Oppdragsgivers kravspesifikasjon

Bilag 1

Oppdragsgivers kravspesifikasjon

1 Generell beskrivelse

1.1 Oppdragsgiver

Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Moss kommune (xxx.xx. 944 383 476), Rygge kommune (xxx.xx. 959 272 492), Råde kommune (xxx.xx. 000 000 000) og Våler kommune (xxx.xx. 959 272 581). Moss kommune er ansvarlig for gjennomføring av anskaffelsesprosessen.

De fire kommunene ligger sentralt i Østfold og grenser til hverandre. Pr. 01.01.2020 slås kommunene Moss og Rygge sammen. Navnet på den nye kommunen blir Moss kommune.

For mer informasjon, se kommunenes hjemmesider: xxx.xxxx.xxxxxxx.xx

xxx.xxxxx.xxxxxxx.xx xxx.xxxxx.xxxxxxx.xx xxx.xxxxx-xx.xxxxxxx.xx

1.2 Anskaffelsens formål

Oppdragsgiver har til hensikt å inngå rammeavtale med én leverandør for kjøp av brus, øl og mineralvann.

1.3 Anskaffelsens omfang

Anskaffelsens anslåtte verdi er NOK 2.360.000 ekskl. mva. med utgangspunkt i en maksimal avtaleperiode på 4 år og følgende estimerte kjøpsvolum pr. år:

- Moss kommune NOK 380.000 ekskl. mva.

- Rygge kommune NOK 70.000 ekskl. mva.

- Råde kommune NOK 60.000 ekskl. mva.

- Våler kommune NOK 80.000 ekskl. mva.

Det presiseres at årlig kjøpsvolum vil kunne variere (høyere/lavere), og at anskaffelsens anslåtte verdi således ikke innebærer noen forpliktelser for Oppdragsgiver.

Bestilling vil i hovedsak komme fra storkjøkken, servicekjøkken på sykehjem/helseinstitusjon, fritidsklubber og kafe-/cateringvirksomhet. Øvrige virksomheter vil bestille etter behov.

Rammeavtalen som inngås vil være «ikke eksklusiv», da Oppdragsgiver har inngått rammeavtale for nettbasert dagligvare. Den enkelte virksomhets behov avgjør hvilken av rammeavtalene det skal bestilles fra.

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta kjøp utenfor avtalen når formålet er opplæring, arbeidstrening og/eller andre spesielle behov hos Oppdragsgiver.

1.4 Begrepsavklaringer

Kravspesifikasjonen definerer hvilke områder det skal inngås avtale på, og hvilke krav Oppdragsgiver stiller til varer og/eller tjenester som skal leveres. Oppdragsgiver har i dette dokumentet utformet kravene som minimumskrav (M) og evalueringskrav (E).

Minimumskrav (M)

Leverandør må akseptere samtlige minimumskrav (M) for å være med videre i konkurransen. Minimumskrav aksepteres ved utfyllelse av bilag 2 (Leverandørens løsningsbeskrivelse).

Evalueringskrav (E)

Leverandør skal i bilag 2 gi en beskrivelse av hvordan evalueringskrav (E) vil bli oppfylt. Leverandørens beskrivelse med vedlegg vil bli gjenstand for evaluering i henhold til tildelingskriteriene som følger av konkurransegrunnlaget.

2 Krav

2.1 Pris

Krav nr.	Krav	Type krav
2.1.1	Pris skal oppgis i NOK ekskl. mva., men inkl. alle øvrige kostnader (gebyrer, levering, emballasje, frakt, godtgjørelser og evt. andre kostnadselementer). Samtlige varelinjer i pris- og produktskjemaet skal fylles ut. Avvik vil kunne føre til avvisning av tilbudet. Leverandør skal oppgi en fast og prosentvis rabatt for de ulike produktgruppene som fremkommer av pris- og produktskjemaet. I tillegg til produkter som omfattes av dette skjemaet, skal oppgitte rabatter gjelde for øvrige produkter som tilbys innenfor de nevnte produktgrupper. Rabatt skal beregnes som fradrag på veiledende pris som benyttes i leverandørens prislister. Med prisliste menes leverandørens veiledende bruttoprisliste som er i allment bruk på tilbudstidspunktet, inkludert leverandørens nettbutikk, og overfor kunder som utgangspunkt for rabattgivning og nettopriser. Prislisten skal med andre ord ikke være en anbudstilpasset prisliste. For øvrig gjelder generelle kontraktsvilkår pkt. 3 samt bilag 4.	M

2.2 Produktkvalitet og sortiment

Krav nr.	Krav	Type krav
2.2.1	Samtlige produkter skal være i tråd med gjeldende norsk regelverk. Det henvises til xxx.xxxxxxxxxxx.xx for oversikt over gjeldende lover og forskrifter.	M
2.2.2	Produktene skal ha god holdbarhet på leveringstidspunktet.	M
2.2.3	Leverandøren skal tilby produkter som ikke står i umiddelbar fare for å gå ut av produksjon/sortiment. Dersom tilbudt produkt utgår av leverandørens sortiment skal dette erstattes av produkt med tilsvarende eller bedre kvalitet til samme eller lavere pris pr. liter. Sortimentsendring skal godkjennes av oppdragsgivers kontaktperson.	M
2.2.4	Dersom tilbudt produkt er midlertidig utsolgt skal erstatningsvare tilbys. Leverandør skal varsle bestiller om at tilbudt produkt er midlertidig utsolgt og hva som tilbys som erstatningsvare. Bestiller skal godkjenne erstatningsvaren før den sendes. Erstatningsvare skal tilbys til samme pris pr. liter. Hvis en vare derimot ikke kan leveres av forhold som ikke skyldes Leverandøren (eksempelvis utsolgt fra produsent), skal erstatningsvare tilbys med fast rabatt jf. krav nr. 2.1.1.	M
2.2.5	Leverandør skal kunne levere assortert utvalg av brus til dispenser. Fast rabatt følger av pris- og produktskjema for produktgruppen «Brus», jf. krav nr. 2.1.1.	M
2.2.6	Leverandør skal kunne levere brus på glassflasker (ikke nødvendigvis alle typer, men et utvalg). Fast rabatt følger av pris- og produktskjema for produktgruppen «Brus», jf. krav nr. 2.1.1.	M
2.2.7	Leverandør skal kunne levere fatøl til tapp. Fast rabatt følger av pris- og produktskjema for produktgruppen «Øl», jf. krav nr. 2.1.1.	M
2.2.8	Leverandør skal tilby produkter av høy kvalitet laget av gode råvarer. Produktene skal ha god smak og se innbydende ut. Oppdragsgiver vil vektlegge at det tilbys et assortert utvalg innenfor den enkelte etterspurte produktkategori. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om vareprøver for produkttesting (gjelder alkoholfrie varer). Dokumentasjonskrav: Produktinformasjon om tilbudte produkter i et samlet dokument i PDF-format. Dokumentet skal være sortert i samme rekkefølge som pris- og produktskjemaet og inneholde beskrivelse, næringsinnhold og bilde av produktene.	E

2.3 Levering

Krav nr.	Krav	Type krav
2.3.1	Leverandør skal sørge for at produkter kostnadsfritt leveres til bestillende virksomhet. Produktene skal ikke på noen måte være skadet eller forringet. Ved feilleveranse og/eller ødelagte produkter skal nye produkter leveres kostnadsfritt neste virkedag.	M
2.3.2	Hovedvindu for levering er mellom kl. 07.30–14.00. Det kan avtales eget tidsvindu for levering med den enkelte virksomhet. Enkelte virksomheter, f.eks. fritidsklubber, har åpningstid på ettermiddag/kveld. Varer må derfor kunne leveres i dette tidsrommet etter avtale med bestiller.	M
2.3.3	Ved bestilling før kl 12.00 mandag til torsdag, skal levering skje påfølgende dag. Ved bestilling før kl. 12.00 fredag, skal levering skje påfølgende mandag.	M
2.3.4	Virksomhetene skal ha mulighet til å få levering på faste ukedager, og minimum en gang per uke dersom de ønsker det.	M
2.3.5	Transportør skal skru av motoren på kjøretøyet under lossing og lasting.	M
2.3.6	Levering skal skje på angitt sted etter avtale med den enkelte virksomhet. Under ingen omstendighet skal leveransen settes igjen uten at transportøren gir beskjed om at varene er ankommet. Transportør skal alltid motta signatur for mottak fra representant for bestillende virksomhet.	M
2.3.7	Leveransen skal være vedlagt pakkseddel.	M
2.3.8	Leverandør skal kostnadsfritt ta tomgods i retur ved levering. Leverandør skal ha et system for retur av tomkasser etc.	M
2.3.9	Leverandør skal ha system for sporbarhet og tilbakekalling av produkter ved feilproduksjon eller fare for sikkerhet.	M