Contract
Sykehusinnkjøp HF Organisasjonsnummer 000 000 000 Telefon 00 00 00 00 xxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx Sykehusinnkjøp HF, Postboks 00, 0000 Xxxxx |
Konkurransebestemmelser Åpen anbudskonkurranse etter lov om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser del I og del III |
Anskaffelse av kredittkorttjenester |
Innhold
1 Generell informasjon om konkurransen 3
1.2 Anskaffelsens formål og omfang 3
1.9 Tilbudskonferanse/tilbudsbefaring 5
2 Regler for gjennomføring av konkurransen 5
3.10 Vareprøver, demonstrasjon og utprøving 7
4 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) 7
4.1 Generelt om det europeiske egenerklæringsskjemaet 7
4.2 Nasjonale avvisningsgrunner 7
5.1 Registreringer, autorisasjoner mv 7
5.2 Økonomisk og finansiell kapasitet 8
5.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner 8
5.5 Støtte fra andre virksomheter 8
6 Tildelingskriterier og evaluering 9
6.2 Utdyping av tildelingskriteriene 9
6.3 Tildeling av rammeavtale/kontrakt 10
1 Generell informasjon om konkurransen
1.1 Oppdragsgiver og kunde
Oppdragsgiver for denne konkurransen er Sykehusinnkjøp HF.
Sykehusinnkjøp HF gjennomfører anskaffelser på vegne av Xxxxxxx. Kunder på avtalen fremgår av vedlegg 7 - «Kunder tiltredelse».
Offentlig sektor er landets største kunde og forbruker, og er en del av den globale handelen med varer og tjenester. Mange av de varene som kjøpes inn kan være produsert under kritikkverdige forhold og Sykehusinnkjøp HF vil derfor stille krav til leverandørene om at de varene som skaffes er produsert på en lovlig og etisk forsvarlig måte. Dersom leverandøren bruker underleverandører for å oppfylle denne kontrakten, er leverandøren forpliktet til å videreføre og bidra til etterlevelse av kravene hos sine underleverandører.
1.2 Anskaffelsens formål
Formålet med denne anskaffelsen er å sikre effektive administrative rutiner, både for den enkelte kortholder og for helseforetakene, herunder:
• Tilgang til prisgunstige, hensiktsmessige og fleksible kredittkorttjenester og betalingsløsninger.
• Oversiktlige, tilgjengelige og brukervennlige kredittkorttjenester og betalingsløsninger.
Anskaffelsen omfatter firmakort med personlig ansvar og firmakort med firmaansvar, rapportering/statistikk, reisekontoløsning og integrasjon av kredittkorttransaksjoner til reiseregningssystem.
For nærmere beskrivelse se vedlegg 9 - «Informasjon om Kunder», vedlegg 3 - «Kravspesifikasjon» og vedlegg 2 - «Prisskjema».
1.3 Anskaffelsens omfang
Det er estimert ca. kr 500 000 per år i kostnad for helseforetakene med dagens forbruk. Helseforetakene har indikert at nivået sannsynligvis vil ligge på det samme nivået som tidligere, men kan ikke utelukke at noen helseforetak eller sykehus vil endre på sin reisepolicy i årene fremover.
Med den lave tilslutningen som er på avtalen i dag vil en endring hos et helseforetak kunne endre omsetningen på avtalen drastisk. Av den grunn er maksimalverdien satt til kr 2 000 000 per år eller kr 8 000 000 over 4 år.
1.4 Avtaletype
Rammeavtale med én leverandør. Ved en rammeavtale er ikke Kunder på avtalen forpliktet til å kjøpe et bestemt volum i løpet av avtaleperioden.
1.5 Avtaleperiode
Rammeavtalen skal ha en varighet på 2 år regnet fra tiltredelsestidspunkt.
Oppdragsgiver kan deretter forlenge avtalen med inntil 1 år av gangen. Maksimal samlet avtaleperiode er 4 år. Avtalen forlenges automatisk og på likelydende vilkår med mindre Oppdragsgiver tar andre initiativ.
1.6 Delkontrakter
Konkurransen er ikke inndelt i deltilbud. Oppdragsgiver finner det ikke hensiktsmessig å dele kontrakten i flere deler da markedet er vurdert slik at alle aktuelle leverandører kan levere det som etterspørres.
1.7 Konkurransegrunnlaget
Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og følgende vedlegg og bilag:
Dokument | Navn |
Vedlegg 1 | Tilbudsbrev |
Vedlegg 2 | Prisskjema |
Vedlegg 3 | Kravspesifikasjon |
Vedlegg 4 | Bruksanvisning og begrunnelse for sladding av tilbud |
Vedlegg 5 | Svarskjema erfaring |
Vedlegg 6 | Rammeavtale (mal) |
Vedlegg 7 | Kunder tiltredelse |
Vedlegg 8 | Informasjon om tilbyder |
Vedlegg 9 | Informasjon om kunder |
Bilag 1 | Forpliktelseserklæring (mal) |
Bilag 2 | Egenrapportering Arbeidslivskriminalitet og sosial dumping |
Bilag 3 | Kontraktskrav etisk handel |
Link | Salgsstatistikkrapportering – link xxxxx://xxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxxxxx/Xxxx/Xxxx |
1.8 Viktige datoer
Aktivitet | Planlagt dato |
Sendt til kunngjøring | 14.12.21 |
Tilbudskonferanse | 06.01.22 |
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget | 10.01.22 |
Tilbudsfrist | 20.01.22 |
Tildelingsbeslutning og meddelelse til tilbyderne | 28.02.22 |
Avtaleinngåelse | 15.03.22 |
Oppstart av avtale | 01.05.22 |
1.9 Tilbudskonferanse/tilbudsbefaring
Det vil bli avholdt tilbudskonferanse/tilbudsbefaring. Det vil bli utarbeidet referat fra tilbudskonferansen. Dette referatet sendes samtlige tilbydere som har meldt sin interesse for denne konkurransen.
2 Regler for gjennomføring av konkurransen
2.1 Anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsen vil bli gjennomført som åpen anbudskonkurranse etter lov 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser og forskrift 12. august 2016 nr. 974 om offentlige anskaffelser del I og III.
I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene skal avvises. Oppdragsgiver kan også avvise tilbud som inneholder avvik fra anskaffelsesdokumentene, uklarheter eller lignende som ikke må anses ubetydelige.
2.2 Kommunikasjon
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via kommunikasjonsmodulen for gjeldende konkurranse i Mercell-portalen (xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx). Dette for at all kommunikasjon skal loggføres. Annen kommunikasjon med personer som deltar i beslutningsprosessen er ikke tillatt, og henvendelser som skjer på annen måte kan ikke påregnes besvart. Ved spørsmål som angår alle tilbydere, vil Oppdragsgiver besvare dette anonymisert til alle tilbyderne.
2.3 Skatteattest
Valgte leverandør skal på forespørsel levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Dette gjelder bare dersom valgte leverandør er norsk.
Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere forespørsel om å delta i konkurransen eller tilbud.
3 Krav til tilbudet
3.1 Innlevering av tilbud
Alle tilbud skal leveres elektronisk via gjeldende konkurranse i Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx. Systemet tillater ikke levering av tilbud etter tilbudsfristen.
Kontakt Mercell Support, tlf. 00 00 00 00 eller e-post xxxxxxx@xxxxxxx.xxx ved spørsmål knyttet til opprettelse av bruker hos Mercell og funksjonalitet i verktøyet.
3.2 Tilbudets utforming
Ved innlevering i Mercell skal tilbyderens navn angis med kortnavn, maks. 8 bokstaver. Eksempel: Vedlegg 1 [tilbyders navn maks 8 karakterer] Tilbudsbrev
Tilbudet skal leveres med filnavn i henhold til følgende struktur:
Dokument | Navn |
Vedlegg 1 | Tilbudsbrev [Word-format] |
Vedlegg 2 | Prisskjema [Excel-format] |
Vedlegg 3 | Kravspesifikasjon [Excel-format] |
Vedlegg 4 | Bruksanvisning og begrunnelse for sladding av tilbud [Word-format] |
Vedlegg 5 | Svarskjema erfaring [PDF-format] |
Vedlegg 6 | Sladdet versjon av tilbudet [Word-format] |
Bilag 1 | Forpliktelseserklæring [PDF-format] |
Bilag 2 | Egenrapportering Arbeidslivskriminalitet og sosial dumping [PDF-format] |
3.3 Alternative tilbud
Alternative tilbud aksepteres ikke.
3.4 Parallelle tilbud
Det er kun adgang til å inngi ett tilbud per tilbyder i konkurransen. Parallelle tilbud aksepteres ikke.
3.5 Språk
Tilbudet skal være skrevet på norsk.
3.6 Forbehold
Tilbyders eventuelle forbehold bes oppgitt i Vedlegg 1 – «Tilbudsbrev». Forbehold skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen.
Ethvert avvik fra konkurransegrunnlaget innebærer en risiko for at tilbyder eller tilbud må avvises fra konkurransen.
3.7 Vedståelsesfrist
Tilbudet er bindende i 6 måneder regnet fra tilbudsfristen.
3.8 Omkostninger
Omkostninger tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen vil ikke bli refundert.
3.9 Offentlighet
Enhver kan begjære innsyn i de innkomne tilbudene, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd § 3. For å forenkle innsynsprosessen skal tilbyderen fylle ut Vedlegg 4 – «Bruksanvisning og begrunnelse for sladding av tilbud» med sin vurdering av hvilke opplysninger i tilbudet som er underlagt lovbestemt taushetsplikt og begrunnelse for hvorfor vilkårene for taushetsplikt er oppfylt.
Tilbyder skal legge ved en sladdet versjon av tilbudet i tråd med sin vurdering av lovbestemt taushetsplikt. Dette lages som et eget vedlegg og merkes Vedlegg 4.1 – «Sladdet versjon av tilbudet». Det bes om at sladdet tilbud leveres i redigerbart format slik at oppdragsgiver kan bearbeide dokumentet hvis det blir nødvendig. Det sladdede tilbudet vil bli gjort om til et låst dokument i PDF før det blir gitt innsyn.
Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i Vedlegg 1 – «Tilbudsbrev».
3.10 Vareprøver, demonstrasjon og utprøving
I denne konkurransen skal det ikke leveres vareprøver
4 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)
4.1 Generelt om det europeiske egenerklæringsskjemaet
Leverandøren skal fylle ut ESPD slik det fremgår av Mercell.
Oppdragsgiver kan på ethvert tidspunkt i konkurransen be om alle eller deler av dokumentasjonsbevisene dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte.
4.2 Nasjonale avvisningsgrunner
I henhold til ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat» presiseres det at i denne konkurransen gjelder også alle avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriften § 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunnene:
• Paragraf 24-2 annet ledd
• Paragraf 24-2 tredje ledd bokstav i
5 Kvalifikasjonskrav
For å kunne få sitt tilbud evaluert må leverandøren fylle ut ESPD-skjemaet om at han oppfyller kvalifikasjonskravene.
Se kunngjøringsskjemaet.
5.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav |
Tilbyder skal være registrert i et foretaksregister eller et handelsregister i den staten der tilbyder er etablert. | Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i et faglig register i den staten der tilbyder er etablert. |
5.2 Økonomisk og finansiell kapasitet
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav |
Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Det er et krav at Tilbyder har positiv egenkapital og er kredittverdig uten sikkerhet. | Oppdragsgiver vil vurdere Xxxxxxxxx oppfyllelse av kvalifikasjonskravet på følgende måter: • Siste avlagte årsregnskap med noter inkludert revisorerklæring. • Kredittvurdering som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Ratingen skal være utført av kredittopplysningsvirksomhet som har konsesjon til å drive slik virksomhet. Dersom Xxxxxxxx har saklig grunn til ikke å fremlegge den dokumentasjonen Oppdragsgiver har krevd over, kan Xxxxxxxx godtgjøre sin økonomiske og finansielle kapasitet ved ethvert annet dokument, herunder for eksempel ved en morselskapsgaranti, bankgaranti, mv. |
5.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav |
Tilbyder skal ha tilstrekkelige tekniske og faglige kvalifikasjoner, herunder evne og kapasitet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Dette vil vurderes på: 1. Tilbyders erfaring med levering av den ytelse konkurransen omfatter i forhold til: • Volum på tidligere leveranser • Størrelsen på mottaker av tidligere leveranser, herunder i hvilken grad mottakere er av sammenlignbar størrelse og kompleksitet som de regionale helseforetak. 2. Tilbyders beskrivelse av strategi for videreutvikling av sine tjenester. | Vedlegg 5 – «Svarskjema erfaring», utfylt av Xxxxxxxx. Dokumentasjon skal vedlegges ved innlevering av tilbudet. |
5.4 Faglig register
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav |
Tilbyder skal inneha konsesjon fra finanstilsynet som dekker den utlyste tjenesten | Xxxxxxxx skal fremlegge dokumentasjon på konsesjon fra finanstilsynet. |
5.5 Støtte fra andre virksomheter
En leverandør kan støtte seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskravene. Dette gjelder uavhengig av den juridiske tilknytningen mellom leverandør og
virksomheten(e). Dersom en leverandør ønsker å støtte seg på andre virksomheter for å tilfredsstille kvalifikasjonskravene må ESPD-erklæring leveres elektronisk for både leverandør og virksomheten(e) som leverandøren støtter seg på.
Leverandøren skal dokumentere at han råder over de nødvendige ressursene ved å legge frem forpliktelseserklæring fra disse virksomhetene.
6 Tildelingskriterier og evaluering
6.1 Tildelingskriterier
Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som det beste forholdet mellom pris og kvalitet. Pris og kvalitet er vektet som følger:
Tildelingskriterium | Vekt |
Pris | 30% |
Kvalitet | 70% |
6.2 Utdyping av tildelingskriteriene
6.2.1. Pris
Tilbudet vil bli evaluert i henhold til Vedlegg 2 – «Prisskjema». Tilbud med lavest totalsum gis poengscore 10.
Poengscore for de øvrige tilbud beregnes etter følgende formel:
(Sum beste tilbud) / (Sum tilbud X) * 10 = Poengscore tilbud X.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å velge en annen evalueringsmetode dersom den opprinnelig planlagte evalueringsmetoden ikke vil gi et korrekt bilde av relevante forskjeller mellom tilbudene.
6.2.2. Kvalitet
Tilbudene vil bli vurdert ut fra tilbyders beskrivelse av evalueringskravene som fremgår av vedlegg 3
- «Kravspesifikasjon». Det gis poeng på en skala fra 1 til 10, der 10 er best. Det tilbud som vurderes som best for dette kriteriet oppnår høyest poengscore (forholdsmessig justering). Tilbudene får poeng basert på skjønn ut fra de oppgitte forhold.
Evalueringskravene er fordelt inn i 4 grupper etter hva som vektlegges mest. Det følger denne tabellen i prioritert rekkefølge (1 er vektet høyest):
Vektlegging | Krav |
1 | 2.2, 4.5 |
2 | 2.1, 3.3, 5.1, 5.6, 6.4 |
3 | 1.2.2, 1.5, 4.1, 4.3, 4.6, 4.8, 4.10 |
4 | 1.1.2, 2.3, 3.2 |
6.3 Tildeling av rammeavtale/kontrakt
Beslutning om tildeling av rammeavtale/kontrakt vil bli varslet skriftlig til alle tilbydere samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Beslutningen vil inneholde en begrunnelse for valget og gi informasjon om karenstid før inngåelse av kontrakt.