Avtale for Grenlandssamarbeidet.

Avtale for Grenlandssamarbeidet.

Innledning

Grenlandssamarbeidet er et interkommunalt politisk råd. Bamble, Drangedal, Kragerø, Porsgrunn, Siljan og Skien kommuner ønsker å benytte dette som et samarbeidsvirkemiddel til å utvikle kommunene videre. Samarbeidet mellom kommunene skal omfatte alle etater og sektorer, og ta utgangspunkt i kommuneovergripende fellesinteresser.

Kommunene ser det som et overordnet mål å sikre innbyggerne et godt og effektivt tjenestetilbud og samordne regionens framstøt overfor sentrale myndigheter og interesseorganisasjoner.

Det interkommunale politiske rådet er formalisert gjennom denne avtalen og vedtekter for samarbeidet. Det er disse dokumentene som danner rammeverket for samarbeidet. Det utarbeides i tillegg en fireårig strategisk plan, samt en handlingsplan for Grenlandssamarbeidet hvert år. Hvert år lages det en årsrapport der alle interkommunale tiltak blir beskrevet. Det interkommunale arbeidet skal synliggjøres i kommunenes planarbeid.

Bakgrunn

Det er store forventninger til økt velstand fra innbyggerne, og det er et økende krav til hva som forventes av kommunene. En sterk og sunn kommuneøkonomi er en forutsetning for et godt velferdstilbud i hele landet. Økt lokal frihet vil føre til at kommunene i enda større grad kan tilpasse velferdstjenestene til lokale forhold, behov og ønsker.

Det legges vekt på at målet med fornyelsen i offentlig sektor er å oppnå mer velferd og mindre administrasjon, mer lokal frihet og mindre detaljstyring. Det må arbeides med kvalitetsmål som både tar hensyn til faglig kvalitet, folks tilfredshet, helsefremmende arbeidsmiljø, kostnadskontroll og kontinuerlig kompetanseoppbygging.

Ny teknologi og internett legger et godt grunnlag for bedre service, nye tjenester og økt tilgjengelighet. Samtidig er det viktig at åpningstidene ved offentlige kontorer søkes utvidet.

Formål med samarbeidet

Grenlandskommunene representerer et samlet folketall på i overkant av 120.000 innbyggere, altså ca. 70% av befolkningen i Telemark. Antall arbeidsplasser ligger på mellom 50. – 55.000 og er med dette det sjuende største byområdet i Norge. En

felles ambisjon er at kommunene skal levere kostnadseffektive og gode tjenester til sine innbyggere. I tillegg er ambisjonen å utvikle Grenland til en slagkraftig region, som får en vekst på høyde med andre storbyregioner. Befolkningsvekst som sådan er viktig som drivkraft i den regionale utviklingen. Grenlandsregionen er en sterkt integrert bo-, service- og arbeidsmarkedsregion og fungerer på mange måter som et felles byområde. Regionen har derfor et godt utgangspunkt for å lykkes med kommunal- og regional utvikling. Grenlandssamarbeidet er et virkemiddel i denne utviklingen.

Kommunene ønsker å bruke samarbeidet som et viktig virkemiddel for å finne fram til samarbeidsfelter som bygger opp under følgende målformuleringer:

• Grenlandssamarbeidet skal markedsføre regionens interesser blant annet gjennom å gi felles uttalelser i viktige saker for regionen, gjennom lobbyvirksomhet mv.

• Samarbeidet med andre etater, organisasjoner og institusjoner som for eksempel fylkeskommunen/regionalt nivå, Statens vegvesen, Bane Nor mv., skal styrkes.

• Det skal samarbeides om kommunale tjenesteområder der dette kan gi økt kvalitet på tjenesten, redusert sårbarhet og/eller rimeligere tjenester for kommunenes innbyggere, i samarbeid med de ansatte og deres organisasjoner

• Det skal arbeides aktivt med å oppnå et godt arbeidsmiljø i kommunene

• Regionens egenfølelse og identitet skal styrkes

• Regionen skal gjøres robust og slagkraftig opp mot sentrale myndigheter og organisasjoner

• Rasjonaliseringsgevinster i et regionalt perspektiv skal tas ut for gjennom det å øke innsatsen på prioriterte områder

• I prosjekter der felles lokalisering av oppgaver/tjenester skal utredes, bør en på et tidlig tidspunkt ha vurdert lokaliseringsspørsmålet

• Regionale samarbeidstiltak i Grenland skal tilstrebes å ha et differensiert lokaliseringsmønster, basert på forpliktende avtaler

• Over tid skal det tilstrebes en tilnærmet utjevning mellom kommunene når det gjelder lokalisering og desentralisering av oppgaver sett i lys av størrelse og innbyggertall

• Tjenesteproduksjon og organisering av kommunene skal moderniseres og fornyes, utfra lokale forutsetninger og behov i den enkelte kommune

• Grenland skal utvikles og markedsføres som en sterk og attraktiv region å bo- og jobbe i

Samarbeid og kommunikasjon med ansatte og deres organisasjoner.

De ansatte er vår viktigste ressurs for å gjøre offentlig sektor enda bedre. Derfor vil vi gjøre disse til medspillere i utviklings- og fornyelsesarbeid. Gjennom skolering, tillit og inkluderende rammebetingelser vil Grenlandskommunene invitere alle offentlig ansatte med i dette arbeidet. Endringer skal skje i kontakt og samarbeid med de ansatte og deres organisasjoner.

Gjennom et godt samarbeid kommunene imellom og med de ansattes organisasjoner, vil det være viktig å utnytte effektiviseringspotensialet der det finnes. Dette skyldes blant annet et ønske om å forbedre og øke innsatsen på de politisk prioriterte områdene. Slikt arbeid må gjøres kontinuerlig i den enkelte kommune og ved å etablere samarbeid for felles løsninger med nabokommunene.

Organisering av Grenlandssamarbeidet

Kommunestyrene

Det er de enkelte by- og kommunestyrene som har beslutningsmyndigheten. By- og kommunestyrene skal blant annet behandle handlingsplan-, budsjett-, regnskap-, årsmelding og strategisk plan for Grenlandssamarbeidet. I tillegg behandles resultatene av utredningene i de interkommunale prosjektene i by- og kommunestyrene.

Grenlandsrådet

Grenlandsrådet er styret i Grenlandssamarbeidet og består av ordfører, varaordfører og en representant fra opposisjonen fra alle kommunene i Grenlandssamarbeidet.

Det velges en leder blant ordførerne for to år av gangen. Lederen skal også være leder av Regionrådet. Det skal tas sikte på å rullere ledelsen på en slik måte at alle kommunene i løpet av tre kommunevalgperioder har hatt ansvar for å lede Grenlandssamarbeidet.

Det er en forutsetning at de kommuner som har ledelsen også er behjelpelig med merkantile og praktiske oppgaver for Grenlandssamarbeidets organer.

Grenlandsrådet skal påse at virksomheten drives i samsvar med vedtekter, strategisk plan, budsjett og andre vedtak og retningslinjer vedtatt av kommunestyrene.

Grenlandsrådet skal være et rådgivende organ for administrasjonen. Alle saker som angår Grenlandssamarbeidet skal gjennomgås dersom dette ansees nødvendig av rådmennene selv eller av noen av Grenlandssamarbeidets organer. Grenlandsrådet skal gjennomgå og forberede behandling av handlingsplan, budsjett og regnskap for Grenlandssamarbeidet til by- og kommunestyrene. I tillegg skal Grenlandsrådet arbeide aktivt med markedsføring av regionens interesser, blant annet ved å gi felles uttalelser i viktige saker for regionen, lobbyvirksomhet mv. Det avholdes minimum 4 møter pr. år og det er ønskelig at hvert møte skal avgi en felles politisk uttalelse.

Ordførerne og rådmennene i de samarbeidende kommunene forbereder saker til Grenlandsrådet

Spesialrådgiver

Spesialrådgiveren er ansvarlig for den løpende driften i Grenlandssamarbeidet. Videre samordner vedkommende virksomheten og er sekretariat for Grenlandsrådet, Ordførerkollegiet og Rådmannskollegiet. Spesialrådgiveren skal etablere og holde et prosjektregime med planlegging, prosjektstyring og kontroll. Spesialrådgiveren skal sørge for intern og ekstern informasjon, herunder drifte Grenlandssamarbeidets nettsider xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

De interkommunale utredningsprosjektene

Grenlandssamarbeidet må vektlegge arbeidet med å skape engasjement i befolkningen for utvidet samarbeid og økt interesse for samfunnsspørsmål og det lokale folkestyret hos innbyggerne.

Handlingsplanen for Grenlandssamarbeidet kan være et dokument som er egnet til å skape større engasjement. Det er igjen avhengig av at selve grunnlaget, ideene og forslagene til prosjekter drøftes langt mer inngående i de folkevalgte organer i kommunene før det legges opp til realbehandling av planene.

Det vil bety at en bruker mer tid i erkjennelse, planlegging og vedtaksfase. Imidlertid vil det kunne føre til langt raskere resultater når enkeltprosjekter igangsettes.

De samarbeidstiltakene som by- og kommunestyrene har vedtatt gjennomført, skal formaliseres gjennom etablering av prosjekter. Det er viktig å få en bred politisk forankring av utredningsprosjektene som vedtas gjennomført. Det skal derfor legges vekt på systematisk informasjon i prosjektgjennomføringen, slik at det enkelte prosjekt er godt kjent blant politikerne når det kommer til behandling i formannskap/by- og kommunestyrer.

Det er opp til den enkelte kommune om den ønsker å delta i et interkommunalt utredningsprosjekt eller ikke. Det anses imidlertid som ønskelig, men ikke avgjørende, at alle seks Grenlandskommuner deltar i de vedtatte utredningsprosjektene.

Lokalisering

I prosjekter som åpenbart har sitt største forbedringspotensial gjennom samling av oppgaver og tjenester må dette være gjenstand for en forutgående behandling i Grenlandsrådet. Erfaringer viser at slike spørsmål, samt kostnadsfordelingsspørsmål, er viktige suksessfaktorer i arbeidet med forbedring og utvikling av tjenestene. Slike spørsmål vil også være avgjørende i samarbeidet med de ansattes organisasjoner, og ikke minst er slike spørsmål av en slik karakter at media lett kan skape motsetninger. Det er vanskelig å avklare lokaliserings- og kostnadsspørsmålet i forkant av utredinger, men det må likevel være et mål å søke mest mulig avklaring i forkant.

Regionale samarbeidstiltak i Grenland skal tilstrebes å ha et differensiert lokaliseringsmønster, basert på forpliktende avtaler.

Hver kommune må dekke sin del av kostnadene ved fellestiltak, og alle må akseptere at funksjonsfordelingen/lokaliseringen mellom kommunen ikke vil være «rettferdig» til enhver tid. Det må imidlertid være et mål at en over tid vil se en tilnærmet utjevning av oppgavedelingene ut fra størrelse og innbyggertall.

Funksjonsfordelingen skal bygge på likeverdighet og prinsippet om god kompetanseutnytting, og over tid være til nytte for den enkelte kommune, og Grenland som region.

Gjennomføring av utredningsprosjektene

Rådmennene eller Grenlandssamarbeidets organer har ansvar for etablering av det enkelte prosjekt. Organisering, framdrift og sluttrapport vil være et administrativt ansvar for rådmennene dersom Grenlandssamarbeidets organer ikke anbefaler andre fremdriftsordninger. Rådmennene vurderer selv hvordan eventuelle styringsgrupper og prosjektgrupper skal sammensettes og arbeide. Rådmennene orienterer Grenlandsrådet ved behov. Rådmennene fremmer resultatet av utredningsprosjektene for politisk behandling, etter egen vurdering enten direkte for sitt kommunestyre eller via Grenlandssamarbeidets organer.