Dynamisk innkjøpsordning Konsulenttjenester – utredning og økonomisk analyse

Dynamisk innkjøpsordning Konsulenttjenester – utredning og økonomisk analyse

Forespørsel om tilbud på KS FoU-prosjekt nr. 214020 «Forprosjekt: Konsekvenser av at staten leverer digitale tjenester til kommunal sektor»

214020

TILBUDSINVITASJON

Innholdsfortegnelse

1. Introduksjon 3

2. Behovsbeskrivelse 3

2.1 Bakgrunn 3

2.2 Nærmere om behovet 4

2.3 Krav 5

3. Kontraktsvilkår 5

4. Tidsplan 5

5. Krav til tilbudet 5

6. Evaluering av tilbud 6

6.1 Tildelingskriterier 6

6.2 Presentasjon av tilbud 6

6.3 Vurdering av eventuelle avvik, forbehold og forutsetninger 7

1. Introduksjon

Kommunesektorens organisasjon (KS) inviterer til å gi tilbud på gjennomføring av et prosjekt som skal utrede konsekvenser av at staten leverer digitale tjenester til kommunal sektor.

Utredningen er et forprosjekt og skal gjennom en eksplorativ tilnærming identifisere områder det er naturlig å utrede ytterligere.

Forprosjektet har en økonomisk ramme på inntil kr. 500 000 (eks. mva).

I utlysningen inngår også en opsjon på å gjøre en oppfølgende utredning som følger opp noen av områdene identifisert i for prosjektet. Opsjonen har en ramme på inntil 600 000 (eks. mva.).

Prosjektet samfinansieres av KS og KMD.

Løsningsforslag fra tilbyder skal være på maks fem sider, hvor en side er oppsummering og tidsplan. CV for alle deltakerne i prosjektet og tilbudsbrev kommer i tillegg til de fem sidene.

2. Behovsbeskrivelse

2.1 Bakgrunn

Når kommunal sektor utvikler digitale tjenester til innbyggere og næringsliv skjer dette ofte i samarbeid med statlige virksomheter der statlige løsninger inngår som del av tjenesten. Eksempelvis gjennom arbeidet med sammenhengende digitale tjenester som går på tvers av fagsektorer og forvaltningsnivå. Dette er en ønsket utvikling, og et av målene i digitaliseringsstrategien for offentlig sektor er nettopp at

«kommunale og statlige virksomheter bygger sine tjenester med utgangspunkt i et felles digitalt økosystem for samhandling».

Eksempler på slike statlige løsninger er nasjonale fellesløsninger som kan brukes av hele offentlig sektor, slik som for eksempel ID-porten, Folkeregisteret og Helsenorge. Det kan også være funksjonalitet i statlige løsninger som utvikles for å understøtte en kommunal digital tjeneste. Et eksempel på det er tilrettelegging av en egen løsning/plattform hos NAV for å kunne koble kommunale tjenester til xxx.xx.

Det bidrar til at innbygger får tilgang til både kommunale og statlige tjenester på xxx.xx og kan følge sine saker på Ditt NAV uavhengig av om staten eller kommunen eier tjenesten. Det er utviklet flere lignende løsninger der statlige løsninger inngår i de kommunale tjenestene. I noen tilfeller kan dette medføre at staten kan få en rolle som påvirker kommunenes og fylkeskommunenes sørge-for-ansvar for kommunale tjenester.

Hvordan staten, ved å levere digitale løsninger, påvirker de kommunale tjenestene er i liten grad blitt undersøkt. Det er grunn til å tro at statens rolle som leverandør av løsninger, kan få konsekvenser på en rekke områder (både for statlig og kommunal sektor). Eksempler på dette er avtaleverk, økonomiske forhold i forbindelse med bruk av statlige løsninger, mulige uklarheter knyttet til juridiske forhold, føringer eller krav som kan påvirke lokal handlefrihet for kommunene og fylkeskommunene eller føre til avhengighetsforhold til statlig tjenesteleverandør, håndtering av personopplysninger (f.eks. uklarheter rundt behandlingsansvar), dokumentasjons- og arkivansvar.

Formålet med denne utredningen er å få en bedre oversikt over mulige konsekvenser for kommunene og fylkeskommunene (ved bruk av statlige løsninger i sine tjenesteleveranser) og identifisere ev. ytterligere behov for utredning.

2.2 Nærmere om behovet

Følgende eksempler, hvor staten leverer digitale løsninger til kommunal sektor, kan være relevante å belyse:

- DigiSos (digital søknad om sosialhjelp)

- DigiHelse (digital kommunikasjon mellom brukere/pårørende og helsepersonell)

- Feide (sikker innlogging og datadeling i utdanning og forskning)

- Kobo (en komplett søknads-, selvbetjenings- og saksbehandlingsløsning for kommunale utleieboliger)

Hvilke eksempler som blir en del av utredningen avtales mellom Oppdragsgiver og Oppdragstaker ved oppstart av prosjektet.

For hvert av eksemplene som velges skal tilbyder kartlegge hvilke konsekvenser det har fått, og/eller på sikt kan få, at staten leverer digitale løsninger som understøtter eller er del av kommunale digitale tjenester. For hver av konsekvensene som identifiseres, skal det vurderes om det ville stilt seg annerledes om man hadde benyttet markedet til å levere løsningen eller om man hadde løst det i fellesskap i kommunal sektor. Oppdragsgiver ønsker at det tas utgangspunkt i (ikke i prioritert rekkefølge):

1. Juridiske forhold

Hvordan lov og regelverket knyttet til offentlig støtte og anskaffelser påvirker forholdet mellom stat og kommune i denne sammenheng. Utfordres f.eks. bestemmelsene om egenregi dersom omsetningen av tjenester en statlig aktør leverer til kommunal sektor overstiger rammene for offentlig (statlig) egenregi? Det kan også være aktuelt å se på om lovverkene knyttet til eksemplene som velges utfordres av statens rolle, f.eks. sosialtjenesteloven, når kommunen velger DigiSos som løsning for å tilby digital søknad om sosialhjelp til sine innbyggere.

2. Økonomiske forhold

Hvordan påvirkes økonomiske forhold av at staten leverer digitale løsninger som understøtter digitale tjenester fra kommuner og fylkeskommuner? Får det betydning for kommunal sektors kostnader knyttet til utvikling, drift og forvaltningen av løsningene/tjenestene? Hvilke konsekvenser får det for utbredelsen av kommunale fellesløsninger (slik som DigiSos) og for gevinstrealiseringen i den enkelte kommune og fylkeskommune?

3. Lokal handlefrihet

Det følger ofte med en rekke bruksvilkår for å benytte seg av statlige digitale løsninger. Det kan også tenkes at kommunal sektor i praksis gjør seg avhengig av statlig sektor for å kunne levere enkelte tjenester. Hvordan påvirkes den lokale handlefriheten av at kommuner og fylkeskommuner benytter seg av digitale løsninger fra staten?

4. Håndtering av personopplysninger

Ved å ta i bruk en digital løsning til egne formål får den enkelte kommune og fylkeskommune ansvar for all behandling av personopplysningene inkludert sikkerheten i løsningen, også der hvor staten eier og kontrollerer den tekniske løsningen. Hvilke konsekvenser får det for kommunal sektors håndtering av personopplysninger når staten leverer digitale løsninger?

5. Dokumentasjons- og arkivansvar

Ifølge arkivloven § 6 er alle offentlige virksomheter pliktige til å ha arkiv og sørge for at arkivet er en kvalitetssikret informasjonskilde både for samtiden og ettertiden. Det kan være interessant å se på hvordan kommuner og fylkeskommuner løser dette for de digitale løsningene staten leverer på vegne av dem (for de tilfeller der det er arkivplikt).

Denne listen er ikke uttømmende, tilbyder må gjerne føye til andre perspektiver i kartleggingen.

Leveranse / rapportering

KS er åpne for valg av metode og løsningsforslag, men ønsker at sluttleveransen skal være en skriftlig rapport, og en kortfattet oppsummering av prosjektarbeidet med vekt på hovedfunn og eventuelle anbefalinger.

Eventuell delrapportering underveis i prosjektet avtales nærmere mellom oppdragsgiver og oppdragstaker. Det vises for øvrig til KS’ standardkontrakt pkt. 3.1.

2.3 Krav

Prosjektet vil ha oppstart i desember 2021 og skal etter planen ferdigstilles innen april 2022.

Økonomiske rammer for oppdraget vil være inntil kr 500.000,- eks. mva. Tilbudet må inkludere alle kostnader som er nødvendige for å gjennomføre prosjektet.

3. Kontraktsvilkår

Som kontraktsvilkår benyttes KS standardkontrakt for FoU-prosjekt.

KS

standardkontrakt F

4. Tidsplan

Nedenfor vises sentrale tidspunkter for etablering og gjennomføring av prosjektet.

Milepæl		Dato/klokkeslett
Tilbudsinvitasjon publisert	24. november 2021
Tilbudsfrist	6. desember 2021
Forhandlingsmøter (kan endres etter avtale)	14. desember 2021
Meddelelse om kontraktstildeling	Senest 10. januar 2022

5. Krav til tilbudet

Tilbudet skal bestå av vedlagte tilbudsbrev, utfylt av leverandøren, løsningsforslag på maksimalt fem sider, og vedlagt CV som fremhever relevant utdanning og erfaring for tilbudt personell iht. oppstilte krav.

DIO [område]- Tilbudsbrev [saksnr] [

Tilbud skal kun leveres via EU Supply, og skal være levert innen den frist som er angitt i kapittel. 3 ovenfor. Vennligst merk at det ikke vil være mulig å laste opp tilbud etter tilbudsfristens utløp. Tilbyderne henstilles således om å starte opplasting og innlevering i god tid før tilbudsfristens utløp.

Hver leverandør har kun anledning til å gi et tilbud. Tilbudet skal rettes mot de oppstilte behov og krav, jf. kapittel 2 ovenfor. Det ikke anledning til å gi alternative tilbud eller tilbud som på anen måte avviker fra beskrevne behov og krav. Det er ikke anledning til å inngi tilbud på deler av omfanget.

Tilbudet skal være utformet på norsk og vedstås til og med 31.12.2021 eller frem til kontrakt er inngått dersom dette inntreffer tidligere.

• Tilbyder må synliggjøre at løsningen av oppdraget vil bygge på oppdatert kunnskap på feltet, og det er en forutsetning er at tilbyder viser god innsikt i tematikken i sitt løsningsforslag.

• Tilbyder må redegjøre for valg av metoder og framgangsmåte i prosjektet.

• Løsningsforslaget skal maks være på fem sider, med en tydelig prosjektplan og redegjørelse for evt. delleveranser. Første side skal oppsummere hovedelementene i tilbudet.

• Tilbudet må definere relevante/naturlige milepæler i løpet av prosjektperioden, og de ulike aktivitetene i prosjektet angis i en framdriftsplan.

• Timepris og totalkostnader for prosjektet må spesifiseres på aktiviteter, inkl. fordeling av arbeidstimer pr. prosjektmedarbeider.

• Prosjektet skal ha en faglig prosjektleder, og CV for alle deltakere i prosjektet skal vedlegges. Stedfortredende prosjektleder, ved evt. behov, bør angis. CV-er bør begrenses til én side med en kort innledning om faglig bakgrunn og relevant prosjekterfaring.

• Flere miljøer må gjerne samarbeide for å løse oppdraget, også for å sikre nødvendig bredde i fagkompetansen. Vedlagte forpliktelseserklæring må fylles ut.

Microsoft Word Document

• For prosjekter der det er to eller flere leverandører inne på tilbudssiden, skal én av aktørene være prosjektleder og kontraktspart.

• KS' standardkontrakt for oppdragsforskning vil bli lagt til grunn for prosjektet.

6. Evaluering av tilbud

Mottatte tilbud åpnes umiddelbart etter tilbudsfristens utløp, og vil bli behandlet i samsvar med de bestemmelser som fremkommer nedenfor.

6.1 Tildelingskriterier

Kontrakt tildeles til den tilbyder som har inngitt det tilbud med best forhold mellom kvalitet og pris i henhold til tildelingskriteriene som oppstilt i tabellen nedenfor.

Tildelingskriterium	Vekt	Beskrivelse/vurderingstema
Kvalitet	30 % 60 %	- Kompetanse og erfaring hos tilbudt personell (tilpasset CV med relevant erfaring, maks 1 side). - Oppdragsforståelse og forslag til gjennomføring
Pris	10 %	- Økonomisk ramme for prosjektet er oppgitt i tilbudsforespørsel.

KS planlegger å gjennomføre møter hvor tilbydere presenterer sitt tilbud, med en eller flere av leverandørene i konkurransen. Utvelgelsen av hvem som blir invitert til å presentere tilbud blir gjort etter en samlet vurdering av tilbudet.

6.2 Presentasjon av tilbud

KS forbeholder seg retten til å gjennomføre møter med kandidater som etter innledende evaluering anses som aktuelle for kontraktstildeling. Dokumenterte inntrykk fra ev. møte vil dokumenteres og inngå i kvalitetsvurderingen.

6.3 Vurdering av eventuelle avvik, forbehold og forutsetninger

KS vil vurdere omfang og konsekvens av eventuelle forbehold mot avtalevilkårene, eventuelle forutsetninger og krav fra tilbyderen, samt eventuelle tilbudte standardvilkår. Disse vil skjønnsmessig bli vurdert under kriteriet ”Pris” om de antas å ha økonomisk verdi, eventuelt under kriteriet «Kvalitet» hvis forholdet antas å ha betydning for kvalitetsvurderingen. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene.

Tilsvarende for avvik fra konkurransegrunnlaget, som enten enkeltvis eller samlet representerer et vesentlig avvik fra oppstilte krav eller fra konkurransegrunnlaget for øvrig. Eventuelle avvik vil bli vurdert ut fra viktigheten av forholdet det eventuelt avvikes fra, vesentligheten av avviket, avvikets betydning samt avvikets betydning for konkurransesituasjonen. En samlet vurdering av avvik vil kunne resultere i en avvisningsrett- og eller plikt for å sikre at de beskrevne behov faktisk dekkes og at evalueringen baseres på sammenlignbare tilbud.

For øvrig vil bestemmelsene i anskaffelsesforskriften kapittel 24 legges til grunn.