Contract

	Vedlegg 2 -Kravspesifikasjon
	Regionalt Innkjøp i Kongsvingerregionen
Anskaffelsesnavn:	Rammeavtale multifunksjonsmaskiner
Versjon:	1.0
Tilbyders navn:	< Navn fylles ut av tilbyder>
	INNHOLDSFORTEGNELSE
	Forklaring til kravspesifikasjon
	Krav til leveransen

FORKLARING TIL KRAVSPESIFIKASJON

Beskrivelse av krav

Oppdragsgiver har gitt hvert linje i kravspesifikasjonen et unikt identifikasjonsnummer. Dette for lettere å kunne henvise til riktig punkt i kravspesifikasjonen ved behov.

Oppdragsgiver har beskrevet ulike krav til produktet i form av obligatoriske krav (O-krav) og evalueringskrav (EV-krav).

Krav-type

Obligatoriske krav (O-krav) er minstekrav som må være oppfylt for at tilbudet skal anses å tilfredsstille kravspesifikasjonen. Det er imidlertid ikke absolutte minstekrav slik at ethvert avvik fra kravspesifikasjonen vil ikke automatisk medføre avvisning. Dersom det er avvik, vil oppdragsgiver foreta en vurdering av størrelsen på avviket, betydningen for oppdragsgiver og betydningen for konkurransen. Det presiseres at et enkelt avvik kan være vesentlig.

Obligatoriske krav angis av oppdragsgiver i kolonnen for "Krav-type" som "O".

Evalueringskrav (EV-krav) er ikke minstekrav. Tilbudets oppfyllelse av EV-krav vil bli evaluert under evalueringen av tildelingskriteriene (TK). Det tilbudet som oppfyller EV-kravet best vil få flest poeng.

Evalueringskrav angis av oppdragsgiver i kolonnen for "Krav-type" som "EV".

Eventuelle punkter til informasjon til tilbyder angis av oppdragsgiver i kolonnen for "Krav-type" som "I".

Teksten som står i kolonnen for "Beskrivelse av krav" inneholder i disse tilfellene kun informasjon til tilbyder. Dette er ikke krav som underlegges evaluering.

TK

Kolonnen "TK" angir tilknytning mellom EV-kravet og tildelingskriterium.

I denne konkurransen gjelder følgende tildelingskriterier:

K - kvalitet

M - miljø

Tilbyders utfylling i kravspesifikasjonen:

Hvite felt skal fylles ut av tilbyder.

Hvis tilbyder krysser for at et obligatorisk krav er oppfylt, er det valgfritt om en ønsker å kommentere oppfyllelse av kravet ytterligere. Unntaket er de kravene der det anmodes om noe annet, eks. at det må redegjøres for oppfyllelse av kravet.

Tilbyder skal ikke legge til eller slette verken linjer eller kolonner i kravspesifikasjonen.

Oppfylles kravet?

Xxxxxxxx skal her krysse av med "X" for om det tilbudte produkt oppfyller kravet som angis i punktet.

Kryss i kolonnen for "Ja" = Kravet er oppfylt.

Kryss i kolonnen for "Nei" = Kravet er ikke oppfylt.

Beskrivelse/henvisning til nærmere beskrivelse

Tilbyder skal i dette feltet kort beskrive hvordan kravet er oppfylt.

En tydelig og poengtert besvarelse her vil lette oppdragsgivers evaluering av tilbudet. Det skal også her henvises til hvor i besvarelsen utdypende beskrivelse finnes.

Rammeavtale multifunksjonsmaskiner Vedlegg 2 Kravspesifikasjon

Ref.	Kravspesifikasjon	Type krav	TK	Oppfylles kravet?
				Ja	Nei
1	Administrasjon av avtale
1.1	Regionalt Innkjøp i Kongsvingerregionen (RIIK) skal utvikles til en selvfinansiert støtteordning for kommunene, kommunale selskaper og foretak i Kongsvingerregionen. Dette løses gjennom innkreving av et sekretariatsbidrag fra den enkelte avtale. RIIK er et non-profit interkommunalt samarbeid, og denne løsning er kun for å dekke de utgifter som trengs for å drive ordningen. Bidraget utgjør 1,5 % av hele omsetningen over avtalen, eksklusive merverdiavgift. Bidraget utbetales etterskuddsvis til RIIK hvert år før 31. januar, basert på omsetning i foregående år. Xxxxxxxx bes om å bekrefte aksept av et sekretariatsbidrag.	O
1.2	Leverandør skal ta initiativ til årlig statusmøte med oppdragsgiver, sørge for innkalling, avtale deltagerliste og lage referat fra hvert møte. Leverandør er ansvarlig for nødvendig deltagelse fra eventuelle underleverandører i disse møtene. Oppdragsgiver skal ha faste kontaktpersoner hos leverandør, en KAM og en servicekontakt.	O
1.3	Leverandøren skal uten omkostninger for oppdragsgiver utarbeide estimater, statistikker og rapporter som omhandler avtaleforholdet (bestilling, administrasjon, statistikk og service). Xxxxxxxx bes beskrive sine løsninger, og om de evt tilbyr betjeningsportal slik at oppdragsgiver selv kan hente ut informasjon.	O
2	Kompetanse og avtaleforvaltning
2.1	Tilbyder skal ha ressurser i egen organisasjon som kan oppdatere oppdragsgiver på nye modeller, ny teknologi og miljøforbedringer. Videre må tilbyder ha ressurser med kompetanse innen sikker-print og utskrift fra mobile enheter som er tilgjengelige for oppdragsgiver. Tilbyder bes i tilbud oppgi: - En beskrivelse av kompetanse/erfaring for faste kontaktpersoner (KAM/servicekontakt). - Oversikt over relevant personell som tilbyder har tilgang til og deres kompetanse, og hvordan disse vil være tilgjengelig for oppdragsgiver.	EV	K
2.2	Leverandørens forslag til nye modeller som skal erstatte eldre modeller skal som et minimum oppfylle de kravene som er stilt i dette konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver skal godkjenne nye modeller og klikkpris/priser på disse.	O
2.3	Eventuelt bytte av kontaktperson skal godkjennes av oppdragsgiver.	O
3	Bestilling
3.1	Bestilling av avrop vil i hovedsak gjennomføres ved kontakt mot leverandørens kontaktperson via telefon, e-post e.l.. Det opprettes egne avtaler for det enkelte avrop (leieavtale). Xxxxxxxx bes legge frem forslag til leasingavtale som er knyttet mot rammeavtalen. Eventuelle avvik mellom standard leveringsbetingelser og konkurransegrunnlaget og hvor leverandøren ønsker sine betingelser opprettholdt angis som forbehold i tilbudsbrev.	O
3.2	Tilbyder bør ha nettbutikk, beskrivelse av produktsortiment og tilleggsutstyr på nett e.l. som gjør det mulig for oppdragsgiver å selv innhente informasjon om produkter inkl brukermanualer mm. Xxxxxxxx bes beskrive sine løsninger.	O
3.3	Oppdragsgiver vurderer å ta i bruk e-handel i kontraktsperioden. Xxxxxxxx bes beskrive sine løsninger for integrasjon mot oppdragsgivers e-handelsløsning; katalog eller punch-out.	O
4	Generelle krav
4.1	Levering, installering, opplæring og service skal skje innenfor ordinær arbeidstid og i tidsrommet kl. 08:00 – 15:00, evt etter avtale.	O
4.2	Alle multifunksjonsmaskiner og skrivere må passe inn i oppdragsgiverens eksisterende IT-miljø, se vedlagte skisser/beskrivelser. Herunder berøringsfrie kort, eget lukket nettverk for utskrift, kryptert trafikk i nettverket, sikkerhet ved uventet stop midt i utskrift (papirjam, tom for papir osv.), skanning til FTP/SMB til server.	O
4.3	Alle multifunksjonsmaskiner skal støtte oppslag på e-postadresser på faste brukere fra print management system eller andre kilder.	O
4.4	Alle multifunksjonsmaskinene skal automatisk sjekke for lite toner og utsendelse av tonere skal skje automatisk på alle modeller.	O
4.5	Alle maskiner skal oppfylle sikkerhetskrav/krav til EMC (elektromagnetisk kompatibilitet) som følger av lov/forskrift.	O
4.6	Alle maskiner skal være CE-merket.	O
4.7	Maskinene skal sørge for sikker lagring og sletting av data på maskinenes disk (temporære filer).	O
4.8	Det skal være mulig å bytte alle management- og servicepassord på maskinene. Standard admin passord skal endres. Den enkelte kunde skal ha en egen lokal admin bruker.	O
4.9	På alle maskiner skal det være egne telleverk for hhv sort/hvitt og farge.	O
4.10	Den enkelte maskin skal tydelig merkes med et telefonnummer som bruker kan benytte for å tilkalle service.	O

Ref.	Kravspesifikasjon	Type	TK	Oppfylles kravet?
4.11	Forsikring av multifunksjonsmaskiner skal tilbys som opsjon. Forsikringsvilkår vedlegges tilbudet.	O
4.12	Oppdragsgiver ønsker å fremme gode miljøprestasjoner, og tilbyder bes beskrive miljøsertifiseringer/miljøtiltak for leverandøren og tilbudte produkters/forbruksvarer. Tilbyder bes i tilbud beskrive: - Leverandørens miljøsertifisering og miljøtiltak. - Leverandørens miljøtiltak, feks knyttet til transport, emballasje (redusere mengde/øke andel gjenvinning), gjenvinning av maskiner/forbruksvarer mm. - Miljømerking (eks Blue Angel, Svanemerke e.l.) og energiforbruk på tilbudte maskiner. Oppgis i prisskjema. - Miljømerking på forbruksvarer, feks toner (eks Blue Angel, Svanemerke e.l.)	EV	M
4.13	For å bidra til ombruk/gjenbruk kan leverandør tilby oppdragsgiver brukte maskiner/delkomponenter som er skadefri, tilfredsstiller kravspesifikasjonen og som har tilsvarende driftsnivå som en ny maskin. Dersom brukt maskin/delkomponent tilbys for deler av leieperioden, dekker leverandør kostnader for bytte til ny maskin ved endt levetid. Leverandør bærer ansvar for å bytte ut maskiner/delkomponeneter som ikke har tilfredsstillende driftsnivå i leieperioden. Oppdragsgiver velger selv som om tilbud om brukt maskin/delkomponent aksepteres. Leverandør bes i tilbud beskrive: - Hvordan leverandør bes beskrive sine løsninger/rutiner for å legge til rette for ombruk/gjenbruk.	EV	M
5	Drivere
5.1	Tilbudte drivere og programvare skal passe inn i eksisterende løsninger og gi full funksjonalitet på alle eksisterende plattformer og for alle brukere i beskrevne miljø. Drivere og programvare må fungere med ledende produkter innen brannmur/viruskontroll.	O
5.2	Leverandør skal uten ugrunnet opphold gjøre nye drivere, samt fremtidige drivere for de aktuelle miljøene tilgjengelige (for eksempelvis nyere Windows klient og server versjoner). Leverandør plikter å rette seg etter oppdragsgivers rutiner rundt nye drivere, herunder testing, installasjon og varsling av kommende	O
6	Utskrift/kopiering
6.1	Alle multifunksjonsmaskiner skal ha 2-sidig kopiering og utskrift.	O
6.2	Standardinnstillingen for utskrift skal være 2-sidig, men skal kunne endres av den enkelte bruker.	O
6.3	Alle maskiner skal ha sort/hvitt som standard utskriftsfarge. Standardinnstillingen skal kunne endres av den enkelte bruker	O
7	Utskrift fra mobile enheter
7.1	Maskinene skal ha støtte for utskrift fra mobile enheter, slik som nettbrett, mobiltelefoner, bærbare PCer mm tilkoblet trådløst nett. Det skal være mulig å skrive ut til multifunksjonsmaskiner som står i et kablet nett, fra mobil enheter som befinner seg i annet trådløst nett. Maskinene skal ha støtte for Airprint og mobilprint i SafeQ. Leverandør skal beskrive hva som støttes av f.eks Google Cloud Print og andre tilsvarende løsninger.	O
8	Scanning
8.1	Maskiner skal minimum kunne skanne til filformatene PDF, PDF/A, JPEG, TIFF, PNG. Skal også kunne skanne til e-post, samt filområde til FTP/SMB.	O
9	Fax
9.1	Multifunksjonsskriver skal kunne brukes som fax, og det må kunne settes inn faxkort.	O
10	Print management system/sikker-print
10.1	Kommunene Elverum, Våler og Åsnes har i dag helt eller delvis tatt i bruk print management systemet SafeQ, som blant annet inkluderer løsning for sikker-print. SafeQ skal videreføres som print management system, og leveranse av systemet som helhet inngår ikke som del av rammeavtalen. Multfunksjonsmaskiner som leveres over rammeavtalen må ha nødvendig hardware og software for fullintegrasjon mot SafeQ. All funksjonalitet som ligger i SafeQ skal kunne dekkes. Rammeavtaleleverandør skal innenfor de avtalte prisene på leie av maskin utføre nødvendige arbeider for integrasjon mot SafeQ ved oppsett og installasjon. Tilbyder bes beskrive ivaretakelse av grensesnitt mellom sine multifunksjonsmaskiner og SafeQ print management systemet. Tilbyder bes i tilbud beskrive: - Teknisk løsning/systembeskrivelse for grensesnitt mellom leverandørens multifunksjonsmaskiner og print management system. Ved evaluering ved det blant annet bli vektlagt omfang av eventuelle tilleggskomponenter/tilleggsprogrammer, robusthet, enkelhet i bruk, eventuelle behov for lokale tilpasninger mm.	EV	K

Ref.	Kravspesifikasjon	Type	TK	Oppfylles kravet?
10.2	Alle multifunksjonsmaskiner skal støtte autentisering med eksisterende nøkkelkort og brikker (RFID, MyFair, Em+mifare 4k og magnetstripe, EM4102 berøringfri teknologi, EM4000 kompatible (ASK), HID Prox). Registrering av kort mot bruker skal være selvbetjent. Nødvendig hardware, software og programmering for autentisering skal være inkludert i prisen på maskinen. Leverandøren bes beskrive løsning.	O
10.2	Alle multifunksjonsmaskiner må støtte sikker-print og autentisering med eksisterende nøkkelkort og brikker (RFID, MyFair, Em+mifare 4k og magnetstripe, EM4102 berøringfri teknologi, EM4000 kompatible (ASK), HID Prox). Løsningen skal være integrert med AD. Brukere skal identifiseres med AD-bruker. Registrering av kort mot bruker skal være selvbetjent. Maskinene som tilbys skal tilknyttes denne løsningen. Grensesnitt mot print management system skal være inkludert i prisen på maskinen (hardware, programmering, mm). Leverandøren bes beskrive løsning.	O
10.3	Eidskog kommune har ikke tatt i bruk print management system, og det bes derfor om pris (opsjon) på etablering og drift av løsning. Krav til løsning: - Leverandør skal tilby sikker-print løsning som også har støtte for andre leverandørers multifunksjonsmaskiner. - Sikker-print løsningen skal kjøres på server med Windows Server operativsystem. Serveren skal kunne settes opp i oppdragsgivers eksisterende vmware- og nettverksmiljø. Oppdragsgiver har ansvar for at systemet har kapasitet til å kjøre serveren og transportere trafikken. - Løsningen skal støtte autentisering med nøkkelkort med RFID (MyFair), EM4000 kompatible (ASK) og HID Prox. Registrering av kort mot bruker skal være selvbetjent. - Løsningen skal være dimensjonert for 500 enheter - Det er viktig at løsningen er slik at ingen utskrift blir skrevet ut uten at riktig person står ved skriveren. - Prisposter i prisskjema skal dekke alle kostnader forbundet med innkjøp, løpende drift inkludert alle nødvendige lisenser/serverlisenser, installasjon og opplæring av administratorer. Leverandør bes beskrive sin løsning.	O
11	Data og personopplysninger
11.1	Leverandøren skal beskrive hvordan personopplysninger behandles i tråd med personopplysningsregelverket. Dette omfatter blant annet krav til innebygget personvern. Leverandøren skal dokumentere at systemet og sikkerhetstiltakene er tilfredsstillende.	O
11.2	Leverandøren kan ikke overlate personopplysninger til andre for lagring, bearbeidelse eller sletting uten at det på forhånd er innhentet særlig eller generell skriftlig tillatelse til dette fra Oppdragsgiver.	O
11.3	Kunden beholder eiendomsrett til alle data som overlates til leverandøren for behandling, og som lagres eller prosesseres ved hjelp av tjenestene under denne avtalen.	O
12	Levering, installering og opplæring
12.1	Leverandør skal beskrive leveringstider fra bestilling er sendt fra oppdragsgiver for lagerførte vare, bestillingsvare og spesialvarer.	EV	K
12.2	Alle maskiner skal leveres i driftsklar stand fullintegrert mot print management system, og inkludere alle forbruksdeler av ikke teknisk art. Maskinene anses driftsklare når de fungerer tilfredsstillende i eksisterende nettverk hos oppdragsgiver. Leverandør bærer risikoen for at maskinene fungerer tilfredsstillende i eksisterende nettverkssystem. Toner og transport av toner skal være inkludert i prisene som oppgis. Levering skal skje vederlagsfritt.	O
12.3	Leverandøren skal gjøre avtale med kunden vedrørende installering av maskinene. I forkant av installasjon av maskinene må leverandør sørge for nødvendige tekniske klargjøring med Oppdragsgiver. Etter installering skal all emballasje tas med tilbake av leverandør gebyrfritt. Installasjonen skal skje vederlagsfritt.	O
12.4	Leverandøren skal kostnadsfritt gi relevant opplæring til brukere samt superbrukere til hver maskin.	O
13	Drift/serviceavtale
13.1	Leverandøren skal kostnadsfritt oppgradere maskinene dersom ny software forbedrer eller korrigerer maskinens driftsevne. Dette etter avtale med Xxxxxxxxxxxxx. Oppgradering av nettverkskort skal også skje vederlagsfritt.	O
4.4	Leverandør skal ha tilgang til driftsinformasjon for den enkelte maskin fjerntfra, bl.a. for å kunne hente ut statistikk, bistå/veilede over telefon, for automatisk utsendelse av forbruksmateriell (toner, stift mm), for automatisk varsling av feil på maskin mm. Leverandør bes beskrive: - Teknisk løsning og systembeskrivelse for hvordan de får tilgang til maskiner fjerntfra og løsning for automatisk varsling av lavt toner/driftsavvik fra maskin til leverandør. Herunder beskrivelse av hardware/software, og om dette går via print management system eller direkte fra mulitifunksjonsmaskin til leverandør. - Hvordan sikkerhet ivaretas ved beskrevet løsning.	EV	K

Ref.	Kravspesifikasjon	Type	TK	Oppfylles kravet?
13.2	Serviceavtalen skal regulere leverandørs ansvar for at toner- og spillbeholdere er tilgjengelig og fritt levert ved hver enkelt maskin, og at toner og spillbeholder er tatt med i «klikkpriser». Serviceavtalen skal sørge for optimal og problemfri drift av multifunksjonsmaskinene.	O
13.4	Tilbyder skal ha en kundeservice eller en lignende ordning som ivaretar den daglige kontakten med kunden i avtaleperioden. Kundeservicen skal minimum kunne motta bestillinger, besvare spørsmål angående bestilling og levering, gi faglig og produktrelatert veiledning. Tilbyder skal beskrive tilbudte kundeservice.	O
13.5	Alt av telleverk og feil/manglende rekvisita sendes direkte til leverandør. Ved feil og mangler, sender leverandør ut servicetekniker direkte basert på rapporter fra multifunksjonsmaskinene. Krav til responstid: senest neste virkedag.	O
13.6	Ved akutt behov for toner og stift er leverandøren ansvarlig for å kunne skaffe dette innen en – 1 – virkedag (behovet skal meldes inn til leverandør før kl. 14.00 dagen før).	O
13.7	Oppdragsgiver søker et stabilt hold av multifunksjonsmaskiner, og hvor eventuelle feil, mangler eller spørsmål raskt blir tatt tak i og rettet opp. Tilbyder bes i sitt tilbud kortfattet beskrive: - Hvordan løpende normal drift av multifunksjonsmaskiner vil foregå. - Tilbyders serviceapparat tilgjengelig for oppdragsgiver. - Responstid ved feil/mangler.	EV	K
14	Retur
14.1	Leverandøren er forpliktet til å hente maskiner kostnadsfritt ved endt leie, herunder eventuell gjenvinning av utrangerte maskiner.	O
14.2	Leverandør skal ha dokumenterte rutiner for sletting (data på disk, trommel, gjenglemte/fastkjørte dokumenter osv). Sletterutinen skal uten ytterligere kostnader for oppdragsgiver gjennomføres på alle maskiner som tilbakeleveres, rapport for utført sletting sendes til oppdragsgiver.	O
15	Fakturering
15.1	Kommunene har innført elektronisk fakturabehandling. Det er et ønske fra kommunen å motta innkommende fakturaer elektronisk i EHF-Format. Som følge av at kommunene har innført skanning og tolking av fakturainformasjon, samt automatiserte interne attestasjons- og anvisningsrutiner settes krav til leverandørfakturaens innhold. Mangelfull merking av faktura vil medføre retur til leverandør.	O
15.2	Faktura skal klart angi hva fakturaen gjelder og rekvisisjonsnummer eller andre referanser som oppdragsgiver krever.	O
15.3	Fakturering skal gjøres kvartalsvis. Betalingsbetingelser skal minimum være 30 dager.	O
16	Priser
16.1	Det skal tilbys leieavtale for multifunksjonsmaskiner med klikkbasert serviceavtale. Månedsleie og klikkbasert serviceavtale skal dekke alle oppdragsgiver kostnader for at tilbyder vil oppfylle kontrakten, herunder: - Leveranse, installasjon og driftsetting av maskin på brukersted. - Nødvendig opplæring på brukersted. - Maskinhold i avtaleperioden. - Nødvendig forbruk av forbruksmateriell, herunder toner, stifter og developer (med unntak av papir), fritt levert til det enkelte brukersted. - Support-tjeneste for bruker på e-post, telefon, chat eller lignende. - Løsning for fjerntilgang/automatisk utsendelse av forbruksmateriell. - Grensesnitt mot sikker-print (lisens for den enkelte maskin faktureres fra leverandør av print management system til oppdragsgiver separat) - All nødvendig service, inkludert reservedeler og forbruksmateriell. - Kjøregodtgjørelse ved service eller ved kundebesøk. - Administrasjonskostnader, fakturagebyr og/eller andre gebyr. - Avhending av maskin og relatert utstyr. - Sletting av data på disk ved tilbakelevering av maskin. - Transport/henting av maskin ved avsluttet leie. Det er ikke anledning til å fakturere reisetid, kjøregodtgjørelse, diett, administrasjonskostnader osv.	O
16.2	Leieavtale/serviceavtale skal inngås med 45 måneder varighet, med mulighet for oppsigelse av avtale med 3 mnd varsel.	O
16.3	I tilfeller der leverandøren anser at oppgaver som ønskes utført pålegges leverandør er så spesielle at de ikke dekkes av ovenstående, skal eventuell særskilt fakturering avtales mellom leverandøren og Oppdragsgiver eller kunde som ønsker oppgaven gjennomført. Timespris skal inn i vedlegg Prisskjema.	O