ANBUDSFORESPØRSEL
ANBUDSFORESPØRSEL
Kontrolltjenester i henhold til alkohol- og tobakkskadeloven
På vegne av Sør-Varanger kommune
i perioden 2012 – 2014 med mulighet for prolongering i ett år
Vedlegg 1 Mal for HMS - egenerklæring Vedlegg 2 Egenerklæring – innsyn i dokumenter Vedlegg 3 Prisutfyllingsskjema
Vedlegg 4 Kontrakt
1 GENERELL INFORMASJON
1.1 BAKGRUNN
På vegne av Sør-Varanger kommune (Oppdragsgiver) inviterer vi med dette til åpen anbudskonkurranse – kontrolltjenester. Finnut Consult AS bistår med gjennomføringen av anbudskonkurransen. Oppdragsgiver ønsker anbud på kontrolltjenester i henhold til alkohol- og tobakkskadeloven for perioden 2012 – 2014 med mulighet til prolongering
i ett år.
Vi understreker at anbudet skal være i samsvar med instruksjonene beskrevet i dette dokumentet.
Ufullstendige anbudsbesvarelser – eller besvarelser som inneholder forbehold, feil eller uklarheter som kan medføre tvil om hvordan anbudet skal bedømmes – vil bli avvist.
Avvik fra konkurransegrunnlaget skal beskrives presist og entydig.
1.2 BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN
1.2.1 Generelt
Oppdragsgiver har ansvar for å føre kontroll med alkoholomsetningen og overholdelsen av tobakkskadeloven i sine respektive kommuner.
Oppdragsgiver ønsker derfor anbud på:
a) kontroll med utøvelsen av salgs og skjenkebevilling som følger av Lov om omsetning av alkoholholdig drikk med tilhørende Forskrift nr 538.
b) Lovpålagte kontroller i henhold til tobakkskadeloven § 13 Tilsyn med røykeforbudet.
c) Tilleggskontroller etter behov.
d) Opsjon: kontroll med at utførelsen av internkontroll er i overensstemmelse med Forskrift nr 538, kapittel 8
Sør-Varanger kommune:
Det er i dag 11 salgsbevillinger og 24 skjenkebevillinger, alle har åpent hele året. Det foreligger ingen opplysninger om begrenset åpningstid for skjenkebevillinger som er rettet mot reiselivet og har begrenset åpningstid (mai til sept).
1.2.2 Salgskontroll
Kontrollene utføres etter behov, og de vil årlig minst utgjøre ca 3 ganger så mange kontroller som der er salgssteder i kommunen. Kontrollene foretas av 1 kontrollør.
For salgsstedene kan antall kontroller etter politisk behandling bli økt til inntil 6 kontroller pr. salgssted.
Kontrollene skal til enhver tid gjennomføres i samsvar med kravspesifikasjon og eventuelle pålegg gitt av kommunen.
Salgskontrollen skal utføres innenfor kommunens vedtatte salgstider for alkoholholdig drikk hvilket er frem til kl 20.00 på hverdager og frem til kl. 18.00 på lørdager og dager før hellig- og høgtidsdager.
Det er særlig viktig å kontrollere salgstidene. Kontrollene bør i all hovedsak utføres ved salgstidens slutt – og da primært på torsdag, fredag og lørdag.
For salgssteder skal kontrollen ha en varighet på 30 minutter inkludert rapportskriving.
Kontrollene skal gjennomføres jevnt fordelt utover kalenderåret slik at hvert sted fortrinnsvis kontrolleres minst en gang per tertial.
Leverandør skal sette opp årlig kontrollplan som skal godkjennes av kommunen. Leverandør skal utvikle eller benytte egne kontrollrapporter. Disse skal vedlegges tilbudet. Leverandør skal beskrive hvordan kontrollene er tenkt gjennomført.
1.2.3 Skjenkekontroll
§ 9-7. Kontrollene utføres etter behov, og vil årlig minst utgjøre ca 3 ganger så mange kontroller som salgs- og skjenkesteder i kommunen. Hvert sted skal kontrolleres minst en gang årlig. På enhver kontroll på skjenkesteder skal det stilles med 2 kontrollører.
Kontrollene skal til enhver tid gjennomføres i samsvar med kravspesifikasjon og eventuelle pålegg gitt av kommunen.
Skjenkekontrollene skal utføres innenfor kommunens vedtatte skjenketider. For de større skjenkestedene skal kontrollen fortrinnsvis utføres fredag og lørdag kveld, og primært i tidsrommet fra 21.30- 02.30. På kafeer, selskapslokaler og lignende vil kontrollene skje på et tidligere tidspunkt og på andre dager. Andre tidspunkter kan avtales særskilt.
For skjenkesteder skal kontrollen ha en varighet på 30-45 minutter (avhengig av størrelsen på stedet) inkludert rapportskriving. Kontrollene foretas av to kontrollører.
Kontrollene skal gjennomføres jevnt fordelt utover kalenderåret slik at hvert sted fortrinnsvis kontrolleres en gang pr. tertial.
Leverandør skal sette opp årlig kontrollplan som skal godkjennes av kommunen. Leverandør skal utvikle eller benytte egne kontrollrapporter. Disse skal vedlegges tilbudet. Leverandør skal beskrive hvordan kontrollene er tenkt gjennomført.
1.2.4 Røykekontroll
I forbindelse med skjenkekontroll skal kommunens kontrollansvar i tobakkskadeloven ivaretas. Kontrollene skal til enhver tid gjennomføres i samsvar med kravspesifikasjon og eventuelle pålegg gitt av kommunen. For de steder som ikke har bevilling til skjenking av alkoholholdig drikk – og som derfor ikke blir kontrollert i henhold til alkoholloven – vil det ved behov bli bestilt egne røykekontroller.
Kontrollene skal gjennomføres jevnt fordelt utover kalenderåret slik at hvert sted fortrinnsvis kontrolleres en gang pr. tertial.
Leverandør skal utvikle eller benytte egne kontrollrapporter. Disse skal vedlegges tilbudet. Leverandør skal beskrive hvordan kontrollene er tenkt gjennomført.
1.2.5 Tilleggskontroller
Kommunen skal ved behov kunne bestille tilleggskontroller og kontroll av enkeltarrangement med alminnelig eller ambulerende skjenkebevilling.
Leverandør skal oppgi sin tilgjengelighet og responstid overfor kommunen i forbindelse med ekstrakontroller.
1.2.6 Kontrollrapporter
Det skal utarbeides en skriftlig rapport etter hver kontroll. Rapportene danner grunnlaget for saksbehandlingen hos Oppdragsgiver. Innrapporterte avvik kan medføre sanksjoner mot bevillingshaver. Det er derfor svært viktig at Leverandør er etterrettelig og har gode rutiner knyttet til rapportskriving. Rapporter etter gjennomførte kontroller skal være kommunen i hende senest 2 virkedager etter utført kontroll.
Avdekkes avvik eller brudd på lov eller forskrift skal kontrollrapport og tilleggsrapport oversendes første ordinære virkedag etter at kontrollen er avholdt. Hensiktsmessige rutiner avtales særskilt. Ved vesentlige overtredelser som krever utdypende kommentarer, kan tilleggsrapport utarbeides i ettertid.
Rapportene avgis på skjema utarbeidet av Leverandør. Skjemaet skal være godkjent av kommunen.
1.2.7 Årlig plan for kontrolltjenesten og regelmessige oppfølgingsmøter
Leverandøren skal hvert år utarbeide skriftlig plan for kontrolltjenesten. Planen skal være Oppdragsgiver i hende senest den 5. januar i kontrollåret. Leverandøren skal ta initiativ til faste og regelmessige oppfølgingsmøter med kommunen minimum 1 gang årlig.
1.2.8 Faglige kvalifikasjoner for kontrollpersonell
Kontrollørene skal ha inngående kjennskap til alkoholloven med forskrifter og kommunens bevillingsreglement.
Kontrollørene skal være minimum 20 år.
Kontrollørene skal ha god kompetanse innen rapportskriving.
Kontrollørene skal være egnet for oppgaven, ha pen framtreden og god oppførsel og bør ikke skille seg nevneverdig ut fra øvrig klientell på stedene som kontrolleres.
1.2.9 Opplæring
Leverandør skal selv foreta nødvendig opplæring av kontrollørene i samsvar med instrukser utarbeidet av kommunen og innenfor den til enhver tid gjeldende lovgivning på området.
Leverandør forplikter seg til å legge fram et opplæringsprogram for sine kontrollører, som skal godkjennes av kommunen.
Det skal legges fram dokumentasjon for bestått kunnskapsprøve om alkoholloven.
Det skal beskrives i tilbudet hvordan man sikrer at de ansatte til enhver tid er oppdaterte på området.
1.2.10 Bevillingslister
Kommunen forplikter seg til enhver tid å holde Leverandøren oppdatert på salgs- og skjenkesteder, bevillingshavere og andre forhold som har betydning for utførelsen av kontrollen. Kommunen sender fortløpende melding om endringer over innehavere av salgs- og skjenkebevillinger i kommunen og oversikt over bevillinger for enkeltanledninger og ambulerende i de tilfeller det er aktuelt å avholde kontroll.
Leverandør plikter selv å ajourføre egen oversikt over bevillingshavere slik at den til enhver tid er oppdatert.
1.2.11 Taushetsplikt
Leverandør og dens ansatte er underlagt taushetsplikt i medhold av Forvaltningsloven § 13 og plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til taushetsbelagte opplysninger vedkommende sitter inne med i forbindelse med tjeneste eller arbeid utført for Oppdragsgiver. Leverandør forplikter seg til å sørge for at kontrollørene undertegner en taushetserklæring som oversendes Oppdragsgiver.
1.2.12 Habilitetsbestemmelser
Habilitetsbestemmelsene i forvaltningsloven kapittel II gjelder. Leverandør forplikter seg til ikke å utføre oppdrag eller ha kundeforhold med virksomheter med skjenke- eller salgsbevilling i kommunen som kan medføre habilitetskonflikt i forhold til utøvelse av kontroll.
1.2.13 Opsjon: Kontroll av internkontrollsystemer
Det kan i løpet av kontraktsperioden også være aktuelt å kjøpe tjenester knyttet til oppfølging og kontroll av internkontrollsystemer – Forskrift til alkoholloven nr 538, kapittel 8.
Kommunen ønsker opsjon på denne tjenesten. Leverandør må bekrefte denne opsjonsmuligheten samt beskrive ordninger for den.
1.2.14 Andre forhold
Det må ikke leveres tjenester som ikke er bestilt eller avtalt eller som ikke er i samsvar med de spesifikasjoner og den dokumentasjon avtalen er basert på – uten forutgående godkjenning fra kommunen.
Kommunen forbeholder seg retten til å endre avtalen dersom dette er nødvendig av hensyn til lovendringer eller som følge av nye bestemmelser og retningslinjer fastsatt av kommunestyret.
1.2.15 Særskilt kontraktsbestemmelse – lønns- og arbeidsvilkår
Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtale, regulativ eller det som er normalt på det stedet der arbeidet blir utført og for vedkommende yrke. Det gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Den daglige lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne kontraktsbestemmelsen blir etterlevd. Alle avtaler Leverandøren inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser.
Dersom Leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Oppdragsgiver kan holde tilbake et beløp tilsvarende to ganger besparelsen for arbeidsgiveren.
Leverandøren skal på oppfordring legge fram dokumentasjon for lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Leverandøren skal også fremlegge dokumentasjon på lønns- og arbeidsvilkårene hos eventuelle kontraktsmedhjelpere og underleverandøren.
1.3 REGLER OG PROSEDYRER FOR LEVERANSEN
Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlig anskaffelser 2006-04-07 nr. 402 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder FOA del I og II. Denne anskaffelsen følger prosedyren for åpen anbudskonkurranse.
Anskaffelsen blir kunngjort gjennom annonser i lokal aviser.
1.4 DOKUMENTSTRUKTUR
Konkurransegrunnlagte består av følgende dokumenter:
Betingelser for konkurransen (dette dokumentet)
1.5 PLANLAGT FREMDRIFT
Det er lagt opp til følgende tidsrammer for gjennomføring av konkurransen frem til kontrakt inngås. Datoene nedenfor med unntak av anbudsfristen er foreløpige og kan bli endret.
Planlagte milepæler | Frister |
Anbudsfrist | 10. februar. 2012 kl 14.00 |
Oppdragsgiver gir skriftlig melding om valg av leverandør | 17. februar. 2012 |
Frist for eventuell klage på valg av leverandør | 24. februar. 2012 kl. 14.00 |
Kontrakt inngås | 28 februar. 2012 |
1.6 TILLEGGSOPPLYSNINGER
Leverandørene kan skriftlig eller på e-post be om tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget. Forespørsel om tilleggsopplysninger som er fremsatt i tilstrekkelig tid før anbudsfristen vil besvares – senest 6 dager før anbudsfristens utløp. Svaret sendes til samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. Henvendelse om tilleggsopplysninger
merkes ”Tilleggsopplysninger: Skjenkekontroll Sør-Varanger kommune”
1.7 KONTAKTPERSON
Xxxx | Xxxxxx X Xxxxxxxx |
Postadresse | Finnut Consult AS, Postboks 347, 9811Vadsø |
Gateadresse | Finnut Consult AS, Hermetikken - 1. etasje, Tollbugata7, 9800 Vadsø |
E-post |
2 KRAV TIL LEVERANDØREN OG KVALIFIKASJONSKRAV
2.1 OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV
2.1.1 Skatteattester
Det skal fremlegges skatteattester for merverdiavgift og skatt (skjema RF-1244). Skatteattestene for både skatt og merverdiavgift kan bestilles fra leverandørens lokale skatteoppkreverkontor eller skattefogdkontor. Attestene skal foreligge innen anbudsfristens utløp og skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra anbudsfristens utløp.
2.1.2 HMS - egenerklæring
Det skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal foreligge innen tilbudsfristens utløp.
Dokumentasjon | Skatteattest for merverdiavgift Skatteattest for skatt HMS - egenerklæring |
2.2 KVALIFIKASJONSKRAV
2.2.1 Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
Kvalifikasjonskrav | Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak |
Dokumentasjon | Firmaattest fra Brønnøysund registret eller tilsvarende register i det land foretaket er registrert |
2.2.2 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle stilling
Kvalifikasjonskrav | Det kreves at leverandøren har tilstrekkelig økonomi for å kunne gjennomføre den aktuelle kontrakten |
Dokumentasjon | Det skal legges ved utdrag av leverandørens årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning for de siste to regnskapsårene |
2.2.3 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
Kvalifikasjonskrav | Det kreves at leverandøren har erfaring fra tilsvarende eller relevante oppdrag eller leveranser |
Dokumentasjon | Det skal legges ved liste med referanser over leverandørens viktigste relevante leveranser de siste 3 årene inklusive verdi på leveransen, tidspunkt, oppdragsgiver og oppdragsgivers kontaktperson. Referansene kontrolleres ved behov |
2.2.4 Krav til tilfredsstillende vandel
Kvalifikasjonskrav | Leverandørens daglige leder og kontrollørene må oppfylle kravet til tilfredsstillende vandel jamfør § 7 i lov om vaktvirksomhet og § 4 i forskrift om vaktvirksomhet |
Dokumentasjon | Det skal dokumenteres at daglig leder og kontrollørene oppfyller kravet til tilfredsstillende vandel jamfør § 7 i lov om vaktvirksomhet og § 4 i forskrift om vaktvirksomhet |
2.2.5 Krav til dokumentasjon av bruk av og krav til eventuelle underleverandører
Dersom leverandøren planlegger å overlate deler av kontrakten til underleverandører, skal det gis en kort beskrivelse av underleverandørene og hvilke deler av oppdraget underleverandør skal utføre. Det stilles samme krav til underleverandører som til hovedleverandør.
3 KRAV TIL ANBUDET
3.1 LEVERING AV ANBUDET
Anbud skal gis på grunnlag av de dokumenter som er angitt i dette konkurransegrunnlaget. Anbudet skal være skriftlig og inneholde et anbudsbrev som skal være datert og undertegnet av bemyndiget person. I anbudsbrevet skal det klart fremkomme hvem som er leverandørens kontaktperson samt kontaktpersonens stilling, telefonnummer og e- postadresse
Forsendelsen skal være merket: ”Anbud Skjenkekontroll Sør-Varanger kommune ” Anbudet skal leveres på norsk og skal oversendes i lukket forsendelse
Anbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post
Anbudet skal leveres i 1 eksemplar på papir og 1 elektronisk versjon i PDF- format på USB - minnepinne.
3.2 UTFORMING AV ANBUDET
Komplett anbud skal ha følgende disposisjon og bestå av følgende punkter:
- Anbudsbrev. Det skal i anbudsbrevet opplyses om hvorvidt alle krav er imøtekommet og hvorvidt de angitte opsjonene kan leveres.
- Skatteattester for skatt og merverdiavgift (RF1244)
- HMS - egenerklæring, se Vedlegg 1 Mal for HMS - egenerklæring
- Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav, se punkt 2.2 ovenfor
- Eventuelle forbehold til anbudsforespørselen
3.3 ANBUDSFRIST
Siste frist for mottak av anbud er 10. februar. 2012 kl. 14.00.
3.4 VEDSTÅELSESFRIST
Leverandøren er bundet av anbudet til 10. mai. 2012 kl 14.00.
3.5 INNLEVERINGSSTED
Anbudet sendes eller leveres til:
Postadresse: | Gateadresse: |
Finnut Consult AS | Finnut Consult AS |
Postboks 347 | Hermetikken – Tollbugata 7 |
9811 Vadsø | 9800 Vadsø |
3.6 PRISER
Pris skal oppgis i bilag 3. Prisene skal oppgis per:
o Salgskontroll
o Skjenkekontroll
o Røykekontroll
o Pris pr år
o Opsjon: Kontroll internkontrollsystemer.
Det må tas med i betraktningene at Sør-Varanger kommunes ? skjenkebevillinger er rettet mot reiselivet og at de har begrenset åpningstid, mai til september.
Eventuelle tilleggskontroller faktureres likt som ordinære kontroller.
Prisen skal inkludere alle utgifter til gjennomføring av kontrollene, administrative utgifter, herunder også møtevirksomhet med kommunene, observasjon, rapportskriving, eventuelle tilleggsrapporter, transport, reisetid, eventuelle inngangspenger mv.
3.7 AVVIK OG FORBEHOLD
Alle avvik fra konkurransegrunnlaget skal være presise, entydige og klart fremgå av anbudet slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren.
3.8 ALTERNATIVE ELLER PARALLELLE TILBUD
Alternative eller parallelle tilbud vil ikke bli vurdert.
3.9 ANBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET
Det er ikke anledning til å gi anbud på deler av oppdraget.
4 AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN
4.1 TILDELINGSKRITERIER
Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende:
4.1.1 Pris (60 %)
Totalpris gitt i henhold til pkt 3.6 ovenfor og utfylt prisbilag i vedlegg 3
4.1.2 Kvalitet og egnethet av kontrolltjenesten (30 %)
Det vil her bli lagt vekt på kvalitet og egnethet vurdert på basis av dokumentasjon av hvordan på de tilbudte produktene og tjenestene møter kravene i pkt. 1.2 i konkurransegrunnlaget
4.1.3 Responstid og tilgjenglighet (10 %)
Her blir det lagt vekt på responstid og tilgjengelighet i forbindelse med tilleggskontroller og ekstrakontroller som beskrevet i pkt 1.2.5 i konkurransegrunnlaget
VEDLEGG 1 MAL FOR HMS-EGENERKLÆRING
Denne bekreftelsen gjelder:
Firma: | |
Adresse: | |
Postnr. /-sted: | |
Land*: |
Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv.
Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for helse, miljø og sikkerhet.
Daglig leder (sign.) | Dato: |
Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.
Representant for de ansatte (sign.) | Dato: |
* For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende:
Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6 desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv.
Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø- og sikkerhetsarbeid.
Forpliktende underskrift:
Daglig leder (sign.) | Dato: |
VEDLEGG 2 EGENERKLÆRING – INNSYN I DOKUMENTER
Denne bekreftelsen gjelder:
Firma: | |
Adresse: | |
Postnr. /-sted: | |
Land*: |
For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr 16 om rett til innsyn i dokumenter i offentlig virksomhet. Tilbud og protokoller avskjermes etter offentleglova § 23 3. ledd frem til tildeling av kontrakt. Etter tildeling av kontrakt unntas taushetsbelagte opplysninger etter offentleglova § 13 jamfør forskrift LOA § 3-6.
Anbyder må etter egen vurdering merke tekst og opplysninger i anbudet som anses som drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Oppdragsgiver har likevel rett og plikt til å vurdere om opplysningene kan holdes hemmelig i henhold til offentleglova § 13 jamfør forskrift LOA §§ 3 – 6.
Det bekreftes med dette at vi er innforstått med lov om offentlighet og rett til innsyn i dokumenter i offentlig virksomhet. Vi har vurdert de opplysninger som fremkommer i tilbudet og merket tekst som anses som drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde.
Det bekreftes med dette at vi er innforstått med at Oppdragsgiver har rett og plikt til å vurdere om opplysningene kan holdes hemmelig i henhold til offentleglova § 13 jamfør forskrift LOA §§ 3 – 6.
Daglig leder (sign.) | Dato: |
VEDLEGG 3 PRISUTFYLLINGSSKJEMA
Prisene oppgis som beskrevet i pkt 3.6 i konkurransegrunnlaget SØR-VARANGER KOMMUNE
Pris per kontroll | Beløp NOK (eks mva): |
Salgskontroll | |
Skjenkekontroller | |
Røykekontroll | |
Pris pr år |
Opsjon: Kontroll av Internkontrollsystemer
VEDLEGG 4 AVTALE
Kontrakt mellom
kommune
(heretter kalt Oppdragsgiver)
og
(heretter kalt Leverandør)
Denne avtalen gjelder kjøp av
Kontrolltjenester
I henhold til Alkoholloven og Tobakkskadeloven for perioden 20012 – 2014
med mulighet for prolongering i ett år
For For
Org. #: Org. #.
, den , den
1 Alminnelige bestemmelser
1.1 Avtalens omfang
Avtalen er en rammeavtale, (heretter kalt Avtalen) og gjelder kjøp av kontrolltjenester i hht alkohol og tobakkskadeloven. Avtalen regulerer tjenester og forhold mellom partene.
Partene er her Sør-Varanger kommune (heretter kalt Kunden eller Kommunen) og Leverandør (heretter kalt Leverandør)
Avtalen består av den generelle avtaleteksten og bilag. Innholdet i de tjenester som skal leveres etter denne Avtalen, er nærmere spesifisert i Bilag 1 og Bilag 2.
Følgende bilag er en del av Avtalen: Bilag 1Kundens kravspesifikasjon
Bilag 2Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 3Priser
Bilag 4Endringskatalog
1.2 Tolking å rangordning
Ved motstrid skal følgende tolkingsprinsipper legges til grunn:
Endringer til Avtalen går foran den generelle avtaleteksten, men bare i den utstrekning det fremgår klart og utvetydig hvilket punkt eller hvilke punkter som er endret, erstattet eller gjort tillegg til. Ved motstrid der endringen ikke er klart spesifisert som angitt, går den generelle avtaleteksten foran endringene.
Bilag 2 går foran Bilag 1, men bare i den utstrekning det fremgår klart og utvetydig hvilket punkt eller hvilke punkter som er endret, erstattet eller gjort tillegg til. Ved motstrid der endringen ikke er klart spesifisert som angitt, går kravspesifikasjonen foran løsningsspesifikasjonen.
I tilfelle motstrid mellom bilagene der endringene ikke er klart spesifisert som angitt i avsnittene 1 og 2 over, går Bilag 1 foran de øvrige bilagene.
Hvis det er motstrid mellom et Bilag og den generelle avtaleteksten går den generelle avtaleteksten foran.
Avtalen går foran møtereferater, notater og liknende dokumenter som utferdiges av partene.
1.3 Varighet
Avtalen gjelder fra det tidspunktet begge parter har undertegnet Avtalen og løper i to (2) år. Avtalen kan forlenges i ytterligere 1+1 år. Kunden skal gi Leverandøren skriftlig varsel om forlengelse senest to (2) måneder før gjeldende avtaleperiode løper ut.
2 Gjennomføring av tjenester
2.1 Gjennomføring
Gjennomføring av tjenester skjer på den måten og med de frister som er spesifisert i Bilag 1 (kravspesifikasjon) og bilag 2 (løsningsbeskrivelse).
All kommunikasjon, skriftlig og muntlig, med oppdragsgiver i forbindelse med gjennomføring av denne avtalen skal være på norsk.
Leverandøren skal kunne levere i henhold til Avtalens vilkår.
Leverandøren skal snarest varsle Kunden om forhold som har eller kan få betydning for gjennomføringen av tjenestene.
2.2 Levering
Leverandøren har ansvar for at Tjenestene leveres etter de tidsfrister som er angitt i bilag 2 (løsningsbeskrivelsen).
2.3 Forsinkelse
Leverandør skal umiddelbart underrette oppdragsgiver, skriftlig, dersom det er grunn til å anta at fristene ikke kan overholdes.
2.4 Eiendomsrett, opphavsrett mv.
Eiendomsrett, opphavsrett og andre relevante materielle og immaterielle rettigheter til resultater av tjenester som Leverandøren utfører etter Avtalen tilfaller Xxxxxx, med de begrensninger som følger av ufravikelig lov.
Rettighetene omfatter også rett til endring og videreoverdragelse, jf. åndsverkloven § 39 b.
I den utstrekning det ikke strider mot Avtalens bestemmelser om lojalitet og taushetsplikt, kan hver part fritt utnytte kunnskap (know-how) som parten er tilført i forbindelse med gjennomføring av Avtalen.
Fremgår ikke annet av Avtalen eller det er avtalt på annen måte, beholder Leverandøren rettighetene til egne verktøy og metodegrunnlag. Slikt materiale kan ikke utnyttes i strid med Avtalens bestemmelser om lojalitet og taushetsplikt.
2.5 Bemanning
Leverandøren har ansvar for at tjenestene gjennomføres av det personell som fremgår av Bilag 2.
Ved skifte av personell plikter Leverandøren å erstatte vedkommende med en alternativ person med tilsvarende faglig kompetansebakgrunn. Eventuelle kostnader ved å tilføre nytt personell kunnskap for å gjøre vedkommende operativ på tilsvarende nivå som personell som erstattes, skal dekkes av Leverandøren.
2.6 Opsjoner
Eventuelle opsjoner på tilleggstjenester skal fremgå av Bilag 1.
3 Endringer av avtalen
Endringer av eller tillegg til Avtalen, skal avtales skriftlig og undertegnes av begge parter. Mal for endringer fremgår av Bilag 4.
4 Partenes plikter
4.1 Leverandørens plikter
4.1.1 Leverandørens ansvar og kompetanse
Leverandøren skal være Kundens samarbeidspartner og gi Kunden høy prioritet.
Tjenester skal gjennomføres i samsvar med Avtalen og skal utføres profesjonelt, effektivt, og med høy faglig standard. Leverandøren innestår for at tjenestene blir gjennomført med tilstrekkelig kvalitative og kvantitative ressurser og kompetanse, ut fra kravene i Avtalen.
Leverandøren skal til enhver tid søke å foreslå løsninger som vil øke verdien og nytten av tjenestene hos Xxxxxx.
Kunden skal gis mulighet til å kontrollere og etterprøve Leverandørens arbeid og at oppgitte standarder, metoder eller lignende følges.
Henvendelser fra Kunden skal besvares uten ugrunnet opphold.
Leverandøren skal uten ugrunnet opphold varsle om forhold Leverandøren forstår eller bør forstå kan få betydning for gjennomføring av tjenesten, herunder eventuelle forventede forsinkelser. Leverandøren har plikt til å informere Kunden om endringer i egen eierstruktur, fusjoner, fisjoner og lignende.
Leverandøren har ansvaret for at personellet utfører tjenestene, slik dette er definert i avtalen, på en faglig forsvarlig, profesjonell og tilfredsstillende måte, samt til avtalt tid.
Leverandøren har under enhver omstendighet ansvaret for at alt personell han foreslår har den nødvendige kompetanse i forbindelse med den avtalte tjenesten til Kunden.
4.1.2 Ansvar for underleverandør
Dersom Leverandøren engasjerer underleverandør til å utføre tjenester som følger av denne Avtalen, er Leverandøren fullt ansvarlig for utførelsen av disse tjenestene på samme måte som om Leverandøren selv stod for utførelsen.
All samhandling vedrørende spørsmål i tilknytning til Avtalen skal kun foregå mellom Leverandøren og Kunden, med mindre partene avtaler noe annet.
Eventuelle uoverensstemmelser mellom Leverandøren og underleverandør er Kunden uvedkommende.
Leverandørens bruk og utskifting av underleverandør skal godkjennes skriftlig av Kunden. Godkjennelse kan ikke nektes uten saklig grunn.
4.1.3 Reklame
Leverandøren forplikter seg til ikke å bruke denne Avtalen i sin markedsføring eller på annen måte reklamere offentlig eller gi offentlig informasjon om Avtalen, uten skriftlig forhåndsgodkjenning fra Kunden. Leverandøren forplikter seg også til å innta tilsvarende bestemmelse overfor sine eventuelle underleverandører.
4.1.4 Rapporter
Rapporter skal utarbeides av Leverandør i hht til bilag.
4.1.5 Etiske og sosiale hensyn: Generelt
Leverandøren skal på oppfordring legge frem dokumentasjon på de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underleverandører. Kunden forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom Leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever ovennevnte krav til lønns- og arbeidsvilkår.
4.1.6 Menneskerettigheter
Leverandøren skal respektere FNs verdenserklæring om menneskerettigheter.
4.1.7 Nasjonal lovgivning
Arbeidsretten og arbeidslovgivningen der produksjonen finner sted skal etterleves. Av særlig relevante forhold fremheves lønns- og arbeidstidsbestemmelser, helse, miljø og sikkerhet, lovfestede forsikringer og sosiale ordninger, samt regulære ansettelsesforhold, inklusive arbeidskontrakter.
Forbud mot barnearbeid (FNs barnekonvensjon artikkel 32, ILO-konvensjon nr 138 og 182)
Barn har rett til å bli beskyttet mot økonomisk utnytting i arbeid, og mot å utføre arbeid som kan svekke utdannings- og utviklingsmuligheter.
Minstealderen må ikke i noe tilfelle være under 15 år (14 eller 16 år i visse land).
Barn under 18 år skal ikke utføre arbeid som setter helse eller sikkerhet i fare, inkludert nattarbeid.
Dersom det foregår slikt barnearbeid, skal det arbeides for snarlig utfasing. Det skal samtidig legges til rette for at barna gis mulighet til livsopphold og utdanning inntil barnet ikke lenger er i skolepliktig alder.
4.1.8 Tvangsarbeid/slavearbeid (ILO-konvensjon nr 29 og 105)
Det skal ikke foregå noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid.
Arbeiderne må ikke levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver, og skal være fri til og avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid.
4.1.9 Diskriminering (ILO-konvensjoner nr 100 og 111)
Det skal ikke foregå noen diskriminering i arbeidslivet basert på etnisk tilhørighet, religion, alder, uførhet, kjønn, ekteskapsstatus, seksuell orientering, fagforeningsmedlemskap eller politisk tilhørighet.
4.1.10Organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger (ILO-konvensjon nr 87 og 98)
Arbeiderne skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget valg, og å forhandle kollektivt.
Dersom disse rettigheter er begrenset eller under utvikling, skal leverandøren medvirke til at de ansatte får møte ledelsen for å diskutere lønns- og arbeidsvilkår uten at dette får negative konsekvenser for arbeiderne.
4.4.11 Xxxxxxx etiske retningslinjer mv.
Leverandøren skal ikke tilby Kunden og dens faste eller innleide personell noen form for gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse som er egnet til, eller ment å påvirke Kundens personell i sine tjenestelige handlinger.
Leverandøren plikter i alle tilfelle å forholde seg til Kundens til enhver tid gjeldende interne eller eksterne etiske retningslinjer.
Ved brudd på denne bestemmelsen har Xxxxxx rett til å si opp Avtalen umiddelbart.
4.4.12 Lønns- og arbeidsvilkår
Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtale, regulativ eller det som er normalt på det stedet der arbeidet blir utført og for vedkommende yrke. Det gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Den daglige lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne kontraktsbestemmelsen blir etterlevd. Alle avtaler Leverandøren inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser.
Dersom Leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Oppdragsgiver kan holde tilbake et beløp tilsvarende to ganger besparelsen for arbeidsgiveren.
Leverandøren skal på oppfordring legge fram dokumentasjon for lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Leverandøren skal også fremlegge dokumentasjon på lønns- og arbeidsvilkårene hos eventuelle kontraktsmedhjelpere og underleverandøren
4.2 Kundens plikter
4.2.1 Medvirkning
Kunden skal lojalt medvirke til gjennomføring av Avtalen.
Kunden skal uten ugrunnet opphold varsle om forhold Kunden forstår eller bør forstå kan få betydning for gjennomføring av avtalte tjenester, herunder eventuelle forventede forsinkelser.
4.2.2 Sikkerhetsklarering
Kunden skal søke om sikkerhetsklarering for Leverandørens personale samt eventuelle underleverandører, dersom dette er nødvendig for gjennomføring av tjenester i henhold til Avtalen.
4.2.3 Møter
Dersom en part finner det nødvendig, kan parten med minimum 3 (tre) virkedagers varsel innkalle til møte med den annen part for å drøfte avtaleforholdet og måten avtaleforholdet blir gjennomført på.
4.3 Risiko og ansvar for kommunikasjon og dokumentasjon
Begge parter skal sørge for forsvarlig kommunikasjon, oppbevaring, og sikkerhetskopiering av dokumenter og annet materiale av betydning for tjenestene uansett form, herunder e-post og annet elektronisk lagret materiale.
Leverandøren har risikoen og ansvaret for alt materiale uansett form, som skades eller ødelegges mens de befinner seg under Leverandørens kontroll.
Vederlag og betalingsbetingelser
5 Priser
Pris og betalingsbestemmelser er oppgitt i Bilag 3.
Prisene skal være faste i avtaleperioden og er inkludert alle direkte eller indirekte utgifter og avgifter som kan tenkes påløpt i forbindelse med tjenestene.
Betaling skal skje etter avtale mellom partene. Kunden skal godkjenne hver betaling dersom ikke annet avtales skriftlig mellom partene.
Fakturering skjer etterskuddsvis pr måned, med betaling pr 30 dager. Faktura merkes med avtalens nummer og navn og sendes til:
Sør-Varanger kommune Postboks
9…
merkes ”Skjenkekontroll”.
5.1 Prisendring
Leverandøren og Kunden kan kreve endring av prisene pr 1. januar, første gang 1. januar 2013, hvert år tilsvarende endringer i Statistisk Sentralbyrås konsumprisindeks (hovedindeksen) med utgangspunkt i indeksen for den måned Avtalen ble inngått.
Ved vesentlige endringer i bestemmelser vedrørende ferie, arbeidstid, permisjoner eller lignende fastsatt gjennom lov, forskrift eller tariffavtale, er det grunnlag for endringer av prisene.
Kunden skal ha skriftlig varsel senest 1 måned før prisendring kan gjøres gjeldende.
5.2 Innføring av elektronisk faktura og Ehandel
Dersom oppdragsgiver har innført eller skal innføre bruk av elektronisk faktura plikter leverandøren etter nærmere avtale å kunne tilby dette. Leverandøren skal også kunne tilby Ehandel (Xxxxxxx.xx) med samhandlingsavtale på Ehandelsplatformen (EHP) når oppdragsgiver ønsker dette.
5.3 Forsinkelsesrente
Hvis Xxxxxx ikke betaler til avtalt tid har Leverandøren krav på rente av det beløp som er forfalt til betaling, i henhold til lov om renter ved forsinket betaling m.m.
5.4 Mislighold
5.4.1 Hva som anses som mislighold
Det foreligger mislighold dersom parten ikke oppfyller sitt ansvar og forpliktelser etter Avtalen.
Parten er ikke ansvarlig i den grad det kan dokumenteres at avvik fra ovennevnte skyldes force majeure, jf. punkt 7.4, eller forhold den annen part er ansvarlig for.
5.4.2 Reklamasjon
Partene skal reklamere skriftlig og uten ugrunnet opphold etter at misligholdet ble oppdaget.
5.4.3 Sanksjoner ved mislighold fra Leverandøren
5.4.3.1 Avhjelp
Arbeidet med å avhjelpe mislighold skal påbegynnes og gjennomføres uten ugrunnet opphold etter at Leverandøren har fått melding om misligholdet.
Tilbakehold av egen ytelse og prisavslag
Dersom det ikke har lykkes Leverandøren å avhjelpe misligholdet innen fristen, kan Xxxxxx holde tilbake egen ytelse eller kreve forholdsmessig prisavslag.
5.4.3.2 Heving
Kunden kan heve Avtalen dersom Leverandøren vesentlig misligholder sine forpliktelser etter avtalen.
5.4.3.3 Erstatning
Kunden kan kreve erstattet ethvert direkte, påregnelig og adekvat tap som med rimelighet kan tilbakeføres til misligholdet. Dette gjelder ikke dersom Leverandøren kan godtgjøre at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke kan tilskrives skyld hos Leverandøren eller noen han er ansvarlig for.
Erstatning for indirekte tap kan bare kreves dersom det er utvist grov uaktsomhet eller forsett.
Erstatningen skal omfatte Kundens direkte tap fra det tidspunktet misligholdet oppstod.
6 Øvrige bestemmelser
6.1 Forsikringer
Kunden står som selvassurandør.
Leverandøren plikter å tegne forsikringer som er tilstrekkelige til å dekke ethvert krav fra Kunden som følger av Leverandørens risiko eller ansvar etter denne Avtalen innenfor rammen av alminnelige forsikringsvilkår.
Denne forpliktelsen anses oppfylt dersom Leverandøren tegner ansvars- og risikoforsikring på vilkår som anses som ordinære innenfor norsk forsikringsvirksomhet.
6.2 Overdragelse av rettigheter og plikter
Leverandøren kan bare overdra sine rettigheter og plikter etter Avtalen med skriftlig samtykke fra Kunden. Dette gjelder også hvis Leverandøren slås sammen med et annet selskap, deles i flere selskaper eller hvis overdragelsen skjer til et datterselskap. I sistnevnte tilfelle er en eventuell overdragelse betinget av at Leverandøren garanterer for at datterselskapet oppfyller kontrakten. Hvis Kunden ikke samtykker i overdragelse, kan Avtalen sies opp med minimum 30 dagers skriftlig varsel.
Retten til vederlag etter denne Avtalen kan fritt overdras. Slik overdragelse fritar ikke vedkommende part fra hans forpliktelse og ansvar.
6.3 Konkurs, akkord e. l.
Hvis det i forbindelse med Leverandørens virksomhet åpnes gjeldsforhandlinger, akkord eller konkurs eller annen form for kreditorstyring gjør seg gjeldende, har Kunden rett til å heve Avtalen med øyeblikkelig virkning.
6.4 Force majeure
Skulle det inntreffe en ekstraordinær situasjon som ligger utenfor partenes kontroll som gjør det umulig å oppfylle plikter etter denne Avtalen og som etter norsk rett må regnes som force majeure, skal motparten varsles om dette uten ugrunnet opphold og forholdet skal dokumenteres skriftlig. Den rammede parts forpliktelser suspenderes så lenge den ekstraordinære situasjonen varer. Den annen parts motytelse suspenderes i samme tidsrom.
Motparten kan i force majeure-situasjoner bare heve Avtalen med den rammede parts samtykke, eller hvis situasjonen varer eller antas å ville vare lenger enn 90 dager regnet fra det tidspunkt situasjonen inntrer, og da bare med 15 dagers varsel.
I forbindelse med force majeure-situasjoner har partene gjensidig informasjonsplikt overfor hverandre om alle forhold som må antas å være av betydning for den annen part. Slik informasjon skal gis så raskt som mulig.
6.5 Tvister
6.5.1 Rettsvalg
Partenes rettigheter og plikter etter denne Avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett.
6.5.2 Forhandlinger
Dersom det oppstår tvist mellom partene om tolkningen eller rettsvirkningene av Avtalen, skal tvisten først søkes løst gjennom forhandlinger.
6.5.3 Domstolsbehandling
Fører ikke forhandlingene fram, skal tvisten løses i det ordinære rettsapparatet. At en tvist er brakt til avgjørelse i rettsapparatet, fritar i seg selv ikke partene fra å oppfylle sine forpliktelser ifølge avtalen.