Avtale – tjenestekjøp
Avtale – tjenestekjøp
Trondheim kommune (Oppdragsgiver)
Postadresse: Trondheim Bydrift Org. nr.: 942 110 464
Postboks 2300, Torggården
Telefonnr.:
Postnr.: 7004 E-post: Poststed: Trondheim
Kontaktperson:
og
Navn på leverandør (Leverandør)
Postadresse: Org. nr.:
Postnr.: Telefonnr.: Poststed: E-post:
Kontaktperson:
Avtaleområdet:
Anbudskonkurranse:
Uttransport og håndtering av husdyrgjødsel fra Jonsvatnets nedslagsfelt 2023-2027.
Avtaleperiode:
DD.MM.2023 - DD.MM.2027 med opsjon på 2 + 2 års forlengelse
Vedlegg til avtalen:
● Konkurransegrunnlag inkl. vedlegg
● Alminnelige innkjøpsvilkår for Trondheim kommunes kjøp av tjenester
● Leverandørens tilbud
Avtale undertegnet:
Dette avtaledokument med vedlegg er utferdiget i to eksemplarer hvorav partene beholder hvert sitt.
For Trondheim kommune: For (Leverandørens navn):
Sted: Sted:
Dato: Dato:
Underskrift: Underskrift:
Antall vedlegg: Antall sider:
1
INNHOLDSFORTEGNELSE
1 GENERELT OM AVTALEN 3
2 DEFINISJONER 3
3 AVTALEPERIODE 3
4 SPRÅK 3
5 AVTALEN 3
5.1 Omfang og innhold 3
6 LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR 4
7 ETISK HANDEL 4
8 ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER OG SANKSJONER FOR SOSIALE AVTALEVILKÅR 4
9 LEVERANDØRENS FORPLIKTELSER 5
9.1 Leveringsbetingelser 5
9.2 Leveringsgaranti 5
9.3 Forsikringer 5
9.4 Miljø 6
9.5 Møter i avtaleperioden 6
9.6 Statistikk og informasjon 6
10 OPPDRAGSGIVERS KRAV TIL LEVERANDØRENS AVTALEBRUDD 6
10.1 Sanksjoner 6
10.1.1 Lønns- og arbeidsvilkår 6
11 HEVING 7
12 PRIS 8
12.1 Pris 8
12.2 Regulering av prisen 8
13 FAKTURERING 8
13.1 E-faktura 8
13.1.1 Krav til merking av faktura i feltet ”Deres referanse” 8
13.1.2 Vedlegg til EHF- faktura 9
13.1.3 Aksesspunkt 9
13.2 Generelt 9
13.3 Statusmøter 9
13.4 Avvik 9
14 AVTALENS DOKUMENTER 10
14.1 Transport av avtalen 10
15 ENDRINGER I LEVERANDØRENS ORGANISASJON MV. 10
1 GENERELT OM AVTALEN
På bakgrunn av åpen tilbudskonkurranse har Trondheim kommune valgt (leverandørens navn) som Leverandør av avtale for “Uttransport og håndtering av husdyrgjødsel fra Jonsvatnets nedslagsfelt 2023-2027”.
Avtalen mellom Oppdragsgiver og Leverandøren utarbeides i henhold til gjeldende lover, regler og retningslinjer, deriblant lov om offentlige anskaffelser (LOA) m.v. av
17. juni 2016, nr. 73, med tilhørende forskrifter (FOA) fastsatt av Nærings- og fiskeridepartementet 12. august 2016.
2 DEFINISJONER
I denne avtalen er Trondheim kommune heretter benevnt som Oppdragsgiver. Firma avtalen er inngått med, er nevnt som Leverandør.
3 AVTALEPERIODE
Innkjøpsavtalen med leverandøren gjelder fra DD.MM.2023 - DD.MM.2027 med opsjon på 2 + 2 års forlengelse på uendrede vilkår. Opsjonen gir Oppdragsgiver ensidig rett til å prolongere avtalen. Opsjonen skal utløses 3 måneder før avtalen utgår. Utløsing av opsjon skal skje skriftlig til Leverandørens oppgitte kontaktperson.
4 SPRÅK
All kommunikasjon mellom Oppdragsgiver og Leverandør skal foregå på norsk.
5 AVTALEN
5.1 Omfang og innhold
Denne avtalen regulerer avtalepartenes rettigheter og forpliktelser ved levering av “Uttransport og håndtering av husdyrgjødsel fra Jonsvatnets nedslagsfelt
2023-2027”.
Avtalen gjelder levering av:
Uttransport og videre behandling av gjødsel fra Jonsvatnets nedbørfelt iht. beskrivelse i konkurransegrunnlag inkl. vedlegg.
Bestillinger i avtaleperioden skal foretas på grunnlag av vilkår fastsatt i denne avtalen. Detaljer og krav til utførelse fremgår av konkurransegrunnlaget, herunder spesielt Vedlegg 1. Før oppdraget etter denne avtalen starter opp skal det avholdes et oppstartsmøte. Det skal føres skriftlig referat fra dette møtet. Oppdragsgiver tar forbehold om eventuelle organisasjonsendringer som kan påvirke avtalen.
6 LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR
Det stilles krav om at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle avtalen, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn allmenngyldig tariffavtale.
På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, stilles det krav om at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle avtalen, har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende
landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes det i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.
Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle avtalen.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom Leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever avtaleklausulen om lønns- og arbeidsvilkår.
7 ETISK HANDEL
Leverandøren plikter å påse at produksjon og leveranse av denne avtalen skjer i henhold til ILOs 8 kjernekonvensjoner, FNs barnekonvensjon og FNs menneskerettighetserklæring i Leverandørens egen virksomhet og hos underleverandører. Der det er inkonsistens mellom nasjonal og internasjonal
lovgivning, er det høyeste standard som gjelder.
8 ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER OG SANKSJONER FOR SOSIALE AVTALEVILKÅR
a) I avtaleperioden har Xxxxxxxxxxxxx rett til innsyn i, kontroll med og rapportering på Leverandørens oppfølging av avtalevilkårene.
b) Leverandøren skal rapportere status og plan for oppfølging for hvordan miljø- og sosiale hensyn er ivaretatt nedover i leveransekjeden for de ytelser avtalen omfatter.
c) Hvis uregelmessigheter oppdages, skal Leverandøren innen den frist Oppdragsgiver fastsetter utarbeide handlingsplan for forbedringer. Denne handlingsplanen skal godkjennes av Oppdragsgiver og inneholde frister for forbedringene. Om dette ikke gjøres, vil dette være et vesentlig mislighold og Xxxxxxxxxxxxx vil kunne heve avtalen.
d) Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle avtalen. Dette omfatter blant annet:
● Timelister
Timelistene skal inneholde opplysninger om faktisk antall timer som er arbeidet pr dag/ uke/ måned og hvilken periode arbeidet er utført.
● Lønnsslipper
Lønnsslippene skal inneholde opplysninger om lønn pr. time/måned/år, opplysninger om antall timer overtid, kvelds- og nattillegg og helge- og høytidstillegg samt hvilken periode arbeidet er utført.
● Oppdragsavtale for vikar
● Rutiner rundt oppfølging av at arbeidstidsbestemmelsene (iht. AML) overholdes.
9 LEVERANDØRENS FORPLIKTELSER
9.1 Leveringsbetingelser
Levering av tjenesten skal skje iht. oppgitt betingelser i konkurransegrunnlag inkl. vedlegg, og i Leverandørens tilbud.
Det vises i denne sammenheng spesielt til Vedlegg 1 og punktene som angir krav til leveransene og utførelse av tjenesten.
9.2 Leveringsgaranti
Leverandøren garanterer at tjenesten er i samsvar med norske lover og forskrifter og konkurransegrunnlaget inkl. vedlegg.
Når Xxxxxxxxxxxxx har behov for tjenestene som er omfattet av denne avtalen vil disse bestilles fra Leverandøren med mindre særlig hensyn skulle tilsi noe annet.
9.3 Forsikringer
Dersom det er avtalt at Leverandøren skal tegne forsikring for leveransen, skal han på Oppdragsgivers anmodning fremlegge forsikringsbevis for Oppdragsgivers kontroll. Oppdragsgivers kontroll fratar ikke Leverandøren risikoen for at forsikringen er dekkende.
9.4 Miljø
Leverandøren garanterer at han i hele avtaleperioden oppfyller avtalens miljøkrav, samt den til enhver tid gjeldende miljølovgivning. Oppdragsgiver vil jevnlig kontrollere dette, og det vil være eget tema på statusmøter.
Leverandør skal arbeide aktivt for å minske miljøbelastningen ved oppfyllelse av avtalen. Leverandøren skal løpende dokumentere hvilket arbeid som nedlegges for å minske miljøbelastningen, og er pliktig til å fremlegge dokumentasjon på Oppdragsgivers forespørsel. Dersom Leverandøren ikke kan dokumentere at avtalens miljøkrav er oppfylt, vil dette bli ansett som et vesentlig mislighold som gir Xxxxxxxxxxxxx rett til å heve avtalen.
9.5 Møter i avtaleperioden
Dersom Leverandøren på eget initiativ ønsker å invitere Oppdragsgiver/ bestillere til aktiviteter i tilknytning til avtalen, skal program og innhold på forhånd godkjennes av Oppdragsgiver ved Innkjøpstjenesten.
9.6 Statistikk og informasjon
Leverandøren skal etter avtale sende statistikk til Innkjøpstjenesten og evt. andre enheter pr. e-post. All statistikk skal presenteres på regneark Excel, og tilbys uten ekstra kostnader for Oppdragsgiver.
Statistikken må kunne presenteres i sin helhet for Oppdragsgiver og for den enkelte enhet ved behov.
10 OPPDRAGSGIVERS KRAV TIL LEVERANDØRENS AVTALEBRUDD
10.1 Sanksjoner
10.1.1 Lønns- og arbeidsvilkår
Dersom Leverandøren ikke oppfyller forpliktelsene iht. forskrift om lønns- og arbeidsvilkår, har Oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssum/vederlag tilsvarende ca. 2 (to) ganger innsparingen for Leverandøren, inntil det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Tilsvarende gjelder dersom Leverandør på forespørsel ikke overleverer etterspurt dokumentasjon.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre ytterligere sanksjoner dersom Leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever avtalens bestemmelser om lønns- og arbeidsvilkår, se pkt .12 heving av avtale.
11 HEVING
Avtalepartene har rett til å heve avtalen dersom den annen part vesentlig misligholder sine avtaleforpliktelser eller det er klart at slik mislighold vil inntre. Før heving skjer skal det gis en rimelig frist til å rette på forholdet. Frist for retting skal rettes skriftlig til avtalens kontaktperson.
For uopprettelige vesentlige mislighold kan partene si opp avtalen med umiddelbar virkning.
Følgende forhold anses som uopprettelige vesentlige mislighold (oversikten er ikke uttømmende):
● Gjentatte brudd på arbeidsmiljøloven, (AML) kapittel 4, 10, 11, 13, § 12-1 til
§ 12-9, § 14-5, § 14-6, § 14-8, § 14-12 til § 14-14 og § 15-9, ferieloven og likestillingsloven § 3 til § 6 - dokumentert av Oppdragsgiver
● Gjentatte brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale.
● Vesentlige brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale.
● Brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale som ikke er blitt rettet opp ila rimelig tid
● Mangelfull dokumentasjon på at lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle avtalen er i samsvar med avtalen.
● Forhold som gir avvisningsrett i henhold til FOA § 9-5 (3) bokstav b, og § 24-2 (3) bokstav i
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å holde tilbake deler av kontraktssum/vederlag i de tilfeller Leverandøren har fått en rimelig frist til å rette på forholdet. Selv om avtalen heves kan Xxxxxxxxxxxxx kreve erstatning for tap han påføres av at avtalen heves. Den part som hever avtalen kan kreve erstatning for tap han påføres som følge av at avtalen heves.
Hevingserklæring og krav om retting skal være skriftlig og rettes til avtalens kontaktperson med kopi til xxxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx og (sett inn kopi-epostadresse for lev.). Dersom leverandøren gis en frist til å rette mangelen, skal fristen angis i varselet/erklæringen.
12 PRIS
12.1 Pris
Prisene inkluderer alle kostnader, herunder fakturagebyr, skatter, avgifter og lignende og er i henhold til Leverandørs tilbud datert (sett inn dato).
12.2 Regulering av prisen
Prisene er faste første avtaleår.
Prisjusteringer kan deretter skje 1 gang per år i avtaleperioden, etter følgende prinsipper:
● Prisendringer skal sendes og begrunnes skriftlig minst to (2) måneder før ikrafttredelse, og kan ikke settes i kraft før Oppdragsgiver har godkjent prisendringen skriftlig.
● Begrunnelsen for prisendringen skal alltid dokumenteres.
● Varsel om årlig prisregulering må være mottatt innen: 30.06
● Som indeks er avtalt: SSB. Prisindekser for Byggekostnadsindeks for veganlegg. (Veganlegg i alt).
● Priselementene i tilbudet skal være basert på prisnivå 03.2023
13 FAKTURERING
13.1 E-faktura
Trondheim kommune krever at alle leverandører som har rammeavtaler med kommunen sender faktura og kreditnota elektronisk. Kravet gjelder for alle kjøp av varer og tjenester, unntatt kjøp som er knyttet til brukere som har tilbud hjemlet i lov om sosialhjelp eller lov om barnevernstjenester. Trondheim kommune aksepterer kun elektroniske fakturaer fra sine leverandører i det offentlige standardformatet –
Elektronisk HandelsFormat (EHF).
EHF faktura er et XML- format som inneholder både obligatoriske felter og anbefalte felter for elektronisk faktura. Det finnes også valgfrie felter som kan benyttes for å gi utfyllende fakturainformasjon. Informasjon om hvordan komme i gang med EHF finner du på xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxx, samt detaljert beskrivelse av formatet via en egen implementeringsveileder.
13.1.1 Krav til merking av faktura i feltet ”Deres referanse”
Faktura på bakgrunn av e-handelsordre eller rekvisisjoner skal merkes med ordrenummer i feltet ”Deres referanse”.
Annen faktura skal merkes med korrekt TK Org. kode i feltet ”Deres referanse”. Som standard skal kun de siste 6 sifrene i TK Org. koden stå i i de 6 første posisjonene i feltet.
13.1.2 Vedlegg til EHF- faktura
Trondheim kommune ønsker en vedlagt PDF- fil eller TIFF- fil i selve EHF- transen med en referanse mellom transen og filen slik den er beskrevet i standarden for EHF- formatet. Vedlegg i andre formater enn PDF og TIFF blir ikke akseptert. Maks størrelse på vedlegg er 5MB.
13.1.3 Aksesspunkt
Tilknytning til infrastrukturen for å kunne sende/motta EHF faktura, skjer gjennom aksesspunkter. Dette er aktører som tar imot og videresender fakturaer til riktig mottaker, som et elektronisk postkontor.
En fakturasender og/eller -mottaker kan enten koble seg opp til et eksisterende aksesspunkt, eller selv etablere seg som et eget aksesspunkt.
For oversikt over aktuelle aksesspunkter som håndterer EHF formatet, se xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx
13.2 Generelt
Leverandøren og Xxxxxxxxxxxxx skal samarbeide og vise lojalitet i gjennomføringen av avtalen. Begge parter skal umiddelbart underrette hverandre om forhold som de bør forstå vil få betydning for tjenesten, og i nødvendig utstrekning oversende kopier av materiale av betydning for den annen parts ytelse etter avtale.
13.3 Statusmøter
Det skal avholdes opptil 2 statusmøter pr. år, hvor forhold knyttet til avtalen vil bli tatt opp. Ut over dette vil det bli holdt oppfølgingssamtaler via telefon, samt kommunikasjon via e-post ved behov. Hensikten er å styrke samarbeid, service og kommunikasjon.
Oppdragsgiver innkaller til statusmøtene som avholdes i deres lokaler.
Oppdragsgiver/Leverandør har ansvar for å føre skriftlig referat fra møtene, og referatet skal oversendes den annen part senest en uke etter avholdt møte.
13.4 Avvik
Eventuelle uregelmessigheter i avtaleforholdet bes i første omgang tatt opp skriftlig med Viva og/eller Leverandøren og søkes løst der. Innkjøpstjenesten skal ha beskjed om vesentlige avvik og problemer som kan oppstå i tilknytning til avtalen.
14 AVTALENS DOKUMENTER
Avtale skrives på bakgrunn av konkurransegrunnlaget og Leverandørens tilbud.
Dokumentene rangeres i følgende rekkefølge:
● Dette avtaledokumentet
● Konkurransegrunnlag inkl vedlegg
● Leverandørens tilbud av dato:
Eventuelle avvikende leveringsvilkår er uten virkning for leveransen med mindre Oppdragsgiver skriftlig har godtatt dem.
14.1 Transport av avtalen
Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter til tredjepart uten den andre parts skriftlige godkjenning. Oppdragsgiver kan kreve avtalemessig oppfyllelse fra Leverandøren, og trenger ikke saklig grunn for å nekte overdragelse av avtalen.
15 ENDRINGER I LEVERANDØRENS ORGANISASJON MV.
Endringer som kan få betydning for avtalen, for eksempel Leverandørens organisasjonsform, overdragelse av virksomhet og lignende, skal meddeles skriftlig til Oppdragsgiver snarest. Oppdragsgiver vil på fritt grunnlag kunne ta stilling til konsekvenser for videre avtale med tanke på eventuell heving eller endrede betingelser.