor Felles og Støtte
Tilbudsforespørsel på farge produksjonsmaskin
Forespørsel 2014033735
Endringslogg (slettes etter tildeling) | |||
Forespørsel: | Forespørselsnummer: 2014033735 | Navn på forepørsel: Tilbudsforespørsel på farge produksjonsmaskin | |
Ansvarlig saksbehandler EC | Avdeling: FLO/F/F&S/Innkjøp | Dato: 13.09.2014 | Hva har blitt revidert: |
Revisjon nr: | Dato | Revidert av | |
1 | 16.09.2014 | EC/GNBK | Punkt 5.1.1 og 5.1.2 er endret. Ny tilbudsfrist: 27.10.2014, kl 12:00. |
2 | 16.09.2014 | EC/GNBK | Punkt 6.1, seksjon nr 8 « Utfylt spørsmålsskjema for utskriftsprøver, vedlegg H» utgår. |
INNHOLDSFORTEGNELSE
1 INNLEDNING 5
1.1 Anskaffelsens formål 5
1.2 Innhold og oversikt 5
1.3 Anskaffelsesprosedyre 5
2 KRAV TIL LEVERANDØR 5
2.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling 5
2.1.1 Dokumentasjonskrav for norske leverandører 5
2.1.2 Dokumentasjonskrav for utenlandske aktører 5
2.2 Skatteattest 5
2.2.1 Dokumentasjonskrav for norske leverandører 6
2.2.2 Dokumentasjonskrav for utenlandske leverandører 6
2.3 HMS EGENERKLÆRING 6
3 LEVERINGSOMFANG 6
3.1 Forsvaret ber om tilbud på 6
3.2 Adresse for leveransen/tjenesteleveranse 6
3.3 Avtalens omfang og varighet 6
4 VILKÅR 7
4.1 Generelle vilkår 7
4.2 Spesielle vilkår 7
4.2.1 Leveringstid 7
4.2.2 Tilbudet skal i tillegg til kravspesifikasjon omfatte 7
4.3 Demonstrasjon og testing 7
4.4 Testing 7
4.5 Pris 7
4.6 Faktura 7
4.7 Overføring av risiko 8
5 REGLER FOR ANSKAFFELSEN 8
5.1 Frister 8
5.1.1 Tentativ fremdriftsplan 8
5.1.2 Tilbudsfrist 8
5.1.3 Vedståelsesfrist 8
5.2 Kommunikasjon 8
5.2.1 Kontaktpersoner 8
5.3 Regler for kommunikasjon 8
5.4 Spørsmål til konkurransegrunnlaget 8
6 TILBUDET 9
6.1 Tilbudets struktur 9
6.2 Tilbudsformat 9
6.2.1 Antall kopier 9
6.2.2 Pakking og merking 9
6.3 Adresse og leveringssted for tilbudet 9
6.4 Tilbudsregistrering 10
6.5 Deltilbud og alternative tilbud 10
6.6 Åpning av tilbudene 10
6.7 Avvisning av tilbudene 10
6.8 Informasjon og grunnlag for kontraktstildelingen 10
7 EVALUERING AV TILBUD OG AVSLUTNING AV KONKURRANSEN10
7.1 Avvisning av tilbudene 10
7.2 Evaluering 11
7.3 Tildelingskriterier 11
7.3.1 Tildelingskriterium 1 - Kvalitet, brukervennlighet og serviceavtale - 50 % 11
7.3.2 Tildelingskriterium 2.1 Servicepris 25 % 11
7.3.3 Tildelingskriterium 2.2 - Maskinpris – 25 % 12
8 ETISK EGENERKLÆRING 12
9 VARSOMHET, TAUSHETSPLIKT OG HABILITET 12
10 OFFENTLIGHETSLOV 12
1 Innledning
1.1 Anskaffelsens formål
Forsvarets avdeling for kultur og tradisjon/Grafisk avdeling, Akershus festning har til hensikt å inngå avtale om leasing av 1 stk farge produksjonsmaskin inkludert serviceavtale.
1.2 Innhold og oversikt
Forespørselen inneholder følgende:
Dette hoveddokumentet inneholder en beskrivelse av avtalens omfang, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier.
I tillegg er følgende vedlagt:
Vedlegg A Tekniske spesifikasjonerA Vedlegg B Alminnelige avtalevilkårB Vedlegg C Mal for HMS-egenerklæringC Vedlegg D Etisk egenerklæring D
Vedlegg E Bestemmelser om varsomhet, taushetsplikt og habilitetE Vedlegg F TilbudsbrevF
Vedlegg H Veileder utskriftskvalitetH
1.3 Anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsens verdi anslås til å være mellom NOK 1 000 000,- og NOK 1 200 00,- eks mva basert på historiske tall og forskrift om offentlige anskaffelser del I og del III kommer således til anvendelse, jf. forskriftens del I § 2-2 (1). Anskaffelsen vil overstige nasjonal terskelverdi, og vil følgelig bli utlyst i Xxxxxx og XXX. Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse, jf forskriftens del III § 14-1.
2 Krav til leverandør
2.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
Leverandøren skal ha et lovlig etablert foretak.
2.1.1 Dokumentasjonskrav for norske leverandører:
Kopi av firmaattest som er registrert i Brønnøysundregisteret.
2.1.2 Dokumentasjonskrav for utenlandske aktører:
Bekreftelse på at leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister i henhold til lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert.
2.2 Skatteattest
Tilbyder skal ha ordnede forhold hva gjelder skatteinnbetaling og merverdiavgiftinnbetaling.
2.2.1 Dokumentasjonskrav for norske leverandører:
Skatteattest skal fremlegges sammen med tilbudet. Med skatteattest menes:
• Skjema av skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift.
• Skjema for skatt/arbeidsgiveravgift (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer. Skatteattest må ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp.
2.2.2 Dokumentasjonskrav for utenlandske leverandører
Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt.
Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlig.
2.3 HMS egenerklæring
Tilbyder skal ha et velfungerende HMS-system. Dokumentasjonskrav:
Tilbyder skal fremlegge egenerklæring om at han oppfyller lovfestede krav innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) i henhold til vedlagte skjema, vedlegg C.
3 Leveringsomfang
3.1 Forsvaret ber om tilbud på
1 stk farge produksjonsmaskin i henhold til vedlagte kravspesifikasjon, ref vedlegg A.
3.2 Adresse for leveransen/tjenesteleveranse
Materiellet skal leveres montert og klargjort for bruk på:
Grafisk avdeling Akershus festning
Bygning 13 (inngang Karpedammen) 0015 Oslo
3.3 Avtalens omfang og varighet
Avtalen omhandler leasing av vare. Avtalen løper fra tidspunkt for levering av varen og har en varighet på 48 måneder fra dato for leveringstidspunktet.
Avtalen omhandler også service og vedlikehold. Servicebetingelser skal inkludere alle forbruksartikler som toner, deler, arbeidstid, kjøring eksklusive papir og stifter.
4 Vilkår
Tilbudet skal baseres på nedenfor nevnte vilkår:
4.1 Generelle vilkår
Med mindre noe annet fremgår i konkurransegrunnlaget og vedlegg A, gjelder Forsvarets standard leveringsbetingelser (Blankett 5002), jf. vedlegg B, så langt disse passer for ytelsen.
4.2 Spesielle vilkår
4.2.1 Leveringstid
Produksjonsmaskinen skal være levert og montert snarest mulig etter avtaleinngåelse og senest innen utgangen av desember. Leveringstid inkludert montering skal angis i tilbudet.
4.2.2 Tilbudet skal i tillegg til kravspesifikasjon omfatte
Tilbyder skal i sitt tilbud skriftlig bekrefte at innholdet i kravspesifikasjonen i vedlegg A er oppfylt. Dette gjøres ved signering av tilbudsbrev, ref vedlegg F, samt utfylling av vedlegg A.
4.3 Demonstrasjon og testing
Demonstrasjon og testing av maskinen vil bli gjennomført i uke 44 og 45 hos tilbyder. Dette vil innebære en test av løsninger og enkelhet ved daglig/periodisk operatørvedlikehold, brukervennligheten til maskinen, drivere og betjeningspanel, samt selvservice og kundeutskiftbare deler.
Den enkelte tilbyder er ansvarlig for å ta kontakt med teknisk saksbehandler for å avtale sted og tidspunkt for besiktigelsen. Dette gjøres etter avtale med Xxxxx Xxxxxxxx per e-post xxxxxxxxx@xxx.xx eller telefon 000 00 000.
4.4 Testing
Tilbudt maskin vil bli gjenstand for test av kvalitet på gjengivelse av blåfarge. En nærmere beskrivelse av testen finnes i vedlegg H (”Veileder utskriftskvalitet”) til dette dokument.
Leverandørene bes lese dette nøye, slik at testen blir utført korrekt. Testutskriften vedlegges tilbudet.
Papir til utførelse av test sendes ut ved kontakt. Ta kontakt med Xxxxx Xxxxxxxxxxxx per telefon 000 00 000 eller e-post xxxxxxxxxxxxx@xxx.xx. Papir kan også medbringes i forbindelse med en eventuell demonstrasjon av maskinen.
Testfil for utførelse av utskriftstest kan lastes ned fra xxx.xxxxxx.xx eller sendes elektronisk ved forespørsel.
4.5 Pris
Pris skal oppgis for komplett maskin, eks mva. Leiepris oppgis pr. måned, med årlige innbetalinger eks mva. Det skal også oppgis servicekostnader per klikk.
Prisen skal være inkludert alle kostnader og utgifter, også fjerning av gammel maskin og frakt og montering av ny maskin.
Priser oppgis i prismatrise, vedlegg G.
4.6 Faktura
Faktura- og ekspedisjonsgebyr aksepteres ikke.
Faktura skal være netto pr 30 dager etter kontrasignert innkjøpsordre og leveranse av godkjent produksjonsmaskin.
4.7 Overføring av risiko
Risiko for varen går over på oppdragsgiver i det øyeblikket varen er levert, se forøvrig vedlegg B.
5 Regler for anskaffelsen
5.1 Frister
5.1.1 Tentativ fremdriftsplan
Hendelse | Forventet dato | Kommentarer |
Konkurransen utlyst | 11. september 2014 | |
Tilbudsfrist | 27. oktober 2014 kl.12:00 | |
Åpning av tilbud/kvalifisering | 27. oktober 2014 etter kl.12:00 | |
Demonstrasjon av tilbudte produkter | Uke 44 og 45 | |
Testing av utskriftskvalitet | Uke 44 og 45 | |
Tildeling/meddelse | 11. november 2014 | |
Klagefrist | 21.november 2014 |
5.1.2 Tilbudsfrist
Tilbudet skal være mottatt av Forsvaret senest 27.10.2014 klokken 12:00.
5.1.3 Vedståelsesfrist
Tilbyderens tilbud skal være gyldig fram til 23.12.2014 klokken 12:00.
5.2 Kommunikasjon
5.2.1 Kontaktpersoner
Henvendelser angående denne forespørselen kan rettes til:
Xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx: | Xxxxx Xxxxxxxxxxxx |
Telefon: | x00 00 00 00 00 |
Mobil: | x00 000 00 000 |
E-post: |
Fagteknisk saksbehandler: | Xxxxx Xxxxxxxx |
Telefon: | x00 00 00 00 00 |
Mobil: | x00 000 00 000 |
E-post: |
5.3 Regler for kommunikasjon
All kommunikasjon skal foregå skriftlig pr e-post til merkantil saksbehandler. "Forespørsel 2014033735 " skal benyttes i emnefeltet ved alle henvendelser. Dette er for å sikre at alle de inviterte skal ha like konkurransevilkår. Eventuelle spørsmål som skal besvares vil bli anonymisert og besvart til alle leverandørene.
5.4 Spørsmål til konkurransegrunnlaget
Spørsmål til konkurransegrunnlaget kan rettes til merkantil saksbehandler frem til 6. oktober 2014.
6 Tilbudet
6.1 Tilbudets struktur
Seksjon xx. | Dokumentasjon for: |
1 | Tilbudsbrev, jf. vedlegg F. |
2 | Firmaattest, jf. punkt 2.1 |
3 | Skatteattester og HMS erklæring, jf. punkt 2.2 og 2.3 |
4 | Dokumentasjon på oppfyllelse av tekniske krav, jf. vedlegg A |
5 | Signert versjon etisk egenerklæring og varsomhet, taushetsplikt og habilitet, jf. vedlegg D og vedlegg E |
6 | Deres signerte pristilbud |
7 | Utfylt prismatrise, jf. vedlegg G |
8 | Utgår - la seksjon stå tom |
9 | Eventuelle forbehold og avvik |
6.2 Tilbudsformat
6.2.1 Antall kopier
Tilbudet skal leveres i to originaler.
En komplett elektronisk versjon av tilbudet skal i tillegg vedlegges på CD-rom. Filene skal være i MS Office format. Brosjyrer etc. kan være i PDF format.
Papirversjon har forrang foran digitalversjon i tilfelle motstrid.
6.2.2 Pakking og merking
Tilbudene skal være pakket i dobbel, lukket nøytral konvolutt/innpakning.
Innerste konvolutt skal merkes følgende:
På forsiden: ”Tilbud på 2014033735” ÅPNES KUN AV ADRESSAT
På baksiden: Tilbyders returadresse
Ytterste konvolutt skal merkes med postadressen i pkt. 6.3 nedenfor.
6.3 Adresse og leveringssted for tilbudet
Postadresse
Tilbud skal sendes til postadressen:
FLO/Forsyning – DAA seksjon for felles og støtte Postboks 10
2027 Kjeller
Att: Xxxxx Xxxxxxxxxxxx
Leveringsadresse
Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom kl 09-15 mandag-fredag når dette på forhånd er skriftlig avtalt med merkantil saksbehandler:
FLO/Forsyning – DAA seksjon for felles og støtte Fetveien 80-84, Bygning 11
2007 Kjeller
Att: Xxxxx Xxxxxxxxxxxx
Tilbudet må være ankommet postadressen eller leveringsadressen i henhold til fristen satt i punkt 5.1.2.
6.4 Tilbudsregistrering
Tilbudene vil bli registrert og påført mottakstidspunkt når de blir mottatt av oppdragsgiver.
6.5 Deltilbud og alternative tilbud
Forsvaret ønsker kun en leverandør for hele leveransen. Det er derfor ikke tillatt å gi tilbud på kun deler av forespørselen. Alternative tilbud vil bli avvist.
6.6 Åpning av tilbudene
Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene.
6.7 Avvisning av tilbudene
Forsvaret forbeholder seg retten til å avvise tilbud som er forsinket eller tilbud som er mangelfulle.
6.8 Informasjon og grunnlag for kontraktstildelingen
Oppdragsgiver informerer alle tilbydere skriftlig og samtidig om hvem som skal tildeles avtalen i rimelig tid før kontraktsignering.
7 Evaluering av tilbud og avslutning av konkurransen
7.1 Avvisning av tilbudene
Forsvaret forbeholder seg retten til å avvise tilbud som er forsinket eller tilbud som er mangelfulle.
Tilbyder skal akseptere de absolutte kravene i dette dokumentet og i vedlegg A. Eventuelle vesentlige forbehold og avvik fra de absolutte kravene vil kunne medføre avvisning.
7.2 Evaluering
Avtalen tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på tildelingskriteriene i punkt 7.3.
Ved evalueringen vil det på tildelingskriteriene bli gitt en score fra 1-10, hvor 10 regnes som beste score.
De andre tilbudene får poengscore relativt målt mot beste tilbud.
7.3 Tildelingskriterier
Forsvaret vil velge den tilbyder som tilbyr det økonomisk mest fordelaktige tilbudet etter følgende kriterier/vekting:
7.3.1 Tildelingskriterium 1 - Kvalitet, brukervennlighet og serviceavtale - 50 %
Det vil bli foretatt en anonym test av utskriftskvaliteten hvor følgende kriterier inngår i bedømmelsen:
1. Gjengivelse av blåfarge
2. Dupleks passning
3. Kvalitet av heldekk-print
4. Gjengivelse av/trykk av små detaljer i logoer mm. Overstående kriterier (punkt 1, 2, 3 og 4) vil vektlegges innbyrdes likt.
7.3.1.2 Brukervennlighet – 20 %
Brukervennligheten vil bli vurdert på grunnlag av egen erfaring ved demonstrasjon av maskinene hos leverandørene. Følgende kriterier inngår i bedømmelsen av maskinens brukervennlighet:
1. Løsninger og enkelhet ved daglig/periodisk operatørvedlikehold
2. Brukervennligheten til maskinen, drivere og betjeningspanel. Menyvalg for drivere og betjeningspanel skal være bygd opp slik at de virker logisk og lett forståelig.
3. Selvservice og kundeutskiftbare deler.
Overstående kriterier (punkt 1, 2 og 3) vil vektlegges innbyrdes likt.
7.3.1.3 Leveringstid reservedeler - 5 %
I forbindelse med serviceavtalen vil det bli vektlagt om leverandøren har servicepersonell som har kjennskap til programvarene og trykkeribransjen. Videre vil leveringstiden av reservedeler vurderes. Følgende må derfor oppgis
1. Leveringstid på reservedeler for denne kontrakten.
7.3.2 Tildelingskriterium 2.1 Servicepris 25 %
Serviceprisen oppgis med klikkpris for farge og klikkpris for mono. For maskinen er det et estimert årlig forbruk på:
• 35 000 klikk/år mono
• 300 000 klikk/år farge Prismatrise i vedlegg G skal fylles ut.
7.3.3 Tildelingskriterium 2.2 - Maskinpris – 25 %
Leasingkostnader per måned. Leasingkostnader per måned. Prisen skal være inkludert alle kostnader og utgifter, se punkt 4.5.
Prismatrise i vedlegg G skal fylles ut.
8 Etisk egenerklæring
Som leverandør til Forsvarsdepartementet (FD) eller underliggende etater skal tilbyder fremlegge egenerklæring om at han har satt seg inn i de etiske retningslinjene som gjelder for næringslivskontakt mellom leverandører og ansatte i FD med underliggende etater, ref vedlegg D.
9 Varsomhet, taushetsplikt og habilitet
Forsvaret ber tilbyder studere vedlegg E, vedrørende Varsomhet, taushetsplikt og habilitet. Disse bestemmelsene gjelder for hele tilbuds- og kontraktsperioden og kan etter omstendighetene bli gjort gjeldende også etter kontraktens utløp.
10 Offentlighetslov
Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksamd (offentlighetslova) § 23 (3) medfører at det ikke er et allment unntak fra offentlig innsyn i tilbud etter at valg av leverandør er tatt. Tilbydere må klart angi i sine tilbud hva de regner som tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, og som derfor kan unntas innsyn. Dette kan løses ved at tilbyderne leverer et ekstra tilbudseksemplar som er ferdig sladdet eller på annen måte klart angir hva de anser som unntatt offentlighet.
A Vedlegg: Tekniske spesifikasjoner
B Vedlegg: Alminnelige avtalevilkår
C Vedlegg: Mal for HMS-egenerklæring
D Vedlegg: Etisk egenerklæring
E Vedlegg: Bestemmelser om varsomhet, taushetsplikt og habilitet
F Vedlegg: Tilbudsbrev
G Vedlegg: Prismatrise
H Vedlegg: Veileder utskriftskvalitet