KONKURRANSEGRUNNLAG
KONKURRANSEGRUNNLAG
Konkurranse med forhandling etter FOA del I og del III
for anskaffelse av
Avtale om utvikling/tilpasning av integrasjonsgrensesnitt i EPJ-systemer for å kunne migrere og koble helsevirksomheter mot Persontjenesten
(Integrasjon mellom EPJ-systemer og Persontjenesten)
Saksnummer: 20/01373
INNHOLDSFORTEGNELSE
1. | Om oppdragsgiver | 3 | |
1.1 Direktoratet har to hovedoppgaver | 3 | ||
1.2 Direktoratets samfunsoppdrag | 3 | ||
1.3 Bakgrunn | 3 | ||
2. | Anskaffelsens formål og omfang | 4 | |
2.1 Formål | 4 | ||
2.2 Omfang | 4 | ||
2.3 Anskaffelsens Verdi | 4 | ||
2.4 Avtalemodell | 4 | ||
2.5 Konkurransegrunnlaget | 5 | ||
3. | Administrative bestemmelser | 5 | |
3.1 Anskaffelsesprosedyre | 5 | ||
3.2 Tidsplan | 5 | ||
3.3 Kommunikasjon vedrørende anskaffelsen | 6 | ||
3.4 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget | 6 | ||
3.5 Offentlighet og taushetsplikt | 6 | ||
3.6 Konfidensialitet | 6 | ||
3.7 Kostnader ved å delta i konkurransen | 7 | ||
3.8 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse | 7 | ||
4. | Regler | for gjennomføring av konkurransen | 7 |
4.1 | Tilbudsfrist | 7 | |
4.2 | Innlevering av tilbud | 7 | |
4.3 | Endring og tilbakekalling av tilbud | 7 | |
4.4 | Ønsket presentasjonsform | 8 | |
4.5 | Vedståelsesfrist | 8 | |
4.6 | Tilbud på deler av omfanget | 8 | |
4.7 | Alternative tilbud og minstekrav | 8 | |
4.8 | Avvik | 8 | |
5. Tildelingskriterier 9
6. Behandling av tilbudene 9
6.1 Evaluering 9
6.2 Evalueringsmetode 9
6.3 Kontraktstildeling 10
1. OM OPPDRAGSGIVER
Direktoratet for e-helse
Direktoratet for e-helses visjon er å skape et enklere helse-Norge.
1.1 DIREKTORATET HAR TO HOVEDOPPGAVER
• Å sørge for nasjonal styring og koordinering i samarbeid med helseforetak, kommuner, fagmiljøer og interesseorganisasjoner
• Å realisere og forvalte digitale løsninger som forbedrer og forenkler helsetjenesten
1.2 DIREKTORATETS SAMFUNSOPPDRAG
Å bidra til én helhetlig og kunnskapsbasert helse- og omsorgstjeneste som utnytter de teknologiske mulighetene og involverer innbyggere. Målet er å skape bedre resultat av helsehjelp, bedre utnyttelse av kapasitet og ressurser – og med dette bidra til bedre helse. For mer informasjon se xxxxx://xxxxxx.xx/
1.3 BAKGRUNN
Norge er i ferd med å få et nytt, modernisert folkeregister1 med nær sanntidsoppdaterte folkeregisteropplysninger. Alle aktører i helsetjenesten blir berørt. Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) har i den forbindelse gitt Direktoratet for e-helse i oppdrag å koordinere arbeidet med det moderniserte Folkeregisteret i helsetjenesten. Dette arbeidet er samlet i et felles program: MF Helse.
Helsetjenesten er avhengig av Folkeregisteret for bl.a. å identifisere riktig pasient og sende brev med helseopplysninger til riktig adresse. Helsetjenesten bør derfor ikke miste tilgangen de har til Folkeregisteret.
Et av produktene som skal leveres fra MF Helse er ny sektorkopi for Folkeregisteret, Persontjenesten. Persontjenesten skal erstatte Personregisteret (PREG), Norsk Helsenett sin nåværende kopi av Folkeregisteret (DSF), og i fremtiden skal virksomheter i helsetjenesten benytte Persontjenesten fra Norsk Helsenett. Alle helsevirksomheter som bruker folkeregisteropplysninger må derfor gjøre interne tilpasninger og gå over på den nye Persontjenesten.
Følgende overordnet tidsplan er lagt for innføring av Persontjenesten:
• PREG avvikles 31.12.2022
• Ny Persontjeneste skal fases inn før PREG avvikles.
Den enkelte kommune og helsevirksomhet
• har fått informasjon om selvstendig ansvar for å kartlegge hvilke avhengigheter de har til dagens Folkeregister
• skal etterspørre nødvendige tilpasninger fra systemleverandører i løpet av 2020
• skal etterspørre nødvendig oppgradering av sitt driftsmiljø før 31.12.2021.
Det er allikevel hos systemleverandørene hoveddelen av jobben må gjøres. Uten leverandørenes tilpasninger og utvikling vil ikke virksomhetene kunne koble sine fagsystemer mot Persontjenesten.
I tillegg til utvikling/tilpasning av integrasjonsgrensesnitt mot Persontjenesten, oppfordrer MF
▪
1 xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxx/xx/xxxxxxxxxxxxx/
Helse leverandørene til å levere den funksjonalitet og informasjon Persontjenesten tilbyr i sine EPJ-systemer. Se Informasjon til systemleverandører for mer informasjon.
2. ANSKAFFELSENS FORMÅL OG OMFANG
2.1 FORMÅL
Formålet med anskaffelsen er å stimulere til at kvalifiserte EPJ-leverandører, innen prioriterte tjenesteområder i kommunal sektor, utvikler/tilpasser integrasjonsgrensesnitt i EPJ-systemer for å kunne migrere og koble EPJ-systemet til Persontjenesten, slik at prioriterte helsevirksomheter kan ta i bruk Persontjenesten for tilgang til oppdaterte folkeregisterdata, når innføringen av denne starter.
2.2 OMFANG
Det forventes følgende resultater av gjennomføringen av anskaffelsen:
• Aktuelle leverandører har utviklet integrasjon mellom EPJ-system og Persontjenesten
• Aktuelle leverandører har gjennomgått godkjenningsprosess for sitt EPJ-system for integrasjon mot Persontjenesten
• Aktuelle leverandører har, i samarbeid med foregangskommuner og/eller andre utvalgte kunder, testet, godkjent og produksjonssatt EPJ-systemet med den nye integrasjonen mot Persontjenesten.
• Aktuelle leverandører har lagt til rette for at øvrige kunder/helsevirksomheter kan oppgradere EPJ-system med den nye integrasjonen mot Persontjenesten, innenfor den angitte tidsplanen for MF Helse programmet.
2.3 ANSKAFFELSENS VERDI
Direktoratet for e-helse planlegger å inngå avtale med én eller flere leverandører. Anskaffelsens verdi er inntil NOK 4.000.000,- Dette er en total ramme som kan fordeles på de leverandører som det inngås avtale med.
2.4 AVTALEMODELL
Oppdragsgiver vil inngå avtale basert på Statens standardavtale SSA-T Utviklings- og tilpasningsavtalen. Avtale skal inngås mellom Direktoratet for e-helse og én eller flere leverandører.
Avtalens varighet er fra kontraktsinngåelse til milepæl M8-Implementert hos kunde/brukere er oppnådd (jfr. omforent plan i bilag 4).
Avtalenes varighet vil være begrenset til MF Helse programmet sin overordnede innføringsplan for Persontjenesten.
Tentativ tidsperiode for avtalen(e) vil være:
• September 2020 – desember 2021, eller etter nærmere avtale/forhandling
2.5 KONKURRANSEGRUNNLAGET
Konkurransegrunnlaget består av de deler og dokumenter som angitt nedenfor:
Del | Beskrivelse |
I | Konkurransebestemmelser; dette dokumentet |
II | Leveranseavtale basert på Statens standardavtale om levering av standardsystem og tilpasning – Utviklings- og tilpasningsavtalen (SSA-T 2018-versjonen) med bilag: - Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon - Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon - Bilag 3: Kundens tekniske plattform - Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan - Bilag 5: Testing og godkjenning - Bilag 6: Administrative bestemmelser - Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser - Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten - Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen - Bilag 10: Lisensbetingelser for standardprogramvare og fri programvare |
3. ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER
Nedenfor angis de administrative bestemmelser for anskaffelseskonkurransen.
3.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR 2016-08-12-974. del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren konkurranse med forhandling, jfr. FOA § 13- 2(d).
I en konkurranse med forhandling etter en forutgående kunngjøring kan alle interesserte leverandører levere en forespørsel om å delta i konkurransen. Bare de leverandørene som blir invitert av oppdragsgiveren kan gi tilbud.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å benytte seg av adgangen til å redusere antall tilbud det skal forhandles om. En reduksjon kan skje i forkant av forhandlingene, jfr. FOA §23-11(4). Oppdragsgiver forbeholder seg også retten til å tildele kontrakten uten å gjennomføre forhandlinger dersom resultatet av den innledende evalueringen tilsier at dette er hensiktsmessig. Leverandørene forutsettes å ha nødvendig kjennskap til det offentlige anskaffelsesregelverket. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per konkurransegjennomføringsverktøyet Visma Mercell (KGV) til kontaktperson.
3.2 TIDSPLAN
Anskaffelsen gjennomføres etter den overordnede og tentative tidsplanen som er gjengitt i tabellen nedenfor. Tilbyderne vil bli orientert ved eventuelle endringer i tidsplanen via oppdateringer i KGV.
Aktivitet/milepæl | Dato |
Invitasjon til deltakelse i konkurransen | 09.06.2020 |
Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget | 25.06.2020 |
Tilbudsfrist | 03.07.2020 |
Evaluering av tilbud | Uke 28-33 |
Forhandlinger | Uke 34-38 |
Kontraktstildeling meddelt | Uke 39 |
Kontraktsinngåelse/oppstart kontrakt | Uke 40 |
3.3 KOMMUNIKASJON VEDRØRENDE ANSKAFFELSEN
Anskaffelsen administreres i konkurransegjennomføringsverktøyet Visma Mercell. All korrespondanse vedrørende anskaffelsen samt innlevering av tilbud skal således skje via KGV.
Innkomne spørsmål vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og svar vil bli fortløpende distribuert via KGV, hvorfra e-post til tilbydernes kontaktpersoner genereres.
3.4 RETTELSE, SUPPLERING ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET
Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger gjennom meldingsfunksjonen i KGV.
Dersom leverandørene blir oppmerksom på at konkurransegrunnlaget inneholder mulige feil, uklarheter eller at oversendte filer ikke kan leses som forventet, ber vi om å bli kontaktet, via KGV, for å kunne rette eventuelle feil eller tydeliggjøre eventuelle uklarheter.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta nødvendige endringer i konkurransegrunnlaget. Om nødvendig vil tilbudsfristen kunne bli forholdsmessig forlenget.
3.5 OFFENTLIGHET OG TAUSHETSPLIKT
Iht. anskaffelsesforskriftens §7-3 om offentlighet kan allmennheten i medhold Lov om rett til innsyn i offentleg verksemd (LOV 2006-05-19 nr.16) kreve innsyn i blant annet innleverte tilbud etter kontraktstildeling.
For at Oppdragsgiver skal kunne oppfylle sin taushetsplikt ihht anskaffelsesforskriftens §7-4, forbeholder vi oss etter kontraktstildeling retten til å be om å få oversendt en elektronisk kopi av kvalifikasjonssøknaden i redigerbart format hvor eventuelle forretningshemmeligheter eller andre forhold som det er av konkurransemessig betydning å hemmeligholde er sladdet. I den forbindelse gjør Xxxxxxxxxxxxx oppmerksom på at vi har et selvstendig ansvar for å vurdere omfanget av opplysninger som tilbyderne anmoder unntatt offentlighet.
Dersom tilbyderne etter Oppdragsgiver forespørsel ikke har levert et spesielt forberedt dokument for offentliggjøring uten ugrunnet opphold, forbeholder Oppdragsgiver seg retten til å anse den originale kvalifikasjonssøknaden som klar for offentliggjøring.
3.6 KONFIDENSIALITET
Kvalifiserte leverandører vil få tilgang til informasjon som er konfidensiell. Denne informasjonen skal behandles og oppbevares deretter. Leverandøren skal ikke offentlig kommentere
innholdet i konkurransegrunnlaget med vedlegg uten først å ha avklart dette med Oppdragsgiver.
3.7 KOSTNADER VED Å DELTA I KONKURRANSEN
Leverandørene utarbeider og leverer tilbud samt deltar i eventuelle forhandlinger for egen regning og risiko. Oppdragsgiver påtar seg således intet økonomisk ansvar for nedlagt arbeid eller andre kostnader i forbindelse med deltakelse i konkurransen.
3.8 AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jfr FOA §25-4 (1).
4. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN
4.1 TILBUDSFRIST
Siste frist for innlevering av tilbud er 03.07.2020 kl. 09:00.
Tilbudet skal være levert i KGV før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist.
4.2 INNLEVERING AV TILBUD
Tilbudet leveres via KGV innen den frist som er angitt i pkt. 4.1 ovenfor. Tilbudet skal være på norsk. Tilleggsinformasjon kan leveres på engelsk.
Vennligst merk at det ikke vil være mulig å laste opp dokumenter etter søknadsfristens utløp. Tilbyderne henstilles således om å starte opplasting og innlevering i god tid før tilbudsfristens utløp.
4.3 ENDRING OG TILBAKEKALLING AV TILBUD
Innlevert tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje i KGV, hvorpå nye dokumenter lastes opp.
Endring av tilbudet er å betrakte som nytt tilbud som skal utformes i samsvar med de krav til tilbud som er gitt i pkt. 4.4
4.4 ØNSKET PRESENTASJONSFORM
Tilbudet skal leveres med inndeling som beskrevet nedenfor:
Del | Beskrivelse | Format |
1. | Signert tilbudsbrev, som inneholder: a. Virksomhetens fulle navn, besøks- og postadresse samt navn, stilling, e-post og telefon for søkers kontaktperson b. En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget med vedlegg c. Aksept av vedståelsesfrist d. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet fremkommer (sidetall og punktnummer) e. Signatur fra bemyndiget person | PDF opplastet i KGV |
2. | Utfylt Bilag 2 til SSA-T (Leverandørens beskrivelse av tjenesten, herunder innlevering av etterspurte dokumenter/redegjørelser) | PDF i KGV |
3. | Utfylt bilag 4 til SSA-T (Prosjekt- og fremdriftsplan) | PDF i KGV |
4. | Utfylt bilag 5 til SSA-T (Testing og godkjenning) | PDF i KGV |
5. | Utfylt bilag 6 til SSA-T (Administrative bestemmelser) | PDF i KGV |
6. | Utfylt bilag 7 til SSA-T (Samlet pris og prisbestemmelser) | PDF i KGV |
7. | Utfylt bilag 8 til SSA-T (Endringer i den generelle avtaleteksten) | PDF i KGV |
8. | Utfylt bilag 10 til SSA-T (Lisensbetingelser for standard- programvare og fri programvare) | PDF i KGV |
Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning.
4.5 VEDSTÅELSESFRIST
Leverandøren er bundet av tilbudet til 03.10.2020 kl.09:00.
4.6 TILBUD PÅ DELER AV OMFANGET
Det er ikke anledning til å inngi tilbud på kun deler av omfanget.
4.7 ALTERNATIVE TILBUD OG MINSTEKRAV
Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud.
4.8 AVVIK
Det er ikke anledning til å ha vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene. Tilbud som inneholder slike vesentlige avvik vil bli avvist.
Andre avvik skal være presise og entydige, slik at Oppdragsgiver kan vurdere og prise disse. Avvik skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet avvik fremkommer (sidetall og punktnummer).
Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som avvik fra anskaffelsesdokumentene dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser.
5. TILDELINGSKRITERIER
Kun tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og bilagene vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene.
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet, basert på følgende kriterier:
Kriterium | Vekt | Dokumentasjonskrav |
Kvalitet Kvalitet i løsning • Leverandørens oppfyllelse av Oppdragsgivers behov og krav. • Delvekting: 12,5 % Prosjekt- og fremdriftsplan • Plan for utvikling av integrasjon • Plan for utrulling til kunder • Delvekting: 25 % Markedsdekning • Markedsomfang/volum • Tjenesteområde • Delvekting: 62,5 % | 80% | Leverandørens løsningsbeskrivelse og besvarelse av - Bilag 2, Bilag 5, Bilag 6 Leverandørens besvarelse av Bilag 4. Leverandørens besvarelse om markedsdekning i Bilag 2. |
Pris Totalkostnad for prosjektet • Estimert utviklingskostnad • Estimert kostnad knyttet til utrulling • Gjennomsnittlig timepris | 20 % | Ferdig utfylt prisbilag – Bilag 7 |
6. BEHANDLING AV TILBUDENE
Tilbudene åpnes umiddelbart etter fristens utløp, og behandles i tråd med de bestemmelser som fremkommer nedenfor.
6.1 EVALUERING
Tilbudsevalueringen vil baseres på inngitt tilbud, tilbudspresentasjoner, tilbudsgjennomganger og avklaringer i forhandlingsmøter, samt reviderte tilbud, basert på tildelingskriteriene med tilhørende vekting. Oppdragsgiver vil også kunne gjennomføre referansesjekk, i dialog med systemleverandørene, for å kvalitetssikre/understøtte skriftlig dokumentasjon og informasjon gitt i forhandling.
6.2 EVALUERINGSMETODE
Det mest fordelaktige tilbudet vil være det tilbudet som oppnår størst total poengsum (summen av tilbudets vektede poenggivning), i henhold til angitte tildelingskriterier og innbyrdes delvekting.
Poengskalaen for hvert tildelingskriterium/underkriterium går fra 0 (minst gunstig/lavest verdi) til 10 (mest gunstig/høyeste verdi). Det tilbudet som evalueres som det beste under hvert kriterium får 10 poeng. De øvrige tilbudene vil få forholdsmessig lavere poeng, relativt til beste tilbud på det aktuelle kriterium, basert på oppdragsgivers innkjøpsfaglige skjønn.
6.3 KONTRAKTSTILDELING
Direktoratet for e-helse vil tildele kontrakt til alle leverandører som ikke blir avvist på grunn av forhold ved tilbudet eller leverandøren. Xxxxxxx på tildelte kontrakter vil beregnes basert på tilbudenes oppnådde total poengsum.