KNUTEPUNKT SØRLANDET - INNKJØP
KNUTEPUNKT SØRLANDET - INNKJØP
KONKURRANSEGRUNNLAG FOR
KONKURRANSE OM AVTALE FOR KONTORREKVISITA, FRITT SKOLEMATERIELL MV.
Juli 2012
Saksnummer 201201161
INNHOLDSFORTEGNELSE
1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN 3
1.1. Oppdragsgiver 3
1.2. Kontaktperson 3
1.3. Konkurransen gjelder 3
1.4. Omfang og eventuell deling av avtalen 4
1.5. Avtalens varighet 4
1.6. Anskaffelses prosedyre 4
1.7. Avtaletype 4
1.8. Xxxxxxxxxxx 0
1.9. Innlevering av tilbud 4
1.9.1. Tilbudsfrist 5
1.9.2. Krav til tilbudets utforming 5
1.9.3. Informasjon om tilbyder 5
1.10. Spørsmål og svar knyttet til konkurransegrunnlaget 6
1.11. Saksbehandling og innsynsrett 6
1.11.1. Saksbehandling 6
1.11.2. Offentlig innsyn i konkurransedokumenter 6
1.12. Tilbudsåpning 6
1.13. Avvisning 6
1.14. Vedståelsesfrist 6
1.15. Avvik fra konkurransegrunnlaget 6
1.16. Presentasjon / xxxxxxxxxxxxx 0
1.17. Avlysning / forkastelse 7
1.18. Kvalifikasjonskrav 7
1.19. Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) 8
2. KRAVSPESIFIKASJON 9
2.1. Produktene 9
2.1.1. Krav til dokumentasjon 9
2.1.2. Minstekrav til produktene 9
2.2. Krav til utførelse av kontrakt 10
2.3. Utdyping av tildelingskriterier 13
2.3.1. Kvalitet 13
2.3.2. Miljøkrav knyttet til produktene 13
2.3.3. Pris 14
3. SJEKKLISTE 16
4. OVERSIKT OVER VEDLEGG 17
1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN
1.1. Oppdragsgiver
Oppdragsgiver for konkurransen er Knutepunkt Sørlandet – innkjøp (KnS-i), heretter kalt oppdragsgiver.
KnS-i omfatter følgende kommuner: Vennesla kommune, Søgne kommune, Songdalen kommune, Lillesand kommune, Birkenes kommune og Kristiansand kommune.
Informasjon om KnS-i finnes på Knutepunkt Sørlandets hjemmeside.
1.2. Kontaktperson
All korrespondanse og spørsmål i konkurransen, skal rettes til denne kontaktpersonen.
Navn: | Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx |
Telefon: | 00 00 00 00 |
e- Post: |
1.3. Konkurransen gjelder
Oppdragsgiver ber om tilbud på levering av kontorrekvisita, fritt skolemateriell, datarekvisita og konvolutter. Toner inngår i datarekvisita, med unntak av toner til nettverksskrivere som kjøpes inn via rammeavtale for levering av IT-utstyr.
Minnepenner inngår i rammeavtale for IT-utstyr.
Konvolutter til Kristiansand kommune leveres med kommunelogo – se vedlegg 7. Øvrige kommuner ønsker tilbud på konvolutter uten trykk.
Det kjøpes også inn kaffe, te, kaffefilter og lignende tilbehør til bruk av ansatte til små
«kjøkkenkroker». Det er ønskelig at det tilbys disse produktene inkludert fairtrade produkter. Øvrige kjøp av disse produktene til sykehjem, kantiner, kafeer og lignende enheter inngår i rammeavtale for kjøp av matvarer fra grossist. Disse produktene inngår ikke i evalueringen, og tilbudet ansees ikke som ufullstendig om det ikke tilbys. Produktene må allikevel følge samme modell ved prising som for priset sortiment jfr. produkt- og prisskjema. Legg ved oversikt over sortiment med priser.
Tilbyder må som minimum kunne tilby forespurte produkter i.h.h.t. produkt- og prisskjema, samt tilhørende produkter i produktgruppene som forespørselen omfatter.
Se del 2 for nærmere informasjon om anskaffelsen.
Alle enheter hos oppdragsgiver omfattes av avtalen. Det skal også være anledning for andre kommunale virksomheter, herunder alle offentligrettslige organer og sammenslutninger dannet av en eller flere av disse kommunene, jfr. definisjonen i lov om offentlige anskaffelser § 2, til å knytte seg til avtalen.
Den juridiske avtalepart vil være den enkelte kommune.
1.4. Omfang og eventuell deling av avtalen
Antatt verdi, eksklusive merverdiavgift: ca. kr 8.8 millioner
Varegruppe | Beskrivelse | Verdi i NOK (pr. år ) |
A | Kontor- og datarekvisita samt konvolutter | 5.295.000 |
B | Fritt skolemateriell | 3.560.000 |
Se nærmere beskrivelse av varene i vedlagte produktskjema.
Ovennevnte beløp medfører ingen forpliktelser for oppdragsgiver eller rettigheter for leverandøren. Leverandør må legge til grunn at ovennevnte beløp for årlig avrop er beheftet med betydelig usikkerhet. De er ment som en indikasjon på avtalens størrelse og omfang.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå avtaler med en eller flere leverandører. Det er mulig å innlevere tilbud på en eller flere av varegruppene. En ytterligere oppdeling aksepteres ikke. Bruk av underleverandører er akseptert, men dersom dette benyttes er det leverandøren selv som står ansvarlig, og skal være avtalepart overfor kommunen.
1.5. Avtalens varighet
Kontrakten skal gjelde i to - 2 - år fra kontraktsinngåelse, med opsjon på 1 + 1 år.
Oppdragsgiver står fritt til å velge om opsjonen skal utløses. Dersom oppdragsgiver ønsker å utløse opsjonen, gis det beskjed 3 måneder før opsjonen skal tre i kraft.
1.6. Anskaffelses prosedyre
Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse over terskelverdi, etter forskriftens del I og III iht. regelverket for offentlige anskaffelser.
For å kunne delta i konkurransen må tilbyderne oppfylle de krav som er satt i konkurransegrunnlagets punkt 1.18 Kvalifikasjonskrav.
1.7. Avtaletype
Obligatorisk rammeavtale.
1.8. Kunngjøring
Konkurransen er kunngjort i DOFFIN – database for offentlige anskaffelser og i EU’s TED database
1.9. Innlevering av tilbud
Tilbudet skal utarbeides og sendes/leveres i en original og 7 komplette kopier i
lukket forsendelse merket: Tilbud – Kontorrekvisita mv.
til følgende adresse:
KnS-i v/Kristiansand kommune v/ Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx
Xxxxxxxxx 00X, 1. etasje, 4610 Kristiansand
Postboks 417 Lund, 4604 Kristiansand
1.9.1. Tilbudsfrist
Frist for innlevering av tilbud er satt til mandag, 3. september 2012, kl. 10.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse, før utløpet av fristen.
Tilbudet kan sendes i posten, men tilbyder er ansvarlig for å sende det tidsnok og at det rekker frem. Tilbud levert på e-post aksepteres ikke.
For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jf. prinsippet om likebehandling. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc.)
1.9.2. Krav til tilbudets utforming
▪ Tilbudet skal inneholde et signert tilbudsbrev undertegnet av person med fullmakt til å binde tilbyder.
▪ Tilbudet skal være utformet etter samme mal som konkurransegrunnlaget er bygget på. Xxxxxxxx skal henvise til disse punktene i sin besvarelse. Det er viktig at alle vedlegg, tegninger osv. merkes tydelig.
▪ Tilbudet skal foreligge på papir i 1 original og 7 kopier. I tillegg skal tilbudet foreligge som 1 kopi i e-format på minnepenn (Hoveddokumenter skal lagres i PDF-format, produkt- og prisskjema skal lagres i excel-format, brosjyrer/kataloger skal lagres som bilder i PDF med 300 dpi som oppløsning). Hvert vedlegg skal navngis med unike og logiske navn. Minnepenn skal merkes med tilbyders navn.
▪ Papirformatet bes levert i ringperm, eller innbundet. Dersom det er misforhold mellom versjonene, så er det papirversjonen som gjelder.
▪ Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbud utformet på andre språk vil bli forkastet. All korrespondanse vedrørende tilbudet skal være på norsk.
Alle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere.
1.9.3. Informasjon om tilbyder
Følgende informasjon skal følge tilbudet:
tilbyderens navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, kontaktperson, e-postadresse og eventuell Internett-adresse. Vedlegg 2 Tilbyderopplysningsskjema, for opplysninger om tilbyder skal leveres i utfylt stand sammen med tilbudet.
1.10. Spørsmål og svar knyttet til konkurransegrunnlaget
Alle henvendelser i forbindelse med konkurransegrunnlaget skal fremsettes skriftlig til kontaktperson oppgitt i punkt 1.2. Spørsmål kan stilles frem til 12. juli og mellom 13.-
24. august pga. ferieavvikling. Svar på spørsmål vil bli besvart fortløpende innenfor oppgitte tidsrom, og senest 28. august. Etter denne dato vil det ikke komme ut noe ny informasjon. Vesentlige spørsmål vil bli anonymisert, og svar vil bli meddelt samtlige som har bedt om konkurransegrunnlaget.
1.11. Saksbehandling og innsynsrett
1.11.1. Saksbehandling
Det er kun beslutningstakere i anskaffelsesprosessen som i utgangspunktet vil få tilgang til mottatte tilbud. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen i anskaffelsesprosessen.
1.11.2. Offentlig innsyn i konkurransedokumenter
I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra 1.1.2009 vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlige innsyn frem til avtaleleverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak for offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt.
1.12. Tilbudsåpning
Det vil ikke bli avholdt offentlig åpning av de innkomne tilbud.
1.13. Avvisning
Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli avvist. For øvrig gjelder reglene om avvisning i ”Forskrift om offentlige anskaffelser”.
1.14. Vedståelsesfrist
Tilbudet må vedståes i 3 måneder fra tilbudsfristen.
1.15. Avvik fra konkurransegrunnlaget
Tilbyderen skal i eget vedlegg liste (bruk vedlagte skjema) alle eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget. Avvik som ikke er listet under dette vedlegget vil ikke bli akseptert. Tilbyderen skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudet som det enkelte avvik refererer seg til, og skal for hvert avvik oppgi priskonsekvens dersom disse ikke tas til følge. Beskrivelsene skal være presise og entydige, og skal være slik at det er mulig å vurdere avvikene uten å kontakte tilbyder. Generelle kommentarer vil ikke bli akseptert.
Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot de generelle avtalevilkårene, viser til vedlegg 1.
1.16. Presentasjon / demonstrasjon
Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å kalle inn tilbydere til presentasjon, demonstrasjon og eventuelle avklaringer i forbindelse med konkurransen.
Oppdragsgiveren har ingen plikt til å gjennomføre slike møter.
1.17. Avlysning / forkastelse
Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen på et hvilket som helst tidspunkt i anskaffelsesprosessen, og helt eller delvis forkaste tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette.
1.18. Kvalifikasjonskrav
Tilbyder må tilfredsstille kvalifikasjonskravene opplistet nedenfor for å få sitt tilbud vurdert.
For å kunne vurdere om tilbyder tilfredsstiller kvalifikasjonskravene skal tilbyder fremskaffe de etterspurte dokumentene og levere disse til oppdragsgiver sammen med tilbudet, ref. kunngjøring i DOFFIN:
Obligatoriske og ufravikelige kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves:
Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: | Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: |
Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ikke ha restanser på skatter og avgifter som tilbyder ikke har fått fastsatt en nedbetalingsavtale for med skatte- og avgiftsmyndighetene | • Krav til å fremlegge skatteattest for merverdiavgift (Mva-attest). (Skatteattest for merverdiavgift skrives ut av Skatteetaten i den region der leverandøren har sitt hovedkontor.) • Krav til å fremlegge skatteattest for skatt (Skatteattest). (Skatteattest skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor) Felles for begge attester: Attester, ikke eldre enn 6 måneder. |
Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ha et system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet i henhold til internkontrollforskriften | • Krav til å fremlegge egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller vil oppfylle ved eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS), viser til vedlegg 4 HMS - egenerklæring |
Dokumentasjonskrav og dokumentasjon knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet:
Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: | Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: |
Det kreves at tilbyder har god soliditet | • Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette • Eventuelt stiftelsesdokument med åpningsbalanse for nystartet selskap |
Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves knyttet til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner:
Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: | Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: |
Det kreves at tilbyder har betydelig erfaring fra tilsvarende oppdrag | • Foretakets viktigste leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker |
Det kreves at tilbyder har et velfungerende kvalitetssikringssystem | • Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/kvalitetsstyringssys tem |
Øvrige kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves:
Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: | Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: |
Det kreves at tilbyder har utarbeidet en miljøpolicy for foretaket | • Dokumentasjon som beskriver bedriftens miljøpolicy |
1.19. Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier)
Kriterier for tildeling av avtale vil være det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriterier vektet slik tabell nedenfor viser:
Tildelingskriterier | Vekting gruppe A | |
1 | Priser | 50 % |
2 | Kvalitet på produktene | 30 % |
3 | Miljø | 20 % |
4 | SUM | 100 % |
Evaluering gjøres for hver varegruppe.
Nærmere opplysninger om hva oppdragsgiveren legger til grunn i vurderingen av de ulike tildelingskriteriene fremgår av beskrivelse i del 2.
2. KRAVSPESIFIKASJON
2.1. Produktene
Det er et mål for rammeavtalen at salg på tilbudte produkter i produkt- og prisskjema skal utgjøre hovedtyngden av totalsalget med hensyn til antall solgte enheter og totalkostnader. Leverandør skal i samarbeid med oppdragsgiver påse at dette skjer, og leverandør skal medvirke til at denne økes i løpet av kontraktsperioden. Mål for salg på avtalesortiment innen 2 år er 80 %.
Leverandør skal veilede kommunes bestillere til enhver tid å velge produkter fra avtalesortiment, også kalt priset sortiment, som er mest prisgunstig.
Dersom en velger at leverandøren skal ha oppfyllingsansvar for virksomheters lager skal det som hovedregel kun benyttes produkter fra avtalesortimentet.
Alle utskiftinger av produkter skal godkjennes av oppdragsgiver før de kan legges ut på markedsplassen og nettbutikken. Endringer kan gjøres tertialvis samtidig med at oppdragsgiver får tilsendt statistikk over kjøp i perioden dvs.; 15. januar, 15. mai og
15. september hvert år i kontraktsperioden.
Ved utskifting av avtaleprodukter (jf. utfylt produkt- og prisskjema) skal nytt produkt ha tilsvarende kvalitet som tidligere eller bedre, og prisen skal ikke overstige pris for det produkt som erstattes.
Oppdragsgiver skal på forespørsel få oversendt vareprøve av erstatningsprodukt.
I tillegg til det som fremkommer i dette kapittelet viser vedlagte produkt- og prisskjema hvilke produkter som omfattes av konkurransen og hvilke krav som stilles.
Oppdragsgiver ønsker ikke at papirkatalog distribueres til bestillerne, da disse katalogene som regel inneholder også produkter som andre leverandører har rammeavtale på, og som kan medføre lekkasje fra disse avtalene. Tilbyder kan eventuelt trykke egne kataloger skreddersydd for den avtalen sin inngås, eller veilede bestiller via elektronisk bestillingssystem/sortimentlister.
2.1.1. Krav til dokumentasjon
Alle som leverer kjemikalier skal uoppfordret levere elektroniske HMS-datablader på norsk inn til kommunenes internett leverandør av kjemikalieregister. Ved førstegangslevering, før levering av varen, eller unntaksvis samtidig med varen.
Tilbyderen forplikter seg under avtaleperioden og uoppfordret gjennom hele avtaleperioden levere oppdaterte elektroniske versjoner av HMS-datablader.
2.1.2. Minstekrav til produktene
Dette er minstekrav som skal oppfylles. De vil ikke være gjenstand for evaluering mellom de ulike tilbyderne. Tilbydere som ikke oppfyller minstekrav vil bli avvist.
• Kopipapir skal tilfredsstille kravene til Svanemerking, EU-blomsten eller tilsvarende merkeordninger.
• Fritt skolemateriell – bøker skal tilfredsstille NS4150 eller tilsvarende merkeordning.
• Krav til arkivmateriell reguleres av Riksarkivaren - xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx (RA) Arkivbokser må oppfylle krav gitt av IKAVA.
Utdrag fra IKAVAs hjemmesider
Arkivbokser
Ved bortsetting av arkiver bør det benyttes arkivbokser i samme format som de dokumentene som skal settes bort. Ryggbredden på arkivboksen skal være ca. 95 mm, da dette gir maksimal utnyttelse i standard reol bredde som er 100cm. Denne ryggbredde gir dessuten god håndterlighet av boksene. Arkivboksene skal også være utstyrt med en gripeanordning, en hempe eller aller best en "tunge" som stikker ut i underkant av ryggen. Arkivboksene bør ha stor bruddstyrke og så god bestandighet mot brann- og vannskader som materialtypen tillater. Arkivboksene skal være syrefrie. Vi anbefaler ikke bokser som er stiftet, da de kan forårsake rust ved fuktig oppbevaring. Merk ellers at permer og brevordnere ikke skal finnes i fjernarkiv. De er plasskrevende og gir i tillegg dårlig beskyttelse mot støv m.m.
• Krav til dokumentpenner:
Kulepenner som oppfyller kravene i SS-ISO 11798, utgave 1, som utgjør det svenske riksarkivets krav gjennom henvisning i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav och certifiering, RAFS 2006:4, 4 kap, § 4. Vi har ikke kjennskap til om alle pennene er tilgjengelig i Norge.
xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/Xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx/Xxxxxxxxxx/Xxxxx-xx-xxxxxxx- arkiv/Krav/til-penner
2.2. Krav til utførelse av kontrakt Salgs- og serviceorganisasjon
Tilbyder skal beskrive sin organisasjon og sitt salgs- og serviceapparat med antall
ansatte fordelt på de ulike avdelinger, samt hvordan dette er tenkt å komme til anvendelse i forbindelse med en eventuell avtale.
Oppdragsgiver ønsker dedikerte, faste kontaktperson(er) som følger opp avtalen i det daglige. Kontaktpersonene må presenteres i tilbudet med kompetanse og kontaktinformasjon.
Statusmøter
Vi ønsker å ha gode samarbeidsforhold med våre avtaleleverandører, og vil derfor legge opp til gjensidig informasjonsutveksling ved blant annet å gjennomføre minimum 2 statusmøte i året.
I tillegg til statusmøter skal det avholdes møter med oppdragsgiver etter behov. Møtene avholdes halvårlig, og leverandøren må dekke egne kostnader ved møtene.
Levering/leveringsdyktighet
Oppdragsgiver ønsker at levering skal skje innen en tidsfrist på maksimum tre – 3 – virkedager etter at bestilling er mottatt. Tilbyder kan tilby kortere frist. Det må i tilbudet oppgis frist for når bestilling må være mottatt hos tilbyder for at oppgitt leveringsfrist kan overholdes. Ved knapphet skal leverandøren gi oppdragsgiver høyeste prioritet. Forsinkelse av leveringsfrist må informeres så snart som mulig med
informasjon om når levering kan skje. Tilbyder kan da tilby erstatningsvare til samme pris og kvalitet dersom bestiller aksepterer det.
Vi ber om at tilbyder beskriver sitt distribusjonssystem, så som om en har egne biler eller bruker transportør, faste kjøreruter osv. Brukes transportør vil det ansees som en underleverandør og tilbyder er ansvarlig tjenesten.
Ved levering til skoler og barnehager forplikter leverandøren seg til å ringe bestiller/oppgitt kontaktperson 5-10 minutter før ankomst/levering for at tiltak for å redusere risiko for farlige trafikksituasjoner skal kunne reduseres. Den enkelte skole/barnehage kan komme til enighet med leverandørene om andre eller flere tiltak, eventuelt frafall av dette kravet dersom skolegård/barnehage er tilstrekkelig tilrettelagt for varelevering.
Reklamasjonshåndtering. Garanti.
Tilbyder må oppgi følgende:
• hvilke garantiforhold som gjelder de ulike produktgrupper
• hvordan reklamasjoner vil bli behandlet og kvalitetssikret
Det må fremkomme av tilbudet om garantien gis av tilbyder og om tilsvarende garanti gis av underleverandør. Dersom det oppstår en situasjon der tilbyder opphører som leverandør, skal garantiansvaret fortsatt gjelde fra produsent/importør, og motsatt.
Opplæring
Tilbyder må bekrefte at det tilbys opplæring for de produktene/produktgruppene der hvor det er aktuelt.
Retur av varer
Tilbyder må beskrive hvordan retur av varer håndteres. Ved feillevering/for mye levert skal retur være kostnadsfritt. Ved feilbestillinger skal varer fortrinnsvis tas i retur ved levering av neste bestilling kostnadsfritt. Dersom feilbestilte varer må tas i retur utenom ny levering, skal det oppgis eventuell kostnad for dette begrenset til faktisk returfrakt.
Elektronisk faktura
Kristiansand kommune ønsker å motta inngående fakturaer i elektronisk form i E2b eller EHF. En elektronisk faktura er en faktura som overføres elektronisk på strukturert format fra selger til kjøper, og ikke på papir eller som PDF-vedlegg i e- post. Tilbyder må opplyse om sin mulighet og sine rutiner for elektronisk fakturering i dette formatet. Dersom tilbyder ikke kan tilby elektronisk faktura ved oppstart av avtalen, må det i tilbudet bekreftes at en forplikter seg til å kunne levere i løpet av avtalens første 6 måneder.
Bestillingsrutiner
Oppdragsgiver forventer at tilbyderen har et web-basert bestillingssystem som bestillere kan benytte. Bruk av tekst og bilder i web-basert bestillingssystem blir tilsvarende som for krav til katalog på markedsplassen.
Tilbyderen må beskrive bestillingssystemets innhold og muligheter (bilder av produktene, avtalepris, kjøpshistorikk/statistikk, egne bestillingslister, lagerstatus, ordrebekreftelse m.m.).
Leverandøren skal sørge for at oppdragsgivers sortiment priset i konkurransen jfr. produkt- og prisskjema, fremkommer automatisk ved innlogging på leverandørens nettbutikk, Sortimentet skal være merket og alle merkede produkter skal fremkomme øverst ved søk i nettbutikk. Det skal være synlig adskilt fra øvrig avtalt sortiment.
Det skal i tillegg utarbeides en søkbar liste i Excel eller tilsvarende over kun avtalesortimentet. Denne vil bli lagt ut på oppdragsgiver intranett/ekstranett. Leverandøren skal til enhver tid vedlikeholde prisliste over oppdragsgivers avtaleprodukter.
Leverandørens nettside for oppdragsgiver som vises ved pålogging web-basert bestillingssystem skal kun inneholde produkter og produktgrupper som inngår i rammeavtalen.
Bestillingsrutiner for Kristiansand kommune
Kristiansand kommune har innført elektronisk handel for alle sine enheter og bruker Visma Unique eHandel som innkjøpsverktøy, og benytter Markedsplassen – xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx, den offentliges markedsplass for elektronisk handel. E- handelssystemet er et verktøy for å effektivisere og rasjonalisere innkjøpsprosessen og skape lojalitet til inngåtte rammeavtaler. Kristiansand kommune har pr. dato en abonnementsavtale med driftsoperatør av den offentlige markedsplassen, firmaet IBX, Integrated Business Exchange AS
Leverandører som Kristiansand kommune inngår rammeavtaler med, må tilpasse seg slik at anskaffelser kan skje via den offentlige markedsplassen (det være seg bestilling, ordrebekreftelse m.m.). Leverandører av denne avtalen må inngå avtale med operatøren av E-handelsplattformen. Samhandlingsavtalen vil være et vedlegg til rammeavtalen og beskriver ansvar og frister for begge parter for gjennomføring av den elektroniske handelen som skal skje over Markedsplassen. Den må skrives under av leverandør og returneres sammen med tilbudet. Åpne punkter vil bli gjennomgått i fellesskap ved signering av avtale. Leverandører må selv dekke sin del av kostnadene en slik endring vil medføre.
E-handel via ovennevnte Markedsplass stiller en del krav til leverandører og informasjon om dette ligger på nettstedet xxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/. Kostnader og prisliste for leverandører finnes også på nettstedet.
Returordning for emballasje
Hvis norsk leverandør (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon på at leverandøren er medlem i en returordning, eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS, eller tilsvarende returordning).
Tilbyderen må vedlegge beskrivelse som klarlegger de forhold som tas i betraktning.
2.3. Utdyping av tildelingskriterier
2.3.1. Kvalitet
Oppdragsgiver ønsker å foreta en skjønnsmessig vurdering av kvalitet for et utvalg av tilbudte produkter. Produktene det ønskes vareprøver av er avmerket i produkt- og prisskjema, og det skal leveres 3 stk. av hvert produkt. Produkter som består av flere enheter pakket som for eksempel kopipapir leveres det 1 stk. av. Produktene skal være merket med navn og artikkelnummer som oppgitt i produkt- og prisskjema, pakket og merket som tilbudet for øvrig jfr. konkurransegrunnlagets pkt. 1.9.2.
Papirkvalitet er spesielt viktig for alle produktene innenfor fritt skolemateriell. Skrivebok og arbeidsbok må ha en overflatebehandling/tetthet som tåler gjentatt skriving og visking jfr. minstekrav til produktet.
Limestifter må ikke kladde, og kunne stå uten topp under bruk uten å tørke ut.
Blyanter må kunne spisses uten at mine brekker, utfra erfaring er dette vesentlig for kvalitetsvurderingen.
Ungdomskolene deler ut kulepenner til elevene. Kvaliteten må være så god at de ikke kladder.
I de tilfeller hvor det er oppgitt bestemte varemerker i varesortimentet, er dette kun å oppfatte som en beskrivelse av kvalitet på forespurt produkt.
2.3.2. Miljøkrav knyttet til produktene
Oppdragsgiveren ønsker å føre en miljøvennlig innkjøpspolitikk. Dette innebærer at det bl.a. vil bli lagt vekt på miljømessige konsekvenser gjennom produktets levetid og livssykluskostnader i anskaffelsesprosessen. Miljøvennlige varer skal foretrekkes med den hensikt å oppnå minst mulig forbruk av ressurser, mindre forurensning, mindre avfall og økt gjenvinning / resirkulering så lenge dette er praktisk gjennomførbart.
Alle papirprodukter skal fortrinnsvis tilbys som miljøpapir jfr. minstekrav produkter. Det er ønskelig at leverandøren kan tilby resirkulert papir som kan benyttes til tosidig kopiering.
Rekvisita skal ikke inneholde skadelige organiske løsemidler, og må ikke være merket med helsefare. Rekvisita skal ikke inneholde PVC-plast dersom det til dette formål finnes andre plasttyper med mindre miljøskadelige egenskaper.
Produkter som tilfredsstiller kravene til Svanemerking, EU-blomsten eller tilsvarende merkeordninger av utvalgt sortimentet skal angis med type miljømerking i aktuell kolonne i produkt- og prisskjema. Der hvor det angis andre miljømerker, men som leverandøren hevder tilfredsstiller kravene i merkeordning, skal leverandør kunne fremlegge dokumentasjon på at kravene oppfylles ved forespørsel om innsyn fra oppdragsgiver (eller den oppdragsgiver peker ut). Dette skal fremkomme i vedleggene 6A og 6B i kolonne H at dokumentasjon på oppfyllelse av miljøkrav for angitt miljømerke foreligger på tilbudstidspunktet. (Eksempel: ”merke” + dokumentasjon foreligger). For produkter der det ikke eksisterer merkeordninger som
beskrevet skal leverandørene skrive ”nei” i xxxxxxx X. For produktlinjer hvor leverandør ikke er angitt miljøstatus (miljømerke eller nei) i kolonne x ansees dette som ”nei”.
Ved evaluering av dette kriteriet vil oppdragsgiver summere det antall enheter av produkter som er angitt i produkt- og prisskjema og som leverandøren har merket med miljømerke/bekreftet dokumentasjon i aktuell kolonne. Vektet andel av miljøvennlige produkter vil beregnes i % av det totale antall enheter som er oppgitt i produkt- og prisskjema. Unntatt vil være kopipapir hvor det er stilt som minimumskrav at produktene skal tilfredsstille kravene til Svanemerking, EU-blomsten eller tilsvarende merkeordninger.
Hvis leverandøren har en ordning for innsamling/gjenvinning av tonerkassetter til skrivere, er det ønskelig at tilbudet inneholder en beskrivelse av hvordan denne ordningen kan benyttes. Leverandører som kan tilby en slik ordning vil gis poeng for dette i evalueringen.
2.3.3. Pris
Tilbyder skal legge ved komplett utfylt produkt- og prisskjema med priset sortiment samt datert prisliste over øvrig sortiment innenfor produktgruppene. Enhetspris skal bestå av netto innkjøpspris + påslag ekskl. mva. Grunnlaget for prissammenligning mellom leverandørene er totalprisen slik den fremkommer i skjemaet. Tilbyder skal prissette alle varelinjer. Unnlatelse av prissetting av en eller flere linjer vil kunne medføre avvisning av tilbud.
Oppgitte størrelser og mål skal prises nøyaktig, og i oppgitte kvantum for eksempel pr. stk. eller pr. pakke à 10 stk. Der hvor oppdragsgiver har oppgitt antall, mengde etc. og tilbyder ikke kan inngi tilbud på eksakt det samme, skal prisen omregnes til forespurt enhet/kvanta/mål. Utregningen skal tydelig fremkomme av regnearket (formel) og i kommentarfeltet, og i slike tilfeller skal tilsvarende eller bedre produkter tilbys. Dette for å kvalitetssikre evalueringen. Samtidig skal kommentarfeltet benyttes for å angi forpakningens størrelse/enhetens volum og enhetspris for denne.
Alle korrigeringer som gjøres ved utfylling av produkt- og prisskjema skal tydelig fremkomme.
Det skal oppgis varegrupper, artikkelnummer og produktnavn og hva som er leverandørens assorterte farger for produkter. Med assorterte farger menes det utvalg av farger som leverandøren fører innen for det bestemte produktet. Alle varenummer skal henvise til varenummer i varekatalog. Merke skal oppgis for å angi egenskap på det tilbudte produktet. Benytt kommentarfeltet etter behov.
Produktoversikt med bilde, artikkelnummer, pris etc. skal vedlegges tilbudet.
Øvrig sortiment innenfor produktgruppene skal følge samme prisdannelse (leverandørens prosentvise påslag på innkjøpspris) som priset sortiment i prisskjema. Et påslag kan være positivt eller negativt.
Har leverandøren valgt å prise hele produktgrupper med negativt påslag i avtalesortimentet må tilsvarende modell benyttes for samme produktgruppe i det øvrige sortimentet.
I vedlagte produkt- og prisskjema, er det gitt en nærmere beskrivelse av de volumprodukter som omfattes av konkurransen. De opplyste mengder er basert på statistikk er og beheftet med betydelig usikkerhet, og er ikke bindende for kommunen. Det vil kun unntaksvis kunne gjøres forespørsel på spesielle produkter utover det sortiment som avtales.
Ved evalueringen av tilbudene vil også øvrig sortiment inngå i vurderingen. Evalueringen vil bli gjort ut fra stikkprøvekontroll.
Oppdaterte prislister skal være tilgjengelig til enhver tid for samtlige brukerenheter. Leverandør er ansvarlig for å sende oppdaterte prislister til innkjøpstjenesten som gjør dem tilgjengelige for alle enheter.
Tilbyder må oppgi priskonsekvens dersom avtalen deles, viser til pkt. 1.4.
3. SJEKKLISTE
Skjemaet nedenfor er ment som en sjekkliste for tilbyder, og for å gjøre tilbudet mer oversiktlig både for tilbyder og oppdragsgiver.
Skjemaet nedenfor skal følge tilbudet ferdig utfylt.
8 eksemplarer av tilbudet (1 original, 7 papirkopier og 1 elektronisk kopi) | ||
Skjema for opplysninger om tilbyder | ||
Avviksskjema | ||
Kvalifikasjonskrav – pkt. 1.18 • Skatteattest • MVA-attest • HMS-egenerklæring • Årsregnskap • Foretakets viktigste leveranse siste 3 år • Kvalitetssikringssystem • Miljøpolicy | ||
Tildelingskriterier - pkt. 1.19 • Priser • Kvalitet • Miljø | ||
Vedlegg iht. priser • Utfylt produkt- og prisskjema varegruppe A (NB ! Består av 3 ark) • Utfylt produkt- og prisskjema varegruppe B • Datert prisliste sortiment innen etterspurte varegrupper | ||
Utfylt samhandlingsavtale | ||
Returordning for emballasje – medlemsbevis/ bekreftelse |
Det er svært viktig at tilbyder leverer den etterspurte dokumentasjonen og svarer på alle forhold som er bedt om i konkurransegrunnlaget slik at vi kan vurdere tilbudene på en best mulig måte. Dersom obligatorisk eller annen vesentlig informasjon mangler, kan tilbudene blir avvist.
4. OVERSIKT OVER VEDLEGG
Vedlegg 1 | Generelle avtalevilkår - varer |
Vedlegg 2 | Tilbyderopplysningsskjema |
Vedlegg 3 | Avviksskjema |
Vedlegg 4 | Egenerklæring for helse, miljø og sikkerhet |
Vedlegg 5 | Samhandlingsavtalen |
Vedlegg 6A | Pris- og produktskjema varegruppe A |
Vedlegg 6B | Pris- og produktskjema varegruppe B (består av 3 ark) |
Vedlegg 7 | Logo konvolutter Kristiansand kommune |