Klubbkvalifisering Memorandum of Understanding

Klubbkvalifisering Memorandum of Understanding

Avtale om gjensidig forståelse og ansvar (heretter omtalt som «MOU»)

1. Klubbkvalifisering

2. Forpliktelser til TRF ansvarlig

3. Økonomistyringsplan

4. Bankkonto krav

5. Rapportering på bruk av tildelte TRF midler

6. Dokumentarkiv

7. Rapportering om misbruk of TRF midler

1. Klubbkvalifisering

For å kunne kvalifisere til tilskudd fra TRF, Distriktstilskudd, Globalt Tilskudd fra distrikt 2260, må klubben erklære seg villig til å iverksette finansielle- og forvaltningskrav som er beskrevet i denne MOU, utarbeidet av The Rotary Foundation. Videre må klubben forplikte seg årlig til å sende

minst et klubbmedlem til distriktets «TRF tilskuddsseminar». Distriktet kan fastsette ytterligere krav for klubbkvalifisering.

Ved å tilfredsstille kravene blir klubben kvalifisert og kan dermed søke å delta i TRF tilskuddsprogram etter følgende betingelser:

A. Ved å tilfredsstille kvalifiseringskravene blir klubben kvalifisert for ett Rotary år.

B. For å opprettholde sin kvalifiseringsstatus, må klubben etterkomme denne MOU, andre tilleggskrav angitt av distriktet og alle relevante TRF retningslinjer.

C. Klubben er ansvarlig for bruken av de tildelte TRF-midlene uavhengig av hvem som bestyrer midlene.

D. Kvalifiseringen kan bli midlertidig opphevet eller trukket tilbake som følge av misbruk eller dårlig styring av tildelte midler. Dette omfatter, men begrenses ikke til, svindel, forfalskning, medlemsjuks, grov uaktsomhet, brudd på HMS-regler i forhold til mottager, urettmessige bidrag, bruk av midler til personlig fordel, ikke oppgitte interessekonflikter (habilitet), monopolisering av tilskuddsmidler fra enkeltpersoner, rapportforfalskning, overprising, mottak av bestikkelser, ulovligheter og bruk av tilskuddsmidler til andre formål enn det de er bevilget til.

E. Klubben må tillate og samarbeide med enhver revisjon.

2. Arbeidsoppgaver / ansvar til klubbens styre

Klubbstyre har hovedansvaret for klubbkvalifisering og for den rettmessige forvaltningen av TRF- tilskuddet.

Styrets ansvar omfatter:

A. Utnevne minst et klubbmedlem til å gjennomføre, forvalte og opprettholde klubbens kvalifisering.

B. Forsikre at alle TRF tilskudd følger oppsatte regler og god forvaltningspraksis.

C. Sikre at alle personer som deltar i et prosjekt med TRF tilskudd utfører sine oppgaver på en måte som unngår enhver reell oppfattet interessekonflikt. (habilitet)

3. Økonomi- og regnskapsplan

Klubben må ha en skriftlig økonomi- og regnskapsplan som sikrer en oversiktlig administrasjon av tildelte TRF midler.

Planen må omfatte retningslinjer for:

A. Regnskapsførsel, herunder vanlig regnskapspraksis for håndtering av inn- og utbetalinger og oppbevaring av bilag.

B. Utbetaling av tilskuddsmidler i henhold til retningslinjene for midlene.

C. Sikre hensiktsmessig ansvarsfordeling i forbindelse med administrering, godkjenning og utbetaling av midlene.

D. Opprette en inventarliste over utstyr innkjøpt for tilskuddsmidler og ajourføre lister over gjenstander som er kjøpt, produsert eller fordelt som følge av prosjektaktiviteter.

E. Sikre at alle tilskuddsaktiviteter, inklusive veksling av valuta, er i samsvar med lokale lover og regler.

4. Krav til bankkonti

For at klubben skal kunne motta tilskuddsmidler, må den opprette en egen konto som kun skal brukes til TRF-midler.

A. Kontoen

a. Disponeres av minst to signaturberettigede klubb-medlemmer sammen

b. Skal være en arbeids- /lavrentekonto

B. Ev. renteinntekter skal dokumenteres og brukes i samsvar med godkjente prosjektaktiviteter eller returneres til TRF.

C. TRF- tilskuddsprosjekt, basert på Globalt tilskudd, skal ha sin egen bankkonto og kontonavn skal klart tilkjennegi bruken av TRF-midler.

D. TRF-tilskuddsmidler skal ikke benyttes til finansielle investeringer.

E. Bankutskrifter må være tilgjengelige som dokumentasjon for inn- og utbetalinger av TRF- midler.

F. Klubben må ha en skriftlig plan for overføring av signaturfullmakter.

5. Rapport om bruk av TRF-midler

Klubben må tilfredsstille alle TRF sine krav mht. rapportering. Rapporten er et viktig redskap for å sikre god administrasjon og håndtering, da den gir TRF informasjon om fremdrift så vel som bruken av tilskuddsmidlene.

6. Dokumentoppbevaring

Klubben må etablere og opprettholde et tilfredsstillende arkivsystem for oppbevaring av viktig dokumentasjon i forbindelse med kvalifisering og bruk av TRF-tilskuddsmidler. Oppbevaring av disse dokumentene støtter åpenheten (transparency) i TRF sine tilskuddsordninger og bidrar til å lette revisjon og/eller finansiell kontroll.

A. Dokumenter som må oppbevares, må minst omfatte:

a. Bankopplysninger samt tidligere kontoutdrag

b. Dokumentene for klubb-kvalifiseringen samt kopi av klubbens undertegnede MOU.

c. Skriftlige planer og retningslinjer, herunder:

I. Retningslinjer for økonomistyring

II. Retningslinjer for dokumentoppbevaring og -arkiv

III. Overføring av signaturfullmakter samt oppbevaring av tilhørende Dokumenter må sikres.

d. Dokumentasjon relatert til TRF-midler, inkludert kvitteringer og fakturaer for alle transaksjoner.

B. Klubbarkivene må være tilgjengelige for innsyn for klubbmedlemmer så vel som representanter for distriktet.

C. Alle dokumenter skal oppbevares i minst 5 år eller så lenge som lokal lovgivning forlanger.

7. Rapportering om misbruk av TRF tilskuddsmidler

Klubben forplikter seg til å rapportere til Distriktet en hvilken som helst potensiell eller reell misbruk av tildelte TRF midler. Xxxx rapportering fremmer et null- toleranseklima i klubben mot misbruk av tildelte TRF midler.

8. Signering av avtale.

Denne MOU er en avtale mellom Klubben og Distriktet og tilkjennegir at klubben vil gjennomføre tiltak for å sikre riktig implementering av tilskuddsaktiviteter og riktig forvaltning av TRF’s tilskuddsmidler. Ved å signere dette dokument, samtykker klubben i å følge alle vilkår og krav beskrevet i denne MOU.

På vegne av            Rotaryklubb samtykker undertegnede å etterfølge alle forutsetninger og krav til denne MOU for Rotaryåret        og vil varsle Rotary

International Distrikt 2260 om enhver endring eller revisjon av klubbens retningslinjer og prosedyrer relatert til disse krav.

Dato: Dato:    

Klubbens President Klubbens innkomne President

Rotaryår Rotaryår        

Navn   Navn          

(Blokkbokstaver) (Blokkbokstaver)

Signatur Signatur