Tilbudsforespørsel Reisebyråtjenester Konkurransegrunnlag
Oslo, 24 Mai 2018
Tilbudsforespørsel Reisebyråtjenester Konkurransegrunnlag
Anbudsdokumentene består av:
Konkurransegrunnlaget (dette dokumentet) Vedlegg 1 Kravspesifikasjon
Vedlegg 2 Prisskjema
Vedlegg 3 General Terms and Conditions (på Engelsk, er med som en del av en evt. kontrakt)
Vedlegg 4 Code of Conduct for Contractors (på Engelsk. er med som en del av en evt. kontrakt)
1. Introduksjon
Kirkens Nødhjelp er en av Nordens største bistandsorganisasjoner. Kirkens Nødhjelp er tilstede i 130 land og er medlem i ACT Alliance som er en av verdens 5 største humanitære allianser.
2. Anskaffelsesformål
Formålet med anskaffelsen er å inngå en rammeavtale om leveranser av reisebyråtjenester med bestilling av reiser (innenlands og utenlands), overnatting, hotell og konferansetjenester (utenlands), samt andre transportbehov (buss, tog, båt) i tilknytning til reisene.
Omsetningen i 2017 var på 7.727.749,- eks. mva.
Avtalen skal ha en varighet på 3 år fra den trer i kraft med en opsjon til å forlenge kontrakten i ytterligere 1+1 år slik at total avtaletid kan bli 5 år.
3. Konkurransegrunnlaget
3.1.Dokumenter.
Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og vedleggene listet på forsiden.
4. Tjenestene forespurt er spesifisert i kravspesifikasjonen vedlegg 1.
5. Administrative bestemmelser
5.1 Anskaffelsesprosedyre Nasjonalt åpent anbud.
5.2 Tidsplan
29 mai – Anbud annonsert 15 juni – svarfrist for tilbud
Innen 31 august (forbehold om endringer) – Signering av kontrakt
5.4 Kontaktinformasjon
Tilbud og spørsmål kan sendes
Xxx Xxxxx, xxx.xxxxx@xxx.xx , mobil 00000000.
5.5 Kostnader
Tilbyder skal bære alle kostnader forbundet med utarbeidelse og innsendelse av tilbud. Kirkens Nødhjelp er ikke ansvarlig for disse kostnadene uavhengig av utfallet av prosessen.
5.6 Avlysning og forkastelse av tilbudene
Kirkens Nødhjelp kan når som helst kansellere hele eller deler av prosessen og/eller forkaste samtlige tilbud basert på tildelingskriteriene, også hvis utenforliggende hendelser skulle tilsi dette.
5.7 Tilbudet skal vedståes i tre måneder etter tilbudsfristen, eller frem til kontraktsinngåelse dersom dette inntreffer før vedståelsesfristens utløp.
6. Dokumentasjonskrav (Tjenestekravene finnes i kravspesifikasjonen, vedlegg 1.)
6.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav
6.1.1 Virksomhetene bør ikke ha restanser knyttet til betaling av skatter og avgifter til det offentlige. Attest fra skatt og merverdiavgift skal legges ved tilbudet.
6.1.2 Leverandør skal være et lovlig registrert foretak. Legg ved firmaattest eller tilsvarende dokumentasjon som viser at leverandøren er registrert i et faglig register.
6.1.3 Leverandør skal ha en tilfredsstillende økonomisk og finansiell stilling. Legg ved årsregnskap og revisors beretning.
6.1.4 Leverandør må fremvise rutiner på GDPR, ny personvernlov. Rutiner og retningslinjer for arbeidet på GDPR skal legges ved tilbudet.
6.1.4 Ønsket presentasjonsform i tilbudet.
- Signert tilbudsbrev, med eventuelle forbehold.
- Skatt og merverdiavgifts attest (firmaattest).
- Årsregnskap og revisors beretning.
- Leverandørens svar på kravspesifikasjonen vedlegg 1.
- Utfylt prisskjema vedlegg 2.
Merk filene sendt med korrekt beskrivende navn. Tilbudet skal være på norsk.
Leverandører kan gi tilbud på hele eller deler av konkurransegrunnlaget. Ved delvis levering skal det følge med en oversikt over hva tilbyder ikke kan levere av tjenestene i kravspesifikasjonen eller dokumentasjonskravene i tilbudsbrevet.
7. Tildelingskriterier
Kontrakten tildeles den tilbyder som har det mest fordelaktige tilbudet basert på vektingen av evalueringskriteriene som oppgitt nedenfor. En til tre aktuelle leverandører vil gå videre til runde to ved behov. I tillegg vil det bli en skjønnsmessig vurdering om omfang og konsekvens ved eventuelle forbehold i tilbudene levert.
Evalueringskriterier | Vekting | |
1 | Krav og kriterier i henhold til kravspesifikasjon/tilbudsskjema. | 40 % |
2 | Kunnskap, erfaring, samt forståelsen for oppgaven | 30 % |
3 | Kandidatens CSR relaterte retningslinjer - eksempelvis Personalpolitikk, helse og sikkerhet politikk, energipolitikk, klimapolitikk, Global Compact medlemskap etc. CSR relaterte sertifiseringer eks. ISO 26000/50001/140000 eller SA80000 | 10 % |
4 | Priser og betingelser | 20 % |