Saks nr. 22/02425 08.07.2022Versjon: 0.9 UTKAST Prosedyrebeskrivelse Minibuss- og personbiltjenester Romerike 2024

Konkurransen gjennomføres i henhold til lov 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser og forskrift 12. august 2016 nr. 974 om offentlige anskaffelser («FOA») del I og III.

Konkurransen blir gjennomført som konkurranse med forhandling.

Tilbyderne oppfordres til å gjennomgå konkurransedokumentene nøye og sette seg inn i reglene for konkurransen. Hvis konkurransedokumentene oppleves som uklare, oppfordres leverandørene til å stille spørsmål til oppdragsgiver via KGV-systemet (se nedenfor).

1.1 Om Ruter

Ruter As er et felles administrasjonsselskap for kollektivtrafikken i Oslo og deler av Viken (tidligere Akershus fylkeskommune). Vi administrerer over halvparten av kollektivtrafikken i Norge. Vår rolle er å planlegge, utvikle, samordne, bestille, markedsføre og informere om kollektivtrafikktilbudet. All operativ drift utføres av ulike operatørselskap som kjører på kontrakt for Ruter og av Vy Tog med lokaltog - alt innenfor samme billett- og prissystem.

Våre eiere er Oslo kommune (60 %) og Viken fylkeskommune (40 %).

Tilskudd til driften ytes av Oslo kommune og Viken fylkeskommune. Ruter er ikke selv et operatørselskap, men kjøper som Oppdragsgiver transporttjenester av flere buss-, bane-,

trikk- og båtselskaper som utfører den daglige transporten. I tillegg til ordinær rutetransport har Ruter ansvaret for skolekjøring i Viken. For ytterligere informasjon om Ruter vises det til hjemmesiden: xxxx://xxx.xxxxx.xx

Ruter har det praktiske ansvaret for å koordinere, planlegge og formidle transportoppdrag for bestilte transportoppdrag inkludert bestillingslinjer og servicelinjer.

1.2 Oppdragets omfang

Oppdraget omfatter transporttjenester med spesialbil (minibuss) og personbil i Romerike innenfor det tidsrom som er beskrevet i vedlegg 1 oppdragsbeskrivelsen. Oppdraget er basert på innleie av vogner, inkludert sjåfør og utstyr, til gjennomføring av transport.

Oppdraget omfatter særlig transport til/fra skole for de som ikke kan bruke ordinære kollektivtransport på grunn av helsetilstand, bosted/avstand eller trafikkfarlig skolevei.

Transporttjenesten vil hovedsakelig bli benyttet innen kommunene på Nedre og Øvre Romerike. Det kan forekomme transportoppdrag utenfor det geografiske området som følge av en kombinasjon av hente- og bringested, altså på delstrekninger underveis i et oppdrag eller som retur på et oppdrag som kommunegrensen.

1.2.1 Deloppdrag

Konkurransen består av 6 deloppdrag fordelt på ulike vogntyper av minibusser og personbiler. I tillegg er de 6 deloppdragene fordelt på to delområder:

Delområde 1: Nedre Romerike Delområde 2: Øvre Romerike

Oppdragsgiver anslår verdien på oppdragene til samlet å være om lag 141 MNOK per år. Estimert årlig verdi per deloppdrag:

	Deloppdrag	Årlig verdi
Delområde 1 Nedre Romerike	A1	44,0 MNOK
	B1	19,0 MNOK
	C1	4,5 MNOK
Delområde 2 Øvre Romerike	A2	31,0 MNOK
	B2	38,0 MNOK
	C2	4,5 MNOK

Tallene forplikter ikke oppdragsgiver, og kan ikke legges til grunn som eksakt beregning av oppdragets omfang.

Det er anledning til å gi tilbud på én eller flere deloppdrag, der hvert deloppdrag tildeles for seg. Det er ikke anledning til å gi ett totaltilbud på flere deloppdrag, man må gi tilbud på hvert enkelt deloppdrag separat.

Hvert deloppdrag er en kontrakt. Det vil bli inngått separate kontrakter basert på separate evalueringer for hvert deloppdrag, også dersom samme tilbyder vinner flere av deloppdragene. Det vil altså ikke være anledning til å inngi tilbud som inkluderer samlerabatt eller lignende type rabatter, tilbyder må inngi tilbud for hver enkelt kontrakt isolert.

Oppdragsgiver velger de tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet totalt sett for oppdragsgiver.

1.3 Særlige elementer i denne konkurransen

Oppdragsgiver vil gjøre tilbyderne særlig oppmerksom på at denne konkurransen skiller seg noe fra Ruters tidligere konkurranser om minibusstjenester i området. Denne konkurransen innefatter, i tillegg til minibusser, også personbiler.

Lunner kommune og eventuelt andre kommuner som blir en del av «Nye» Akershus fylke er ikke med i oppdraget, men vil kunne tas inn i løpet av kontraktsperioden. Disse kommunene vil kunne bli en del av delområde 1.

Russland/Ukraina-situasjonen og anskaffelser. EU har innført en rekke sanksjoner mot Russland som Norge støtter. Sanksjonene er forskriftsfestet, les mer her. Sanksjonene omfatter blant annet ulike handelsrestriksjoner knyttet til import og transport av jern- og stålprodukter, import av varer fra Donetsk og Luhansk og handel med en rekke angitte fysiske og juridiske personer. Xxxxx ber tilbyderne innrette sine tilbud slik at den ikke støtter opp under russisk okkupasjonsmakt eller russiske invasjonsaktiviteter. En slik støtte vil kunne føre til avvisning i konkurransen. Dersom tilbyder mottar tilbud fra eller har kontrakt med leverandører som støtter russiske kamphandlinger eller russiske foretak, skal det i tilbudsbrevet gis en beskrivelse av hvilken aktsomhetsvurderinger tilbyder har gjort, samt konklusjonen på disse aktsomhetsvurderingene.

1.4 Kontraktens varighet

Oppdraget gjelder for driftsdøgnets start 1. august 2024 og frem til og med driftsdøgnets slutt 31. juli 2029.

Oppdragsgiver kan forlenge kontrakten i ytterligere 1+1+1 år, til sammen tre (3) år. Dersom Oppdragsgiver anser det nødvendig kan Oppdragsgiver innenfor opsjonsperioden forlenge kontrakten i kortere perioder enn 1 år av gangen, for eksempel 6 måneder av gangen i 3 år. Oppdragsgiver kan uansett ikke forlenge kontrakten lenger enn til sammen tre (3) år.

1.5 Frister for konkurransen

Oppdragsgiver har satt opp følgende foreløpige fremdriftsplan:

Aktivitet	Xxxx	Xxxxxxxxxxx
Utlysning av konkurransegrunnlag	Uke 35 - 36
Tilbudskonferanse	15.september
Frist for å stille spørsmål i kvalifikasjonsfasen	23. september	12:00
Siste dag Oppdragsgiver legger ut svar på spørsmål	29. september
Frist for å levere forespørsel om å delta i konkurransen	3.oktober	12:00
Avgjørelse om kvalifisering med meddelelse til tilbyderne	Uke 41
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget	1.november	12:00

Siste dag oppdragsgiver legger ut svar på spørsmål evt. også oppdatering av konkurransegrunnlaget	7. november
Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist)	14.november	12:00
Forhandlinger og reviderte tilbud	Uke 48 - 50
Frist for innlevering av endelig tilbud	Uke 51
Forventet tildeling	Uke 2 – 3
Vedståelsesfrist	1.mars 2023
Oppstart av oppdraget (dato er endelig)	1.august 2024

Forhandlingene med tilbyderne er planlagt til å avholdes i ukene 48 – 50. Ved færre tilbydere enn forventet, kan de to planlagte forhandlingsrundene bli redusert.

Oppdragsgiver presiserer at fremdriftsplanen er veiledende, og at forskyvninger kan finne sted innenfor den periode tilbudet er bindende (vedståelsesfristen).

1.6 Konkurransegrunnlagets oppbygning

Konkurransegrunnlaget består av følgende to hoveddeler med vedlegg:

1. Prosedyrebeskrivelsen (dette dokument) som inneholder informasjon og rettledning i konkurransefasen.

2. Kontrakten som angir vilkår for tjenesten og regulerer kontraktsforholdet mellom oppdragsgiver og operatøren med følgende vedlegg:

• Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse

• Vedlegg 2 Materiellbeskrivelse

• Vedlegg 3 Tilbudsskjema

• Vedlegg 4 Databehandleravtale

• Vedlegg 5 Handlingsregler for Ruters leverandører med vedlegg

• Vedlegg 6 Taushetserklæring

2. Gjennomføring av konkurransen

2.1 Konkurransegjennomføringsverktøy

Oppdragsgiver benytter konkurransegjennomføringsverktøy («KGV») fra EU-Supply for kunngjøring og gjennomføring av konkurranser: xxxxx://xx.xx-xxxxxx.xxx/xxxxx.xxx. For å levere kvalifikasjonssøknad eller tilbud i denne konkurransen må leverandørene benytte systemet. Registrering er gratis og registrering skjer her: xx.xx-xxxxxx.xxx.

Oppdragsgiver anbefaler alle leverandørene om å starte registrering og alle innleveringer i god tid før fristen løper ut. Tilbud kan sendes flere ganger og revideres helt opp til fristen.

Oppdragsgiver vil kun se tilbudet etter fristen.

All dialog med Xxxxxxxxxxxxx skal også skje i EU-Supply.

2.2 Spørsmål, svar, rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget

Tilbyderne bør foreta en grundig gjennomgang av konkurransegrunnlaget for å avdekke eventuelle uklarheter. En slik gjennomgang bør gjennomføres på et så tidlig tidspunkt at det er tid til å korrigere uklarhetene før tilbud inngis.

Alle spørsmål fra tilbyderne vedrørende konkurransen rettes skriftlig via EU-Supply. Alle spørsmål som gir grunnlag for et svar som inneholder nye eller endrede opplysninger vil være tilgjengelige for alle tilbydere evt. I anonymisert (omarbeidet) form gjennom EU-Supply.

Oppdragsgiver vil bare svare på spørsmål fra tilbydere gjennom EU-Supply.

I perioden frem til fristen for siste reviderte tilbud, har Xxxxxxxxxxxxx anledning til å foreta ikke-vesentlige rettelser, suppleringer, og endringer av konkurransegrunnlaget. Informasjon om dette vil bli lagt ut på EU-Supply. Anskaffelsen er omfattende, og det er påregnelig at det vil gjøres endringer/presiseringer etter kunngjøring. Endringer vil bli markert med versjon og endringsmarkeringer.

2.3 Tilbudskonferanse

Oppdragsgiver inviterer til en tilbudskonferanse 15. september.

3. Kvalifisering til konkurransen

3.1 Kvalifikasjonskrav

Kvalifikasjonskrav	Dokumentasjonskrav
Skatteattest for skatt og merverdiavgift
Tilbyderen skal ha ordnede forhold til skattemyndighetene	Tilbydere skal framlegge skatteattest for skatt og merverdiavgift fra skattemyndighetene. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra søknadsfristens utløp.
Tilbyders finansielle og økonomiske stilling

Tilbyderen skal ha tilfredsstillende økonomisk kapasitet til å gjennomføre leveransen.	• I søknaden skal det fremlegges styrebehandlet årsregnskap – med revisorberetning, styrets beretning og årsrapport for de to siste årene • For norske leverandører: Oppdragsgiver vil gjennomføre en kredittvurdering av selskapet for å se at kravet er oppfylt. • For utenlandske leverandører: Det skal legges ved en kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall.
Tilbyders juridiske stilling samt organisering
Tilbyderen skal være et lovlig etablert foretak	Firmaattest, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra søknadsfristens utløp.
Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner
Tilbyderen må ha tilstrekkelig erfaring og kompetanse med relevans for dette oppdraget	• Referanseliste over leveranser. Det må klart fremkomme hva som er levert og i hvilket tidsrom. • Dokumentasjon av faglige kvalifikasjoner i form av opplysninger Curriculum vitae for nøkkelpersonell hos tilbyderen.

3.2 Egenerklæringsskjema (ESPD) og innlevering av forespørsel om å delta

3.2.1 Generelt om ESPD

Det følger av forskrift om offentlige anskaffelser at tilbyderen skal levere det europeiske egenerklæringsskjemaet («ESPD») sammen med forespørselen om å delta i konkurransen, som en foreløpig dokumentasjon på at tilbyderen oppfyller kvalifikasjonskravene ovenfor, og på at det ikke foreligger grunner for avvisning.

Som en følge av at det skal gjennomføres en prekvalifisering, vil imidlertid oppdragsgiver foretrekke at de dokumentasjonskrav som fremgår i punkt 3.1 ovenfor oppfylles allerede i forespørselen om å delta i konkurransen. Det er imidlertid tilstrekkelig at egenerklæringen foreligger sammen med forespørselen. Tilbyderen vil da bli bedt om å ettersende de dokumenter som er angitt så snart som mulig.

ESPD-skjemaet fylles ut i EU-Supply.

Generell informasjon om egenerklæringsskjemaet finnes på xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.

3.2.2 Nasjonale avvisningsgrunner

I ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D er det inntatt følgende punkt: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat». De norske anskaffelsesreglene går lenger enn hva som følger av avvisningsgrunnene angitt i Eus direktiv om offentlige anskaffelser og i standardskjemaet for ESPD. Det presiseres derfor at alle avvisningsgrunnene i FOA § 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunnene, gjelder i denne konkurransen.

Til orientering er følgende av avvisningsgrunnene i FOA § 24-2 rent nasjonale avvisningsgrunner:

- § 24-2 (2). I denne bestemmelsen er det angitt at oppdragsgiver skal avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene. Kravet til at oppdragsgiver skal avvise leverandører som har vedtatt forelegg for de angitte straffbare forholdene er et særnorsk krav.

- § 24-2 (3) bokstav i. Avvisningsgrunnen i ESPD-skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet.

3.2.3 Samlet angivelse av alle kvalifikasjonskrav i ESPD-skjemaet Tilbyderen skal fylle ut ESPD-skjemaets deler som gjøres tilgjengelig for utfylling. For del IV gjelder følgende:

I denne konkurransen kan tilbyderne i ESPD-skjemaet gi en samlet erklæring om at han oppfyller samtlige av de kvalifikasjonskravene som fremkommer av dette konkurransegrunnlaget. Dette gjøres i ESPD-skjemaets del IV seksjon a. Det vil si at resten av del IV ikke skal fylles ut.

3.3 Støtte fra andre virksomheter

Tilbyderen kan støtte seg på andre virksomheter for å oppfylle kravene til økonomisk stilling og/eller tekniske og faglige kvalifikasjoner. Tilbyderen skal i så fall dokumentere at han har rådighet over disse ressursene, ved å fremlegge en forpliktelseserklæring//økonomiske garantier fra den eller de aktuelle virksomhetene.

I tillegg skal det fremlegges dokumentasjon på de aktuelle virksomheters kvalifikasjoner i henhold til kvalifikasjonskravene nedenfor, avhengig av hvilket eller hvilke kvalifikasjonskrav virksomheten skal bidra med å oppfylle.

For virksomheter som tilbyderen støtter seg på, skal det også leveres separate egenerklæringsskjema (ESPD). I tillegg skal det leveres dokumentasjon i henhold til punkt 3.1 for disse virksomhetene.

Dersom tilbyderen støtter seg på andre virksomheter for å oppfylle kravene til økonomisk og finansiell stilling, krever Oppdragsgiver at de er solidarisk ansvarlige for utførelsen av kontrakten.

Dersom tilbyderen støtter seg på andre virksomheter for å oppfylle kravene til faglige kvalifikasjoner eller kravene til relevant faglig erfaring, skal disse virksomhetene utføre arbeidene som krever slike kvalifikasjoner.

3.4 Avvisning av tilbyder

Tilbydere som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene eller der det foreligger øvrig pliktige avvisningsgrunner vil bli avvist. Øvrige regler vedrørende avvisning av tilbydere følger av FOA

§ 24-2 følgende. Dette gjelder både «skal» og «kan»-avvisningsregler.

4. Tilbudets innhold og organisering

4.1 Generelt

Kun kvalifiserte tilbydere vil bli invitert til å inngi tilbud i konkurransen.

Eventuelle rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget som oppdragsgiver foretar i tilbudsfasen vil forsøksvis bli meddelt innen 10 dager før tilbudsfristens utløp.

4.2 Alternative tilbud

Det tillates ikke at det leveres alternative tilbud. Med alternative tilbud menes tilbud med avvik fra konkurransens minstekrav.

4.3 Parallelle tilbud

Det er ikke anledning til å gi parallelle tilbud i denne konkurransen.

4.4 Språk

Tilbudet skal være utformet på norsk. Det tillates imidlertid at bilag med tekniske spesifikasjoner eller liknende innleveres på øvrige skandinaviske språk eller engelsk.

4.5 Tilbudets oppbygning

Tilbyder kan levere inn på et eller flere deloppdrag.

Tilbydere skal levere inn komplett tilbud, alle vedlegg, til hvert deloppdrag.

Tilbud skal inneholde tilbudsbrev med utfylt tilbudsoversikt til hvert tilbud. For tilbudsoversikt se nærmere i punkt 4.6.1.

Tilbyder skal innlevere dokumentasjon som angitt nedenfor.

For hvert deloppdrag skal tilbud utformes med følgende inndeling:

Tilbudets oppbygning

Tilbudsbrev

Tilbudsbrevet skal som minimum inneholde en beskrivelse av hvilke deloppdrag tilbudet omfatter og en beskrivelse av eventuelle forbehold og avvik.

Lov 0000-00-00-00 åpenhetsloven tredde i kraft 1. juli 2022. For at Oppdragsgiver skal ivareta sine plikter etter åpenhetsloven skal tilbyder i tilbudsbrevet gi en beskrivelse av sine leverandørkjeder som er relevante for tilbudet. Se åpenhetsloven § 4 bokstav b). Det skal herunder gis en beskrivelse av leverandørkjeden for batterier og vogner. Det betyr at det skal gis en kort beskrivelse av tilbyders innledende aktsomhetsvurderinger som omfatter en kort beskrivelse av leverandørkjeden og tilbyders vurdering av risiko for menneskerettighetsbrudd og arbeidsforhold knyttet til denne konkrete

kontrakten, med hovedvekt på vogner og batteri.

	Dersom tilbyder mottar tilbud fra eller har kontrakt med leverandører som støtter russiske kamphandlinger eller russiske foretak, skal det i tilbudsbrevet gis en beskrivelse av hvilken aktsomhetsvurderinger tilbyder har gjort, samt konklusjonen på disse aktsomhetsvurderingene. Det skal kun sendes inn ett tilbudsbrev uavhengig av hvor mange deloppdrag det inngis tilbud på.
Tilbudsoversikt	Tilbyder skal krysse i for aksept av minimumskrav. Dersom det leveres inn tilbud på flere deloppdrag, og besvarelsen i skjemaene er identiske/helt like på disse deloppdragene, skal tilbyder opplyse om dette i tilbudsoversikten i fane «identiske besvarelser». Det skal kun sendes inn en tilbudsoversikt uavhengig av hvor mange deloppdrag det inngis tilbud på.
Vedlegg 1	Tilbyders svar på Kvalitet på gjennomføringen av oppdraget: • Bilag 1.0 Gjennomføring av oppdraget • Bilag 1.1 Førere, førerstabilitet og opplæring • Bilag 1.2, 1.2.1, 1.2.2 Oppstartforberedelser
Vedlegg 2	Tilbyders svar på Kvalitet på materiell (deloppdrag A): • Bilag 2.0 Vognskjema • Bilag 2.1 Sikkerhet • Bilag 2.2 Funksjonalitet • Bilag 2.3 Kundeopplevelse
Vedlegg 2	Tilbyders svar på Miljøegenskaper: • Bilag 2.0 Vognskjema (deloppdrag A) • Bilag 2.4 Miljøpåvirkning • Bilag 2.5 Teknisk løsning og funksjonalitet på oppvarming (deloppdrag A)
Vedlegg 3	Tilbyders utfylte tilbudsskjema på godtgjørelse: • Tilbudsskjema

Tilbydere som leverer dokumentasjon på en annen måte enn den som er beskrevet i dette punktet, kan ikke forvente at dokumentasjonen som er levert på en annen måte vil bli vurdert.

Oppdragsgiver foretrekker at hvert enkelt deloppdrag leveres i en mappe med deloppdragets navn eller i en zipfil med deloppdragets navn.

4.5.1 Tilbudsoversikten

Tilbudsoversiktens hensikt er å vise:

- hvilke krav som vil være gjenstand for evaluering i de ulike vedleggene, og som tilbyder skal beskrive

- hvilke krav som ikke vil være gjenstand for evaluering, men som Xxxxxxxx skal vedlegge dokumentasjon på

Tilbudsoversikten vil ikke være en del av selve kontrakten.

4.6 Tilbudets omfang

Under følger Oppdragsgivers begrensninger for tilbudets omfang.

Besvarelsen på kvalitet på gjennomføring av oppdraget (vedlegg 1) og kvalitet materiell (vedlegg 2) skal leveres på følgende skjemaer med følgende begrensninger.

Besvarelsene på skjemaer skal ikke leveres i PDF.

Besvarelse	Navn på skjema	Maks antall A4 i besvarelsen
Vedlegg 1	Bilag 1.0 Gjennomføring av oppdraget	2
Vedlegg 1	Bilag 1.1 Førere, førerstabilitet og opplæring	2
Vedlegg 1	Bilag 1.2 Oppstartforberedelser Bilag 1.2.1 Fremdriftsplan Bilag 1.2.2 Risiko- og tiltaksplan	2 Skal utfylles Skal utfylles
Vedlegg 2	Bilag 2.0 Vognskjema (deloppdrag A)	Skal utfylles
Vedlegg 2	Bilag 2.1 Sikkerhet (deloppdrag A)	3
Vedlegg 2	Bilag 2.2 Funksjonalitet (deloppdrag A)	3
Vedlegg 2	Bilag 2.3 Kundeopplevelse (deloppdrag A)	3
Vedlegg 2	Bilag 2.4 Miljøpåvirkning	3
Vedlegg 2	Bilag 2.5 Teknisk løsning og funksjonalitet på oppvarming (deloppdrag A)	1

Eventuelle tabeller, flytdiagrammer, bilder, organisasjonskart og lignende regnes som en del av besvarelsen og er dermed ikke unntatt sidebegrensningen.

Øvrige besvarelser til Vedlegg 2 skal ikke leveres inn på skjema. De leveres inn som egen dokumentasjon. Her er det ingen begrensning i antall ord eller sider. Se for øvrig tilbudsoversikten over krav som ikke er gjenstand for evaluering.

Dokumentasjon som ikke er etterspurt, kommer ikke å tas i betrakting.

I skjemaene 1.0 – 1.2 og 2.1 – 2.5 skal ikke første side brukes til besvarelse. Kun de påfølgende sidene med overskriften «Besvarelse».

Det skal brukes font og skriftstørrelse Calibri 10.

Tilbudsbrevet skal være på maksimalt 4 A4 sider og ikke ha mindre skriftsstørrelse enn Calibri 10.

5. Innlevering og behandling av tilbud

5.1 Innlevering

Innlevering, tilbudsregistrering og åpning skjer i EU-Supply. Tilbud mottatt etter tilbudsfristens utløp vil bli avvist.

5.2 Avvik fra konkurransegrunnlaget

Dersom det i tilbudet er forhold hvor det er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, skal dette fremgå tydelig av tilbudsbrevet.

Alle avvik og forbehold skal være beskrevet presist og entydig, og det skal fremgå hva avviket gjelder. Det skal vedlegges en oversikt som uttømmende angir alle avvik. Oversikten skal inneholde en henvisning til hvor i tilbudet avviket er nærmere beskrevet.

Avvikets betydning for den tilbudte prisen bør beregnes av tilbyder. Oppdragsgiver har likevel en plikt til selv å vurdere priskonsekvens av alle avvik.

5.3 Avvisning

Regler om avvisning av tilbud følger hovedsakelig av foa § 24-1, § 24-8 og § 24-9. Dette gjelder både «skal» og «kan»-avvisningsregler.

Det bemerkes at avvik fra ett eller flere krav formulert i konkurransegrunnlaget som «A»,

«skal» eller «må» eller liknende uttrykk, ikke i seg selv nødvendigvis medfører at avviket er å anse som vesentlig. Dette vil bero på en helhetlig vurdering av avviket.

6. Gjennomføring av forhandlinger

Konkurransen gjennomføres som en konkurranse med forhandling i faser.

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til ikke å gjennomføre forhandlinger, men vil først avgjøre dette etter mottak av tilbud.

Før første forhandlingsrunde kan den enkelte tilbyder, innenfor de grenser som følger av regelverket, bli bedt om tilleggsopplysninger dersom dette anses nødvendig.

Oppdragsgivers eventuelle behov for tilleggsopplysninger og/eller avklaringer vil bli meddelt i oppdragsgivers konkurransegjennomføringsverktøy.

Oppdragsgiver kan forhandle om alle sider ved tilbudene, herunder forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjoner. Dersom forhandlingene fører til endring av tilbudet, skal endringene dokumenteres skriftlig i et revidert tilbud fra tilbyder. Forhandlingene skal skje i samsvar med de grunnleggende kravene i anskaffelsesregelverket, det vil si likebehandling, forutsigbarhet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.

6.1 Forhandling i faser/reduksjon av tilbud

Gjennomføringen av forhandlinger i faser innebærer at tilbyderne må være forberedt på at oppdragsgiver reduserer antall tilbud det forhandles med underveis i forhandlingene.

En reduksjon av antall tilbud vil skje på bakgrunn av vurderinger opp mot tildelingskriteriene jf. Punkt 8.

Reduksjon av tilbud vil være avhengig av konkurransesituasjon, slik at det ikke er gitt hvor mange tilbud som ev. fases ut mellom rundene. Det vil i vurderingen bli sett hen til hvor mye som skiller de ulike tilbudene i totalpoeng. Ved behov forbeholder oppdragsgiver seg retten til å redusere antall tilbud før første forhandlingsrunde. Hvis det ikke blir foretatt noen innledende utvelgelse av tilbud, vil det bli forhandlet om alle tilbud, og alle tilbydere vil få anledning til å revidere sine tilbud.

7. Avlysning og totalforkastelse

Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud dersom det foreligger saklig grunn.

8. Tildelingskriterier

8.1 Vekting av tildelingskriterier

Kontrakten tildeles den tilbyderen som etter oppdragsgivers vurdering har levert det beste forholdet mellom pris og kvalitet.

Kriterienes vekt er angitt i tabellene i punkt 8.2. Vinneren av konkurransen vil være den som vektet får flest poeng på tildelingskriteriene.

8.2 Evaluering av tildelingskriterier

I evalueringen av tildelingskriteriene vil oppdragsgiver benytte en poengskala fra 0 – 10 poeng for hvert kriterium, hvor det relativt sett beste tilbudet får 10 poeng.

Hvilke sider ved tilbudet som vurderes, fremgår av de nærmere beskrivelsene i tekstene nedenfor. Se for øvrig også tilbudsoversikten som markerer evalueringskrav i de konkrete vedlegg.

8.2.1 Deloppdrag A1 og A2

Tildelingskriterier	Vekting
Pris	60 %
Kvalitet på gjennomføring av oppdraget	15 %
Kvalitet på materiell	10 %
Miljøegenskaper – drivlinje og miljøpåvirkning	15 %

8.2.2 Deloppdrag B1, B2 og C1, C2

Tildelingskriterier	Vekting
Pris	80 %
Kvalitet på gjennomføring av oppdraget	15 %
Miljøpåvirkning	5 %

8.3 Nærmere om «Pris»

Prisene angis i Vedlegg 3.

Følgende delkriterier og vekting vil bli benyttet til evaluering av pris:

8.3.1 Pris (96 %)

Oppdragsgiver evaluerer den totale prisen over hele kontraktsperioden inkludert opsjonsårene. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at det ved evalueringen vil bli lagt en sterkt utslagsgivende modell til grunn. 50 % høyere pris enn beste pris vil gi null (0) poeng på dette delkriteriet.

Eventuelle avvik som har betydning for pris legges til på prisen etter en «worst case»- vurdering av betydningen av avviket.

8.3.2 Endringspriser: Kapitalkostnad per vogntype (2 %)

Tilbyder skal kun inngi endringspriser på de vogntypene med tilhørende drivlinje som tilbys.

Endringsprisene evalueres i forhold til de andre tilbudene i en lineær modell, der det beste tilbudet får 10 poeng. 100 % høyere pris enn beste pris vil gi null (0) poeng på dette delkriteriet. I evalueringen vil andelen av de ulike vogntypene med tilhørende drivlinje hensyntas forholdsmessig. Det er andelen ved oppstartsdato som blir evaluert.

8.3.3 Endringspriser: Pris pr innleietime og kapitalkostnad for heltids- eller deltidsinnleie (2 %)

Tilbyder skal inngi endringspriser på pris pr innleietime og kapitalkostnad for heltids- eller deltidsinnleie i enkelte vogntyper.

Endringsprisene evalueres i forhold til de andre tilbudene i en lineær modell, der det beste tilbudet får 10 poeng. 100 % høyere pris enn beste pris vil gi null (0) poeng på dette delkriteriet.

8.4 Nærmere om «Kvalitet på gjennomføring av oppdraget»

Tildelingskriteriet Kvalitet på gjennomføring av oppdraget bedømmes ut fra de innleverte besvarelsene. Oppdragsgiver vil premiere løsninger som gir relevant merverdi utover de kravene som er oppstilt i vedlegg 1 oppdragsbeskrivelse.

• Gjennomføring av oppdraget 50%

• Førere, førerstabilitet og opplæring 40 %

• Oppstartforberedelser 10 %

Under delkriteriet Oppstartforberedelser vil Oppdragsgiver blant annet premiere robustheten i oppstartforberedelsene. Det er f.eks. at tilbyder hensyntar og kontrollerer elementer som påvirker gjennomføringen av oppstarten, slik at det ikke medfører forsinkelser, kvalitetssvikt overfor kunder eller Oppdragsgiver, eller oppstår andre mangler i leveransen som vi gå ut over oppstart og kunder.

Følgende områder vil inngå og vektlegges i evalueringen av delkriteriene:

Vekt	Kvalitet på gjennomføring av oppdraget (20 %)
50 %	Gjennomføring av oppdraget	Xxxxxxxx beskriver i henhold til henvist punkt i vedlegg 1:	Bilag som skal brukes til besvarelsen
	Oppmøte: • Beskrivelse av rutiner for oppmøtekontroll. Reserveløsninger og avvikssituasjoner: • Beskrivelsen av hvordan operatør bruker f.eks. reservemateriell og reserveførere ved avvikshendelser som er forårsaket av operatøren, og hvordan man arbeider løsningsorientert, raskt og effektivt i de ulike avvikssituasjonene.	Punkt 3.1.1.1 Punkt 3.1.1.2	Bilag 1.0 Bilag 1.0
40 %	Førere, førerstabilitet og opplæring
	Førere og stabil førergruppe: • Beskrivelse av tilrettelegging for å sikre et godt arbeidsmiljø for førene f.eks.: trivselstiltak, fasiliteter for en god arbeidsdag, velværetilbud o.l. • Beskrivelse av tiltak/aktiviteter for å sikre lavest mulig andel av førere som slutter i kontraktsperioden. • Beskrivelse av tiltak/aktiviteter for å sikre rekruttering av førere før oppstart og i kontraktsperioden. Føreres egnethet: • Beskrivelse av egnethet, serviceinnstilling o.l. Organisering og gjennomføring av opplæring: • Beskrivelse av system/metodikk for opplæring av førere og ivaretagelse av høy kompetanse gjennom hele kontraktsperioden, for eksempel når det gjelder kundeservice, språknivå, kjørestil osv.	Punkt 6.1.1.1 Punkt 6.1.1.1 Punkt 6.3.1.1	Bilag 1.1 Bilag 1.1 Bilag 1.1
10 %	Oppstartforberedelser
	Oppstart av oppdraget: Xxxxxxxx beskriver hvordan de organiserer seg og forbereder seg til oppstarten, og hvordan de sikrer en god oppstart. Fremdriftsplan: Tilbyder leverer en fremdriftsplan til følgende milepæler, med aktiviteter og tidslinjer til hver milepæl:	Punkt 11.1.1.1 Punkt 11.1.1.2	Bilag 1.2 Bilag 1.2.1

1. Førere er rekruttert og ansatt

2. Førerne er ferdig opplærte i henhold til kompetansekrav og utarbeidet opplæringsmateriell

3. Administrativ funksjon er klar for drift

4. Vognmateriell er på plass og klare til å kjøre

5. Utstyr og løsninger for å levere digitale tjenester er installert, testet og godkjent for drift.

6. Eventuelle lokaler i driftsområdet er etablert og klare for drift

Risiko- og tiltaksplan:

Tilbyder leverer en risiko- og tiltaksplan inkludert

avbøtende tiltak, over milepælene (punkt 1-6) for å sikre at uønskede hendelser ikke oppstår.

Punkt 11.1.1.3.

Bilag 1.2.2

8.5 Nærmere om «Kvalitet på materiell» Deloppdrag A1 og A2

Tildelingskriteriet på kvalitet materiell evalueres ut fra det tilbudte materiellets kvalitet, funksjonalitet og egenskaper utover de oppstilte minstekrav.

• Sikkerhet 40 %

• Funksjonalitet 30 %

• Kundeopplevelse 30 %

Under delkriteriet Sikkerhet vil Aktive og passive sikkerhetstiltak bli tillagt stor vekt. Følgende områder vil inngå og vektlegges i evalueringen av delkriteriene:

Vekt	Kvalitet på materiell
40 %	Sikkerhet	Bilag som skal brukes til besvarelsen
	Aktive sikkerhetstiltak • Punkt 5.10.1.2 - Automatisk brems • Punkt 5.10.1.3 - Filskiftevarsler • Punkt 5.10.1.5 - Trøtthetsvarsler • Punkt 5.10.1.7 - Førerstøttesystemer • Punkt 5.10.1.8 - Øvrig utstyr til hensikt å forhindre en ulykke Passive sikkerhetstiltak • Punkt 5.11.1.3 - Oppfyllelse av ECE-R29 • Punkt 5.11.1.4 - Utkjøringshinder • Punkt 5.11.1.5 - Øvrig utstyr som beskytter fører og passasjer Andre bør-krav knyttet til sikkerhet • Punkt 5.2.1.3 - Beltevarsler • Punkt 5.7.1.2 - Automatkjetting eller sandstrøer	Bilag 2.1
40 %	Funksjonalitet
	Utforming av rullestolområdet • Punkt 7.4.3.1 - Plassering av rullestol(er) foran bakaksel • Punkt 7.4.3.2 - Plass til ledsager Øvrig funksjonalitet: • Sitteplasser ut over krav	Bilag 2.2 Vognskjema

• Kapasitet lasteutstyr for rullestol utover krav

• Nyttelast (Tillat totalvekt – egenvekt)

• Hjuldrift (utover krav)

• Innvendig høyde

Vognskjema

20 %

Kundeopplevelse

Sittekomfort:

• Punkt 6.3.1.2 - Høyde på seterygg og seteavstand utover krav

• Punkt 6.4.1.1 - Nakkestøtte med sidestøtte

• Punkt 6.4.1.2 - Seter med regulerbar rygg

• Punkt 6.4.1.3 - Armlener

• Punkt 6.4.1.4 - Fothviler

Øvrig positiv kundeopplevelse:

• Punkt 6.8.1.1 - Luftfjæring på bakaksel

• Punkt 6.9.1.1 - Elementer som øker kunde- og reiseopplevelsen

• Punkt 9.1.1.2 - Profilering av Minibusser XXL

• Punkt 9.1.1.2 - Innvendig profilering av minibusser XXL

Bilag 2.3

8.6 Nærmere om «Miljøegenskaper» Deloppdrag A1, A2

Tildelingskriteriet på Miljøegenskaper evalueres ut fra:

• Drivlinje 80 %

• Miljøpåvirkning 20 %

Følgende områder vil inngå i evalueringen:

8.6.1 Drivlinje (80 %)

Følgende matrise legges til grunn for evaluering av materiellets og drivstoffets miljøegenskaper:

Motorteknologi	Drivstoff	Poeng i evalueringen
El-/hydrogen	Batteri-elektrisk/Hydrogen	9,5 p
Euro VI Gassmotor	Biometan fra biogass (biogass)	7 p
Ladbar hybrid, mer enn 50 km elektrisk rekkevidde (WLTP) (Diesel / bensin) Euro VI	Konvensjonelt drivstoff / elektrisitet	5 p
Euro VI Diesel/bensin motor (inkl ladbar/ikke-ladbar hybrid)	Konvensjonelt drivstoff	1 p

Antallet vogner som tilbys innenfor hver motorteknologi legges til grunn for evalueringen. Det evalueres kun på det antall vogner det er behov for per deloppdrag. For minibusser med elektrisk drivlinje (inkl, hydrogen) kan det oppnås opptil 0,5 poeng ekstra for beskrivelse av utslippsfri oppvarming i h.t. pkt.

11.1.3.1

8.6.2 Miljøpåvirkning (20 %)

Miljøpåvirkning

Xxxxxxxx beskriver i henhold til henvist punkt i vedlegg 2

Bilag som skal brukes til besvarelsen

Beskrivelse av miljøtiltak knyttet til drift av vognene som vil redusere ressursbruk, klimaavtrykk, og kjemikalieutslipp. Dette kan eksempelvis være: energiøkonomisering, vaskerutiner, levetidsforlengende vedlikehold, reparasjon, kjøreadferd, dekkhåndtering, innkjøp av deler og rekvisita m.v

Punkt 11.4.2.3

Bilag 2.4

8.7 Nærmere om «Miljøpåvirkning» Deloppdrag B1, B2 og C1, C2

100

Miljøpåvirkning

Xxxxxxxx beskriver i henhold til henvist punkt i vedlegg 2

Bilag som skal brukes til besvarelsen

Beskrivelse av miljøtiltak knyttet til drift av vognene som vil redusere ressursbruk, klimaavtrykk, og kjemikalieutslipp. Dette kan eksempelvis være: Energiøkonomisering, vaskerutiner, levetidsforlengende vedlikehold, reparasjon, kjøreadferd, dekkhåndtering, innkjøp av deler og rekvisita m.v

Punkt 12.4.2.3

Bilag 2.4

9. Innsyn

Ruter er underlagt offentleglova og denne lovens regler om innsyn i søknader/tilbud som Ruter mottar. Innsyn i søknader/tilbud i denne konkurransen vil uansett ikke bli gitt før tildelingen av oppdraget er gjennomført.

Tilbydere skal inngi en sladdet versjon av endelig tilbud samtidig som endelig tilbud leveres.

Xxxxx forbeholder seg retten til å vurdere om sladdede opplysninger faktisk er forretningshemmeligheter. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte tilbyder.

10. Kontraktsinngåelse

Alle tilbydere som har gitt et tilbud vil motta en begrunnet meddelelse om hvilket tilbud som er valgt. Det vil bli satt en karensperiode på minimum ti (10) kalenderdager. Kontrakten vil bli inngått umiddelbart etter utløpet av karensperioden.

Bindende avtale er inngått først når kontrakt er underskrevet av begge parter.

Document Metadata

Table of Contents

Saks nr. 22/02425 08.07.2022Versjon: 0.9 UTKAST Prosedyrebeskrivelse Minibuss- og personbiltjenester Romerike 2024

Document Metadata