KONKURRANSEGRUNNLAG

Konkurranse med forhandling

etter forskriftens del I og III (2 trinns prosess)

Anskaffelse av lokaliseringsteknologi

til kommunale helse- og omsorgstjenester

til

Bergen, Bjugn, Drammen, Larvik, Skien, Tromsø, Åfjord og

Trondheim kommune

For perioden 01.06.2016 - 31.05.2018 med opsjon på 1 + 1 års forlengelse av avtalen

Trondheim kommunes ref. nr. i anbudsperioden 15/54562 Innleveringsfrist 10.3.2016, kl. 12.00

INNHOLDSFORTEGNELSE

1 TILBUDSINNBYDELSE

Trondheim kommune, heretter kalt oppdragsgiver, gjennomfører konkurranse med forhandling på vegne av Bergen, Bjugn, Drammen, Larvik, Skien, Tromsø og Åfjord kommuner. Konkurransen ble innledet med en kvalifisering av leverandører som leverte forespørsel om deltakelse. Mottaker av dette dokumentet er kvalifisert til deltakelse i konkurransen.

Tilbudene vil nå bli vurdert ut i fra de krav som er satt i konkurransegrunnlaget, og evaluert ut fra de oppsatte tildelingskriterier. Etter forskriftens del III over EØS terskelverdien må det ved forhandlinger foretas en utvelgelse av hvilke leverandører som skal få delta i konkurransen.

Oppdragsgiver vil kun forhandle med leverandører som har en reell mulighet til å få tildelt kontrakten, og en første reduksjon av tilbud kan skje før første forhandlingsrunde.

Reduksjonen av tilbudene vil skje etter tildelingskriteriene som er nærmere beskrevet i kapittel 5. Oppdragsgiver vil kalle inn minimum tre og maksimum seks tilbydere til forhandlinger.

1.2 Tilbudsforespørselens oppbygging

Tilbudsforespørselen består av følgende dokumenter:

ID	Dokumentnavn	Beskrivelse
A00	Konkurransegrunnlag_ lokaliseringsteknologi,	Dette dokumentet.
A10	SSA Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon	Dekker både SSA-R, T, V og D.
A20	SSA Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse	Dekker både SSA-R, T, V og D. Beskrivelse av hvordan krav løses.
A21	SSA Bilag 2 Vedlegg 1 – Svartabell	Dekker både SSA-R, T, V og D. Svarkoder på krav fylles inn her.
A70	SSA Bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser	Dekker både SSA-R, T, V og D.
A71	SSA Bilag 7 Vedlegg 1 Prismatrise	Dekker både SSA-R, T, V og D. Forespurte priser fylles inn her.
B00	SSA-R Generell avtaletekst	Standard avtaletekst SSA rammeavtale
B01	SSA-R Bilag 1-5	Bilag til SSA-R
C00	SSA-T Generell avtaletekst	Standard avtaletekst SSA tilpasningsavtale
C01	SSA-T Bilag 1-10	Bilag til SSA-T
D00	SSA-V Generell avtaletekst	Standard avtaletekst SSA vedlikeholdsavtale
D01	SSA-V Bilag 1-10	Bilag til SSA-V
E00	SSA-D Generell avtaletekst	Standard avtaletekst SSA driftsavtale
E01	SSA-D Bilag 1-10	Bilag til SSA-D

1.3 Generelt om oppdraget

Oppdragsgiver innbyr til konkurranse med forhandling for anskaffelse av lokaliseringsteknologi for personer med kognitiv svikt, demens og lignende i kommunale helse- og omsorgstjenester.

Alle kommunens enheter plikter å foreta sine kjøp hos den leverandør det er inngått avtale med og den valgte leverandør er, etter bestilling fra den enkelte enhet, forpliktet til å levere i henhold til avtalen.

Oppdragsgiver tar forbehold om eventuelle organisasjonsendringer som kan påvirke avtalen. Oppdragsgiver tar også forbehold om at de ved særskilte prosjekter kan velge ikke å benytte seg av avtalen.

1.3.1 Samarbeidspartnere

Følgende kommuner er omfattet av avtalen:

• Bergen

• Bjugn

• Larvik

• Skien

• Tromsø

• Åfjord

• Trondheim

Følgende organisasjoner har inngått innkjøpsavtale med Trondheim kommune, og vil ved behov benytte seg av denne avtalen:

• Bakklandet Menighets Omsorgssenter

• Kystad helse og velferdssenter

• Trondhjems Hospital

Følgende organisasjoner har rett til å benytte seg av avtalen gjennom samarbeid med helsevakta i Trondheim kommune:

• Samarbeidskommunene i helsevakta: Klæbu, Malvik, Melhus, Midtre Gauldal

1.3.2 Behov

Helsevesenet står ovenfor store utfordringer i årene som kommer. Det vil være færre hender til å utføre omsorgen, og oppgavene vil bli mer komplekse. Mange norske kommuner har blant annet valgt å satse på velferdsteknologi som en av de mulige løsningene for fremtiden. Da utfordringene ofte er like, har flere kommuner nå valgt å gå sammen for å kunne skalere opp bruken av lokaliseringsteknologi i en fireårsperiode. Siden 2011 har norske kommuner gjennomført pilotprosjekter med bruk av lokaliseringsteknologi, i hovedsak GPS, blant annet i tilknytning til forskingsprosjektet Trygge Spor.

For å kunne arbeide videre med problemstillingene knyttet til bruk av lokaliseringsteknologi for personer med kognitiv svikt har kommunene i 2013 og 2014 lagt inn store ressurser på å utvikle tjenestene rundt bruk av GPS som et verktøy i demensomsorgen. Pilotering av ulike GPS-løsninger har pågått parallelt, og kommunene har formidlet kunnskap om behov og forventninger til teknologi til eksisterende og nye leverandører. Utfordringen for mange

kommuner nå er å finne teknologi og plattform for å kunne skalere opp og gå fra pilot til drift. Basert på erfaringer fra piloteringen, har flere av kommunene allerede konkludert med at bruk av lokaliseringsteknologi skal inngå som en del av kommunens framtidige tjenestetilbud. Med bakgrunn i tidligere og nåværende prosjekter, samt ganske sammenfallende behov, ønsker nå kommunene å gjennomføre en felles anskaffelse av lokaliseringsteknologi.

Formålet er å anskaffe teknologi som møter identifiserte brukerbehov og muliggjør skalering av utprøvingen slik at hver enkelt kommune kan etablere et grunnlag for å gå fra pilot til drift. Anskaffelsen gjelder både lokaliseringsenheter og lokaliseringsapplikasjon.

1.4 Rammeavtale

Rammeavtalen vil ha en varighet på 2 år med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge avtalen ytterligere med 1+1 år. Det skal være mulig for hver enkelt kommune å gjøre individuelle avrop på avtalen i perioden.

Oppdragsgiver vil inngå rammeavtale med én leverandør.

1.4.1 Kontraktsbestemmelser

Avtaleforholdet vil bli regulert av følgende avtaleverk:

- Statens standardavtale om kjøp av varer og tjenester innen IKT og konsulenttjenester (rammeavtalen)

- Statens standardavtale om levering av standardsystem og tilpasning (tilpasningsavtalen)

- Statens standardavtale om vedlikehold og service av utstyr og programvare (vedlikeholdsavtalen)

- Statens standardavtale om kjøp av driftstjenester knyttet til maskinvare, infrastruktur og programvare (driftsavtalen)

De fire avtalene med bilag er vedlagt denne forespørselen. Bilagene er delvis utfylte på forhånd, og vil bli ferdigstilt i dialog med valgte leverandør før kontraktsinngåelse. Alle krav besvares i tilbudet i A20_SSA Bilag 2_Leverandørens løsningsbeskrivelse og A21_SSA Bilag 2 Vedlegg 1 - Svartabell.

1.5 Alternative tilbud

Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud.

1.6 Antall tilbud.

Den enkelte leverandør gis kun anledning til å inngi et tilbud.

1.7 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen

Aktiviteter	Uke/dato
Konkurransegrunnlag sendes ut til kvalifiserte leverandører	Uke 3/4, 2016
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget	1. mars 2016

Frist for å levere tilbud	10. mars 2016
Forhandlinger	Uke 14-18
Innstilling av leverandør	Mai
Signering av kontrakt	Mai

Det tas forbehold om eventuelt endring i fremdriftsplanen.

1.7.1 Prisjustering

Priser er faste i første avtaleår. Etter første avtaleår kan priser justeres etter KPI totalindeks. Utgangsverdi er sist kjente indeksverdi ved avtalesignering.

1.7.2 Lønns- og arbeidsvilkår

Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel i kontraktsperioden dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår.

1.8 Tilleggsopplysninger – spørsmål og svar til konkurransegrunnlaget Dersom en leverandør finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, tilstrekkelige opplysninger eller på annen måte er uklart, kan han pr e-post be om

tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver:

e-post: xxxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx

Spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være mottatt av oppdragsgiver senest 1. mars 2016 kl. 09.00.

All kommunikasjon skal være på norsk og merkes med emne: ”Spørsmål til anbudskonkurranse lokaliseringsteknologi ref nr: 15/54562” og sendes til oppdragsgiver per e-post.

Spørsmål til konkurransegrunnlaget vil bli anonymisert og oversendes sammen med svar til alle tilbydere på e-post.

1.9 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristen utløp, har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige.

Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart meddeles samtlige leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget. Alle som har lastet ned konkurransegrunnlaget vil via oppgitt e-post adresse motta beskjed om eventuelle endringer, tilleggsopplysninger og svar på spørsmål i konkurransen.

Dersom rettelse, supplering eller endring som nevnt i første avsnitt kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om fristforlengelsen.

1.10 Omkostninger

Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbud vil ikke bli refundert av oppdragsgiver.

2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN

2.1 Lov og forskrift om offentlige anskaffelser

Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlag.

2.2 Anskaffelsesprosedyre

Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandling etter forskriftens del III.

Det vil kun bli forhandlet med leverandører som har en reell mulighet til å få tildelt kontrakten, og en første reduksjon av tilbud kan skje før første forhandlingsrunde. Reduksjonen av tilbudene vil skje etter tildelingskriteriene i konkurransegrunnlaget, jf. FOA § 20-11. Oppdragsgiver vil kalle inn minimum tre og maksimum seks tilbydere til forhandlinger.

Forhandlinger er planlagt gjennomført i uke 14 etter nærmere avtale. Oppdragsgiver tar forbehold om at det kan bli endringer i tidspunkt.

I forhandlingene vil det bli adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudet. Leverandørene vil få anledning til å innlevere ett eller flere reviderte tilbud etter forhandlingene. Tildeling av kontrakt vil skje etter hvilket tilbud som fremstår som det økonomisk mest fordelaktige, basert på tildelingskriteriene i kapittel 5.

2.3 Offentlig innsyn

I henhold til Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (Offentleglova) § 23 vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske opplysninger som kan være taushetsbelagte er personlige forhold, og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold.

Oppdragsgiver spør tilbyderen om det er opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet og det skal gis en begrunnelse for hvorfor opplysningene er taushetsbelagte. I slike tilfeller oppfordres tilbyderne å levere to sett tilbud. Ett av tilbudssettene kan sladdes for taushetsbelagt informasjon og leveres på en egen minnepinne eller liknende og merkes ”sladdet utgave”. Tilbyder skal begrunne hvorfor punkter i tilbudet anses som taushetsbelagt og derfor er sladdet.

Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver likevel uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet.

Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i vedlegg 1.

Oppdragsgiver har et ansvar for å kvalitetssikre at taushetsbelagt informasjon ikke formidles til andre (jf. forvaltningslovens § 13).

3 KRAV TIL TILBUDET

3.1 Tilbudets utforming

• Tilbudet ønskes innlevert ut i fra de krav som er stilt til tilbudets disposisjon.

• Tilbudet skal leveres på digitalt medium, det vil si minnepinne eller tilsvarende, og avgis merket og lukket i konvolutt/forsendelse.

• Forsendelsen må merkes tydelig “Anbudskonkurranse lokaliseringsteknologi, ref nr: 15/ 54562 – må ikke åpnes før tilbudsåpning”.

• Tilbudet skal inneholde et tilbudsbrev, datert og signert av bemyndiget person.

• Tilbudet, herunder all etterspurt dokumentasjon, skal leveres på norsk.

• Tilbudet kan ikke avgis per e-post.

• Dersom tilbyder anser det som relevant, skal det leveres ytterligere en kopi som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger (jf. pkt. 2.3). Tekst som sladdes skal være erstattet med paragraftegn (§).

3.2 Tilbudets disposisjon

Det bes om at tilbudet leveres inn etter følgende disposisjon:

Mappenavn	Filnavn
1. Tilbudsbrev	1. Tilbudsbrev • Tilbudsbevet skal være signet og inneholde informasjon om: • Kontaktperson i tilbudsfasen (navn, telefonnummer og e- post adresse) • Eventuelle forbehold eller avvik, jf. konkurranse- grunnlagets pkt. 3.8 • Vedståelsesfrist, jf. konkurransegrunnlagets pkt. 4.6 2. Taushetsbelagte opplysninger, jf. konkurransegrunnlagets pkt. 2.3 og vedlegg 1 3. Forbehold: Eget ark med beskrivelse av forbehold og hvilke(t) krav forbehold knytter seg til
2. Tilbudsbesvarelse	1. A20_SSA Bilag 2_Leverandørens løsningsbeskrivelse 2. A21_SSA Bilag 2 – Vedlegg 1 – Svartabell 3. A71_SSA Bilag 7 – Vedlegg 1 – Prismatrise 4. Leverandørens tjenestenivåavtale for drift og vedlikehold, jf. SSA- D og SSA-V Bilag 5.
3. Xxxxx	Xxxxx vedlegg legges her

3.3 Endring og tilbakekall av tilbud

Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med kravene til hvordan tilbudet skal utformes og leveres § 20-5.

3.4 Tilbudsfrist

Siste frist for innlevering av tilbud er 10.3.2016 kl. 12.00.

Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen.

For sent innkomne tilbud vil bli avvist.

3.5 Innleveringssted

Tilbudet bes innlevert til:

Trondheim kommune Bytorget, 1. etasje Erling Xxxxxxx xxxx 00 0000 Xxxxxxxxx

Vær oppmerksom på at dette er en leveringsadresse og ikke en postadresse. Ordinær post kan føre til at tilbudene kommer inn for sent, og dette vil være leverandørens risiko.

3.6 Vedståelsesfrist

Leverandøren er bundet av tilbudet til 6 måneder etter tilbudsfristens utløp.

3.7 Leverandørens plikt

Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget på en forsvarlig måte og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke tilbudet. Det er leverandørens ansvar å innlevere et fullstendig og utvetydig tilbud. Ingen innrømmelser vil bli gjort av oppdragsgiver for feil eller unnlatelser fra leverandørens side, og leverandøren er bundet av de opplysningene som fremgår av tilbudet. Uklarheter eller ufullstendigheter i tilbudet vil kunne medføre avvisning

3.8 Avvik/forbehold fra konkurransegrunnlaget

Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Avvikene skal spesifiseres i eget dokument i tilbudet med henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. Avvikene skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene.

Eventuelle forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og eventuelt prise disse. Tilbyder skal i eget dokument i tilbudet opplyse om alle forbehold som tas i forbindelse med dette konkurransegrunnlaget. Vesentlige avvik/forbehold i endelig tilbud vil medføre avvisning, jf. pkt. 5.3.

4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene

4.1 Registrering/åpning av tilbud

Tidspunkt for mottakelse av tilbud blir påført etter hvert som de kommer inn. Oppdragsgiver vil etter åpning som ikke er offentlig, skriftlig bekrefte at tilbudet er mottatt.

Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert.

5 Avgjørelsen av konkurransen

5.1 Tildelingskriterier

Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige på basis av Oppdragsgivers vurdering av leverandørs oppfyllelse av de kriterier angitt i tabellen under.

Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på 0-10. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbudet med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt kontrakt.

Kriterium

Vurderes ut ifra

Vekting

Kvalitet og omfang i løsningen, inkludert drifts- og vedlikeholdsytelser

Vil bli vurdert på bakgrunn av:

- Løsningsbeskrivelser på beskrevne behov

- Oppfyllelse av B-krav

- En samlet ekspertvurdering av brukeropplevelsen i løsningen basert på leverandørens besvarelse.

- Beskrivelse av leverandørens plan for support (kapasitet, tilgjengelighet, svartider m.m.) og oppfølging av oppdragsgiverne for videre utvikling av løsning, samt generell drifts- og vedlikeholdsytelse.

Pris

Følgende priselementer vil bli vurdert:

- Samlede kostnader, herunder basisfunksjonalitet, oppstartskostnader og kostnader for lisenser, drift og vedlikehold for 4 år.

- Timepriser konsulenttjenester

- Opsjoner

Aktuelle priser oppgis i A71_SSA Bilag 7 Vedlegg 1 Prismatrise.

Gjennomføringsevne

Vil bli vurdert på bakgrunn av:

- Kompetanse og erfaring hos leverandørs nøkkelpersonell.

- Leverandørs plan og metode for gjennomføring er realistisk og imøtekommer oppdragsgivernes ønsker til leveransedatoer og samarbeid.

- Leverandørs metodikk for etableringsprosjekt og test, samt metodikk for drift og vedlikehold av IT-tjenester.

5.1.1 Pris

Leverandøren bes om å utfylle prismatrise i A70 SSA Bilag 7 vedlegg 1 Prismatrise. Leverandøren må presisere de priselementer som er nødvendig for å få et samlet overblikk over kostnadene i tilbudet. I forhold til vurderingen av tilbudene vil følgende bli lagt til grunn:

• Samlet pris for ”basisfunksjonalitet”, inkludert , oppstartskostnader, drift, vedlikehold og lisenser.

• Timepris for konsulenttjenester

• Opsjoner

Leverandørene må sikre at det blir lett for kunden å vurdere tilbudet ut fra kriteriene overfor. Det er viktig at alle kostnader som vil påløpe inngår i oppgitte priser (utfylt prismatrise).

Priser oppgis i norske kroner eks. mva.

5.2 Oppdragsgivers beslutning om kontraktstildeling

Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt skal meddeles skriftlig og samtidig til alle berørte leverandører før kontrakt inngås. Med ”kontrakt er inngått” menes tidspunkt for undertegning av kontrakt av begge parter. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperioden, jf. FOA § 22-3.

5.3 Avvisning

Tilbud som ikke er i henhold til vilkårene i dette konkurransegrunnlaget vil kunne bli avvist. Tilbud som kommer inn etter tilbudsfristens utløp vil bli avvist og blir ikke returnert.

Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold og/eller vesentlige avvik mot konkurransegrunnlaget. Endelig tilbud som inneholder vesentlige forbehold og/eller avvik, vil bli avvist, jf. FOA § 20-13. Andre forbehold eller avvik kan også føre til avvisning av tilbud eller kan bli tatt inn som en redusert score, eventuelt prissatt i forhold til tildelingskriteriene. Endelig tilbud som inneholder forbehold og/eller avvik som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist.

Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser.

Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at reglene om avvisningsplikt og – rett i FOA § 20-13 og

§ 20-14 kommer til anvendelse i sin helhet.

5.4 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen helt eller delvis med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn FOA § 22-1.

VEDLEGG

Vedlegg 1

Taushetsbelagte opplysninger

Vedlegg 1 Taushetsbelagte opplysninger

Sett ett kryss:

Tilbudet inneholder opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte (Jmfr. konkurransegrunnlaget, pkt. 2.3).

Hvis ja på spørsmål ovenfor. Har tilbyder lagt ved sladdet versjon av tilbudet. Den sladdede utgaven skal leveres elektronisk på en egen minnepinne.

JA NEI

Tilbudet inneholder ikke noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte (jf. konkurransegrunnlaget, pkt. 2.3).

Dato:

Signatur/Firmaets stempel

Document Metadata

Table of Contents

KONKURRANSEGRUNNLAG

Document Metadata