Tilbudsforespørsel revisjonstjenester for
Tilbudsforespørsel revisjonstjenester for
Norsk Folkehjelp (heretter benevnt NF)
Innhold
2.1 Tilbudsforespørselens adresse, frister og vedståelsesfrist. 4
3.1 Fagkompetanse og kundeteam 5
3.2 Administrasjon av revisjonsoppdraget 5
3.3 Erfaringer fra tilsvarende kunder 5
3.4 Oppdragets varighet og Honorar 5
Tilbudsforespørsel
1 Bakgrunn/Innledning
Norsk Folkehjelp er en politisk uavhengig medlemsorganisasjon. Vi har om lag 100 lokallag over hele Norge og jobber i rundt 35 land. Norsk Folkehjelp ble stiftet i 1939 som fagbevegelsens humanitære solidaritetsorganisasjon. Vårt mål er å bedre folks levekår og bidra til et demokratisk, rettferdig og trygt samfunn.
I Norge jobber Norsk Folkehjelp på to områder: Førstehjelp og redningstjeneste, i tillegg til flyktnings- og inkluderingsarbeid.
Internasjonalt jobber Norsk Folkehjelp på tre områder: Humanitær mine- og eksplosivrydding, utviklingssamarbeid og humanitær respons ved konflikt og kriser. Utviklingssamarbeid er organisert via lokale partnere organisasjoner med egen selvstendig revisjon, eller revisjon som foretatt av NF lokal revisor.
Landkontor vi jobber fra utenfor Norge:
- Latin-Amerika: Equador, Nicaragua, Cuba, Colombia, El Salvador, Guatemala, Honduras, Bolivia,
- Afrika: Angola, Mosambik, Zimbabwe, Sør-Afrika, Somalia, Sør-Sudan, Sudan
- Europa/Midt-Østen: Libanon, Palestina, Bosnia, Kosovo, Irak, Tadsjikistan,
- Sørøst-Asia/Pasifik: Myanmar, Laos, Kambodsja, Vietnam, Thailand, Palau, Solomon Islands
Tilstedeværelsen varierer utfra oppdrag og finaniseringsmuligheter per år.
Programdriften er i hovedsak donorfinansiert, hvorav norske UD og NORAD står for den største andelen av tildelte midler. I tillegg finansieres andre deler av programvirksomheten via US DOS, SIDA, EU eller andre enkeltland/ambassader.
NF forholder seg med enkelte unntak til anerkjente internasjonale regnskapsstandarder (IFRS) og er underlagt Norsk Regnskapslov.
Vår visjon er Solidaritet i praksis. Vårt arbeid bygger på samarbeid mellom likeverdige partnere, ikke veldedighet. For ytterligere informasjon om Norsk Folkehjelps organisasjon og sammensetning anbefaler vi våre nettsider: xxx.xxxxxxxxxx.xx.
2 Generelt
NF skal inngå avtale for følgende oppdrag/leveranse iht. gjeldende lovverk:
• Revisjon av Norsk Folkehjelp årsregnskap og aktivitetsregnskap
• Prosjektrevisjon av NFs ‘Solidarity Fund’
• Utarbeidelse av revisjonsinstruks for landprogrammer
• Årlig gjennomføres det landbesøk hvor revisor skal delta *
• Generell prosjektrevisjon for rapportering til donor
• Koordinering av interims- og prosjektrevisjon globalt etter avtale
* Arbeidstid skal inkluderes i tilbudsprisen, mens direkte kostnader dekkes av Norsk Folkehjelp
2.1 Tilbudsforespørselens adresse, frister og vedståelsesfrist.
Spørsmål og henvendelser vedrørende tilbudet skal rettes til: Xxxxxx Xxxxxxxxx, fung. regnskapssjef
Tlf.: x00 0000 0000
Mobil: x00 0000 0000
Tilbudet adresseres til:
Norsk Folkehjelp
Postboks 8844 Youngstorget
0028 Oslo
Tilbud bes levert elektronisk innen fristen 28.04.2021 til xxxxxxx@xxxxx.xxx
Tilbud som kommer etter tilbudsfristens utløp, kan bli avvist. Tilbudet skal være bindende for anbyder i 60 dager fra anbudsfrist.
Eventuelle kostnader for utarbeidelse av tilbud vil ikke bli refundert.
2.2 Tildelingskriterier
Ved valg av leverandør vil det bli lagt vekt på følgende kriterier (ikke prioritert rekkefølge):
• Firmaets kvalifikasjoner
o Evnen til å supportere og revidere en internasjonal organisasjon som NF
o Internasjonal tilstedeværelse som samsvarer med våre lokasjoner
o Erfaring fra humanitær sektor med finanisering fra et bredt uvalg av donorer inkludert det globale aspektet
• Revisjonsteam
o List opp medlemmer av kjerneteam med respektive relevante erfaringer
• Tilnærming revisjonsoppdrag
o Beskriv omfang av normal revisjon og hvordan dere ser for dere å koordinere den globale revisjonen (lokale revisor, partner-revisor, tidsplan mv mv.)
o Hvordan revisjonsmessige avvik og rapporteringer forløper og løses
• Uavhengighet og kvalitet
o Uavhengighet til NF som organisasjon i oppdraget
o Hvordan klientdialog og kvalitet sikres
• Prisstruktur
o Fastpris for overordnet selskapsrevisjon for 2021
o Beskrivelse av potensielle ekstra kostnader relatert til oppdraget
o Beskrivelse av ordinært faktureringsløp inkl. årlige justeringer fremover
o Prisstruktur for andre oppgaver og rådgivende tjenester utenfor rammen av selskapsrevisjon
o Andre vesentlige elementer som kan påvirke kostnadsrammen
Tildelingen baseres på det totalt sett mest fordelaktige tilbud for NF, og NF forbeholder seg retten til å benytte eller kansellere mottatte tilbud dersom forhold tilsier det er nødvendig.
Nærmere detaljer om vår forespørsel er skissert i pkt 3. Leveranse under.
3 Leveranse
NF har behov for revisjonstjenester utført i henhold til internasjonale standarder (ISA600) for å ivareta lovpålagte revisjonskrav i tillegg til fremsatte krav fra våre donorer. Valgt revisorselskap vil være ansvarlig for utarbeidelse av årlig revisjonsinstruks for, og koordinering av, den globale revisjonsvirksomheten i landprogrammene i tillegg til overordnet revisjon for organisasjonens hovedkontor i Oslo.
Der hvor det er naturlig, med tanke på tilstedeværelse og kapasitet i selskapets eget nettverk, kan tjenestene også omfatte revisjon av lokalt landprogram og prosjektrevisjon etter avtale. I tilfeller hvor egen organisasjon ikke er tilgjengelig, eller hensiktsmessig å benytte, vil leveranse omfatte sikring av ekstern revisjon i forhold til at nasjonal lovgivning, standarder og krav er ivaretatt i landprogrammene i samråd med NF.
Det forventes at valgt leverandør har bred internasjonal tilstedeværelse og erfaring med revisjon fra tilsvarende humanitære organisasjoner.
I tilbudet ber vi om nærmere beskrivelse av følgende punkter:
3.1 Fagkompetanse og kundeteam
Informasjon om kundeteam som tilbys, samt teamets fagkompetanse og erfaring som er relevant for oppdraget. Beskrivelsen må inneholde:
• Navn og rolle på teammedlemmene
• Kort beskrivelse av kjernekompetanse og erfaring relevant i forhold til NFs behov
3.2 Administrasjon av revisjonsoppdraget
Beskrivelse av betjeningskonseptet i oppdraget inkludert
• Revisjonsinstruks, oppfølging og kommunikasjon globalt
• Daglig betjening, kommunikasjon og oppfølging
• Rådgivning og bistand
• Kompetanseoverføring og informasjon
3.3 Erfaringer fra tilsvarende kunder
Vennligst beskriv erfaringer fra tilsvarende oppdrag som er relevant for vår vurdering av egnethet for oppdraget.
3.4 Oppdragets varighet og Honorar
Oppgi oppdragsperiode og gjeldende oppsigelsesfrister som påvirker tilbudet.
Angi årlig fast kontraktspris for revisjon 2021 og forklar årlig prisjustering som gjøres gjeldende ved forlengelse av oppdraget. Alle priser oppgis i NOK ekskl. mva.
Gi en beskrivelse av honorarstruktur inklusive estimert timeforbruk pr. år for de tjenester som er beskrevet i tilbudet.
Tilleggstjenester som ikke omfattes av revisjonsoppdraget, skal avtales særskilt og faktureres etter medgått tid. Timepris/prisstruktur for eventuelle tilleggstjenester og veiledning må oppgis.
NF forventer betalingsbetingelse netto pr 30 dager. Vennligst bekreft at dette harmonerer med deres rutiner.
NF forbeholder seg retten til å holde tilbake omtvistet beløp uten beregning av rente dersom det oppstår tvister. Rentebelastning av ordinær forsinket betaling aksepteres etter til enhver tid gjeldende lover.
Alle fakturaer/kreditnotaer skal utstedes i navnet til Norsk Folkehjelp og overføres elektronisk. Faktura- og ekspedisjonsgebyr aksepteres ikke.
Avvik fra ovenstående må spesifiseres i tilbudet. Om ikke avvik er angitt spesifikt i tilbudet anses ovenstående for akseptert.
4 Tilbudsprosessen
Frist for innlevering av selve tilbudet er 28.04.2021 kl. 15.00.
Tilbudet skal også inneholde følgende elementer:
• Firmaopplysninger m/siste årsrapport inkl. nøkkeltall for selskapet, samt oversikt over tilstedeværelse av egne kontorer i nettverket
• Kontaktinformasjon om tilbyders hovedkundeansvarlig
• Dokumentasjon på punkter omtalt i «1.4 Tildelingskriterier» og «1.5 Leveranse»
• Referanseliste – oppgi 2 kunder som er relevante i forhold til NF
• Firmaets etiske retningslinjer og andre relevante sertifikater/dokumenter
NF vil organisere presentasjonsmøter med tilbydere etter avtale og før tilbudsfristen er utgått. Vi vil også invitere de 2-3 mest interessante tilbydere til gjennomgang av tilbud før endelig beslutning tas. Saken planlegges lagt frem for styret til endelig beslutning i juni 2021.
4.1 Behandling av tilbud
Det vil bli foretatt lukket åpning av tilbudene og tilbyderne gis ikke anledning til å være tilstede under åpningen. Tilbudene er unntatt offentlighet.
NF forbeholder seg retten til å avvise forsinkede eller mangelfulle tilbud. NF vil ikke returnere tilbud til tilbydere som ikke blir valgt.
4.2 Konfidensialitet
NF vil behandle all informasjon fra tilbyder fortrolig, og forventer at tilbydere ikke utleverer informasjoner om NF eller partnere mv. som er delt i prosessen. Tilbyder kan heller ikke offentliggjøre hele eller deler av konkurransegrunnlaget uten skriftlig tillatelse fra NF.
4.3 Etikk og miljø
NF forventer at tilbydere aksepterer og signerer vedlagte NF etiske standarder for innkjøp, investering og markedsarbeid som del av tilbudsinngivelsen.
NF er registrert som Miljøfyrtårn under deres ordninger, og har fokus på miljø og egen påvirkning. Det bes derfor om at tilbyder gjør rede for egne ledelsessystemer, merkeordninger eller standarder som støtter opp forbedringer i klima- og miljøutfordringer i egen organisasjon.