TILSETTINGSREGLEMENT

Innholdsfortegnelse

Harstad kommunes verdier:

ÅPENhet og Respekt

Engasjement Ansvarlighet Læring og utvikling

00302|III.2-14|

1 Formål ‌

Klargjøre arbeidsprosesser/arbeidsflyten i tilsettingssaker slik at arbeidstakere får skriftlig arbeidsavtale, jf. Arbeidsmiljøloven § 14-5.

2 Grunnlag ‌

Hovedtariffavtalens (HTA) fellesbestemmelser kapittel 1, § 2 og Arbeidsmiljøloven (AML) kapittel 14.

(Delegeringsreglement for perioden 2020-2024 Administrativ delegering)

Stillinger	Intervjugruppe	Tilsettingsorgan
Kommunedirektør	1. Ordfører 2. En representant valgt av kommunestyret 3. Hovedtillitsvalgt (HTV)	Kommunestyret
Kommunalsjef Enhetsledere	1. Kommunedirektør/Kommunalsjef 2. HTV	Kommunedirektør/ kommunalsjef
I enhetene, NAV Harstad (kommunale stillinger)	1. Enhetsleder/NAV-leder/Avdelingsleder 2. Tillitsvalgt eller HTV	Enhetsleder/Nav-leder
Leder kommunalt foretak (KF)	1. Representant(er) fra styret 2. Tillitsvalgt eller HTV	Foretaksstyret

• Enhetsleder kan delegere tilsettingsmyndighet videre til avdelingsledere.

Merknad:

«Utgangspunktet er at det organet som har foretatt tilsettingen også skal foreta oppsigelse, og avskjed. Administrasjonen kan ikke fatte slike vedtak uten delegert myndighet, men hvis tilsettingsmyndigheten er delegert og det ikke er sagt noe spesielt om oppsigelse/avskjed, vil det være rimelig å forutsette at delegeringen også omfatter myndighet til å gjøre vedtak om oppsigelse/avskjed, jf. Personalhåndbok 3.1 (KS).»

Enhetsleder kan vurdere å beholde tilsettingsmyndigheten selv, eller delegere hele eller deler av tilsettingsmyndigheten til avdelingsleder(e). Dette vurderes i hvert enkelt tilfelle og fullmakt tildeles skriftlig av enhetsleder på egen brevmal i ePhorte (tjenesteforholdsmappen).

• Arbeidstakerorganisasjonene kan kreve en tilsetting vurdert av kommunedirektøren dersom grunnen er saksbehandlingsfeil, eller brudd på lov og avtaleverk, jf. delegeringsreglementet kap. 19.11. Ved ny vurdering stanser tilsettingsprosessen inntil kommunedirektøren har behandlet saken eller anken er trukket.

• Enhetsleder og NAV-leder har fullmakt til å fastsette lønn ved tilsetting innenfor budsjettets ramme, maksimalt 5 % over siste stillingsinnehavers lønn. Dersom en

vurderer personlig avlønning skal enhetens HR-rådgiver kontaktes for innspill. Dersom konkurransen i markedet eller tariffestede lønnsbestemmelser tilsier annet, må forhandlingsutvalget ved personalsjefen kontaktes.

• Kommunedirektøren har fullmakt til å forestå lokale lønnsforhandlinger. Myndigheten kan ikke delegeres videre.

3.1 Ved ledighet i stillinger – stillingsanalyse‌

Når en stilling blir ledig, må tilsettingsmyndigheten vurdere hva intensjonen med stillingen er. Følgende analyse skal gjennomføres før tilsettingsprosessen starter:

1. Eksisterer stillingens arbeidsområde fortsatt, eller bør stillingen endres innholdsmessig? Herunder, hvilke oppgaver skal løses og hvilken kompetanse er da nødvendig?

2. Er det forventet endringer i organisasjonen?

3. Tilsier den økonomiske situasjonen at stillingen bør opprettholdes?

4. Kan oppgavene tillagt stillingen ivaretas på andre måter, og kan ny oppgavefordeling bidra til jobbutvidelse/jobbutvikling for andre arbeidstakere?

5. Kan stillingen benyttes til intern omplassering av helsemessige eller andre årsaker? jf. AML § 4-6.

6. Ved deltidsstillinger innen arbeidsområdet vurderes intern utlysning, jf. HTA kap.1 § 2-3.

7. Har noen fortrinnsrett til stillingen? Jf. AML § 14-2, 14-3 eller 14-4.

• Vurderinger/stillingsanalysen er tillagt tilsettingsmyndigheten og skal gjøres etter drøftinger med tillitsvalgt i intervjugruppa. Når det foretas vurderinger iht. pkt. 2, 5 og 7 må enhetens HR-rådgiver kontaktes.

• Vurderingen skal avgjøre om, og på hvilken måte stillingen skal kunngjøres ledig. Konkluderer analysen med behov for omgjøring av stillingen, skal saken forelegges kommunedirektøren for avgjørelse. Er konklusjonen endringer eller utvidelse av eksisterende stillinger, skal nytt tilsettingsvedtak og arbeidsavtale skrives direkte i ansattes tjenesteforholdsmappe.

• Spesielt for lederstillinger (avdelingsledere og enhetsledere): Intervjugruppa skal bestå av leder, HR-rådgiver og tillitsvalgt.

3.2 Arbeidstakerrepresentasjon ‌

• Intervjugruppene fungerer som partssammensatt utvalg i tilsettingssaker.

• Intervjugruppen starter sitt arbeid allerede i stillingsanalysen.

• Arbeidstakerorganisasjonene utpeker tillitsvalgt/hovedtillitsvalgt til intervjugrupper etter forholdstallsprinsippet, med mindre annet er avtalt.

• Arbeidsgiver ivaretar plikter i henhold til HA del B § 3-1 bokstav d, e og g.

• En tillitsvalgt for lærerorganisasjonene skal alltid delta ved tilsetting av undervisningspersonell (lærer og avdelingsleder).

3.3 Kunngjøring ‌

• Ledige stillinger skal alltid kunngjøres offentlig med sikte på fast tilsetting.

• Før ekstern utlysning besluttes, skal plikten til intern utlysning være vurdert, jf. HTA kap. 1 § 2.3.1 og AML § 14.3. Dette gjøres i samråd med tillitsvalgte.

• Interne søkere er ansatte i henhold til AML § 1-8, søkere som har et tilsettingsforhold på det tidspunktet stillingen kunngjøres.

3.4 Tilsettingsvilkår ‌

3.4.1 Fast tilsetting ‌

Arbeidstakere tilsettes for tjeneste i Harstad kommune på de lønns- og arbeidsvilkår som framgår av gjeldende lover, reglementer, forskrifter, tilsettingsdokumenter og tariffavtaler. Tjenestested kan til enhver tid endres dersom dette anses som hensiktsmessig og nødvendig.

Ved tilsetting i kommunen må arbeidstakere gjennomføre Introduksjonskurs for ansatte i Harstad kommune. Kurset er digitalt og gjennomføres via KS Læring.

Ved første gangs tilsetting i Harstad kommune tilsettes arbeidstakere med 6 måneders prøvetid. Prøvetidsbestemmelsene er nærmere definert i arbeidsreglementet.

Enhetsledere, eller personer med delegert tilsettingsmyndighet, har ansvar for at «Introduksjon og oppfølging av nyansatt» følges og at arbeidstaker og arbeidsforholdet evalueres minimum 2 ganger i løpet av prøvetiden. Evalueringen skal formidles muntlig eller skriftlig til arbeidstakeren. Evalueringen skal være dokumentert i ansattes tjenesteforholdsmappe. I prøvetiden gjelder 14 dagers gjensidig oppsigelsesfrist.

3.4.2 Midlertidig tilsetting ‌

Arbeidsmiljøloven § 14-9 (1) angir hvilke vilkår som må være oppfylt for at en arbeidstaker skal kunne tilsettes midlertidig, sitat:

(1) Arbeidstaker skal ansettes fast. Avtale om midlertidig ansettelse kan likevel inngås:

a) når arbeidet er av midlertidig karakter,

b) for arbeid i stedet for en annen eller andre (vikariat),

c) for praksisarbeid

d) med deltaker i arbeidsmarkedstiltak i regi av eller i samarbeid med arbeids- og velferdsetaten,

e) med idrettsutøvere, idrettstrenere, dommere og andre ledere innen den organiserte idretten eller…..

Enhetsleder kan foreta midlertidig tilsetting for inntil 6 måneder. Er det behov for forlengelse utover 6 måneder, kan dette foretas etter drøftinger med tillitsvalgte (eks. konstituering).

Ved ledighet utover 6 måneder skal ordinær tilsettingsprosedyre følges. Avvik fra gjeldende prosedyre må i hvert enkelt tilfelle drøftes med tillitsvalgte.

En arbeidstaker som har vært midlertidig tilsatt i mer enn ett år, har krav på skriftlig varsel om tidspunktet for fratredelse senest en måned før fratredelsestidspunktet. Varslet skal skrives i ansattes tjenesteforholdsmappe i ePhorte. Velg brevmalen (utgående dokument)” Varsel om opphør av midlertidig tilsetting”. Slikt varsel skal leveres arbeidstakeren personlig eller sendes rekommandert til arbeidstakerens adresse. Enheten er ansvarlig for å påse at dette blir gjort.

Tilpasning for undervisningspersonell:

For undervisningspersonell gjelder i tillegg Opplæringslovens § 10-6 (for søkere som ikke oppfyller kompetansekravene).

Tilsettingsforhold som varer et skolehalvår regnes fra og med 01.08 til og med 31.12 eller fra og med 01.01 til og med 31.07. Tilsettingsforhold som varer et skoleår regnes fra og med 01.08 til og med 31.07, inklusive lovbestemt feriefritid.

4 Beskrivelse av tilsettingsprosesser - prosedyrer ‌

4.1 Tilsetting etter kunngjøring via rekrutteringsmodulen (RM)

4.2 Tilsetting via ePhorte (uten kunngjøring)

4.2.1 Ved krav om fast stilling eller krav om fast utvidelse av stilling, jf. HTA 2.3.

4.2.2 Omplassering, fast og over 6 måneder, og midlertidig utvidelse av stilling over 6 måneder.

4.2.3 Deltidsansatte i faste stillinger som jobber ekstra etter tilkalling.

4.3 Tilsetting via personalmelding (PM)

Midlertidig tilsetting inntil 6 måneder.

4.1 Tilsetting etter kunngjøring via rekrutteringsmodulen (RM)‌

(Unntatt offentlighet, jf. Forvaltningsloven § 25)

Arbeidsoppgaver/aktivitet

Hvem gjør hva/ansvar

Vurdere krav til stillingen

- Jf. punkt 3.1 stillingsanalyse

ENHETEN:

• For hver stilling må det spesifiseres nødvendige og ønskelige krav til:

- Utdanning

- Personlige egenskaper/personlig egnethet

- Erfaring og praksis med hensyn til

1. sektor

2. fagområde

3. oppgavenes art

4. funksjon (leder/saksbehandler/service)

Det må ikke stilles større kvalifikasjonskrav enn det som er nødvendig for å ivareta stillingens oppgaver.

Annonseproduksjon

Xxxx at utlysningsteksten er juridisk bindende i forhold til det videre arbeidet med tilsettingen.

ENHETEN:

• Utarbeider stillingsannonse i RM i henhold til gjeldende mal for aktuell jobbkategori. Vær spesielt nøye med å definere hvilken kompetanse som er krav til stillingen og hvilken kompetanse en ønsker i tillegg. Når dette er gjort settes statusen til Klar til utlysning.

PERSONALSERVICE:

• Kvalitets sikrer annonser som er satt med status Klar til Utlysning og veileder enheter ved behov.

• Publiserer annonsene på de til enhver tid gjeldende

annonseringskanaler.

• Kontakter eksterne rekrutteringsfirmaer ved behov for bredere publisering.

Annonsen tilgjengelig på Web

14-21 dager søknadsfrist på ekstern annonsering.

5 -10 dagers søknadsfrist på

intern annonsering

SØKERE:

• Sender elektronisk søknad via Harstad kommunes hjemmeside.

PERSONALSERVICE:

• Veileder søkere ved behov.

• Sender fortløpende bekreftelsesbrev til søkerne pr e-post.

Kontrollere søkergrunnlaget

Frist: 2 dager før søknadsfristens utløp

ENHETEN:

• Sjekker søkergrunnlaget i RM og gir personalservice tilbakemelding ved ev. forlengelse av fristen.

PERSONALSERVICE:

• Xxxxxx søknadsfristen på Web.

• Sender e-post til søkerne om at søknadsfristen forlenges.

Etter søknadsfristens utløp

PERSONALSERVICE:

• Dersom det er søkere som har bedt om at søknaden deres er unntatt offentlighet må det avklares hvorvidt ønsket imøtekommes eller ikke før endelig søkerliste er klar. PS informerer tilsettingsmyndigheten som vurderer dette i samråd med kommuneadvokaten.

• Sender e-post til tillitsvalgte med kopi til tilsettingsmyndigheten med beskjed om at søkerlisten er tilgjengelig på O-disken; O/tillitsvalgte/søkerliste/(mappe)/(årstall) Søkerlisten inneholder også søknadstekst. Frist for tilbakemelding og saksnr. i ePhorte oppgis.

• Sender forenklet søkeroversikt (offentlig søkerliste) pr. e-post direkte fra RM til avis på forespørsel. Ivaretar saksgang rundt søkere som har bedt seg unntatt offentlighet før media informeres.

• Xxxxxx utvidet søkerliste via KS Svar Ut til søkere som etterspør dette.

TILLITSVALGTE og ENHETEN:

• Tillitsvalgte tar selv ut søkerlister fra O-disken.

• Enheten tar ut søkerlister fra RM.

Høringsfrist for tillitsvalgte:

Innen 7 dager (inkl. helg)

TILLITSVALGTE:

• Sender skriftlig tilbakemelding per e-post til postmottaket (xxxxxxxxxx@xxxxxxx.xxxxxxx.xx)med henvisning til saksnummer i ePhorte.

SERVICE- OG DOKUMENTTJENESTEN:

• Registrerer e-posten med tilbakemelding i rekrutteringssaken i ePhorte.

Intervju

ENHETEN:

• Vurderer søkere samt høringsinnspillene.

Bruk intervjuguiden

INTERVJUGRUPPA:

• Skal i fellesskap gå gjennom utlysningsteksten og bli enige om kriterier for sammenligning av søkerne. Stikkord her er kvalifikasjonsprinsippet; formell utdanning, tidligere praksis og personlig skikkethet. For undervisningspersonale kommer i tillegg enhetens undervisningsbehov. Intervjugruppa blir ut fra dette enige om noen grunnleggende spørsmål som skal stilles til samtlige kandidater slik at en kan sammenligne motivasjon, kvalifikasjoner og egnethet.

• Avklarer hvem som skriver referat/fyller ut intervjuguide.

• Sjekker referanser. Det skal alltid sjekkes referanser i de tilfeller søkeren ikke er kjent fra liknende stilling i Harstad kommune. I de tilfeller aktuell søker har vært ansatt i Harstad kommune, skal det sjekkes referanser fra siste arbeidssted, i og utenfor Harstad kommune.

• Opplyser søker om at vedkommende skal ha med originaler, eller stemplede og signerte kopier, av dokumentasjon på tidligere yrkespraksis og utdanning til intervjuet. I tillegg trenger vi eventuelle fødselsattester på egne barn og dokumentasjon på førstegangstjeneste. Dokumenter fra utlandet skal være oversatt av autorisert oversetter og utdanninger fra utlandet skal være vurdert av NOKUT. Dokumentasjon tilhørende søkere som ikke blir tilsatt blir makulert.

• Avklarer om søker har annet lønnet/ulønnet arbeid eller verv, jf. Arbeidsreglementet pkt. 9.

• Avklarer om det er søkere med innvandrerbakgrunn som er kvalifisert til jobben. Dersom det er det, skal minst en av disse tas inn til intervju.

• Etter intervjuene blir intervjugruppa enige om hvem som skal få tilbud om stilling, (tilsettingsmyndigheten har siste ordet). Det må også tas stilling til om det skal innstilles flere søkere og ev. rekkefølge på disse, eller om det skal foretas ny utlysning dersom den som får tilbudet takker nei. Dette dokumenteres i adm.tilsetting.

Merknader:

• Tilsettingsmyndigheten kan, etter drøfting i intervjugruppa, bestemme at søknader som kommer etter fristens utløp skal behandles. Ingen søkere har imidlertid krav på å få sin søknad vurdert når den er mottatt etter fristens løp.

• Arbeidsgiver kan i samråd med intervjugruppa vedta at det kan foretas tilsetting i stilling(er) i samme tilsettingssak. Dette forutsatt at dette er saklig begrunnet.

• Ved intern tilsetting kan tilsettingsmyndigheten, etter drøfting med intervjugruppa, vedta at ny ledig stilling kan tilsettes ved hjelp av eksisterende søkermasse. Dette dersom ny ledig stilling i innhold og

stillingsstørrelse ikke avviker vesentlig fra utlyst stilling. Søkerne tilskrives.

• Ønsker tilsettingsmyndigheten å tilsette en annen kandidat enn intervjugruppa, skal det innhentes uttalelse fra intervjugruppa før tilsetting foretas. Tilsettingsmyndigheten uansett nivå, gjør endelig tilsetting. Ankeadgang ivaretas jf. pkt. 3.

Vedtak om tilsetting

(Administrativ Tilsetting)

Frist: Maks 3 uker etter søknadsfristen

ENHETEN:

Før administrativ tilsetting skrives:

• Den som skal tilsettes får muntlig beskjed om at vedkommende tilbys stillingen.

• Avklarer tiltredelsesdato.

• Dersom det er snakk om personlig lønn, må dette i størst mulig grad være avklart. Enhetens HR-rådgiver kontaktes for innspill.

• Innhente søkerens lønnskontonummer.

• Barnehager: dersom tilsettingen krever vedtak om dispensasjon fra utdanningskravet skal dette foreligge i ePhorte.

• Dersom det er påkrevd med forevisning av politiattest: Fylle ut og sende skjemaet «Bekreftelse på formål politiattest» til søkeren som får tilbud om stilling.

Administrativ tilsetting skrives (dokumentmal i ePhorte):

• Dersom den som skriver dokumentet har tilsettingsmyndighet ferdigstilles dokumentet. Dersom merkantil/saksbehandler skriver dokumentet sendes det til godkjenning hos leder med tilsettingsmyndighet som ferdigstiller det.

Ved direkteplassering påføres årslønn. Husk lønnskontonummer til søker og navn på tillitsvalgte som har vært med i prosessen.

• Xxxxxxxx og signerte xxxxxxxx, vitnemål, fødselsattester egne barn, referansesjekk- og intervjuskjema sendes samlet til personalservice. Papirene til søkere som ikke tilsettes, makuleres når tilsettingssaken avsluttes i ePhorte.

Etter vedtak om tilsetting

ENHETEN:

• Informerer muntlig søkere som har vært til intervju.

PERSONALSERVICE:

• Sender Administrativ tilsetting til godkjenning hos involverte arbeidstakerorganisasjoner.

• Foretar ansiennitetsberegning iht. gjeldende avtaler for rett lønnsplassering.

• Skriver tilbud og arbeidsavtale med vedlegg (taushetserklæring, ev. tilleggsavtale for fast ansatt med deltidsstilling) i ePhorte, dokumentene sendes til godkjenning til den med tilsettingsmyndighet.

ENHETEN:

• Sjekker arbeidsavtalens punkt 2, 3 og 4.

• Melder eventuelle korrigeringer til personalservice snarest slik at dette ordnes. Det er bare personalservice som kan gjøre endringer.

• Godkjenner dokumentet elektronisk.

SERVICE- OG DOKUMENTTJENESTEN:

• Ekspederer tilbud/arbeidsavtale med vedlegg.

• Registrerer innkomne signerte arbeidsavtaler i ePhorte. Restanse til personalservice og ufordelt til regnskap og den aktuelle enheten.

PERSONALSERVICE:

• Xxxxxx status i RM til at tilsettingen er akseptert.

•

Registrering i lønnssystemet

REGNSKAPSAVDELINGEN:

• Importerer fra RM til lønnssystemet (HRM) og registrerer tilleggsopplysninger som fremkommer i arbeidsavtalen.

Dersom ingen kvalifiserte søkere eller endringer i tilsettingsgrunnlaget

ENHETEN:

• Dersom det ikke har meldt seg kvalifiserte søkere kan arbeidsgiver, etter drøfting med intervjugruppa, bestemme at stillingen skal kunngjøres på nytt.

PERSONALSERVICE:

• Sender e-post til eventuelle søkere og orienterer om at søknadsfristen forlenges, stillingen utlyses på nytt eller at det ikke blir foretatt tilsetting.

Ved ingen aktivitet i tilsettingssaker

PERSONALSERVICE:

• Varsler enheten pr e-post 4 uker etter søknadsfristens utløp.

• Avslutter rekrutteringssaken dersom ingen respons innen oppgitt frist. Sender e-post til søkerne.

Avslutte saken

PERSONALSERVICE:

• Avslutter saken i RM og markerer den som ferdig i ePhorte.

• Sender tilhørende dokumenter til postmottak for arkivering i saken.

SERVICE- OG DOKUMENTTJENESTEN:

• Oppretter elektronisk tjenesteforholdsmappe. Følgende dokumenter arkiveres:

- signert arbeidsavtale med vedlegg (taushetserklæring ev. tilleggsavtale for fast ansatt med deltidsstilling)

- stemplet og underskrevet kopi av attester, fødselsattest, vitnemål og sertifikater, skjema bekreftelse for at politiattest er forevist (dersom dette er påkrevd) og autorisasjon (dersom det er påkrevd)

• Følgende dokumenter skal ligge i rekrutteringssaken:

- stillingsannonsen

- søknader med CV

- bekreftelsesbrev

- innstillinger fra fagforeninger

- skjema brukt til intervju og referansesjekk (på alle som har vært til intervju)

- skjemaet Administrativ Tilsetting

- utgående dokument av arbeidsavtalen

- avslagsbrev

- andre dokumenter vedrørende rekrutteringssaken

4.2 Tilsetting via ePhorte uten kunngjøring ‌

(unntatt offentlighet, jf. Forvaltningsloven § 13)

4.2.1 Ved krav om fast tilsetting eller krav om fast utvidelse av stilling, jf. HTA 2.3 ‌

Aktivitet

Hvem gjør hva/ansvar

- krav om fast tilsetting

- krav om fast utvidelse av stilling

SERVICE- OG DOKUMENTTJENESTEN:

• Registrerer kravene i ePhorte med restanse til enhetsleder/avdelingsleder.

ENHETEN:

• Xxxxx finner dato for forhandlingsmøte, frist: innen 14 dager

etter mottatt krav.

• Leder kontakter HR for å vurdere kravet i henhold til juridiske momenter. Fraværshistorikk skal også legges til grunn i vurderingen av krav.

• Leder vurderer om kravet kan innfris på egen avdeling. (Terskelen for å ikke gjøre dette skal være høy.)

• Leder bringer kravet inn til enhetens ledergruppe dersom en ikke kan innfri det innad i egen avdeling.

• Enhetens ledergruppe vurderer muligheten for å innfri kravet innad i enheten, men i en annen avdeling.

• Dersom kravet ikke kan innfris i enheten kontaktes HR for å sjekke ledighet i andre enheter. Vurdering av hvorvidt HR skal delta på forhandlingsmøtet eller ikke.

• Dersom HR ikke deltar på forhandlingsmøtet, skal de likevel klargjøre protokollen i ePhorte.

• Leder ferdigstiller protokollen i møtet. Tar utskrift og sørger for

signatur fra partene. Ett eksemplar til arbeidstaker/HTV, ett

eksemplar til arbeidsgiver. Sistnevnte sendes til postmottak. Protokollen danner grunnlag for arbeidsavtale.

• Leder kontrollerer om attester og vitnemål foreligger i ansattes tjenesteforholdsmappe. Service og dokumenttjenesten kontaktes ved manglende tilgang til ansattes tjenesteforholdsmappe.

• Leder sørger for å få inn eventuell ny dokumentasjon og sende dette til personalservice.

SERVICE- OG DOKUMENTTJENESTEN:

• Registrerer signert protokoll i ePhorte med restanse til enhetens personalkonsulent.

PERSONALSERVICE:

• Sjekker lønnsansiennitet.

• Skriver tilbud og arbeidsavtale (med aktuelle vedlegg) i tjenesteforholdsmappen og dokumentene sendes til godkjenning hos tilsettingsmyndigheten.

• Automatisk varsel på e-post til enhetsleder/avdelingsleder – dokument klar til godkjenning.

ENHETEN:

• Sjekker arbeidsavtalens punkt 2, 3 og 4.

• Melder eventuelle korrigeringer til personalservice snarest slik at dette ordnes. Det er bare personalservice som kan gjøre endringer.

• Godkjenner dokumentet elektronisk.

SERVICE- OG DOKUMENTTJENESTEN:

• Ekspederer tilbud/arbeidsavtale.

• Registrerer innkomne signerte arbeidsavtaler. Restanse til personalservice og ufordelt til regnskap og den aktuelle enheten.

PERSONALSERVICE:

• Sender e-post til xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xxxxxxx.xx med kopi til nærmeste leder, ev. merkantile, med beskjed om at signert arbeidsavtale er klar. Henviser til saksnummer og dokumentnummer i ePhorte.

REGNSKAPSAVDELINGEN:

• Registrerer i HRM basert på signert arbeidsavtale

4.2.2 Omplassering, fast og over 6 måneder, og midlertidig utvidelse av stilling over 6 måneder ‌

Aktivitet

Hvem gjør hva/ansvar

- omplassering, fast og over 6 måneder

- midlertidig utvidelse av stilling over 6 måneder

ENHETEN:

• Xxxxxxxxxx: dersom tilsettingen krever vedtak om dispensasjon fra utdanningskravet skal dette foreligge før adm. tilsetting skrives.

• Fylle ut skjema” Administrativ Tilsetting” i den ansattes tjenesteforholdsmappe.

Dersom den som skriver dokumentet har tilsettingsmyndighet ferdigstilles dokumentet. Dersom merkantil/saksbehandler skriver dokumentet sendes det til godkjenning hos leder med tilsettingsmyndighet, som igjen ferdigstiller det.

• Kontrollerer om attester og vitnemål foreligger i ansattes tjenesteforholdsmappe. Service og dokumenttjenesten kontaktes ved manglende tilgang til ansattes tjenesteforholdsmappe.

• Sørger for å få inn eventuell ny dokumentasjon og sende dette til personalservice.

PERSONALSERVICE:

• Sjekker lønnsansiennitet.

• Sender skjema «Administrativ Tilsetting» til tillitsvalgte for godkjenning.

• Skriver tilbud og arbeidsavtale (med aktuelle vedlegg) i tjenesteforholdsmappen og dokumentene sendes til godkjenning hos tilsettingsmyndigheten.

• Automatisk varsel på e-post til enhetsleder/avdelingsleder – dokument klar til godkjenning.

ENHETEN:

• Sjekker arbeidsavtalens punkt 2, 3 og 4.

• Melder eventuelle korrigeringer til personalservice snarest slik at dette ordnes. Det er bare personalservice som kan gjøre endringer.

• Godkjenner dokumentet elektronisk.

SERVICE- OG DOKUMENTTJENESTEN:

• Ekspederer tilbud/arbeidsavtale.

• Registrerer innkomne signerte arbeidsavtaler. Restanse til personalservice og ufordelt til regnskap og den aktuelle enheten.

PERSONALSERVICE:

• Sender e-post til xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xxxxxxx.xx med kopi til nærmeste leder med beskjed om at signert arbeidsavtale er klar. Henviser til saksnummer og dokumentnummer i ePhorte.

REGNSKAPSAVDELINGEN:

• Registrerer i HRM basert på signert arbeidsavtale

4.2.3 Deltidsansatte i fast stilling som jobber ekstra etter tilkalling ‌

Arbeidsoppgaver/aktivitet

Hvem gjør hva/ansvar

Egen arbeidsavtale

«Tilleggsavtale for fast ansatt i deltidsstilling» i ePhorte.

Gjelder bare ansatte som har en fast id på det aktuelle ansvarsnummeret. Xxxxxx en ansatt skal arbeide på en annen avdeling benyttes fremgangsmåten i punkt 4.3

PERSONALSERVICE:

• Legger avtalen som vedlegg til arbeidsavtale, fast stilling deltid, ved elektronisk utsendelse.

SERVICE- OG DOKUMENTTJENESTEN:

• Ekspederer avtalen til den ansatte.

• Registrerer innkomne signerte arbeidsavtaler med tilhørende vedlegg.

REGNSKAPSAVDELINGEN:

• Importerer timer til lønnssystemet (HRM, Enterprise).

Arbeidsmiljøloven:

«§ 14-4 a. Rett til stilling for deltidsansatte tilsvarende faktisk arbeidstid

(1) Deltidsansatte som de siste 12 måneder jevnlig har arbeidet utover avtalt arbeidstid, har rett til stilling tilsvarende faktisk arbeidstid i denne perioden, med mindre arbeidsgiver kan dokumentere at behovet for merarbeidet ikke lenger foreligger. Tolvmånedersperioden skal beregnes med utgangspunkt i det tidspunkt arbeidstaker fremmet sitt krav.

(2) Tvist om rett etter denne bestemmelsen avgjøres av tvisteløsningsnemnda, jf. § 17-2.»

4.3 Tilsetting via personalmelding (PM)‌

Følgende arbeidsavtaler kan benyttes i PM:

- Konstituering og konstituering enhetsleder (maks 6 mnd.)

Merk: Dersom en vurderer konstituering skal en kontakte enhetens HR-rådgiver for vurdering av stedfortrederkompensasjon eller konstituering etter bestemmelsene i HTA §13.

Konstituering brukes ved midlertidig tilsetting i overordnet stilling der arbeidstaker kan fylle stillingen fullt ut og ellers har de formelle kvalifikasjonene som kreves. Ved konstituering utbetales fra første dag slik lønn som vedkommende ville fått ved opprykk til stillingen (Jf. kommunenes personalhåndbok (KS) og HTA § 13.4).

- Vikariat (maks 6 mnd.) Brukes ved kortere vikariater, -sykefravær, permisjoner og ferie. Settes inn med fast månedslønn.

- Midlertidig (maks 6 mnd.) Xxxxxx ved tilsetting i påvente av utlysning, ved manglende godkjent utdanning, vakante stillinger og midlertidig utvidelse av stilling.

Settes inn med fast lønn.

NB! Midlertidig utvidelse av stilling: Xxxx notat til logg, skriv periode + stilling økes fra x % til x %.

- Omplassering helsemessige årsaker (maks 6 mnd.). Brukes ved midlertidig omplassering/utprøving. Settes inn med fast lønn.

- Tilkallingsvikar/

pensjonist-avtale (maks 12 mnd.). Brukes ved behov for tilkallingsvikar («ringevikar») i forbindelse med ekstra arbeidsbelastning eller kortvarige fravær pga. sykdom. Xxxxxx også til pensjonister. Settes inn med timelønn.

Samtlige avtaler har taushetserklæring innlemmet i avtaleteksten.

Arbeidsoppgaver/aktivitet

Hvem gjør hva/ansvar

ENHETEN:

Sørger for at nødvendige dokumenter for ansiennitetsberegning sendes til personalservice; tidligere yrkespraksis og utdanning, eventuelle fødselsattester på egne barn og dokumentasjon på førstegangstjeneste. Dokumenter fra utlandet skal være oversatt av autorisert oversetter og utdanninger fra utlandet skal være vurdert av NOKUT.

PERSONALSERVICE:

• Foretar ansiennitetsberegning og informerer enheten om ansiennitet og lønnsplassering.

• Videresender all dokumentasjon til postmottak.

ENHETEN:

• Xxxxxxxxxx: dersom tilsettingen krever vedtak om dispensasjon fra utdanningskravet skal dette foreligge før PM skrives.

• Dersom det er påkrevd med forevisning av politiattest: Fylle ut og sende skjemaet «Bekreftelse på formål politiattest» til søkeren som får tilbud om stilling.

• Lager PM der det alltid skal hukes av for arbeidsavtale og rett mal velges. Påfører i notatfeltet at arbeidsavtale er sendt postmottak.

• Arbeidsavtale skrives ut i to eksemplarer og signeres av arbeidsgiver og arbeidstaker. Ett eksemplar sendes til postmottak. Den ansatte beholder det andre.

SERVICE- OG DOKUMENTTJENESTEN:

• Arkiverer følgende dokumenter:

- signert arbeidsavtale

- stemplet og underskrevet kopi av attester, fødselsattest, vitnemål, sertifikater og autorisasjon (dersom det er påkrevd), taushetserklæring og skjema bekreftelse på forevist politiattest (dersom dette er påkrevd)

REGNSKAPSAVDELINGEN:

• Kvalitets sikrer tilsetningsforholdet (arb.avtale sendt, vikariat/stillingsprosent) og importerer fra PM til lønnssystemet (HRM).

Vedlegg:‌

V01 Administrativ tilsetting - veiledning (IV.3.4-1)

V02 Hvordan utlyse stilling-brukermanual (IV.3.4-6)

V03 Skjema for referansesjekk (IV.3.5-24)

V04 Intervjuguide (IV.3.5-10)